Spam por e-mail12 dicas infalíveis para contornar os filtros de spam do e-mail12 dicas comprovadas para garantir que os seus e-mails não vão parar à pasta de spam e chegam à caixa de entrada. Estratégias simples para melhorar a capacidade de entrega e alcançar o seu público!
A Risotto é líder na abordagem «runtime-first» do Zero Trust, com monitorização via eBPF, aplicação dinâmica do princípio do privilégio mínimo e automatização da conformidade.
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Se os seus e-mails estão a ser bloqueados pelos filtros de spam, está a perder tempo e a perder oportunidades de negócio. Mas, para os diretores executivos e empreendedores, fazer com que a sua mensagem chegue às pessoas certas é imprescindível.
Neste artigo, vamos dar-lhe 12 dicas infalíveis para contornar os filtros de spam de e-mail e garantir que as suas campanhas cheguem à caixa de entrada, e não à pasta de lixo eletrónico. Vamos direto ao que funciona e ainda vamos explicar como ferramentas como o Mailreach podem ajudá-lo a construir uma reputação de remetente sólida e a melhorar a sua capacidade de entrega. Sem rodeios, só resultados.
Se os teus e-mails estão a ser bloqueados pelos filtros de spam, isso não é por acaso. Acontece porque algo na tua configuração ou no teu conteúdo está a despertar suspeitas. Compreender por que razão isto acontece é fundamental se quiseres que as tuas mensagens cheguem às caixas de entrada e não às pastas de lixo eletrónico.
Existem três fatores principais que determinam se os seus e-mails chegam ao destinatário ou são bloqueados: o conteúdo do e-mail, a reputação do remetente e a sua configuração de envio.
Não ter os registos SPF e DKIM devidamente configurados é como enviar e-mails sem identificação. Os fornecedores de e-mail precisam de saber quem é e se as suas mensagens são de confiança. Sem estes registos, os filtros de spam ficam desconfiados e os seus e-mails acabam na pasta de spam, sem mais perguntas. Isto não é apenas um pormenor menor, não: é um requisito básico que muitas empresas ignoram, e vemos o impacto disso todos os dias na MailReach!
Sim, é uma questão técnica e não é a parte mais emocionante da gestão do e-mail, mas é imprescindível se quiser que as suas mensagens cheguem às caixas de entrada. O SPF (Sender Policy Framework) e o DKIM (DomainKeys Identified Mail) são, essencialmente, a prova de identidade do seu e-mail. Ajudam a verificar se o servidor que envia o seu e-mail está autorizado a fazê-lo em nome do seu domínio. Se estes registos estiverem em falta ou mal configurados, está a convidar os filtros de spam a bloquear-lhe o envio.
Pense nisto desta forma: deixaria alguém entrar no seu escritório sem identificação? Não. O mesmo se aplica ao e-mail. É preciso comprovar a sua legitimidade para que a mensagem seja entregue. A configuração demora apenas alguns minutos, mas é essencial para evitar problemas de autenticação que enviam os seus e-mails diretamente para a pasta de spam. E embora o DMARC ainda não seja obrigatório, a sua configuração acrescenta uma camada adicional de proteção.
Se não tiver a certeza de que o seu SPF e DKIM estão configurados corretamente, utilize o teste de entregabilidade gratuito do MailReach. Este irá indicar-lhe se está tudo em ordem ou se precisa de fazer ajustes. Acredite, vale a pena dedicar cinco minutos a isto. Se ignorar este passo, vai passar o resto da vida a lutar contra os filtros de spam.
A sua reputação de remetente é como a pontuação de crédito do seu domínio de e-mail. Se estiver prejudicada, os seus e-mails acabarão na pasta de spam, e isso pode ser fatal para o seu negócio. Em 2024, a sua reputação continua a ser fortemente influenciada pela forma como as pessoas interagem com os seus e-mails (aberturas, cliques, respostas e, claro, queixas de spam). Baixo envolvimento? Muitas queixas de spam? Está em apuros.
Se tem vindo a enviar campanhas que ninguém abre nem com as quais ninguém interage, é provável que a sua reputação de remetente já esteja a ser afetada. Isto significa que mais e-mails seus acabarão na pasta de spam no futuro, independentemente da qualidade do seu conteúdo. Porquê? Porque os fornecedores de e-mail, como o Google e a Microsoft, utilizam a interação como um indicador fundamental para avaliar se é um remetente de confiança. É a forma que têm de filtrar e-mails indesejados e manter as caixas de entrada dos seus utilizadores organizadas.
A solução é simples: aumente o seu envolvimento. Concentre-se em enviar mensagens a destinatários ativos, que tenham probabilidades de abrir, clicar ou responder. Esta interação positiva indica aos provedores de e-mail que vale a pena entregar os seus e-mails na caixa de entrada. Por outro lado, enviar e-mails em massa para listas sem envolvimento irá prejudicar rapidamente a sua reputação. Uma baixa taxa de envolvimento equivale a uma baixa reputação do remetente, o que afeta diretamente a sua capacidade de entrega.
Os principais fornecedores de serviços de e-mail, como o Gmail e o Outlook, são claros quanto a isto: utilizam o envolvimento como filtro principal. Se os seus e-mails não gerarem interações positivas suficientes, acabarão na pasta de spam com mais frequência. Isto aplica-se quer esteja a enviar e-mails de marketing, mensagens transacionais ou contactos não solicitados.
Portanto, se as suas taxas de abertura estiverem a descer drasticamente ou se o número de reclamações estiver a aumentar, tome medidas. Limpe a sua lista de e-mails, reative o envolvimento do seu público, utilize as melhores ferramentas de entregabilidade de e-mails e concentre-se em oferecer valor em cada e-mail. A sua reputação depende disso, assim como a sua capacidade de chegar ao seu público. Por isso, não ignore esta situação, porque a entregabilidade dos seus e-mails e, em última análise, o seu negócio, estão em jogo.
Não há como evitar trabalhar na qualidade do conteúdo dos seus e-mails se quiser evitar que estes vão parar à pasta de spam. Os filtros de spam estão mais inteligentes do que nunca e não se limitam a procurar sinais de alerta óbvios: analisam todos os aspetos da sua mensagem.
Em primeiro lugar, os links que incluíres são importantes. Se criares um link para um site que pareça suspeito, mesmo que seja totalmente legítimo mas se assemelhe a um domínio de spam, o teu e-mail fica em risco. Um URL inválido, um site sem proteção SSL ou um link para um site que tenha sido sinalizado como contendo malware fará com que o teu e-mail também seja sinalizado. É como se fosses considerado culpado por associação. Certifica-te de que os teus links são seguros e remetem para sites credíveis.
Depois, há a questão dos URLs que não correspondem. Se o URL apresentado não corresponder ao destino real, parece que está a tentar enganar o destinatário — algo que os spammers fazem constantemente. Por exemplo, se o seu link indicar «xyz.com», mas, na realidade, encaminhar o utilizador para «anotherwebsite.com», os filtros de spam irão detetar isso e penalizá-lo. O mesmo se aplica à utilização de encurtadores de URL, como o Bitly. Estes podem ser práticos, mas constituem um enorme sinal de alerta para os filtros de spam, porque os spammers utilizam-nos frequentemente para ocultar links maliciosos.
O conteúdo é outro terreno minado. A utilização de determinados temas ou palavras pode levantar suspeitas instantaneamente. Qualquer coisa relacionada com dinheiro (descontos, salário, poupanças) ou temas sensíveis como saúde, perda de peso ou conteúdo para adultos constitui um terreno arriscado. Os filtros de spam estão programados para estar atentos a estes temas, uma vez que são comuns nos e-mails de spam.
Mas não são apenas as palavras óbvias com que se deve preocupar. Com os algoritmos de aprendizagem automática atuais, até mesmo palavras inofensivas podem tornar-se gatilhos de spam se forem utilizadas repetidamente no contexto errado. Imagine se os spammers começassem a bombardear as caixas de entrada com a palavra «Yoga». Se um número suficiente de pessoas marcasse esses e-mails como spam, «Yoga» poderia, de repente, passar a fazer parte da lista negra.
E não te esqueças da pontuação. Simplesmente evita-a. O uso excessivo de pontos de exclamação, letras maiúsculas ou qualquer coisa que pareça agressiva pode fazer com que o teu e-mail vá diretamente para a pasta de spam. O segredo é manter o teu conteúdo profissional, relevante e direto. Evita palavras da moda e opta por mensagens claras e sinceras. O teu objetivo é criar confiança, não despertar suspeitas.
Se está determinado a fazer com que os seus e-mails cheguem à caixa de entrada e não à pasta de spam, TEM de recorrer a um prestador de serviços de e-mail (ESP) de confiança. É tão simples quanto isso. A Google e a Microsoft dominam o mercado do e-mail e são extremamente exigentes quanto a quem pode chegar aos seus utilizadores.
Eles analisam minuciosamente o seu provedor de e-mail antes mesmo de a sua mensagem chegar à caixa de entrada do destinatário. Se detetarem que está a utilizar um servidor SMTP personalizado ou um provedor menos conhecido, é mais provável que marquem o seu e-mail como spam. Porquê? Porque os dados deles mostram que esses provedores estão mais frequentemente associados a comportamentos de spam.
Pensa nisso: se estiveres a utilizar um servidor de e-mail personalizado que ainda não tenha construído uma reputação sólida, já estás a começar em desvantagem. O teu e-mail será tratado com desconfiança e é provável que acabe na pasta de lixo eletrónico.
Por outro lado, enviar e-mails a partir de um fornecedor de confiança, como o Office 365, o Google Workspace ou o Zoho Mail, aumenta consideravelmente as hipóteses de os e-mails chegarem à caixa de entrada. Estas plataformas são reconhecidas e consideradas de confiança pelos principais fornecedores de serviços de Internet, pelo que é mais provável que os seus e-mails sejam tratados como legítimos.
Com base na nossa experiência na MailReach, estes três fornecedores apresentam consistentemente os melhores resultados em termos de entrega na caixa de entrada. Se estiver a enviar e-mails de contacto inicial ou comunicações empresariais regulares, opte por estes fornecedores. Não se trata apenas do conteúdo que envia, mas também de como e de onde o envia.
Não arrisque a capacidade de entrega dos seus e-mails; opte por um ESP de confiança e certifique-se de que os seus e-mails chegam onde devem chegar: aos olhos do seu público.
Os anexos nos seus e-mails são sempre um tema delicado. Porquê? Simplesmente porque são vistos como um sinal de alerta para os filtros de spam. Despertam imediatamente suspeitas, uma vez que são frequentemente utilizados em tentativas de phishing e pirataria informática. Por isso, se o seu e-mail contiver um ou mais anexos, estará a aumentar significativamente as hipóteses de acabar na pasta de spam. É tão simples quanto isso.
Enviar um anexo é totalmente desaconselhável em e-mails em massa, especialmente quando se contactam novos destinatários. Tenha em conta que os filtros de spam estão programados para serem cautelosos, uma vez que os anexos podem conter ficheiros maliciosos, pelo que são sujeitos a uma análise mais rigorosa. Mesmo que as suas intenções sejam boas, é mais provável que o seu e-mail seja sinalizado como inseguro e acabe na pasta de spam.
Se precisar mesmo de partilhar um documento, utilize um link. Ferramentas como o DocSend permitem-lhe incluir um link seguro para o seu ficheiro, o que não só garante a integridade da entrega, como também lhe permite saber quem está a visualizar o seu documento.
Uma das formas mais rápidas de comprometer a capacidade de entrega dos seus e-mails é enviar demasiados e-mails não solicitados num só dia. Vemos isso constantemente na MailReach: empresas que pensam que podem enviar centenas de e-mails diariamente e depois ficam a perguntar-se por que razão acabam na pasta de spam.
A verdade é que os provedores de e-mail são inteligentes. Estão à procura de um comportamento natural, semelhante ao humano. Se estiveres a enviar e-mails em massa como um robô, serás tratado como tal e marcado como spam.
A regra de ouro para o contacto não solicitado é simples: mantenha o número abaixo de 100 e-mails por dia, por endereço de envio E por domínio.
Porquê este limite? Porque os fornecedores de e-mail monitorizam tanto o endereço de e-mail individual como o domínio na sua totalidade. Se um endereço for sinalizado como spam, a reputação de todo o domínio pode ser afetada. Assim, se tiver vários endereços num único domínio e um deles tiver problemas, é apenas uma questão de tempo até que os outros sigam o mesmo caminho.
Assim, ao respeitar o limite de 100 e-mails, reduz o risco de ativar os filtros de spam e mantém um padrão de envio mais semelhante ao de um ser humano. Não se trata apenas de jogar pelo seguro; trata-se de maximizar as suas taxas de envolvimento e proteger a sua reputação de remetente. Lembre-se: menos é mais!
Outra estratégia: não exagerar nos contactos de acompanhamento!
Sim, os e-mails de acompanhamento são uma tática comum na abordagem por e-mail a pessoas desconhecidas e podem ser eficazes para aumentar as vendas, mas exagerar neles é uma forma infalível de prejudicar a sua reputação de e-mail. Assim, mesmo que um e-mail de acompanhamento enviado no momento certo possa chamar a atenção de alguém que não tenha visto o seu primeiro e-mail, enviar demasiados e-mails de acompanhamento a pessoas que não estão interessadas pode rapidamente ter o efeito contrário.
É preciso ter em conta que cada mensagem de acompanhamento que se envia a alguém que não respondeu ao e-mail inicial é uma aposta, e o mais provável é que a maioria não tenha respondido simplesmente porque não se interessa pelo assunto.
Bombardear os destinatários com mensagens de acompanhamento não vai fazê-los mudar de ideias. É mais provável que isso os irrite, levando a ações negativas, como marcar o teu e-mail como spam ou cancelar a subscrição. Isto prejudica a tua reputação de remetente e acabará por fazer com que os teus e-mails sejam encaminhados para as pastas de spam, acabando com qualquer hipótese de chegares ao teu público.
Em vez de bombardear as pessoas com várias mensagens de acompanhamento, privilegie a qualidade em detrimento da quantidade. Mantenha as suas mensagens de acompanhamento espaçadas e relevantes, e saiba quando parar. Se alguém não tiver respondido após alguns e-mails, está na hora de seguir em frente.
Não incluir um link claro para cancelar a subscrição nos seus e-mails é pedir problemas. É uma questão simples: a ausência de um link para cancelar a subscrição significa destinatários frustrados que não conseguem cancelar a subscrição facilmente, o que leva a mais queixas de spam. E cada queixa de spam prejudica a sua reputação como remetente, reduzindo as suas hipóteses de chegar à caixa de entrada e, em última análise, custando-lhe negócios.
Há quem pense que basta dizer: «Responda com “cancelar subscrição” para ser removido.» Isso é uma ilusão. A maioria das pessoas não se vai dar ao trabalho de responder ao seu e-mail — limitam-se a clicar no botão de spam e a seguir em frente. O resultado? Uma reputação arruinada e menos e-mails a chegar ao público certo. Não vale a pena correr o risco.
É por isso que ter um link de cancelamento de subscrição claro e fácil de encontrar não é apenas um requisito legal em muitos locais, mas sim uma questão de respeito básico pelos seus destinatários. Isso demonstra que é um profissional que valoriza o tempo e a escolha deles. E não, isso não faz com que o seu e-mail pareça menos pessoal. Podes continuar a enviar e-mails personalizados e incluir um link para cancelar a subscrição. Trata-se de dar controlo aos destinatários, o que melhora a sua experiência e reduz as queixas de spam.
Nós próprios testámos isto: as campanhas com um link visível para cancelar a subscrição têm um desempenho tão bom em termos de geração de leads como as que não o têm. A única diferença? Menos queixas de spam e uma reputação de remetente mais sólida. De nada!
A utilização de um domínio de rastreamento personalizado é um fator decisivo para a capacidade de entrega dos seus e-mails. Quando envia campanhas através de um prestador de serviços de e-mail, é automaticamente adicionado um pixel de rastreamento a cada mensagem. Este pixel, associado a um domínio específico, rastreia métricas essenciais, como as taxas de abertura e as taxas de cliques.
Qual é o problema? Por predefinição, está a partilhar o mesmo domínio de rastreio com todos os outros utilizadores desse fornecedor. Isto significa que os seus e-mails estão associados a centenas, talvez milhares, de outros remetentes — alguns dos quais podem ser spammers.
Os filtros de spam não gostam disto. Se apenas uma pequena parte desses utilizadores se envolver em práticas duvidosas, o domínio de rastreamento partilhado é sinalizado e, de repente, os seus e-mails perfeitamente legítimos são considerados culpados por associação. É por isso que é essencial configurar o seu próprio domínio de rastreamento personalizado: permite-lhe destacar os seus e-mails dos demais e construir uma reputação para o seu próprio domínio, e não para o de outra pessoa.
É bom saber: se o seu fornecedor de serviços de e-mail não oferecer a opção de configurar um domínio de rastreamento personalizado, isso é um sinal de alerta para a capacidade de entrega! Está, essencialmente, a colocar a sua reputação de remetente nas mãos de outros utilizadores que podem não ser tão cuidadosos como você. Por isso, faça um favor a si próprio: invista os poucos minutos necessários para configurar o seu próprio domínio de rastreamento.
Se os seus e-mails estão a ir parar à pasta de spam, ficar a adivinhar não vai levar a lado nenhum. Precisa de saber exatamente o que está a correr mal, e rapidamente. É por isso que desenvolvemos o MailReach Spam Test, uma ferramenta simples e prática que lhe diz exatamente como os seus e-mails estão a ter desempenho. Não é necessário registar-se, sem compromissos. Em apenas um minuto, pode obter um relatório detalhado sobre onde os seus e-mails estão a parar nos principais fornecedores de caixas de entrada e o que o está a impedir de ter sucesso.
Eis como funciona: copie um código simples para o seu e-mail e envie-o para uma lista de endereços de teste nas mesmas condições das suas campanhas reais. Isto garante que obtém resultados precisos. Em poucos segundos, o MailReach analisa o seu e-mail, verifica a sua pontuação de spam e indica-lhe se este está a chegar à caixa de entrada, ao separador «Promoções» ou à pasta de spam. Receberá uma pontuação clara numa escala de 10, juntamente com recomendações práticas para resolver quaisquer problemas.
Por que é que isto é importante? Porque não se pode corrigir o que não se mede. Conhecer o estado da sua capacidade de entrega é o primeiro passo para a melhorar. Não perca tempo a enviar e-mails para o vazio: faça o teste, veja em que ponto se encontra e elimine as suposições da sua estratégia de e-mail. Demora apenas um minuto e é totalmente gratuito para até 3 testes por dia!
Se já tentou todos os truques possíveis e os seus e-mails continuam a ir parar à pasta de spam, é provável que a sua reputação de remetente precise de uma ajuda séria. Por mais bem elaborados que sejam os seus e-mails, se os fornecedores de e-mail não confiarem em si, as suas mensagens continuarão a ser marcadas como spam. É aqui que o «aquecimento» do e-mail desempenha um papel importante, reconstruindo a sua reputação a partir do zero.
Um serviço de «aquecimento» de e-mail como o MailReach funciona gerando interação real com a sua conta de e-mail. É como um programa de treino para a sua caixa de entrada, mostrando aos fornecedores de e-mail que vale a pena entregar os seus e-mails. O MailReach liga a sua caixa de entrada a uma rede de utilizadores reais que irão abrir, responder e interagir com os seus e-mails. Estas ações positivas indicam a fornecedores como o Google e a Microsoft que é um remetente credível e, ao longo do tempo, isto reforça a sua reputação e melhora a sua capacidade de entrega.
O processo é simples: basta ligar a sua caixa de entrada e o MailReach trata do resto. Automatiza o processo de interação, gerando aberturas, respostas e até removendo os seus e-mails da pasta de spam, caso acabem por lá.
Com anos de experiência e uma vasta base de dados sobre a capacidade de entrega de e-mails, compilámos guias práticos que lhe fornecem passos concretos para maximizar o sucesso dos seus e-mails.
Os nossos guias sobre entregabilidade abordam tudo o que precisa de saber para evitar que os seus e-mails acabem na pasta de spam. Analisamos em profundidade os detalhes essenciais que a maioria das pessoas ignora — detalhes que podem determinar o sucesso ou o fracasso das suas campanhas de e-mail. Quer esteja a lidar com configurações complexas de DNS ou apenas à procura da melhor estratégia para enviar e-mails de abordagem a clientes potenciais, temos tudo o que precisa.
Consulte o nosso Guia Definitivo e Sem rodeios sobre a Entregabilidade de E-mails para saber como evitar que os seus e-mails sejam marcados como spam.
Para quem se dedica ao contacto não solicitado, a nossa Guia sobre a Melhor Estratégia para o Envio de E-mails de Aproximação Iniciada oferece táticas passo a passo para melhorar a sua taxa de entrega e os seus resultados.
É bom saber: estes guias baseiam-se em dados reais e em estratégias comprovadas, e não em suposições. Leia-os, ponha em prática as nossas recomendações e veja a sua capacidade de entrega melhorar significativamente!
Cada e-mail que vai parar à pasta de spam equivale a um potencial cliente perdido. Comece hoje mesmo a melhorar a sua colocação na caixa de entrada com os testes de spam e o processo de aquecimento do MailReach.
Seguir as regras não é suficiente — saiba onde é que os seus e-mails vão parar e o que é que os está a impedir de chegar ao destino. Verifique a sua pontuação de spam com o nosso teste gratuito e melhore a capacidade de entrega com o processo de aquecimento do MailReach.
Sem um aquecimento adequado, as suas melhores campanhas não servem de nada. Pode começar por testar a localização na caixa de entrada e começar a melhorá-la ainda hoje.
O facto de o seu endereço estar na lista não significa que a sua capacidade de entrega esteja comprometida. Faça um teste de spam para verificar se os seus e-mails estão realmente a chegar ao destino — ou se estão a ser bloqueados.
Por que é que os meus e-mails vão parar à pasta de spam? Há anos que respondemos a esta pergunta. Neste guia, vamos revelar as 9 razões (reais) mais comuns, de acordo com os nossos dados, e o processo exato de 4 passos para resolver o problema da entrega na caixa de entrada.
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