Wie Sie die Zustellbarkeit von E-Mails testen und die Platzierung im Posteingang im Jahr 2026 verbessern können

Viele B2B-Teams sind sich der Integrität ihrer Domain nicht bewusst, bis sie einen Rückgang der Öffnungs- oder Antwortraten bemerken. Die Integrität einer Domain spiegelt die Reputation des Absenders wider, eine der drei Säulen der E-Mail-Zustellbarkeit neben der Qualität der Inhalte und den Versandeinstellungen. Da Mailbox-Anbieter ihre Filter kontinuierlich weiterentwickeln, ist es für eine konsistente Platzierung im Posteingang entscheidend, diese drei Säulen im Gleichgewicht zu halten.

Regelmäßige und ordnungsgemäße E-Mail-Zustellbarkeitstests sind eine der effektivsten Methoden, um die E-Mail-Zustellbarkeit zu überwachen und zu verbessern. Mit „ordnungsgemäß” meinen wir Tests unter denselben Bedingungen, die Sie für echte Kampagnen verwenden: dasselbe Versandtool, dieselbe Domain, derselbe Inhalt und Tests in den Posteingängen, die Sie tatsächlich ansprechen. Wenn Ihre potenziellen Kunden hauptsächlich Google Workspace oder Office 365 verwenden, müssen Ihre Tests dies widerspiegeln.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Zustellbarkeit von E-Mails testen können und welche Tools Sie verwenden sollten, um die Reputation des Absenders zu schützen, Spam-Filter zu umgehen und Ihre Umsatzpipeline gesund zu halten.

Schritte zum Testen der E-Mail-Zustellbarkeit 

1. Überprüfen Sie die Sendeeinstellungen und die Authentifizierung.

Bevor Sie E-Mails in großem Umfang testen oder versenden, richten Sie Ihre Versandinfrastruktur korrekt ein. Dieser Schritt schafft Vertrauen bei den Mailbox-Anbietern und verhindert viele häufige Probleme bei der Zustellbarkeit.

Koordinieren Sie sich mit Ihrem IT- oder Hosting-Anbieter, um sicherzustellen, dass die DNS-Einstellungen Ihrer Domain korrekt konfiguriert sind. Zu den wichtigsten Einträgen gehören:

• SPF (Sender Policy Framework): Legt autorisierte sendende Server fest.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt Ihren ausgehenden E-Mails eine kryptografische Signatur hinzu.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): setzt Richtlinien durch und bietet Transparenz hinsichtlich der Authentifizierungsanpassung und 
• MX-Einträge: Leiten Sie eingehende E-Mails direkt an Ihre Server weiter.

Verwenden Sie den Spam-Checker von MailReach , um diese Einträge zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass die SPF- und DKIM-Validierungen erfolgreich sind, und konfigurieren Sie DMARC mit aktivierter Berichterstellung. Beginnen Sie mit p=none für die Überwachung. Wechseln Sie erst dann zu Quarantäne oder Ablehnung, wenn Sie durchgehend stabile, fehlerfreie DMARC-Berichte erhalten. Falsche oder fehlende Authentifizierungen können die Zustellungsrate in den Posteingängen verringern und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden.

Authentifizierungsfehler allein verursachen selten Probleme beim Empfang von E-Mails für seriöse Domains. Das größere Risiko besteht in einer fehlerhaften Konfiguration. Beispiele hierfür sind das Versenden von E-Mails von einer Domain mit SPF/DKIM, die auf den falschen Anbieter verweist, nicht übereinstimmende Return-Path-Einstellungen oder DMARC-Fehler, die nicht gemeldet werden. Durch die Korrektur der Konfiguration wird sichergestellt, dass Gmail und Outlook Ihre Identität korrekt validieren können.

Die Sicherstellung einer zuverlässigen Versandkonfiguration vor der Durchführung von Inbox-Platzierungstests spart Zeit und verhindert Fehldiagnosen bei Zustellbarkeitsproblemen.

2. E-Mail-Inhalte auf Spam-Risiken prüfen

Der Inhalt spielt zwar eine Rolle für die Zustellbarkeit, jedoch nicht in der Weise, wie die meisten Marketingfachleute annehmen. E-Mail-Anbieter können E-Mails anhand von Spam-Wörtern oder -Ausdrücken filtern und überprüfen außerdem Links, HTML-Strukturen, Bilder und Anhänge auf verdächtige Muster. Sie überprüfen Elemente wie Signaturen, die mehrere Links oder große Bilder enthalten, da diese wie Werbeinhalte oder riskante Inhalte wirken können. Durch Tests können Sie Probleme erkennen, die das Vertrauen schwächen könnten.

Verwenden Sie das Spam-Test-Tool von MailReach, um Ihre E-Mails auf Spam-Auslöser wie potenzielle Spam-Wörter, fehlerhafte oder fehlende SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge, Links, schlechte HTML-Qualität zu überprüfen und zu kontrollieren, ob Ihre Domain auf einer Blacklist steht.

Tests sollten reale Kampagnenbedingungen simulieren, indem sie tatsächliche Inhalte und realistische Personalisierungswerte verwenden. Vermeiden Sie während der Tests die Verwendung von nicht übereinstimmenden Namen oder Platzhaltern. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit der Anrede „Hallo Shawn“ an Empfänger senden, die nicht Shawn heißen, kann dies die Spam-Testergebnisse verfälschen und falsche Zustellbarkeitssignale erzeugen.

Besondere zu beachtende Punkte: 

• Spam-auslösende Wörter und Ausdrücke: Übermäßig verwendete Werbebegriffe wie „Kostenlos“, „Jetzt handeln“ oder „100 % garantiert“ erhöhen oft die Spam-Bewertung. Beispielsweise kann eine Betreffzeile wie „Holen Sie sich jetzt Ihr KOSTENLOSES Geschenk!!!“ als Spam markiert werden, während „Exklusives Geschenk für Sie“ in der Regel besser abschneidet.
• Link- und Domain-Reputation: Das größte Risiko für die Zustellbarkeit in Bezug auf Inhalte. Wenn Ihre Tracking-Domain oder Ihre Weiterleitungskette eine schlechte Reputation hat, sinkt Ihre Platzierung im Posteingang unabhängig von der Qualität der Nachricht.
• Tracking- und Weiterleitungsverhalten: URLs , die mehrere Weiterleitungen durchlaufen oder unbekannte Tracking-Domains verwenden, wecken Misstrauen. Gmail und Outlook bewerten die Reputation jeder Domain im Weiterleitungspfad.
• Anhänge und Signaturen: Große oder unnötige Anhänge sowie bildlastige E-Mail-Signaturen mit mehreren Links oder Tracking-Pixeln können Spam-ähnlichen Mustern ähneln. Halten Sie die Dateigrößen klein, verwenden Sie bei Bedarf vertrauenswürdige Links zum Teilen von Dateien und achten Sie darauf, dass Signaturen schlank und markenkonsistent bleiben.  
• Header-Ausrichtung: Inkonsistenzen zwischen der „From:“-Domäne, der Envelope-Domäne und dem Return-Path können zu „Soft Failures“ bei der Authentifizierung führen, die von Tools frühzeitig erkannt werden.
• Bilder und Formatierung: Bilder an sich sind kein Problem. Das eigentliche Problem sind übergroße Bilder, defekte Bildlinks oder schwerfällige HTML-Wrapper, die automatisch generiert zu sein scheinen.
• Personalisierungs- und Interaktionssignale: Die richtige Verwendung von Empfängernamen, Unternehmensdaten und verhaltensgesteuerten dynamischen Inhalten erhöht die Relevanz und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Filter die Nachricht als Spam markieren. Eine schlecht umgesetzte Personalisierung, z. B. fehlende oder Platzhalterwerte, kann jedoch nach hinten losgehen und das Spam-Risiko erhöhen.
• HTML-Konsistenz: Fehlende Tags, fehlerhafter Code, überladene Vorlagen oder CSS-Konflikte können defensive Filter auslösen, insbesondere in Outlook.

3. Überprüfen und verbessern Sie die Reputation des Absenders.

Um eine positive Absenderreputation aufrechtzuerhalten, sollten Sie die Domain-Integrität regelmäßig mit MailReach's Email Warmer überwachen (insbesondere, wenn Sie ein B2B-Absender sind). MailReach verfolgt Ihre Reputationsbewertung und wichtige Versandkennzahlen und hilft Ihnen so, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Zustellbarkeit zu schützen. Außerdem liefert es umsetzbare Erkenntnisse zur Verbesserung der Versandpraktiken und zur Reduzierung von Spam-Beschwerden. Zusammen erhöhen diese Maßnahmen die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Domain und die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachrichten den Posteingang der Empfänger erreichen.

Die Verbesserung der Absenderreputation umfasst mehrere wichtige Schritte:

• Sorgen Sie für positive Interaktionen zwischen Ihrem Posteingang und anderen renommierten Google Workspace- und Office 365-Posteingängen, ohne echte Leads per E-Mail zu kontaktieren. Diese kontrollierten Austauschvorgänge simulieren natürliche Signale zum Aufbau von Vertrauen, auf die Gmail und Outlook reagieren. E-Mail-Warming sollte kontinuierlich und nicht nur einmalig durchgeführt werden, um ein stetiges Engagement aufrechtzuerhalten und die Reputation langfristig zu schützen. 

Neue Posteingänge werden mit MailReach in der Regel innerhalb von etwa zwei Wochen aufgewärmt. Die Reparatur einer beschädigten Domain dauert je nach Schweregrad in der Regel vier bis acht Wochen oder länger. Das Aufwärmen sollte immer schrittweise und konsistent erfolgen und speziell auf B2B-Posteingänge ausgerichtet sein.

Befolgen Sie einen bewährten Aufwärmkalender, um Ihre Absenderreputation aufzubauen.

• Verwenden Sie seriöse E-Mail-Anbieter wie Google Workspace oder Office 365, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mails zuverlässig im Posteingang der Empfänger ankommen. Benutzerdefinierte SMTP-Posteingänge und billige ESPs erzeugen keine aussagekräftigen Vertrauenssignale bei Gmail oder Outlook und tragen nicht zum Aufbau einer guten Absenderreputation bei.
• Authentifizieren Sie Ihre Domain mit SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen, um die Legitimität nachzuweisen, Spam-Risiken zu reduzieren und die Zustellbarkeit zu verbessern.
• Bei der B2B-Kaltakquise sollten Sie die Anzahl der E-Mails pro Tag auf etwa 80 pro Posteingang in Google Workspace und Office 365 beschränken. Bei Posteingängen, die nicht zu GWS/O365 gehören, sind noch geringere Limits erforderlich. Steigern Sie niemals über Nacht die Anzahl der E-Mails von 10 auf 100, da plötzliche Spitzen zu den schnellsten Auslösern für Filterungen gehören. 

4. Seed-Listen-Tests

Um deine E-Mail-Zustellbarkeit zu verbessern, teste die Inbox-Platzierung mit Seed-Listen, die zu deinen Ziel-Postfächern passen. Tests in irrelevanten Postfächern (z.B. Hotmail), wenn du dorthin keine E-Mails sendest, führen zu irreführenden Ergebnissen.

Die Zusammensetzung deiner Seed-Liste ist wichtig. Wenn dein Publikum hauptsächlich professionelle Postfächer wie Google Workspace oder Office 365 nutzt, sollten deine Tests das widerspiegeln. Vermeide es, Consumer-Postfächer (Gmail.com, Outlook.com) überzugewichten, da dies die Ergebnisse für B2B-Absender verfälscht.

Führe Seed-Listen-Tests unter realen Versandbedingungen durch, nutze dabei denselben Inhalt und dieselben Absenderdetails wie bei deinen Kampagnen, um genaue, unvoreingenommene Einblicke in die Inbox-Platzierung zu erhalten.

Die besten Tools zum Testen der E-Mail-Zustellbarkeit

Um deine E-Mail-Zustellbarkeit zu verbessern, ist es entscheidend, das richtige Tool zum Testen der Zustellbarkeit für deine Kampagnen zu wählen. Die folgende Tabelle vergleicht die besten Lösungen zum Testen der Zustellbarkeit nach ihren Hauptfunktionen und am besten geeigneten Anwendungsfällen.

Dein letzter Schritt: Wie du die E-Mail-Zustellbarkeit testest

Das Testen der E-Mail-Zustellbarkeit ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass deine Nachrichten tatsächlich in den Postfächern der Empfänger ankommen und so Engagement und ROI für deine Kampagnen steigern. Microsoft empfiehlt, einen guten Ruf als Absender zu pflegen, die richtige E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) zu implementieren und eine sinnvolle Empfängerinteraktion zu fördern, als wichtige Säulen für eine konsistente Inbox-Platzierung. Da diese Filter ständig aktualisiert werden, kann die Zustellbarkeit ohne sichtbare Warnung oder Fehlermeldung in deinem ESP sinken.

MailReach unterstützt diesen Ansatz, indem es Folgendes bietet:

• Zuverlässige Inbox-Platzierungs-Tests mit Seed-Listen, die deine Ziel-Postfächer bei großen Anbietern (Google Workspace, Office 365 usw.) widerspiegeln.
• Spam-Inhaltsanalyse plus Überprüfung des Versand-Setups, einschließlich SPF, DKIM, DMARC und Blocklist-Monitoring, um Zustellbarkeits-Hindernisse zu erkennen.
• Detaillierte, leicht verständliche Berichte mit umsetzbaren Erkenntnissen zur Optimierung von E-Mail-Inhalten und Versandpraktiken.
• Kontinuierliches Monitoring mit Benachrichtigungen über Slack oder Webhooks, um frühe Zustellbarkeits-Probleme zu erkennen und zu beheben.
• Kompatibilität mit den meisten SMTP-unterstützten E-Mail-Anbietern, einschließlich Google Workspace, Outlook und anderen, für eine flexible Integration.

Für B2B-Marketer, die zuverlässige, datengestützte Methoden suchen, um ihren Absenderruf zu schützen und die Kampagneneffektivität zu verbessern, ist der Start mit dem MailReach Spam-Testing-Tool ein strategisch wichtiger nächster Schritt. 

Klicke hier, um zu sehen, wie der MailReach Spam-Test-Checker deiner E-Mail helfen kann, im richtigen Postfach anzukommen.