Kalte E-Mail-Domäne: Warum Sie eine brauchen und wie Sie sie richtig einrichten ? [Praktischer Leitfaden 2025]

Kaltakquise ohne eigene Domain? Das ist ein Anfängerfehler. Damit setzen Sie den Ruf Ihrer Hauptdomain aufs Spiel. Im Jahr 2025 ist die Zustellbarkeit schwieriger denn je. Die Verwendung einer separaten Cold-E-Mail-Domain ist nicht verhandelbar, wenn Sie ein Spam-Desaster vermeiden wollen.

Dieser Leitfaden durchbricht den Lärm. Sie erfahren, warum eine Cold-E-Mail-Domain unverzichtbar ist, wie sie Ihren Ruf schützt und wie Sie sie genau einrichten, damit Ihre Kontaktaufnahme tatsächlich im Posteingang und nicht im Spam-Ordner landet. 

Was ist eine Cold-E-Mail-Domain und warum brauchen Sie eine?

Was ist eine Kaltakquise-E-Mail? Kaltakquise-E-Mails sind unaufgeforderte, aber sehr gezielte Nachrichten, die an potenzielle Kunden im B2B-Vertrieb oder -Marketing gesendet werden. Im Gegensatz zu Spam sind Cold-E-Mails personalisiert, relevant und zielen darauf ab, Möglichkeiten zu schaffen, nicht auf Unordnung.

Hier sind die wichtigsten Merkmale von Kaltakquise-E-Mails:

• Gesendet an Empfänger ohne vorherige Verbindung.
• Maßgeschneidertes Messaging mit einem klaren Nutzenversprechen.
• Konzentriert sich darauf, ein Gespräch zu beginnen oder eine Beziehung aufzubauen

Das bedeutet, dass eine Cold-E-Mail-Domain eine separate Domain ist, die Sie ausschließlich für den Versand von Cold-E-Mails einrichten: Nachrichten, die an potenzielle Kunden gesendet werden, die Sie noch nicht kennen. Betrachten Sie sie als Ihr Sicherheitsnetz, das Ihre primäre Geschäftsdomain vor möglichen Schäden durch Cold-E-Mail-Kampagnen schützen soll.

Genau aus diesem Grund sind kalte E-Mails für die Gewinnung von Leads im B2B-Bereich so wirkungsvoll, aber sie bergen auch Risiken. Der Versand von Ihrer Hauptdomain kann Ihren Ruf als Absender ruinieren, wenn etwas schief geht. Hohe Bounce-Raten, Spam-Beschwerden oder Spam-Fallen können dazu führen, dass Ihre alltäglichen Geschäfts-E-Mails in Spam-Ordnern landen (sogar bei bestehenden Kunden). Deshalb ist es so wichtig, eine Trennung vorzunehmen: Behalten Sie Ihre Hauptdomain für vertrauenswürdige Kommunikation und verwenden Sie eine Cold-E-Mail-Domain für die Kontaktaufnahme!

✅ Warum kalte E-Mails im B2B-Bereich verwenden? Ganz einfach, weil Cold-E-Mails nach wie vor eine der effektivsten Methoden sind, um Entscheidungsträger direkt zu erreichen. Studien zeigen, dass 70 % der Fachleute es vorziehen, zu geschäftlichen Zwecken per E-Mail kontaktiert zu werden, und richtig gestaltete Cold-E-Mails können Antwortraten von 15-20 % erzielen.

❌Warum sollten Sie Ihre primäre Domäne nicht für Kaltakquise-E-Mails verwenden? Ihre Hauptdomain ist das wichtigste Kommunikationsmittel Ihres Unternehmens. Von dort aus kalte E-Mails zu versenden, ist wie ein Spiel mit dem Feuer. Wenn Ihre Kampagnen Spam-Filter auslösen oder in Spam-Fallen landen, wird Ihr Ruf der Domain Panzer. Dies kann sich auf alle Ihre E-Mail-Aktivitäten auswirken - auf Kunden-E-Mails, interne Kommunikation und sogar auf Newsletter-Kampagnen.

Ja, eine Cold-E-Mail-Domain löst dieses Problem, indem sie einfach eine separate Domain für die Kontaktaufnahme einrichtet, die es Ihnen ermöglicht, das Risiko aufzuteilen. Selbst wenn Ihre Cold-E-Mail-Domain geflaggt wird, bleibt Ihre Hauptdomain sicher, und Ihr Tagesgeschäft wird nicht beeinträchtigt. Das ist eine Win-Win-Situation.

Verständnis der Domain-Reputation und ihre Auswirkung auf Cold E-Mailing

Die Domainreputation ist das Rückgrat Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit. Einfach ausgedrückt, handelt es sich dabei um einen Wert, der Ihrer Domain und Ihrer IP-Adresse zugewiesen wird und E-Mail-Anbietern wie Google und Microsoft mitteilt, wie vertrauenswürdig Sie als Absender sind. Eine hohe Domain-Reputation bedeutet, dass Ihre E-Mails mit größerer Wahrscheinlichkeit im Posteingang landen, während eine schlechte Reputation eine Einbahnstraße in den Spam-Ordner garantiert, ganz gleich, wie gut Ihr Inhalt oder Ihre Einrichtung ist.

Was beeinflusst den Ruf einer Domain? Der Ruf Ihrer Domäne wird dadurch aufgebaut (oder zerstört), wie Sie Ihre E-Mail-Kampagnen handhaben. Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

• Absprungraten: Das Versenden an ungültige oder inaktive Adressen ist ein Zeichen für schlechte Listenhygiene. Hohe Bounce-Raten sind ein Warnsignal für E-Mail-Anbieter.
• Spam-Beschwerden: Empfänger, die Ihre E-Mails als Spam markieren, schaden direkt Ihrem Ruf.
• Engagement-Raten: Niedrige Öffnungs-, Klick- und Antwortraten deuten darauf hin, dass Ihre E-Mails nicht relevant oder nicht erwünscht sind, was Ihren Domain-Score senkt.

Wie Sie vielleicht wissen, ist die Domain-Reputation neben der Zustellbarkeit eine der drei Säulen der Zustellbarkeit:

1. Inhalt: Spammige Wörter, übermäßige Links oder schlecht gestaltete E-Mails können selbst bei einem guten Ruf auffallen. Vermeiden Sie sie also um jeden Preis. 
2. Einrichtung des Versands: Eine ordnungsgemäße Authentifizierung(SPF, DKIM, DMARC) und ein konsistentes Sendevolumen sind unverzichtbar, um in die Posteingänge zu gelangen. 

Aber hier ist der Haken: Selbst wenn Ihr Inhalt perfekt ist und Ihre Einrichtung felsenfest steht, wird ein schlechter Absenderruf Sie immer direkt zu Spam führen.

Der erste Schritt zur Behebung von Zustellbarkeitsproblemen besteht darin, so schnell wie möglich zu wissen, wo Sie stehen. Mit dem E-Mail-Spam-Test von MailReach erhalten Sie ein vollständiges Bild vom Zustand Ihrer Domain. Er zeigt genau, wo Ihre E-Mails landen (im Posteingang, im Spam oder nirgendwo), hebt Probleme hervor, die Ihren Ruf beeinträchtigen, und bietet umsetzbare Lösungen, um wieder auf Kurs zu kommen. Gern geschehen!

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Die Beziehung zwischen Spam-Filtern und Domain-Reputation

Spam-Filter sind die Torwächter jedes Posteingangs, d. h. sie entscheiden, ob Ihre E-Mails bei Ihrem Publikum ankommen oder einfach im Spam-Ordner verschwinden. Ein wichtiger Faktor bei dieser Entscheidung ist die Reputation Ihres Absenders.

Und warum? Weil Spam-Filter, die von großen Anbietern wie Google und Microsoft verwendet werden, weit über einfache Überprüfungen auf spammige Wörter oder schlechte E-Mail-Formatierung hinausgehen und die allgemeine Vertrauenswürdigkeit Ihrer Domain auf der Grundlage von Kriterien bewerten:

• Engagement-Metriken: E-Mail-Anbieter analysieren, wie die Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren. 
• Authentifizierungsprotokolle: Die Filter prüfen auch, ob Ihre Domäne ordnungsgemäße SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge verwendet, da diese Protokolle dazu dienen, zu überprüfen, ob Ihre E-Mails legitim sind und nicht gefälscht wurden.
• Sendeverhalten: Konsistentes E-Mail-Volumen und Häufigkeit sind wichtig. Vermeiden Sie also plötzliche Spitzen in Ihrem Versandvolumen, da dies wirklich verdächtig erscheint, besonders wenn sie nicht mit Ihren üblichen Mustern übereinstimmen.

Wodurch werden Spam-Filter also ausgelöst? Spam-Filter sind hochentwickelt, aber sie sind auch unbarmherzig, wenn es darum geht, alles zu markieren, was ungewöhnlich aussieht. Hier sind einige Beispiele aus der Praxis, die zeigen, was markiert werden kann:

• Hohe Absprungraten: Das Senden an ungültige oder alte E-Mail-Adressen ist ein Zeichen für schlechte Listenhygiene.
• Spam-Beschwerden: Wenn Empfänger Ihre E-Mails wiederholt als Spam markieren, leidet der Ruf Ihrer Domain.
• Verdächtige Inhalte: Die übermäßige Verwendung von Spam-Phrasen wie "FREE!!!" oder "Act Now!" löst Inhaltsfilter aus.

Wenn Sie unsicher sind, wo Ihre Domain steht, überlegen Sie nicht lange: Der E-Mail-Spam-Test von MailReach ist der schnellste Weg, dies herauszufinden! Er zeigt genau, wie Spam-Filter Ihre E-Mails wahrnehmen, und bietet umsetzbare Lösungen, um Ihren Ruf zu verbessern.

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So richten Sie eine Cold-E-Mail-Domain richtig ein

So wählen Sie die richtige Cold-E-Mail-Domain

Ihre Cold-E-Mail-Domain sollte Ihr Unternehmen widerspiegeln und gleichzeitig ausreichend von Ihrer Hauptdomain getrennt sein, um Risiken zu vermeiden. Der Schlüssel dazu ist eine Domain, die professionell und seriös aussieht, aber ausschließlich für Cold Outreach verwendet wird. Das ist nicht schwer. 

Das müssen Sie beachten:

• Vermeiden Sie Bindestriche und Ziffern: Wenn Sie diese einbeziehen, können Sie mit einem Handicap starten. Warum? Weil die Verwendung dieser Elemente in Ihrer Domäne mit Spam-Praktiken in Verbindung gebracht wird. 
• Relevanz und Branding: Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens oder etwas ähnliches ein. Zum Beispiel:etwas Text
  • Hauptdomain: brand.com
  • Kalte E-Mail-Domäne: getbrand.com, trybrand.com, usebrand.com, usw.
• Verwenden Sie bekannte TLDs: Verwenden Sie bekannte TLDs wie .com, .co, io. Vermeiden Sie weniger bekannte TLDs (z. B. .xyz oder .biz), da sie bei Spam-Filtern rote Fahnen auslösen können.

👉 Weitere Tipps zur Auswahl einer Domain finden Sie in unserem Leitfaden zur Verbesserung der Zustellbarkeit von E-Mails.

Wesentliche DNS-Konfigurationen für Cold-E-Mail-Domains

Korrekte DNS-Konfigurationen sind nach wie vor der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht als Spam eingestuft werden. Die drei wichtigsten sind SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge, die den E-Mail-Anbietern beweisen sollen, dass Sie ein rechtmäßiger Absender sind.

SPF (Sender Policy Framework):
SPF gibt an, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden. Hier ist ein Beispiel für einen SPF-Eintrag, wenn Sie Google Workspace verwenden:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

DKIM (DomainKeys Identified Mail):
DKIM fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu, um deren Authentizität zu überprüfen. Ein DKIM-Eintrag könnte wie folgt aussehen:

v=DKIM1; k=rsa; p=IhrPublicKey

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):
DMARC verbindet SPF und DKIM und gibt Anweisungen für den Umgang mit nicht autorisierten E-Mails. Beispiel:

v=DMARC1; p=keine; rua=mailto:dmarc-reports@example.com

Die Wahl des richtigen E-Mail-Anbieters

Für die B2B-Kaltakquise sind Google Workspace und Microsoft Office 365 mit Abstand die besten, die im Posteingang landen. Und warum? Weil dies die Anbieter sind, die am "menschlichsten" sind. ‍

Die Logik ist einfach: Wer könnte besser im Posteingang von Google Mail oder Outlook landen als ein Google Mail- oder Outlook-Konto? Niemand.

Jeder andere Anbieter wird suboptimale Ergebnisse liefern.

Und die Zustellbarkeit ist zu entscheidend für Ihre Ergebnisse, um suboptimale Anbieter zu nutzen. 

Für B2C-, Transaktions- oder Opt-in-E-Mails sollten Sie sich für Plattformen wie Brevo, MailChimp oder MailerLite entscheiden, da diese für hochvolumige Kampagnen konzipiert sind und über integrierte Tools zur Verwaltung von Compliance und Engagement verfügen.

Strategien zur Erwärmung von Domänen durch kalte E-Mails

Warum die Domänenerwärmung wichtig ist

Wenn Sie wirklich einen guten Ruf als Absender aufbauen und sicherstellen wollen, dass Ihre E-Mails im Posteingang landen, MÜSSEN Sie Ihre Domain aufwärmen. Dabei geht es nicht um Eile, sondern um den strategischen Aufbau von Vertrauen bei E-Mail-Anbietern wie Google und Microsoft. Eine richtig aufgewärmte Domain versendet gerade so viele E-Mails, dass sie wie ein echter, vertrauenswürdiger Absender erscheint und gleichzeitig das Engagement mit der Zeit erhöht.

Der verborgene Grund: E-Mail-Anbieter legen Wert auf ein menschenähnliches Sendeverhalten. Sie erwarten Engagement, also E-Mails, die geöffnet, beantwortet oder als wichtig markiert werden. Wenn Sie anfangen, Hunderte von E-Mails von einer neuen Domain zu verschicken, werden Spam-Filter Ihre Aktivitäten als verdächtig einstufen und Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen. Das Aufwärmen Ihrer Domain ahmt die natürliche E-Mail-Aktivität nach und zeigt den Anbietern, dass Sie ein legitimer Absender sind. Und genau das ist der Grund, warum die Erwärmung der Domain so wichtig ist.

Ein bewährter Zeitplan für die Erwärmung

Hier ist ein bewährter Zeitplan für die Erwärmung:

Wenn Sie die wichtigsten Regeln wissen wollen, hier sind sie:

• Halten Sie sich an die Obergrenze von 100 E-Mails pro Tag und Absenderadresse: Unserer Erfahrung nach ist dies der beste Wert, um eine gute Zustellbarkeit zu gewährleisten. Eine Überschreitung erhöht das Spam-Risiko erheblich, also vergessen Sie es einfach. 
• Verwenden Sie MailReach, um die Aufwärmphase zu automatisieren: Mit dem intelligenten Algorithmus von MailReach erhält Ihre Domain Engagement wie Antworten, Öffnungen und sogar Spam-Entfernungen, um die Reputation zu steigern. Das Ergebnis: E-Mail-Provider vertrauen Ihrer Versanddomain.
• Bringen Sie die Aufwärmaktivität mit Ihrem Versandvolumen in Einklang: Warmup-E-Mails sollten 40 % Ihres täglichen Volumens für B2B-Kaltakquise und 25 % für Opt-in-E-Mails ausmachen, um konsistente positive Signale zu erhalten.

Die Mehrsenderstrategie für langfristigen Erfolg

Wenn Sie Ihre Reichweite noch mehr maximieren und gleichzeitig das Spam-Risiko minimieren wollen, MÜSSEN Sie diversifizieren:

1. Eine Absenderadresse pro Domain: Senden Sie niemals alle Ihre E-Mails von einer Domäne aus. Wenn eine Adresse markiert wird, werden die anderen folgen und Ihre gesamte Domäne beschädigen.
2. Verwenden Sie mehrere Domains: Anstatt eine einzige Domain zu überlasten, verteilen Sie Ihre E-Mails auf mehrere. Anstatt beispielsweise 300 E-Mails von einer Domäne zu versenden, senden Sie jeweils 100 E-Mails von drei Domänen. 
3. Investieren Sie in die Aufwärmphase der Domäne: Jede Absenderadresse und jede Domäne sollte einen speziellen Aufwärmprozess durchlaufen, bevor Sie mit Ihrer Kontaktaufnahme beginnen. Jede einzelne von ihnen. Und die gute Nachricht? Tools wie MailReach automatisieren diesen Prozess und sorgen für ein konsistentes Engagement.

Warum ist MailReach Ihre Geheimwaffe?

In wenigen (aber wahren) Worten: MailReach hebt das Domain Warming auf die nächste Stufe. Mit seinem Autopilot-Modus sendet es täglich etwa 45 Aufwärm-E-Mails, die natürliche Engagement-Muster wie Öffnungen, positive Antworten und Spam-Entfernungen erzeugen. Der intelligente Algorithmus passt Ihre Warmup-Aktivitäten an, um die Zustellbarkeit zu maximieren und langfristig zu erhalten.

👉 Möchten Sie mehr erfahren? Schau dir an Wie man eine E-Mail-Domain aufwärmt: Die besten Taktiken für das Jahr 2025 und Wie viele Kaltakquise-E-Mails sollte man pro Tag versenden?Unser Leitfaden (2025).

Das beste Tool zur Maximierung der Zustellbarkeit Ihrer Cold-E-Mails

Wenn es um Kaltakquise per E-Mail geht, ist das Erreichen des Posteingangs keine Option. Es ist das A und O. Und der Schlüssel zum Erfolg? Ein guter Ruf des Absenders und eine solide Zustellbarkeitsstrategie. 

Mit zwei bahnbrechenden Funktionen bietet MailReach alles, was Sie brauchen, um die Zustellbarkeit zu dominieren:

1. E-Mail-Aufwärmung: Das automatische Warmup-Tool von MailReach baut den Ruf Ihrer Domain auf, indem es menschenähnliche Aktivitäten imitiert. Einfach ausgedrückt: Es erzeugt positives Engagement, das E-Mail-Anbietern zeigt, dass Ihre Domain vertrauenswürdig ist. 
2. Spam-Tester: Sind Sie nicht sicher, wo Ihre E-Mails landen? Unser Spam-Tester gibt Ihnen ein klares Bild von Ihrer Zustellbarkeit und zeigt Ihnen, ob Ihre E-Mails in den Posteingängen ankommen, im Spam landen oder ganz verschwinden, und bietet sogar umsetzbare Lösungen zur Verbesserung der Leistung.