Variações de domínio para e-mails não solicitados

A eficácia da sua estratégia de e-mails frios depende inteiramente do domínio por trás dela. Se não o fizer corretamente, os seus e-mails vão parar à pasta de spam. Se o fizer corretamente, vai dominar as caixas de entrada; é tão simples quanto isso. Mas eis o problema: a maioria das empresas ignora as variações de domínio, os horários de envio de e-mails e as melhores práticas— o que leva a uma fraca capacidade de entrega e ao desperdício de oportunidades de negócio.

É por isso que, neste artigo, iremos fornecer-lhe todas as informações que precisa de saber sobre domínios para e-mails frios, a regra 30/30/50 e até mesmo como configurar várias variações para maximizar a chegada à caixa de entrada e as taxas de resposta.

O que é um domínio de e-mail não solicitado?

Um domínio de e-mail de abordagem não solicitada é um domínio (ou subdomínio) separado, utilizado exclusivamente para o envio de e-mails de abordagem não solicitada. Porquê? Porque utilizar o domínio principal da sua empresa para e-mails de abordagem não solicitada é o caminho mais rápido para arruinar a sua reputação!

Em termos simples, os domínios para e-mails não solicitados são criados especificamente para proteger o seu domínio principal, permitindo-lhe ao mesmo tempo enviar campanhas de contacto em grande escala sem ser bloqueado pelos filtros de spam. Mas nem todos os domínios são iguais, e é por isso que escolher o domínio certo continua a ser fundamental.

Qual é o melhor domínio para e-mails não solicitados?

Se quiser escolher o domínio certo para o e-mail frio, tem de se concentrar em vários pormenores, uma vez que esse domínio terá um impacto direto na confiança, na credibilidade e na capacidade de entrega. Por isso, errar nesta escolha não é uma opção.

Eis o que distingue um excelente domínio para e-mails frios de um desastre à espera de acontecer:

• O .com é o rei – é o TLD (domínio de nível superior) mais fiável e amplamente aceite. Qualquer outro (.biz, .info) pode parecer duvidoso.
• Próximo da sua marca principal – Se o seu negócio for yourcompany.com, opte por variações como yourcompany.co, yourcompany.io ou yourcompanyhq.com.
• Não utilize domínios de e-mail gratuitos – Utilizar o Gmail, o Yahoo ou o Outlook é um sinal de alerta imediato para os filtros de spam. Precisa de um domínio próprio.
• Não deve ser muito longo nem complicado – opte por algo simples e profissional. O domínio «yourcompanygrowth.com» serve, mas «bestgrowthsolutionsnow.com» parece mesmo spam.
• Parece e dá a sensação de ser autêntico – Um domínio com aspeto de «descartável» será ignorado. Pense na forma como aparece na caixa de entrada do destinatário.

A nossa dica profissional: Não te limites a configurar apenas um domínio; em vez disso, utiliza várias variações para te protegeres de possíveis sinalizações de spam a longo prazo!

O que é a regra 30/30/50 para e-mails de abordagem iniciada?

O sucesso dos e-mails frios tem a ver com estratégia, não com sorte. E uma das melhores estruturas a seguir é a regra 30/30/50:

• 30% de personalização – Os teus e-mails devem parecer personalizados e humanos, e não como uma mensagem enviada em massa. Por isso, não hesites em usar o nome do destinatário, a empresa ou qualquer detalhe relevante.
• 30% de contactos «quentes» – Não envie mensagens totalmente «a frio»; por favor, faça um esforço para interagir verdadeiramente com os potenciais clientes antes disso, no LinkedIn, através de anúncios ou outros canais de contacto. Um e-mail «quente» recebe mais respostas, é tão simples quanto isso. 
• 50% Reputação do domínio – Mesmo o melhor e-mail não chegará às caixas de entrada se a reputação do seu domínio for péssima. Claro que o segredo é prepará-lo adequadamente e monitorizar a sua pontuação de remetente.

Esta regra não é apenas teoria; é o que distingue uma abordagem direta eficaz dos e-mails que são ignorados ou marcados como spam. Por isso, não negligencies a tua estratégia de e-mails de abordagem direta!

O que são variações de domínio em e-mails frios?

Utilizar um único domínio para e-mails de abordagem fria é como investir todo o seu dinheiro numa única ação — é arriscado e limita as suas opções. Quem envia e-mails de abordagem fria de forma inteligente distribui as suas campanhas por vários domínios para proteger a sua reputação e expandir a sua atividade de forma eficiente.

Por que razão utilizar variações de domínio?

O envio de e-mails a frio em grande escala implica enviar centenas, ou mesmo milhares, de e-mails. Por isso, se utilizar apenas um domínio, estará a pedir problemas. As queixas de spam, a diminuição da taxa de entrega e os bloqueios irão rapidamente prejudicar as suas campanhas.

Em vez disso, utilize variações de domínio para:

• Distribuir o volume de envio por vários domínios,
• Reduzir o risco de um domínio ser sinalizado,
• Aumente a duração das suas campanhas de e-mail não solicitado.

Diferentes tipos de variações de domínio para e-mails não solicitados

Utilizar um único domínio para o envio de e-mails não solicitados representa um risco considerável. Porquê? Porque, se for sinalizado como spam, toda a sua operação de divulgação fica paralisada. É por isso que os remetentes mais experientes alternam entre várias variações de domínio— isto distribui a carga, protege a reputação do remetente e garante uma entrega consistente na caixa de entrada.

Tenha em conta que as diferentes variações de domínio servem objetivos distintos. Algumas são ideais para garantir a continuidade da marca, enquanto outras são concebidas para gerir o volume de tráfego e reduzir o risco:

• Subdomínios (outreach.yourcompany.com, sales.yourcompany.com): permitem-lhe separar o tráfego de e-mails não solicitados do seu domínio principal, mantendo ao mesmo tempo a consistência da marca. Mas tenha cuidado, pois estes subdomínios continuam a partilhar alguma reputação com o domínio raiz; por isso, se forem sinalizados, o seu domínio principal pode ser afetado muito rapidamente.
• Domínios alternativos (suaempresa.co, suaempresa.io, suaempresa.net): Estes são suficientemente semelhantes à sua marca principal para se manterem reconhecíveis, ao mesmo tempo que permitem separar as atividades de e-mail não solicitado dos e-mails relacionados com a atividade principal da empresa, tendo como principal objetivo reduzir o risco de o seu domínio principal ser sinalizado.
• Domínios específicos do setor (yourcompanygrowth.com, yourcompanysales.com): Estes domínios aumentam a relevância e reforçam a confiança. Como? Por exemplo, um e-mail de prospeção de vendas enviado a partir de yourcompanysales.com pode parecer mais direcionado e menos intrusivo do que um enviado a partir de um domínio genérico.
• Variações com erros ortográficos (yourcompny.com, yourcmpany.com): Por fim , estas são utilizadas com cautela para testes ou em campanhas de alto risco. Sim, podem contornar alguns filtros, mas não se esqueça de que também podem reduzir a sua credibilidade e que não são ideais para ações de divulgação a longo prazo.

Como é um calendário de envio de e-mails?

O «cold email» é uma maratona, não uma corrida de velocidade. Por isso, se enviar demasiados e-mails demasiado depressa, será imediatamente marcado como spam.

Se procura um calendário de envio seguro e escalável, aqui está:

• Semana 1: Comece devagar, com 5 a 10 e-mails por dia por caixa de entrada.
• Semana 2: Aumente gradualmente, para cerca de 15 a 20 e-mails por dia por caixa de entrada.
• Semana 3: Aumente a escala com extremo cuidado, por exemplo, com 30 a 50 e-mails por dia por caixa de entrada.
• Semana 4+: Acompanhe o desempenho e tente limitar-se a 50 e-mails por caixa de entrada por dia.

Mas tenha cuidado! Mesmo com a configuração correta do domínio, a eficácia da sua estratégia de e-mails não solicitados depende inteiramente da sua execução. Um domínio mal gerido, por mais bem escolhido que seja, continuará a ser sinalizado, prejudicará a sua reputação de remetente e comprometerá a sua capacidade de entrega. Para garantir que os seus e-mails cheguem às caixas de entrada, terá de seguir algumas práticas recomendadas fundamentais, tais como:

• Prepare o seu domínio antes de enviar qualquer coisa: enviar e-mails «a frio» a partir de um domínio novo, sem o preparar previamente, é uma forma garantida de acabar na pasta de spam; por isso, o segredo aqui é simplesmente aumentar gradualmente o seu volume de envio ao longo de algumas semanas, utilizando uma ferramenta de « email warmup » como o MailReach.
• Mantenha o volume de envio sob controlo: enviar milhares de e-mails a partir de um único domínio é um claro indício de spam. Limite-se a enviar entre 30 e 50 e-mails por caixa de entrada por dia e alterne entre vários domínios para expandir a sua atividade sem chamar a atenção; assim, tudo correrá bem. 
• Autenticar tudo (SPF, DKIM, DMARC): Não se esqueça de que uma autenticação adequada tem uma enorme importância se não quiser que os seus e-mails pareçam suspeitos aos filtros de spam. É simples, basta configurar corretamente o SPF, o DKIM e o DMARC para provar aos prestadores de serviços de e-mail que é um remetente legítimo e não um spammer, e isso fará toda a diferença.
• Acompanhe a reputação do seu domínio: não é possível resolver o que não se monitoriza! É um facto. Por isso, é simples: verifique regularmente o estado e a reputação do seu domínio com ferramentas como o Google Postmaster, o MXToolbox ou o teste de spam do MailReach e identifique qualquer problema, mesmo antes de este prejudicar a sua capacidade de entrega.
• Utilize domínios diferentes para cada tipo de contacto: separe os domínios de e-mails de abordagem inicial dos e-mails transacionais ou de apoio ao cliente. Porquê? Porque, se um domínio de e-mails de abordagem inicial for sinalizado, os e-mails essenciais da sua empresa não serão afetados. De nada!
• Alterne domínios e caixas de entrada de forma estratégica: utilizar um único domínio para tudo é o caminho mais rápido para acabar na lista negra. A nossa dica é simples: basta distribuir o seu volume de envios por vários domínios e endereços de e-mail, para que o risco seja repartido.

Como configurar um domínio para e-mails não solicitados

Configurar um domínio para e-mails não solicitados não é apenas uma questão técnica — é a sua primeira linha de defesa contra os filtros de spam. Se não fizer isto corretamente, os seus e-mails nunca chegarão à caixa de entrada. Siga estes passos para criar , desde o primeiro dia , um domínio para e-mails não solicitados com elevada taxa de entrega e à prova de riscos:

• Compre uma variação do domínio da sua marca principal: nunca utilize o seu domínio principal para contacto não solicitado — é demasiado arriscado. Em vez disso, adquira uma variação semelhante (por exemplo, se o seu domínio principal for yourcompany.com, compre yourcompany.co ou yourcompany.net) para manter a consistência da marca e, ao mesmo tempo, proteger os e-mails essenciais da sua empresa.
• Crie pelo menos 2 a 3 endereços de e-mail por domínio: uma caixa de entrada não é suficiente. Crie vários endereços de e-mail por domínio (por exemplo, john@yourcompany.co, sales@yourcompany.co) para distribuir o volume de envios e minimizar os riscos.
• Autentique-se com SPF, DKIM e DMARC: sem autenticação = spam imediato. Configure corretamente os registos SPF, DKIM e DMARC para provar aos fornecedores de e-mail que é um remetente de confiança. Esta medida, por si só, pode melhorar drasticamente a entrega na caixa de entrada.
• Prepare o seu domínio antes de enviar e-mails não solicitados: um domínio totalmente novo, sem histórico, parece suspeito aos filtros de spam. Utilize uma ferramenta de email warmup , como o MailReach, para aumentar gradualmente a atividade de e-mail ao longo de algumas semanas, construindo a reputação do remetente e melhorando a capacidade de entrega desde o primeiro dia.
• Crie uma assinatura de e-mail profissional: as primeiras impressões são importantes. Uma assinatura genérica de e-mail dá a impressão de ser spam. Personalize a sua assinatura com o seu nome completo, empresa, perfil do LinkedIn e uma frase de despedida profissional para reforçar a sua credibilidade.
• Limite o volume de envios desde o início: se começar a enviar 500 e-mails por dia, o seu domínio será colocado na lista negra num instante. Limite-se a 30-50 e-mails por caixa de entrada por dia e, depois, aumente gradualmente o volume, acompanhando ao mesmo tempo as taxas de interação e de spam.
• Acompanhe a capacidade de entrega de e-mails e a reputação do seu domínio: o e-mail frio não é algo do tipo «configura e esquece». Verifique regularmente as Ferramentas do Google para Administradores de Correio, o MXToolbox e o teste de spam do MailReach para acompanhar o estado, a reputação e a colocação na caixa de entrada do seu domínio.
• Alterne os domínios de forma estratégica: nenhum domínio dura para sempre no e-mail frio. Planeie alternar entre vários domínios ao longo do tempo, acompanhando o desempenho e retirando de circulação os domínios que mostrem sinais de declínio antes que prejudiquem a sua reputação de remetente.

Melhores práticas

Tenha em mente que o «cold email» é um jogo estratégico que exige precisão, consistência e gestão da reputação. Para ter sucesso, é necessário seguir as melhores práticas comprovadas que maximizam a entrega na caixa de entrada e mantêm intacta a reputação do seu domínio:

• Mantém o domínio dos teus e-mails de abordagem não solicitada separado do domínio principal da tua marca: o teu domínio principal é sagrado, por isso nunca, nunca, nunca o coloques em risco com abordagens não solicitadas. Em vez disso, podes, por exemplo, utilizar variações do domínio para proteger os e-mails da tua empresa de uma eventual inclusão em listas negras.
• Comece aos poucos e vá aumentando gradualmente: os provedores de e-mail detestam picos repentinos de atividade. O segredo aqui é «aquecer» o seu domínio, por exemplo, começando com 30 a 50 e-mails por caixa de entrada por dia, e só depois disso aumentar lentamente o volume para evitar sinais de alerta.
• Autentique tudo (SPF, DKIM, DMARC): se a sua autenticação estiver em falta ou estiver incorreta, os seus e-mails vão parar à pasta de spam. É por isso que configurar corretamente os registos SPF, DKIM e DMARC é a melhor estratégia para provar que é um remetente legítimo.
• Utilize vários domínios e alterne-os estrategicamente: os domínios utilizados em campanhas de contacto não solicitadas têm uma vida útil limitada, uma vez que não se mantêm eficazes para sempre. Portanto, não há nada de muito complicado nisto; basta planear a rotação dos domínios antes de se deparar com problemas de entregabilidade.
• Acompanhe de perto o envolvimento dos destinatários e o estado do domínio: se as suas taxas de abertura baixarem, a sua reputação como remetente fica em risco. É aqui que ferramentas como o MailReach, o Google Postmaster e o MXToolbox se revelam extremamente úteis para acompanhar facilmente o seu desempenho antes que os problemas se agravem.
• Evite os fatores que desencadeiam o spam e personalize os seus e-mails: Está a enviar e-mails genéricos em massa? Aproveite a sua viagem para a pasta de spam. Concentre-se numa personalização verdadeira e evite palavras como «grátis», «oferta por tempo limitado» e pontuação excessiva (!!!).
• Configure um sistema adequado de gestão de respostas: o contacto inicial é uma conversa, não um monólogo. Certifique-se de que a sua caixa de entrada é monitorizada e responda prontamente às respostas recebidas.

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Casos de utilização

Não é necessário um domínio específico para nenhum tipo de e-mail, mas quando se trata de campanhas de grande volume e gestão de riscos, os domínios para e-mails não solicitados são absolutamente fundamentais. Eis onde se destacam mais:

• Vendas proativas e geração de leads: Se a sua equipa envia centenas de e-mails por semana a novos potenciais clientes, separar as suas abordagens não solicitadas do seu domínio principal é uma decisão óbvia, uma vez que mantém a reputação de e-mail essencial da sua marca verdadeiramente intacta.
• Recrutamento e abordagem de candidatos: Se pensas que a abordagem não solicitada é apenas para vendas, estás enganado. Sim, os recrutadores também recorrem a ela, e a razão por detrás disso é bastante simples: precisam de um domínio separado para evitar que os e-mails da tua equipa de RH sejam marcados como spam devido ao elevado volume de mensagens enviadas.
• Comunicação com investidores e angariação de fundos: os e-mails não solicitados desempenham um papel fundamental na angariação de capital. Mas os investidores de renome não abrirão os seus e-mails se o seu domínio for sinalizado como suspeito! É por isso que um domínio limpo e dedicado é imprescindível se quiser realmente proteger a sua credibilidade global.
• Relações públicas e divulgação junto dos meios de comunicação: Está a tentar obter cobertura da imprensa? Os jornalistas são bombardeados diariamente com e-mails. Uma estratégia eficaz para o domínio dos e-mails não solicitados ajuda a garantir que a sua mensagem seja realmente vista, em vez de desaparecer na pasta de spam.

A conclusão é esta: se o seu sucesso depende de campanhas de abordagem direta em grande escala, precisa mesmo de uma configuração de domínio que proteja a capacidade de entrega, a credibilidade e os resultados. E nada menos do que isso. 

Leia também: Deve incluir um link para cancelar a subscrição nos e-mails não solicitados?

Conclusão: os domínios para e-mails não solicitados são a tua arma secreta!

Se pensas que o domínio do teu e-mail de abordagem fria é apenas uma configuração técnica, esse é o teu primeiro grande erro. Um domínio de e-mail de abordagem fria é, antes de mais, o teu bilhete de entrada para contornar os filtros de spam e chegar às caixas de entrada, ou seja, simplesmente fechar negócios! Mas , para conseguir isso, precisas de:

• Utilize domínios separados para proteger a sua marca principal,
• Efetue a autenticação corretamente para evitar ser marcado como spam,
• Acompanhe a sua reputação de remetente e alterne os domínios antes que surjam problemas,
• Envie e-mails personalizados e oportunos que não sejam detetados pelos filtros de spam.

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