Wie Sie verhindern, dass E-Mails in Spam landen: 6 bewährte Lösungen für B2B-Kaltakquise

Wenn Ihre E-Mails ständig im Spam landen und Sie nicht wissen, warum, sind Sie nicht allein.
Im Jahr 2023 wird das weltweite E-Mail-Volumen 381 Milliarden erreichen - einAnstieg von 14 % im Vergleich zum Vorjahr. Aber mehr Volumen bedeutet nicht mehr Sichtbarkeit. Das Engagement nimmt ab, da die Posteingänge gesättigt sind und die Vermarkter sich bemühen, sich von der Masse abzuheben.

Aber Sie haben die Ratschläge befolgt, einen soliden Text geschrieben und vielleicht in teure Tools investiert. Sie haben sogar nach schnellen Lösungen gesucht: Listenbereinigungen, Formatänderungen oder Wechsel des E-Mail-Tools.

Warum stagnieren die Antworten immer noch?

Das ist die Realität für viele B2B-Teams. Die Zustellbarkeit von E-Mails ist zu einem Problem geworden, bei dem viel auf dem Spiel steht und das kaum wahrgenommen wird. Ein Problem, das im Stillen die Leistung und das Pipeline-Potenzial von Outreach-Kampagnen zunichte macht. 

Das Problem ist nicht nur Ihre Betreffzeile oder Ihr CTA. Es liegt tiefer: schlechte Absenderreputation, falsch konfigurierte Authentifizierung, Inhalte, die Filter auslösen, und ein Mangel an Engagement-Historie.

Das Internet ist zwar voll von Tipps, aber die meisten sind widersprüchlich oder zu technisch, um sie zu befolgen.

Dieser Leitfaden durchbricht den Lärm. Sie erfahren, wie Sie mit sechs klaren, bewährten Lösungen verhindern können, dass E-Mails im Spam landen - keine Floskeln, keine Spielereien, nur das, was heute funktioniert.

Warum landen E-Mails im Spam und nicht im Posteingang?

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Bei der Behebung von Problemen mit der Zustellbarkeit von E-Mails versuchen die meisten Menschen das Offensichtliche: die Betreffzeilen zu optimieren, den Text umzuschreiben oder die CTAs zu ändern.

Aber Spamfilter verlassen sich nicht auf eine einzige rote Flagge. Sie bewerten Ihre E-Mails anhand mehrerer Signale: technische, verhaltens- und inhaltsbezogene. 

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Hier sind die drei wichtigsten Faktoren, nach denen Posteingangsanbieter Ihre E-Mails bewerten:

Lassen Sie uns nun jede einzelne davon auspacken.

1. Absender Reputation

Ihr Absenderruf ist wie eine Kreditbewertung für Ihre Domäne und IP-Adresse. Google Mail, Outlook und andere Anbieter verfolgen, wie die Empfänger im Laufe der Zeit mit Ihren E-Mails interagieren. 

Wenn Ihre Nachrichten regelmäßig geöffnet, beantwortet oder als wichtig markiert werden, steigt Ihr Ansehen. Wenn sie ignoriert, gelöscht oder als Spam gemeldet werden, und sei es auch nur zu einem kleinen Prozentsatz, sinkt Ihr Ansehen.

Ein guter Ruf baut sich langsam auf und kann schnell beschädigt werden. Deshalb sind neue Domains, kalte Posteingänge oder Posteingänge mit einer Reihe von Beschwerden besonders anfällig. Die Behebung von Reputationsproblemen erfordert oft die Wiederherstellung des Vertrauens durch einen Aufwärmprozess.

2. E-Mail-Inhalt

Die meisten Absender gehen davon aus, dass sich bei der Zustellbarkeit alles um den Inhalt dreht. Das ist nicht der Fall, aber der Inhalt spielt dennoch eine Rolle.

Spam-Filter suchen nach bestimmten Mustern: übermäßig verwendete Schlüsselwörter, Links, Anhänge, seltsame Formatierungen oder das Vorhandensein von Zählpixeln. Selbst legitime E-Mails können markiert werden, wenn sie Nachrichten ähneln, die üblicherweise mit Spam assoziiert werden.

Betreffzeilen mit den Begriffen "Gewichtsverlust", "100 % kostenlos" oder "ALLE GROSSSCHRIFTEN" sind ein Warnsignal, vor allem, wenn die Domäne nicht gut etabliert ist. Auf der anderen Seite sind minimale Klartext-E-Mails, die menschliches Verhalten nachahmen, in der Regel besser, insbesondere bei der Kaltakquise.

3. Sendeeinstellungen

Ihr Technologiepaket ist wichtiger, als Sie denken.

Spam-Filter lesen nicht nur Ihre Inhalte. Sie untersuchen auch die dahinter liegende Infrastruktur. Dazu gehört, welchen Anbieter Sie verwenden (Gmail Workspace, Outlook, SMTP-Relay usw.), die IP-Adresse, die die E-Mail sendet, und ob Ihre Domäne über ordnungsgemäße DNS-Einträge wie SPF, DKIM und DMARC verfügt.

Selbst wenn Sie manuell von Google Mail oder Outlook aus senden, kann ein fehlender Datensatz oder ein falsch konfigurierter ESP dazu führen, dass Ihre E-Mails als ungeprüft oder verdächtig behandelt werden.

Zu verstehen, warum E-Mails in Spam landen, ist nur die halbe Miete. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, zu wissen, was als nächstes zu tun ist.

Im Folgenden stellen wir Ihnen sechs bewährte Lösungen vor, mit denen Sie die Kontrolle wiedererlangen. Jede dieser Lösungen basiert auf der tatsächlichen Funktionsweise von Filtern und zeigt auf, was Sie selbst tun können und wo ein Tool wie MailReach Ihnen weiterhelfen kann.

Erfahren Sie, wie Mailreach helfen kann. 

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Lösung 1: Wärmen Sie Ihren Posteingang auf, bevor Sie Kalt-E-Mails versenden

Ein inaktiver Posteingang ist einer der schnellsten Wege, von Spam-Filtern erkannt zu werden.

Wenn Sie mit dem Versenden von E-Mails von einer neuen oder inaktiven Domäne beginnen, behandeln Google Mail und Outlook Sie mit Vorsicht. Solange Ihre Domain keine nachweisliche Erfolgsbilanz aufweist, werden Ihre E-Mails eher gefiltert, selbst wenn Ihre Botschaft überzeugend und Ihre Liste sauber ist.

Sie können einen Posteingang manuell aufwärmen, indem Sie jeden Tag einige persönliche E-Mails versenden, um Antworten bitten und Ihr Volumen mit der Zeit schrittweise erhöhen.

In der Theorie funktioniert das, aber es ist zeitaufwändig, schwer zu skalieren und fast unmöglich, mehrere Posteingänge zu verfolgen.

Außerdem kann man leicht wichtige Signale übersehen, z. B. ob Ihre E-Mails auf der Registerkarte "Promotions" statt auf der Registerkarte "Primary" landen. Und beim manuellen Aufwärmen fehlt in der Regel die Art von vielfältigem, natürlichem Engagement (Öffnungen, Antworten, Sterne, Spam-Rückgewinnung), nach dem Spamfilter suchen.    

Wenn Sie dies immer noch manuell tun möchten, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mail-Domäne im Jahr 2025 aufwärmen können. 

Warum die Qualität des Aufwärmens wichtig ist

Spam-Filter interessieren sich nicht nur dafür, wie viele E-Mails Sie versenden. Sie interessieren sich dafür, wer mit ihnen in Kontakt tritt und ob diese Aktivität menschlich aussieht.

Interaktionen aus echten Google Workspace- und Office 365-Postfächern haben mehr Gewicht als Aktivitäten von zufälligen SMTP-Servern oder skriptgesteuerten Tools, insbesondere bei der B2B-Kontaktaufnahme. Für B2C-E-Mails ist es auch wichtig, positive Interaktionen von Google Mail, Hotmail und Outlook zu erhalten.

Einige Plattformen versprechen Funktionen wie "Vorlagenaufwärmung" oder "branchenbezogene Inhalte", aber die Filter kümmern sich nicht um den Stil der Inhalte. Sie interessieren sich nur für authentische Engagement-Signale.

Wie MailReach damit umgeht

Jede Warmup-E-Mail von MailReach ahmt das organische Verhalten im Posteingang nach: Sie wird geöffnet, beantwortet, mit Sternen versehen und sogar aus dem Spam herausgezogen. Dadurch wird ein vertrauenswürdiger Ruf aufgebaut, bevor die Kaltakquise beginnt. Die meisten dieser Interaktionen kommen von Google Workspace und Office 365, was es ideal für B2B-E-Mails macht. 

Probieren Sie das MailReach E-Mail-Warmup-Tool aus.

Lösung 2: Authentifizieren Sie Ihren Bereich (SPF, DKIM, DMARC)

Wenn Sie möchten, dass Mailbox-Anbieter Ihren E-Mails vertrauen, ist die Authentifizierung von grundlegender Bedeutung. Protokolle wie SPF, DKIM und DMARC dienen als Identitätsnachweis für Ihre Domäne. Sie sagen Gmail, Outlook und anderen: "Diese E-Mail stammt tatsächlich von mir und nicht von einem gefälschten oder bösartigen Absender".

Hier ist, was jeder von ihnen tut:

• SPF (Sender Policy Framework): Bestätigt, welche IPs und Server im Namen Ihrer Domäne senden dürfen
  
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt eine digitale Signatur hinzu, um zu überprüfen, dass die E-Mail nicht manipuliert wurde.
  
• DMARC (Domain-based Message Authentication): Sagt den Posteingangsanbietern, was zu tun ist, wenn SPF- oder DKIM-Prüfungen fehlschlagen (überwachen, unter Quarantäne stellen oder zurückweisen).
  
  

Sie benötigen Zugang zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domäne und idealerweise jemanden in Ihrem Team, der weiß, wie TXT-Einträge funktionieren. Die meisten E-Mail-Anbieter bieten hierzu grundlegende Hilfe an.

Wie MailReach hilft

MailReach bietet kostenlose SPF- und DKIM-Checker, die sofort zeigen, ob Ihre Einträge gültig und korrekt implementiert sind. So können Sie schnell sicherstellen, dass Ihre technische Einrichtung bereit ist, bevor Ihre Kampagnen skaliert werden.

Führen Sie den SPF Checker aus, um einen kostenlosen Gesundheitscheck für Ihr Konto zu erhalten. Und erhalten Sie hier eine kostenlose, zuverlässige DKIM-Validierung. 

Lösung 3: Testen Sie die Zustellbarkeit vor dem Versenden (Spam-Test)

Es kommt darauf an, wo Ihre E-Mails ankommen - primär, zu Werbezwecken, als Spam oder nirgendwo -. Selbst wenn Ihr Inhalt ausgefeilt und Ihre Authentifizierung korrekt eingerichtet ist, werden Sie nicht wissen, wie die Posteingangsanbieter Ihre E-Mails behandeln, wenn Sie nicht auf Zustellbarkeit testen. 

Spam-Filter bewerten sowohl die technische Einrichtung als auch den Inhalt der Nachricht, einschließlich Formulierung, Formatierung, Links und Struktur.

Kalte E-Mails sind besonders anfällig, da sie oft von unbekannten Absendern mit begrenzter Kontakthistorie stammen. Sie werden nicht nur danach beurteilt, was Sie sagen, sondern auch danach, wie stark es dem Spam-Verhalten ähnelt.

Selbst eine legitime Kampagne kann herausgefiltert werden, wenn sie Spam ähnelt.

Hier sind einige Inhaltselemente, die häufig Filter auslösen, und sicherere Alternativen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Sie können die Zustellbarkeit manuell testen, indem Sie Gmail-, Outlook- und Yahoo-Testkonten einrichten, sich selbst E-Mails senden und beobachten, wo sie landen. Das mag für eine Nachricht funktionieren, lässt sich aber nicht skalieren, und Sie erfahren nicht, warum eine Nachricht fehlgeschlagen ist. Und ohne Feedback ist es reine Spekulation. Sie werden nicht wissen, welcher Teil die Probleme verursacht. 

Um die Zustellbarkeit wirklich zu verbessern, brauchen Sie Zustelltests, die klares, umsetzbares Feedback für alle Posteingangstypen liefern.

Wie MailReach hilft

Der Spam-Test von MailReach sendet Ihre E-Mails an eine kontrollierte Liste von mehr als 30 realen Posteingängen von Gmail, Workspace, Outlook, Yahoo und anderen, unter Live-Versandbedingungen.

Sie sehen genau, wo Ihre E-Mails landen (Primary, Promotions, Spam), und erhalten über Slack oder per E-Mail Warnungen, wenn die Zustellbarkeit sinkt.

So wird die Platzierung des Posteingangs von einem Ratespiel zu einem messbaren Arbeitsablauf.

Jetzt einen E-Mail-Spam-Test durchführen

Lösung 4: Verbessern Sie Ihre Engagement-Metriken

Posteingangsanbieter verfolgen, wie Menschen mit Ihren E-Mails interagieren. Diese Interaktion wirkt sich direkt auf Ihren Absenderruf aus und darauf, ob Sie den Posteingang erreichen. 

Gmail, Outlook und andere suchen danach:

• Öffnet und antwortet
  
• ob die Empfänger Ihre Nachrichten als "wichtig" markieren
  
• Spam-Beschwerden und Löschungen ohne Engagement

Geringes Engagement oder hohe Beschwerdequoten, selbst bei einer kleinen Gruppe, können dazu führen, dass Ihre E-Mails im Laufe der Zeit immer häufiger im Spam landen. 

Sie können das Engagement mit ein paar wichtigen Anpassungen verbessern:

• Personalisieren Sie Ihre Betreffzeilen und Einleitungen
  
• Fokus auf Relevanz statt auf Volumen
  
• Stellen Sie eine klare Frage, die zu einer Antwort auffordert
  
• Regelmäßiges Entfernen von nicht ansprechbaren Kontakten

Verwenden Sie bereits MailReach? Ihre Engagement-Simulation kümmert sich um diese Grundvoraussetzung, aber Ihr echtes Publikum muss sich trotzdem dafür interessieren.

Lösung 5: Legen Sie einen realistischen Zeitplan für den Versand fest

Wenn Sie zu viele E-Mails zu schnell von einem neuen oder nicht vertrauenswürdigen Posteingang aus versenden, ist das ein Warnsignal. Posteingangsanbieter erwarten allmähliche, menschenähnliche Aktivitäten. Selbst hochwertige Kampagnen können in Spam-Ordnern landen, wenn das Volumen zu schnell ansteigt.

Das ist besonders wichtig für die Kaltakquise im B2B-Bereich, wo die Schwellenwerte viel niedriger sind als im B2C-Marketing.

Hier ist ein sicherer Anlaufplan für B2B-Kalt-E-Mail-Versender, den wir empfehlen:

Hinweis: Diese Grenzen gelten nur, wenn Sie von Google Workspace oder Microsoft 365-Postfächern aus senden. Wenn Sie andere Anbieter (z. B. SMTP-Relays) verwenden, begrenzen Sie Ihr Volumen auf 50/Tag oder weniger.

Bei B2C-E-Mails, Newslettern und Transaktions-E-Mails kann die Anzahl der E-Mails, die Sie täglich versenden können, viel höher sein.

Was MailReach hier macht

MailReach wärmt die Posteingänge auf , bevor Sie mit der Kontaktaufnahme beginnen, und baut eine solide Versandhistorie auf. Während der Kampagnen simuliert es weiterhin positive Interaktionen. Wenn also Ihre echten E-Mails einen kleinen Reputationsverlust verursachen, hilft MailReach, diesen auszugleichen.

Dies macht die Zunahme des Volumens sicherer und vorhersehbarer, insbesondere bei mehreren Posteingängen.

Lösung 6: Bereinigen Sie Ihre Kontaktliste regelmäßig

Nichts schadet Ihrem Ruf schneller als Spam-Beschwerden. Auch E-Mail-Bounces sind nicht ideal für Ihren Ruf, aber dennoch etwas, mit dem Sie arbeiten können, wenn Sie unter einer Quote von 3-5 % bleiben. Wenn Sie Mailreach verwenden, wird es eine Menge positives Engagement erzeugen, was es noch einfacher macht, die Bounces auszugleichen.

Schlechte Daten, wie alte Adressen, rollenbasierte E-Mails und gekaufte Listen, können die Leistung beeinträchtigen, selbst wenn Ihr Inhalt und Ihre Einrichtung perfekt sind.

Anbieter von Posteingangsdiensten nehmen dies zur Kenntnis:

• Sie treffen auf Spam-Fallen
• Sie senden an inaktive oder unzustellbare Adressen
• Ein großer Teil Ihrer Liste ignoriert oder löscht Ihre E-Mails

Bauen Sie Ihre Liste durch Opt-ins oder gezieltes Prospecting auf. Setzen Sie vor dem Start einer Kampagne einen Drittanbieter ein und entfernen Sie regelmäßig Leads, die seit Wochen nicht mehr geöffnet oder geantwortet haben. 

Bonus-Tipp: Wissen, wann MailReach helfen kann (und wann nicht)

MailReach wurde für Teams entwickelt, die mit kalten E-Mails leben und arbeiten. Wenn Sie B2B-Outreach betreiben, egal ob Sie ein Startup-Wachstumsteam sind, eine Lead-Gen-Agentur, die 50 Posteingänge verwaltet, oder eine Recruiting-Firma, die Kandidaten in großem Umfang beschafft, ist dies der Bereich, in dem MailReach am besten funktioniert. 

Es wurde entwickelt, um die Reputation des Absenders aufzubauen, Ihre technische Einrichtung zu überprüfen und Ihre E-Mails in jeder Phase des Workflows vor Spam zu schützen.

• Es beginnt mit einer Aufwärmphase für E-Mails, bei der menschliches Verhalten wie das Öffnen und Beantworten von E-Mails sowie die Wiederherstellung von Spam-Mails simuliert wird, um Vertrauen bei den Posteingangsanbietern aufzubauen. 
• Als Nächstes gibt Ihnen der Spam-Test Aufschluss darüber, wo Ihre E-Mails landen - in Mail Primary, Promotions, Spam - und hilft Ihnen bei der Feinabstimmung Ihres Inhalts und Ihrer Versandumgebung. 
• Die Authentifizierungsprüfungen von MailReach stellen sicher, dass Ihre SPF- und DKIM-Einträge vom ersten Tag an korrekt sind.

Aber es ist nicht das richtige Tool für alles. Wenn Ihr Schwerpunkt auf B2C-Newslettern, Transaktions-E-Mails oder Massenwerbung liegt, wird MailReach nicht das liefern, was Sie brauchen. Diese Anwendungsfälle sind auf eine andere Infrastruktur und Metrik angewiesen und erfordern eine andere Art von Plattform.

Aber für hochvolumige B2B-Kampagnen, bei denen sich die Platzierung im Posteingang direkt auf den Umsatz auswirkt? MailReach ist das richtige Tool für Sie. 

Erleben Sie MailReach in Aktion → Sehen Sie die Demo

Posteingang oder Spam: Der Unterschied zwischen Pipeline und Stille

Zustellbarkeitsprobleme kündigen sich selten an. Sie lassen im Stillen Ihre Antwortraten sinken, bringen Ihre Pipeline zum Stillstand und lassen Ihre Einnahmen ohne offensichtliche Warnzeichen schrumpfen.

Mit MailReach erhalten Sie die Werkzeuge, um einen guten Ruf aufzubauen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zuversichtlich in großem Umfang zu versenden.

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FAQs

Warum landen meine Cold-E-Mails auch nach der Aufwärmphase im Spam?

Aufwärmen schafft Vertrauen, aber dieses Vertrauen kann schnell zerbrechen. Spammige Inhalte, schlechte Listenhygiene, Authentifizierungslücken oder plötzliche Volumenspitzen können Ihren Ruf zerstören, selbst wenn die Aufwärmphase richtig durchgeführt wurde. Sie müssen alle drei Säulen überwachen: Absenderreputation, Inhalt und technische Einrichtung.

Ist MailReach besser als Lemwarm, Warmup Inbox oder Instantly?

Die meisten Tools basieren auf benutzerdefinierten SMTP-Posteingängen oder geskripteten Vorlagen. MailReach verwendet echte Google Workspace- und Microsoft 365-Postfächer und simuliert menschenähnliches Verhalten - Öffnungen, Antworten und sogar Spam-Wiederherstellung. Das macht die Aufwärmqualität stärker, realistischer und zuverlässiger im großen Maßstab.

Kann ich mehrere Posteingänge gleichzeitig aufwärmen?

Ja. MailReach ist für Teams konzipiert, die Dutzende oder sogar Hunderte von Posteingängen verwalten. Sie können benutzerdefinierte Zeitpläne anwenden, die Leistung verschiedener Konten überwachen und die Reichweite skalieren, ohne die Zustellbarkeit zu gefährden.

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