E-Mail-Domains erklärt: Wie man sie auswählt, verwendet und für maximale Zustellbarkeit optimiert

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Ihre E-Mail-Domäne ist die Grundlage für den Erfolg Ihrer Kaltakquise. Wenn Sie sie richtig wählen, landen Ihre E-Mails in den Posteingängen. Machen Sie es falsch, werden Sie als Spam markiert, bevor Ihre Nachricht überhaupt gelesen wird. 

Und warum? Weil Ihre Domain Auswirkungen auf Ihre Glaubwürdigkeit, Ihren Ruf als Absender und Ihre Zustellbarkeit hat. Das bedeutet, dass Ihre E-Mail-Domain eine der wichtigsten Entscheidungen ist, die Sie in Bezug auf Ihre Verkaufsaktivitäten oder sogar Ihre Kundenkommunikation treffen müssen.

Wie wählen Sie also die beste E-Mail-Domäne aus? Wie schützen Sie Ihre Hauptmarke und maximieren gleichzeitig die Zustellbarkeit? Und vor allem, wie vermeiden Sie Fehler, die Ihren Ruf als Absender zerstören? Mehr Details in Kürze!

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Was ist eine E-Mail-Domäne?

Eine E-Mail-Domäne ist der Teil Ihrer E-Mail-Adresse nach dem "@"-Symbol. Er identifiziert den Mailserver des Absenders und teilt den Internetanbietern mit, von wem eine E-Mail stammt.

Hier sind einige Beispiele: 

• Persönliche E-Mail: johndoe@gmail.com → Bereich: gmail.com
• Geschäftliche E-Mail: jane@yourcompany.com → Domäne: yourcompany.com
• Kaltakquise per E-Mail: contact@yourcompany.co → Domain: yourcompany.co

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Warum ist Ihre Domäne wichtig? Ganz einfach wegen der: 

• Ihre Glaubwürdigkeit: Eine eigene Domain lässt Sie seriös erscheinen. Die Verwendung von @gmail.com für die Kaltakquise schreit nach "Amateur".
• Ihre Zustellbarkeit: Denken Sie daran, dass E-Mail-Anbieter die Reputation der Domäne bewerten, bevor sie entscheiden, wo sie Ihre E-Mail platzieren.
• Ihr Maß an Sicherheit: Mit einer privaten Domain können Sie SPF, DKIM und DMARC konfigurieren, um Spoofing und Phishing zu verhindern.

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Was ist die beste E-Mail-Domain?

Wenn Sie glauben, dass die Wahl der richtigen E-Mail-Domäne eine einfache Entscheidung für das Branding ist, ist das Ihr erster Fehler. Warum? Wenn Sie die falsche E-Mail-Domain wählen, erreichen Ihre E-Mails nicht einmal die Menschen, die Sie ansprechen wollen.

Was macht also eine E-Mail-Domäne zur besten für die Kaltakquise und die Geschäftskommunikation? Hier ist, was Sie wissen müssen!

1 - Verwenden Sie immer eine benutzerdefinierte Domain (lassen Sie kostenlose Anbieter wie Gmail, Yahoo oder Outlook links liegen)

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Wenn Sie @gmail.com oder @yahoo.com für die Kontaktaufnahme verwenden, hören Sie sofort damit auf. Kostenlose E-Mail-Anbieter haben strenge Sendebeschränkungen, eine geringere Zustellbarkeit bei Massen-E-Mails und lassen Sie sofort unprofessionell aussehen. Noch schlimmer? Viele Spam-Filter kennzeichnen automatisch kalte Emails die von kostenlosen Domänen gesendet werden.

Besorgen Sie sich stattdessen eine benutzerdefinierte Domäne wie yourcompany.com oder eine sekundäre Domäne wie yourcompany.io für die Öffentlichkeitsarbeit. Das erhöht die Glaubwürdigkeit, verbessert die Zustellbarkeit und stellt sicher, dass Sie die Kontrolle über Ihre E-Mail-Reputation haben.

Unser Tipp: Versenden Sie niemals kalte E-Mails von Ihrer Hauptgeschäftsdomain aus - wenn etwas schief geht, ist die Zustellbarkeit Ihres gesamten Unternehmens Zustellbarkeit von E-Mails könnte darunter leiden.

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2 - Ältere Domains funktionieren besser als brandneue

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E-Mail-Dienstleister vertrauen älteren Domänen mehr. Also ja, eine brandneue Domain ohne Vorgeschichte ist ein großes Warnsignal, da sie sich noch nicht bewährt hat.

Was passiert, wenn Sie eine brandneue Domäne verwenden?

• Ihre E-Mails werden möglicherweise von Anbietern wie Google und Microsoft gedrosselt oder blockiert.
• Ihr Reputationswert beginnt bei Null, so dass Fehler (wie hohe Absprungraten) Ihre Zustellbarkeit schneller beeinträchtigen.
• Sie müssen die Domäne aufwärmen, bevor Sie große Mengen versenden, sonst landet sie direkt im Spam.

Unser Tipp: Wenn Sie eine neue Domain haben, verwenden Sie das E-Mail-Warm-up-Tool von MailReach, um allmählich Vertrauen bei den ISPs aufzubauen, bevor Sie kalte E-Mails in großem Umfang versenden.

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3 - Wählen Sie die richtige TLD (.com, .io, .co, usw.)

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Die von Ihnen gewählte Top-Level-Domain (TLD) kann beeinflussen, wie Ihre E-Mails wahrgenommen werden.

Hier sind die besten TLDs für Kaltakquise per E-Mail und Kontaktaufnahme:

• .com → Der Goldstandard. Wenn Sie ihn bekommen können, verwenden Sie ihn.
• .io → Beliebt bei Start-ups und SaaS-Unternehmen, gilt als modern und technisch fortschrittlich.
• .co → Eine gute Alternative, wenn .com nicht verfügbar ist.
• .ai → Gut für KI-bezogene Unternehmen, wird aber manchmal mit Spam verwechselt.

Und bitte, vermeiden Sie diese einfach:

• .xyz, .biz, .online → Wird oft mit spammigen Domänen in Verbindung gebracht.
• .info → Wird von Spam-Filtern häufig als verdächtig eingestuft.
• .us, .ru, .cn → Einige Länder haben strengere Filterungsrichtlinien für ihre TLDs.

Unser Tipp: Wenn Ihre .com-Hauptdomain bereits vergeben ist, versuchen Sie es mit einer .co- oder .io-Variante, anstatt eine weniger angesehene TLD zu verwenden.

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4 - Der Ruf eines Bereichs ist alles

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Die Absenderreputation Ihrer Domäne entscheidet darüber, ob Ihre E-Mails den Posteingang oder Spam erreichen. Sie wird im Laufe der Zeit auf der Grundlage von Faktoren wie Ihren Bounce-Raten oder der Anzahl von Spam-Beschwerden aufgebaut. 

Wenn Sie wirklich eine hohe Domain-Reputation aufrechterhalten wollen, ist das gar nicht so schwer, denn Sie müssen es nur tun: 

• Überprüfen Sie jede E-Mail vor dem Versand, um hohe Bounce-Raten zu vermeiden.
• Halten Sie die Zahl der Spam-Beschwerden unter 0,1 % - ein höhererWert wird Ihren Ruf schädigen.
• Erhöhen Sie schrittweise das E-Mail-Volumen, anstatt Tausende von E-Mails auf einmal zu verschicken.

Unser Tipp: Zögern Sie nicht, Tools wie Google Postmaster und den Spam-Test von MailReach zu nutzen, um die Reputation Ihrer Domain und die Platzierung im Posteingang zu überwachen!

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5 - Vergessen Sie nicht, Ihre Domain mit SPF, DKIM und DMARC zu authentifizieren

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Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, eine angemessene Authentifizierung einzurichten, werden Ihre E-Mails sehr schnell als verdächtig eingestuft. Sie wissen nicht, was SPF, DKIM und DMARC sind? Hier, lesen Sie dies:

• SPF (Sender Policy Framework): Beweist, dass Ihre E-Mails von autorisierten Servern gesendet werden.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Verschlüsselt Ihre E-Mails, um ihre Authentizität zu überprüfen.
• DMARC (Domain-based Message Authentication): Fügt eine weitere Ebene des Schutzes gegen Phishing und Spoofing hinzu.

Dies ist sehr wichtig, da E-Mail-Anbieter authentifizierten Domänen Vorrang einräumen, was zu einer besseren Platzierung im Posteingang und weniger Ablehnungen führt. Die schlechte Nachricht: Ohne sie besteht die Gefahr, dass Ihre E-Mails markiert, ignoriert oder direkt im Spam landen. So einfach ist das. 

6 - Trennen Sie Ihre primäre Domäne von Ihren E-Mail-Kampagnen

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Und schließlich, wenn Sie mit Cold-E-Mails von yourcompany.com aus beginnen und es schief geht (viele Spam-Beschwerden, geringe Beteiligung, schwarze Listen), könnte Ihr gesamtes geschäftliches E-Mail-System darunter leiden.

Die gute Nachricht: Sie müssen nur eine separate, aber erkennbare Domäne für die Öffentlichkeitsarbeit einrichten. Hier ist ein Beispiel: 

• Hauptdomain: IhrUnternehmen.de
• Kalte E-Mail-Domäne: yourcompany.io oder yourcompany.co

Unser Tipp: Verwenden Sie niemals Ihre primäre Domäne für eine große Anzahl von Cold-E-Mails. Wenn sie markiert wird, könnten die E-Mails Ihres gesamten Teams darunter leiden.

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Bewährte Praktiken für E-Mail-Domains

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Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre E-Mails in der Spam-Hölle landen, befolgen Sie bitte diese nicht verhandelbaren Best Practices:

• Verwenden Sie niemals kostenlose E-Mail-Domänen für die geschäftliche Kommunikation - das zerstört einfach Ihre Glaubwürdigkeit und wird von Spam-Filtern angezeigt, also ein absolutes No-Go!
• Verwenden Sie eine separate Domain für die Kaltakquise - so bleibt Ihre Hauptgeschäftsdomain sicher.
• Authentifizierung Ihrer Domäne (SPF, DKIM, DMARC) - Ohne diese Authentifizierungsmechanismen werden Sie kaum Posteingänge erreichen.
• Wärmen Sie Ihre Domain auf, bevor Sie kalte E-Mails versenden - Eine neue Domain, die vom ersten Tag an Hunderte von E-Mails versendet? Sofort eine rote Fahne.
• Überwachen Sie Ihre Domain-Reputation regelmäßig - erkennen Sie Probleme, bevor sie Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen.
• Vermeiden Sie spammige TLDs wie .xyz, .biz und .info - E-Mail-Anbieter trauen ihnen nicht, und das sollten Sie auch nicht.

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Anwendungsfälle für verschiedene E-Mail-Domänen

Nicht alle E-Mails dienen demselben Zweck, und die Verwendung einer einzigen Domain für alles ist ein Rezept für ein Desaster. Wenn Sie also Kaltakquise, Marketingkampagnen, Kundensupport und interne E-Mails unter derselben Domäne mischen, riskieren Sie Zustellbarkeitsprobleme, Verwirrung und einen schlechten Ruf des Absenders.

Genau aus diesem Grund trennen die klügsten Unternehmen ihre E-Mail-Aktivitäten mit eigenen Domänen, um maximale Effizienz, eine bessere Platzierung im Posteingang und eine klare Organisation zu gewährleisten. Hier ist der Grund, warum auch Sie das tun sollten:

Cold Outreach - Schützen Sie Ihre Hauptdomain und maximieren Sie die Zustellbarkeit

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Kalte E-Mails sind sehr risikoreich, da Sie sich an Menschen wenden, die noch nie mit Ihrer Marke in Berührung gekommen sind. Einige werden sich darauf einlassen, andere werden Sie ignorieren, und einige wenige werden Sie vielleicht als Spam markieren.

➡️ Wenn Sie Ihre primäre Geschäftsdomain dafür verwenden, könnte Ihre gesamte Marke auf die schwarze Liste gesetzt werden.

✅ Lösung: Verwenden Sie eine separate, aber gebrandete Domain für die Kaltakquise (z. B. yourcompany.io anstelle von yourcompany.com). 

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Marketing & Newsletter - Verfolgen Sie das Engagement, ohne Ihren Ruf zu schädigen

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Bei Marketing-E-Mails, insbesondere bei Newslettern, Werbeaktionen und automatisierten Nachfassaktionen, gibt es in der Regel mehr Abmeldungen und Spam-Beschwerden als bei Transaktions-E-Mails.

➡️ Verwenden Sie dieselbe Domain für beide? Sie sabotieren damit Ihre Posteingangsplatzierung.

✅ Lösung: Halten Sie Marketing-E-Mails unter einer separaten Domäne (news.yourcompany.com oder yourcompanymail.com). Auf diese Weise wird Ihre Nachverfolgung nicht mit geschäftskritischen E-Mails kollidieren.

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Beziehungen zu Investoren und Partnern - Kommunikationen mit hohem Stellenwert getrennt halten

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Bei E-Mails an Investoren, Vorstandsmitglieder oder strategische Partner ist jede einzelne Nachricht wichtig.

➡️ Sie möchten nicht, dass diese E-Mails mit Verkaufs- oder Marketing-E-Mails verwechselt werden und im Lärm untergehen.

✅ Lösung: Sie können problemlos eine eigene Domäne für Investor Relations (ir.yourcompany.com) verwenden, um die Professionalität zu wahren und vor allem zu verhindern, dass diese E-Mails als Massenmails eingestuft werden. Das war's. 

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Kundensupport - Sicherstellen, dass Kunden sofortige Antworten erhalten

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Support-E-Mails sollten immer schnell, effizient und zuverlässig sein. Wenn sie jedoch dieselbe Domäne wie Vertriebs- und Marketing-E-Mails haben, können sie von den E-Mail-Anbietern zurückgestuft oder als Werbung gekennzeichnet werden.

➡️ Langsame Reaktionszeiten = frustrierte Kunden und Vertrauensverlust.

✅ Lösung: Richten Sie eine separate Domäne für Support-E-Mails ein (support.yourcompany.com), damit Supportanfragen reibungslos bearbeitet werden können.

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Personalbeschaffung & HR - Organisierte und professionelle Einstellungs-E-Mails

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Um Top-Talente zu rekrutieren, muss man sich in einem überfüllten Posteingang hervorheben. Wenn Ihre Einstellungs-E-Mails jedoch von Ihrer allgemeinen Domain stammen, können sie leicht unter Verkaufs- oder Newsletter-Inhalten untergehen.

➡️ Ein seriöser Bewerber könnte Ihre E-Mail übersehen, nur weil sie in der Masse untergegangen ist.

✅ Lösung: Verwenden Sie einfach eine eigene Einstellungsdomäne (careers.yourcompany.com). Hier geht es vor allem darum, den Bewerbern zu signalisieren, dass die E-Mail wirklich echt ist.

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Liste der beliebtesten E-Mail-Domains

Einige Domains dominieren den Markt, während andere als Spam-Magneten gelten. Zu wissen, welche Domains am besten funktionieren, kann Sie vor teuren Fehlern bewahren.

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Top geschäftsfreundliche E-Mail-Domains

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✅ IhrUnternehmen.de

✅ yourcompany.io

✅ yourcompany.co

✅ IhrUnternehmen.ai

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Zu vermeidende TLDs

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❌ .xyz, .biz, .info, .tech- Werden häufig als Spam eingestuft.
❌ .tk, .cf, .ml - Werden mit betrügerischen Aktivitäten in Verbindung gebracht.
❌ Kostenlose E-Mail-Domains wie Gmail, Yahoo, Outlook - eignen sich nicht für die professionelle Kontaktaufnahme.

Ihre E-Mail-Domäne ist Ihr erster Eindruck, also wählen Sie sie mit Bedacht, sonst werden Sie ignoriert!