Warum landen deine Google Workspace E-Mails im Spam + Lösungen für 2025

Es ist eines der frustrierendsten E-Mail-Probleme für Unternehmen: Du versendest eine gut formulierte, professionelle Nachricht ... und sie landet im Spam-Ordner des Empfängers.

Genau das ist Maria passiert, einer langjährigen Nutzerin von Gmail und Google Workspace. Obwohl sie ihre E-Mails als sicher markiert hatte, landeten ihre Nachrichten immer wieder im Spam, was zu verpassten Antworten von Kunden und verlorenen Gelegenheiten führte. 

Und sie ist nicht allein. Unzählige Unternehmen standen vor dem gleichen Problem und fragten sich, warum ihre völlig legitimen E-Mails immer wieder markiert werden.

Die Wahrheit ist, Googles Filter sind strenger geworden, und ohne das richtige Setup können selbst seriöse Geschäftsnachrichten falsch gekennzeichnet werden. Aber die gute Nachricht ist, dass es bewährte, zukunftssichere Lösungen gibt. Lass uns herausfinden, warum deine Google Workplace-E-Mails im Spam landen und welche genauen Schritte du unternehmen kannst, um sicherzustellen, dass deine E-Mails im Posteingang landen, wo sie hingehören.

Warum Google Workspace deine E-Mails markiert 

Im Geschäftsleben können kleine Versäumnisse große Probleme verursachen. Wenn du zum Beispiel eine Zahl in einem Bericht übersehen oder einen Compliance-Schritt ausgelassen hast, kann das zu kostspieligen Verzögerungen führen. Ähnlich können bei der Email Deliverability einfache Fehler dazu führen, dass deine Google Workspace-E-Mails in Spamordnern statt in Posteingängen landen. Zum Beispiel:

• Fehlende oder falsche Authentifizierung: Keine korrekte SPF-, DKIM- oder DMARC-Einrichtung verringert das Vertrauen von Google
• Verdächtiger Inhalt: Spam-Wörter (mehr dazu weiter unten), irreführende oder gekürzte Links, Anhänge und große Bilder sind verdächtig
• Kein Abmeldelink: Das Verstecken oder Fehlen einfacher Abmeldeoptionen frustriert die Leute und erhöht die Spam-Meldungen
• Beschädigte Reputation: Niedrige Engagement-Raten, hohe Spam-Beschwerden und häufige Abmeldungen schaden deinem Ansehen
• Hohes E-Mail-Volumen: Das zu schnelle Versenden von zu vielen E-Mails sieht nach Spam-Verhalten aus
• Übermäßige Follow-ups: Zu viele Follow-ups nerven die Leute und erhöhen die Anzahl der Beschwerden
• Nicht vertrauenswürdige Absenderplattform: Unbekannte oder schwache E-Mail-Anbieter reduzieren die Glaubwürdigkeit deiner E-Mail
• Geteilte Tracking-Domains: Die Verwendung von gemeinsam genutzten Tracking-Links mit schlechter Reputation kann die Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Möglichkeiten, zu verhindern, dass deine Google Workspace E-Mails im Spam landen

Um sicherzustellen, dass deine E-Mails den Posteingang der Leute erreichen und nicht im Spam landen, musst du nur diese wichtigen Schritte befolgen.

1. Richte SPF, DKIM und DMARC für Google Workspace ein

Stelle sicher, dass deine E-Mails im Posteingang landen, indem du SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge in der DNS deiner Domain einrichtest. Diese Authentifizierungsschritte beweisen, dass deine E-Mails legitim sind, und verhindern, dass Spamfilter dich blockieren.

• SPF legt fest, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen deiner Domain zu versenden.
• DKIM fügt deinen E-Mails eine kryptografische Signatur hinzu, um zu bestätigen, dass sie nicht verändert wurden
• Mit DMARC kannst du Richtlinien überwachen und durchsetzen, wie E-Mail-Empfänger mit nicht authentifizierten Nachrichten umgehen.

Häufige Probleme

• Fehlender SPF-Eintrag oder mehrere widersprüchliche SPF TXT-Einträge im DNS
• Der SPF-Record schließt wichtige Versanddienste neben Google Workspace aus, wie z. B. Marketingplattformen.
• DKIM ist nicht aktiviert oder die DKIM-DNS-Einträge sind nicht veröffentlicht oder korrekt konfiguriert
• Die DKIM-Signierung ist in der Google Workspace Admin Console nicht aktiviert
• DMARC fehlt oder ist falsch konfiguriert, was zu keinen Berichten oder Durchsetzung führt
• Fehlende Übereinstimmung zwischen SPF/DKIM-Domains und der Absenderadresse, die DMARC erfordert
• DNS-Propagation-Verzögerungen nach dem Hinzufügen oder Aktualisieren von Einträgen, wodurch die Authentifizierung vorübergehend fehlschlägt

Wie man das behebt

SPF einrichten

• Melde dich in der Verwaltungskonsole deines Domain-DNS-Providers an.

• Suche nach einem existierenden SPF TXT Record (v=spf1). Wenn keiner existiert, erstelle einen.

• Für Google Workspace verwende diesen SPF-Eintrag: v=spf1 include:_spf.google.com ~all. Dies autorisiert Google Mailserver, in deinem Namen zu senden.

• Wenn du E-Mails von zusätzlichen Plattformen (CRM, Marketing Services) sendest, füge diese mit der Include- oder IP4-Syntax hinzu, kombiniert in einem einzigen SPF-Record. Zum Beispiel: v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.marketingservice.com ip4:192.0.2.0 ~all.

• Vermeide mehrere SPF-Einträge; führe alle autorisierten Absender in einem zusammen.

• Änderungen speichern, mit einem SPF-Tester testen und auf die DNS-Propagation warten (bis zu 48 Stunden).

DKIM aktivieren

• Navigiere in der Google Workspace Admin Console zu Apps > Google Workspace > Gmail > E-Mail authentifizieren.

• Generiere einen neuen DKIM-Schlüssel mit einer Länge von 2048 Bit für eine bessere Sicherheit.

• Füge den angezeigten TXT- oder CNAME-Eintrag von Google Workspace zu deinen DNS-Einträgen am angegebenen Selektor hinzu (standardmäßig google._domainkey).

• Kehre nach der DNS-Propagation (bis zu 48 Stunden) zur Admin-Konsole zurück und klicke auf "Authentifizierung starten", um die DKIM-Signierung zu aktivieren.

• Sende eine Test-E-Mail und überprüfe den E-Mail-Header auf DKIM: PASS oder verwende DKIM-Testtools.

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Veröffentliche einen DMARC Record.

• Erstell einen TXT-Eintrag unter _dmarc.yourdomain.com.

• Starte mit einer Überwachungsrichtlinie, um Berichte zu sammeln, ohne legitime E-Mails zu blockieren: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:reports@yourdomain.com; ruf=mailto:reports@yourdomain.com; fo=1

• Nutze die Berichte, um Probleme mit der SPF- oder DKIM-Ausrichtung zu identifizieren und zu beheben.

• Setze schrittweise strengere Richtlinien durch, indem du von p=none zu p=quarantine (markiere Fehler als Spam) und dann zu p=reject übergehst, um unautorisierte E-Mails zu blockieren.

• Verwende DMARC Aggregate Report Analysatoren, um die Diagnose zu vereinfachen und deine E-Mail-Integrität zu erhalten.

2. Behebe Probleme mit Inhalten und Sende-Verhalten

Deine E-Mail-Inhalte und -Versandgewohnheiten beeinflussen, ob deine Nachrichten den Posteingang oder den Spam erreichen. 

Um die Deliverability zu verbessern, halte deine Inhalte klar und frei von Spam, versende E-Mails konsistent ohne große Spitzen, wärme neue Adressen vor großen Kampagnen auf, personalisiere deine E-Mails und beobachte das Engagement, um Verbesserungen vorzunehmen. 

Häufige Probleme

• Zu aufdringlich zu sein und Spam-Keywords wie “kostenlos”, “urgent” oder übermäßige Werbesprache zu verwenden. Das gegebene Bild enthält beispielsweise Beispiele für Spam-Trigger.

• Das Einfügen von defekten oder verdächtigen Links, die das Vertrauen schädigen
• Große Bilder oder überladene E-Mail-Signaturen verlangsamen das Laden oder lösen Filter aus
• Inkonsistente Sendevolumina, plötzliche große Aussendungen (Cold Outreach) schaden der Reputation des Absenders
• Versenden von neuen E-Mail-Konten ohne schrittweisen email warmup

Wie man das behebt

• Verwende eine natürliche, professionelle Sprache und minimiere Triggerwörter wie BEGRENZTE ZEIT, 100% kostenlos usw. Überprüfe jede Kampagne auf riskante Begriffe.
• Stell sicher, dass URLs gültig und HTTPS-gesichert sind und mit dem angezeigten Text übereinstimmen. Vermeide URL-Shortener wie TinyUrls.
• Halte Signaturen sauber und Bilder leicht, um Filter- und Ladeprobleme zu vermeiden.
• Sende E-Mails mit gleichmäßiger Geschwindigkeit. Vermeide es, plötzlich große Mengen von einem Konto oder einer Domain zu versenden.
• Erhöhe das tägliche Sendevolumen schrittweise über Wochen, um die Absenderreputation aufzubauen. Verwende nach Möglichkeit Tools für automatisches email warmup.

3. Eine starke Absenderreputation aufrechterhalten

Deine Absenderreputation ist ein Score, den E-Mail-Anbieter verwenden, um zu entscheiden, ob deine E-Mails in den Posteingang oder in den Spam-Ordner gehören. Eine gute Reputation bedeutet, dass deine E-Mails vertrauenswürdig sind und zuverlässig zugestellt werden. Eine schlechte Reputation kann deine Nachrichten blockieren, bevor sie überhaupt jemand sieht.

Häufige Probleme

• E-Mails mit geringem Engagement zu senden, wie z. B. niedrige Öffnungsraten und wenige Klicks
• Häufige Spam-Beschwerden von Leuten
• Plötzliche Spitzen im E-Mail-Versandvolumen oder inkonsistente Versandmuster
• Fehlende korrekte E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)

Wie man das behebt

• Konzentriere dich auf das Senden von relevanten, personalisierten Inhalten, die die Leute öffnen und mit denen sie interagieren möchten
• Beobachte die Engagement-Metriken (Öffnungen, Klicks, Antworten) und passe deine Kampagnen entsprechend an.
• Vermeide den Kauf von E-Mail-Listen oder das Senden an Personen, die sich nicht angemeldet haben
• Sende E-Mails konsistent und vermeide große Volumenspitzen.
• Authentifiziere deine E-Mails ordnungsgemäß mit SPF, DKIM und DMARC.
• Nutze den Absenderreputation Score von MailReach, um deine Reputation zu überwachen und Probleme frühzeitig zu beheben. Um eine starke Absenderreputation und eine stabile Zustellbarkeit aufrechtzuerhalten, kannst du auch regelmäßige email warmups durchführen, deine Position bei den Posteingangsanbietern verbessern und deine E-Mails aus dem Spam heraushalten. 

4. Beschränke dein E-Mail-Volumen

Zu viele E-Mails in kurzer Zeit zu senden, kann Spamfilter auslösen. E-Mail-Anbieter bevorzugen ein natürliches, menschenähnliches Sendemuster, das im Laufe der Zeit Vertrauen aufbaut.

Häufige Probleme

• Große Batches auf einmal zu senden, insbesondere von neuen oder kalten B2B-E-Mail-Konten
• Überschreitung der empfohlenen Tageslimits für Cold Outreach E-Mails
• Inkonsistente Sendefrequenz, die verdächtig wirkt
• Zu viele E-Mails von mehreren Konten auf derselben Domain ohne ordnungsgemäße Aufwärmung zu senden

Wie man das behebt

• Für B2B Cold Outreach hängt das Volumen von deinem Setup ab. Neue Domains sollten mit 20–30 E-Mails pro Tag beginnen, etablierte Google Workspace- oder Office365-Postfächer können sicher bis zu 100/Tag senden, während benutzerdefinierte SMTP-Konten niedriger bleiben sollten (20–50/Tag), da Gmail/Outlook ihre Interaktionen nicht anrechnen. 
• Erhöhe das Volumen im Laufe der Zeit schrittweise, während deine Absenderreputation wächst. Halte stetige und konsistente Sendepläne ein.
• Verwende email warmup-Tools, um eine positive Reputation aufzubauen, bevor du das Volumen skalierst

5. Mache das Abbestellen einfach

Wenn du den Leuten eine klare und einfache Möglichkeit gibst, sich abzumelden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie deine E-Mails als Spam markieren. Wenn du es einfach machst, sich abzumelden, zeigst du Respekt für deine Zielgruppe und schützt deinen Ruf als Absender.

Häufige Probleme

• Fehlende oder versteckte Abmeldelinks, die Leute verärgern
• Die Verwendung komplizierter Abmeldeprozesse, wie z. B. das Auffordern von Personen, auf eine E-Mail zu antworten.
• Ignorieren von Abmeldeanfragen oder zu lange Bearbeitungszeiten
• Angst, dass das Einfügen eines Abmeldelinks die Anzahl der Opt-outs erhöht und die Listen verkleinert

Wie man das behebt

• Füge immer einen sichtbaren Abmeldelink in jede E-Mail ein, idealerweise in der Fußzeile.
• Beschränke den Abmeldeprozess auf maximal ein oder zwei Klicks.
• Unsubscribe-Anfragen sofort berücksichtigen, um die gesetzlichen Bestimmungen wie CAN-SPAM einzuhalten.

6. Vermeide es, zu viele Follow-ups zu senden

Follow-ups können die Antwortraten verbessern, aber wenn sie übertrieben werden, schaden sie deiner Absenderreputation. Gmail und Outlook verfolgen, ob Leute deine E-Mails öffnen, beantworten oder sich darüber beschweren. Zu viele unbeantwortete Follow-ups signalisieren Desinteresse und erhöhen das Risiko von Spam-Beschwerden.

Häufige Probleme

• Mehrere Follow-ups ohne Limit an Nicht-Antwortende zu senden
• Zu häufige Follow-ups ohne genügend Zeit dazwischen
• Ignorieren von Anzeichen dafür, dass Menschen kein Interesse haben 
• Höhere Spam-Beschwerden aufgrund von aggressivem Follow-up-Verhalten

Wie man das behebt

• Beschränke dich auf 2–3 freundliche Follow-ups in einer Sequenz
• Platziere sie 3–7 Tage auseinander, für ein natürliches Versandmuster
• Halte Follow-ups kurz, klar und wertorientiert; vermeide aggressive Drängelei.

7. Hänge keine Dateien an Massen-E-Mails an

Anhänge in Massen-E-Mails sind ein großes Warnsignal für Spamfilter. Sie werden häufig mit Phishing und Malware in Verbindung gebracht, was dazu führt, dass Filter deine E-Mails häufiger blockieren.

Häufige Probleme

• Das Versenden von Massen-E-Mails mit angehängten Dateien löst Spamfilter aus
• Anhänge erhöhen das Risiko, dass deine E-Mails als schädlich markiert werden.
• Die Verwendung von Anhängen anstelle von Links kann E-Mails schwerer machen und langsamer laden.

Wie man das behebt

• Vermeide das Anhängen von Dateien in Massen- oder Cold-Outreach-Kampagnen
• Dokumente über sichere Links teilen (Google Drive, Dropbox, DocSend) stattdessen
• Reserviere Anhänge nur für vertrauenswürdige Einzelgespräche
• Halte Outreach-E-Mails schlank, um eine schnellere Zustellung und ein besseres Inboxing zu erreichen.

8. Verwende einen vertrauenswürdigen E-Mail Service Provider

Der E-Mail-Dienstleister (ESP), von dem du sendest, kann stark beeinflussen, ob deine Nachrichten den Posteingang erreichen oder als Spam markiert werden. Gmail (Google Workspace) und Microsoft 365 (Outlook/Exchange) haben die stärkste Reputation bei Posteingangsanbietern, was sie zur besten Wahl für B2B Cold Outreach macht.

Häufige Probleme

• Nicht signierte oder benutzerdefinierte SMTP-Server verwenden, denen eine Sending Reputation fehlt
• Von wenig vertrauenswürdigen oder Consumer-Anbietern (Yahoo, kostenloses Gmail usw.) zu senden
• Häufiger Providerwechsel, der zu inkonsistenten Versandmustern führt.
• Die Wahl von ESPs, die die Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) nicht vollständig unterstützen

Wie man das behebt

• Für Cold Outreach bleibe bei Google Workspace oder Microsoft 365 – sie bauen am schnellsten Vertrauen auf.
• Wenn du Opt-in-Marketing- oder Transaktions-E-Mails versendest, verwende seriöse ESPs wie Mailchimp, Brevo (Sendinblue) oder MailerLite (nicht geeignet für Cold Outreach).
• Vermeide benutzerdefinierte oder nicht verwaltete SMTP-Server, denen die Signale fehlen, die Gmail/Outlook benötigen, um dir zu vertrauen
• Sorge für ein konsistentes Sende-Verhalten und authentifiziere deine Domain ordnungsgemäß (SPF, DKIM, DMARC).

9. Überwache und erhalte eine ausgezeichnete E-Mail-Zustellbarkeit

E-Mail-Zustellbarkeit ist eine fortlaufende Aufgabe. Die Überwachung wichtiger Metriken und die Einhaltung von Best Practices stellen sicher, dass deine Nachrichten im Laufe der Zeit im Posteingang landen.

Häufige Probleme

• Hohe Bounce-Raten von nicht validierten Adressen (schadet dem Ruf, wenn über 3–5 %)
• Beschwerderaten über 0,1 % schaden dem Vertrauen deiner Domain bei Google und Outlook
• Rückgänge bei Öffnungen/Antworten, die ein schwaches Engagement zeigen
• Zustellbarkeitssignale ignorieren, bis das Inboxing bereits verloren ist

Wie man das behebt

• Tracke die Platzierung regelmäßig mit dem Inbox Placement Test von MailReach (zeigt, wo deine E-Mails bei Gmail, Outlook usw. landen)
• Validiere Leads mit Tools wie Zerobounce oder NeverBounce, bevor du sie versendest, um die Bounce-Rate unter 3–5 % zu halten.
• Halte deine Sendefrequenz konstant und auf das Engagement abgestimmt – vermeide plötzliche Spitzen.
• Überprüfe die SPF-, DKIM- und DMARC-Einstellungen nach Plattform- oder DNS-Änderungen.

Google Workspace Spam-Korrekturen auf einen Blick

Diese Tabelle fasst die häufigsten Probleme, ihre Ursachen und die Lösungen zur Verbesserung der Inbox-Platzierung zusammen.

Wie hilft MailReach?

MailReach hilft, deine Google Workspace-E-Mails davor zu schützen, im Spam zu landen, indem - 

• Regelmäßiges email warmup durchführen, das hilft, Vertrauen bei Posteingangsanbietern wie Google und Microsoft aufzubauen
• Test-E-Mails an echte Postfächer zu senden
• Überprüfung der SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung
• Markieren von Spam-auslösenden Schlüsselwörtern, defekten Links und riskanten Formatierungen
• Überprüfung der HTML-Qualität und des Verhältnisses von Bild zu Text, und 
• Bietet eine klare Inbox-Placement-Bewertung mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Fehlerbehebung.

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