Die 13 häufigsten Probleme bei der E-Mail-Zustellung und wie du sie beheben kannst

‍E-Mail Deliverability kann über Erfolg oder Misserfolg deiner E-Mail-Kampagnen entscheiden. Wenn deine Nachrichten also nicht im Posteingang ankommen, spielt es keine Rolle, wie gut dein Inhalt ist: er wird nicht gesehen! 

Um dir bei diesem häufigen Problem zu helfen, werden wir über die 13 häufigsten Probleme bei der E-Mail-Zustellung sprechen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, und, was noch wichtiger ist, wie man sie löst. Authentifizierungsprobleme, niedrige Absenderreputation, Spam-Inhalte, Blacklists (wie die Sorbs DUHL Blacklist oder die Suomispam Reputation Blacklist), hier ist, was du wissen musst, um sicherzustellen, dass deine E-Mails deine Zielgruppe dort erreichen, wo es darauf ankommt.

Was sind E-Mail Deliverability Probleme?

Email Deliverability Probleme sind einfach: Deine E-Mails landen im Spam anstatt im Posteingang. Das ist alles. Egal wie überzeugend deine Nachricht ist, wenn sie im Spam-Ordner feststeckt, erfüllt sie nicht ihren Zweck. 

Es gibt viele Gründe, warum dies geschieht, z. B. eine schlechte Absenderreputation, falsch konfigurierte Authentifizierungsdatensätze wie SPF oder DKIM, die Verwendung von spammigen Inhalten oder sogar das zu schnelle Versenden von zu vielen E-Mails. Aber am Ende des Tages führen all diese Faktoren zum gleichen Ergebnis: deine E-Mails werden nicht gesehen. 

Für jedes Unternehmen, das auf E-Mails zur Kommunikation oder zum Vertrieb angewiesen ist, ist dies also ein großes Problem. Das bedeutet verlorene Chancen, verschwendete Zeit und reduzierte Wirkung. Das Ziel ist: 

1. Verstehe diese Probleme,
2. Behebe sie schnell, damit deine E-Mails dort landen, wo sie sollen: direkt im Posteingang deines Empfängers.

Häufige Ursachen für Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit

Wenn deine E-Mails im Spam landen, gibt es normalerweise ein paar Hauptursachen. Aber zuerst musst du diese häufigen Ursachen verstehen, um das Problem richtig beheben und deine Nachrichten in den Posteingang bringen zu können. 

Hier sind die Hauptgründe, warum deine E-Mails möglicherweise im Spam-Ordner landen, basierend auf unserer Erfahrung bei MailReach:

• Schlechte Sender Reputation: Wenn deine E-Mail-Adresse oder Domain in der Vergangenheit wenig Engagement oder viele Spam-Beschwerden aufweist, leidet deine Sender Reputation und deine E-Mails landen eher im Spam-Ordner.
• Falsche oder fehlende Authentifizierungseinträge (SPF, DKIM, DMARC): E-Mail-Anbieter können ohne ordnungsgemäße Authentifizierung nicht überprüfen, ob deine E-Mails legitim sind, was es einfacher macht, deine Nachrichten als Spam zu kennzeichnen.
• Spamverdächtiger Inhalt: Denk daran, dass es einige “Spam-Wörter” gibt, die du in deinen E-Mails vermeiden solltest, wie “jetzt kaufen” oder “kostenlos”, übermäßige Interpunktion oder zu viele Links. Sogar die Verwendung von Großbuchstaben oder zu vielen Bildern kann deiner Zustellbarkeit schaden.
• Hohe Bounce Rates: Das Senden von E-Mails an veraltete oder ungültige Adressen führt zu hohen Bounce Rates, was E-Mail-Anbietern signalisiert, dass deine Liste nicht gut gepflegt ist. Und ja, das kann schnell dazu führen, dass deine E-Mails als Spam markiert werden.
• Zu viele E-Mails zu schnell senden: Ein plötzlicher Anstieg deines Sendevolumens ist ein RIESIGES Warnsignal, da es aussieht, als würdest du spammen, besonders wenn du an eine Cold List sendest.
• Kein eindeutiger Abmeldelink: Wenn sich Empfänger nicht einfach abmelden können, markieren sie deine E-Mails eher als Spam. Das Ergebnis: Es schadet deiner Sender Reputation und erschwert es zukünftigen E-Mails, den Posteingang zu erreichen. Schlechte Auswirkungen.
• Verwendung einer gemeinsam genutzten IP-Adresse: Wenn du einen E-Mail-Dienstleister mit einer gemeinsam genutzten IP verwendest, kann deine Zustellbarkeit erheblich durch die Aktionen anderer Nutzer auf derselben IP beeinträchtigt werden. Ein einzelner Übeltäter kann alles ruinieren.
• Mangelndes Engagement: Vergiss nicht, dass niedrige Öffnungsraten, wenige Antworten und kaum bis keine Klicks den E-Mail-Providern signalisieren, dass deine Nachrichten nicht wertvoll sind.

Wie du deine E-Mail Deliverability Probleme behebst

Schritt 1 – Führe einen kostenlosen Spam-Test mit dem MailReach Spam Test durch

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Um deine Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit zu beheben, musst du zunächst genau verstehen, was schief läuft. Genau deshalb haben wir den MailReach Free Spam Test entwickelt, ein leistungsstarkes Tool, das entwickelt wurde, um zu bewerten, wo deine E-Mails landen, und um alle Probleme zu identifizieren, die deine Inbox-Platzierung beeinträchtigen. Wie? Wir haben Zehntausende von E-Mails analysiert und die häufigsten Probleme identifiziert, sodass wir wissen, wonach wir suchen müssen.

Dieser Test ist völlig kostenlos, bis zu dreimal täglich, und du musst kein Konto erstellen. Kopiere einfach einen kleinen Code-Abschnitt in deine E-Mail und sende sie an eine Liste von bereitgestellten Testadressen. 

Gut zu wissen: Du musst exakt die Bedingungen nachbilden, unter denen deine E-Mails im Spam gelandet sind, sonst sind die Ergebnisse nicht genau! Das MailReach Tool analysiert dann deine E-Mail und liefert einen umfassenden Spam-Score zusammen mit Einblicken in ihre Performance bei den wichtigsten E-Mail-Anbietern.

Du erhältst einen detaillierten Bericht, der deine E-Mail auf einer Skala von 1 bis 10 bewertet, zusammen mit spezifischen Empfehlungen zur Verbesserung deiner Zustellbarkeit. Dies beinhaltet Überprüfungen auf häufige Probleme wie fehlende Authentifizierungs-Records oder Spam-Inhalte. Das Ziel ist einfach: Dir ein klares Verständnis dafür zu geben, wo deine E-Mails falsch laufen und wie du sie beheben kannst.

Denk daran, du kannst nicht beheben, was du nicht misst. Dieser Test ist also der schnellste und einfachste Weg, um deine E-Mail-Zustellbarkeit in den Griff zu bekommen und mit Verbesserungen zu beginnen, die wirklich etwas bewirken. Das ist alles.

Schritt 2 – Befolge die Empfehlungen des Spam-Testberichts und führe einen neuen Test durch

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Du hast deinen ersten Spam-Test durchgeführt und jetzt deinen Score. Super. Du weißt genau, wo deine E-Mails landen und was dich zurückhält. Jetzt ist es Zeit zu handeln. 

Check die "Content" und "Setup" Tabs im Bericht auf spezifische Probleme, egal ob es ein fehlender SPF-Record ist, Spam-verdächtige Phrasen in deiner E-Mail oder defekte Links. Und behebe diese Probleme sofort.

Sobald du die Änderungen vorgenommen hast, führe einen weiteren Test durch, um zu sehen, ob sich dein Score verbessert, denn dies ist kein einmaliger Prozess. Teste und optimiere so lange, bis du die 10/10 erreichst.

Wenn du alles behoben hast und trotzdem keine perfekte Punktzahl erreichst, könnte deine Absenderreputation das Problem sein. Das ist ein klares Zeichen dafür, dass du dich darauf konzentrieren musst, das Vertrauen bei E-Mail-Anbietern wieder aufzubauen. Aber folge vorerst den Ratschlägen des Berichts, teste erneut und hole deine E-Mails aus dem Spam-Ordner in den Posteingang, wo sie hingehören.

Schritt 3 – Wenn du nach den Änderungen immer noch im Spam landest, ist E-Mail-Warming deine beste Option 

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Wenn du alle Empfehlungen aus dem Spam-Test von MailReach befolgt hast und deine E-Mails immer noch im Spam landen, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass deine Absenderreputation in Schwierigkeiten ist. Keine Menge an Inhaltsoptimierung oder Anpassung der Einstellungen wird dies allein beheben. Deine E-Mail-Aktivität muss den Anbietern zeigen, dass du ein vertrauenswürdiger Absender bist, und hier kommt das E-Mail-Warming ins Spiel.

Du hast zwei Möglichkeiten, das Engagement zu erzeugen, das du zum Wiederaufbau deiner Reputation benötigst. Der manuelle Weg beinhaltet das Senden von E-Mails nur an deine engagiertesten Kontakte, das Verfassen von Nachrichten, die zum Öffnen und Antworten anregen, und den langsamen Wiederaufbau von Vertrauen im Laufe der Zeit. Es funktioniert, ist aber zeitaufwändig und garantiert keine schnellen Ergebnisse.

Aber der intelligentere, automatisierte Ansatz ist die Verwendung eines Email Warmup Services wie MailReach. 

Es wurde entwickelt, um dir die schwere Arbeit abzunehmen, indem es echtes Engagement von echten Inboxes generiert. Sobald du dein E-Mail-Konto verbindest, beginnt MailReach mit anderen Inboxes zu interagieren und E-Mails zu versenden, die geöffnet, beantwortet und sogar aus dem Spam geholt werden. Das Ergebnis: Es erzeugt einen stetigen Fluss positiver Signale an E-Mail-Anbieter, was grundlegend ist, um zu zeigen, dass deine Nachrichten wertvoll sind und es verdienen, im Inbox zu landen. Nirgendwo sonst. 

Entdecke das beste Email Warmup Tool für eine perfekte Zustellbarkeit

Wenn deine Reputation beschädigt ist, gibt es keinen schnelleren Weg, sie wieder aufzubauen. Du kannst dir auch unseren speziellen Leitfaden ansehen: “So stellst du eine schlechte Absender-Reputation und Zustellbarkeit mit MailReach wieder her”!

Schritt 4 – Lies unsere (No BS) Deliverability-Guides, um deine Inbox-Platzierung zu verbessern

Wir haben Jahre damit verbracht, E-Mail-Deliverability-Daten zu analysieren und Strategien zu verfeinern, um Unternehmen wie deinem zu helfen, ihre E-Mails dorthin zu bringen, wo sie hingehören: in den Posteingang. Basierend auf dieser tiefgreifenden Erfahrung haben wir unkomplizierte Leitfäden zusammengestellt, die den ganzen Schnickschnack weglassen und dir umsetzbare Ratschläge geben, die du anderswo nicht finden wirst. Das sind keine generischen Tipps, die du durch eine schnelle Google-Suche erhalten kannst: Das sind praxiserprobte Strategien, die nachweislich funktionieren.

Starte mit unserem Ultimativen, Kein-Bullshit, E-Mail-Zustellbarkeits-Leitfaden, um genau zu verstehen, wie du verhinderst, dass E-Mails im Spam landen. Hier werden die Feinheiten der E-Mail-Authentifizierung, Content-Optimierung und des Sender Reputation Managements behandelt.

Wenn du Cold Outreach betreibst, ist unser Ratgeber Beste Cold Email Versandstrategie ein Muss. Er ist vollgepackt mit spezifischen Taktiken, die auf Cold Emailing zugeschnitten sind, um dir zu helfen, neue Kontakte anzusprechen, ohne Spamfilter auszulösen.

Gut zu wissen: Diese Anleitungen basieren auf echten Daten und getesteten Methoden, die unzähligen Unternehmen geholfen haben, ihren E-Mail-Erfolg zu verbessern. Lies sie, setze das Gelernte um, und du wirst einen deutlichen Unterschied in deiner Inbox-Platzierung feststellen!

Warum erhalte ich ständig E-Mails über fehlgeschlagene Zustellungen?

Wenn du ständig E-Mails über fehlgeschlagene Zustellungen erhältst, bedeutet dies einfach, dass deine Nachrichten zurückkommen, und das ist ein Problem. Diese Bounces lassen sich in zwei Haupttypen unterteilen: Soft Bounces und Hard Bounces. 

• Soft Bounces sind vorübergehende Probleme, wie z. B. ein volles Postfach des Empfängers oder ein ausgefallener Server. Sie können sich oft von selbst lösen. 
• Aber Hard Bounces deuten auf dauerhafte Probleme hin, wie z. B. eine nicht existierende E-Mail-Adresse oder eine Blockierung durch den Server des Empfängers. Diese zu ignorieren kann deiner Senderreputation ernsthaft schaden und deine Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Es gibt unzählige Gründe, warum E-Mails zurückkommen, und es wäre unmöglich, sie alle hier aufzulisten. Aber die häufigsten Gründe sind Tippfehler in E-Mail-Adressen, veraltete Kontaktlisten und die Blockierung durch Spamfilter.

Wenn du mit spezifischen Bounce-Back-Fehlern wie 550 Hohe Wahrscheinlichkeit für Spam von Gmail oder 550 Dauerhafter Fehler zu kämpfen hast, bist du nicht allein. Unsere detaillierten Anleitungen stehen dir zur Verfügung, um dir bei der Bewältigung dieser Probleme zu helfen!