Die 13 häufigsten Probleme bei der E-Mail-Zustellung und wie man sie löst

Die Zustellbarkeit von E-Mailskann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen entscheiden. Wenn Ihre Nachrichten den Posteingang nicht erreichen, spielt es keine Rolle, wie gut Ihre Inhalte sind: Sie werden nicht gesehen! 

Um Ihnen bei diesem häufigen Problem zu helfen, sprechen wir über die 13 häufigsten Probleme bei der Zustellbarkeit von E-Mails, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, und - was noch wichtiger ist - darüber, wie man sie lösen kann. Authentifizierungsprobleme, niedrige Absenderreputation, Spam-Inhalte, schwarze Listen (wie die Sorbs DUHL Blacklist oder die Suomispam Reputation Blacklist) - hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails Ihr Publikum dort erreichen, wo es wichtig ist.

Was sind Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails?

Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails sind ganz einfach: Ihre E-Mails landen im Spam statt im Posteingang. Das ist das Problem. Egal, wie überzeugend Ihre Nachricht ist, wenn sie im Spam-Ordner stecken bleibt, erfüllt sie ihren Zweck nicht. 

Dafür gibt es viele Gründe, z. B. eine schlechte Absenderreputation, falsch konfigurierte Authentifizierungseinträge wie SPF oder DKIM, die Verwendung von Spam-Inhalten oder sogar das schnelle Versenden zu vieler E-Mails. Aber letztendlich führen alle diese Faktoren zum gleichen Ergebnis: Ihre E-Mails werden nicht gesehen. 

Für jedes Unternehmen, das bei der Kommunikation oder im Vertrieb auf E-Mails angewiesen ist, stellt dies ein großes Problem dar. Es bedeutet verlorene Gelegenheiten, verschwendete Zeit und geringere Wirkung. Das Ziel ist es, : 

1. Verstehen Sie diese Themen,
2. Beheben Sie sie schnell, damit Ihre E-Mails dort landen, wo sie hingehören: direkt im Posteingang Ihres Empfängers.

Häufige Ursachen für Probleme bei der Zustellbarkeit von E-Mails

Wenn Ihre E-Mails im Spam landen, gibt es in der Regel ein paar Hauptursachen dafür. Aber zunächst müssen Sie diese häufigen Ursachen verstehen, um das Problem richtig zu beheben und Ihre Nachrichten in den Posteingang zu bekommen. 

Hier sind die Hauptgründe, warum Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen könnten, basierend auf unserer Erfahrung bei MailReach:

• Schlechter Ruf des Absenders: Wenn Ihre E-Mail-Adresse oder Domäne in der Vergangenheit eine geringe Beteiligung oder eine hohe Anzahl von Spam-Beschwerden aufwies, leidet Ihr Absenderruf, und Ihre E-Mails landen eher im Spam.
• Falsche oder fehlende Authentifizierungsdatensätze (SPF, DKIM, DMARC): E-Mail-Provider können ohne ordnungsgemäße Authentifizierung nicht überprüfen, ob Ihre E-Mails legitim sind, was dazu führt, dass Ihre Nachrichten leichter als Spam eingestuft werden.
• Spammiger Inhalt: Denken Sie daran, dass es einige "Spam-Wörter" gibt, die Sie in Ihren E-Mails vermeiden sollten, z. B. "jetzt kaufen" oder "kostenlos", übermäßige Zeichensetzung oder zu viele Links. Auch die Verwendung von Großbuchstaben oder zu vielen Bildern kann Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen.
• Hohe Absprungraten: Das Senden von E-Mails an veraltete oder ungültige Adressen führt zu hohen Bounce-Raten, die den E-Mail-Anbietern signalisieren, dass Ihre Liste nicht gut gepflegt ist. Und ja, das kann dazu führen, dass Ihre E-Mails schnell als Spam eingestuft werden.
• Zu viele E-Mails in zu kurzer Zeit versenden: Ein plötzlicher Anstieg des Sendevolumens ist ein riesiges Warnsignal, da es so aussieht, als würden Sie spammen, besonders wenn Sie an eine kalte Liste senden.
• Kein eindeutiger Link zum Abbestellen: Wenn die Empfänger sich nicht einfach abmelden können, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Ihre E-Mails als Spam einstufen. Das Ergebnis: Ihr Ruf als Absender wird geschädigt und es wird schwieriger für zukünftige E-Mails, den Posteingang zu erreichen. Schlechte Auswirkungen.
• Verwendung einer gemeinsamen IP-Adresse: Wenn Sie einen E-Mail-Dienstanbieter mit einer gemeinsam genutzten IP-Adresse verwenden, kann Ihre Zustellbarkeit durch die Handlungen anderer Nutzer mit derselben IP-Adresse erheblich beeinträchtigt werden. Ein falscher Akteur kann sie für alle ruinieren.
• Mangelndes Engagement: Vergessen Sie nicht, dass niedrige Öffnungsraten, wenige Antworten und wenig bis gar keine Klicks den E-Mail-Anbietern ebenfalls signalisieren, dass Ihre Nachrichten nicht wertvoll sind.

Wie Sie Probleme mit der Zustellbarkeit Ihrer E-Mails beheben

Schritt 1 - Führen Sie einen kostenlosen Spam-Test mit dem Spam-Test von MailReach durch

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Um Ihre E-Mail-Zustellbarkeitsprobleme zu beheben, müssen Sie zunächst genau verstehen, was schief läuft. Genau aus diesem Grund haben wir den MailReach Kostenloser Spam-Testentwickelt, ein leistungsfähiges Tool, mit dem Sie feststellen können, wo Ihre E-Mails landen, und das Probleme bei der Platzierung in Ihrem Posteingang aufzeigt. Und wie? Wir haben Zehntausende von E-Mails analysiert und die häufigsten Probleme identifiziert, so dass wir wissen, worauf wir achten müssen.

Dieser Test ist völlig kostenlos und kann bis zu dreimal täglich durchgeführt werden, ohne dass Sie ein Konto anlegen müssen. Kopieren Sie einfach einen kleinen Codeschnipsel in Ihre E-Mail und senden Sie ihn an eine Liste der angegebenen Testadressen. 

Gut zu wissen: Sie müssen die Bedingungen, unter denen Ihre E-Mails im Spam gelandet sind, exakt wiederholen, sonst sind die Ergebnisse nicht korrekt! Das MailReach-Tool analysiert dann Ihre E-Mail und liefert eine umfassende Spam-Bewertung sowie Einblicke in ihre Leistung bei den wichtigsten E-Mail-Anbietern.

Sie erhalten einen detaillierten Bericht, in dem Ihre E-Mails auf einer Skala von 1 bis 10 bewertet werden, zusammen mit spezifischen Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Zustellbarkeit. Dazu gehören auch Prüfungen auf häufige Probleme wie fehlende Authentifizierungsdatensätze oder spammige Inhalte. Das Ziel ist ganz einfach: Sie erhalten ein klares Bild davon, wo bei Ihren E-Mails Fehler auftreten und wie Sie diese beheben können.

Denken Sie daran, dass Sie nicht reparieren können, was Sie nicht messen. Die Durchführung dieses Tests ist also die schnellste und einfachste Möglichkeit, Ihre E-Mail-Zustellbarkeit in den Griff zu bekommen und Verbesserungen vorzunehmen, die von Bedeutung sind. Das war's.

Schritt 2 - Befolgen Sie die Empfehlungen des Spam-Test-Berichts und führen Sie einen neuen Bericht aus

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Sie haben Ihren ersten Spam-Test durchgeführt und haben nun Ihr Ergebnis. Großartig! Sie wissen genau, wo Ihre E-Mails landen und was Sie daran hindert. Jetzt ist es an der Zeit zu handeln. 

Überprüfen Sie die Registerkarten "Inhalt" und "Einrichtung" im Bericht auf bestimmte Probleme, z. B. einen fehlenden SPF-Eintrag, spammige Formulierungen in Ihrer E-Mail oder fehlerhafte Links. Und beheben Sie diese Probleme sofort.

Sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, führen Sie einen weiteren Test durch, um zu sehen, ob sich Ihr Ergebnis verbessert, denn dies ist kein einmaliger Vorgang. Testen und verfeinern Sie weiter, bis Sie die 10/10 Punkte erreichen. I

Wenn Sie alles in Ordnung gebracht haben und immer noch keine perfekte Bewertung erhalten, könnte Ihr Absenderruf das Problem sein. Das ist ein klares Zeichen dafür, dass Sie sich darauf konzentrieren müssen, das Vertrauen in die E-Mail-Anbieter wiederherzustellen. Aber jetzt sollten Sie erst einmal die Ratschläge des Berichts befolgen, den Test wiederholen und Ihre E-Mails aus dem Spam-Ordner in den Posteingang bringen, wo sie hingehören.

Schritt 3 - Wenn Sie nach den Änderungen immer noch im Spam landen, ist die E-Mail-Aufwärmung die beste Option 

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Wenn Sie alle Empfehlungen des Spam-Tests von MailReach befolgt haben und Ihre E-Mails immer noch im Spam landen, ist das ein klares Zeichen dafür, dass Ihr Absenderruf in Schwierigkeiten ist. Kein noch so großes Optimieren Ihres Inhalts oder der Einstellungen wird das Problem allein lösen. Ihre E-Mail-Aktivitäten müssen den Providern zeigen, dass Sie ein vertrauenswürdiger Absender sind, und hier kommt das E-Mail-Warm-up ins Spiel.

Sie haben zwei Möglichkeiten, das Engagement zu erzeugen, das Sie brauchen, um Ihren Ruf wiederherzustellen. Die manuelle Methode besteht darin, E-Mails nur an die am stärksten engagierten Kontakte zu senden, Nachrichten zu verfassen, die geöffnet und beantwortet werden, und das Vertrauen mit der Zeit langsam wieder aufzubauen. Das funktioniert, aber es ist zeitaufwändig und garantiert keine schnellen Ergebnisse.

Der intelligentere, automatisierte Ansatz ist jedoch die Nutzung eines E-Mail-Warm-up-Dienstes wie MailReach. 

Es wurde entwickelt, um die schwere Arbeit für Sie zu erledigen, indem es echtes Engagement von echten Posteingängen erzeugt. Sobald Sie Ihr E-Mail-Konto verbinden, beginnt MailReach mit anderen Posteingängen zu interagieren und sendet E-Mails, die geöffnet, beantwortet und sogar aus dem Spam herausgezogen werden. Das Ergebnis: Es erzeugt einen stetigen Fluss positiver Signale an die E-Mail-Anbieter, was entscheidend ist, um zu zeigen, dass Ihre Nachrichten wertvoll sind und es verdienen, im Posteingang zu landen. Nirgendwo sonst. 

Entdecken Sie das beste E-Mail-Warm-up-Tool für eine perfekte Zustellbarkeit

Wenn Ihr Ruf beschädigt ist, gibt es keinen schnelleren Weg, ihn wiederherzustellen. Lesen Sie dazu auch unseren speziellen Leitfaden: "Wie Sie mit MailReach eine schlechte Absenderreputation und Zustellbarkeit wiederherstellen"!

Schritt 4 - Lesen Sie unsere (No BS) Zustellbarkeitsanleitungen, um Ihre Posteingangsplatzierung zu verbessern

Wir haben jahrelang E-Mail-Zustellbarkeitsdaten analysiert und Strategien verfeinert, die Unternehmen wie dem Ihren helfen, ihre E-Mails dorthin zu bringen, wo sie hingehören: in den Posteingang. Auf der Grundlage dieser umfassenden Erfahrung haben wir sachliche Leitfäden zusammengestellt, die sich von der Masse abheben und Ihnen umsetzbare Ratschläge geben, die Sie nirgendwo anders finden. Es handelt sich dabei nicht um allgemeine Tipps, die Sie bei einer schnellen Google-Suche finden können, sondern um Strategien, die sich in der Praxis bewährt haben.

Beginnen Sie mit unserem ultimativen Leitfaden zur E-Mail-Zustellbarkeit, um genau zu verstehen Wie Sie verhindern, dass E-Mails im Spam landenHier erfahren Sie alles über E-Mail-Authentifizierung, Inhaltsoptimierung und Absenderreputationsmanagement.

Wenn Sie Kaltakquise betreiben, ist unsere Beste Strategie für den Versand von Kalt-E-Mails Leitfaden ein Muss. Er ist vollgepackt mit spezifischen Taktiken, die auf den Versand von Kalt-E-Mails zugeschnitten sind, damit Sie neue Kontakte ansprechen können, ohne dass Spam-Filter ausgelöst werden.

Gut zu wissen: Diese Leitfäden beruhen auf realen Daten und getesteten Methoden, die unzähligen Unternehmen geholfen haben, ihren E-Mail-Erfolg zu verbessern. Lesen Sie sie, setzen Sie das Gelernte um, und Sie werden einen spürbaren Unterschied bei der Platzierung in Ihrem Posteingang feststellen!

Warum erhalte ich ständig E-Mails über fehlgeschlagene Postzustellungen?

Wenn Sie immer wieder E-Mails mit Zustellungsfehlern erhalten, bedeutet das einfach, dass Ihre Nachrichten nicht zugestellt werden, und das ist ein Problem. Diese Bounces können in zwei Haupttypen unterteilt werden: Soft Bounces und Hard Bounces. 

• Soft Bounces sind vorübergehende Probleme, z. B. wenn der Posteingang des Empfängers voll ist oder der Server ausgefallen ist. Sie lassen sich oft von selbst beheben. 
• Hard Bounces hingegen deuten auf dauerhafte Probleme hin, z. B. auf eine nicht existierende E-Mail-Adresse oder eine Blockierung durch den Server des Empfängers. Wenn Sie diese ignorieren, kann dies Ihren Ruf als Absender ernsthaft schädigen und Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Es gibt unzählige Gründe, warum E-Mails nicht ankommen, und es wäre unmöglich, sie hier alle aufzuzählen. Zu den häufigsten Gründen gehören jedoch Tippfehler in E-Mail-Adressen, veraltete Kontaktlisten und die Blockierung durch Spam-Filter.

Wenn Sie mit bestimmten Bounce-Back-Fehlern zu tun haben wie 550 Hohe Spam-Wahrscheinlichkeit von Gmail, oder 550 Dauerhafter Fehlschlagzu kämpfen haben, sind Sie nicht allein. Unser detaillierter Leitfaden steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen bei der Bewältigung dieser Probleme zu helfen!