Guide pratique pour améliorer la délivrabilité des e-mails dans Outlook

Avec plus de 400 millions d'utilisateurs actifs, Outlook se positionne comme la deuxième plus grande plateforme de messagerie électronique après Gmail. Du point de vue des utilisateurs, Gmail retient souvent l'attention pour son filtrage anti-spam basé sur l'IA et sa fiabilité en matière de délivrabilité. 

Pourtant, des millions d'utilisateurs continuent de préférer Outlook pour son écosystème de messagerie complet, ses filtres intelligents, ses intégrations transparentes et son interface intuitive.

Mais il y a un hic : Outlook applique également certaines des normes d'authentification et de filtrage les plus strictes du secteur. Contrairement à Gmail, Microsoft évalue la cohérence des identités de manière beaucoup plus rigoureuse.

L'alignement DKIM d=, l'alignement Return-Path et la cohérence globale du domaine ont un poids important dans la logique de filtrage d'Outlook. Le comportement au niveau des locataires dans les environnements Microsoft 365 influence également la confiance, c'est pourquoi même de petits problèmes d'alignement peuvent déclencher une suppression.

C'est là que la plupart des expéditeurs rencontrent des difficultés.

Il est particulièrement difficile d'assurer la délivrabilité des e-mails sur Outlook, car même les plus petites non-conformités peuvent entraîner un ralentissement, un filtrage ou un blocage pur et simple. Ce blog présente un cadre structuré, étape par étape, conçu pour améliorer la délivrabilité de vos e-mails sur Outlook.

7 étapes pour améliorer la délivrabilité des e-mails Outlook 

Outlook ne vous avertit pas progressivement avant de filtrer. Il supprime d'abord et explique ensuite, c'est pourquoi les corrections de délivrabilité doivent être structurelles. Voici comment commencer :

1. Authentifiez votre domaine avec SPF, DKIM et DMARC

Tout comme Gmail, Outlook évalue d'abord l'identité de l'expéditeur avant d'évaluer sa réputation, son engagement ou le contenu de son e-mail. Microsoft applique des contrôles d'identité plus stricts, notamment en ce qui concerne l'alignement DKIM d= et la cohérence du chemin de retour.

La vérification de l'authenticité des e-mails repose sur trois mécanismes essentiels :

• SPF (Sender Policy Framework) : il spécifie quels serveurs de messagerie sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) : il signe cryptographiquement chaque message afin qu'Outlook puisse vérifier si l'e-mail a été modifié pendant son transit et s'il appartient à un domaine spécifique.
• DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance) : garantit que le domaine dans l'adresse d'expédition correspond au domaine qui a passé le contrôle SPF ou DKIM.

Gmail peut tolérer des divergences mineures entre les domaines DKIM. Outlook ne le fait pas.

Une signature DKIM qui passe mais utilise un domaine d= différent (par exemple, le domaine de votre ESP plutôt que le vôtre) est traitée comme une identité ambiguë, ce qui peut entraîner une suppression silencieuse au niveau du locataire, même lorsque SPF, DKIM et DMARC affichent tous « passé ».

Si votre plateforme de communication signe DKIM à l'aide de son propre domaine (par exemple, d=sendgrid.net ou d=mailgun.org), Outlook réduit souvent le niveau de confiance. Par conséquent, configurez toujours DKIM pour signer avec votre domaine principal ou un sous-domaine de première partie que vous contrôlez.

Cette étape s'articule autour d'une question :

« Outlook authentifie-t-il entièrement votre message à la réception ? »

Si SPF, DKIM ou DMARC échouent dans les en-têtes des messages, toutes les corrections de délivrabilité en aval deviennent instables. Par conséquent, pour vérifier cela dans la pratique :

• Publiez des enregistrements SPF, DKIM et DMARC valides pour le domaine exact utilisé dans votre adresse d'expéditeur.
• Envoyer un message test à une boîte de réception Outlook ou Microsoft 365
• Ouvrez l'en-tête complet du message et vérifiez :
  
  • SPF = réussi
  • DKIM = réussi
  • DMARC = réussi

De plus, n'oubliez pas que la conformité aux normes SPF, DKIM et DMARC constitue le minimum requis. Outlook exige une couche supplémentaire : l'alignement d'identité.

Même lorsque les trois contrôles d'authentification sont réussis, Outlook peut tout de même réduire le niveau de confiance si les domaines de votre identité d'expéditeur ne correspondent pas. C'est là que Microsoft évalue la cohérence du domaine à l'aide de l'adresse d'expéditeur, du domaine DKIM d= et du chemin de retour.

Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la meilleure stratégie de délivrabilité des e-mails à froid.

2. Analyser la réputation Outlook avec SNDS et JMRP

Après l'authentification et l'alignement de domaine, les vérifications de réputation permettent de confirmer si Outlook fait confiance à votre identité d'expéditeur. Les services SNDS (Smart Network Data Services) et JMRP (Junk Email Reporting Program) peuvent offrir une visibilité limitée.

Mais elles ne s'appliquent qu'à Outlook.com/Hotmail et ne reflètent pas la manière dont les locataires professionnels Microsoft 365 évaluent votre domaine.

Par conséquent, si vous envoyez un volume important à des adresses Outlook grand public, vous pouvez ajouter vos adresses IP au SNDS et les inscrire au JMRP afin de recevoir les données relatives aux plaintes.

Pour la plupart des expéditeurs B2B, ces outils sont facultatifs, car ils ne fournissent pas d'informations sur le placement dans la boîte de réception Microsoft 365. C'est là qu'une plateforme de délivrabilité devient essentielle.

L'outil de préchauffage des e-mails de MailReach fournit des informations sur la réputation par boîte mail, ce qui est plus approfondi que les mesures traditionnelles au niveau de la campagne.

Chaque boîte de réception connectée se voit attribuer un score de réputation en temps réel qui peut être consulté au niveau de la boîte aux lettres, du domaine et du fournisseur, y compris la segmentation pour Outlook et Google Workspace. Cela permet de séparer l'analyse de la réputation des mesures d'engagement (par exemple, les ouvertures et les réponses).

La plateforme fournit également des notifications en temps réel via Slack et des webhooks. Ces alertes sont déclenchées par des baisses ou des remontées du score de réputation, ce qui permet aux équipes de réagir avant que des systèmes à retardement tels que SNDS ne prennent des mesures coercitives.

3. Résolvez les problèmes liés aux rebonds et aux plaintes avant d'augmenter le volume

Dans les environnements Outlook, les dommages à la réputation sont principalement causés par les rebonds permanents, les plaintes pour spam et le manque d'engagement. Le volume ne devient pertinent qu'une fois ces problèmes résolus. Tant que ces signaux ne sont pas corrigés, toute augmentation du volume d'envoi amplifiera les indicateurs de réputation négatifs.

a. Commencez par corriger les rebonds permanents.

Supprimer définitivement toute adresse e-mail qui renvoie un message d'erreur permanente, tel que :

• « Utilisateur inconnu »
• « Aucun destinataire de ce type »
• « Boîte aux lettres indisponible »

Ne réessayez pas ces adresses et n'essayez pas de leur envoyer à nouveau un message en utilisant un autre domaine. En règle générale, veillez à ce que votre taux de rebond total reste inférieur à 3 %.

Outlook relègue souvent les expéditeurs dans l'onglet « Autres » avant de les déplacer vers le dossier Spam. Si votre taux d'ouverture pour les destinataires Outlook tombe en dessous de ~2 %, cela indique une détérioration précoce de la confiance au niveau des locataires.

b. Minimiser l'exposition aux plaintes

Supprimez les abonnés inactifs depuis longtemps de votre liste de diffusion. Il s'agit des destinataires qui :

• Ne répondez jamais à aucune des campagnes.
• N'ouvrez jamais aucun message dans le cadre d'une séquence de suivi complète.
• Réapparaître après avoir été remis en file d'attente à partir des listes héritées

Dans les locataires Outlook d'entreprise, même un petit nombre de plaintes a un poids disproportionné. Une fois qu'un locataire associe votre identité d'expéditeur à des plaintes, les envois suivants bénéficieront d'un niveau de confiance réduit.

Pour éviter cela, effectuez les vérifications suivantes avant que toute adresse ne soit intégrée aux campagnes sortantes gérées par Outlook.

• Valider la syntaxe de l'adresse e-mail (format et domaine corrects)
• Confirmer l'existence de la boîte aux lettres (via une sonde SMTP ou une API de vérification)
• Vérifier le comportement MX (s'assurer que les enregistrements MX résolvent et acceptent le courrier)

c. Reconstituez votre liste de diffusion avec des destinataires nominatifs et alignés sur leur rôle.

Ne contactez qu'un seul décideur vérifié par fonction (disposant d'une adresse e-mail professionnelle) et adaptez le message aux responsabilités de cette fonction.

Testez chaque nouvelle source de données avec un micro-lot (moins de 50 contacts) et ne développez que les sources qui génèrent des réponses authentiques et maintiennent un taux de plaintes minimal.

Pour en savoir plus, lis notre guide sur comment éviter que tes emails n'atterrissent en spam.

4. Réchauffez les modèles d'envoi Outlook et gérez le volume

Jusqu'à présent, l'accent a été mis sur la validation et le nettoyage. Mais cette étape lance l'exécution, en introduisant progressivement des volumes contrôlés pour montrer à Outlook que vos habitudes d'envoi sont fiables et sûres.

Le réchauffement ne consiste pas à gonfler les taux d'ouverture ou à envoyer des volumes arbitrairement faibles ; il s'agit de générer un véritable engagement à partir des boîtes de réception auxquelles Outlook fait déjà confiance, en particulier Microsoft 365 et Google Workspace.

a. Définissez votre parcours d'échauffement

Basez votre parcours de réchauffement sur votre réputation actuelle. Par exemple :

• Un nouveau domaine ou une nouvelle identité d'expéditeur nécessite généralement une période de montée en puissance contrôlée d'au moins 14 jours.
• Un domaine ayant déjà fait l'objet d'une suppression dans Outlook nécessite généralement 3 à 4 semaines de comportement cohérent avant que la confiance ne commence à se normaliser.
• Les domaines fortement endommagés peuvent nécessiter une récupération plus longue, en fonction des plaintes antérieures.

Une fois que le réchauffement a commencé, il doit se poursuivre indéfiniment. La réputation Outlook se détériore pendant les périodes d'inactivité, donc l'arrêt du réchauffement peut ralentir la récupération ou déclencher de nouveaux modèles de filtrage.

Accélérer l'un ou l'autre augmente le risque de limitation précoce, de placement dans l'onglet « Autres » et de filtrage au niveau du locataire.

Avant la mise à l'échelle, définissez des limites quotidiennes strictes en termes de volume qui s'appliquent à tous les systèmes d'envoi (outils de vente, plateformes marketing, systèmes d'assistance et SMTP transactionnel).

b. Répartir les envois de manière uniforme dans le temps

Outlook applique des limites de débit très sensibles aux comportements d'envoi à haute fréquence.

Voici ce que vous pouvez faire :

Éviter

• Lancer des campagnes au début de chaque heure
• Envoi simultané sur plusieurs plateformes
• Libération de lots importants dans des délais courts

Au lieu de cela

• Répartition uniforme pendant les heures ouvrables
• Maintenir un rythme quotidien régulier
• Maintenir le volume horaire stable

Cela réduit les 421 reports, les listes grises et les retards de livraison au niveau des locataires.

Après avoir introduit le volume, Outlook applique des tests comportementaux pour évaluer vos seuils d'envoi.

Interrompez immédiatement toute expansion supplémentaire si vous observez l'un des éléments suivants :

• Nouveaux événements de limitation
• Retards de livraison répétés
• Baisse soudaine des indicateurs d'engagement Outlook (ouvertures, clics ou réponses)
• Placement cohérent dans la catégorie « Autres » pour plusieurs locataires

Le comportement n'est considéré comme stable qu'après avoir satisfait à toutes les conditions suivantes :

• Au moins 7 jours consécutifs sans limitation
• Délais de livraison uniformes pour tous les types de locataires
• Aucune nouvelle plainte de la part des utilisateurs d'Outlook

Ce n'est qu'une fois cette base établie que vous devriez augmenter davantage le volume quotidien.

5. Optimisez le contenu des e-mails pour les filtres anti-spam d'Outlook 

Une fois le trafic établi, concentrez-vous sur le contrôle des quatre risques liés à la couche de contenu qui peuvent déclencher le filtrage Outlook, même si l'identité de l'expéditeur et le comportement d'envoi sont entièrement conformes.

a. Simplifier les liens et le suivi

Les liens sont l'une des principales causes du filtrage anti-spam lié au contenu dans Outlook, en particulier lorsqu'il s'agit de redirections ou de paramètres de suivi.

En fait, les locataires de Corporate Outlook inspectent de manière agressive les liens grâce à la protection avancée contre les menaces (ATP). Les longues chaînes UTM, les redirections multiples ou les textes de liens non correspondants peuvent déclencher un scan de sécurité et réduire le placement dans la boîte de réception.

Le suivi augmente la probabilité de filtrage, car il s'apparente à des campagnes automatisées. De nombreux expéditeurs de messages B2B à froid suppriment complètement le suivi des liens et se basent sur le taux de réponse comme principal indicateur de performance.

Évitez les chaînes de redirection à haut risque telles que : trk.votretoutil.com → bit.ly → votresite.com

Préférer :

• URL de destination directe : https://yourcompany.com/demo
• Paramètres internes courts : /demo ou ?ref=outreach
• Une redirection au maximum, jamais de redirections en chaîne

Une structure de liens propre réduit le risque de filtrage, d'avertissements ATP ou de suppression partielle.

b. Supprimez les paramètres UTM inutiles des liens de communication.

Les paramètres UTM de type bulk donnent aux e-mails l'apparence de campagnes automatisées plutôt que de communications personnalisées.

Par exemple, un lien à haut risque ressemble à ceci : 

?utm_source=outreach&utm_medium=seq3&utm_campaign=q3_pipeline&utm_content=linkA. 

D'autre part, les alternatives plus sûres ressemblent à « /demo ou ?ref=outreach ».Veillez à ce que les liens soient minimalistes et naturels. Évitez tout ce qui ressemble à de l'automatisation marketing.

c. Évitez les pièces jointes dans les premiers e-mails à froid.

Les pièces jointes dans les premières prises de contact B2B à froid sont très risquées. Cela peut déclencher la détection des menaces et l'analyse des logiciels malveillants par Outlook. Ne partagez des fichiers qu'après que le destinataire ait répondu et qu'une relation de confiance ait été établie dans le fil de discussion.

d. Éliminer les expressions associées au spam

Bien qu'Outlook n'utilise pas les « listes de mots-clés spam » traditionnelles, certaines catégories de formulations augmentent tout de même le risque de filtrage, car elles correspondent à des modèles de spam historiques.

Les catégories à haut risque comprennent les termes financiers, les allégations liées à la santé, les promesses de croissance agressive et tout ce qui s'apparente à un langage promotionnel ou marketing destiné aux consommateurs.

6. Testez votre délivrabilité avec Outlook

Après avoir suivi les étapes précédentes, effectuez un test anti-spam pour vérifier que vos e-mails arrivent bien dans la boîte de réception Outlook. Vous pouvez utiliser le test anti-spam gratuit MailReach pour vérifier l'authentification, l'exposition aux listes noires, la sécurité des liens, la structure HTML et les risques liés au contenu.

Le test évalue l'authentification SPF, DKIM et DMARC, l'exposition aux listes noires, la structure HTML, la sécurité des liens et les indicateurs de risque liés au contenu. Il est effectué avant toute demande d'escalade ou de suppression de la liste.

Cet outil peut également effectuer des tests anti-spam automatisés récurrents. Des alertes Slack et Webhook informent les équipes de tout changement de placement, leur permettant ainsi de surveiller les comportements de filtrage sur plusieurs tenants Microsoft 365.

Comment MailReach prend en charge le contrôle de la livraison Outlook

Le placement dans la boîte de réception Outlook ne échoue pas brusquement. Il est généralement limité, rétrogradé et supprimé par étapes dans différents tenants Microsoft 365 avant qu'un blocage complet ne se produise. Au moment où la plupart des équipes réagissent, Microsoft a déjà classé l'expéditeur et ajusté la réputation du domaine.

Bien que vous deviez appliquer avec diligence les sept étapes décrites dans ce blog, ces efforts deviennent beaucoup plus fiables s'ils sont accompagnés d'une vérification continue.

Une plateforme dédiée à la délivrabilité telle que MailReach effectue un préchauffage dans les boîtes de réception réelles de Microsoft 365 et Google Workspace. Elle suit la réputation de l'expéditeur au niveau du fournisseur pour chaque boîte de réception et valide le placement directement dans Outlook, dans les dossiers Boîte de réception, Autres et Spam.

Cela permet de mesurer le comportement d'Outlook pendant la configuration, la récupération et la mise à l'échelle, et pas seulement après l'apparition de problèmes.

Effectuez un test anti-spam gratuit sur MailReach pour vérifier le placement de votre boîte de réception Outlook.