Wie viele E-Mails kannst du versenden, bevor du als Spam angesehen wirst?

Jedes Outreach-Team steht irgendwann vor der gleichen Frage: Versenden wir zu viele E-Mails? 

Das ist zwar eine berechtigte Sorge, aber auch die falsche. Es gibt keine allgemeingültige Zahl, die Spamfilter auslöst.

Mailbox-Provider bestrafen Absender nicht allein wegen des Volumens. Sie bewerten Muster in deinem Sende-Verhalten und wie Empfänger reagieren. 

Wenn du 10 Millionen engagierte, Opt-in-Abonnenten erreichst, ist das Senden in großem Umfang völlig in Ordnung. Aber wenn du 80 Cold Emails an uninteressierte Kontakte sendest und ein paar Spam-Beschwerden auslöst, kann deine Domain-Reputation über Nacht abstürzen. 

In diesem Leitfaden werden wir aufschlüsseln:

• Wie Mailbox-Anbieter Spam tatsächlich definieren
  
  
• Sende-Limits bei Gmail, Outlook und anderen großen Anbietern
  
  
• Wie du neue Postfächer sicher für Cold Outreach mit email warmup vorbereitest
  
  
• Frühe Warnzeichen, dass du zu viele E-Mails versendest
  
  
• Tools zur Diagnose und Behebung von Problemen mit der Zustellbarkeit

Wenn du planst, dein Outreach zu skalieren, starte mit einem schnellen E-Mail-Spam-Test. Das ist der einfachste Weg, um zu verstehen, wie Mailbox-Anbieter deine Domain aktuell sehen, bevor du das Volumen erhöhst.

Wie Mailbox-Anbieter die Sender Reputation bewerten

Spamfilter verlassen sich auf verschiedene Signale, um deine Reputation zu bewerten. Die drei wichtigsten Faktoren sind Empfänger-Engagement, Beschwerderaten und Listenqualität.

Engagement-Signale

Mailbox-Provider verfolgen Verhaltensdaten wie deine E-Mail-Öffnungsraten, Klicks und Antwortzeiten bei deinen E-Mail-Sendungen.

Positive Aktionen wie Öffnen, Antworten und „Kein Spam“-Markierungen verbessern deine Absenderreputation, während ignorierte oder gelöschte E-Mails sie verschlechtern.

Führe ein automatisches Email Warm-up durch, bevor du E-Mail-Sendungen skalierst, um echte Engagement-Signale aufzubauen. 

Schwellenwerte für die Beschwerderate

Report Spam Klicks sind einer der stärksten negativen Indikatoren. Selbst kleine Spitzen können zu Filterung führen.

• <0.1% = Good
  
  
• 0.3%+ = Rotes-Tuch-Bereich (Quelle: Google Workspace Sender Guidelines)
  
  

Halte die Beschwerderaten niedrig, indem du saubere Listen führst, Nachrichten personalisierst und plötzliche Volumensprünge vermeidest.

Bounce-Raten und Listenhygiene

Hohe Bounce-Raten deuten auf schlechtes Targeting oder veraltete Listen hin. Beides schadet der Reputation.

• Halte die Hard Bounces unter 2%.
  
  
• Überprüfe Adressen regelmäßig und vermeide gescrapte oder gekaufte Listen.

Eine saubere Liste signalisiert E-Mail-Anbietern, dass deine Versandpraktiken konform und gut verwaltet sind.

E-Mail-Versandlimits: Bereitgestellte Genehmigungen & Richtlinien

(Diese gelten hauptsächlich für B2B-Absender, die Gmail, Outlook und ähnliche Plattformen nutzen.)

Hinweis: Dies sind Obergrenzen, keine Ziele. Cold Outreach sollte weit unter diesen Grenzen bleiben, bis deine Domain aufgewärmt ist. Lies mehr darüber, wie du deine E-Mails aus dem Spam heraushältst.

Wie du sichere Versandmengen für Cold Email Outreach bestimmst

Cold Outreach und Massen-E-Mails sind nicht dasselbe, weil E-Mail-Diensteanbieter sie sehr unterschiedlich behandeln.

Cold Email basiert auf Vertrauen, nicht auf Volumen. Du sendest an Leute, die dich noch nicht kennen, was bedeutet, dass jede Interaktion genauer unter die Lupe genommen wird.

Der sicherste Ansatz ist, deine Sendungen schrittweise zu skalieren:

Empfohlener Sendezeitplan

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• Woche 1: 10–20 E-Mails pro Tag
  
  
• Woche 2 und darüber hinaus: Steigerung um 10–20 pro Woche
  
  
• Stabiler Zustand: 50–100 E-Mails/Tag pro Postfach (nach dem Warmy)
  
  

Wenn du größere Kampagnen verwaltest, verteile das Volumen auf mehrere Postfächer oder Domains. Dies schafft Widerstandsfähigkeit und verhindert plötzliche Spitzen, die Spamfilter auslösen können.

Positive Engagement-Signale signalisieren den Inbox-Anbietern, dass deine Domain vertrauenswürdig ist. Deshalb ist die Warmup-Phase ein fortlaufender Prozess. Halte sie vor, während und zwischen den Kampagnen aktiv, um gleichmäßige Engagement-Muster wie Öffnungen, Antworten und „Kein Spam“-Markierungen aufrechtzuerhalten. Diese Konsistenz trägt dazu bei, deine Absenderreputation bei der Skalierung zu erhalten.

Authentifiziere deine Versandeinstellungen immer mit SPF, DKIM und DMARC, um deine Identität nachzuweisen und die Inbox-Platzierung zu verbessern.

Anzeichen dafür, dass du zu viele E-Mails versendest

Wenn du dein Outreach zu schnell skalierst, verschlechtern sich deine Signale für die Zustellbarkeit, bevor die Performance-Metriken stark sinken. Achte auf diese frühen Warnzeichen:

• Plötzlicher Rückgang der Öffnungs-/Antwortraten: Deine E-Mails werden wahrscheinlich gefiltert oder gedrosselt.
  
  
• Höhere Bounce-Raten oder Abmeldungen: Deine Listenqualität oder dein Text muss überprüft werden.
  
  
• Spam-Beschwerden oder Zustellungsfehler: Dies sind die stärksten Indikatoren dafür, dass sich deine Absenderreputation verschlechtert.

Du musst nicht Tausende von E-Mails versenden, um diese Muster auszulösen. Selbst kleine B2B-Volumina können auf Probleme hinweisen, wenn das Engagement sinkt.

Überprüfe die Zustellbarkeit wöchentlich mit Tools, die echte Outreach-Daten analysieren:

• Starte mit dem E-Mail-Wärmer von MailReach. Dein Reputation Score dort ist das deutlichste frühe Signal dafür, wie Mailbox-Anbieter deine Domain sehen. Wenn dieser Wert zu sinken beginnt, lässt deine Absenderreputation bereits nach und muss beachtet werden.
  
  
• Führe den E-Mail-Spam-Tester von MailReach aus, um festzustellen, ob Nachrichten im Hauptordner, in den Werbeaktionen oder im Spam landen.
  
  
• Überprüfe Trends in den Google Postmaster Tools oder Microsoft SNDS, wenn du größere Mengen versendest (Hinweis: Postmaster ist im Allgemeinen erst dann nützlich, wenn du Tausende von E-Mails pro Tag versendest).

Engagement-basierte Trigger

Wenn die Antwort- oder Öffnungsraten sinken, während das Sendevolumen steigt, skalierst du zu schnell. Deliverability-Algorithmen interpretieren reduziertes Engagement als Signal zum Filtern, oft bevor Absender technische Limits erreichen. 

Hinweis: Wenn das Engagement nachlässt, pausiere neue Sendungen und führe einen Spam-Test durch. Dies ist der schnellste Weg, um festzustellen, ob deine Domain vor der Fortsetzung der Kontaktaufnahme saniert werden muss. 

Wie du verhinderst, dass E-Mails im Spam landen

Wenn die Zustellbarkeit sinkt, pausiere das Senden sofort, um Schäden zu begrenzen. Befolge diese Schritte zur Wiederherstellung:

• Pausiere das Senden sofort. Fahre nicht mit dem Versenden von Kampagnen fort, da dies den Reputationsverlust verschlimmert.
  

• Führe einen MailReach Spam-Test durch, um deine aktuelle Inbox-Platzierung zu sehen und potenzielle Probleme mit Inhalten oder Authentifizierung zu identifizieren. Achte auf plötzliche Volumensprünge, geringe Interaktion oder Verstöße gegen Richtlinien.
  

• Bewerte deine Absenderreputation, indem du das Email Warmup von MailReach nutzt, um deinen Reputation Score zu überwachen. Ein sinkender Score bedeutet, dass dein Domain-Vertrauen schwindet. Setze daher Warmup-Zyklen fort, um positives Engagement wiederaufzubauen, bevor du neue Sendungen fortsetzt.

• Überprüfe die Compliance: Befolge die Regeln von CAN-SPAM, DSGVO und CASL.
  

• Füge immer einen klaren und funktionierenden Abmeldelink hinzu.
  

• Verwende keine irreführenden Betreffzeilen.
  

• Opt-outs innerhalb von 10 Tagen berücksichtigen.
  

• Bereinige deine Liste: Entferne inaktive, abgelehnte oder nicht verifizierte Kontakte. Vermeide die Verwendung gekaufter Listen.

Lies mehr darüber, wie du ungültige E-Mails und schlechte Leads identifizierst.

Wenn deine Domain-Reputation stark beschädigt ist, wechsle zu einer neuen Domain und starte mit einem schrittweisen Warm-up-Plan neu. Stelle dabei sicher, dass du die Ursachen behebst und nicht die gleichen Probleme erneut verursachst.

Deliverability Wins, Not Volume

Es gibt keine allgemeingültige Zahl, die Spam definiert, sondern nur Muster der Interaktion, die Vertrauen aufbauen oder zerstören. 

Zwei Gründer können die gleiche Anzahl an E-Mails versenden, aber mit gegenteiligen Ergebnissen: Der eine landet mit jeder Nachricht im Posteingang, der andere im Spam. Der Unterschied ist die Reputation ihrer Domain.

Die besten Absender denken langfristig:

• Posteingang > Reichweite: Priorisiere die Platzierung über die reine Ausgabe.
  
  
• Reputation > Geschwindigkeit: Konstantes Vertrauen schlägt schnelles Wachstum.

Wenn du dein Outreach skalierst, mache die Deliverability zu deinem ersten KPI. Starte mit einem E-Mail Warm-up, führe einen E-Mail-Spam-Test durch und überwache deine Domain-Gesundheit, bevor du das Volumen erhöhst.

Deine Pipeline hängt davon ab. Skaliere nicht ohne diese Checks.   

Bereit, sicher zu skalieren? Führe ein E-Mail Warm-up durch, bevor du deine nächste Cold Outreach Kampagne startest. Es baut deine Absender-Reputation automatisch auf, sodass deine ersten 100 Sendungen dort landen, wo sie sollen.