Verbessere deine E-Mail-Zustellbarkeit: Die 18 Maßnahmen (2025)

Unsere Legitimation, darüber zu schreiben, wie man die Zustellbarkeit von E-Mails verbessert

Es gibt viele Leitfäden über die Zustellbarkeit und darüber, wie man die Zustellbarkeit von E-Mails verbessern kann. Das wissen wir.

Die meisten Leitfäden geben die gleichen offensichtlichen oder falschen Ratschläge und vermitteln nicht die effizientesten Strategien, Tipps und Techniken.

Warum? Weil nur sehr wenige Menschen und Unternehmen die Zustellbarkeit und insbesondere die Zustellbarkeit von Cold Outreach wirklich verstehen.

Dieser Leitfaden ist das Ergebnis von :

• 5 Jahre intensives Cold E-Mailing für mehr als 130 Unternehmen in 40 Branchen.
• Verwaltung der Zustellbarkeit von Zehntausenden von E-Mail-Adressen.
• Alle von MailReach gesammelten Daten(Spam-Tests und E-Mail-Warmer).

Die Leitlinien, die wir in diesem Leitfaden geben, sind die, die wir verwendet haben, um :

• Wachsen von 0 auf 120k€ monatlich wiederkehrenden Umsatz in 6 Monaten mit Kaltakquise als einzigem Akquisitionskanal in unserem vorherigen Unternehmen.
• 56 Mio. € an Finanzmitteln für IPOs und Seed-Runden mit kalten E-Mails einwerben.
• Bei unseren Kaltakquise-Kampagnen liegt die Öffnungsrate bei durchschnittlich 75 % .
• Maximieren Sie die Zustellbarkeit für mehr als 3.000 Unternehmen (die lieben Kunden von MailReach).

Mit anderen Worten: Wir beherrschen das Spiel mit der E-Mail und der Zustellbarkeit und wissen genau, wie wir die Zustellbarkeit von E-Mails verbessern und verstehen, warum Ihre E-Mails im Spam landen.

Genau aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, an der effizientesten Lösung für die Zustellbarkeit von E-Mails zu arbeiten, die vorerst aus einem Tool zum Aufwärmen von E-Mails und einem Spam-Test besteht.

Da sich die Zustellbarkeit ständig weiterentwickelt, werden wir diesen Leitfaden natürlich so oft wie nötig aktualisieren.

Wir hoffen, Sie finden hier wirklich hilfreiche Tipps, um Ihre E-Mail-Ergebnisse zu verbessern.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige technische Basis haben

1.1. Wählen Sie die richtige Domain und Endung (TLD)

Dies wird von fast niemandem erwähnt.

Um die Spam-Filter zu passieren, sind nicht alle Domains und TLDs gleich gut zustellbar, zumindest am Anfang.

Wenn Sie bei der Wahl Ihrer Versanddomäne die falschen Entscheidungen treffen, können Sie mit einem Handicap starten.

Einige Domänen und Endungen (TLDs) sind stärker mit Spam verbunden als andere.

Ein Spammer verbrennt ständig Domains, weil sein Absenderruf und seine Zustellbarkeit ständig sinken.

Aus diesem Grund kauft er immer wieder neue Domains, manchmal sogar sehr viele.

Um viele Domains zu bekommen, muss ein Spammer kreativ mit dem Namen umgehen, z. B. Bindestriche (z. B. "company-team.com") und Zahlen verwenden und alle exotischen Endungen kaufen: ".xyz", ".biz", ".website" usw.

Wenn Sie also eine E-Mail-Domäne für Ihre E-Mail-Kampagnen auswählen, sollten Sie darauf achten, dass Sie keine auswählen, die bereits als verdächtig eingestuft werden kann.

Bei der Wahl des Domänennamens :

• Verwenden Sie keine Bindestriche "-".
• Verwenden Sie keine Zahlen. Das wird von Spammern benutzt, denen die Möglichkeiten ausgehen.
• Fügen Sie ein Wort vor oder nach Ihrer Marke ein. Hier sind Beispiele: try, get, use, agency, consulting, advisory, inc, app, etc.
• Verwenden Sie keine Wörter, die mit Spam in Verbindung gebracht werden könnten. Vermeiden Sie generell Wörter, die mit Geld, Sex, Gesundheit, Drogen, Gewichtsabnahme, Nahrungsergänzungsmitteln, Kasinos und Glücksspiel zu tun haben. Vermeiden Sie "makeloadsofcash.com" oder ein anderes Äquivalent.

Welche Domänenerweiterung ist zu wählen:

• Wählen Sie nicht exotische oder weniger bekannte Domainendungen.
• Bevorzugen Sie die bekanntesten und offiziellsten: ".com" oder die offizielle Adresse Ihres Landes (".co.uk", ".fr", usw.).
• Wenn Sie die ".com"-Version oder die offizielle Version in Ihrem Land nicht bekommen können, wählen Sie die ".co"- oder ".io"-Version.

Weitere Informationen über gute und schlechte TLDs finden Sie in der TLD-Statistik von Spamhaus hier.

1.2. Wählen Sie das richtige E-Mail-Adressformat

• Die ideale Absenderadresse steht für einen Menschen, nicht für eine Marke.
• Er muss im Nominativ stehen (z. B. john.doe@company.com), nicht im Gattungsnamen (z. B. sales@company.com). Wer will schon mit "sales@youareacashcow.com" sprechen? Niemand.
• Verwenden Sie für den Absendernamen einen Vor- und Nachnamen. Verwenden Sie KEINEN Markennamen oder den Namen "Brian von XYZ", das bringt schlechtere Ergebnisse.

Bonus-Tipp: Frauen haben im Durchschnitt höhere Öffnungs- und Antwortraten als Männer. Erstaunlich, nicht wahr?

1.3. Richten Sie Ihre SPF- und DKIM-Einträge ein, das ist obligatorisch. Machen Sie auch DMARC

Kurze Erinnerung:

SPF = Sender Policy Framework

DKIM : Domänenschlüssel identifiziert Post

Sie haben es vielleicht schon überall gelesen, aber Sie müssen es tun, denn es ist obligatorisch, um zu verhindern, dass E-Mails im Spam landen.

So richten Sie SPF- und DKIM-Einträge richtig ein

DMARC ist noch nicht obligatorisch, Sie können auch ohne DMARC eine perfekte E-Mail-Zustellbarkeit haben, aber es könnte in Zukunft wichtiger werden, also richten Sie es ein:

• So richten Sie DMARC ein, wenn Sie bei Google angemeldet sind
• So richten Sie DMARC ein, wenn Sie mit Microsoft arbeiten

1.4. Eine benutzerdefinierte Tracking-Domäne einrichten

Eine eigene benutzerdefinierte Tracking-Domain ist von entscheidender Bedeutung, Sie brauchen unbedingt eine. Ein echtes Muss.

Lassen Sie mich konkret erklären, warum, damit Sie es gut verstehen.

Wenn Sie ein E-Mail-Versand-/Automatisierungstool für Ihre Kampagnen verwenden, werden Ihre E-Mails mit einem Tracking-Pixel versendet, das mit einer URL innerhalb des Textkörpers (im HTML) verknüpft ist. Es wird standardmäßig hinzugefügt.

Mit diesem Tracking können Sie Ihre Öffnungsrate und Klickrate ermitteln. Und das ist natürlich nützlich, um die Ergebnisse Ihrer Kampagnen zu überprüfen.

Dieser Tracking-Code ist immer mit einer IP-Adresse, einer URL, einer Domäne verbunden.

Und standardmäßig wird diese Domäne von allen Kunden des von Ihnen verwendeten Versandprogramms gemeinsam genutzt.

Das Problem ist: Wenn Sie keine eigene benutzerdefinierte Tracking-Domäne einrichten, werden Ihre eigenen Marketing-E-Mails mit allen Kunden Ihres Versand-Tools in Verbindung gebracht, die keine eigene benutzerdefinierte Tracking-Domäne eingerichtet haben.

Was bedeutet das?

Es bedeutet einfach, dass Ihre Marketing-E-Mails als Spam identifiziert werden können, wenn Sie dieselbe Tracking-Domäne wie potenzielle große Spammer haben.

Kurz gesagt, um zu verhindern, dass E-Mails als Spam verschickt werden, wollen Sie nicht durch das schlechte Verhalten anderer infiziert werden.

Durch die Einrichtung einer benutzerdefinierten Tracking-Domain grenzen Sie sich von anderen ab und bauen Ihren eigenen Ruf als Versender auf.

Bei den meisten E-Mail-Versanddiensten können Sie Ihre eigene Tracking- und E-Mail-Domäne einrichten. Suchen Sie nach dieser Funktion, schauen Sie in der Dokumentation nach oder wenden Sie sich an das Support-Team.

Wenn sie diese Option nicht zulassen, wechseln Sie zu einem anderen, zuverlässigen E-Mail-Anbieter.

2. Der beste Weg, Ihre E-Mails zu senden, um den Spam-Ordner im Jahr 2025 zu vermeiden

[B2B Cold Outreach Use Case]

2.1. Senden Sie Ihre kalten E-Mails von Google Workspace oder Office 365

Google Workspace (Professional Gmail) und Office 365 (Exchange) sind unseren Daten zufolge die beiden wichtigsten E-Mail-Anbieter, die in den Posteingängen Ihrer Empfänger landen.

Alle anderen bieten eine viel geringere Zustellbarkeit.

Und das macht durchaus Sinn: Google und Microsoft beherrschen den größten Teil des Mailbox-Marktes.

Wer ist besser als eine Gmail- oder eine Outlook-Adresse, um im Posteingang eines Gmail- oder Outlook-Postfachs zu landen?

Wählen Sie eine dieser 2.

Danach können Sie eine Outreach-Lösung verwenden, die Ihre E-Mail-Sequenzen automatisch aus Ihren Posteingängen versendet.

Wir empfehlen Emelia, Apollo, Reply.io, Outreach.

2.2. Versenden Sie niemals mehr als 100 Cold-E-Mails pro Tag und Posteingang

Dies ist ein entscheidender Faktor.

Wenn Sie Kaltakquise betreiben, sollten Sie nicht mehr als 100 Kaltakquise-E-Mails pro Tag pro E-Mail-Adresse und idealerweise pro E-Mail-Domäne versenden.

Denken Sie an die Regel Nr. 1: Verhalten Sie sich menschlich.

Ein echter Mensch, der seine kleinen Hände benutzt, verschickt keine 2 000 Marketing-E-Mails pro Tag. Oder er ist superschnell. Sie verstehen schon.

Alle von uns durchgeführten Tests haben gezeigt: Je weniger E-Mails Sie pro Tag versenden, desto besser für Ihren Ruf als Absender und Ihre Zustellbarkeit.

Wenn Sie also weniger E-Mails pro Tag und E-Mail-Adresse/Domäne versenden können, sollten Sie dies tun.

Hinweis: Diese Zahlen beziehen sich nur auf Ihre Kampagnen-E-Mails, sie beinhalten nicht die Warming-E-Mails.

Wenn Sie ein höheres Volumen pro Tag versenden müssen, befolgen Sie diese Richtlinien.

• Kaufen Sie verschiedene Domänennamen (prüfen Sie vorher Nr. 1.A in diesem Artikel)
• Erstellen Sie eine E-Mail-Adresse pro Domäne. Warum? Wenn eine Adresse im Spam landet, wirkt sich das nicht auf alle anderen Adressen derselben Domäne aus. Das ist sehr wichtig.
• Erzeugen Sie weiterhin ein positives Engagement für jede E-Mail-Adresse mit einer konstanten Erwärmung.

Um mehr darüber zu erfahren, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden über die absolut beste Strategie für den Versand von Cold-E-Mails veröffentlicht.

2.3. Verwenden Sie E-Mail-Aufwärmphase um Ihre Engagement-Rate zu maximieren und eine hohe Absenderreputation zu erhalten

Der Unterschied in der Entwicklung Ihrer Absenderreputation ohne und mit E-Mail-Aufwärmung.

Viele Leute denken, dass das Aufwärmen von E-Mails NUR VOR dem Versand von E-Mail-Kampagnen wichtig ist.

Eine einmalige Aufwärmphase vor dem Versand reicht nicht aus, um eine hohe Zustellbarkeit und einen guten Ruf des Absenders auf Dauer aufrechtzuerhalten.

Sie müssen Ihr E-Mail-Konto ständig aufwärmen, vor, während und zwischen Ihren Kampagnen.

Wir haben einen eigenen Artikel zu diesem Thema geschrieben: Warum man E-Mails immer erwärmen sollte, um eine gute Zustellbarkeit zu erhalten

Lassen Sie uns das erklären.

Eine hohe Engagement-Rate, d. h. viele positive E-Mail-Interaktionen (Ihre E-Mails werden geöffnet, angeklickt, beantwortet, als wichtig markiert und aus den Spam-Ordnern entfernt), ist einer der wichtigsten Faktoren, um einen positiven Ruf als Absender aufzubauen und den Spam-Ordner zu vermeiden.

Und das ist logisch: Wenn viele Menschen Ihre E-Mails öffnen, sie beantworten, sie als wichtig markieren, bedeutet das, dass Ihre E-Mails interessant sind.

Große E-Mail-Dienstleister wie Google und Microsoft Outlook berücksichtigen dies.

Gmail verwendet Engagement als Faktor für die Filterung Ihrer E-Mails".

SendGrid: "Je höher Ihr E-Mail-Engagement ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Spam-Filter vermeiden und im Posteingang landen."

KampagnenMonitor: "Wenn Sie jetzt eine neue E-Mail-Kampagne, E-Mail-Postfach-Anbieter, wie Gmail und Outlook, das Engagement ihrer Nutzer und frühere Interaktionen mit Ihren früheren Kampagnen. Anhand dieser Informationen entscheiden sie dann, ob Ihre neueste Kampagne im Posteingang landet oder nicht."

Wenn Sie keine ständige E-Mail-Werbung betreiben, müssen Sie ein Angebot, eine Betreffzeile und einen E-Mail-Text haben, der allen gefällt. Auf diese Weise werden Sie viel positives Engagement für Ihre E-Mails haben.

Aber leider ist das fast unmöglich.

Auch beim Versenden von E-Mail-Kampagnen wird ein gewisser Anteil Ihrer E-Mails als Spam markiert werden. Jedes Mal, wenn dies geschieht, schadet es dem Ruf Ihres Absenders, seinem Ansehen und seiner Zustellbarkeit.

Eine konstante Erwärmung wird Ihnen helfen, dies zu korrigieren und Ihre Aktivität auszugleichen.

Darüber hinaus ist eine lineare Aktivität entscheidend, um die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern.

2 Tage lang keine E-Mails zu senden, dann 300 E-Mails zu senden, 1 Tag lang zu pausieren, 200 E-Mails zu senden, 2 Tage lang zu pausieren, usw. ist schlecht.

Sie wollen eine lineare Aktivität mit konstantem positivem Engagement. Auf diese Weise werden Sie langfristig eine hohe Zustellbarkeit Ihrer E-Mails erreichen.

Genau aus diesem Grund haben wir MailReach entwickelt, nachdem wir 5 Jahre lang kalte E-Mail-Kampagnen verschickt und Probleme mit der Zustellbarkeit und Reputation gelöst haben.

MailReach hilft Ihnen, den Posteingang zu erreichen und dort zu bleiben, indem es konstantes Engagement für Ihre Absenderadressen und Ihre Domain generiert und Ihre E-Mail-Inhalte so optimiert, dass sie die Spam-Filter mit einem leistungsstarken Spam-Checker-Tool passieren.

2.4. Verteilen Sie das Senden über mehrere Stunden, senden Sie keine "1 Shot Blasts".

Erinnern Sie sich noch einmal an die Regel Nr. 1? Wiederholen wir es: ein menschliches Verhalten haben

Ein Mensch schickt nicht in einer Sekunde eine große E-Mail an Tausende von Menschen.

Eine Verzögerung zwischen den einzelnen E-Mails ist sehr hilfreich, um im Hauptposteingang zu landen und hohe Öffnungsraten zu erzielen.

Richtige Tools zur Automatisierung von Kaltakquise-E-Mails versenden E-Mails mit einer Verzögerung.

2.5. Testen Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Zustellbarkeit und Posteingangsplatzierung mit unserem kostenlosen Spam-Test

Um Ihre E-Mail-Zustellbarkeit zu testen, Ihren Spam-Score zu ermitteln und herauszufinden, wo Ihre E-Mails bei den großen Internetanbietern landen, können Sie den kostenlosen E-Mail-Spam-Test von MailReach nutzen

Die meisten anderen Spam-Prüfer sind voreingenommen oder nicht zuverlässig genug, um die Platzierung Ihres Posteingangs richtig zu messen. 

Sie müssen lediglich eine E-Mail (unter Ihren realen Versandbedingungen) an eine von MailReach vorgegebene Liste von 30 Posteingängen senden und wir geben Ihnen einen detaillierten Bericht über Ihre E-Mail-Zustellbarkeit, einschließlich aller Dinge, die Sie verbessern können, um mehr Posteingänge zu erhalten. 

Sie erhalten eine Punktzahl von 10 und eine Liste von Prüfungen (Inhalt, Spamwörter, Links, Tracking, schwarze Listen und vieles mehr).

Das dauert nur eine Minute und ist der beste Weg, um Ihre Posteingangsplatzierung zu messen.

3. Bereiten Sie Ihre E-Mail-Liste für maximale Zustellbarkeit vor

[B2B Cold Outreach Use Case]

Im Folgenden finden Sie die Merkmale einer E-Mail-Liste mit hoher Öffnungsrate.

Um hohe Öffnungsraten und insgesamt gute Ergebnisse bei Cold-E-Mails zu erzielen, müssen Sie bei der Auswahl Ihrer E-Mail-Listen wählerisch sein. Das ist wichtig, um zu verhindern, dass E-Mails im Spam landen. Wenn Sie weitere Tipps benötigen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Zustellbarkeit von Cold Emails.

3.1. Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail-Liste hauptsächlich nominative professionelle E-Mail-Adressen enthält

Wenn Sie Ihre E-Mails versenden, ist es sehr wichtig, dass Sie sich jedes Mal an eine bestimmte Person wenden und nicht an allgemeine E-Mail-Adressen wie contact@xyz.com (es sei denn, Sie wissen, dass diese Adresse nur mit einer Person verbunden ist).

Das Senden von E-Mails an allgemeine E-Mail-Adressen ist im Allgemeinen schlecht für die Zustellbarkeit.

Erstens, weil es schwieriger ist, eine an eine allgemeine Adresse gesendete E-Mail zu personalisieren. Nein, Sie werden nicht schreiben: "Hallo Kontakt, ich hoffe, es geht Ihnen gut".

Zweitens, weil es die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails stark beeinträchtigen kann.

Wenn Sie eine E-Mail an eine allgemeine E-Mail-Adresse senden, wird Ihre E-Mail in den meisten Fällen an verschiedene Personen innerhalb des Unternehmens weitergeleitet. Manchmal an Dutzende von Personen.

Da sie weniger personalisiert sind, ist das Risiko, als Spam markiert zu werden, um ein Vielfaches größer.

Und Spam-Beschwerden sind sehr schmerzhaft, besonders im Jahr 2025. Sie müssen dieses Risiko minimieren.

3.2. Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail-Liste den Namen des Empfängers enthält

Das ist wichtig, um Ihre Inhalte zu personalisieren und dadurch eine bessere Zustellbarkeit der E-Mails zu erreichen.

Die Personalisierung ist von entscheidender Bedeutung, nicht nur um Ihre Lead-, Klick- oder Antwortrate zu erhöhen, sondern auch um sicherzustellen, dass Sie jedem Empfänger einen "anderen" E-Mail-Inhalt senden.

Das Versenden desselben E-Mail-Inhalts an Hunderte oder Tausende von Kontakten istein spammiges Verhalten, das Sie nicht wollen. Das Risiko, im Spam-Ordner des Empfängers zu landen, wird dadurch höchstwahrscheinlich erhöht.

Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre E-Mails zumindest mit dem Namen des Empfängers personalisieren. "Hallo [Vorname]" ist das Minimum, tun Sie es.

Bonus-Tipp: Die Verwendung des Firmennamens des primären Posteingangs Ihres Empfängers im ersten Satz Ihrer E-Mail erhöht Ihre Antwortquote.

3.3. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Liste zielgerichtet ist

Ganz einfach: Ihre Liste muss Personen enthalten, die an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung interessiert sein könnten.

Natürlich können Sie nicht wirklich einschätzen, ob John Ihr Produkt kaufen wird, bevor Sie ihn kontaktieren. Aber John muss in der Zielgruppe sein.

Nehmen wir ein Beispiel:

Sie verkaufen Fundraising-Dienstleistungen an Start-ups und kleine Unternehmen. Sie möchten relevante Unternehmen erreichen, die daran interessiert sein könnten, mit Ihnen Geld zu beschaffen.

Wenn Sie an Ihrer E-Mail-Liste arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass sie tatsächlich CEOs/Gründer von Start-ups und kleinen Unternehmen enthält, die Geldmittel beschaffen KÖNNEN.

Das heißt:

• Ausschluss von Personen, die den Titel "CEO" tragen, aber keine CEOs sind (z. B. "PA des CEO", "rechte Hand des CEO")
• Ausschluss von Unternehmen, die keine Mittel aufbringen können, wie öffentliche oder gemeinnützige Unternehmen usw.

Wenn Sie irrelevante E-Mails an jemanden schicken, der absolut nicht zur Zielgruppe gehört, wird das :

• den Empfänger verärgern, Ihre E-Mails als Spam melden lassen und damit Ihren Ruf als Absender schädigen
• dem Ruf Ihrer Marke schaden.
• manchmal dazu führen, dass Sie Zeit mit irrelevanten Leads verbringen.

Die beste Quelle von Kontakten für eine hohe Zustellbarkeit von B2B-Kaltnachrichten

Wir werden nicht während der Arbeitszeit plaudern, die beste Quelle für hochwertige Kontakte ist LinkedIn.

Hier ist der Grund dafür:

• Die Daten auf LinkedIn sind frisch und aktuell: Die meisten Personen auf LinkedIn aktualisieren ihr Profil.
• Die Daten sind reichhaltig und vollständig: Es gibt den Namen, die Berufsbezeichnung, das Unternehmen, die Anzahl der Mitarbeiter, die Branche usw... Das ist ein wahrer Schatz für Kaltakquisiteure.
• Die Daten sind einfach zu extrahieren: Dank der Tools von Drittanbietern (siehe Liste unten) ist es ziemlich schnell und einfach, Daten zu extrahieren und E-Mails aus LinkedIn zu finden.

Wie man hochwertige E-Mails und Kontaktdaten auf LinkedIn findet:

Wir haben in den letzten 5 Jahren viele Tools für die Kaltakquise für viele Unternehmen und uns selbst getestet. Die folgenden Tools sind die besten in Bezug auf Einfachheit, Geschwindigkeit, Datenqualität und Anzahl der gefundenen E-Mails.

• Die schnellste und einfachste Lösung: Apollo.io ermöglicht es Ihnen, Personen mit ihren E-Mail- und Kontaktdaten direkt aus LinkedIn zu extrahieren, basierend auf einer Vielzahl von Kriterien wie Berufsbezeichnung, Branche, Mitarbeiter, Standort usw. Die Daten, die von Apollo stammen, sind sauber, aktuell und die E-Mail-Findungsrate ist großartig. Das ist unsere Nummer 1.
  
  Der größte Nachteil von Apollo ist, dass sie nicht ALLE LinkedIn-Profile der Welt haben. Wenn Sie in einem winzigen Markt tätig sind und eine große Menge benötigen, können Sie die folgende Lösung in Betracht ziehen.

• Die Lösung, die die meisten E-Mails findet: die Suche nach E-Mails direkt auf einer LinkedIn-Ergebnisseite (die Quelle). Auf diese Weise erhalten Sie Zugang zu allen Profilen auf LinkedIn, sofern Sie über ein LinkedIn Sales Navigator (Premium) Konto verfügen. Evaboot ist für uns das beste Tool, um E-Mails und Daten aus einer LinkedIn-Ergebnisseite zu finden.

3.4. Wie Sie Ihre Liste richtig bereinigen, um Spam-Beschwerden zu minimieren und Ihren Absenderruf zu schützen

Zugang zu hochwertigen E-Mails und Daten zu haben, ist cool. Aber sobald Sie die Liste haben, ist es noch nicht vorbei.

Sie haben noch einiges zu tun, wenn Sie die besten Ergebnisse mit Ihren E-Mails erzielen wollen.

Die Zeit, die Sie für Ihre Liste aufwenden , ist ein Schlüsselfaktor, um die Ergebnisse Ihrer Kampagnen zu maximieren (was die beste Zustellbarkeit voraussetzt).

Dies ist die Liste der Maßnahmen, die Sie durchführen müssen, bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen:

• Korrigieren Sie die Umkehrung von Vor- und Nachnamen: Das kommt immer vor, besonders wenn Ihre Liste von LinkedIn stammt. Es gibt immer Leute, die ihren Vor- und Nachnamen invertieren. Und Sie wollen Ihre E-Mail nicht mit "Hallo Nachname" beginnen. Das ist nicht cool und kann leicht verärgern.
• Entfernen Sie irrelevante Berufsbezeichnungen: Wenn Sie nach Personen suchen, deren Berufsbezeichnung "CEO" lautet, gibt es in der Regel auch Personen, die "rechte Hand des CEO" oder "PA des CEO" sind. Entfernen Sie diese "Fehlalarme", es sei denn, sie sind immer noch ein Ziel für Sie.
• Entfernen Sie irrelevante Unternehmen: irrelevante Branchen, Konkurrenten, Non-Profit-Organisationen, tatsächliche Kunden, etc.
• Entfernen Sie generische E-Mail-Adressen: Wie bereits erwähnt, beeinträchtigen sie mit der Zeit die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails.

Wenn Sie diese Schritte durchführen, verbessern Sie die Qualität/Relevanz Ihrer Liste, minimieren Fehler und verringern das Risiko, dass andere Personen irritiert werden und Ihre E-Mails als Spam gemeldet werden

Eine große Hilfe, um zu verhindern, dass E-Mails im Spam landen.

3.5. Wie Sie Ihre E-Mail-Liste verifizieren, um den Spam-Ordner auf Dauer zu vermeiden

Das haben Sie vielleicht schon einmal gelesen. Sie müssen Ihre E-Mail-Liste verifizieren, bevor Sie Ihre Kampagnen versenden.

Mit Verifizierung meinen wir die Überprüfung der Gültigkeit der E-Mail-Adressen in Ihrer Liste und das Entfernen der ungültigen.

Wir wollen sehen, wie man es richtig macht.

Welches Werkzeug ist zu verwenden?

Es gibt viele Tools, die E-Mail-Listen verifizieren. Wir haben viele Tools verglichen und unsere Favoriten sind Verifalia und DeBounce, aber wenn Sie noch vergleichen möchten, bietet dieser Artikel eine gute Zusammenfassung.

So filtern Sie Ihre Liste anhand Ihrer Überprüfungsergebnisse:

In der Regel gibt es drei Hauptprüfungskategorien: Erfolgreich, riskant und unzustellbar.

Erfolg ist das Beste, aber er garantiert keine 0 % Absprungrate.

Risky enthält hauptsächlich Catchall-E-Mails und E-Mails, bei denen Überprüfungsfehler (Timeouts usw.) aufgetreten sind.

Catch all" sind E-Mails, von denen man nicht wissen kann, ob sie gültig sind oder nicht. Das ist ein bisschen wie im Lotto. Aber wir wissen aus Studien, dass etwa 20 % der Catch-All-E-Mails gebounct werden. Halten Sie sich diese Zahl vor Augen.

Unzustellbar sind die ungültigen E-Mail-Adressen: die schlechten und hässlichen.

Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Punkte zu beachten, um eine gute Zustellbarkeit zu gewährleisten.

Zunächst sollten Sie alle unzustellbaren E-Mails ausschließen. Das scheint offensichtlich, aber tun Sie es.

Zu Beginn, wenn Ihre Domain und Ihr E-Mail-Konto neu sind und Sie Ihre ersten Kampagnen durchführen, empfehlen wir Ihnen, ausschließlich auf die "Erfolgs"-Kampagnen abzuzielen. Das wird Ihre Absprungrate minimieren und Sie wollen keine hohe Absprungrate haben, besonders wenn Ihr E-Mail-Konto / Ihre Domain noch jung ist (weniger als 3 Monate).

Wenn Ihr E-Mail-Konto älter wird, empfehlen wir, Catch-All-E-Mails in Ihre Kampagnen aufzunehmen, aber der Hack besteht darin, den Prozentsatz der Catch-All-E-Mails auf maximal 25 % Ihrer Liste zu begrenzen. Die restlichen 75 % sind die E-Mails, die erfolgreich sind.

Auf diese Weise haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Absprungrate.

Das Schlimmste, was Sie für Ihren E-Mail-Ruf tun können, ist, große Mengen von E-Mails nur an Catchall-Adressen zu senden und eine Menge Bounces zu erhalten.

Denken Sie an die Regel, dass Sie einen möglichst niedrigen Prozentsatz an Bounces in Ihrem E-Mail-Konto haben wollen. Streben Sie weniger als 4% an

4. Wie man E-Mail-Inhalte schreibt, die die Spam-Filter passieren

4.1. Verwenden Sie zumindest eine grundlegende Personalisierung in Ihren E-Mails

Die Personalisierung Ihrer E-Mails hilft Ihnen, die Ergebnisse Ihrer Kampagne zu steigern: Öffnungsrate, Klickrate, Antwortrate und Lead-Rate.

Darüber hinaus spielt es eine wichtige Rolle für die Reputation und Zustellbarkeit von E-Mails.

Wenn Sie personalisieren, senden Sie nicht immer dieselbe E-Mail

Und Google, Microsoft und alle anderen E-Mail-Dienstleister wissen, dass Sie ein Mindestmaß an Wissen über Ihre Empfänger haben.

Denken Sie daran, sich immer menschlich zu verhalten. Ein echter Mensch wird wahrscheinlich nicht jeden Tag die gleiche E-Mail an Tausende von Menschen schicken.

Mit der Personalisierung der E-Mail-Authentifizierung meinen wir die Verwendung des Namens Ihres Empfängers (Vor- und/oder Nachname) und, wenn möglich, den Namen seines Unternehmens.

Dies hilft, die Spam-Filter zu umgehen.

4.2. Vermeiden Sie die folgenden Elemente, wenn Sie die Spam-Filter im Jahr 2025 passieren wollen

Um die Spam-Filter zu passieren und nicht im Junk-Ordner zu landen, müssen Sie unbedingt Folgendes vermeiden:

Spam-Auslöser: Es sind nicht immer die, an die man denkt. Sie müssen nicht unbedingt über Viagra, Sex oder die Vergrößerung Ihres Penis sprechen, um im Spam-Ordner zu landen. Es gibt viele andere, von denen Sie nichts wissen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass morgen fiese Spammer anfangen, massenhaft Spam zu versenden, der das Wort "Crypto" enthält, und viele Leute ihre E-Mails als Spam melden. "Krypto" kann dann zu einem Spam-Wort werden, weil Spam-Filter/Algorithmen dieses Wort mit Spam in Verbindung gebracht haben. Verstehen Sie das?

So arbeiten moderne Spam-Filter, um Spam-Wörter zu erkennen.

Aggressive Zeichensetzung: Vermeiden Sie normalerweise das "!!!".

Großbuchstaben: NO, DON'T WRITE LIKE THIS, LOL. Das löst Spam-Filter aus.

Anhänge: Der Versand von Anhängen wird mit Phishing und Hacking in Verbindung gebracht. Senden Sie keine Anhänge, wenn Sie kalte E-Mails versenden, niemals. Das ist eine der besten Möglichkeiten, Spam-Filter auszulösen.

Links: Je weniger Links in Ihrer E-Mail, desto besser. Wenn Sie wirklich einen Link versenden müssen, vergewissern Sie sich, dass die Website mit https gesichert ist (öffnen Sie dazu die Website in Chrome und prüfen Sie, ob Sie das kleine Vorhängeschloss links neben der URL sehen können). Es gibt viele Links, die mit Spam in Verbindung gebracht werden. Wir haben schon oft erlebt, dass Leute im Spam-Ordner gelandet sind, nur wegen eines einzigen Links in ihrem Inhalt.

Zu viel Bildinhalt: Je weniger Bilder, desto besser für die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail. Ja, Sie können Ihr schickes Logo in Ihrer Signatur entfernen, es kann nur besser sein, um zu verhindern, dass Sie im Spam-Ordner landen.

Zu viel HTML-Formatierung: je weniger Formatierung, desto besser. Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail so menschlich wie möglich sein muss. Ein Mensch verwendet kein kompliziertes HTML, wenn er eine E-Mail verschickt. Der HTML-Code muss so leicht wie möglich sein und ein Minimum an Formatierung aufweisen.

In jedem Fall empfehlen wir Ihnen dringend, unseren E-Mail-Spam-Test zu verwenden, mit dem Sie Ihre Zustellbarkeit testen und genau sehen können, wo sie in Dutzenden von Posteingängen landet. Er ist eine große Hilfe bei der Erstellung von E-Mails, die die Spam-Filter passieren und im Posteingang des Empfängers landen.

4.3. Arbeiten Sie an Ihrer Kopie, um die Zahl Ihrer Beschwerden zu minimieren

Spam-Beschwerden sind ein Killer für die Zustellbarkeit. Wenn Sie Zeit investieren, um das Schreiben von E-Mail-Texten zu erlernen und Ihre Empfänger zufrieden zu stellen, können Sie Ihre E-Mail-Zustellung und Ihre Ergebnisse verbessern und den Spam-Ordner vermeiden.

Eine der Hauptursachen für einen Spamanstieg/Reputationsverlust sind Beschwerden.

Und Menschen können Ihre E-Mail aus verschiedenen Gründen als Spam markieren:

• Ihre E-Mail ist für sie irrelevant
• Ihre E-Mail enthält einen Fehler, der ihnen nicht gefällt (z. B. "Hallo Nachname")
• Ihre E-Mail ist zu aufdringlich oder verkaufsorientiert
• Es ist schwierig, sich von Ihrer E-Mail abzumelden
• Sie mögen deinen Namen nicht (Rassismus, etc.)
• Sie mögen Ihr Angebot oder Ihre Marke nicht
• Ihre E-Mail macht sie wütend
• Sie erhalten zu viele E-Mails
• Sie haben einen schlechten Tag

Deshalb müssen Sie vorsichtig, nett und so feinfühlig wie möglich sein. Seien Sie kein billiger Staubsaugerverkäufer.

Dies sind unsere Leitlinien:

• Wie bereits erwähnt, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Liste relevante Empfänger enthält, die an Ihrem Angebot interessiert sein könnten.
• Verwenden Sie Sätze, die dem Empfänger das Gefühl geben, dass er ausgewählt / berücksichtigt wurde. Vermitteln Sie ihm den Eindruck, dass Sie ihm eine persönliche, handschriftliche E-Mail geschickt haben. Beispiel: Ich habe Sie in meinen Linkedin-Empfehlungen gefunden, bla bla...
• Seien Sie nicht zu aufdringlich/verkäuferisch , sondern freundlich und hilfsbereit.
• Versenden Sie nicht zu viele Folgemails. Das Versenden von Follow-up-Nachrichten funktioniert, aber je mehr Sie nachfassen, desto größer ist das Risiko, dass die Leute verärgert sind und als Spam markiert werden. Wenn Sie Nachfassaktionen senden, zeigen Sie, dass Sie verstehen, dass sie beschäftigt sind.
• Machen Sie es einfach, sich abzumelden. Warum das so ist, erklären wir gleich im nächsten Abschnitt.

Ein guter Trick ist es, sich zu fragen: "Wie würde ich gerne kontaktiert werden, wenn mir jemand eine E-Mail schicken würde, um mir dasselbe zu verkaufen, was ich anbiete?"

4.4. Fügen Sie in Ihre Marketing-E-Mails einen leicht zu erkennenden Abmeldelink ein, um Ihren Absenderruf zu schützen.

Abgesehen von der Frage der Einhaltung des CAN SPAM ACT, sehen wir, dass es immer noch Debatten darüber gibt, ob man einen Abmeldelink in seine E-Mails einfügen soll oder nicht.

Manche Leute sagen, dass es besser ist, keine zu verwenden, weil es Ihre E-Mail automatisiert und weniger menschlich aussehen lässt.

Wie auch immer, für uns bei MailReach gibt es keine Diskussion mehr. Ein Link zur Abmeldung ist gleichbedeutend mit einer besseren Zustellbarkeit von E-Mails, Punkt.

Wenn Sie keinen leicht auffindbaren Link haben, werden die Leute auf "Als Spam markieren" klicken, das war's. Auch wenn Sie gesagt haben Sie können sich abmelden, indem Sie auf diese E-Mail mit "Abmelden" antworten.

Wenn die Leute von Ihrer E-Mail genervt sind (und das passiert immer, selbst bei den Besten von uns), scheren sie sich einen Dreck darum, auf Ihre E-Mail mit "Abbestellen" zu antworten. Sie wollen Sie einfach nur aus ihrem Leben verbannen, so schnell wie möglich.

Fügen Sie am Ende Ihrer E-Mail einen Link zum Abbestellen ein, um die Zahl der Spam-Beschwerden zu minimieren. Spielen Sie nicht damit. Und es ist besser, sich an den CAN SPAM ACT zu halten.

Am Ende

Wenn Sie den gesamten Leitfaden gelesen haben, können Sie leicht verstehen, dass die Zustellbarkeit von E-Mails heute eine Fähigkeit, ein Job oder sogar eine Wissenschaft ist, verglichen mit dem goldenen Zeitalter, in dem man einfach E-Mail-Kampagnen verschicken konnte und tolle Öffnungsraten hatte.

Denken Sie daran, dass eine unzureichende Zustellbarkeit von E-Mails bedeutet, dass Ihnen Kunden und Einnahmen entgehen. Vernachlässigen Sie das nie.

Sie müssen die Best Practices rigoros befolgen und sich von den richtigen E-Mail-Zustellbarkeits-Tools wie MailReach (ja, das sind wir 😎) helfen lassen, um langfristig die besten Ergebnisse zu erzielen und zu erhalten.

Et voilà, wie wir in Frankreich sagen, wir hoffen, Sie haben zumindest einige sehr konkrete und wertvolle Tipps gelernt, um Ihre Ergebnisse zu steigern.