E-Mail-Spam12 narrensichere Tipps, um E-Mail-Spamfilter zu vermeiden12 bewährte Tipps, um deine E-Mails aus dem Spam-Ordner und in den Posteingang zu bringen. Unkomplizierte Strategien zur Steigerung der Zustellbarkeit und zur Erreichung deiner Zielgruppe!
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Wenn deine E-Mails in Spamfiltern hängen bleiben, verschwendest du Zeit und verlierst Geschäft. Aber für CEOs und Unternehmer ist es unerlässlich, dass deine Nachricht die richtigen Leute erreicht.
In diesem Artikel geben wir dir 12 narrensichere Tipps, um E-Mail-Spamfilter zu vermeiden und sicherzustellen, dass deine Kampagnen im Posteingang landen, nicht im Junk-Ordner. Wir gehen direkt auf das ein, was funktioniert, und wie Tools wie Mailreach dir helfen können, eine solide Absenderreputation aufzubauen und deine Zustellbarkeit zu verbessern. Kein Schnickschnack, nur Ergebnisse.
Wenn deine E-Mails in Spamfiltern hängen bleiben, ist das kein Zufall. Das liegt daran, dass etwas in deiner Einrichtung oder deinem Inhalt rote Flaggen auslöst. Zu verstehen, warum das passiert, ist entscheidend, wenn deine Nachrichten in Posteingängen und nicht in Junk-Ordnern landen sollen.
Es gibt 3 Hauptfaktoren, die bestimmen, ob deine E-Mails durchkommen oder blockiert werden: E-Mail-Inhalt, Absenderreputation und deine Sende-Konfiguration.
Wenn deine SPF- und DKIM-Einträge nicht richtig konfiguriert sind, ist das, als würdest du E-Mails mit einem leeren Ausweis versenden. E-Mail-Anbieter müssen wissen, wer du bist und ob deine Nachrichten vertrauenswürdig sind. Ohne diese Einträge werden Spamfilter misstrauisch und deine E-Mails landen ohne weitere Fragen im Spamordner. Das ist kein kleines Detail, nein: Es ist eine grundlegende Anforderung, die zu viele Unternehmen übersehen, und wir sehen die Auswirkungen davon jeden Tag bei MailReach!
Ja, es ist technisch und nicht der aufregendste Teil der E-Mail-Verwaltung, aber es ist nicht verhandelbar, wenn du möchtest, dass deine Nachrichten in den Posteingängen ankommen. SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) sind im Wesentlichen der Identitätsnachweis deiner E-Mail. Sie helfen zu überprüfen, ob der Server, der deine E-Mail sendet, dies im Namen deiner Domain tun darf. Wenn diese Einträge fehlen oder falsch eingerichtet sind, lädst du Spamfilter ein, dich zu blockieren.
Stell es dir so vor: Würdest du jemanden ohne Ausweis in dein Büro lassen? Nein. Genauso ist es mit E-Mails. Du musst zeigen, dass du legitim bist, um durchzukommen. Es dauert nur ein paar Minuten, um es einzurichten, aber es ist unerlässlich, um Authentifizierungsprobleme zu vermeiden, die deine E-Mails direkt in den Spam schicken. Und obwohl DMARC noch nicht obligatorisch ist, fügt die Einrichtung eine zusätzliche Schutzebene hinzu.
Wenn du dir nicht sicher bist, ob SPF und DKIM korrekt eingerichtet sind, verwende den kostenlosen Deliverability-Test von MailReach. Er sagt dir, ob alles vorhanden ist oder ob du Anpassungen vornehmen musst. Vertrau uns, es ist die fünf Minuten wert. Überspringe diesen Schritt, und du wirst für immer gegen Spamfilter kämpfen.
Deine Absenderreputation ist wie der Kredit-Score deiner E-Mail-Domain. Wenn er beschädigt ist, landen deine E-Mails im Spam, und das ist ein Business-Killer. Im Jahr 2024 wird deine Reputation weiterhin stark davon beeinflusst, wie Menschen mit deinen E-Mails interagieren (Öffnungen, Klicks, Antworten und natürlich Spam-Beschwerden). Geringes Engagement? Viele Spam-Beschwerden? Dann hast du ein Problem.
Wenn du Kampagnen versendet hast, die niemand öffnet oder mit denen sich niemand beschäftigt, leidet deine Absenderreputation wahrscheinlich bereits. Das bedeutet, dass mehr deiner zukünftigen E-Mails im Spam landen, egal wie gut dein Inhalt ist. Warum? Weil E-Mail-Anbieter wie Google und Microsoft das Engagement als Kernmetrik verwenden, um zu beurteilen, ob du ein vertrauenswürdiger Absender bist. Es ist ihre Art, unerwünschte E-Mails herauszufiltern und die Posteingänge ihrer Nutzer sauber zu halten.
Die Lösung ist einfach: Steigere dein Engagement. Konzentriere dich auf den Versand an aktive Empfänger, die deine E-Mails wahrscheinlich öffnen, anklicken oder beantworten. Diese positive Interaktion signalisiert E-Mail-Anbietern, dass deine E-Mails es wert sind, in den Posteingang zugestellt zu werden. Auf der anderen Seite wird der Versand von Massen-E-Mails an unengagierte Listen deine Reputation schnell beeinträchtigen. Eine niedrige Engagement-Rate entspricht einer niedrigen Absenderreputation, und das wirkt sich direkt auf deine Deliverability aus.
Große E-Mail-Dienstleister wie Gmail und Outlook machen es deutlich: Sie nutzen Engagement als primären Filter. Wenn deine E-Mails nicht genügend positive Interaktionen erzeugen, landest du öfter im Spam-Ordner. Das gilt sowohl für Marketing-E-Mails als auch für transaktionale Nachrichten oder Cold Outreach.
Wenn deine Öffnungsraten sinken oder deine Beschwerden steigen, ergreife Maßnahmen. Bereinige deine E-Mail-Liste, reaktiviere deine Zielgruppe, verwende die besten Email Deliverability Tools und konzentriere dich darauf, in jeder E-Mail einen Mehrwert zu bieten. Deine Reputation hängt davon ab, und damit auch deine Fähigkeit, deine Zielgruppe zu erreichen. Ignoriere das also nicht, denn deine Email Deliverability und letztendlich dein Unternehmen stehen auf dem Spiel.
Du kannst es nicht vermeiden, an der Qualität deiner E-Mail-Inhalte zu arbeiten, wenn du nicht im Spam-Ordner landen willst. Spamfilter sind intelligenter denn je und suchen nicht nur nach offensichtlichen Warnzeichen: Sie analysieren jeden Aspekt deiner Nachricht.
Zunächst einmal sind die Links, die du einfügst, wichtig. Wenn du auf eine Website verlinkst, die zwielichtig erscheint, selbst wenn sie völlig legitim ist, aber einer Spam-Domain ähnelt, ist deine E-Mail gefährdet. Eine defekte URL, eine Website ohne SSL-Schutz oder ein Link zu einer Website, die wegen Malware gekennzeichnet wurde, führt dazu, dass auch deine E-Mail gekennzeichnet wird. Das ist wie Sippenhaft. Stelle sicher, dass deine Links sauber sind und zu glaubwürdigen Seiten führen.
Dann ist da noch das Problem der nicht übereinstimmenden URLs. Wenn die angezeigte URL nicht mit dem tatsächlichen Ziel übereinstimmt, sieht es so aus, als ob du versuchst, den Empfänger zu täuschen–etwas, das Spammer ständig tun. Wenn dein Link beispielsweise „xyz.com“ lautet, den Benutzer aber tatsächlich zu „eineranderenwebsite.com“ weiterleitet, werden Spamfilter dies bemerken und dich bestrafen. Das Gleiche gilt für die Verwendung von URL-Kürzern wie Bitly. Diese sind zwar praktisch, aber ein großes Warnsignal für Spamfilter, da Spammer sie oft verwenden, um bösartige Links zu verstecken.
Inhalt ist ein weiteres Minenfeld. Die Verwendung bestimmter Themen oder Wörter kann sofort Verdacht erregen. Alles, was mit Geld (Rabatte, Gehalt, Ersparnisse) oder sensiblen Themen wie Gesundheit, Gewichtsverlust oder Erwachseneninhalten zu tun hat, ist riskantes Terrain. Spamfilter sind darauf trainiert, diese zu erkennen, weil sie in Spam-E-Mails häufig vorkommen.
Aber du musst dich nicht nur vor den offensichtlichen Wörtern in Acht nehmen. Mit den heutigen Machine Learning Algorithmen können selbst harmlose Wörter zu Spam Triggern werden, wenn sie wiederholt im falschen Kontext verwendet werden. Stell dir vor, Spammer bombardieren Posteingänge mit dem Wort „Yoga“. Wenn genügend Leute diese Emails als Spam markieren, könnte „Yoga“ plötzlich auf der Blacklist stehen.
Und vergiss die Zeichensetzung nicht. Vermeide sie einfach. Übermäßige Ausrufezeichen, ALL CAPS oder alles, was aggressiv aussieht, kann deine E-Mail direkt in den Spamordner befördern. Der Schlüssel ist, deine Inhalte professionell, relevant und unkompliziert zu halten. Vermeide Schlagworte und bleibe bei einer klaren, ehrlichen Botschaft. Dein Ziel ist es, Vertrauen aufzubauen, nicht Alarme auszulösen.
Wenn du unbedingt möchtest, dass deine E-Mails im Posteingang und nicht im Spam-Ordner landen, MUSST du einen seriösen E-Mail Service Provider (ESP) verwenden. So einfach ist das. Google und Microsoft dominieren den E-Mail-Markt, und sie sind extrem wählerisch, wer ihre Nutzer erreichen darf.
Sie prüfen deinen E-Mail-Provider, bevor deine Nachricht überhaupt den Posteingang des Empfängers erreicht. Wenn sie feststellen, dass du einen benutzerdefinierten SMTP-Server oder einen weniger bekannten Provider verwendest, ist es wahrscheinlicher, dass sie deine E-Mail als Spam markieren. Warum? Weil ihre Daten zeigen, dass diese Provider häufiger mit Spam-Verhalten in Verbindung gebracht werden.
Denk mal drüber nach: Wenn du einen eigenen Mailserver verwendest, der noch keine starke Reputation aufgebaut hat, startest du bereits mit einem Nachteil. Deine E-Mail wird mit Misstrauen behandelt, und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sie im Junk-Ordner landet.
Wenn du hingegen über einen vertrauenswürdigen Anbieter wie Office 365, Google Workspace oder Zoho Mail sendest, hast du eine viel größere Chance, den Posteingang zu erreichen. Diese Plattformen werden von großen ISPs erkannt und als vertrauenswürdig eingestuft, sodass deine E-Mails eher als legitim behandelt werden.
Unserer Erfahrung bei MailReach nach zeigen diese drei Anbieter durchweg die besten Ergebnisse für die Platzierung im Posteingang. Wenn du Cold Outreach-E-Mails oder reguläre Geschäftskommunikation versendest, bleibe bei ihnen. Es geht nicht nur um den Inhalt, den du versendest, sondern auch darum, wie und von wo aus du ihn versendest.
Zocke nicht mit deiner E-Mail-Zustellbarkeit und wähle einen seriösen ESP und sorge dafür, dass deine E-Mails dort landen, wo sie hingehören: vor den Augen deiner Zielgruppe.
Anhänge in deinen E-Mails sind immer ein heikles Thema. Warum? Ganz einfach, weil sie als wehende rote Flagge vor Spamfiltern wahrgenommen werden. Sie erregen sofort Verdacht, weil sie oft bei Phishing- und Hacking-Versuchen verwendet werden. Wenn deine E-Mail also einen oder mehrere Anhänge enthält, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, im Spam-Ordner zu landen, erheblich. So einfach ist das.
Das Senden eines Anhangs ist ein absolutes No-Go für Massen-E-Mails, insbesondere bei der Kontaktaufnahme mit neuen Kontakten. Denke daran, dass Spamfilter so programmiert sind, dass sie vorsichtig sind, da Anhänge schädliche Dateien enthalten können, daher werden sie mit besonderer Sorgfalt behandelt. Selbst wenn deine Absichten gut sind, ist es wahrscheinlicher, dass deine E-Mail als unsicher gekennzeichnet wird und im Spam landet.
Wenn du unbedingt ein Dokument teilen musst, verwende stattdessen einen Link. Tools wie DocSend ermöglichen es dir, einen sicheren Link zu deiner Datei einzufügen, was nicht nur deine Zustellbarkeit intakt hält, sondern dir auch ermöglicht zu verfolgen, wer dein Dokument ansieht.
Eine der schnellsten Möglichkeiten, deine E-Mail-Zustellbarkeit zu ruinieren, ist das Versenden von zu vielen Cold E-Mails an einem Tag. Wir sehen das bei MailReach immer wieder: Unternehmen, die glauben, sie könnten täglich Hunderte von E-Mails verschicken und sich dann wundern, warum sie im Spam-Ordner landen.
Tatsache ist, E-Mail-Anbieter sind schlau. Sie suchen nach natürlichem, menschenähnlichem Verhalten. Wenn du Massen-E-Mails wie ein Roboter verschickst, wirst du auch wie einer behandelt und als Spam markiert.
Die goldene Regel für Cold Outreach ist einfach: Halte dich an unter 100 E-Mails pro Tag und pro Absenderadresse UND Domain.
Warum das Limit? Weil E-Mail-Anbieter sowohl die einzelne E-Mail-Adresse als auch die Domain als Ganzes überwachen. Wenn eine Adresse als Spam markiert wird, kann die Reputation der gesamten Domain darunter leiden. Wenn du also mehrere Adressen unter einer Domain hast und eine davon in Schwierigkeiten gerät, ist es nur eine Frage der Zeit, bis die anderen folgen.
Indem du dich an das Limit von 100 E-Mails hältst, reduzierst du das Risiko, Spamfilter auszulösen, und behältst ein menschenähnlicheres Sendemuster bei. Es geht nicht nur darum, auf Nummer sicher zu gehen, sondern auch darum, deine Engagement-Raten zu maximieren und deine Sender Reputation zu schützen. Denk dran, weniger ist mehr!
Eine andere Strategie: Geh es locker an mit deinen Follow-ups!
Ja, Follow-ups sind eine Standardtaktik bei der Kaltakquise per E-Mail und können effektiv sein, um den Umsatz zu steigern, aber es mit ihnen zu übertreiben, ist ein sicherer Weg, um deine E-Mail-Reputation zu schädigen. Auch wenn ein gut getimtes Follow-up die Aufmerksamkeit von jemandem erregen kann, der deine erste E-Mail verpasst hat, kann es schnell nach hinten losgehen, wenn du zu viele Follow-ups an Leute schickst, die kein Interesse haben.
Du solltest wissen, dass jedes Follow-up, das du an jemanden sendest, der auf die erste E-Mail nicht geantwortet hat, ein Glücksspiel ist, und die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass die meisten nicht geantwortet haben, weil es sie einfach nicht interessiert.
Sie mit Follow-ups zu bombardieren, wird ihre Meinung nicht ändern. Es ist wahrscheinlicher, dass sie sich ärgern, was zu negativen Aktionen führt, wie z. B. das Markieren deiner E-Mail als Spam oder das Abbestellen. Dies schadet deiner Absenderreputation und führt schließlich dazu, dass du in Spam-Ordnern landest, wodurch jede Chance, deine Zielgruppe zu erreichen, zunichte gemacht wird.
Anstatt Leute mit mehreren Follow-ups zuzuspammen, konzentriere dich auf Qualität statt Quantität. Halte deine Follow-ups in angemessenen Abständen und relevant, und wisse, wann du aufhören musst. Wenn jemand nach ein paar E-Mails nicht geantwortet hat, ist es Zeit, weiterzugehen.
Keinen deutlichen Abmeldelink in deine E-Mails einzufügen, ist riskant. Es ist eine einfache Rechnung: Kein Abmeldelink bedeutet frustrierte Empfänger, die sich nicht einfach abmelden können, was zu mehr Spam-Beschwerden führt. Und jede Spam-Beschwerde schadet deiner Absenderreputation, verringert deine Chancen, im Posteingang zu landen, und kostet dich letztendlich Geschäft.
Manche Leute denken, sie könnten einfach sagen: „Antworte mit „Abmelden“, um entfernt zu werden.“ Das ist Wunschdenken. Die meisten Leute werden sich nicht die Mühe machen, auf deine E-Mail zu antworten—sie werden einfach auf den Spam-Button klicken und weitergehen. Das Ergebnis? Eine ruinierte Reputation und weniger E-Mails, die das richtige Publikum erreichen. Das Risiko ist es nicht wert.
Deshalb ist ein klarer, leicht zu findender Abmeldelink nicht nur eine gesetzliche Anforderung vielerorts, sondern auch ein Zeichen des Respekts gegenüber deinen Empfängern. Es zeigt, dass du ein Profi bist, der ihre Zeit und Wahl schätzt. Und nein, deine E-Mail wirkt dadurch nicht weniger persönlich. Du kannst weiterhin Einzel-E-Mails versenden und einen Abmeldelink einfügen. Es geht darum, den Empfängern die Kontrolle zu geben, was ihre Erfahrung verbessert und Spam-Beschwerden reduziert.
Wir haben das selbst getestet: Kampagnen mit einem sichtbaren Abmeldelink funktionieren in Bezug auf die Lead-Generierung genauso gut wie solche ohne. Der einzige Unterschied? Weniger Spam-Beschwerden und eine gesündere Sender Reputation. Gern geschehen!
Die Verwendung einer benutzerdefinierten Tracking-Domain ist ein Game-Changer für deine E-Mail-Zustellbarkeit. Wenn du Kampagnen über einen E-Mail-Dienstleister versendest, wird jeder Nachricht automatisch ein Tracking-Pixel hinzugefügt. Dieses Pixel, das mit einer bestimmten Domain verknüpft ist, verfolgt wichtige Metriken wie Öffnungsraten und Klickraten.
Das Problem? Standardmäßig teilst du dir dieselbe Tracking-Domain mit allen anderen Nutzern dieses Anbieters. Das bedeutet, dass deine E-Mails mit Hunderten, vielleicht Tausenden anderen Absendern in Verbindung gebracht werden – von denen einige Spammer sein könnten.
Spamfilter mögen das gar nicht. Wenn auch nur ein kleiner Teil dieser Nutzer zwielichtige Praktiken anwendet, wird die gemeinsam genutzte Tracking-Domain markiert, und plötzlich sind deine völlig legitimen E-Mails durch Assoziation schuldig. Deshalb ist die Einrichtung deiner eigenen Custom Tracking Domain so wichtig: Sie ermöglicht es dir, deine E-Mails von der Masse abzuheben und eine Reputation für deine eigene Domain aufzubauen, nicht für die eines anderen.
Gut zu wissen: Wenn dein E-Mail-Dienstleister nicht die Möglichkeit bietet, eine benutzerdefinierte Tracking-Domain einzurichten, ist das ein Warnsignal für die Zustellbarkeit! Du legst deine Absenderreputation im Wesentlichen in die Hände anderer Nutzer, die möglicherweise nicht so vorsichtig sind wie du. Tu dir also selbst einen Gefallen: Investiere die paar Minuten, die es dauert, deine eigene Tracking-Domain zu konfigurieren.
Wenn deine E-Mails im Spam landen, bringt dich Raten nicht weiter. Du musst genau wissen, was schief läuft, und zwar schnell. Deshalb haben wir den MailReach Spam Test entwickelt, ein einfaches, unkompliziertes Tool, das dir genau sagt, wie deine E-Mails performen. Keine Anmeldung erforderlich, keine Verpflichtungen. In nur einer Minute erhältst du einen detaillierten Bericht darüber, wo deine E-Mails bei den wichtigsten Posteingangsanbietern landen und was dich zurückhält.
Hier ist, wie es funktioniert: Kopiere einen einfachen Code in deine E-Mail und sende sie unter den gleichen Bedingungen wie deine tatsächlichen Kampagnen an eine Liste von Testadressen. Dies stellt sicher, dass du genaue Ergebnisse erhältst. Innerhalb von Sekunden analysiert MailReach deine E-Mail, überprüft den Spam-Score und sagt dir, ob sie im Posteingang, im Promotions-Tab oder im Spam-Ordner landet. Du erhältst einen klaren Score von 10, zusammen mit umsetzbaren Empfehlungen zur Behebung von Problemen.
Warum ist das wichtig? Weil du nicht beheben kannst, was du nicht misst. Deinen Deliverability-Status zu kennen, ist der erste Schritt, um ihn zu verbessern. Verschwende keine Zeit damit, E-Mails ins Leere zu senden: Führe den Test durch, sieh, wo du stehst, und nimm die Raterei aus deiner E-Mail-Strategie. Es dauert nur eine Minute und ist völlig kostenlos für bis zu 3 Tests pro Tag!
Wenn du jeden Trick ausprobiert hast und deine E-Mails immer noch im Spam landen, braucht deine Absenderreputation wahrscheinlich dringend Hilfe. Egal wie gut deine E-Mails formuliert sind, wenn E-Mail-Anbieter dir nicht vertrauen, werden deine Nachrichten immer wieder markiert. Hier spielt E-Mail Warm-up eine wichtige Rolle, indem es deine Reputation von Grund auf neu aufbaut.
Ein Email Warmup Service wie MailReach funktioniert, indem er echtes Engagement mit deinem E-Mail-Konto generiert. Es ist wie ein Trainingsprogramm für deinen Posteingang, das E-Mail-Providern zeigt, dass deine E-Mails es wert sind, zugestellt zu werden. MailReach verbindet deinen Posteingang mit einem Netzwerk von echten Nutzern, die deine E-Mails öffnen, beantworten und mit ihnen interagieren. Diese positiven Aktionen signalisieren Providern wie Google und Microsoft, dass du ein glaubwürdiger Absender bist, und mit der Zeit verbessert dies deine Reputation und deine Zustellbarkeit.
Der Prozess ist einfach: Du verbindest deinen Posteingang, und MailReach kümmert sich um den Rest. Es automatisiert den Engagement-Prozess, generiert Öffnungen, Antworten und entfernt deine E-Mails sogar aus dem Spam, wenn sie dort landen.
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