Cold Email Domain: Warum du eine brauchst und wie du sie richtig einrichtest? [Praxis-Leitfaden 2025]

Cold Emailing ohne eigene Domain? Das ist ein Anfängerfehler. Das gefährdet die Reputation deiner Hauptdomain. Im Jahr 2025 ist die Zustellbarkeit schwieriger denn je. Eine separate Cold-Email-Domain ist ein Muss, wenn du eine Spam-Katastrophe vermeiden willst.

Dieser Guide kommt ohne Umschweife zur Sache. Du erfährst, warum eine Cold-Email-Domain unerlässlich ist, wie sie deine Reputation schützt und welche Schritte du genau unternehmen musst, um sie einzurichten, damit deine Outreach auch wirklich in den Posteingängen landet und nicht im Spam-Ordner. 

Was ist eine Cold-Email-Domain und warum brauchst du eine?

Was ist eine Cold Email? Cold Emails sind unaufgeforderte, aber hochgradig zielgerichtete Nachrichten, die an potenzielle Interessenten im B2B-Vertrieb oder -Marketing gesendet werden. Im Gegensatz zu Spam sind Cold Emails personalisiert, relevant und zielen darauf ab, Möglichkeiten zu schaffen, nicht den Posteingang zu zumüllen.

Hier sind die wichtigsten Merkmale von Cold Emails:

• Gesendet an Empfänger ohne vorherige Verbindung.
• Maßgeschneiderte Nachrichten mit einem klaren Nutzenversprechen.
• Konzentriere dich darauf, ein Gespräch zu beginnen oder eine Beziehung aufzubauen.

Das bedeutet, dass eine Cold Email Domain eine separate Domain ist, die du ausschließlich für den Versand von Cold Emails einrichtest: Nachrichten, die an Interessenten gesendet werden, die dich noch nicht kennen. Stell sie dir als dein Outreach-Sicherheitsnetz vor, das deine primäre Geschäftsdomain vor potenziellen Schäden durch Cold Email Kampagnen schützen soll.

Genau deshalb sind Cold Emails so effektiv für die Leadgenerierung im B2B-Bereich, aber sie bergen auch Risiken. Wenn du sie von deiner Hauptdomain aus versendest, kann das deiner Sender Reputation schaden, wenn etwas schiefgeht. Hohe Bounce-Raten, Spam-Beschwerden oder Spam Traps können dazu führen, dass deine alltäglichen geschäftlichen E-Mails in Spam-Ordnern landen (auch für bestehende Kunden). Deshalb ist es absolut wichtig, zu unterteilen: Nutze deine Hauptdomain für vertrauenswürdige Kommunikation und eine Cold Email Domain für Outreach!

✅ Warum Cold Emails im B2B-Bereich nutzen? Ganz einfach, weil Cold Emailing nach wie vor eine der effektivsten Möglichkeiten ist, Entscheidungsträger direkt zu erreichen. Studien zeigen, dass 70 % der Fachleute es vorziehen, für geschäftliche Zwecke per E-Mail kontaktiert zu werden, und gut formulierte Cold Emails können Response-Raten von 15-20 % erzielen.

❌Warum du deine primäre Domain nicht für Cold Emails verwenden solltest? Deine primäre Domain ist das wichtigste Kommunikationsmittel deines Unternehmens. Cold Emails darüber zu versenden, ist wie ein Spiel mit dem Feuer. Wenn deine Kampagnen Spamfilter auslösen oder in Spam Traps landen, leidet die Reputation deiner Domain darunter. Das kann sich auf alle deine E-Mail-Aktivitäten auswirken – Kunden-E-Mails, interne Kommunikation, sogar Newsletter-Kampagnen.

Klar, eine Cold-Email-Domain löst dieses Problem, indem du einfach eine separate Domain für die Kontaktaufnahme erstellst. So kannst du das Risiko aufteilen. Selbst wenn deine Cold-Email-Domain markiert wird, bleibt deine Hauptdomain sicher und dein Tagesgeschäft unbeeinträchtigt. Eine Win-Win-Situation.

Domain Reputation verstehen und ihre Auswirkungen auf Cold Emailing

Die Domain Reputation ist das A und O deiner E-Mail-Deliverability. Einfach ausgedrückt ist es eine Bewertung, die deiner Domain und sendenden IP-Adresse zugewiesen wird und E-Mail-Anbietern wie Google und Microsoft mitteilt, wie vertrauenswürdig du als Absender bist. Eine starke Domain Reputation bedeutet, dass deine E-Mails eher im Posteingang landen, während eine schlechte Reputation ein One-Way-Ticket in den Spam-Ordner garantiert, egal wie gut dein Inhalt oder dein Setup ist.

Was beeinflusst die Domain Reputation? Deine Domain Reputation wird aufgebaut (oder zerstört) durch die Art und Weise, wie du deine E-Mail-Kampagnen handhabst. Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

• Bounce Rates: Das Senden an ungültige oder inaktive Adressen signalisiert eine schlechte Listenhygiene. Hohe Bounce Rates = rote Flaggen für E-Mail-Provider.
• Spam-Beschwerden: Wenn Empfänger deine E-Mails als Spam markieren, schadet das direkt deiner Reputation.
• Engagement Rates: Niedrige Öffnungs-, Klick- und Antwortraten deuten darauf hin, dass deine E-Mails nicht relevant oder erwünscht sind, was deinen Domain Score senkt.

Wie du dir vielleicht vorstellen kannst, ist die Domain-Reputation eine der drei Säulen der Zustellbarkeit, zusammen mit:

1. Inhalt: Spam-verdächtige Wörter, zu viele Links oder schlecht gestaltete E-Mails können als Spam markiert werden, selbst mit einer guten Reputation. Vermeide sie also um jeden Preis. 
2. Sending Setup: Eine korrekte Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) und ein konsistentes Sendevolumen sind ein Muss, um in den Posteingang zu gelangen. 

Aber hier ist der Haken: Selbst wenn dein Inhalt perfekt und dein Setup grundsolide ist, wird dich eine schlechte Absenderreputation immer direkt in den Spam befördern.

Der erste Schritt zur Behebung von Deliverability-Problemen ist zu wissen, wo du stehst, und zwar so schnell wie möglich. Der Email Spam Test von MailReach gibt dir ein umfassendes Bild vom Zustand deiner Domain. Er zeigt genau, wo deine E-Mails landen (Posteingang, Spam oder nirgendwo), hebt Probleme hervor, die deine Reputation beeinträchtigen, und bietet umsetzbare Lösungen, um wieder auf Kurs zu kommen. Gern geschehen!

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Die Beziehung zwischen Spamfiltern und Domain-Reputation

Spamfilter sind die Torwächter jedes Posteingangs. Das bedeutet, dass sie entscheiden, ob deine E-Mails vor den Augen deiner Zielgruppe landen oder einfach im Spam-Ordner verschwinden. Ein Schlüsselfaktor bei ihrer Entscheidung ist deine Sender-Reputation.

Warum? Weil Spamfilter, die von großen Anbietern wie Google und Microsoft verwendet werden, weit über einfache Überprüfungen auf Spam-Wörter oder schlechte E-Mail-Formatierung hinausgehen und die allgemeine Vertrauenswürdigkeit deiner Domain anhand folgender Kriterien bewerten:

• Engagement-Metriken: E-Mail-Anbieter analysieren, wie Empfänger mit deinen E-Mails interagieren. 
• Authentifizierungsprotokolle: Filter prüfen auch, ob deine Domain die richtigen SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge verwendet, da diese Protokolle erstellt wurden, um zu überprüfen, ob deine E-Mails legitim sind und nicht gefälscht wurden.
• Das Sende-Verhalten: Ein gleichmäßiges E-Mail-Volumen und eine konstante Frequenz sind wichtig. Vermeide plötzliche Spitzen in deinem Sendevolumen, da dies wirklich verdächtig wirkt, besonders wenn sie nicht mit deinen üblichen Mustern übereinstimmen.

Was löst also Spamfilter aus? Spamfilter sind hoch entwickelt, aber sie sind auch rücksichtslos, wenn es darum geht, alles zu kennzeichnen, was verdächtig aussieht. Hier sind einige Beispiele aus der Praxis, was markiert werden kann:

• Hohe Bounce-Raten: Das Senden an ungültige oder alte E-Mail-Adressen signalisiert eine schlechte Listenhygiene.
• Spam-Beschwerden: Wenn Empfänger deine E-Mails wiederholt als Spam markieren, leidet deine Domain-Reputation.
• Verdächtiger Inhalt: Übermäßiger Gebrauch von Spam-Phrasen wie “GRATIS!!!” oder “Jetzt handeln!” löst Inhaltsfilter aus.

Wenn du dir nicht sicher bist, wie es um deine Domain steht, zögere nicht: Die Verwendung des Email Spam Tests von MailReach ist der schnellste Weg, es herauszufinden! Er zeigt genau, wie Spamfilter deine E-Mails wahrnehmen, und bietet umsetzbare Lösungen zur Verbesserung deiner Reputation.

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So richtest du eine Cold-Email-Domain richtig ein

So wählst du die richtige Cold-Email-Domain aus

Deine Cold-Email-Domain sollte dein Unternehmen widerspiegeln und gleichzeitig genügend Abstand zu deiner Hauptdomain wahren, um Risiken zu vermeiden. Der Schlüssel ist, eine Domain zu erstellen, die professionell und legitim aussieht, aber ausschließlich für Cold Outreach verwendet wird. Nichts Schwieriges. 

Hier ist, was du beachten musst:

• Vermeide Bindestriche und Zahlen: Diese können dir einen schlechten Start bescheren. Warum? Weil ihre Verwendung in deiner Domain mit Spam-Praktiken in Verbindung gebracht wird. 
• Relevanz und Branding: Gib deinen Firmennamen oder etwas eng damit Verknüpftes an. Zum Beispiel: Irgendein Text
  • Hauptdomain: brand.com
  • Cold-Email-Domain: getbrand.com, trybrand.com, usebrand.com, etc.
• Verwende bekannte TLDs: Verwende bekannte TLDs wie .com, .co, io. Vermeide weniger bekannte TLDs (z. B. .xyz oder .biz), da diese bei Spamfiltern rote Flaggen auslösen können.

👉 Weitere Tipps zur Auswahl einer Domain findest du in unserem Leitfaden zur Verbesserung der E-Mail-Zustellbarkeit.

Wesentliche DNS-Konfigurationen für Cold-Email-Domains

Korrekte DNS-Konfigurationen sind weiterhin entscheidend, um sicherzustellen, dass deine E-Mails nicht als Spam markiert werden. Die drei Must-haves sind SPF, DKIM und DMARC Records, die den E-Mail-Providern beweisen sollen, dass du ein legitimer Absender bist.

SPF (Sender Policy Framework):
SPF legt fest, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen deiner Domain zu versenden. Hier ist ein Beispiel für einen SPF-Record, wenn du Google Workspace verwendest:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

DKIM (DomainKeys Identified Mail):
DKIM fügt deinen E-Mails eine digitale Signatur hinzu und bestätigt so ihre Echtheit. Ein DKIM-Record könnte so aussehen:

v=DKIM1; k=rsa; p=DeinPublickey

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):
DMARC verbindet SPF und DKIM und gibt Anweisungen, wie mit nicht autorisierten E-Mails umzugehen ist. Beispiel:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@example.com

Den richtigen E-Mail Service Provider auswählen

Für B2B Cold Outreach sind Google Workspace und Microsoft Office 365 mit Abstand die besten, um im Posteingang zu landen. Warum? Weil diese Anbieter am “menschlichsten” sind.

Die Logik ist einfach: Wer landet besser in Gmail- oder Outlook-Postfächern als ein Gmail- oder Outlook-Konto? Niemand.

Jeder andere Anbieter liefert suboptimale Ergebnisse.

Und die Zustellbarkeit ist zu entscheidend für deine Ergebnisse, um suboptimale Anbieter zu nutzen. 

Für B2C-, Transaktions- oder Opt-in-E-Mails solltest du Plattformen wie Brevo, MailChimp oder MailerLite nutzen, da diese für Kampagnen mit hohem Volumen ausgelegt sind und integrierte Tools zur Verwaltung von Compliance und Engagement bieten.

Strategien zum Warm-up deiner Cold-Email-Domain

Warum Domain Warming wichtig ist

Wenn du wirklich eine starke Sender Reputation aufbauen und sicherstellen willst, dass deine E-Mails im Posteingang landen, MUSST du dein Domain warm up. Aber es geht nicht darum, es zu überstürzen, sondern darum, strategisch Vertrauen bei E-Mail-Anbietern wie Google und Microsoft aufzubauen. Tatsächlich versendet eine richtig aufgewärmte Domain gerade so viele E-Mails, dass sie wie ein echter, vertrauenswürdiger Absender wirkt, während sie gleichzeitig das Engagement im Laufe der Zeit erhöht.

Der eigentliche Grund: E-Mail-Anbieter priorisieren ein menschenähnliches Sendeverhalten. Sie erwarten Engagement, also E-Mails, die geöffnet, beantwortet oder als wichtig markiert werden. Wenn du anfängst, Hunderte von E-Mails von einer neuen Domain zu versenden, werden Spamfilter deine Aktivität als verdächtig einstufen, was deine Zustellbarkeit beeinträchtigt. Das Aufwärmen deiner Domain ahmt natürliche E-Mail-Aktivitäten nach und zeigt den Anbietern, dass du ein legitimer Absender bist. Und genau deshalb ist Domain Warming so wichtig.

Ein bewährter Warming-Zeitplan

Hier ist ein bewährter Warming-Zeitplan:

Wenn du die wichtigsten Regeln kennenlernen möchtest, die du befolgen solltest, findest du sie hier:

• Halte dich an die Obergrenze von 100 E-Mails/Tag pro Absenderadresse: Unserer Erfahrung nach ist dies der Sweet Spot für die Aufrechterhaltung einer guten Deliverability. Eine Überschreitung erhöht das Spam-Risiko erheblich, also vergiss es einfach. 
• Nutze MailReach, um das Warmup zu automatisieren: Mit dem intelligenten Algorithmus von MailReach erhält deine Domain Engagement wie Antworten, Öffnungen und sogar Spam-Entfernungen, um die Reputation zu steigern. Das Ergebnis: E-Mail-Anbieter vertrauen deiner Absenderdomain.
• Gleichgewicht zwischen Warmup-Aktivität und Sendevolumen: Warmup-E-Mails sollten 40 % deines täglichen Volumens für B2B Cold Outreach und 25 % für Opt-in-E-Mails ausmachen, um konsistente positive Signale aufrechtzuerhalten.

Die Multi-Sender-Strategie für langfristigen Erfolg

Wenn du dein Outreach noch weiter maximieren und gleichzeitig die Spam-Risiken minimieren möchtest, MUSST du diversifizieren:

1. Eine Absenderadresse pro Domain: Sende niemals alle deine E-Mails von einer Domain. Wenn eine Adresse markiert wird, folgen die anderen, was deiner gesamten Domain schadet.
2. Verwende mehrere Domains: Anstatt eine einzelne Domain zu überlasten, verteile deine E-Mails auf mehrere. Sende beispielsweise 100 E-Mails von drei Domains, anstatt 300 E-Mails von einer Domain zu senden. 
3. Investiere in Domain Warmup: Jede Absenderadresse und Domain sollte einen eigenen Warmup-Prozess durchlaufen, bevor du mit deiner Outreach beginnst. Wirklich jede! Und das Beste daran? Tools wie MailReach automatisieren das und sorgen gleichzeitig für ein gleichmäßiges Engagement.

Warum MailReach deine Geheimwaffe ist?

In wenigen Worten (aber wahren): MailReach hebt das Domain Warming auf ein neues Level. Im Autopilot-Modus versendet es täglich etwa 45 Warmup-E-Mails und erzeugt so natürliche Engagement-Muster wie Öffnungen, positive Antworten und Spam-Entfernungen. Der intelligente Algorithmus passt deine Warmup-Aktivitäten an, um die Zustellbarkeit zu maximieren und langfristig aufrechtzuerhalten.

👉 Möchtest du mehr erfahren? Schau dir Wie man eine E-Mail-Domain aufwärmt: Die besten Taktiken für 2025 und Wie viele Cold Emails pro Tag versenden? Unser Guide (2025). an.

Das beste Tool, um die Zustellbarkeit deiner Cold Emails zu maximieren

Beim Thema Cold Emailing ist es entscheidend, dass deine E-Mails im Posteingang landen. Das ist das A und O. Und wie du das schaffst? Mit einer starken Absenderreputation und einer wasserdichten Deliverability-Strategie. 

Mit zwei bahnbrechenden Funktionen kümmert sich MailReach um alles, was du brauchst, um die Deliverability zu meistern:

1. Email Warmup: Das automatisierte Warmup-Tool von MailReach baut die Reputation deiner Domain auf, indem es menschenähnliche Aktivitäten nachahmt. Einfach ausgedrückt, es erzeugt ein positives Engagement, das E-Mail-Anbietern signalisiert, dass deiner Domain vertraut werden kann. 
2. Spam Tester: Bist du dir nicht sicher, wo deine E-Mails landen? Unser Spam Tester gibt dir ein klares Bild deiner Deliverability und zeigt dir, ob deine E-Mails in den Posteingängen landen, im Spam landen oder ganz verschwinden. Er liefert dir sogar umsetzbare Lösungen, um die Performance zu verbessern.