So behebst du Probleme mit der E-Mail-Zustellung (Anleitung 2025)

Jede E-Mail, die du sendest, wird anhand von drei Hauptkriterien bewertet: technische Konfiguration, Domain-Reputation und Empfänger-Engagement. Wenn eines dieser Signale fehlschlägt, werden Nachrichten in den Spam gefiltert oder verschwinden vollständig, was sich negativ auf Öffnungen, Antworten und Umsatz auswirkt.

Die Hauptursachen sind oft fehlende Authentifizierungsprotokolle, eine unetablierte oder schwache Domain, schlecht strukturierte Inhalte oder veraltete Mailinglisten. 

Glücklicherweise lassen sich die meisten Deliverability-Probleme auf eine Handvoll wiederkehrender Probleme zurückführen, und die Lösungen sind unkompliziert, sobald man weiß, worauf man sich konzentrieren muss.

7 Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit und wie man sie behebt

Fehler bei der E-Mail-Zustellbarkeit im Cold Outreach resultieren aus einer kleinen Anzahl wiederkehrender Probleme, die Gmail und Outlook konsequent verfolgen. 

Wenn du Outreach-E-Mails an Google Workspace- oder Office 365-Postfächer sendest, findest du hier, was typischerweise schief geht und wie du es beheben kannst, bevor deine Domains verbrannt werden.

Schlechte Absenderreputation (und wie man sie repariert)

Deine Sender Reputation ist wie ein Kredit-Score für deine Domain. Und im Cold Outreach hängt sie vollständig vom Engagement ab. Gmail und Outlook kümmern sich nicht darum, ob sich Interessenten angemeldet haben; sie kümmern sich darum, wie die Leute reagieren. Eine Spam-Beschwerde wiegt schwerer als zehn Öffnungen. Ignorierte E-Mails, hohe Bounce-Raten oder niedrige Antwortraten senden negative Signale, die deine Reputation beeinträchtigen. 

Wenn das passiert, rettet dich auch ein solider Text nicht mehr. Plötzlich sinken die Öffnungsraten, Antworten verschwinden und deine Sequenzen landen im Junk-Ordner.

So behebst du es:

Fahr runter und bau Vertrauen wieder auf. Reduziere das tägliche Volumen, konzentriere dich auf deine engagiertesten Kontakte und lass positive Interaktionen entstehen. 

Führe MailReach email warm-up aus. Es simuliert authentische Interaktionen über Gmail und Outlook, was diese Wiederherstellung beschleunigt. 

Überprüfe auch die Domain-Reputationskurve von Google Postmaster. Wenn sie von “niedrig” wieder auf “mittel” oder höher steigt, weißt du, dass du auf dem Weg der Besserung bist.

Authentifizierungsfehler (und wie man sie validiert)

Im Jahr 2025 ist eine fehlende oder fehlerhafte Authentifizierung eine der schnellsten Möglichkeiten, im Spam zu landen. Die Bulk-Sender-Regeln von Gmail und Yahoo erfordern, dass SPF, DKIM und DMARC bestehen. Wenn diese fehlen oder nicht übereinstimmen, sehen deine E-Mails gefälscht aus und werden blockiert. Ein SPF- oder DKIM-Fehler in den Bounce-Logs verrät es.

Einige Teams versuchen, dies mit benutzerdefinierten SMTP-Servern zu beheben, aber das funktioniert nicht. Die Zustellbarkeit wird auf Domain-Ebene beurteilt, nicht auf Ebene der Sende-Pipeline. Wenn DMARC nicht übereinstimmt, wird Gmail dich trotzdem in den Spam-Ordner werfen, egal welchen SMTP-Server du verwendest.

So behebst du es:

Stelle sicher, dass SPF, DKIM und DMARC korrekt veröffentlicht und mit der sichtbaren From-Domain übereinstimmen. Starte DMARC im Überwachungsmodus (p=none), damit du sehen kannst, woher Fehler kommen, und gehe dann zu einer strengeren Durchsetzung über, sobald alles ausgerichtet ist. 

Nutze auch die SPF- und DKIM-Checker von MailReach, um doppelt zu prüfen, ob du diese Einträge korrekt eingerichtet hast. 

Fehler in Reverse DNS und IP-Setup (und was dagegen zu tun ist)

Reverse DNS (PTR) ist wie eine Anrufer-ID für deinen sendenden Server. 

Wenn Gmail eine Verbindung von deiner IP-Adresse feststellt, wird geprüft, ob diese IP-Adresse korrekt auf die Domain zurückgeführt werden kann, die vorgibt, die E-Mail zu senden. Wenn die Zuordnung nicht übereinstimmt, behandelt Gmail den Versand als verdächtig, wie einen Anruf, der vorgibt, von deiner Bank zu sein, aber als unbekannte Nummer angezeigt wird. Selbst wenn dein SPF und DKIM in Ordnung sind, kann ein schlechter oder fehlender Reverse-DNS dazu führen, dass dein Outreach im Spam landet.

Für Outreach-Teams führt eine nicht abgestimmte Infrastruktur zu einer Diskrepanz zwischen dem, was deine E-Mail vorgibt zu sein, und dem, was die Serveraufzeichnungen beweisen. Gmail und Outlook nutzen diese Diskrepanzen als Grund, E-Mails in den Spam zu verschieben. Das Risiko steigt, wenn du neue Postfächer oder Domains ohne ordnungsgemäße Einrichtung hinzufügst, deine E-Mails sehen nicht verifiziert aus, selbst wenn dein Text und dein Targeting solide sind.

So behebst du es:

Stell sicher, dass deine sendende IP einen PTR-Record hat, der zu deiner Domain zurückführt, und dass SPF, DKIM und DMARC mit derselben Domain übereinstimmen. 

Bleib bei der eigenen Infrastruktur von Google/Microsoft oder einem zuverlässigen Shared Pool. Steig nicht auf dedizierte IPs um, es sei denn, du versendest täglich mehr als 100.000 E-Mails, was im B2B-Outreach höchst unwahrscheinlich ist. 

Spammiger Inhalt (und wie man ihn bereinigt)

Selbst bei perfekter Authentifizierung kann der Inhalt die Zustellbarkeit immer noch ruinieren. Gmail ist sehr gut darin geworden, E-Mails zu erkennen, die wie Spam aussehen: Betreffzeilen in GROSSBUCHSTABEN, gefälschte Antwort-Threads und übertriebene Behauptungen. Formatierungsfehler, wie das Senden eines großen Bildes oder das Auslassen eines klaren Abmeldepfads, lösen ebenfalls Filter aus.

Die Lösung ist einfach, aber streng: Schreibe wie ein echter Mensch. Halte Betreffzeilen kurz und ehrlich, vermeide manipulative Tricks und verwende ein sauberes, schlichtes Textformat. Bevor du eine Sequenz lädst, teste sie.

Fehlerhafte Interessentendaten (und wie man sie bereinigt)

Gefälschte E-Mail-Adressen sind ein weiterer versteckter Killer, der dich stark betrifft, da du viele unbekannte Interessenten kontaktierst, die noch nicht mit dir interagiert haben. Hohe Bounce-Raten, Spam-Fallen oder das Versenden von E-Mails an nicht reagierende Kontakte signalisieren Gmail und Outlook, dass du Listen gescrapt hast und wahrscheinlich Leute anschreibst, die nichts von dir hören wollen. Das ruiniert deine Reputation, selbst wenn dein Text und dein Setup einwandfrei sind.

So behebst du es:

Setze auf knallharte Listenhygiene. Überprüfe E-Mails vor dem Senden, unterdrücke Bounces sofort und entferne Interessenten, die nie interagieren. Gekaufte, gescrapte Daten sind der schnellste Weg, Domains zu ruinieren; sie enthalten fast immer Fallen, die deine Deliverability zerstören. Kleinere, engagierte Listen senden bessere Signale und halten deine Domains am Leben.

Plötzliche Sende-Spitzen (und wie man skaliert, ohne zu verbrennen)

Mailbox-Provider hassen Überraschungen. Wenn du 200 E-Mails pro Tag versendest und plötzlich auf 2.000 hochfährst, geht Gmail davon aus, dass es sich um eine Spammer-Aktion handelt, selbst wenn die Liste sauber ist, was zu Drosselung, Verzögerungen oder massenhafter Spam-Platzierung führt.

So behebst du es:

Skaliere langsam, um dies zu beheben. Wärme neue Domains auf, bevor du sie für Live-Kampagnen verwendest, und erhöhe die täglichen Limits in kleinen Schritten. 

Nutze das Warm-up von MailReach, um sicheren, realistischen Traffic im Hintergrund zu senden, sodass Gmail den Aufbau der Historie sieht, bevor du skalierst. 

Überwachung und Feedbackschleifen (und wie du immer einen Schritt voraus bist)

Selbst nachdem du Probleme behoben hast, ändern sich die Filter täglich. Deshalb ist Überwachung wichtig. Google Postmaster Tools zeigt dir die Reputation deiner Domain und die Beschwerderate an. Microsoft SNDS zeigt, wie Outlook deinen IP-Traffic sieht. Wenn eines von beiden sinkt, ist das ein Signal, langsamer zu werden und das Warm-up zu erhöhen, bis sich die Domain-Reputation erholt hat.

Alles zusammenbringen: Dein Weg in den Posteingang

Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit können schnell eskalieren. Mit einem strukturierten Ansatz kannst du den meisten Problemen proaktiv vorbeugen und alle auftretenden Probleme effizient angehen.

Merke dir diese Reihenfolge:

1. Mache die technischen Grundlagen richtig mit Authentifizierung, Alignment und konsistentem Senden.
2. Baue deine Absenderreputation auf und schütze sie, indem du Domains mit Email Warmup aufwärmst, Spam-Meldungen vermeidest und dich auf Engagement konzentrierst.
3. Schreibe saubere, relevante E-Mails und sende sie an eine gesunde, aktive Liste.
4. Überwache kontinuierlich, damit du Probleme frühzeitig erkennst und nicht auf Blacklists landest.

Wenn deine Domain authentifiziert ist, deine Inhalte klar sind und deine Empfänger sich engagieren, belohnen dich Postfach-Anbieter mit einer hohen Zustellbarkeit. Und genau dann können deine E-Mails das tun, wofür sie gedacht sind: Menschen erreichen, Aktionen auslösen und Ergebnisse erzielen.

Für ein email warmup, das auf dein Outreach zugeschnitten ist, teste jetzt MailReach.