Wie viele E-Mails können Sie versenden, bevor sie als Spam angesehen werden?

Jedes Outreach-Team steht irgendwann vor der gleichen Frage: Verschicken wir zu viele E-Mails? 

Das ist eine berechtigte Sorge, aber auch die falsche. Es gibt keine universelle Zahl, die Spam-Filter auslöst.

Die Anbieter von Postfächern bestrafen Absender nicht nur aufgrund ihres Volumens. Sie werten Muster in Ihrem Sendeverhalten und die Reaktionen der Empfänger aus. 

Wenn Sie 10 Millionen engagierte Opt-in-Abonnenten erreichen, ist der Versand in großem Umfang durchaus akzeptabel. Wenn Sie jedoch 80 kalte E-Mails an desinteressierte Kontakte senden und einige Spam-Beschwerden auslösen, kann Ihr Ruf über Nacht in den Keller gehen. 

In diesem Leitfaden werden wir sie aufschlüsseln:

• Wie Mailbox-Anbieter Spam tatsächlich definieren
  
  
• Sendebeschränkungen für Google Mail, Outlook und andere wichtige Anbieter
  
  
• Wie man neue Posteingänge für die Kaltakquise sicher aufwärmt
  
  
• Frühwarnzeichen dafür, dass Sie zu viele E-Mails verschicken
  
  
• Tools zur Diagnose und Behebung von Zustellbarkeitsproblemen

Wenn Sie planen, Ihre Reichweite zu erhöhen, sollten Sie mit einem kurzen E-Mail-Spam-Test beginnen. Das ist der einfachste Weg, um zu verstehen, wie Mailbox-Anbieter Ihre Domäne derzeit sehen, bevor Sie das Volumen erhöhen.

Wie Mailbox-Anbieter die Absenderreputation bewerten

Spam-Filter stützen sich auf mehrere Signale, um Ihren Ruf zu bewerten. Die drei wichtigsten Faktoren sind das Engagement der Empfänger, die Beschwerdequote und die Qualität der Liste.

Engagement-Signale

Mailbox-Anbieter verfolgen Verhaltensdaten wie Ihre Öffnungsraten, Klicks und Antwortzeiten für alle gesendeten E-Mails.

Positive Aktionen wie das Öffnen, Beantworten und Markieren als "Kein Spam" verbessern Ihren Absenderruf, während ignorierte oder gelöschte E-Mails diesen senken.

Führen Sie ein automatisiertes E-Mail-Warm-up durch, bevor Sie die Anzahl der gesendeten E-Mails erhöhen, um echte Engagement-Signale aufzubauen. 

Schwellenwerte für die Beschwerderate

Melden Spam-Klicks sind einer der stärksten Negativindikatoren. Selbst kleine Ausschläge können eine Filterung verursachen.

• <0.1% = Good
  
  
• 0,3%+ = Gebiet mit roter Flagge(Quelle: Google Workspace Sender Guidelines)
  
  

Halten Sie die Beschwerdequote niedrig, indem Sie saubere Listen führen, die Nachrichten personalisieren und plötzliche Volumensprünge vermeiden.

Absprungraten und Listenhygiene

Hohe Absprungraten deuten auf eine schlechte Zielgruppenansprache oder veraltete Listen hin. Beides schadet dem Ruf.

• Halten Sie harte Sprünge unter 2 %.
  
  
• Überprüfen Sie die Adressen regelmäßig und vermeiden Sie gekaufte oder gekratzte Listen.

Eine strenge Listenhygiene zeigt den E-Mail-Anbietern, dass Ihre Versandpraktiken vorschriftsmäßig sind und gut verwaltet werden.

Beschränkungen für den E-Mail-Versand: Erlaubnisse und Richtlinien

(Diese gelten in erster Linie für B2B-Versender, die Gmail, Outlook und ähnliche Plattformen verwenden).

Hinweis: Dies sind Obergrenzen, keine Zielvorgaben. Cold Outreach sollte deutlich unter diesen Grenzwerten bleiben, bis Ihre Domain aufgewärmt ist. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Ihre E-Mails vor Spam schützen können.

So bestimmen Sie sichere Sendevolumina für Cold Email Outreach

Cold Outreach und Massen-E-Mails sind nicht dasselbe, weil E-Mail-Dienstleister sie sehr unterschiedlich behandeln.

Kalte E-Mails beruhen auf Vertrauen, nicht auf Volumen. Sie senden an Menschen, die Sie noch nicht kennen, was bedeutet, dass jede Interaktion genauer unter die Lupe genommen wird.

Am sichersten ist es, die Zahl der Sendungen schrittweise zu erhöhen:

Empfohlener Sendeplan

‍

• Woche 1: 10-20 E-Mails pro Tag
  
  
• Woche 2 und darüber hinaus: Steigerung um 10-20 pro Woche
  
  
• Fester Zustand: 50-100 E-Mails/Tag pro Posteingang (nach Aufwärmphase)
  
  

Wenn Sie größere Kampagnen verwalten, verteilen Sie das Volumen auf mehrere Posteingänge oder Domänen. Dies erhöht die Ausfallsicherheit und verhindert plötzliche Spitzen, die Spam-Filter auslösen können.

Ein positives Engagement signalisiert Posteingangsanbietern, dass Ihre Domain vertrauenswürdig ist. Aus diesem Grund ist die Aufwärmphase ein fortlaufender Prozess. Halten Sie diese Phase vor, während und zwischen den Kampagnen aktiv, um gleichmäßige Interaktionsmuster wie Öffnungen, Antworten und "Kein Spam"-Markierungen zu erhalten. Diese Beständigkeit trägt dazu bei, dass Ihr Absenderruf auch bei einer Erweiterung erhalten bleibt.

Authentifizieren Sie Ihre Versandeinstellungen immer mit SPF, DKIM und DMARC, um die Identität nachzuweisen und die Platzierung im Posteingang zu verbessern.

Anzeichen dafür, dass Sie zu viele E-Mails verschicken

Wenn Sie die Reichweite zu schnell erhöhen, verschlechtern sich die Zustellbarkeitssignale, bevor die Leistungskennzahlen drastisch sinken. Achten Sie auf diese frühen Warnzeichen:

• Plötzlicher Rückgang der Öffnungs-/Antwortraten: Ihre E-Mails werden wahrscheinlich gefiltert oder gedrosselt.
  
  
• Höhere Absprungraten oder Abmeldungen: Die Qualität Ihrer Liste oder der Text muss überarbeitet werden.
  
  
• Spam-Beschwerden oder Zustellungsfehler: Dies sind die stärksten Anzeichen dafür, dass sich der Ruf Ihres Absenders verschlechtert.

Sie müssen nicht Tausende von E-Mails versenden, um diese Muster auszulösen, auch kleine B2B-Volumina können auf Probleme hinweisen, wenn das Engagement nachlässt.

Überprüfen Sie die Zustellbarkeit wöchentlich mit Hilfe von Tools, die echte Outreach-Daten analysieren:

• Beginnen Sie mit dem E-Mail-Warmer von MailReach. Ihr Reputationswert ist das deutlichste Signal dafür, wie Mailbox-Anbieter Ihre Domain sehen. Wenn dieser Wert zu sinken beginnt, ist Ihr Absenderruf bereits in Gefahr und bedarf der Aufmerksamkeit.
  
  
• Führen Sie den E-Mail-Spam-Tester von MailReach aus, um festzustellen, ob die Nachrichten in Primary, Promotions oder Spam landen.
  
  
• Überprüfen Sie die Trends in Google Postmaster Tools oder Microsoft SNDS, wenn Sie größere Mengen an E-Mails versenden (Hinweis: Postmaster ist im Allgemeinen erst dann nützlich, wenn Sie Tausende von E-Mails pro Tag erreichen).

Engagement-basierte Auslöser

Wenn die Antwort- oder Öffnungsraten sinken, während das Sendevolumen steigt, skalieren Sie zu schnell. Zustellbarkeitsalgorithmen interpretieren eine geringere Beteiligung als Signal zum Filtern, oft bevor Absender technische Grenzen erreichen. 

Hinweis: Wenn das Engagement nachlässt, halten Sie neue Sendungen an und führen Sie einen Spam-Test durch. Auf diese Weise lässt sich am schnellsten feststellen, ob Ihre Domäne vor der Fortsetzung der Kontaktaufnahme korrigiert werden muss. 

Wie man E-Mails, die im Spam landen, repariert

Wenn die Zustellbarkeit abnimmt, unterbrechen Sie sofort den Versand, um den Schaden zu begrenzen. Befolgen Sie diese Schritte zur Wiederherstellung:

• Stellen Sie den Versand sofort ein. Schieben Sie Kampagnen nicht weiter vor sich her, das verschlimmert den Reputationsverlust.
  

• Führen Sie einen MailReach-Spamtest durch, um Ihre aktuelle Posteingangsplatzierung zu ermitteln und potenzielle Inhalts- oder Authentifizierungsprobleme zu identifizieren. Prüfen Sie auf plötzliche Volumensprünge, schlechtes Engagement oder Richtlinienverstöße.
  

• Bewerten Sie Ihre Absenderreputation, indem Sie den E-Mail-Warm-up von MailReach nutzen, um Ihren Reputation Score zu überwachen. Ein sinkender Wert bedeutet, dass das Vertrauen in Ihre Domain schwindet. Setzen Sie daher die Aufwärmzyklen fort, um das positive Engagement wiederherzustellen, bevor Sie neue E-Mails versenden.

• Überprüfung der Konformität: Befolgen Sie die Vorschriften von CAN-SPAM, GDPR und CASL.
  

• Fügen Sie immer einen klaren und funktionalen Link zur Abmeldung ein.
  

• Verwenden Sie keine irreführenden Betreffzeilen.
  

• Berücksichtigung von Ablehnungen innerhalb von 10 Tagen.
  

• Bereinigen Sie Ihre Liste: Entfernen Sie inaktive, abgelehnte oder nicht verifizierte Kontakte. Vermeiden Sie die Verwendung gekaufter Listen.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie ungültige E-Mails und schlechte Leads erkennen können.

Wenn der Ruf Ihrer Domäne schwer beschädigt ist, wechseln Sie zu einer neuen Domäne und starten Sie mit einem schrittweisen Aufwärmplan neu, während Sie sicherstellen, dass Sie die Ursachen beheben und die gleichen Probleme nicht erneut auftauchen.

Zustellbarkeit siegt, nicht das Volumen

Es gibt keine allgemeingültige Zahl, die Spam definiert, sondern nur Interaktionsmuster, die Vertrauen aufbauen oder untergraben. 

Zwei Gründer können die gleiche Anzahl von E-Mails mit entgegengesetzten Ergebnissen versenden: Bei dem einen landet jede Nachricht im Posteingang, bei dem anderen im Spam. Der Unterschied liegt in der Reputation ihrer Domäne.

Die besten Absender denken langfristig:

• Posteingang > Reichweite: Vorrang der Platzierung vor der Rohausgabe.
  
  
• Reputation > Geschwindigkeit: Beständiges Vertrauen ist besser als schnelle Skalierung.

Wenn Sie Ihre Reichweite erhöhen wollen, sollten Sie die Zustellbarkeit zu Ihrem ersten KPI machen. Beginnen Sie mit einem E-Mail-Warm-up, führen Sie einen E-Mail-Spam-Test durch und überwachen Sie den Zustand Ihrer Domain, bevor Sie das Volumen erhöhen.

Ihre Pipeline hängt davon ab. Skalieren Sie nicht ohne diese Prüfungen.   

Sind Sie bereit für eine sichere Skalierung? Führen Sie eine E-Mail-Aufwärmphase durch, bevor Sie Ihre nächste Kaltakquise-Kampagne starten. Dadurch wird Ihr Absenderruf automatisch aufgebaut, sodass Ihre ersten 100 Sendungen dort landen, wo sie landen sollen.