Soluções de email warmup: serviços internos vs. terceirizados

Um email warmup processo é essencial para garantir que os seus e-mails cheguem à caixa de entrada em vez de à pasta de spam. Tem duas opções principais para a gestão de e-mails ( email warmup): fazê-lo por conta própria (internamente) ou recorrer a um serviço de terceiros.

O aquecimento interno significa que é o próprio a gerir o processo, o que pode ser económico, mas requer muito tempo, recursos e conhecimentos especializados. Por outro lado, os serviços prestados por terceiros oferecem uma abordagem mais passiva, muitas vezes com ferramentas automatizadas que simplificam o processo e podem ser mais fáceis de gerir.

➡️ Como funciona um processo de « email warmup »?

➡️ Quais são as diferenças entre os serviços internos e os serviços prestados por terceiros?

➡️ Como fazer a escolha certa?

Eis o que precisa de saber!

O que é o « email warmup »?

Email warmup é um processo fundamental para quem pretende melhorar a capacidade de entrega dos seus e-mails. Envolve aumentar gradualmente o volume de e-mails enviados e gerar um elevado nível de interação na sua atividade de e-mail, de forma a estabelecer uma reputação positiva como remetente junto dos principais fornecedores de caixas de correio eletrónico e dos fornecedores de serviços de Internet (ISPs). Aqui fica uma explicação detalhada, clara e direta sobre o que email warmup é e por que é importante.

Os fornecedores de serviços de e-mail, como a Google e a Microsoft, analisam o nível de interação que recebe nos seus e-mails para determinar se é um remetente de confiança que merece chegar à caixa de entrada

. Se enviar e-mails mas receber muito poucas interações positivas, tais como aberturas, respostas, e-mails marcados como importantes ou removidos da pasta de spam, a sua reputação de remetente irá diminuir. No entanto, se, ao enviar e-mails, obtiver uma elevada taxa de interação (ou seja, tiver muitas interações positivas), a sua reputação de remetente aumentará.

Email warmup ajuda a preparar uma nova caixa de correio ou domínio para o envio de campanhas, enviando inicialmente um pequeno número de e-mails e aumentando gradualmente o volume ao longo do tempo. Na verdade, este aumento gradual permite que os ISP/fornecedores de serviços de e-mail percebam que é um remetente legítimo, e não um remetente de spam, e ajuda a construir a sua reputação de remetente.

Uma das principais vantagens do «email warming» é a melhoria da capacidade de entrega. Ao estabelecer uma boa reputação junto dos fornecedores de serviços de e-mail e dos filtros de spam, os seus e-mails têm mais probabilidades de chegar à caixa de entrada, em vez de serem bloqueados ou marcados como spam. Isto é especialmente importante para as empresas que dependem do envio de e-mails a contactos não conhecidos, uma vez que taxas de entrega mais elevadas conduzem a um aumento das receitas e ao crescimento.

No que diz respeito às formas de realizar um « email warmup », tem duas opções: manualmente ou utilizando ferramentas automatizadas. O «warm-up» manual requer um planeamento e acompanhamento cuidadosos para garantir que está a aumentar gradualmente o volume de envios e a obter interação, mas este método pode ser demorado, mesmo que lhe proporcione controlo total sobre o processo. Em alternativa, as ferramentas automatizadas podem simplificar o processo de «warm-up» e maximizar a sua eficiência, gerindo o aumento gradual e gerando automaticamente interação suficiente para construir e manter a sua reputação de remetente ao longo do tempo.

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Interno email warmup

Vantagens do aquecimento no local de trabalho

Eis as principais vantagens do aquecimento no local de trabalho: 

✅ Controlo total sobre o processo: a gestão interna do email warmup proporciona-lhe uma supervisão e um controlo completos sobre cada etapa. Pode acompanhar de perto o progresso, fazer ajustes em tempo real e responder rapidamente a quaisquer problemas, o que garante que o processo de aquecimento esteja alinhado com a sua estratégia de marketing por e-mail e com os seus objetivos empresariais;

✅ Custos iniciais mais baixos (mas ainda assim não é propriamente rentável): Realizar um « email warmup » internamente também pode ser mais rentável inicialmente, em comparação com a utilização de serviços de terceiros. Ao utilizar recursos existentes e evitar custos externos, é possível poupar dinheiro a curto prazo, uma rentabilidade que é extremamente benéfica para startups ou pequenas empresas com orçamentos limitados. 

Desafios do aquecimento no clube

Embora o « email warmup » interno ofereça várias vantagens, também apresenta desafios significativos, tais como:  

❌ É necessária uma experiência considerável para o executar de forma eficaz: é por isso que compreender as nuances da capacidade de entrega de e-mails, o comportamento dos fornecedores de caixas de correio e as métricas de envolvimento é essencial para evitar erros que possam prejudicar a sua reputação como remetente;

❌ A configuração e a gestão contínua do processo de aquecimento são muito demoradas e exigem pessoal para a manutenção: planear cuidadosamente o calendário de aquecimento, monitorizar os resultados e fazer os ajustes necessários exigem um investimento de tempo considerável, o que pode sobrecarregar os recursos, especialmente no caso de equipas pequenas; 

❌ Existe o risco de uma implementação ineficaz: tenha em conta que, sem os conhecimentos adequados e a devida vigilância, é fácil cometer erros que podem resultar em baixas taxas de entrega ou até mesmo fazer com que os seus e-mails sejam marcados como spam.

Melhores práticas para o aquecimento no clube

Para garantir o sucesso de uma campanha interna de e-mail marketing ( email warmup), é importante seguir as melhores práticas que melhoram a capacidade de entrega e, ao mesmo tempo, consolidam uma reputação sólida do remetente. Aqui ficam algumas das nossas sugestões:

➡️ Aumente gradualmente o seu volume de envio: comece por enviar um pequeno número de e-mails e aumente gradualmente o volume ao longo do tempo, com o objetivo de criar confiança junto dos ISP e evitar ativar os filtros de spam, mantendo ao mesmo tempo uma boa pontuação de spam;

➡️ Gerar interação significativa a partir de outras caixas de correio: Para construir uma reputação positiva como remetente, é necessário ter interações positivas com os seus e-mails. Isso significa que tem de controlar milhares de caixas de correio e fazer com que estas interajam com os e-mails de um determinado endereço que pretenda preparar. 

➡️ Acompanhe regularmente as suas métricas e faça os ajustes necessários: acompanhe continuamente as suas métricas de e-mail, tais como taxas de abertura, taxas de rejeição e reclamações de spam, e, em seguida, utilize esses dados para fazer os ajustes adequados à sua estratégia de aquecimento;

➡️ Certifique-se de que tem uma rede equilibrada: é necessário preparar o endereço de e-mail com a distribuição adequada de fornecedores. Atualmente, a maioria das caixas de correio profissionais utiliza o Google Workspace, o Office 365 e o Zoho. É necessário obter interações positivas com as caixas de correio do Google Workspace, do Office 365 e do Zoho, bem como acompanhar as quotas de mercado destes fornecedores, para obter uma reputação de remetente positiva junto de todos eles. 

Serviços de terceiros do tipo « email warmup »

Vantagens dos serviços de terceiros

A utilização de serviços de email warmup de terceiros traz várias vantagens:

✅ Automatização e eficiência: os serviços de terceiros oferecem, normalmente, ferramentas automatizadas que tratam de todo o processo de aquecimento, desde o aumento gradual dos volumes de e-mail até à geração do nível ideal de interação e à monitorização da sua reputação e capacidade de entrega. Graças a esta automatização, o seu processo de aquecimento torna-se simplificado e isento de erros, sendo assim muito mais eficiente do que a gestão manual;

✅ Conhecimento especializado e apoio: Estes prestadores de serviços também oferecem conhecimentos aprofundados e experiência em capacidade de entrega de e-mail, ajudando-o a evitar erros comuns e a implementar as melhores práticas. Isto significa que a sua orientação especializada e o seu apoio são extremamente valiosos, especialmente se não dispuser de conhecimentos internos em marketing por e-mail e estratégias de capacidade de entrega;

✅ Risco reduzido e poupança de tempo: Última vantagem: poder externalizar o processo de aquecimento. Isto significa que pode mitigar os riscos associados a uma implementação ineficaz que poderia prejudicar a sua reputação como remetente e, ainda, poupar tempo que, de outra forma, gastaria no planeamento, execução e ajuste do processo de aquecimento. 

Possíveis desvantagens dos serviços de terceiros

Embora os serviços de « email warmup » de terceiros ofereçam vantagens notáveis, também apresentam potenciais desvantagens, tais como: 

❌ Custos recorrentes mais elevados: muitos destes serviços exigem taxas de subscrição ou preços baseados na utilização, o que pode representar um custo significativo ao longo do tempo e pode não ser viável para todos os orçamentos; 

❌ Menor controlo sobre o processo de aquecimento: É claro que recorrer a prestadores de serviços externos significa que tem menos influência direta sobre a forma como a sua estratégia de aquecimento é executada e que poderá ter de se adaptar aos procedimentos e prazos padrão destes; mas a capacidade de entrega não é da sua competência e requer muito conhecimento, especialização e experiência. 

❌ A dependência de prestadores de serviços externos para aspetos fundamentais da capacidade de entrega do seu e-mail: esta dependência pode ser arriscada se o serviço enfrentar problemas ou se a abordagem deles não se alinhar perfeitamente com as necessidades do seu negócio. 

Avaliação de serviços de terceiros

Para avaliar corretamente os serviços de « email warmup » de terceiros, é necessário saber identificar os que melhor se adequam às suas necessidades. Aqui estão os critérios mais importantes para escolher a ferramenta certa de « email warmup »:

Simular atividades significativas de contacto não solicitado: A ferramenta deve gerar interações que imitem trocas de e-mail reais e significativas, tais como pedidos de reuniões e respostas positivas, que indiquem aos fornecedores de serviços de e-mail que é um remetente legítimo.

Rede de caixas de correio com elevada reputação: A ferramenta deve dispor de uma rede de caixas de correio com elevada reputação de remetente. Interagir com caixas de correio de baixa reputação pode prejudicar a sua reputação de remetente.

Atualizações e melhorias constantes: A ferramenta deve ser atualizada regularmente para acompanhar as últimas alterações nos filtros de spam e nas regras de envio, uma vez que estas evoluem ao longo do tempo.

Adaptabilidade com base na reputação do remetente: A ferramenta deve ser suficientemente inteligente para detetar quando a sua reputação de remetente está a deteriorar-se e ajustar o seu volume de mensagens de aviso para ajudar a restaurar e manter a sua reputação.

Inclusão de uma funcionalidade de teste de spam: Embora não faça parte do próprio « email warmup », uma boa ferramenta deve também oferecer uma funcionalidade fiável de teste de spam para garantir que os seus e-mails não contêm elementos que possam ativar os filtros de spam, mesmo que tenham uma boa reputação de remetente.

Escolher a solução email warmup mais adequada às suas necessidades

Fatores a ter em conta

Para poder escolher a solução email warmup mais adequada, vários fatores-chave devem orientar a sua decisão:

✅ Recursos e competências disponíveis: Determine se dispõe dos recursos internos e das competências necessárias para gerir eficazmente o processo de aquecimento a nível interno ou se necessita de apoio externo;

✅ Restrições orçamentais: Não se esqueça de ponderar os custos associados aos serviços de terceiros em comparação com as potenciais poupanças decorrentes de uma abordagem interna e faça uma escolha sensata com base no que melhor se adequa à sua situação financeira;

✅ As suas necessidades e objetivos específicos: Avalie também em que medida cada solução se adequa aos requisitos e objetivos específicos da sua campanha de e-mail, para garantir que esta satisfaz as suas necessidades específicas.

Tomar a decisão

A decisão entre utilizar um sistema de gestão de relacionamento com o cliente ( email warmup ) interno ou recorrer a serviços de terceiros implica ponderar as vantagens e desvantagens de cada opção, de modo a alinhá-las com a sua estratégia empresarial. 

No que diz respeito ao aquecimento interno, as principais vantagens incluem o controlo total sobre o processo, o que permite estratégias e ajustes personalizados, e custos iniciais mais baixos, o que pode ser mais favorável ao orçamento. No entanto, as desvantagens incluem a necessidade de conhecimentos especializados significativos, uma configuração e gestão demoradas e o risco de uma implementação ineficaz, caso não seja gerida corretamente.

Por outro lado, os serviços de terceiros oferecem automatização e eficiência, recorrendo a conhecimentos especializados para gerir o processo de aquecimento com menor risco e poupança de tempo. No entanto, é importante ter em conta que estes serviços acarretam custos recorrentes mais elevados, um controlo menos direto sobre o processo e uma dependência de prestadores externos, o que poderá causar complicações caso surjam problemas.

Para tomar a melhor decisão, alinhe a sua escolha com a estratégia da sua empresa, tendo em conta fatores como os recursos disponíveis, as restrições orçamentais e as necessidades específicas: 

➡️ Se tiver os conhecimentos e o tempo necessários para gerir o aquecimento internamente, e se o custo for uma preocupação importante, a gestão interna pode ser a opção adequada;

➡️ Se procura eficiência e apoio especializado e tem condições para suportar os custos, um serviço prestado por terceiros poderá ser a melhor opção. 

Aqui está uma tabela que resume as vantagens e desvantagens do « email warmup » interno em comparação com os serviços de terceiros:

Interno email warmup

Prós

• Controlo total sobre o processo
• Personalização de acordo com necessidades específicas
• Custos iniciais mais baixos

Contras

• Exige conhecimentos especializados significativos
• Configuração e gestão demoradas
• Risco de uma implementação ineficaz

Serviços de terceiros

Prós

• Automação e eficiência
• Conhecimentos especializados e apoio
• Menor risco e poupança de tempo

Contras

• Custos correntes mais elevados
• Menos controlo sobre o processo
• Dependência de prestadores externos

Perguntas Frequentes

Os serviços « email warmup » funcionam?

Sim, os serviços « email warmup » são extremamente eficazes para melhorar a capacidade de entrega dos seus e-mails! Como? Ajudam simplesmente a construir uma reputação positiva do remetente, aumentando gradualmente o volume de envio de e-mails, gerando um elevado nível de interação nas suas atividades de e-mail, monitorizando a sua capacidade de entrega e, na verdade, garantindo que os seus e-mails cheguem à caixa de entrada em vez de irem parar à pasta de spam. 

Muitas empresas constatam que a utilização destes serviços resulta, ao longo do tempo, em melhores taxas de entrega e de interação!

O Google baniu o site email warmup ?

Não, a Google não baniu o email warmup! Na prática, limitou-se a pedir às aplicações oficialmente auditadas (como o Gmass) que realizam o «email warming» utilizando a API da Google que deixassem de o fazer. 

Qual é o processo de aquecimento para o e-mail?

O processo de « email warmup » consiste em aumentar gradualmente o volume de e-mails enviados a partir de uma conta de e-mail nova ou inativa, com o objetivo de construir uma reputação positiva junto dos fornecedores de serviços de Internet (ISP) e evitar que os e-mails sejam marcados como spam. 

Email warmup consiste em iniciar conversas por e-mail com outras caixas de correio em diferentes ESP (G Suite, Office 365, Zoho, etc.) e receber interações positivas (engajamento) da parte delas.

A maior parte destes e-mails de boas-vindas enviados é aberta, clicada, marcada como importante, respondida e removida da pasta de spam, se necessário. Isto envia um sinal ao Google, à Microsoft e aos filtros de spam de que a sua caixa de correio/domínio não está a enviar spam e é relevante ⇒ a sua reputação como remetente aumenta.

Ajuda muito fazer um aquecimento e equilibrar constantemente a sua atividade quando está a enviar as suas campanhas. É útil, antes de enviar qualquer e-mail, preparar a conta E, durante as campanhas, compensar as queixas de spam que irá receber (toda a gente recebe queixas de spam regularmente e isso prejudica bastante).

Qual é a melhor plataforma para enviar e-mails de abordagem não solicitada?

A melhor plataforma para enviar e-mails de abordagem inicial depende das suas necessidades e objetivos específicos. Entre as opções mais populares contam-se ferramentas como a Emelia, a Mailshake, a Reply.io e a Outreach, que oferecem funcionalidades para gerir campanhas de e-mails de abordagem inicial, acompanhar respostas e automatizar o acompanhamento. 

O nosso conselho: procure uma plataforma que se adapte ao seu orçamento, que se integre com o seu CRM e que ofereça análises robustas para otimizar a sua estratégia de divulgação por e-mail, tudo ao mesmo tempo!

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