E-Mail-Spam12 narrensichere Tipps zur Vermeidung von E-Mail-Spamfiltern12 bewährte Tipps, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mails nicht im Spam landen, sondern im Posteingang. Unkomplizierte Strategien, um die Zustellbarkeit zu erhöhen und Ihr Publikum zu erreichen!
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Wenn Ihre E-Mails in den Spam-Filtern hängen bleiben, verschwenden Sie Zeit und verlieren Aufträge. Aber für CEOs und Unternehmer ist es unverzichtbar, dass Ihre Botschaft die richtigen Leute erreicht.
In diesem Artikel geben wir Ihnen 12 narrensichere Tipps, wie Sie E-Mail-Spamfilter umgehen und sicherstellen können, dass Ihre Kampagnen im Posteingang und nicht im Junk-Ordner landen. Wir zeigen Ihnen, was funktioniert und wie Tools wie Mailreach Ihnen helfen können, einen guten Ruf als Absender aufzubauen und Ihre Zustellbarkeit zu verbessern. Keine Floskeln, nur Ergebnisse.
Wenn Ihre E-Mails in Spam-Filtern hängen bleiben, ist das kein Zufall. Es liegt daran, dass irgendetwas in Ihrem Aufbau oder Inhalt rote Fahnen auslöst. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten im Posteingang und nicht im Junk-Ordner landen, ist es wichtig zu verstehen, warum dies geschieht.
Es gibt 3 Hauptfaktoren, die darüber entscheiden, ob Ihre E-Mails durchkommen oder blockiert werden: E-Mail-Inhalt, Absenderreputation und Ihre Versandeinstellungen.
Wenn Sie Ihre SPF- und DKIM-Einträge nicht ordnungsgemäß konfiguriert haben, ist das so, als würden Sie E-Mails mit einem leeren Personalausweis versenden. E-Mail-Anbieter müssen wissen, wer Sie sind und ob Ihre Nachrichten vertrauenswürdig sind. Ohne diese Einträge werden Spam-Filter misstrauisch und Ihre E-Mails landen im Spam-Ordner, ohne dass Fragen gestellt werden. Das ist nicht nur eine Kleinigkeit, nein: Es ist eine Grundvoraussetzung, die zu viele Unternehmen übersehen, und wir bei MailReach sehen jeden Tag die Auswirkungen davon!
Ja, es ist technisch und nicht der aufregendste Teil der E-Mail-Verwaltung, aber es ist nicht verhandelbar, wenn Sie wollen, dass Ihre Nachrichten den Posteingang erreichen. SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) sind im Wesentlichen der Identitätsnachweis für Ihre E-Mails. Sie helfen dabei, zu überprüfen, ob der Server, der Ihre E-Mail versendet, dazu berechtigt ist, dies im Namen Ihrer Domäne zu tun. Wenn diese Einträge fehlen oder nicht korrekt eingerichtet sind, laden Sie Spam-Filter ein, Sie zu blockieren.
Stellen Sie sich das so vor: Würden Sie jemanden ohne Ausweis in Ihr Büro lassen? Nein. So ist es auch bei der E-Mail. Sie müssen zeigen, dass Sie legitimiert sind, um durchzukommen. Die Einrichtung dauert nur ein paar Minuten, ist aber unerlässlich, um Authentifizierungsprobleme zu vermeiden, die dazu führen, dass Ihre E-Mails direkt im Spam landen. Und obwohl DMARC noch nicht verpflichtend ist, bietet die Einrichtung eine zusätzliche Schutzebene.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr SPF und DKIM korrekt eingerichtet sind, nutzen Sie den kostenlosen Zustellbarkeits-Test von MailReach. Er zeigt Ihnen, ob alles in Ordnung ist oder ob Sie Anpassungen vornehmen müssen. Vertrauen Sie uns, die fünf Minuten sind es wert. Wenn Sie diesen Schritt auslassen, werden Sie für immer mit Spam-Filtern zu kämpfen haben.
Ihr Absenderruf ist wie die Kreditwürdigkeit Ihrer E-Mail-Domäne. Wenn sie beschädigt ist, landen Ihre E-Mails im Spam, und das ist ein Geschäftskiller. Auch im Jahr 2024 hängt Ihr Ruf stark davon ab, wie Ihre Kunden mit Ihren E-Mails interagieren (Öffnungen, Klicks, Antworten und natürlich Spam-Beschwerden). Geringes Engagement? Hohe Spam-Beschwerden? Sie sind in Schwierigkeiten.
Wenn Sie Kampagnen verschickt haben, die niemand öffnet oder auf die niemand reagiert, leidet Ihr Absenderruf wahrscheinlich bereits. Das bedeutet, dass in Zukunft mehr Ihrer E-Mails im Spam landen werden, ganz gleich, wie gut Ihre Inhalte sind. Und warum? Weil E-Mail-Anbieter wie Google und Microsoft das Engagement als zentrale Kennzahl verwenden, um zu beurteilen, ob Sie ein vertrauenswürdiger Absender sind. Auf diese Weise filtern sie unerwünschte E-Mails heraus und halten die Posteingänge ihrer Nutzer sauber.
Die Lösung ist ganz einfach: Erhöhen Sie Ihr Engagement. Konzentrieren Sie sich auf den Versand an aktive Empfänger, die wahrscheinlich öffnen, klicken oder antworten werden. Diese positive Interaktion signalisiert den E-Mail-Anbietern, dass Ihre E-Mails es wert sind, im Posteingang zu landen. Wenn Sie hingegen Massen-E-Mails an nicht aktive Listen senden, wird Ihr Ruf schnell in Mitleidenschaft gezogen. Eine niedrige Interaktionsrate ist gleichbedeutend mit einer niedrigen Absenderreputation, und das wirkt sich direkt auf Ihre Zustellbarkeit aus.
Große E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook sind sich dessen bewusst: Sie verwenden Engagement als primären Filter. Wenn Ihre E-Mails nicht genügend positive Interaktionen erzeugen, landen Sie häufiger im Spam-Ordner. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Marketing-E-Mails, Transaktionsnachrichten oder Cold Outreach-E-Mails versenden.
Wenn also Ihre Öffnungsraten stark sinken oder Ihre Beschwerden zunehmen, sollten Sie handeln. Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste, binden Sie Ihre Zielgruppe wieder ein, verwenden Sie die besten Tools für die Zustellbarkeit von E-Mails und konzentrieren Sie sich darauf, in jeder E-Mail einen Mehrwert zu bieten. Ihr Ruf hängt davon ab, und damit auch Ihre Fähigkeit, Ihre Zielgruppe zu erreichen. Ignorieren Sie dies also nicht, denn Ihre E-Mail-Zustellbarkeit und letztlich Ihr Unternehmen stehen auf dem Spiel.
Sie kommen nicht umhin, an der Qualität Ihrer E-Mail-Inhalte zu arbeiten, wenn Sie nicht im Spam-Ordner landen wollen. Spam-Filter sind schlauer als je zuvor und suchen nicht nur nach offensichtlichen roten Fahnen: Sie analysieren jeden Aspekt Ihrer Nachricht.
Zunächst einmal kommt es auf die Links an, die Sie einfügen. Wenn Sie auf eine Website verlinken, die unsicher erscheint, selbst wenn sie völlig legitim ist, aber einer Spam-Domäne ähnelt, ist Ihre E-Mail gefährdet. Eine fehlerhafte URL, eine Website ohne SSL-Schutz oder ein Link zu einer Website, die als Malware gekennzeichnet ist, führt ebenfalls zu einer Kennzeichnung Ihrer E-Mail. Es ist wie Schuld durch Assoziation. Stellen Sie sicher, dass Ihre Links sauber sind und zu glaubwürdigen Websites führen.
Und dann ist da noch das Problem der nicht übereinstimmenden URLs. Wenn die angezeigte URL nicht mit dem tatsächlichen Ziel übereinstimmt, sieht es so aus, als würden Sie versuchen, den Empfänger zu täuschen - etwas, das Spammer ständig tun. Wenn auf Ihrem Link zum Beispiel "xyz.com" steht, der Nutzer aber tatsächlich zu "anotherwebsite.com" weitergeleitet wird, bemerken das die Spam-Filter und bestrafen Sie. Das Gleiche gilt für die Verwendung von URL-Verkürzern wie Bitly. Diese mögen zwar praktisch sein, sind aber für Spam-Filter ein großes Warnsignal, da Spammer sie oft benutzen, um bösartige Links zu verstecken.
Der Inhalt ist ein weiteres Minenfeld. Die Verwendung bestimmter Themen oder Wörter kann sofort Verdacht erregen. Alles, was mit Geld zu tun hat (Rabatte, Gehalt, Ersparnisse) oder sensible Themen wie Gesundheit, Gewichtsabnahme oder Inhalte für Erwachsene sind riskant. Spam-Filter sind darauf trainiert, auf diese Themen zu achten, da sie in Spam-E-Mails häufig vorkommen.
Aber es sind nicht nur die offensichtlichen Wörter, um die Sie sich sorgen müssen. Mit den heutigen Algorithmen für maschinelles Lernen können selbst unschuldige Wörter zu Spam-Auslösern werden, wenn sie wiederholt im falschen Kontext verwendet werden. Stellen Sie sich vor, Spammer beginnen, die Posteingänge mit dem Wort "Yoga" zu bombardieren. Wenn genug Leute diese E-Mails als Spam markieren, könnte "Yoga" plötzlich auf der schwarzen Liste stehen.
Und vergessen Sie die Interpunktion nicht. Vermeiden Sie sie einfach. Übermäßige Ausrufezeichen, ALLE GROSSSCHRIFTEN oder alles, was aggressiv wirkt, kann Ihre E-Mail direkt in den Spam verschicken. Das Wichtigste ist, dass Ihre Inhalte professionell, relevant und unkompliziert sind. Vermeiden Sie Schlagworte und halten Sie sich an klare, ehrliche Botschaften. Ihr Ziel ist es, Vertrauen zu schaffen und keinen Alarm auszulösen.
Wenn Sie unbedingt wollen, dass Ihre E-Mails im Posteingang und nicht im Spam-Ordner landen, MÜSSEN Sie einen seriösen E-Mail-Dienstleister (ESP) verwenden . So einfach ist das. Google und Microsoft beherrschen den E-Mail-Markt, und sie sind extrem wählerisch, wenn es darum geht, wer ihre Nutzer erreicht.
Sie prüfen Ihren E-Mail-Anbieter, bevor Ihre Nachricht überhaupt den Posteingang des Empfängers erreicht. Wenn sie feststellen, dass Sie einen benutzerdefinierten SMTP-Server oder einen weniger bekannten Anbieter verwenden, ist es wahrscheinlicher, dass sie Ihre E-Mail als Spam einstufen. Und warum? Weil ihre Daten zeigen, dass diese Anbieter häufiger mit spammigem Verhalten in Verbindung gebracht werden.
Denken Sie daran: Wenn Sie einen benutzerdefinierten E-Mail-Server verwenden, der noch keinen guten Ruf genießt, haben Sie bereits einen Nachteil. Ihre E-Mail wird mit Misstrauen behandelt und landet mit großer Wahrscheinlichkeit im Junk-Ordner.
Wenn Sie hingegen von einem vertrauenswürdigen Anbieter wie Office 365, Google Workspace oder Zoho Mail senden, haben Sie weitaus bessere Chancen, den Posteingang zu erreichen. Diese Plattformen werden von den großen Internetdienstanbietern anerkannt und als vertrauenswürdig eingestuft, so dass Ihre E-Mails mit größerer Wahrscheinlichkeit als legitim behandelt werden.
Unsere Erfahrung bei MailReach zeigt, dass diese drei Anbieter bei der Platzierung im Posteingang durchweg die besten Ergebnisse erzielen. Wenn Sie Kaltakquise-E-Mails oder regelmäßige Geschäftsmitteilungen versenden, sollten Sie sich an diese Anbieter halten. Es geht nicht nur um die Inhalte, die Sie versenden, sondern auch darum, wie und von wo Sie sie versenden.
Setzen Sie Ihre E-Mail-Zustellbarkeit nicht aufs Spiel, sondern wählen Sie einen seriösen E-Mail-Anbieter, damit Ihre E-Mails dort ankommen, wo sie hingehören: bei Ihrer Zielgruppe.
Anhänge in Ihren E-Mails sind immer ein heikles Thema. Warum eigentlich? Ganz einfach, weil sie von den Spam-Filtern als wehende rote Fahne wahrgenommen werden. Sie erwecken sofort Verdacht, weil sie oft für Phishing- und Hacking-Versuche verwendet werden. Wenn Ihre E-Mail also einen oder mehrere Anhänge enthält, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Spam-Ordner landet, erheblich. So einfach ist das.
Das Versenden von Anhängen ist bei Massen-E-Mails ein absolutes No-Go, insbesondere wenn Sie neue Kontakte ansprechen. Denken Sie daran, dass Spam-Filter darauf programmiert sind, vorsichtig zu sein, weil Anhänge bösartige Dateien enthalten können, und sie daher besonders sorgfältig behandelt werden. Selbst wenn Sie gute Absichten haben, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Ihre E-Mail als unsicher eingestuft wird und im Spam landet.
Wenn Sie ein Dokument wirklich weitergeben müssen, verwenden Sie stattdessen einen Link. Mit Tools wie DocSend können Sie einen sicheren Link zu Ihrer Datei einfügen, mit dem Sie nicht nur die Zustellbarkeit aufrechterhalten, sondern auch verfolgen können, wer Ihr Dokument ansieht.
Einer der schnellsten Wege, Ihre E-Mail-Zustellbarkeit zu zerstören, ist das Versenden von zu vielen Cold-E-Mails an einem Tag. Wir bei MailReach sehen das immer wieder: Unternehmen denken, sie könnten täglich Hunderte von E-Mails verschicken und wundern sich dann, warum sie im Spam-Ordner landen.
Die Realität ist, dass E-Mail-Anbieter clever sind. Sie suchen nach natürlichem, menschenähnlichem Verhalten. Wenn Sie Massen-E-Mails wie ein Roboter verschicken, werden Sie wie ein solcher behandelt und als Spam gekennzeichnet.
Die goldene Regel für die Kaltakquise ist einfach: Bleiben Sie unter 100 E-Mails pro Tag pro Absenderadresse UND Domain.
Warum die Begrenzung? Weil E-Mail-Anbieter sowohl die einzelnen E-Mail-Adressen als auch die Domäne als Ganzes überwachen. Wenn eine Adresse als Spam gekennzeichnet wird, kann der Ruf der gesamten Domäne darunter leiden. Wenn Sie also mehrere Adressen unter einer Domäne haben und eine davon in Schwierigkeiten gerät, ist es nur eine Frage der Zeit, bis die anderen folgen.
Wenn Sie sich also an die 100-E-Mail-Grenze halten, verringern Sie das Risiko, dass Spam-Filter ausgelöst werden, und bewahren ein eher menschliches Sendemuster. Dabei geht es nicht nur darum, auf Nummer sicher zu gehen, sondern auch darum, Ihre Engagement-Raten zu maximieren und Ihren Ruf als Absender zu schützen. Denken Sie daran: Weniger ist mehr!
Andere Strategie: Nicht zu viele Nachfassaktionen!
Ja, Nachfassaktionen sind eine Standardtaktik bei der Kaltakquise per E-Mail und können den Umsatz steigern, aber wenn Sie es damit übertreiben, schaden Sie Ihrem E-Mail-Ruf. Auch wenn eine gut getimte Nachfassaktion die Aufmerksamkeit von Personen wecken kann, die Ihre erste E-Mail verpasst haben, können zu viele Nachfassaktionen an Personen, die nicht interessiert sind, schnell nach hinten losgehen.
Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass jedes Follow-up, das Sie an jemanden senden, der nicht auf die erste E-Mail geantwortet hat, ein Glücksspiel ist, und die Chancen stehen gut, dass die meisten nicht geantwortet haben, weil es sie einfach nicht interessiert.
Sie mit Folgemails zu bombardieren, wird sie nicht umstimmen. Es wird sie eher verärgern und zu negativen Aktionen wie der Markierung Ihrer E-Mail als Spam oder dem Abbestellen führen. Dies schadet Ihrem Ruf als Absender und führt schließlich dazu, dass Sie in Spam-Ordnern landen und keine Chance mehr haben, Ihre Zielgruppe zu erreichen.
Konzentrieren Sie sich lieber auf Qualität als auf Quantität, anstatt die Leute mit mehreren Folgemails zu überhäufen. Achten Sie darauf, dass Ihre Nachfass-E-Mails in regelmäßigen Abständen erfolgen und relevant sind, und wissen Sie, wann Sie aufhören müssen. Wenn jemand nach ein paar E-Mails noch nicht geantwortet hat, ist es Zeit, weiterzuziehen.
Wenn Sie in Ihren E-Mails keinen eindeutigen Link zum Abbestellen des Abonnements einfügen, ist das ein Problem. Es ist eine einfache Rechnung: kein Abmeldelink bedeutet frustrierte Empfänger, die sich nicht einfach abmelden können, was zu mehr Spam-Beschwerden führt. Und jede Spam-Beschwerde schadet Ihrem Ruf als Absender, verringert Ihre Chancen, im Posteingang zu landen, und kostet Sie letztlich Ihr Geschäft.
Manche Leute glauben, sie könnten sich damit begnügen, zu sagen: "Antworten Sie mit 'Abmelden', um entfernt zu werden." Das ist Wunschdenken. Die meisten Leute werden sich nicht die Mühe machen, auf Ihre E-Mail zu antworten - sie werden einfach die Spam-Taste drücken und weiterziehen. Das Ergebnis? Ein schlechter Ruf und weniger E-Mails, die die richtige Zielgruppe erreichen. Das ist das Risiko nicht wert.
Aus diesem Grund ist ein klarer, leicht zu findender Abmeldelink in vielen Ländern nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch eine Frage des Respekts gegenüber Ihren Empfängern. Es zeigt, dass Sie ein Profi sind, der ihre Zeit und ihre Wahl zu schätzen weiß. Und nein, dadurch wirkt Ihre E-Mail nicht weniger persönlich. Sie können immer noch persönliche E-Mails versenden und einen Link zum Abbestellen einfügen. Es geht darum, den Empfängern die Kontrolle zu geben, was ihre Erfahrung verbessert und Spam-Beschwerden reduziert.
Wir haben das selbst getestet: Kampagnen mit einem sichtbaren Abmeldelink schneiden bei der Leadgenerierung genauso gut ab wie solche ohne. Der einzige Unterschied? Weniger Spam-Beschwerden und ein besserer Ruf des Absenders. Gern geschehen!
Die Verwendung einer benutzerdefinierten Tracking-Domain ist ein entscheidender Faktor für die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Wenn Sie Kampagnen über einen E-Mail-Dienstleister versenden, wird jeder Nachricht automatisch ein Tracking-Pixel hinzugefügt. Dieses Pixel, das mit einer bestimmten Domain verknüpft ist, verfolgt wichtige Metriken wie Öffnungs- und Klickraten.
Das Problem dabei? Standardmäßig teilen Sie sich dieselbe Tracking-Domäne mit allen anderen Nutzern dieses Anbieters. Das bedeutet, dass Ihre E-Mails mit Hunderten, vielleicht Tausenden von anderen Absendern in Verbindung gebracht werden - von denen einige Spammer sein könnten.
Spam-Filter mögen das nicht. Wenn auch nur ein kleiner Teil dieser Nutzer zwielichtige Praktiken anwendet, wird die gemeinsame Tracking-Domain markiert, und plötzlich sind Ihre völlig legitimen E-Mails durch Assoziation schuldig. Deshalb ist die Einrichtung einer eigenen Tracking-Domain so wichtig: So können Sie Ihre E-Mails von der Masse abgrenzen und einen Ruf für Ihre eigene Domain aufbauen, nicht für die eines anderen.
Gut zu wissen: Wenn Ihr E-Mail-Dienstleister keine Möglichkeit bietet, eine benutzerdefinierte Tracking-Domain einzurichten, ist das ein rotes Tuch für die Zustellbarkeit! Sie legen damit Ihren Ruf als Absender in die Hände anderer Nutzer, die vielleicht nicht so vorsichtig sind wie Sie. Tun Sie sich also selbst einen Gefallen: Investieren Sie die paar Minuten, die es braucht, um Ihre eigene Tracking-Domain zu konfigurieren.
Wenn Ihre E-Mails im Spam landen, hilft Ihnen Raten nicht weiter. Sie müssen genau wissen, was schief läuft, und zwar schnell. Aus diesem Grund haben wir den MailReach Spam-Testentwickelt, ein einfaches, unkompliziertes Tool, das Ihnen genau sagt, wie es um Ihre E-Mails bestellt ist. Keine Anmeldung erforderlich, keine Bedingungen. In nur einer Minute können Sie einen detaillierten Bericht darüber erhalten, wo Ihre E-Mails bei den wichtigsten Posteingangsanbietern landen und was Sie behindert.
So funktioniert es: Kopieren Sie einen einfachen Code in Ihre E-Mail und senden Sie sie an eine Liste von Testadressen unter denselben Bedingungen wie Ihre tatsächlichen Kampagnen. So erhalten Sie garantiert genaue Ergebnisse. Innerhalb von Sekunden analysiert MailReach Ihre E-Mail, prüft die Spam-Bewertung und sagt Ihnen, ob sie im Posteingang, auf der Registerkarte für Werbeaktionen oder im Spam-Ordner landet. Sie erhalten eine eindeutige Bewertung auf einer Skala von 10 Punkten sowie Handlungsempfehlungen zur Behebung etwaiger Probleme.
Warum ist das wichtig? Weil man nicht reparieren kann, was man nicht misst. Den Status Ihrer Zustellbarkeit zu kennen, ist der erste Schritt zur Verbesserung. Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Versenden von E-Mails ins Leere: Führen Sie den Test durch, sehen Sie, wo Sie stehen, und nehmen Sie das Rätselraten aus Ihrer E-Mail-Strategie. Es dauert nur eine Minute und ist für bis zu 3 Tests pro Tag völlig kostenlos!
Wenn Sie alle möglichen Tricks ausprobiert haben und Ihre E-Mails immer noch im Spam landen, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Absenderruf ernsthafte Hilfe braucht. Ganz gleich, wie gut Ihre E-Mails gestaltet sind, wenn die E-Mail-Anbieter Ihnen nicht vertrauen, werden Ihre Nachrichten immer wieder gekennzeichnet. An dieser Stelle spielt das E-Mail-Warm-up eine wichtige Rolle, indem es Ihren Ruf von Grund auf wiederherstellt.
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