Les e-mails Office 365 sont envoyés dans le dossier Spam : causes, solutions et prévention

Office 365 évalue chaque e-mail à l'aide de plusieurs contrôles anti-spam et de sécurité lors de sa livraison. Lorsqu'un message légitime n'atteint pas la boîte de réception, un dépannage efficace commence par identifier à quel niveau le message a été bloqué, car cela permet de déterminer ce qui n'a pas fonctionné.

Dans Microsoft 365, un e-mail filtré peut être envoyé dans le dossier Courrier indésirable, placé en quarantaine ou bloqué. Ces résultats représentent différentes étapes du filtrage, et non des variations d'un même problème.

Chaque étape est déclenchée par différents signaux, ce qui signifie que la solution dépend de l'endroit où le filtrage a eu lieu. Commencer au mauvais endroit conduit souvent à des changements inefficaces. Traiter un problème de courrier indésirable comme un échec d'authentification ou un message bloqué comme un problème de contenu vous fera perdre votre temps sans améliorer la délivrabilité et peut aggraver la situation.

Ce guide vous explique comment fonctionne le filtrage anti-spam d'Office 365, comment identifier où et pourquoi votre message a été filtré, et ce qu'il faut modifier pour que vos e-mails parviennent systématiquement dans la boîte de réception.   

Comment fonctionne le filtrage anti-spam d'Office 365

Pour résoudre efficacement le problème du placement des spams, vous devez d'abord bien comprendre le fonctionnement du processus de filtrage d'Office 365. Voyons comment la combinaison de systèmes, de modèles de notation et de mesures politiques joue un rôle spécifique dans le classement des e-mails.

Systèmes centraux

Le filtrage des spams dans Office 365 est principalement assuré par Exchange Online Protection (EOP), avec des signaux et des mesures supplémentaires provenant de Microsoft Defender pour Office 365. Chaque message entrant et sortant est évalué par ces systèmes avant sa livraison et, dans certains cas, après sa livraison.

EOP se concentre sur la détection de base des spams. Il évalue la réputation de l'expéditeur, les résultats d'authentification, le contenu du message et le comportement historique. Microsoft Defender ajoute des signaux plus avancés, notamment la détection du phishing, l'analyse des logiciels malveillants et la reconnaissance de modèles basée sur des informations mondiales sur les menaces. Ensemble, ces systèmes déterminent si un message est sûr, suspect ou carrément malveillant.

À des fins de dépannage, il est essentiel de comprendre que l'EOP est presque toujours le système qui prend la décision initiale en matière de spam, tandis que Defender influence le degré d'agressivité avec lequel cette décision est appliquée.

Notation et classement

Pour déterminer comment un message doit être traité, Office 365 attribue des scores internes, notamment le niveau de confiance spam et le niveau de plainte en masse. 

Niveau de confiance du spam

Le premier est le niveau de confiance spam (SCL). Il s'agit d'un score numérique qui représente l'évaluation par Microsoft de la probabilité que le message soit un spam. 

• Les valeurs basses indiquent les courriers légitimes, tandis que les valeurs élevées indiquent les spams.
• Les messages dont la valeur est modérée sont généralement envoyés dans le dossier Courrier indésirable.
• Les messages dont les valeurs sont très élevées sont considérés comme des spams hautement fiables et peuvent être mis en quarantaine ou bloqués selon la politique en vigueur.

Par exemple, un message qui passe l'authentification mais utilise un langage promotionnel agressif et contient plusieurs liens peut recevoir un SCL moyen et atterrir dans les courriers indésirables. Un message qui échoue à l'authentification ou correspond à des modèles de spam connus peut recevoir un SCL beaucoup plus élevé et ne jamais atteindre la boîte de réception.

Niveau de plainte en vrac

Le deuxième signal de classification est le niveau de plainte en masse (BCL). Ce score est utilisé pour identifier les courriers en masse ou les courriers indésirables, tels que les newsletters ou les campagnes que les destinataires ignorent fréquemment ou marquent comme indésirables. Les courriers en masse ne sont pas nécessairement malveillants, mais ils sont traités différemment des correspondances individuelles.

Une distinction importante réside dans le fait que les courriers en masse peuvent être authentifiés et techniquement corrects, mais être tout de même filtrés en fonction du comportement du destinataire. 

Par exemple, un e-mail marketing envoyé à une liste importante avec un faible taux d'engagement peut être classé comme courrier indésirable et acheminé vers le dossier Courrier indésirable, même s'il passe les contrôles SPF, DKIM et DMARC.

• Sender Policy Framework (SPF) : vérifie que le serveur expéditeur est autorisé à envoyer des e-mails depuis un domaine.
• DomainKeys Identified Mail (DKIM) : utilise des signatures cryptographiques pour confirmer que le message n'a pas été altéré pendant son transit.
• Authentification, rapport et conformité des messages basés sur le domaine (DMARC) : vérifie si le domaine de l'expéditeur et les résultats de l'authentification correspondent et définit la manière dont les échecs doivent être traités.

Actions dictées par les politiques

Une fois qu'un message est classé, Office 365 applique des actions basées sur les politiques anti-spam.

Les spams standard sont généralement envoyés dans le dossier Courrier indésirable, où l'utilisateur peut toujours les voir. 

Les spams hautement suspects sont souvent envoyés en quarantaine, où ils doivent être examinés ou libérés. Le comportement exact dépend de la configuration des politiques anti-spam de l'organisation.

Il est important de comprendre que définir une politique de « livraison dans la boîte de réception » ne signifie pas que le message contourne le filtrage. Le message est toujours évalué, noté et enregistré. L'action contrôle uniquement l'emplacement final du message après le filtrage.

En revanche, le contournement réel du filtrage anti-spam se fait généralement par le biais de règles de transport ou de listes d'adresses IP autorisées. Celles-ci contournent une grande partie du processus d'évaluation de Microsoft et doivent être utilisées avec prudence, car elles contournent également d'importants contrôles de sécurité.

Actions après la livraison

Le filtrage des spams dans Office 365 ne s'arrête pas toujours une fois qu'un message est livré.

Microsoft utilise la fonctionnalité Zero-Hour Auto Purge (ZAP) pour réévaluer les messages après leur livraison. Si de nouvelles informations indiquent qu'un message précédemment livré est un spam ou un message malveillant, Office 365 peut automatiquement le déplacer de la boîte de réception vers le dossier Courrier indésirable ou Quarantaine.

C'est pourquoi les utilisateurs signalent parfois qu'un e-mail a « disparu » de leur boîte de réception quelques heures plus tard. Le message a passé les contrôles initiaux, mais a échoué à une réévaluation ultérieure. Du point de vue du dépannage, cela indique généralement une évolution de la réputation ou des signaux de menace plutôt qu'un problème ponctuel lié au contenu.

Comprendre ces différentes étapes (évaluation initiale, notation, application des politiques et reclassification après livraison) facilite considérablement le diagnostic des raisons pour lesquelles un e-mail Office 365 a été filtré et permet d'identifier la partie du système qui doit être ajustée.

Raisons courantes pour lesquelles les e-mails Office 365 sont envoyés dans le dossier Spam

Maintenant que nous savons comment fonctionne le filtrage, examinons quelques raisons courantes pour lesquelles un e-mail Office 365 est envoyé dans le dossier spam. Cela vous donnera une bonne idée de ce qu'il faut éviter dans votre flux de travail d'envoi (nous aborderons le diagnostic et la résolution des problèmes dans les sections suivantes).

Problèmes d'authentification

L'authentification est l'un des premiers contrôles sur lesquels Office 365 s'appuie pour déterminer si un e-mail est fiable. Lorsque ces signaux sont manquants ou mal alignés, les messages légitimes sont beaucoup plus susceptibles d'être filtrés.

• Un problème courant est l'absence, la trop grande sévérité ou la mauvaise configuration du SPF. Par exemple, si l'enregistrement n'inclut pas tous les services qui envoient des e-mails en votre nom, les messages envoyés via ces services peuvent échouer au contrôle même s'ils sont légitimes.
  
• DKIM est un autre point de défaillance fréquent. S'il n'est pas activé pour le domaine ou si les messages ne sont pas correctement signés, Office 365 ne peut pas vérifier que le contenu du message n'a pas été altéré pendant le transit. Même lorsque SPF passe, une défaillance à ce niveau peut encore nuire à la délivrabilité.
  
• Les problèmes liés au DMARC sont souvent moins évidents, mais tout aussi importants. Il peut être totalement absent ou présent, mais inefficace, car le domaine de l'expéditeur utilisé lors de l'authentification ne correspond pas à l'adresse indiquée dans le champ « De ». Cela peut se produire, par exemple, lorsque les e-mails passent le contrôle SPF, mais que le domaine d'envoi ne correspond pas à l'adresse « De », ce qui entraîne l'échec de cette vérification.

Réputation et comportement d'envoi

Même avec une authentification correcte, Office 365 évalue minutieusement la réputation et le comportement de l'expéditeur au fil du temps.

• Les nouveaux domaines et les nouvelles boîtes aux lettres sont des cas problématiques courants. Un domaine ou une boîte aux lettres sans historique d'envoi n'a pas établi de relation de confiance, Office 365 le traite donc avec prudence. C'est pourquoi les e-mails provenant de locataires nouvellement créés ou de domaines récemment ajoutés atterrissent souvent dans les spams au début.
  
• Les pics soudains dans le volume d'envoi constituent un autre signal d'alarme. Par exemple, une boîte mail qui envoie normalement quelques e-mails par jour, mais qui envoie soudainement des centaines d'e-mails en une heure peut déclencher le filtrage anti-spam, même si le contenu lui-même semble correct. Notre article sur le nombre d'e-mails que vous pouvez envoyer avant d'être considéré comme du spam est une lecture utile.
  
• Les incidents de spam antérieurs peuvent également avoir un impact durable. Une boîte mail compromise qui a envoyé du spam dans le passé, ou une mauvaise gestion des listes qui a entraîné un taux élevé de plaintes, peuvent nuire à la réputation et entraîner le filtrage des futurs e-mails longtemps après que le problème initial ait été résolu.

Déclencheurs de contenu et de structure

Le contenu et la mise en forme des messages continuent de jouer un rôle important dans les décisions relatives au spam dans Office 365.

• Les e-mails dont l'objet est trop promotionnel, contient trop de majuscules ou trop de ponctuation sont plus susceptibles d'être signalés. Par exemple, les objets qui utilisent un langage urgent ou commercial peuvent augmenter le score de spam.
  
• Les problèmes liés aux liens sont également fréquents. Les messages contenant un grand nombre de liens, des liens pointant vers des domaines qui ne correspondent pas au domaine de l'expéditeur ou l'utilisation de raccourcisseurs d'URL ressemblent souvent à des e-mails en masse ou à des e-mails de phishing. Même les e-mails légitimes peuvent être filtrés lorsque ces modèles apparaissent.
  
• La structure est également importante. Les e-mails contenant uniquement des images, les messages avec très peu de texte ou un code HTML mal formé peuvent paraître suspects aux filtres. Les pièces jointes, en particulier les types de fichiers peu courants ou exécutables, peuvent augmenter davantage le risque et faire passer les messages dans les courriers indésirables ou en quarantaine.

Problèmes liés à l'audience et à la qualité des listes

Office 365 n'évalue pas les e-mails de manière isolée. Le comportement des destinataires au fil du temps influence les décisions de filtrage.

• Un faible engagement est un signal négatif fort. Les e-mails qui sont systématiquement ignorés, supprimés sans être ouverts ou auxquels il n'est jamais répondu suggèrent que les destinataires ne trouvent pas ces messages utiles.
  
• Les taux de plaintes élevés sont encore plus préjudiciables. Lorsque les destinataires cliquent sur « Signaler comme indésirable », Office 365 prend cette remarque au sérieux et ajuste le filtrage en conséquence.
  
• Les listes anciennes ou mal entretenues contribuent également aux problèmes de spam. Des taux de rebond élevés ou l'envoi d'e-mails à des adresses inactives peuvent rapidement nuire à la réputation de l'expéditeur, même si le contenu et l'authentification sont corrects.

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Problèmes d'infrastructure et de routage

Tous les problèmes liés au spam ne proviennent pas directement de Microsoft 365.

• Les environnements IP partagés peuvent entraîner des problèmes de « mauvais voisin ». Cela est particulièrement vrai lorsque les e-mails transitent par une infrastructure qui n'est pas entièrement gérée par Microsoft. Si un autre expéditeur utilisant la même adresse IP a une mauvaise réputation, vos e-mails peuvent également être affectés.
  
• Les relais, connecteurs ou services d'envoi tiers mal configurés constituent une autre cause fréquente. Par exemple, un outil CRM ou marketing peut envoyer des e-mails en utilisant votre domaine, mais sans alignement d'authentification approprié, ce qui conduit Office 365 à signaler ces messages.

Causes du côté du destinataire

Dans certains cas, la configuration de l'expéditeur est correcte et le problème se situe entièrement du côté du destinataire.

• Les utilisateurs peuvent avoir accidentellement ajouté un expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués ou omis d'ajouter un expéditeur fiable à la liste des expéditeurs approuvés. Des paramètres anti-spam stricts, tels que les configurations qui n'acceptent que les expéditeurs approuvés, peuvent également empêcher la livraison normale des messages.
  
• Les politiques à l'échelle de l'organisation peuvent avoir un effet similaire. L'équipe informatique d'un destinataire peut avoir mis en place des politiques anti-spam agressives ou des règles de transport qui redirigent ou bloquent les messages, quelle que soit la configuration de l'expéditeur.

Il est essentiel de comprendre laquelle de ces catégories s'applique. Les sections suivantes de ce guide expliquent comment diagnostiquer précisément où se produit le filtrage et comment résoudre le problème en fonction de la cause spécifique.

Comment diagnostiquer correctement les problèmes de spam dans Office 365

Une fois que vous comprenez comment Office 365 filtre et classe les e-mails, l'étape suivante consiste à établir un diagnostic. 

Un dépannage efficace commence par un exemple concret unique afin que vous puissiez retracer exactement comment le système a traité ce message.

Commencez par un exemple concret.

Commencez toujours par un message unique et précis. 

• Sélectionnez un e-mail qui aurait dû être livré, mais qui a été envoyé dans le dossier Courrier indésirable, Quarantaine ou qui n'est jamais arrivé.
• Commencez par saisir les informations de base : l'adresse de l'expéditeur, l'adresse du destinataire, la date et l'heure d'envoi, l'objet et l'identifiant du message, s'il est disponible.

Essayer de diagnostiquer les problèmes de délivrabilité de manière abstraite conduit généralement à des conjectures. Un message réel vous donne quelque chose de mesurable à suivre.

Vérifiez les en-têtes du message.

Ensuite, examinez l'intégralité des en-têtes du message concerné. Les en-têtes indiquent comment Office 365 a évalué le message et pourquoi il a été filtré.

Concentrez-vous sur quelques signaux clés. 

• Recherchez le niveau de confiance du spam et le niveau de plainte groupée pour comprendre comment le message a été classé.
• Vérifiez les résultats de l'authentification pour confirmer si SPF, DKIM et DMARC ont réussi ou échoué.
• Faites attention aux champs de verdict du filtre qui indiquent si le message a été traité comme spam, courrier indésirable, hameçonnage ou bloqué par la politique.

Pour faciliter cette opération, collez les en-têtes dans l'analyseur d'en-têtes de messages de Microsoft et examinez le résultat analysé. Cela permet de mettre en évidence les défaillances ou les signaux d'alerte qui peuvent facilement passer inaperçus lors de la lecture des en-têtes bruts.

Exécuter une trace de message en tant qu'administrateur

Si vous disposez d'un accès administrateur, lancez une trace de message pour l'e-mail. Cela vous permettra de confirmer exactement ce qui s'est passé lors de la livraison.

• Utilisez la trace pour vérifier où le message a abouti.
• Vérifiez si le message a été livré dans la boîte de réception, transféré vers le dossier Courrier indésirable, placé en quarantaine ou bloqué avant la livraison.

La trace indiquera également quelle politique ou règle a été appliquée au message, ce qui est essentiel lorsqu'il existe plusieurs politiques de spam ou de flux de messagerie.

Si la trace indique que le message a été filtré par une politique anti-spam ou une règle de transport spécifique, vous savez désormais où concentrer vos efforts pour résoudre le problème.

Vérifier directement la quarantaine

Si le message a été mis en quarantaine, effectuez une recherche dans la quarantaine par destinataire et période. Vérifiez le motif de classification et la politique qui s'applique.

Si l'e-mail est clairement légitime, libérez-le en tant que faux positif. Cela permet non seulement de livrer le message, mais aussi de fournir des informations qui peuvent aider à réduire les erreurs de classification similaires à l'avenir. 

La mise en quarantaine répétée de messages similaires indique généralement un problème sous-jacent de configuration ou de réputation qui doit encore être résolu.

Comparez la livraison entre différentes boîtes de réception

Pour déterminer si le problème provient de l'expéditeur ou du destinataire, envoyez le même message à plusieurs boîtes de réception test.

• Envoyez-le à une autre boîte aux lettres Microsoft 365, à une adresse Outlook.com grand public et à un compte Gmail à titre de contrôle.
• Comparez où le message arrive dans chaque boîte de réception

Si l'e-mail est filtré partout, le problème provient très certainement de l'expéditeur. S'il n'est filtré qu'au sein d'une seule organisation, le problème réside probablement dans les politiques de ce locataire. S'il n'apparaît dans les spams que pour un seul utilisateur, les paramètres du client Outlook ou les règles au niveau de l'utilisateur en sont souvent la cause.

Exclure les incidents à l'échelle de la plateforme

Si le nombre de spams augmente soudainement dans de nombreux messages ou chez de nombreux destinataires, vérifiez l'état du service Microsoft 365 et les messages d'avertissement. Les modifications apportées à la plateforme ou les mises à jour des filtres peuvent temporairement augmenter le nombre de faux positifs.

Exclure les incidents de service permet d'éviter des modifications de configuration inutiles lorsque le problème est externe et temporaire.

Pour diagnostiquer les problèmes de spam dans Office 365, il est préférable de suivre cette séquence : identifiez un seul message, confirmez où il a été filtré, examinez les en-têtes et les politiques concernées, puis comparez les résultats entre les différents environnements. 

Bien que cette méthode fonctionne, elle est lente et il est facile de répéter les mêmes erreurs. Vous pouvez effectuer un test de spam par e-mail pour évaluer rapidement l'ampleur du problème.

Liste de contrôle pour le dépannage des problèmes liés aux courriers indésirables dans Office 365

Cette liste de contrôle est plus efficace lorsqu'elle est utilisée de haut en bas. Les problèmes d'authentification et de réputation doivent toujours être écartés en premier lieu, suivis des vérifications du contenu et des politiques. Les paramètres côté destinataire doivent être vérifiés en dernier lieu, une fois que les causes côté expéditeur ont été éliminées.

Comment corriger le problème des e-mails Office 365 envoyés dans le dossier Spam

Une fois la cause identifiée, les corrections doivent être appliquées dans un ordre précis. L'authentification et les signaux de confiance constituent la base, car ils influencent toutes les autres décisions de filtrage dans Office 365.

Étape 1 : Établir les bases de la confiance grâce à l'authentification

Commencez par l'authentification, car rien d'autre n'a d'importance si Office 365 ne peut pas vérifier votre identité. 

Vérifiez que votre enregistrement SPF est présent, exact et inclut tous les services qui envoient des e-mails en votre nom. Faites attention aux limites de recherche, car un enregistrement SPF qui existe techniquement mais dépasse les limites peut tout de même échouer.

Activez la signature DKIM pour votre domaine. DKIM prouve que le contenu du message n'a pas été modifié pendant le transfert et constitue un signal de confiance fort pour Microsoft. Si DKIM est désactivé ou si la signature échoue, les messages sont beaucoup plus susceptibles d'être filtrés, même lorsque SPF est validé.

En savoir plus sur la configuration de DKIM pour Office 365. 

Publiez un enregistrement DMARC et vérifiez que l'alignement fonctionne. Commencez en mode surveillance afin de pouvoir identifier les dysfonctionnements sans impact sur la livraison, puis renforcez la politique une fois que tous les expéditeurs légitimes sont alignés. Les échecs DMARC sont une cause fréquente de mise en quarantaine ou de blocage des e-mails, même lorsque les enregistrements SPF et DKIM semblent corrects en apparence.

Voici un guide rapide pour corriger DMARC dans le cas de problèmes plus complexes. 

Étape 2 : Nettoyez l'e-mail lui-même

Une fois l'authentification confirmée, vérifiez le contenu et la structure de l'e-mail. Réécrivez l'objet et le corps du message afin d'éliminer les expressions typiques des spams. Une urgence excessive, des formulations promotionnelles ou une mise en forme agressive peuvent faire passer les messages dans les courriers indésirables, même si les contrôles techniques sont satisfaisants.

Réduisez la densité des liens et assurez-vous que les domaines des liens correspondent au domaine de l'expéditeur dans la mesure du possible. Les messages contenant de nombreux liens, des domaines incompatibles ou des URL raccourcies ressemblent souvent à des e-mails en masse ou à des e-mails de phishing.

Assurez-vous que le message comprend une version en texte brut correcte et que le code HTML est propre et bien formé. Un code HTML défectueux, des e-mails contenant uniquement des images ou un contenu textuel très succinct peuvent tous augmenter les scores de spam. L'objectif est de donner à l'e-mail l'apparence d'un message envoyé par une personne réelle, avec une identité d'expéditeur claire, des en-têtes cohérents et une structure lisible.

Étape 3 : Corriger les habitudes d'envoi

Le comportement d'envoi influence fortement la réputation au fil du temps. Si vous utilisez un nouveau domaine ou une nouvelle boîte aux lettres, utilisez un outil de préchauffage des e-mails pour augmenter progressivement le volume au lieu d'envoyer immédiatement à plein régime. Commencez par de faibles volumes et augmentez progressivement afin qu'Office 365 puisse établir un historique d'envoi positif.

Évitez les envois importants et soudains. Un envoi massif provenant d'une boîte mail qui envoie habituellement très peu de messages est souvent détecté comme spam. Il est préférable d'espacer les envois dans le temps afin de maintenir un volume constant.

MailReach peut vous aider dans cette tâche. Bien que vous puissiez personnaliser la montée en puissance, son mode pilote automatique vous garantit un envoi à un rythme modéré, sans que les fournisseurs ne vous marquent comme spam. 

Dans la mesure du possible, segmentez vos destinataires et envoyez d'abord vos messages à vos contacts les plus engagés. Un engagement précoce contribue à établir la confiance et réduit le risque que vos messages soient classés comme indésirables ou en masse.

Étape 4 : Obtenir des commentaires et corriger la classification

Les commentaires des destinataires peuvent influencer directement les décisions de filtrage. Le cas échéant, demandez aux destinataires de marquer votre e-mail comme « Non indésirable » et de vous ajouter à leur liste d'expéditeurs approuvés. Cela permet de corriger les erreurs de classification et d'entraîner les systèmes de filtrage au fil du temps.

Pour les questions interentreprises, il peut être nécessaire de faire appel à l'équipe informatique du destinataire. Dans ce cas, demandez-lui d'ajouter votre domaine à la liste blanche de manière sécurisée, tout en continuant à appliquer les contrôles d'authentification. Du côté de l'administrateur, évitez les règles de contournement générales qui suppriment complètement le filtrage, car elles peuvent créer des risques pour la sécurité.

Étape 5 : Vérifiez que vous n'êtes pas bloqué

Si les e-mails ne parviennent systématiquement pas à Outlook.com ou aux boîtes aux lettres hébergées par Microsoft, vérifiez que votre adresse IP ou votre domaine d'envoi n'est pas bloqué. Microsoft propose des options de suppression de liste et de surveillance pour Outlook.com qui peuvent aider à identifier et à résoudre les blocages basés sur la réputation.

Si des messages sont mis en quarantaine par une autre organisation Microsoft 365, vérifiez comment ces messages sont classés et s'ils sont libérés en tant que faux positifs. Une mise en quarantaine répétée indique généralement un problème de confiance ou de politique qui doit être résolu plutôt qu'une erreur ponctuelle.

La résolution des problèmes de spam dans Office 365 fonctionne mieux lorsque ces étapes sont suivies dans l'ordre. L'authentification établit la confiance, le contenu et la structure réduisent le risque de notation, les modèles d'envoi renforcent la réputation, et les commentaires ainsi que la vérification confirment que les décisions de filtrage sont corrigées.

Comment empêcher les e-mails Office 365 d'être envoyés dans le dossier Spam à long terme

D'après notre expérience, les problèmes de spam sont rarement dus à un seul paramètre. Les gens corrigent le SPF ou modifient une politique et s'attendent à ce que le placement dans la boîte de réception se rétablisse immédiatement. En réalité, les échecs de délivrabilité résultent presque toujours d'une combinaison de lacunes en matière d'authentification, de comportement d'envoi et d'engagement insuffisant.

C'est pourquoi la prévention à long terme dépend de la visibilité. Utiliser un testeur de spam fiable avant de commencer votre campagne B2B vous permet de détecter clairement tout problème dès qu'il survient. Au lieu d'essayer de deviner quelle modification a causé le problème, vous pouvez le voir immédiatement et le corriger avant que les filtres Office 365 ne s'en chargent pour vous.

Mettez en place des garde-fous opérationnels. Sécurisez toutes les boîtes aux lettres à l'aide de l'authentification multifactorielle (MFA) et surveillez toute activité d'envoi inhabituelle. Un seul compte compromis peut nuire à la réputation de votre domaine en quelques heures et créer des problèmes de spam qui prendront des semaines à résoudre.

Préparez vos boîtes de réception pendant au moins deux semaines avant de commencer à envoyer des e-mails. 

FAQ 

Pourquoi mes e-mails Office 365 sont-ils envoyés dans le dossier spam, même avec SPF ?

Le SPF seul ne suffit pas. Office 365 évalue plusieurs signaux de confiance, notamment DKIM, l'alignement DMARC, la réputation de l'expéditeur, les modèles d'envoi, la structure du contenu et le comportement du destinataire pour filtrer les e-mails. 

Par exemple, un e-mail peut passer le contrôle SPF mais échouer au contrôle DMARC si l'alignement est incorrect, ou être acheminé vers le dossier spam en raison d'un faible engagement ou de plaintes pour spam. Le contrôle SPF confirme la provenance de l'e-mail, mais pas si les destinataires le souhaitent.

Comment vérifier les champs SCL et BCL dans les en-têtes des messages Outlook ?

Ouvrez l'e-mail concerné, affichez l'intégralité des en-têtes du message et recherchez les champs tels que SCL (Spam Confidence Level, niveau de confiance spam) et BCL (Bulk Complaint Level, niveau de plainte en masse). Ces valeurs indiquent comment Office 365 a classé le message. Vous pouvez coller les en-têtes dans l'analyseur d'en-têtes de message de Microsoft afin de faciliter leur lecture et leur interprétation.

Quelle est la différence entre la corbeille et la quarantaine dans Microsoft 365 ?

Les e-mails envoyés dans le dossier Courrier indésirable sont livrés dans la boîte de réception et visibles par l'utilisateur. Les e-mails envoyés dans le dossier Quarantaine sont interceptés avant d'atteindre la boîte de réception et doivent être examinés ou validés par l'utilisateur ou un administrateur, selon la politique en vigueur. Le dossier Courrier indésirable reflète généralement des décisions basées sur un système de notation, tandis que le dossier Quarantaine indique généralement une application plus stricte de la politique ou une classification des spams à haut niveau de confiance.

Comment ajouter un domaine à la liste blanche dans Microsoft 365 sans contourner la sécurité ?

L'approche la plus sûre consiste à utiliser la liste d'autorisation/de blocage des locataires dans Microsoft 365 tout en continuant à appliquer les contrôles d'authentification. Évitez les règles de transport générales ou les listes d'autorisation d'adresses IP qui contournent entièrement le filtrage, car celles-ci ignorent également d'importantes protections de sécurité. Toute liste d'autorisation doit être limitée, révisée régulièrement et appliquée uniquement aux expéditeurs fiables et authentifiés.

Combien de temps dure la période de préchauffage d'un domaine pour Outlook ou Microsoft 365 ?

Pour un nouveau domaine ou une nouvelle boîte mail, la période de rodage dure généralement environ deux semaines avant de pouvoir commencer à envoyer des messages en faible volume en toute sécurité. Si vous essayez de réparer une réputation endommagée (incidents de spam, nombre élevé de plaintes ou placement systématique dans les dossiers Courrier indésirable/Quarantaine), la récupération prend généralement entre quatre et huit semaines, voire plus, selon la gravité des dommages et la régularité de vos envois et de votre engagement.

Pourquoi les e-mails sont-ils envoyés dans le dossier spam pour un destinataire et pas pour un autre ?

Le filtrage Office 365 est influencé par des facteurs spécifiques au destinataire. Un utilisateur peut avoir des paramètres anti-spam stricts, des règles Outlook personnalisées ou l'expéditeur répertorié comme bloqué. Les politiques à l'échelle de l'organisation peuvent également varier d'un locataire à l'autre. C'est pourquoi le même e-mail peut arriver dans la boîte de réception d'un destinataire et dans le dossier spam ou quarantaine d'un autre.

Le fait de marquer un e-mail comme « Non indésirable » améliore-t-il réellement la délivrabilité à long terme ?

Oui, cela peut aider, surtout lorsque plusieurs destinataires le font de manière systématique. Marquer les messages comme « Non indésirable » corrige les erreurs de classification pour cette boîte aux lettres et fournit des informations que Microsoft utilise pour affiner ses décisions de filtrage. Bien que cela ne soit pas une solution immédiate, des signaux positifs répétés peuvent améliorer le placement futur dans la boîte de réception.

Quels paramètres Outlook font généralement passer les e-mails légitimes dans les courriers indésirables ?

Les causes courantes comprennent des niveaux élevés de filtrage des courriers indésirables, l'activation de paramètres qui n'acceptent que les e-mails provenant d'expéditeurs approuvés, l'ajout accidentel d'un expéditeur ou d'un domaine à la liste des expéditeurs bloqués, ou des règles côté client qui déplacent automatiquement les messages. Les compléments Outlook ou les outils de filtrage tiers peuvent également interférer avec la livraison normale.