Pourquoi les emails Outlook vont-ils dans le spam (et comment y remédier exactement) ?

Si vos emails atteignent Gmail mais disparaissent dans le dossier spam d'Outlook, vous n'êtes pas seul(e) et c'est réparable.

Outlook filtre les emails différemment de Gmail. Il se base sur la réputation du domaine, la configuration technique et la façon dont les destinataires interagissent. Même un expéditeur vérifié et de longue date peut perdre le placement dans la boîte de réception sans avertissement ni message d'erreur.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez inverser la tendance. En alignant vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC, en nettoyant les signaux d'engagement et en testant le placement dans la boîte de réception avec MailReach, vous pouvez empêcher Outlook de signaler vos emails comme indésirables, pour de bon.

Ce guide vous explique exactement comment Outlook filtre les emails, les correctifs techniques et comportementaux qui restaurent la confiance, et comment vérifier les améliorations avec le Spam Test de MailReach.

Pourquoi les emails Outlook vont dans le spam

La réputation sur Outlook est plus difficile à cerner que sur Gmail. 

Alors que Gmail propose des Postmaster Tools avec des graphiques de réputation explicites, le système de notation d'Outlook est largement caché. Vous ne pouvez déduire la confiance qu'à partir des résultats, du placement dans la boîte de réception, des taux d'engagement et des plaintes de spam. Cela rend la surveillance et la cohérence encore plus essentielles.

Réputation de l'expéditeur et engagement

Outlook évalue votre réputation d'expéditeur en fonction de la façon dont les gens interagissent avec vos emails.

• Engagement positif : les ouvertures, les réponses, les clics et les actions « Non indésirable » signalent la confiance
  
  
• Engagement négatif : les faibles taux d'ouverture, les suppressions sans lecture ou les signalements de spam diminuent la réputation du domaine.

Avec le temps, Microsoft agrège ces signaux à travers tout son écosystème 365 pour déterminer si votre domaine mérite d'arriver dans la boîte de réception.

Même les expéditeurs techniquement parfaits avec SPF, DKIM et DMARC alignés, peuvent être filtrés si l'engagement reste faible.

Ce qu'il faut retenir : une configuration propre vous fait valider ; un engagement constant vous permet de rester fiable.

Volume d'envoi et régularité

Les filtres d'Outlook sont sensibles au comportement d'envoi.

• Les pics soudains ou les schémas d'envoi irréguliers sont considérés comme des signaux d'alerte, surtout depuis des domaines nouveaux ou précédemment inactifs.
  
  
• Un envoi régulier et progressif construit un schéma d'expéditeur fiable.

Réchauffez progressivement les nouveaux domaines ou boîtes aux lettres avec un warm-up d'emails automatisé avant d'augmenter l'envoi. Un domaine qui envoie 80 à 100 emails par jour, de manière constante, sera plus performant qu'un domaine qui en envoie 500 un jour et rien le lendemain.

Consultez notre guide sur la fréquence d'envoi d'emails pour des informations plus approfondies. 

Blacklists et restauration de la réputation

Une idée fausse courante en matière de deliverability est que le fait d'être sur une “blacklist” est ce qui tue le placement dans la boîte de réception. En réalité, 99% des blacklists sont ignorées par les principaux fournisseurs de boîtes aux lettres comme Google et Microsoft. Donc, Outlook ne routera pas automatiquement vos emails vers les spams juste parce que vous apparaissez sur une petite liste.

Cependant, apparaître sur une blacklist peut toujours être le symptôme d'un problème plus profond, comme l'envoi à des listes obsolètes, une mauvaise hygiène de liste ou un pic soudain de volume. 

La blacklist elle-même ne cause pas le placement en spam. C'est la faible réputation de l'expéditeur qui l'a déclenchée.

Pour vérifier si votre domaine est sur une blacklist :

• Vérifiez les principales bases de données comme Spamhaus ou Barracuda pour confirmer votre statut.
  
  
• Suivez les instructions de suppression de la blacklist avant de reprendre l'envoi complet.

Pour reconstruire votre réputation après une baisse, concentrez-vous sur vos contacts les plus engagés pendant au moins deux semaines. Des taux d'ouverture et de réponse élevés reconstruiront progressivement la confiance d'Outlook dans votre domaine. 

Une fois que l'engagement se stabilise, augmentez prudemment le volume pour éviter une autre baisse de réputation.

Contenu 

Même lorsque votre authentification et votre réputation sont solides, Outlook peut toujours signaler vos emails pour des problèmes de contenu. Les filtres d'Outlook recherchent des signes structurels et linguistiques d'envoi en masse ou automatisé, et pas seulement les mots spam classiques.

Déclencheurs courants

• Évitez d'utiliser des mots trop promotionnels ou à haut risque tels que “GRATUIT”, “Agissez maintenant” ou “Durée limitée”
  
  
• N'abusez pas des majuscules, des points d'exclamation ou des emojis
  
  
• Évitez d'utiliser des raccourcisseurs d'URL ou des hyperliens qui ne correspondent pas au texte visible
  
  
• Évitez d'envoyer des modèles contenant beaucoup d'images avec peu de texte d'accompagnement ou du code HTML cassé
  
  
• N'incluez pas de pièces jointes dans vos cold emails, mettez plutôt des liens vers des fichiers dans le cloud
  
  
• Omettre les liens de désinscription dans les emails de masse ou marketing peut entraîner des plaintes pour spam

Signaux d'alerte spécifiques au B2B

• Évitez d'envoyer des templates répétés avec un phrasé ou un formatage identique dans de gros envois.
  
  
• Un manque de personnalisation, une copie identique et un ton uniforme donnent l'impression que les messages sont générés par un bot.
  
  

Les filtres d'Outlook reconnaissent ces schémas d'approche automatisée et peuvent dégrader la confiance de votre expéditeur, même si votre domaine est authentifié.

Comment Outlook Filtre et Évalue Vos Emails 

Chaque email envoyé à une boîte de réception Outlook passe par une chaîne de points de contrôle automatisés, chacun évaluant le risque de votre message avant qu'il n'atteigne le destinataire.

1. Exchange Online Protection (EOP)

La première couche d'Outlook est EOP, la passerelle de sécurité et anti-spam de Microsoft.

EOP effectue plusieurs vérifications avant que votre message n'atteigne la boîte de réception :

• Compare votre IP d'envoi et votre domaine avec des blacklists en temps réel comme Spamhaus, Barracuda, et autres
  
• Signale les marqueurs de spam connus tels que les liens, les pièces jointes ou les en-têtes qui ressemblent à des schémas de phishing ou de spam de masse
  
• Attribue à votre message un score de probabilité de spam basé sur le comportement historique de votre domaine ou de votre adresse IP

Remarque : Si votre IP ou votre domaine apparaît sur une liste importante, EOP mettra souvent l'email en quarantaine ou le redirigera vers le dossier Courrier indésirable avant qu'Outlook ne l'examine. Même si vous n'êtes pas blacklisté, EOP signale toujours les incohérences entre votre IP d'envoi et l'historique de votre domaine. Envoyer depuis plusieurs CRM ou sous-domaines sans un historique de réputation stable augmente votre risque.

Le Spam Test de MailReach aide à identifier ces incohérences au niveau EOP tôt, avant qu'elles n'affectent le placement en boîte de réception ou l'approche en direct.

2. Filtres de contenu

Une fois que votre email a passé EOP, Outlook scanne son contenu à la recherche de signaux de risque structurels et comportementaux.

• Recherche une structure de type spam (trop de liens, URL non concordantes ou templates répétés)
  
• Vérifie les mots-clés et les types de pièces jointes risqués
  
• Évalue le formatage HTML pour détecter le texte caché ou l'obfuscation basée sur le code

Même de petites erreurs de formatage comme des URL non concordantes, des templates réutilisés ou un HTML malformé peuvent déclencher les filtres de contenu d'Outlook.

Contrairement à Gmail, les modèles NLP d'Outlook pondèrent la similarité des schémas entre les expéditeurs. Si plusieurs domaines utilisent des templates ou des séquences de suivi identiques, Outlook commence à dégrader ces emails collectivement.

3. Filtres au niveau de l'utilisateur

Après le filtrage au niveau du système, Outlook applique les préférences individuelles de l'utilisateur :

• Les listes d'expéditeurs approuvés et d'expéditeurs bloqués remplacent les paramètres par défaut de Microsoft.
  
• Les options de courrier indésirable définies par les utilisateurs ou les administrateurs peuvent également détourner les messages.

C'est pourquoi deux personnes dans la même entreprise peuvent voir des résultats différents : la boîte aux lettres d'un destinataire fait confiance à votre domaine, tandis que les paramètres ou les actions passées d'un autre envoient le même message dans les indésirables.

Les actions positives de l'utilisateur, telles que le marquage des e-mails comme Non indésirable ou la réponse, améliorent progressivement les signaux de confiance sur le réseau Microsoft. Au fil du temps, ces interactions aident à reconstruire la réputation du domaine au sein de l'écosystème Outlook.

4. Signaux d'engagement

Outlook continue d'évaluer votre domaine même après la livraison d'un message. Son algorithme apprend du comportement des utilisateurs dans des millions de boîtes de réception :

• Les e-mails qui sont ouverts, auxquels il est répondu ou marqués comme “Non indésirable” améliorent la confiance dans le domaine
  
  
• Les e-mails qui sont supprimés sans être lus ou marqués comme spam l'endommagent

Microsoft accorde une grande importance aux taux de suppression sans lecture ; si trop de destinataires suppriment votre e-mail sans l'ouvrir, la réputation de votre domaine peut s'effondrer sur tous les tenants Outlook.

Cela signifie que même les expéditeurs techniquement parfaits, avec SPF, DKIM et DMARC entièrement alignés, peuvent toujours être confrontés à un placement dans les indésirables si l'engagement reste faible.

Comment configurer SPF, DKIM et DMARC pour la deliverability Outlook

Avant qu'Outlook ne décide de faire confiance à vos e-mails, il vérifie que vous envoyez depuis un domaine authentifié. 

Trois enregistrements DNS, SPF, DKIM et DMARC, fournissent cette preuve. Si l'un d'entre eux est manquant, mal configuré ou mal aligné, Outlook est beaucoup plus susceptible de traiter vos e-mails comme suspects.

SPF (Sender Policy Framework)

SPF indique à Outlook quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine.

Ajoutez l'enregistrement suivant à votre DNS :

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

Assurez-vous que tous les services tiers, tels que votre CRM, votre plateforme d'automatisation ou votre outil de marketing, sont inclus. L'absence d'une seule adresse IP autorisée peut entraîner des échecs SPF, ce qui amène Outlook à placer même les messages légitimes dans le dossier Courrier indésirable.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM ajoute une signature numérique à vos e-mails, un sceau cryptographique qui prouve que le message n'a pas été altéré en transit.

Pour activer DKIM dans le Centre d'administration Exchange :

1. Ajoutez deux enregistrements CNAME fournis par Microsoft.
2. Activez la signature DKIM pour votre domaine.

Envoyez un e-mail de test et vérifiez les en-têtes du message pour :

Authentication-Results: spf=pass smtp.mailfrom=yourdomain.com;

                      dkim=pass header.d=yourdomain.com;

                      dmarc=pass (p=none) header.from=yourdomain.com

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

DMARC indique à Outlook comment gérer les emails qui échouent aux tests SPF ou DKIM.

Dans Microsoft 365, l'alignement entre le domaine From et les domaines SPF/DKIM a plus de poids que la politique elle-même.

Commencez par une politique de surveillance pour collecter des données en toute sécurité :

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]

Une fois que vous avez confirmé que tous les messages légitimes passent l'authentification, renforcez votre politique à p=quarantine ou p=reject pour une application complète.

Si vos rapports DMARC montrent des échecs constants, concentrez-vous d'abord sur l'alignement du domaine et non sur l'escalade de la politique.

Découvrez quoi faire si vous constatez que votre DMARC échoue.

Vérification et validation continue 

Même une simple faute de frappe dans vos enregistrements DNS peut casser l'authentification. Après la configuration, envoyez des emails de test et vérifiez directement les headers pour confirmer :

SPF = pass, DKIM = pass, et DMARC = pass.

Des résultats “pass” constants sur les trois sont le premier signe qu'Outlook reconnaît votre domaine comme fiable.

En cas de doute, testez avant d'envoyer en utilisant un email spam tool, qui signalera les formulations risquées, les liens brisés ou les problèmes de formatage avant qu'Outlook ne le fasse.

Contrôles d'administration pour empêcher Outlook de mettre les e-mails en indésirables

Ce sont des contrôles réactifs, pas des substituts aux bonnes pratiques d'envoi. Les ajustements côté administrateur peuvent aider les e-mails légitimes à contourner le dossier Junk d'Outlook, mais ils ne fonctionnent que si votre authentification, votre réputation et votre contenu sont entièrement alignés.

Expéditeurs sûrs et listes d'autorisation

Demandez aux contacts clés tels que les clients, les partenaires ou les utilisateurs internes d'ajouter votre domaine ou votre adresse d'envoi à leur liste d'expéditeurs sûrs.

Pour les emails organisationnels, les administrateurs peuvent ajouter des adresses IP ou des domaines de confiance à la liste d'autorisation du tenant dans le Centre d'administration Exchange.

Cela empêche que des messages légitimes soient signalés comme usurpés ou mis en quarantaine, surtout si vous utilisez des outils d'envoi tiers intégrés à votre domaine Outlook.

Gestion de la quarantaine

Vérifiez régulièrement votre file d'attente de quarantaine dans Exchange Online Protection. Libérez tous les emails légitimes capturés par erreur et soumettez-les à Microsoft comme faux positifs via le portail de soumissions d'administrateur.

Cette boucle de rétroaction aide Microsoft à affiner le filtrage pour votre tenant et réduit les erreurs de classification répétées.

Ajustements de la boîte de réception Prioritaire

Parfois, des messages importants ne sont pas marqués comme spam mais se perdent dans l'onglet “Autres”. Encouragez les utilisateurs internes ou les clients à déplacer ces messages vers “Prioritaire”, ce qui entraîne Outlook à prioriser les futurs emails de votre domaine.

Les administrateurs peuvent également désactiver l'organisation de la boîte de réception Prioritaire sur l'ensemble du tenant si cela cause de la confusion ou entraîne la perte de messages dans les flux de travail de l'équipe.

Comment signaler et faire remonter les faux positifs à Microsoft

Quand faire remonter : Vous avez corrigé l'authentification, nettoyé le contenu et amélioré l'engagement, mais Outlook continue de marquer les emails légitimes comme indésirables à grande échelle.

1) Soumissions d'administrateur (Microsoft 365 Defender)

• Ce que ça fait : Envoie à Microsoft une copie du message mal classifié pour examen du filtre.
  
  
• Comment : Dans Microsoft 365 Defender → Email & collaboration → Submissions → Submit for analysis.
  
  
• Inclure : Les en-têtes de message complets, le(s) destinataire(s), l'horodatage et une brève note : “mail commercial légitime marqué incorrectement comme spam ou phishing.”

Soumettez plusieurs échantillons récents (même campagne, différents destinataires) pour montrer une tendance.

2) Feedback du destinataire (“Non Courrier Indésirable”)

• Ce que ça fait : Entraîne les filtres d'Outlook via des signaux au niveau de l'utilisateur.
  
  
• Comment : Demandez aux destinataires d'ouvrir le dossier Courrier indésirable, de sélectionner le message et de cliquer sur Non Courrier indésirable (ou de le déplacer vers la boîte de réception).
  
  
• Déploiement : Ajoutez une phrase d'accroche aux e-mails d'intégration ou de configuration de compte : “Si ceci atterrit dans les courriers indésirables, veuillez marquer Non Courrier indésirable afin de ne pas manquer les mises à jour.”

3) Ouvrir un ticket de support Microsoft

• Quand : Faux positifs persistants à l'échelle du tenant après les corrections et les soumissions.
  
  
• Inclure :
  
  
  • NDR ou IDs de suivi des messages (si disponibles)
    
    
  • En-têtes complets de plusieurs messages affectés
    
    
  • Les étapes que vous avez déjà suivies (SPF/DKIM/DMARC, hygiène de la liste, résultats des spam-tests)
    
    
• Objectif : Déterminer si votre domaine/IP a atteint une liste interne de mauvais expéditeurs ou si une signature spécifique fonctionne mal.
  

4) SNDS (Smart Network Data Services)

• Ce que c'est : La visibilité de la réputation IP de Microsoft pour le trafic Outlook.com/Hotmail.
  
  
• Utilisez-le pour : Vérifier si votre IP d'envoi enregistre des taux élevés de plaintes/spam traps ou une limitation.
  
  
• Action : Si les résultats sont mauvais, réduisez le volume d'envoi, affinez le ciblage et effectuez un warm-up progressif avant de revérifier.

5) JMRP (Junk Mail Reporting Program)

• Ce que c'est : La boucle de rétroaction de Microsoft pour les plaintes sur Outlook.com/Hotmail.
  
  
• Utilisez-le pour : Recevoir des exemples de plaintes afin de pouvoir supprimer les plaignants et corriger les messages qui déclenchent des signalements de spam.
  
  
• Action : Enregistrez vos IP d'envoi ; envoyez les plaintes vers une adresse que votre équipe d'exploitation surveille.

Remarque : Si vous devez vérifier les progrès pendant que vous faites l'escalade, effectuez un email spam test hebdomadaire auprès des fournisseurs pour confirmer quand le placement dans la boîte de réception Outlook s'améliore.

Playbook étape par étape pour remplacer le placement dans la boîte de réception Outlook

Une fois que vous avez identifié les problèmes de deliverability, suivez cette séquence de récupération. Chaque étape s'appuie sur la précédente, avance lentement et valide les progrès à chaque étape.

1. Lancez un email spam test

Commencez par diagnostiquer votre situation actuelle. Utilisez l'Email Spam Test de MailReach pour voir comment Outlook et d'autres fournisseurs classent vos emails.

Le rapport indiquera si les problèmes proviennent de l'authentification, du contenu ou de la réputation du domaine.

2. Corrigez l'authentification

Si SPF, DKIM ou DMARC sont manquants ou mal configurés, corrigez-les en premier. Mettez à jour les enregistrements DNS, confirmez qu'ils passent dans les en-têtes et résolvez toute apparition sur une blacklist avant d'envoyer plus d'emails. Sans cela, toute autre correction échouera.

3. Nettoyez le contenu

Passez en revue les campagnes récentes à la recherche de déclencheurs de spam : modèles surutilisés, liens brisés ou lignes d'objet répétitives. Simplifiez la mise en forme, utilisez plus de texte que d'images et assurez-vous que toutes les URL correspondent à votre domaine d'expéditeur.

Outlook accorde une grande importance à la cohérence de la mise en forme et au ton dans son système de notation.

4. Faites un warm-up progressif

Évitez de redémarrer à plein volume. Utilisez un email warm-up automatisé pour reconstruire la confiance de l'expéditeur et l'engagement étape par étape.

Cela indique à Outlook que les destinataires ouvrent et interagissent à nouveau avec vos emails.

5. Surveillez les résultats et itérez

Effectuez de nouveaux spam tests chaque semaine pour voir si le placement dans la boîte de réception s'améliore. Suivez les taux d'ouverture et de réponse, car ces signaux d'engagement affectent directement le score de réputation interne d'Outlook. Si les progrès stagnent, revérifiez l'alignement DNS et le contenu avant d'augmenter le volume.

6. Escaladez si nécessaire

Si la deliverability ne s'améliore pas après plusieurs semaines d'envoi propre :

• Utilisez le portail d'envoi d'administrateur de Microsoft pour signaler les faux positifs.
  
  
• Vérifiez votre tableau de bord SNDS pour détecter les problèmes de réputation de l'IP.
  
  
• Déposez un ticket de support avec les en-têtes de message pertinents pour un examen plus approfondi.

L'amélioration de la deliverability n'est pas instantanée, mais le fait de suivre cette séquence rétablit la confiance avec les filtres d'Outlook au fil du temps. Chaque test, correction et cycle de warm-up construit une base plus solide qui empêche vos emails d'être considérés comme du spam et les place devant votre public.

Gardez le cap sur la Deliverability Outlook

La deliverability n'est pas une solution ponctuelle, mais un système continu de contrôles et d'équilibres. Les filtres d'Outlook évoluent quotidiennement, donnant la priorité à la confiance de l'expéditeur, à l'engagement et à la cohérence avant tout.

La formule pour un placement à long terme dans la boîte de réception est simple :

Maintenez des bases techniques propres, envoyez des messages authentiques et personnalisés, et surveillez régulièrement l'engagement.

Pour garder une longueur d'avance :

• Effectuez régulièrement des email spam tests pour détecter les problèmes avant Outlook.
  
  
• Warm up les domaines avant de lancer de nouvelles campagnes ou d'étendre votre outreach.
  
  
• Surveillez les indicateurs de boîte de réception chaque semaine, car la perte de réputation commence souvent en silence.

Frustré que vos cold emails ne soient jamais vus ?

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