Wie du verhinderst, dass SendGrid E-Mails im Spam landen und die Platzierung im Posteingang verbesserst

Laut einem Deliverability Report von 2025 werden etwa 17,47 % der SendGrid-E-Mails nach erfolgreicher Zustellung in Spam-Ordner geleitet, während etwa 3,71 % die Empfänger nicht erreichen. Die hohe Spam-Rate verdeutlicht die zentrale Herausforderung, vor der viele SendGrid-Nutzer stehen. Selbst bei einer hohen Zustellrate landet fast jede sechste E-Mail im Spam.

Wenn deine SendGrid-E-Mails im Spam landen, bist du nicht allein. Viele Marketer und Unternehmen erleben das, besonders beim Versenden von Massen- oder Cold Outreach-E-Mails.

SendGrid wurde hauptsächlich für Transaktionsnachrichten und Newsletter-E-Mails entwickelt, die aufgrund des konsistenten Empfänger-Engagements und der klaren Benutzerabsicht in der Regel ein stärkeres Inbox-Vertrauen erzielen. Wenn SendGrid jedoch für B2B Cold Outreach oder Massenwerbekampagnen verwendet wird, hängt die Zustellbarkeit stark von der Absenderreputation, der Authentifizierung und dem Engagement ab.

Dieser Guide hilft dir zu verstehen:

• Warum SendGrid E-Mails im Spam landen
• Wie man Probleme mit der Zustellbarkeit diagnostiziert
• Welche konkreten Schritte kannst du unternehmen, um die E-Mail-Zustellung und die Platzierung im Posteingang zu verbessern?
• So verwendest du Tools wie das email warmup und den E-Mail-Spam-Test von MailReach, um die Sichtbarkeit des Posteingangs zu überwachen und wiederzuerlangen

Warum SendGrid E-Mails im Spam landen?

Wenn deine über SendGrid versendeten E-Mails im Spam landen, liegt das Problem nicht nur an SendGrid. Es geht um die Signale, die Postfach-Anbieter von deinem Sende-Verhalten, der Domain-Einrichtung und dem Engagement des Publikums sehen. Plattformen wie Gmail und Outlook verlassen sich auf komplexe Algorithmen, die jede Nachricht bewerten, bevor sie über ihre Platzierung entscheiden: Posteingang, Werbeaktionen oder Spam.

Auf hoher Ebene hängt die Zustellbarkeit von drei Kernsäulen ab:

• Absender-Reputation: Deine Absender-Reputation basiert auf Engagement. Hohe Öffnungsraten, Antworten und niedrige Beschwerderaten signalisieren Vertrauen. Aber hohe Bounces, Spam-Beschwerden oder plötzliche Volumenspitzen signalisieren den Postfach-Anbietern, dass deine Domain riskant sein könnte, was dazu führt, dass Nachrichten im Spam landen.
• Setup und Authentifizierung senden: Korrekte SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge beweisen, dass deine E-Mails legitim sind. Wenn diese Protokolle fehlen oder falsch konfiguriert sind, können Anbieter deine Identität nicht überprüfen, und nicht verifizierte Domains verlieren schnell das Vertrauen.

Qualität des Inhalts: Dein Inhalt beeinflusst auch die Platzierung. Gut formatierte, relevante Nachrichten mit einem sauberen Design, einem ausgewogenen Text-Bild-Verhältnis und konformen Abmeldelinks schneiden besser ab. Andererseits können übermäßige Werbesprache, schwere Bilder oder Spam-Trigger-Wörter deine E-Mails sofort als Spam kennzeichnen.

Bei Transaktions-E-Mails wie Quittungen oder dem Zurücksetzen von Passwörtern erwarten Filter ein vorhersehbares Volumen und eine klare Nutzerabsicht. Diese landen in der Regel im Posteingang, weil die Empfänger sie erwarten. Massen- oder Marketing-E-Mails, insbesondere Cold Emails oder Newsletter, werden genau unter die Lupe genommen, da Engagement und Zustimmung variieren.

Wenn du feststellst, dass E-Mails von SendGrid im Spam landen, liegt das Problem darin, wie Mailbox-Anbieter deine Domain-Aktivitäten interpretieren, und nicht an der Plattform selbst. Das Verständnis dieser Signale ist die Grundlage für die Diagnose und Verbesserung der SendGrid-Posteingangsplatzierung.

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Bevor du dich mit komplexen Deliverability-Problemen befasst, führe diese kurze Diagnose durch, um die häufigsten SendGrid-Probleme frühzeitig zu erkennen.

Verhindere, dass SendGrid-E-Mails im Spam landen: 9-Schritte-Anleitung

Wenn SendGrid-E-Mails im Spam landen, erfordert eine dauerhafte Lösung mehr als oberflächliche Anpassungen. 

Zuerst solltest du zwischen technischen und verhaltensbedingten Problemen unterscheiden. Technische Probleme entstehen durch gemietete SMTP-Server, Setup-Fehler, fehlende Protokolle oder Link-Branding, während Engagement-Probleme auf schlechten Antwortraten, inaktiven Listen oder Cold-Campaign-Müdigkeit beruhen.

Die Kategorisierung von Ereignissen auf diese Weise verwandelt vage Spam-Probleme in Erkenntnisse. Das solltest du tun. 

• Priorisiere die Behebung von Netzwerk-, Authentifizierungs- und Domain-Vertrauensproblemen. 
• Konzentriere dich auf die Verbesserung der Inhaltsqualität und des Empfänger-Engagements.

Dieser Ansatz bietet eine klare, objektive Grundlage für alle zukünftigen Verbesserungen der SendGrid-Zustellbarkeit.

Hier ist ein klarer, wiederholbarer Prozess, dem Teams folgen können, um Probleme mit der Inbox-Zustellung zu diagnostizieren und dauerhaft zu beheben.

1. Domain Authentifizierung richtig beheben

Bevor Content- oder Sendevolumen-Verbesserungen einen Unterschied machen, suchen Mailbox-Anbieter zuerst nach Beweisen dafür, dass deine E-Mails legitim sind. Dieser Beweis kommt von drei Domain-Authentifizierungsprotokollen, SPF, DKIM und DMARC, und dem oft übersehenen Link Branding (Tracking Domain Alignment) Setup innerhalb von SendGrid.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen den drei Protokollen sind:

• SPF bestätigt, welche Server E-Mails in deinem Namen senden dürfen.
• DKIM fügt deinen E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die beweist, dass sie nach dem Senden nicht verändert wurden.
• DMARC verbindet SPF und DKIM und legt Regeln für den Umgang mit Authentifizierungsfehlern fest.

Die korrekte Einrichtung dieser Protokolle ist entscheidend, um Spamfilter zu passieren und die Platzierung im Posteingang zu verbessern. Für detaillierte Konfigurationsanleitungen lies diese Experten-Blogs von MailReach:

• Wie man DKIM einrichtet
• Wie man DMARC-Fehler behebt
• Korrekte Einrichtung von SPF- und DKIM-Einträgen
  

Link Branding – Der übersehene Alignment-Faktor

Selbst wenn SPF und DKIM korrekt eingerichtet sind, scheitern viele SendGrid-Benutzer an der Authentifizierungs-Ausrichtung aufgrund von Branded Links (früher Link Branding). Standardmäßig schreibt SendGrid verfolgte Links mit seiner eigenen Domain (z. B. sendgrid.net) um, wodurch die DMARC-Ausrichtung unterbrochen und das Vertrauen verringert wird.

Um das zu beheben:

1. Geh zu Einstellungen → Absenderauthentifizierung → Link Branding
2. Füge deine eigene Subdomain hinzu und verifiziere sie, wie z.B. links.yourdomain.com
3. DNS mit den von SendGrid bereitgestellten CNAMEs aktualisieren

Dadurch wird sichergestellt, dass deine Klick- und Öffnungs-Tracking-Links mit deiner Domain übereinstimmen, nicht mit denen von SendGrid, wodurch die Domainausrichtung erhalten bleibt und die Platzierung im Posteingang verbessert wird.

2. Diagnose der Spam-Platzierung an der Quelle

Der erste Schritt ist zu bestätigen, wo deine SendGrid-E-Mails tatsächlich landen und warum. Der Status “Delivered” von SendGrid bestätigt nur die Serverannahme, nicht den Erfolg im Posteingang. Führe ein paar Tests zur Platzierung im Posteingang durch (zum Beispiel mit MailReachs E-Mail-Spam-Test) oder sende direkt an Gmail und Outlook, um zu überprüfen, ob deine E-Mails die Ordner "Primary", "Promotions" oder "Spam" erreichen.

Als Nächstes solltest du deine SendGrid-Ereignisdaten überprüfen, um weitere Einblicke zu erhalten.

• Verzögert: Der Server des Empfängers hat die Zustellung verzögert, oft aufgrund von temporären Problemen mit der Reputation oder der Ratenbegrenzung.
• Blockiert: Die Zustellung wurde vollständig verweigert, was normalerweise auf Authentifizierungs- oder Blacklist-Probleme hinweist.
• Spam-Meldung: Empfänger haben deine E-Mail markiert, was ein Misstrauen auf Benutzerebene zeigt, das deiner Sender Reputation schadet.

3. Vermeide Spam-Trigger-Inhalte

Selbst bei perfekter Authentifizierung und einer guten Absenderreputation erreichen deine E-Mails möglicherweise nicht die Posteingänge, wenn der Inhalt Spamfilter auslöst. Bestimmte Elemente sind Warnsignale für Mailbox-Provider wie Gmail und Outlook. Vermeide Folgendes:

• Links, die nicht gebrandete Domains oder Drittanbieter-Domains (wie sendgrid.net) verwenden, verringern das Vertrauen.
• Zu viele anklickbare Links oder Handlungsaufforderungen; beschränke dich auf einen klaren nächsten Schritt.
• E-Mails, die nur aus Bildern bestehen oder sehr bildlastig mit wenig Text sind, da Filter Schwierigkeiten haben, den Kontext zu interpretieren
• Überladene E-Mail-Signaturen mit übermäßigen Kontaktdaten, Logos oder Social Icons, die die HTML-Größe erhöhen und die Lesbarkeit verringern
• Verwendung von URL-Kürzern, Tracking-Pixeln oder Spam-Triggerwörtern 

4. Wärme deine SendGrid IPs & Domains richtig auf

SendGrid ist hauptsächlich für Transaktions- und Newsletter-E-Mails konzipiert. Diese Nachrichten werden von Kunden erwartet und erhalten in der Regel schnelles Engagement. Wenn SendGrid jedoch für B2B Cold Outreach verwendet wird, behandeln Inbox-Anbieter diese Nachrichten anders als Transaktions- oder Newsletter-E-Mails. Neue Domains oder IPs ohne Historie wirken ohne positive Engagement-Signale verdächtig.

SendGrid bietet ein internes Warmup-System, das Ihr tägliches Sendevolumen schrittweise erhöht. Dieses System erhöht schrittweise das Sendevolumen, hat aber keinen direkten Einfluss auf die Qualität des Engagements. Gmail und Outlook priorisieren, wie Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren, z. B. Öffnen, Antworten und Aufbewahren von Nachrichten im Posteingang, gegenüber der reinen Anzahl der gesendeten E-Mails.

Das email warmup von MailReach schließt diese Lücke. Es verbindet sich mit echten Google Workspace- und Office 365-Posteingängen, in denen Nachrichten menschenähnliche Interaktionen erhalten. Dazu gehören das Öffnen, Beantworten, Markieren als "kein Spam" und Archivieren von Nachrichten. Solche Interaktionen helfen Postfach-Anbietern, deiner Domain und IP schneller zu vertrauen.

Ein SendGrid Warmup Plan sieht typischerweise wie folgt aus:

• Woche 1–2: Sende weniger als 50 E-Mails täglich und konzentriere dich auf das Engagement durch MailReach.
• Woche 3–4: Verdopple das Volumen alle paar Tage schrittweise, sobald die Öffnungs- und Antwortraten stabil sind.
• Gehe erst zum vollständigen Produktionsversand über, wenn die Platzierung im Posteingang konsistent ist und die Absenderreputation verifiziert wurde.

Bitte beachte, dass B2C-Postfächer, SMTP-Relays oder benutzerdefinierte Server keinen Einfluss darauf haben, wie Gmail und Outlook die Vertrauenswürdigkeit deiner Domain einschätzen. Warmup muss innerhalb dieser Ökosysteme stattfinden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

5. Automatisiere Inbox Placement und Spam Testing

Deliverability-Probleme bleiben oft unbemerkt, bis eine Kampagne gestartet ist. Um das zu vermeiden, solltest du das Testen der Posteingangsplatzierung zu einem obligatorischen Schritt vor dem Versand machen. Dieser Test konzentriert sich darauf, genau zu verfolgen, wo deine E-Mails bei großen Anbietern erscheinen, anstatt sich auf veraltete Spam-Scores oder Keyword-Prüfungen zu verlassen.

Mit MailReachs E-Mail Spam Test kannst du eine Testkampagne an ein verteiltes Netzwerk von echten Inboxes senden, die jeweils auf Live-Domains und Mail Clients gehostet werden. Die Ergebnisse zeigen die genaue Platzierung: Inbox, Promotions oder Spam. Es identifiziert auch Probleme mit der Domain Reputation, Authentifizierungslücken und anbieterspezifische Filtermuster.

So baust du es in deinen Workflow ein:

1. Sende jede neue Kampagne oder Sequenz an deine MailReach-Testliste.
2. Analysiere das Verhältnis von Posteingang zu Spam über verschiedene Anbieter hinweg
3. Markiere Authentifizierungs-, Inhalts- oder Engagement-Probleme zur Korrektur, bevor du sie live sendest

6. Überwache die Sender Reputation 

Deine Sender Reputation bestimmt, ob Mailbox-Provider deinen SendGrid-E-Mails vertrauen oder sie als Spam filtern. Selbst bei korrekter Authentifizierung kann eine schwache Reputation die Platzierung im Posteingang einschränken und das Engagement verringern.

Achte in deinen SendGrid-Ereignisprotokollen auf frühe Warnzeichen, wie z. B. Bounce-Spikes, verzögerte Nachrichten oder Blocklisten, die darauf hindeuten, dass Anbieter das Vertrauen in deine Domain verlieren.

Für eine genauere Überwachung deiner Reputation nutze den MailReach Reputation Score, der speziell für B2B-Absender mit professionellen Postfächern wie Google Workspace und Microsoft 365 entwickelt wurde. Er misst, wie sich Engagement, Bounce-Trends und Spam-Beschwerden auf das Ansehen deiner Domain bei großen Anbietern auswirken. Ein höherer Score bedeutet eine stärkere Absenderreputation und eine bessere Platzierung im Posteingang bei SendGrid-Kampagnen.

7. Engagiere dich für kontinuierliches Testen und Optimieren

Die Deliverability bleibt nur mit konsistenten Tests der Posteingangsplatzierung stabil, nicht mit einer einmaligen Lösung. Die Filter von Gmail und Outlook werden regelmäßig aktualisiert, sodass du deine E-Mail-Muster regelmäßig überprüfen musst. Mache es zu einer Standardpraxis in deinem SendGrid-Workflow:

1. Führe wöchentlich oder vor jeder Kampagne einen Spam-Placement-Test durch, um die Verhältnisse von Posteingang zu Spam über Gmail und Outlook zu überwachen
2. Tracke die Ergebnisse im Laufe der Zeit, um Reputationsverluste zu identifizieren, die spezifisch für bestimmte Anbieter sind
3. Ändere das Sende-Verhalten, pausiere Segmente mit hoher Bounce-Rate oder verlangsame die Sende-Geschwindigkeit, wenn die Spam-Platzierung steigt
4. Bestätige Verbesserungen durch erneutes Testen nach jeder Änderung

Dieser fortlaufende Prozess etabliert ein zuverlässiges System zur kontinuierlichen Deliverability-Kontrolle, anstatt sich auf einmalige Audits zu verlassen. Die Überwachung der tatsächlichen Posteingangs-Ergebnisse, anstatt sich auf allgemeine Engagement-Metriken zu verlassen, hilft, Reputationsrückgänge frühzeitig zu erkennen und sorgt dafür, dass SendGrid-Domains bei allen wichtigen Mailbox-Anbietern konstant performen.

8. Nutze MailReach's Warmup und E-Mail Deliverability Lösungen für SendGrid

MailReach stärkt die SendGrid-Zustellbarkeit, indem es deine Domain-Reputation außerhalb des SendGrid-Systems verbessert. Es funktioniert durch Inbox-to-Inbox-Trust-Loops. Deine Nachrichten interagieren mit Tausenden von verifizierten Gmail- und Outlook-Konten, die sich wie echte Nutzer verhalten, indem sie E-Mails öffnen, beantworten und aus dem Spam entfernen. Diese natürlichen Engagement-Signale helfen Mailbox-Anbietern, deiner Domain und IP zu vertrauen.

Darum ist es so effektiv:

• Mailbox-Level Learning: Gmail und Outlook weisen die Reputation auf Domain-Ebene zu, nicht auf SendGrid IP-Ebene. Das Engagement aus dem vertrauenswürdigen MailReach Inbox-Netzwerk interagiert mit deinen Nachrichten und stärkt die Verhaltenshistorie dieser Domain innerhalb der Ökosysteme der Provider.
• Echter Feedback-Loop: Während des Warmups erkennt MailReach technische Probleme, einschließlich fehlgeschlagener SPF-, DKIM- oder DMARC-Ausrichtung, und kennzeichnet inhaltsbezogene Risiken wie starkes HTML oder Link-Diskrepanzen.
• Einfache SendGrid-Verbindung: Du kannst MailReach mit SendGrid über SMTP-Zugangsdaten oder einen API-Key in wenigen Minuten verbinden (siehe So verbindest du SendGrid SMTP mit MailReach).

Die Kombination aus der Infrastruktur von SendGrid und den Engagement-basierten Signalen von MailReach schafft eine dauerhafte Domain-Glaubwürdigkeit bei großen Mailbox-Anbietern. Dieser Ansatz wandelt temporäre Zustellbarkeitskorrekturen in nachhaltigen Inbox-Erfolg um.

9. Verwalte Sperrlisten und Bounce Handling effektiv

Eine hohe Zustellbarkeit hängt davon ab, wie sauber du deine SendGrid-Unterdrückungsdaten verwaltest. Jeder Bounce oder jede Beschwerde sendet ein negatives Signal an die Postfach-Anbieter. Daher schützt die Kontrolle dieser Ereignisse sowohl die Domain- als auch die IP-Reputation.

SendGrid unterdrückt automatisch Hard Bounces und Spam-Beschwerden und verhindert so erneute Versuche an ungültige oder beschwerdeführende Adressen. Soft Bounces und temporäre Fehler wie volle Postfächer oder vorübergehende Verbindungsprobleme werden jedoch nicht automatisch behandelt. Diese müssen manuell überwacht und bereinigt werden, um zu verhindern, dass sie sich ansammeln und eine schlechte Listenhygiene signalisieren.

Befolge diesen wiederholbaren Prozess:

1. Überprüfe regelmäßig den Abschnitt zur Unterdrückungsverwaltung in SendGrid auf Bounce-Typen
2. Entferne wiederholte Soft Bounces (drei oder mehr Vorkommnisse) aus aktiven Listen.
3. Synchronisiere Unterdrückungsdaten mit deinem CRM, um versehentliches erneutes Senden zu vermeiden.
4. Tracke die Zustellbarkeitsmetriken vor und nach den Entfernungen, um die positiven Auswirkungen zu bestätigen

Das proaktive Verwalten von Unterdrückungslisten stellt sicher, dass du nur an empfängliche, vertrauenswürdige Empfänger sendest und deine Domain-Reputation bei Gmail, Outlook und anderen großen Anbietern aufrechterhältst.

Erreiche eine konsistente Inbox-Platzierung mit SendGrid

Starke E-Mail-Zustellbarkeit resultiert aus der konsequenten Fokussierung auf Authentifizierung, Absenderreputation und E-Mail-Inhalte. Jeder Aspekt deines E-Mail-Programms, von der DNS-Ausrichtung bis zur Content-Strategie, beeinflusst, wie Postfach-Anbieter deine Domain bewerten.

Die Kombination aus der zuverlässigen Infrastruktur von SendGrid und der Inbox-Level-Intelligenz von MailReach hilft dir, Probleme frühzeitig zu erkennen, Sendervertrauen aufzubauen und eine stabile Inbox-Platzierung über Gmail, Outlook und andere wichtige Plattformen hinweg aufrechtzuerhalten.

Kontinuierliche Tests, präzise Warmup-Strategien und effektives Unterdrückungsmanagement machen die Zustellbarkeit zu einem zuverlässigen, wiederholbaren Prozess. Mit den richtigen Systemen wird jede SendGrid-E-Mail zu einer Gelegenheit, Vertrauen zu stärken und Ihren Markenruf zu schützen.

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