Wie viele E-Mails sollte man pro Tag versenden? Unser Leitfaden (2025)

Herzlich willkommen zu unserem Leitfaden über die ideale Anzahl von Kaltakquise-E-Mails, die Sie täglich versenden sollten. 

Unser Ziel? Marketingfachleuten dabei zu helfen, ihre Bemühungen um eine maximale Effizienz zu optimieren. Wir decken alles ab, was Sie wissen müssen, um das richtige Gleichgewicht zwischen dem Erreichen Ihrer Zielgruppe und dem Vermeiden des Spam-Ordners zu finden.

➡️ Wie viele Cold-E-Mails können Sie pro Tag versenden, ohne dass Spam-Filter aktiviert werden?
➡️ Wie können Sie automatisierte Cold-E-Mail-Kampagnen erstellen?
➡️ Was sind die anderen zu beachtenden Grenzen?

Hier erfahren Sie, was Sie über Cold E-Mailing wissen müssen.

Was ist Cold E-Mailing?

Cold E-Mailing ist eine Marketingstrategie, bei der Sie sich per E-Mail an potenzielle Kunden oder Auftraggeber wenden, auch wenn diese noch kein Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung bekundet haben. Auf diese Weise können Sie neuen Interessenten Ihr Angebot vorstellen und ein Gespräch beginnen. 

Es ist besonders wichtig, dass Sie die richtige Anzahl von E-Mails versenden, denn wenn Sie zu wenige verschicken, kann dies zu unzureichenden Ergebnissen führen, und wenn Sie zu viele verschicken, kann dies dazu führen, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden. 

Verständnis von E-Mail-Versandbeschränkungen

ESP-spezifische Sendebeschränkungen

ESP-spezifische Sendebeschränkungen beziehen sich auf die maximale Anzahl von E-Mails, die Sie pro Tag mit einem bestimmten E-Mail-Dienstanbieter (ESP) wie Gmail, Outlook oder anderen senden können. 

Diese Grenzen variieren je nach dem von Ihnen verwendeten ESP, und obwohl sie offizielle Richtlinien darstellen, ist die Einhaltung dieser Grenzen keine Garantie für eine erfolgreiche E-Mail-Zustellung. 

Google Workspace erlaubt beispielsweise den Versand von bis zu 2000 E-Mails pro Tag. Wenn Sie jedoch täglich 2000 kalte E-Mails versenden, landen Sie wahrscheinlich innerhalb einer Woche im Spam-Ordner des Empfängers. 

💡 Auch wenn es offizielle Sendebeschränkungen gibt, sind sie nicht der entscheidende Faktor für die erfolgreiche Zustellung von E-Mails!

Stattdessen empfehlen wir Ihnen, sich auf den Versand eines angemessenen Volumens von E-Mails zu konzentrieren, da dies der Schlüssel zu positiven Ergebnissen ist. Denken Sie daran, dass der Versand von etwa 100 E-Mails pro Tag und E-Mail-Adresse eine empfohlene Grenze darstellt, um die Chancen zu erhöhen, langfristig in den Posteingängen der Empfänger zu landen, unabhängig von dem von Ihnen gewählten ESP.

Die Rolle der Reputation Ihres Absenders

Der Ruf Ihres Absenders spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, wie viele E-Mails Sie pro Tag versenden wollen. Ihre Absenderreputation hat einen erheblichen Einfluss auf Ihre Versandkapazitäten, da sie direkt mit dem Volumen der E-Mails korreliert , die Sie effektiv versenden können. 

Die Reputation eines Absenders basiert in erster Linie auf dem Grad der Beteiligung der Empfänger an Ihren E-Mails. Je mehr Engagement Sie erreichen, z. B. durch Öffnen, Antworten, Sterne und Entfernen aus Spam-Ordnern, desto höher wird Ihr Ansehen.

Im Jahr 2025 wird die Nutzung von E-Mail-Aufwärmung wichtig, um einen guten Ruf als Absender aufzubauen. Beim E-Mail-Warmup wird das E-Mail-Versandvolumen schrittweise erhöht, um Vertrauen bei den E-Mail-Dienstleistern aufzubauen und die Engagement-Raten zu verbessern. Mit einem E-Mail-Warm-up-Tool wie dem von Mailreach können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails von den Empfängern positiv aufgenommen werden, was zu einem höheren Engagement führt.

Denken Sie daran, dass Sie mit einem bescheidenen Volumen von ca. 100 E-Mails pro Tag in Verbindung mit der Anwendung von E-Mail-Warm-up-Praktiken eine ausreichend hohe Engagement-Rate erreichen können!

Aufwärmen Ihres E-Mail-Kontos

Das Aufwärmen Ihres E-Mail-Kontos ist ein wichtiger Schritt im E-Mail-Marketingprozess, da es sich direkt auf Ihren Ruf als Absender auswirkt und letztlich darüber entscheidet, ob Ihre E-Mails die Posteingänge der Empfänger erreichen.

Der Prozess des E-Mail-Warm-ups ist einfach und dennoch wirkungsvoll. Anstatt sofort eine große Anzahl von E-Mails zu versenden, beginnen Sie mit einer kleinen Anzahl von E-Mails pro Tag und erhöhen das Volumen schrittweise über zwei Wochen. Darüber hinaus können Sie mit einem E-Mail-Warm-up-Tool wie MailReach eine hohe Empfängeraktivität erzeugen. Durch diesen allmählichen Anstieg und das Engagement können Sie einen positiven Ruf als Absender aufbauen.

Die Vorteile des Aufwärmens per E-Mail sind erheblich: 

✅ Verbessern Sie Ihren Ruf als Absender, indem Sie Engagement erzeugen und Ihr E-Mail-Versandvolumen schrittweise erhöhen.

✅ Verbessern Sie Ihre E-Mail-Zustellbarkeit, denn je besser Ihr Absenderruf ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass E-Mail-Anbieter Ihre E-Mails positiv bewerten und sie in die Posteingänge der Empfänger zustellen, anstatt sie als Spam zu markieren.

Beispiel 1 :

💡 Angenommen, Sie starten eine neue E-Mail-Kampagne. Anstatt am ersten Tag 100 E-Mails zu versenden, senden Sie in der ersten Woche nur 20 E-Mails pro Tag.

➡️ Während Sie die Engagement-Kennzahlen wie Öffnungen, Antworten und Spam-Berichte überwachen, erhöhen Sie das Sendevolumen schrittweise auf 50 E-Mails pro Tag in der zweiten Woche

➡️ Dann 80 E-Mails pro Tag in der dritten Woche und so weiter.

Beispiel 2 :

💡 Angenommen, Sie sind ein Freiberufler, der potenzielle Kunden per E-Mail erreichen möchte.

➡️ In der ersten Woche senden Sie zunächst nur 10 personalisierte E-Mails pro Tag an Ihre Zielkunden.
➡️ Zu Beginn der zweiten Woche erhöhen Sie Ihr Sendevolumen schrittweise auf 20 E-Mails pro Tag.
➡️ In der dritten Woche erhöhen Sie Ihr Sendevolumen weiter auf 30 E-Mails pro Tag. Zu diesem Zeitpunkt stellen Sie fest, dass mehr Empfänger Ihre E-Mails öffnen, auf Ihre Nachrichten antworten und Interesse an Ihren Dienstleistungen zeigen.

Wie versendet man 2.000 Werbe-E-Mails pro Tag?

Um 2.000 Cold-E-Mails pro Tag effizient zu versenden, ist es unerlässlich, die "Multi-Sender"-Technik anzuwenden . Da das empfohlene Tageslimit für Cold-E-Mails pro Adresse bei maximal 100 liegt (sofern Sie parallel dazu die E-Mail-Aufwärmfunktion nutzen), ist es für das Erreichen eines Volumens von 2.000 erforderlich, diese Arbeitslast auf mehrere Absenderadressen zu verteilen. 

Im Idealfall sollten sich diese Adressen auf mehrere Domänen erstrecken, um Ihre Bemühungen zu diversifizieren und das Spam-Risiko zu verringern. Hier ist ein praktischer Ansatz, um dies zu erreichen:

✅ Begrenzen Sie die Anzahl der täglichen Versendungen pro Adresse : Versenden Sie maximal 100 Cold-E-Mails pro Tag von jeder Absenderadresse. Dies stellt sicher, dass Sie eine gute Zustellungsrate für Cold-E-Mails beibehalten und dennoch eine große Anzahl von Empfängern erreichen.
✅ Minimieren Sie die Anzahl der Sendeadressen pro Domain : Sie müssen die Anzahl der Sendeadressen pro Domain minimieren, wobei eine Adresse das ideale Szenario ist. So verringern Sie das Risiko, als Spam erkannt zu werden, verhindern die Kontaminierung durch Spam und erhalten die Zustellbarkeit Ihrer Cold-E-Mails.
✅ Aufwärmen der Versandadressen : Bevor Sie Cold-E-Mails in Massen versenden, sollten Sie nicht vergessen, die einzelnen Versandadressen aufzuwärmen. Verwenden Sie Tools wie MailReach oder führen Sie Warming-Aktivitäten durch, die mindestens 15 % Ihres Versandvolumens ausmachen. 

Wenn MailReach auf Autopilot eingestellt ist, sendet es in der Regel etwa 50 Warming-E-Mails pro Tag und Adresse. Dieses allmähliche Aufwärmen hilft Ihnen, eine positive Absenderreputation aufzubauen und eine hohe Engagement-Rate für Ihre Kaltakquise zu garantieren.

Schlussfolgerung

Hier sind die wichtigsten Dinge, die Sie bei der Kaltakquise beachten sollten und wie viele Kaltakquise-E-Mails Sie pro Tag versenden sollten:

🔎 Strategische Planung : Cold E-Mailing erfordert eine strategische Planung und Ausführung, um die Wirksamkeit zu maximieren. Wenn Sie sich an die empfohlenen Sendegrenzen halten und Erwärmungstechniken anwenden, können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails und Ihre Engagement-Raten verbessern;

🔎 Multi-Sender-Technik : Die Verwendung der Multi-Sender-Technik ermöglicht es, die Reichweite von Cold-E-Mails zu erhöhen und gleichzeitig die Reputation des Absenders zu wahren. Die Verteilung des Sendevolumens auf mehrere Adressen und Domänen verringert das Risiko, als Spam markiert zu werden;

🔎 Verwaltung des Absenderrufs : Das Management des Absenderrufs ist für ein erfolgreiches Cold-E-Mailing von größter Bedeutung, dank der Aufwärmaktivitäten und der Einhaltung der täglichen Versandlimits, die dazu beitragen, einen positiven Ruf bei den E-Mail-Diensteanbietern zu erhalten;

🔎 Engagement-Optimierung : Die Konzentration auf Engagement-Kennzahlen wie Öffnungen, Antworten und Spam-Berichte ist für die Bewertung der Wirksamkeit von Cold-E-Mail-Kampagnen unerlässlich. Anschließend können Sie Ihre Strategien hinsichtlich der Empfängerreaktionen anpassen, um die Gesamtleistung Ihrer Kampagne zu verbessern;

🔎 Kontinuierliche Verbesserung : Cold E-Mailing ist ein fortlaufender Prozess, der eine kontinuierliche Bewertung und Verbesserung erfordert. Überwachen Sie regelmäßig die Ergebnisse, passen Sie die Strategien an und berücksichtigen Sie das Feedback, um künftige Bemühungen zur Kontaktaufnahme zu optimieren;

🔎 Personalisierung und Relevanz : Schneiden Sie die Inhalte von Kaltakquise-E-Mails so zu, dass sie auf die Bedürfnisse und Interessen der Empfänger abgestimmt sind. Der Schlüssel: die Personalisierung und Relevanz Ihrer E-Mails, um die Wahrscheinlichkeit eines Engagements zu erhöhen und positive Beziehungen zu potenziellen Kunden zu fördern;

🔎 Langfristige Perspektive : Denken Sie schließlich daran, eine langfristige Perspektive einzunehmen, wenn Sie sich der Kaltakquise per E-Mail nähern. Der Aufbau echter Verbindungen und die Pflege von Beziehungen im Laufe der Zeit führen zu nachhaltigem Erfolg und Geschäftswachstum!

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