Porque deves incluir um link de cancelamento de subscrição nos teus cold emails

As empresas precisam mesmo de incluir um link de cancelamento de subscrição nos seus cold emails? A resposta não se resume apenas ao cumprimento legal; também tem a ver com a deliverability. A falta de um link de cancelamento pode prejudicar a tua reputação de remetente, resultando numa pior colocação na caixa de entrada e num menor sucesso das campanhas. 

Portanto, não importa se estás a contactar leads nos EUA, na UE ou noutro sítio qualquer. A regra de ouro é cumprir as regras oficiais, como o CAN-SPAM ou o RGPD, para poderes confiar e proteger a tua reputação de remetente, sem surpresas desagradáveis. Mais detalhes em breve.

Porque é que os links de cancelamento de subscrição são importantes no email marketing

Um link de cancelamento de subscrição é um sinal de respeito pelos teus destinatários, permitindo-lhes sair facilmente e manter uma boa relação com eles. Por isso, o primeiro erro é achar que é apenas uma formalidade legal. Eis porque é que isso importa:

• Tens de preservar a tua reputação de remetente: Quando os destinatários não conseguem cancelar a subscrição dos teus emails facilmente, o risco é marcarem a tua mensagem como spam, o que pode danificar seriamente a tua reputação de remetente e prejudicar a deliverability dos teus emails.
• O cumprimento dos regulamentos continua a ser inegociável: O RGPD na Europa ou a Lei CAN-SPAM nos Estados Unidos têm um ponto em comum: exigem que as empresas facilitem a saída dos destinatários que já não querem receber futuros emails. Portanto, quer se trate de um link clicável ou de uma instrução clara para responder com "stop", o fundamental é tornar o processo bem visível e simples.
• A forma mais fácil de criar confiança: É precisamente ao ofereceres uma forma simples de cancelar a subscrição que vais conseguir demonstrar transparência e respeito, aumentando assim a confiança e melhorando o engagement geral. É tão simples quanto isto.

As empresas são obrigadas a ter um link de cancelamento de subscrição?

Sim e não. Muitas empresas perguntam-se se incluir um link de cancelamento de subscrição é uma obrigação legal, e é uma dúvida perfeitamente legítima. Mas, na prática, a resposta depende realmente do sítio onde estás a operar. Embora leis como o CAN-SPAM e o RGPD exijam que seja fácil cancelar a subscrição, os detalhes podem variar. 

As regras nos EUA

Nos Estados Unidos, a Lei CAN-SPAM fornece orientações claras para os emails comerciais, sublinhando, por exemplo, que:

• A opção de cancelamento de subscrição é obrigatória: Todos os emails comerciais devem disponibilizar aos destinatários uma forma clara e acessível de recusar futuros emails.
• Certifica-te de que os mecanismos de opt-out são fáceis de usar: O objetivo principal é tornar a anulação da subscrição muito simples para os teus destinatários. É só isso. Significa que o processo deve ser simples e acessível durante pelo menos 30 dias após o envio da mensagem.
• Usa informações de cabeçalho precisas: Todos os elementos no cabeçalho do teu email e na linha de assunto – incluindo "De", "Para", "Responder a" e informações de encaminhamento – devem representar fielmente a tua empresa. Informações falsas ou enganosas são uma violação direta da lei.
• Processa os pedidos de opt-out rapidamente: Tens de atender aos pedidos de cancelamento de subscrição no prazo de 10 dias úteis.
• Deves evitar práticas enganosas a todo o custo: Esconder ou ocultar o link de cancelamento de subscrição viola a CAN-SPAM, mesmo que o link exista. Por isso, sim, a transparência não é negociável.
• Identifica claramente o teu email como um anúncio: Embora a lei dê alguma flexibilidade na forma como o fazes, isso tem de ser claro e evidente. A subtileza não te vai valer de nada se fores fiscalizado.
• Podes enfrentar algumas coimas se não respeitares as regras: O incumprimento pode resultar em multas de até 53.088 dólares por email. A Comissão Federal de Comércio (FTC) fiscaliza estas regras, por isso não há margem para erros.

As Regras na UE e a Conformidade com o RGPD

Na UE, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) adota uma postura muito mais rigorosa em relação à proteção de dados pessoais e privacidade. 

A primeira coisa a saber é que o RGPD aplica-se a ti mesmo que não estejas na UE! Significa que o RGPD se aplica assim que processas dados pessoais de cidadãos ou residentes da UE, ou se ofereces bens e serviços a essas pessoas.

Portanto, se lidas com dados pessoais, deves cumprir os sete princípios fundamentais de proteção e responsabilidade definidos no Artigo 5.1-2 do RGPD. Eis o que significam na prática:

• Licitude, lealdade e transparência: O tratamento de dados deve ser legal, ético e totalmente transparente para a pessoa cujos dados estão a ser tratados.
• Limitação das finalidades: Só podes usar os dados para fins específicos e legítimos que tenham sido claramente comunicados à pessoa no momento da recolha.
• Minimização dos dados: Recolhe e processa apenas os dados que sejam estritamente necessários para o fim pretendido – nada mais.
• Exatidão: Os dados pessoais devem ser mantidos exatos, atualizados e livres de erros.
• Limitação da conservação: Conserva os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para cumprir a finalidade original. Depois disso, devem ser eliminados em segurança.
• Integridade e confidencialidade: Protege os dados implementando medidas de segurança fortes, como a encriptação, para garantir a sua confidencialidade e proteção contra acessos não autorizados.
• Responsabilidade: Enquanto responsável pelo tratamento, tens de ser capaz de provar a conformidade com todos estes princípios e manter a documentação adequada para o comprovar.

O que é que isto significa realmente para ti? Que deves: 

• Implementar mecanismos simples de opt-out: O RGPD obriga as empresas a facilitarem o cancelamento da subscrição de emails por parte dos destinatários. Embora um link clicável para cancelar a subscrição não seja explicitamente obrigatório, qualquer processo de opt-out deve ser claro e direto.
• Respeitar rigorosamente as obrigações de proteção de dados: As empresas devem garantir que os pedidos de cancelamento de subscrição são processados em segurança, respeitando os direitos de proteção de dados pessoais do destinatário.
• E claro, fazer tudo para evitar coimas graves: Sim, o incumprimento do RGPD pode sair-te muito caro, com multas que podem ir até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual global!

O que acontece se um email não tiver um link de cancelamento de subscrição?

Se não incluísses um link de cancelamento de subscrição nos teus emails, isso não passa de algo arriscado, funcionando como uma bomba-relógio para as tuas campanhas de email. Sem uma forma clara de sair, os destinatários podem resolver o assunto pelas próprias mãos, o que pode levar a consequências muito graves e prejudiciais para a tua marca. Eis o que está em jogo:

• Diferentes tipos de consequências legais: Nos EUA, violar a CAN-SPAM pode resultar em multas de até 53.088 dólares por email, enquanto as violações do RGPD na UE atingem coimas de até 20 milhões de euros. Portanto, sim, estas penalizações foram especificamente desenhadas para desencorajar o incumprimento e proteger os direitos dos consumidores.
• As reclamações de spam disparam: Quando os destinatários não conseguem cancelar a subscrição dos teus emails facilmente, é muito provável que carreguem simplesmente em "Marcar como spam". No entanto, estas queixas de spam vão prejudicar gravemente a tua reputação de remetente e até reduzir a probabilidade de os emails futuros chegarem à caixa de entrada. Isso é mesmo muito, muito mau.
• Reputação de remetente danificada: As taxas elevadas de denúncias de spam indicam aos fornecedores de serviços de email que és um remetente de risco. Isto resulta numa menor colocação na caixa de entrada e em maiores probabilidades de os teus emails irem parar ao spam.
• Perda de confiança com os destinatários: Não te esqueças de que a ausência de uma opção de anulação de subscrição vai deixar os destinatários frustrados e fazer com que a tua marca pareça pouco profissional.

A nossa dica de profissional: Não hesites em usar ferramentas como o teste de spam de email da Mailreach para monitorizares facilmente a tua reputação de remetente e até identificares problemas rapidamente antes que fiquem fora de controlo!

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Erros comuns que as empresas cometem com os links de anulação de subscrição

Aqui tens os erros mais comuns que deves evitar em relação aos teus links de anulação de subscrição:

• Esconder o link de anulação de subscrição: Tornar a opção de saída difícil de encontrar frustra os destinatários, aumentando as denúncias de spam e danificando a tua reputação de remetente. Por isso, por favor, coloca-o de forma bem visível no fundo do email com uma linguagem simples como "Anular subscrição".
• Usar um link roto ou inativo: Um link de anulação de subscrição que não funciona vai destruir diretamente a confiança e violar regulamentos como o CAN-SPAM e o RGPD. Uma solução simples é testar sempre os teus links para garantir que funcionam devidamente, e mais nada. 
• Atrasar os pedidos de saída: Ignorar ou não processar os pedidos de anulação de subscrição dentro do prazo exigido (10 dias ao abrigo do CAN-SPAM) expõe a tua empresa a coimas. Automatiza este processo para evitar atrasos.
• Complicar demasiado o processo: Se exigires vários passos ou informações adicionais para anular a subscrição, a única coisa que vais conseguir é a frustração máxima dos destinatários. Mantém o processo simples e, idealmente, numa solução de um clique.
• Não incluir de todo uma opção de anulação de subscrição: Algumas empresas ainda se esquecem de incluir qualquer mecanismo de saída, mas não faças o mesmo se não quiseres pagar coimas extremamente caras e enfrentar danos irreparáveis na tua reputação de remetente.

Conclusão

Incluir um link de anulação de subscrição nos teus cold emails não serve apenas para cumprir as regras, serve para construir confiança, proteger a tua reputação de remetente e maximizar a tua deliverability de email ao mesmo tempo. Sim, tudo isso.

Basta colocares uma opção de saída visível e acessível nos teus emails que demonstre respeito pelos teus destinatários, e o trabalho está feito. 

Lembra-te de que as consequências de ignorar as melhores práticas de anulação de subscrição são graves: denúncias de spam, coimas e até uma reputação danificada. Portanto, ao dares prioridade a práticas de email limpas e em conformidade, vais conseguir criar uma base para o sucesso a longo prazo.

O objetivo principal com a Mailreach: otimiza a tua estratégia de email warmup enquanto melhoras a tua reputação de remetente, para acertares em cheio em todas as tuas campanhas de email! Por isso, se a deliverability importa para o teu negócio (e deve importar), a Mailreach é a tua parceira ideal para criar melhores campanhas de email.

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