Por que deve incluir um link para cancelar a subscrição nos seus e-mails de abordagem inicial

Será que as empresas precisam mesmo de incluir um link para cancelar a subscrição nos seus e-mails de abordagem não solicitada? A resposta não se resume apenas à conformidade legal; tem também a ver com a capacidade de entrega. A ausência de um link para cancelar a subscrição pode prejudicar a sua reputação como remetente, levando a uma menor presença na caixa de entrada e a um desempenho reduzido da campanha. 

Por isso, não importa se o seu público-alvo se encontra nos EUA, na UE ou noutro local. A regra de ouro é cumprir as normas oficiais, como a CAN-SPAM ou o RGPD, para poder confiar e proteger a sua reputação de remetente, sem surpresas desagradáveis. Mais detalhes em breve.

Por que razão os links para cancelar a subscrição são importantes no marketing por e-mail

Um link para cancelar a subscrição é um sinal de respeito para com os seus destinatários, permitindo-lhes cancelar facilmente a subscrição e mantendo uma relação positiva com eles. Por isso, o primeiro erro é pensar que se trata apenas de uma formalidade legal. Eis porque é importante:

• É IMPRESCINDÍVEL preservar a sua reputação de remetente: quando os destinatários não conseguem cancelar facilmente a subscrição dos seus e-mails, corre-se o risco de que marquem o seu e-mail como spam, o que pode prejudicar gravemente a sua reputação de remetente e afetar a capacidade de entrega dos seus e-mails.
• O cumprimento da regulamentação continua a ser inegociável: o RGPD na Europa ou a Lei CAN-SPAM nos Estados Unidos têm um ponto em comum, uma vez que exigem que as empresas facilitem aos destinatários a possibilidade de deixarem de receber e-mails no futuro. Por isso, quer se trate de um link clicável ou de uma instrução clara para responder com «stop», o essencial é tornar o processo verdadeiramente visível e simples.
• A forma mais fácil é criar confiança: é precisamente ao oferecer uma forma fácil de cancelar a subscrição que poderá demonstrar transparência e respeito, aumentando assim a confiança e melhorando o envolvimento geral. É tão simples quanto isso.

As empresas são obrigadas a disponibilizar um link para cancelar a subscrição?

Sim e não. Muitas empresas questionam-se se a inclusão de um link para cancelar a subscrição é uma obrigação legal, e trata-se de uma questão legítima. Mas, na prática, a resposta depende realmente do local onde opera. Embora leis como a CAN-SPAM e o RGPD incentivem a facilitação do cancelamento da subscrição, os pormenores podem variar. 

As regras nos EUA

Nos Estados Unidos, a Lei CAN-SPAM estabelece diretrizes claras para os e-mails comerciais, sublinhando, por exemplo, que:

• A opção de cancelamento da subscrição é obrigatória: todos os e-mails comerciais devem proporcionar aos destinatários uma forma clara e acessível de cancelar a subscrição de e-mails futuros.
• Certifique-se de que os mecanismos de cancelamento de subscrição são fáceis de utilizar: o objetivo é, simplesmente, facilitar o cancelamento de subscrição aos seus destinatários. É isso mesmo. Isto significa que o processo deve ser simples e estar disponível durante, pelo menos, 30 dias após o envio da mensagem.
• Utilize informações precisas no cabeçalho: todos os elementos do cabeçalho e da linha de assunto do seu e-mail — incluindo «De», «Para», «Responder a» e informações de encaminhamento — devem representar com precisão a sua empresa. Informações enganosas ou falsas constituem uma violação direta da lei.
• Trate os pedidos de exclusão o mais rapidamente possível: deve dar seguimento aos pedidos de cancelamento de subscrição no prazo de 10 dias úteis.
• É preciso evitar práticas enganosas a todo o custo: ocultar ou tornar menos visível o link para cancelar a subscrição constitui uma violação da lei CAN-SPAM, mesmo que exista um link. Por isso, sim, a transparência é imprescindível.
• Identifique claramente o seu e-mail como publicidade: embora a lei permita alguma flexibilidade na forma de o fazer, a identificação deve ser clara e visível. A sutileza não o poupará a um escrutínio minucioso.
• Pode incorrer em algumas sanções se não respeitar as regras: o incumprimento pode resultar em multas até 53 088 dólares por e-mail. A Comissão Federal do Comércio (FTC) é responsável pela aplicação destas regras, não deixando margem para erros.

A regulamentação na UE e a conformidade com o RGPD

Na UE, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) adota uma postura mais rigorosa no que diz respeito à proteção dos dados pessoais e da privacidade. 

A primeira coisa que deve saber é que o RGPD se aplica a si, mesmo que não se encontre na UE! Isto significa que o RGPD se aplica assim que processar dados pessoais de cidadãos ou residentes da UE, ou se oferecer bens ou serviços a essas pessoas.

Assim, se tratar dados pessoais, deve respeitar os sete princípios fundamentais de proteção e responsabilização definidos no artigo 5.º, n.ºs 1 e 2, do RGPD. Eis o que significam na prática:

• Legalidade, equidade e transparência: o tratamento de dados deve ser legal, ético e totalmente transparente para a pessoa cujos dados estão a ser tratados.
• Limitação da finalidade: Só é possível utilizar os dados para as finalidades específicas e legítimas que tenham sido claramente comunicadas ao titular dos dados no momento da recolha.
• Minimização de dados: Recolher e tratar apenas os dados que sejam absolutamente necessários para a finalidade pretendida — nada mais.
• Precisão: Os dados pessoais devem ser mantidos precisos, atualizados e isentos de erros.
• Limitação de conservação: Conservar os dados pessoais apenas enquanto forem necessários para cumprir a finalidade inicial. Passado esse prazo, devem ser eliminados de forma segura.
• Integridade e confidencialidade: Proteger os dados através da implementação de medidas de segurança rigorosas, tais como a encriptação, para garantir a sua confidencialidade e proteção contra o acesso não autorizado.
• Responsabilidade: Na qualidade de responsável pelo tratamento de dados, cabe-lhe a si comprovar o cumprimento de todos estes princípios e manter a documentação adequada que o comprove.

O que é que isso significa realmente para si? Que tem de: 

• Implementar mecanismos simples de cancelamento de subscrição: o RGPD exige que as empresas facilitem aos destinatários o cancelamento da subscrição de e-mails. Embora não seja explicitamente exigido um link clicável para cancelar a subscrição, qualquer processo de cancelamento deve ser claro e simples.
• Respeitar rigorosamente as obrigações em matéria de proteção de dados: as empresas devem garantir que os pedidos de cancelamento de subscrição sejam tratados de forma segura, respeitando os direitos do destinatário em matéria de dados pessoais.
• E, claro, faça tudo o que for possível para evitar sanções graves: sim, o incumprimento do RGPD pode sair-lhe muito caro, com multas que podem chegar aos 20 milhões de euros ou a 4% do volume de negócios anual global!

O que acontece se um e-mail não tiver um link para cancelar a subscrição?

Se não incluir um link para cancelar a subscrição nos seus e-mails, isso é simplesmente arriscado e funciona como uma bomba-relógio para as suas campanhas de e-mail. Sem uma forma clara de cancelar a subscrição, os destinatários podem tomar medidas por conta própria, o que pode levar a consequências realmente prejudiciais e graves para a sua marca. Eis o que está em jogo:

• Diferentes tipos de consequências legais: Nos EUA, a violação da lei CAN-SPAM pode resultar em multas até 53 088 dólares por e-mail, enquanto as violações do RGPD na UE implicam multas que podem atingir 20 milhões de euros. Portanto, sim, estas sanções foram especificamente concebidas para dissuadir o incumprimento e proteger os direitos dos consumidores.
• As queixas de spam disparam: quando os destinatários não conseguem cancelar facilmente a subscrição dos seus e-mails, é muito provável que simplesmente cliquem em «Marcar como spam». No entanto, essas queixas de spam prejudicam gravemente a sua reputação como remetente e podem até reduzir a probabilidade de os e-mails futuros chegarem às caixas de entrada. Isso é uma notícia muito, muito má.
• Reputação do remetente prejudicada: as elevadas taxas de reclamações por spam indicam aos prestadores de serviços de e-mail (ESPs) que é um remetente de risco. Isto resulta numa menor taxa de entrega na caixa de entrada e num maior risco de os e-mails serem marcados como spam.
• Perda de confiança por parte dos destinatários: Tenha em conta que a ausência de uma opção para cancelar a subscrição irá, automaticamente, frustrar os destinatários e fazer com que a sua marca pareça pouco profissional.

A nossa dica profissional: Não hesite em utilizar ferramentas como o teste de spam de e-mail da Mailreach para monitorizar facilmente a sua reputação de remetente e até identificar rapidamente problemas antes que fiquem fora de controlo!

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Erros comuns que as empresas cometem com os links de cancelamento de subscrição

Eis os erros mais comuns que deve evitar no que diz respeito aos seus links de cancelamento de subscrição:

• Ocultar o link para cancelar a subscrição: tornar a opção de cancelamento difícil de encontrar frustra os destinatários, aumentando as queixas de spam e prejudicando a sua reputação como remetente. Por isso, por favor, coloque-o de forma clara na parte inferior do e-mail, com uma formulação simples como «Cancelar subscrição».
• Utilizar um link avariado ou inativo: Um link para cancelar a subscrição que não funcione compromete diretamente a confiança e viola regulamentos como a CAN-SPAM e o RGPD. Uma solução simples consiste em testar sempre os seus links para garantir que funcionam corretamente, e é isso mesmo. 
• Atrasos nos pedidos de cancelamento de subscrição: Ignorar ou não processar os pedidos de cancelamento de subscrição dentro do prazo exigido (10 dias, nos termos da lei CAN-SPAM) expõe a sua empresa a sanções legais. Automatize este processo para evitar atrasos.
• Complicar demasiado o processo: se exigires vários passos ou informações adicionais para cancelar a subscrição, a única coisa que vais conseguir é a frustração total dos teus destinatários. Mantém o processo simples e, idealmente, opta por uma solução com um único clique.
• Não incluir de todo uma opção para cancelar a subscrição: algumas empresas continuam a não incluir qualquer mecanismo de cancelamento, mas não faça o mesmo se não quiser pagar multas legais extremamente elevadas e enfrentar danos irreparáveis à sua reputação como remetente.

Conclusão

Incluir um link para cancelar a subscrição nos seus e-mails de abordagem não se resume apenas a uma questão de conformidade; trata-se de criar confiança, proteger a sua reputação de remetente e maximizar a capacidade de entrega de e-mails ao mesmo tempo. Sim, tudo isso.

Basta incluir nos seus e-mails uma opção de exclusão visível e acessível, que demonstre respeito pelos seus destinatários, e o assunto fica resolvido. 

Lembre-se de que as consequências de ignorar as melhores práticas em matéria de cancelamento de subscrição são graves: queixas de spam, multas legais e até mesmo danos à reputação. Assim, ao dar prioridade a práticas de e-mail transparentes e em conformidade com a regulamentação, poderá criar uma base para o sucesso a longo prazo.

O objetivo principal do Mailreach: otimizar a sua estratégia de « email warmup » (custo por e-mail) e, ao mesmo tempo, melhorar a sua reputação como remetente, para que as suas campanhas de e-mail atinjam sempre o alvo! Por isso, se a capacidade de entrega é importante para o seu negócio (e deve ser), o Mailreach é o seu parceiro ideal para criar melhores campanhas de e-mail.

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