Warum werden Ihre Google Workspace-E-Mails zu Spam + 2025 Abhilfemaßnahmen

Es ist eines der frustrierendsten E-Mail-Probleme für Unternehmen: Sie senden eine gut geschriebene, professionelle Nachricht... und sie landet im Spam-Ordner Ihres Empfängers.

Genau das ist Maria, einer langjährigen Google Mail- und Google Workspace-Nutzerin, passiert. Obwohl sie ihre E-Mails als sicher markiert hatte, landeten ihre Nachrichten immer wieder im Spam, was zu verpassten Kundenantworten und verpassten Chancen führte. 

Und sie ist nicht allein. Unzählige Unternehmen sind mit demselben Problem konfrontiert und fragen sich, warum ihre völlig legitimen E-Mails immer wieder markiert werden.

Die Wahrheit ist, dass die Filter von Google strenger geworden sind, und ohne die richtige Einstellung kann sogar echte Geschäftskommunikation falsch gekennzeichnet werden. Aber die gute Nachricht ist, dass es bewährte Lösungen gibt, die für das Jahr 2025 geeignet sind. Lassen Sie uns herausfinden, warum Ihre Google-Arbeitsplatz-E-Mails im Spam landen und welche Schritte Sie genau unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails im Posteingang landen, wo sie hingehören.

Warum Google Workspace Ihre E-Mails kennzeichnet 

Im Geschäftsleben können kleine Unachtsamkeiten große Probleme verursachen. Wenn Sie z. B. eine Zahl in einem Bericht vergessen oder einen Schritt zur Einhaltung von Vorschriften übersehen haben, kann dies zu kostspieligen Verzögerungen führen. Ähnlich verhält es sich mit der Zustellbarkeit von E-Mails. Einfache Fehler können dazu führen, dass Ihre Google Workspace-E-Mails in Spam-Ordnern statt in Posteingängen landen. Zum Beispiel:

• Fehlende oder falsche Authentifizierung: Keine ordnungsgemäße SPF-, DKIM- oder DMARC-Einrichtung senkt das Vertrauen von Google
• Verdächtiger Inhalt: Spammige Wörter (mehr dazu unten), irreführende oder verkürzte Links, Anhänge und große Bilder lassen aufhorchen.
• Kein Link zum Abbestellen: Das Verstecken oder Fehlen einfacher Abmeldeoptionen frustriert die Menschen und erhöht die Zahl der Spam-Meldungen.
• Beschädigter Ruf: Niedrige Engagement-Raten, hohe Spam-Beschwerden und häufige Abmeldungen schaden Ihrem Ansehen
• Hohes E-Mail-Aufkommen: Das schnelle Versenden zu vieler E-Mails sieht nach Spam aus
• Übermäßige Nachfassaktionen: Zu viele Nachfassaktionen verärgern die Menschen und führen zu mehr Beschwerden
• Nicht vertrauenswürdige Absenderplattform: Unbekannte oder schwache E-Mail-Anbieter mindern die Glaubwürdigkeit Ihrer E-Mail
• Gemeinsame Tracking-Domains: Die Verwendung gemeinsamer Tracking-Links mit schlechtem Ruf kann die Zustellbarkeit beeinträchtigen

Wie Sie verhindern können, dass Ihre Google Workspace-E-Mails als Spam versendet werden

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails den Posteingang der Empfänger erreichen und nicht im Spam landen, müssen Sie nur diese wichtigen Schritte befolgen.

1. Einrichten von SPF, DKIM und DMARC für Google Workspace

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails im Posteingang landen, indem Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge im DNS Ihrer Domain einrichten. Diese Authentifizierungsschritte beweisen, dass Ihre E-Mails legitim sind, und verhindern, dass Spamfilter Sie blockieren.

• SPF definiert, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden.
• DKIM fügt Ihren E-Mails eine kryptografische Signatur hinzu, die bestätigt, dass sie nicht verändert wurden.
• DMARC ermöglicht Ihnen die Überwachung und Durchsetzung von Richtlinien für den Umgang von E-Mail-Empfängern mit unauthentifizierten Nachrichten

Gemeinsame Probleme

• Fehlender SPF-Eintrag oder mehrere widersprüchliche SPF-TXT-Einträge im DNS
• SPF-Datensatz schließt neben Google Workspace wichtige Versanddienste aus, z. B. Marketingplattformen
• DKIM ist nicht aktiviert oder die DKIM-DNS-Einträge sind nicht veröffentlicht oder nicht richtig konfiguriert
• DKIM-Signierung ist in der Google Workspace Admin Console nicht aktiviert
• DMARC fehlt oder ist nicht ordnungsgemäß konfiguriert, was dazu führt, dass keine Berichte oder Durchsetzung erfolgt
• Diskrepanz zwischen SPF/DKIM-Domänen und der von DMARC geforderten Absenderadresse
• DNS-Verbreitungsverzögerungen nach dem Hinzufügen oder Aktualisieren von Datensätzen, wodurch die Authentifizierung vorübergehend fehlschlägt

Wie man es repariert

SPF einrichten

• Melden Sie sich bei der Verwaltungskonsole Ihres Domain-DNS-Anbieters an.

• Suchen Sie nach einem vorhandenen SPF-TXT-Eintrag (v=spf1). Wenn keiner vorhanden ist, erstellen Sie einen.

• Für Google Workspace verwenden Sie diesen SPF-Eintrag: v=spf1 include:_spf.google.com ~all. Dadurch werden die Google-Mailserver ermächtigt, im Namen Ihrer Domain zu senden.

• Wenn Sie Mails von zusätzlichen Plattformen (CRM, Marketing-Services) versenden, fügen Sie diese mit der include- oder ip4-Syntax hinzu, kombiniert in einem einzigen SPF-Eintrag. Zum Beispiel: v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.marketingservice.com ip4:192.0.2.0 ~all.

• Vermeiden Sie mehrere SPF-Einträge; fassen Sie alle autorisierten Absender in einem einzigen zusammen.

• Speichern Sie die Änderungen, testen Sie sie mit einem SPF-Tester und warten Sie die DNS-Verbreitung ab (bis zu 48 Stunden).

DKIM aktivieren

• Navigieren Sie in der Google Workspace Admin Console zu Apps > Google Workspace > Google Mail > E-Mail authentifizieren.

• Generieren Sie einen neuen DKIM-Schlüssel mit einer Länge von 2048 Bit für mehr Sicherheit.

• Fügen Sie den angezeigten TXT- oder CNAME-Eintrag von Google Workspace zu Ihren DNS-Einträgen unter dem angegebenen Selektor hinzu (Standardwert ist google._domainkey).

• Kehren Sie nach der DNS-Übertragung (bis zu 48 Stunden) zur Verwaltungskonsole zurück und klicken Sie auf Authentifizierung starten, um die DKIM-Signierung zu aktivieren.

• Senden Sie eine Test-E-Mail und überprüfen Sie den E-Mail-Header auf DKIM: PASS, oder prüfen Sie mit DKIM-Testtools.

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Veröffentlichen eines DMARC-Datensatzes

• Erstellen Sie einen TXT-Eintrag unter _dmarc.yourdomain.com.

• Beginnen Sie mit einer Überwachungsrichtlinie, um Berichte zu sammeln, ohne legitime E-Mails zu blockieren: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:reports@yourdomain.com; ruf=mailto:reports@yourdomain.com; fo=1

• Verwenden Sie die Berichte, um SPF- oder DKIM-Abgleichprobleme zu erkennen und zu beheben.

• Setzen Sie schrittweise strengere Richtlinien durch, indem Sie von p=none zu p=quarantine (Fehlschläge als Spam markieren) und dann zu p=reject übergehen, um nicht autorisierte Post zu blockieren.

• Verwenden Sie DMARC-Aggregate-Report-Analysatoren, um die Diagnose zu vereinfachen und den Zustand Ihrer E-Mails zu erhalten.

2. Behebung von Problemen mit dem Inhalt und dem Sendeverhalten

Ihr E-Mail-Inhalt und Ihre Versandgewohnheiten haben Einfluss darauf, ob Ihre Nachrichten den Posteingang oder Spam erreichen. 

Um die Zustellbarkeit zu verbessern, sollten Sie Ihre Inhalte klar und spamfrei halten, E-Mails konsequent und ohne große Spitzen versenden, neue Adressen vor großen Kampagnen aufwärmen, Ihre E-Mails personalisieren und das Engagement beobachten, um Verbesserungen vorzunehmen. 

Gemeinsame Probleme

• Übermäßig aufdringlich sein und spammige Schlüsselwörter wie "kostenlos", "dringend" oder übertriebene Werbesprache verwenden. In der Abbildung sind Beispiele für Spam-Auslöser zu sehen.

• Einschließlich fehlerhafter oder verdächtiger Links, die dem Vertrauen schaden
• Große Bilder oder überladene E-Mail-Signaturen verlangsamen das Laden oder lösen Filter aus
• Inkonsistente Sendevolumen, plötzliche große Sendungen (Cold Outreach) schaden dem Ruf des Absenders
• Senden von neuen E-Mail-Konten ohne allmähliches Aufwärmen der E-Mail

Wie man es repariert

• Verwenden Sie eine natürliche, professionelle Sprache und minimieren Sie Auslösewörter wie BEGRENZTE ZEIT, 100% kostenlos usw. Überprüfen Sie jede Kampagne auf riskante Begriffe
• Stellen Sie sicher, dass die URLs gültig und HTTPS-gesichert sind und mit dem Anzeigetext übereinstimmen. Vermeiden Sie URL-Verkürzer wie TinyUrls
• Halten Sie Signaturen sauber und bildarm, um Filter- und Ladeprobleme zu vermeiden
• Senden Sie E-Mails in gleichmäßigen Raten. Vermeiden Sie den plötzlichen Versand großer Mengen von einem Konto oder einer Domäne
• Erhöhen Sie das tägliche Sendevolumen schrittweise über Wochen, um die Reputation des Absenders aufzubauen. Verwenden Sie nach Möglichkeit automatisierte Tools zum Aufwärmen von E-Mails.

3. Aufrechterhaltung eines guten Rufs des Absenders

Ihr Absenderruf ist ein Wert, anhand dessen E-Mail-Anbieter entscheiden, ob Ihre E-Mails in den Posteingang oder in den Spam-Ordner gehören. Ein guter Ruf bedeutet, dass Ihre E-Mails vertrauenswürdig sind und zuverlässig zugestellt werden. Eine schlechte Reputation kann dazu führen, dass Ihre Nachrichten blockiert werden, bevor die Empfänger sie überhaupt sehen.

Gemeinsame Probleme

• Versenden von E-Mails mit geringer Beteiligung, z. B. niedrige Öffnungsraten und wenige Klicks
• Häufige Spam-Beschwerden von Menschen
• Plötzliche Spitzen im E-Mail-Versandvolumen oder inkonsistente Versandmuster
• Fehlen einer ordnungsgemäßen E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)

Wie man es repariert

• Konzentrieren Sie sich auf den Versand relevanter, personalisierter Inhalte, die die Menschen öffnen und mit denen sie interagieren möchten.
• Überwachen Sie Engagement-Metriken (Öffnungen, Klicks, Antworten) und passen Sie Ihre Kampagnen entsprechend an.
• Vermeiden Sie den Kauf von E-Mail-Listen oder den Versand an Personen, die sich nicht angemeldet haben
• Konsistenter Versand von E-Mails und Vermeidung großer Volumenspitzen
• Authentifizieren Sie Ihre E-Mails ordnungsgemäß mit SPF, DKIM und DMARC
• Nutzen Sie den MailReach-Senderreputationswert, um Ihren Ruf zu überwachen und Probleme frühzeitig zu beheben. Um einen guten Ruf als Absender und eine gleichbleibende Zustellbarkeit zu erhalten, können Sie auch regelmäßige E-Mail-Warmups durchführen, um Ihr Ansehen bei Posteingangsanbietern zu verbessern und Ihre E-Mails vor Spam zu schützen. 

4. Begrenzen Sie Ihr E-Mail-Volumen

Das Versenden von zu vielen E-Mails in einem kurzen Zeitraum kann Spam-Filter auslösen. E-Mail-Anbieter bevorzugen ein natürliches, menschenähnliches Sendemuster, das mit der Zeit Vertrauen aufbaut.

Gemeinsame Probleme

• Versenden großer Mengen auf einmal, insbesondere von neuen oder kalten B2B-E-Mail-Konten
• Überschreitung der empfohlenen täglichen Grenzwerte für Cold Outreach-E-Mails
• Inkonsistente Sendefrequenz, die verdächtig aussieht
• Versenden von zu vielen E-Mails von mehreren Konten auf derselben Domäne ohne angemessene Aufwärmphase

Wie man es repariert

• Bei der B2B-Kaltakquise hängt das Volumen von Ihrer Einrichtung ab. Neue Domains sollten mit 20-30 E-Mails pro Tag beginnen, ausgereifte Google Workspace- oder Office365-Postfächer können sicher bis zu 100 pro Tag versenden, während benutzerdefinierte SMTP-Konten niedriger bleiben sollten (20-50 pro Tag), da Gmail/Outlook ihre Interaktionen nicht anrechnen. 
• Schrittweise Erhöhung des Volumens im Laufe der Zeit, wenn Ihr Ruf als Absender wächst Behalten Sie stetige und konsistente Sendepläne bei
• Verwenden Sie E-Mail-Warm-up-Tools, um einen positiven Ruf aufzubauen, bevor Sie das Volumen erhöhen.

5. Abmelden leicht gemacht

Wenn Sie Ihren Lesern eine klare und einfache Möglichkeit zur Abmeldung bieten, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre E-Mails als Spam markieren. Wenn Sie die Abmeldung so einfach wie möglich gestalten, zeigen Sie Respekt für Ihr Publikum und schützen Ihren Ruf als Absender.

Gemeinsame Probleme

• Fehlende oder versteckte Abmeldelinks, die Menschen verärgern
• Komplizierte Abmeldeverfahren wie die Aufforderung, auf eine E-Mail zu antworten
• Ignorieren von Abbestellungsanfragen oder zu langes Warten auf deren Bearbeitung
• Befürchtung, dass die Aufnahme eines Abmeldelinks die Zahl der Opt-outs erhöht und die Listen verkleinert

Wie man es repariert

• Fügen Sie immer einen sichtbaren Link zum Abbestellen in jede E-Mail ein, am besten in der Fußzeile.
• Beschränken Sie den Abmeldevorgang auf maximal ein oder zwei Klicks
• Befolgen Sie Abbestellungsanfragen sofort, um gesetzliche Vorschriften wie CAN-SPAM einzuhalten.

6. Vermeiden Sie zu viele Nachfassaktionen

Nachfassaktionen können die Antwortraten verbessern, aber wenn sie übertrieben werden, schaden sie dem Ruf Ihres Absenders. Google Mail und Outlook verfolgen, ob jemand Ihre E-Mails öffnet, beantwortet oder sich darüber beschwert. Zu viele unbeantwortete Follow-ups signalisieren Desinteresse und erhöhen das Risiko von Spam-Beschwerden.

Gemeinsame Probleme

• Mehrfache Nachfassaktionen an Non-Responder ohne Einschränkungen senden
• Zu häufiges Nachfassen ohne genügend Zeit dazwischen
• Anzeichen von Desinteresse ignorieren 
• Höhere Spam-Beschwerden aufgrund von aggressivem Folgeverhalten

Wie man es repariert

• Beschränken Sie sich auf 2-3 höfliche Nachfragen in einer Folge
• Sie sollten im Abstand von 3-7 Tagen versendet werden, um ein natürliches Sendemuster zu erhalten.
• Halten Sie Nachfassaktionen kurz, klar und wertorientiert; vermeiden Sie aggressives Drängen

7. Hängen Sie keine Dateien an Massen-E-Mails an

Anhänge in Massen-E-Mails sind ein wichtiges Warnsignal für Spam-Filter. Sie werden häufig mit Phishing und Malware in Verbindung gebracht, was dazu führt, dass die Filter Ihre E-Mails häufiger blockieren.

Gemeinsame Probleme

• Der Versand von Massen-E-Mails mit angehängten Dateien löst Spam-Filter aus
• Anhänge erhöhen das Risiko, dass Ihre E-Mails als schädlich eingestuft werden
• Die Verwendung von Anhängen anstelle von Links kann dazu führen, dass E-Mails schwerer werden und langsamer laden

Wie man es repariert

• Vermeiden Sie das Anhängen von Dateien bei Massen- oder Kaltakquise-Kampagnen
• Teilen Sie Dokumente stattdessen über sichere Links (Google Drive, Dropbox, DocSend)
• Reservieren Sie Anhänge nur für vertrauenswürdige, persönliche Gespräche
• Leichtgewichtige Outreach-E-Mails für schnellere Zustellung und besseren Posteingang

8. Verwenden Sie einen vertrauenswürdigen E-Mail-Dienstanbieter

Der E-Mail-Dienstanbieter (ESP), über den Sie versenden, kann einen großen Einfluss darauf haben, ob Ihre Nachrichten den Posteingang erreichen oder als Spam markiert werden. Gmail (Google Workspace) und Microsoft 365 (Outlook/Exchange) haben den besten Ruf bei Posteingangsanbietern und sind daher die beste Wahl für die B2B-Kaltakquise.

Gemeinsame Probleme

• Verwendung von nicht signierten oder benutzerdefinierten SMTP-Servern, die keine Sende-Reputation haben
• Versenden von Anbietern mit geringem Vertrauen oder von Verbrauchern (Yahoo, kostenloses Gmail usw.)
• Häufiger Wechsel des Anbieters, was zu inkonsistenten Sendemustern führt
• Auswahl von ESPs, die die Authentifizierung nicht vollständig unterstützen (SPF, DKIM, DMARC)

Wie man es repariert

• Bleiben Sie bei der Kaltakquise bei Google Workspace oder Microsoft 365 - sie schaffen am schnellsten Vertrauen.
• Wenn Sie Opt-in-Marketing- oder Transaktions-E-Mails versenden, verwenden Sie seriöse ESPs wie Mailchimp, Brevo (Sendinblue) oder MailerLite (nicht geeignet für Cold Outreach).
• Vermeiden Sie benutzerdefinierte oder nicht verwaltete SMTP-Server, denen die Signale fehlen, die Gmail/Outlook braucht, um Ihnen zu vertrauen.
• Behalten Sie ein einheitliches Sendeverhalten bei und authentifizieren Sie Ihre Domäne ordnungsgemäß (SPF, DKIM, DMARC)

9. Hervorragende E-Mail-Zustellbarkeit überwachen und aufrechterhalten

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist eine ständige Aufgabe. Durch die Überwachung wichtiger Kennzahlen und die Einhaltung bewährter Verfahren wird sichergestellt, dass Ihre Nachrichten im Laufe der Zeit immer wieder im Posteingang landen.

Gemeinsame Probleme

• Hohe Absprungraten von nicht überprüften Adressen (schadet dem Ruf, wenn über 3-5%)
• Beschwerderaten über 0,1 % schaden dem Vertrauen Ihrer Domain bei Google und Outlook
• Rückläufige Öffnungen/Antworten zeigen ein schwaches Engagement
• Ignorieren von Zustellbarkeitssignalen, bis der Posteingang bereits verloren ist

Wie man es repariert

• Verfolgen Sie die Platzierung regelmäßig mit dem MailReach Inbox Placement Test (zeigt, wo Ihre E-Mails in Gmail, Outlook, etc. landen).
• Validieren Sie Leads mit Tools wie Zerobounce oder NeverBounce vor dem Versand, um die Absprungrate unter 3-5 % zu halten.
• Halten Sie Ihre Sendehäufigkeit konstant und auf das Engagement abgestimmt - vermeiden Sie plötzliche Spitzenwerte
• Überprüfen Sie die SPF-, DKIM- und DMARC-Einrichtung nach Plattform- oder DNS-Änderungen

Google Workspace Spam-Fixes im Überblick

In dieser Tabelle sind die häufigsten Probleme, ihre Ursachen und die Lösungen zur Verbesserung der Posteingangsplatzierung zusammengefasst.

Wie kann MailReach helfen?

MailReach hilft, Ihre Google Workspace-E-Mails vor Spam zu schützen, indem es - 

• Regelmäßiges E-Mail-Warm-up, das dazu beiträgt, Vertrauen bei Posteingangsanbietern wie Google und Microsoft aufzubauen
• Senden von Test-E-Mails an echte Posteingänge
• Überprüfung der SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung
• Kennzeichnung von Spam-auslösenden Schlüsselwörtern, fehlerhaften Links und riskanter Formatierung
• Überprüfung der HTML-Qualität und des Bild-Text-Verhältnisses und 
• Bereitstellung einer klaren Bewertung der Posteingangsplatzierung mit schrittweisen Korrekturen

Führen Sie einen E-Mail-Spam-Test mit MailReach durch, um Ihre Kampagnen vor der Veröffentlichung auf Herz und Nieren zu prüfen. Klicken Sie hier.

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