Guide de la délivrabilité des emails Apollo : Warmup et dépannage

Apollo est un outil de séquençage, pas un système de délivrabilité.

Il envoie des emails, mais il ne gère pas où ces emails atterrissent, ce sont Gmail et Outlook qui le font. La plupart des utilisateurs d'Apollo supposent que la plateforme influence le placement en boîte de réception, mais les fournisseurs de boîtes mail prennent cette décision en fonction de la réputation de l'expéditeur, du contenu de l'email et de la configuration d'envoi.

Comme Apollo ne surveille aucun de ces signaux, les équipes commencent souvent à envoyer avant que le domaine n'ait fait son warmup, ne soit authentifié ou n'ait gagné la confiance. Quand cela arrive, la performance de la prospection devient incohérente, même quand le message est percutant.

Ce guide se concentre sur la partie qu'Apollo ne peut pas contrôler : construire un environnement d'envoi auquel les fournisseurs de boîtes mail font confiance. Vous apprendrez comment authentifier correctement votre domaine, faire le warmup de vos boîtes de réception de la bonne manière, et surveiller les signaux qui déterminent réellement le placement en boîte de réception.

Comprendre pourquoi les emails Apollo atterrissent dans les spams

Avant de plonger dans les causes, il est important de comprendre une chose : Apollo n'a aucune visibilité sur la façon dont Gmail et Outlook évaluent votre domaine. La plateforme affiche les ouvertures, les réponses et la performance des séquences, mais les décisions de délivrabilité se prennent entièrement au sein des fournisseurs de boîtes mail.

Cela signifie que les échecs d'authentification, les baisses de réputation, le throttling et les changements de placement peuvent tous se produire en coulisses, tandis qu'Apollo affiche toujours « emails envoyés ».

Voici les véritables raisons pour lesquelles les emails Apollo atterrissent dans les spams — des problèmes qu'Apollo ne peut ni détecter ni prévenir :

1. Authentification faible ou manquante

La plupart des fournisseurs d'emails vérifient chaque message en utilisant trois standards d'authentification d'email :

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Quand ces enregistrements sont absents ou mal configurés, Apollo continuera d'« envoyer », mais les fournisseurs peuvent envoyer vos emails directement dans les spams. Apollo ne surveille pas l'alignement ou les erreurs DNS, MailReach le fait.

2. Mauvaise réputation d'expéditeur

Les fournisseurs de boîtes mail évaluent la façon dont les destinataires interagissent avec vos emails. Peu d'ouvertures, peu de réponses, des suppressions rapides et un manque d'engagement positif réduisent votre réputation au fil du temps.

Cette réputation est l'un des principaux signaux que Gmail et Outlook utilisent pour décider si votre prochain message atteindra la boîte de réception ou le dossier de spam.

Apollo rapporte l'engagement au sein de votre séquence, mais les fournisseurs de boîtes mail conservent leurs propres enregistrements d'engagement. Leurs données déterminent le placement en boîte de réception. Quand ces données montrent une interaction faible ou en déclin, votre réputation chute et votre visibilité diminue.

3. Contenu de l'email

Les filtres évaluent la composition entière d'un email. Ils analysent la structure HTML, le ratio texte-code, le comportement des liens, les éléments intégrés, les schémas de suivi et les anomalies de formatage. Un message peut être signalé même s'il contient un seul lien vers un site web légitime.

4. Activité d'envoi soudaine

Si un nouveau domaine passe de 0 à 200 envois du jour au lendemain, Gmail/Outlook le considère comme suspect. Apollo vous permettra de le programmer ; les fournisseurs le limiteront ou le filtreront. MailReach identifie ce schéma tôt pour que vous puissiez vous ajuster avant que la réputation ne chute.

Pour en savoir plus, lis notre guide sur comment éviter que tes emails n'atterrissent en spam.

Guide étape par étape pour configurer Apollo et améliorer ta délivrabilité

Une bonne délivrabilité, ça commence avant même d'appuyer sur « Envoyer ». Les étapes ci-dessous t'aideront à t'assurer que ta configuration technique est nickel dès le premier jour :

1. Configure ton domaine pour l'authentification

Les fournisseurs de boîtes mail ne font pas confiance aux envois d'Apollo par défaut. Ils font confiance à l'authentification de ton domaine. Assure-toi que ces trois enregistrements sont correctement ajoutés et alignés avant d'envoyer quoi que ce soit.

1. SPF : Permet à Gmail/Outlook de confirmer que ton serveur d'envoi est autorisé.
   Garde un seul enregistrement SPF, respecte les limites de lookup et utilise le bon qualificateur (~all ou -all).
2. DKIM : Signe tes emails pour que les fournisseurs puissent vérifier qu'ils n'ont pas été modifiés.
   Utilise un sélecteur unique pour Apollo afin d'éviter d'écraser le DKIM d'autres outils.
3. DMARC : Indique aux fournisseurs quoi faire si SPF ou DKIM échouent.
   Commence avec p=none pour surveiller l'alignement, puis durcis la politique une fois que tout passe de manière constante.

Vérifie l'alignement et la propagation DNS pour Apollo

Apollo ne gère pas les paramètres DNS ou de réputation. Ceux-ci sont contrôlés par ton hébergeur de domaine, donc les enregistrements d'authentification qui établissent la crédibilité de ton domaine doivent être configurés chez ton fournisseur DNS. Pour ce faire :

• Connecte-toi à ton tableau de bord DNS
• Ajoute les enregistrements SPF, DKIM et DMARC générés par Apollo ou ton fournisseur de boîte mail
• Après avoir mis à jour le DNS, vérifie que chaque enregistrement se résout correctement

Utilise le SPF Checker de MailReach pour confirmer que l'enregistrement SPF est publié, correctement formaté et qu'il autorise les serveurs d'envoi désignés. Il signale également les problèmes de limite de lookup ou d'enregistrements en double qui peuvent empêcher la validation SPF lorsque tes campagnes Apollo sont lancées.

Ensuite, utilise le DKIM Checker de MailReach pour confirmer que ton sélecteur est visible, que l'enregistrement DKIM est accessible publiquement et que la clé est configurée avec une longueur appropriée. Il t'alertera également sur les noms de sélecteurs ou les longueurs de clés problématiques qui pourraient entraîner des échecs de livraison.

2. Ajoute un domaine de suivi personnalisé et vérifie la configuration

Lorsque plusieurs expéditeurs partagent le même domaine de suivi ou le même chemin SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), leurs réputations sont liées. Si les liens d'un utilisateur sont signalés ou bloqués, l'ensemble du pool hérite d'une partie de cette réputation négative.

Cela signifie que tes emails pourraient être acheminés vers le spam, même si tes campagnes suivent les meilleures pratiques. Par exemple, si le domaine de suivi partagé d'Apollo est « apollo-track.com », tes liens pourraient apparaître comme « https://apollo-track.com/c/abc123 »

Les filtres de boîtes mail considèrent cela comme une infrastructure de masse utilisée par des expéditeurs non liés.

Par conséquent, pour isoler ta réputation, fais ce qui suit :

• Crée un sous-domaine de suivi personnalisé, tel que link.yourdomain.com ou track.yourdomain.com
• Pointe l'enregistrement CNAME de ce sous-domaine de suivi vers le point de terminaison de suivi d'Apollo

Teste la nouvelle configuration en utilisant l'email spam tester de MailReach. Le test envoie ton email à plus de 30 vraies boîtes de réception et montre exactement où il atterrit (Boîte de réception, Promotions ou Spam) chez les principaux fournisseurs de boîtes mail.

L'outil affiche aussi le contenu complet du message et les URL des liens, ce qui te permet de vérifier que tes URL de suivi utilisent maintenant ton sous-domaine personnalisé au lieu du tracker partagé d'Apollo.

Faire le warmup de tes boîtes mail Apollo comme il faut

Apollo t'aide à envoyer des emails, mais il ne fait pas le warmup de tes boîtes de réception. C'est ta responsabilité de faire le warmup de tes boîtes de réception. Voici comment le faire efficacement :

1. Commence avec une montée en puissance contrôlée

Les nouveaux domaines ont besoin de temps pour gagner la confiance. Les fournisseurs de boîtes mail surveillent ta montée en puissance. Commence petit, en envoyant environ 3 à 5 emails par jour pendant la première semaine.

Tiens-toi à une montée en puissance de 3 à 4 semaines pour que les filtres aient le temps d'apprendre de tes schémas d'engagement et pour que le volume se stabilise. Tu peux utiliser le calendrier de montée en puissance ci-dessous comme référence.

Si tes taux d'ouverture ou de réponse baissent, mets en pause toute augmentation et maintiens ton volume quotidien stable jusqu'à ce que l'engagement se rétablisse.

Après avoir terminé ton premier mois de warmup stable, ajouter des semaines supplémentaires n'améliorera pas significativement la délivrabilité de tes emails Apollo. À ce stade, la plupart des fournisseurs auront déjà établi un profil de confiance pour ton domaine.

La limite supérieure de sécurité pour les boîtes de réception Google Workspace et Office 365 est d'environ 100 emails par jour et par boîte mail. Une fois que ton schéma de warmup manuel se stabilise, étends le processus via l'automatisation.

MailReach effectue son warmup sur un réseau de plus de 30 000 boîtes de réception Google Workspace et Office 365 vérifiées, où chaque ouverture, réponse et marquage d'emails comme importants se produisent dans de vrais environnements utilisateurs.

2. Concentrez-vous sur l'engagement

L'email warmup ne fonctionne que si vos messages semblent humains. Les filtres détectent rapidement les modèles identiques, les formulations figées et le timing mécanique.

Utilisez un outil d'email warmup qui a un impact direct sur les signaux enregistrés par Gmail et Outlook.

Les outils de warmup basés sur de vraies boîtes de réception Workspace et Office365 génèrent des interactions plus sûres et plus crédibles que les outils qui s'appuient sur des comptes de mauvaise qualité ou artificiels.

Un outil de warmup de qualité :

• Varier le ton, la structure et la longueur des messages
• Générer des ouvertures, des réponses et des interactions positives réalistes
• Retirer automatiquement les messages du spam
• Répartir le warmup sur de nombreuses boîtes de réception fiables

Ces actions améliorent votre crédibilité initiale et stabilisent le placement avant que vous ne commenciez à envoyer des séquences Apollo.

De plus, gardez vos modèles initiaux courts et simples pendant le warmup. Limitez les liens, les images et le formatage. Cela réduit les risques de filtrage au niveau du contenu pendant que votre réputation se renforce.

Dépannage des problèmes de délivrabilité des emails Apollo

Les filtres des boîtes de réception s'adaptent à tout changement d'engagement et peuvent déclencher de nouveaux schémas de comportement de spam. Lorsque cela se produit, voici ce que vous devez faire pour réinitialiser votre approche de manière méthodique :

1. Arrêtez temporairement d'envoyer des emails.

Suspendez temporairement les envois Apollo pendant 48 à 72 heures. Envoyer pendant un déclin augmente les signaux de réputation négatifs sur lesquels les fournisseurs de boîtes de réception s'appuient pour authentifier et filtrer les messages. Mettre votre campagne en pause vous donne le temps d'identifier le problème et de le résoudre.

2. Identifiez la cause profonde.

Déterminez pourquoi les performances ont diminué avant de prendre des mesures correctives. Recherchez des indicateurs précoces tels que :

• Des taux d'ouverture tombant en dessous de ~15%
• Des taux de réponse chutant en dessous de ~2%
• Une augmentation des soft bounces ou des reports
• Arrivée systématique dans les dossiers Promotions ou Spam

Utilisez des diagnostics en dehors d'Apollo pour cerner le problème :

• Google Postmaster Tools pour vérifier les chutes brutales de la réputation de votre domaine
• Rapports DMARC pour vérifier les problèmes de désalignement SPF ou DKIM
• Blacklists publiques pour vérifier les signalements de domaine ou d'IP

3. Corrigez le problème sous-jacent

Une fois la cause identifiée, appliquez la solution appropriée. Le tableau ci-dessous associe les scénarios courants à des solutions ciblées. L'essentiel est de rendre la récupération intentionnelle plutôt que réactive :

4. Reconstruire la réputation de l'expéditeur

Après avoir résolu le problème, reprenez l'envoi d'emails avec un warmup progressif au lieu de revenir directement à un envoi à grande échelle. Une période de récupération de 7 à 14 jours est typique pour les problèmes mineurs. Pour des dommages de réputation plus importants (par exemple, mise en blacklist, faible engagement répété), la récupération peut prendre 28 à 35 jours.

Bonnes pratiques de délivrabilité email Apollo pour une optimisation à long terme

Une fois que votre domaine et vos boîtes mail sont correctement chauffés, la priorité est de maintenir les signaux de confiance que vous avez établis.

1. Maintenir la bonne santé de votre liste

La qualité de votre liste influence directement la réputation de votre expéditeur. Même les domaines authentifiés et bien chauffés se dégradent s'ils continuent d'envoyer à des adresses inactives ou invalides. 

Par conséquent, utilisez un vérificateur d'emails pour supprimer les contacts invalides ou risqués avant de les ajouter à Apollo. Cela réduit les bounces et stabilise votre réputation sur Gmail et Outlook.

Une liste plus petite et de meilleure qualité obtient toujours de meilleurs résultats et protège la délivrabilité à long terme.

2. Suivez continuellement les métriques de délivrabilité

Les données d'engagement ne racontent qu'une partie de l'histoire. Pour maintenir la délivrabilité email Apollo, surveillez régulièrement le placement en boîte de réception et la santé de votre domaine. Voici un tableau de référence que vous pouvez inclure dans votre tableau de bord :

Si l'une de ces métriques baisse pendant plus de 7 à 10 jours, mettez en pause et diagnostiquez avant de continuer à améliorer la délivrabilité de vos emails.

Comment MailReach, une plateforme dédiée à la délivrabilité, aide à maintenir le placement en boîte de réception sur le long terme

Une fois que votre configuration Apollo, votre warmup et votre cadence d'envoi sont en place, le vrai défi est de maintenir une délivrabilité constante.

La réputation évolue progressivement, parfois sur plusieurs jours, parfois au fil des campagnes, et ces changements ne sont pas toujours visibles depuis Apollo.

C'est là que MailReach assure la continuité, en comblant les lacunes qu'Apollo seul ne peut pas détecter. Il effectue des email warmups automatisés en arrière-plan, surveille le placement en boîte de réception chez les différents fournisseurs, et vous alerte lorsque l'authentification, l'engagement ou la réputation commencent à dériver.

Au lieu d'attendre qu'une baisse apparaisse dans les résultats de vos campagnes, vous pouvez agir sur les indicateurs précoces et corriger les problèmes avant que le placement en boîte de réception ne chute.

Offrez à vos emails un billet de première classe vers la boîte de réception avec l'outil d'email warmup de MailReach. Améliorez la délivrabilité de vos emails Apollo.