Behebung von Problemen mit der E-Mail-Zustellbarkeit (Leitfaden 2025)

Jede von Ihnen versendete E-Mail wird anhand von drei Hauptkriterien bewertet: technische Konfiguration, Ruf der Domäne und Engagement der Empfänger. Wenn eines dieser Signale fehlschlägt, werden die Nachrichten als Spam gefiltert oder verschwinden ganz, was Öffnungen, Antworten und Einnahmen beeinträchtigt.

Die Ursachen liegen oft in fehlenden Authentifizierungsprotokollen, einer nicht etablierten oder schwachen Domain, schlecht strukturierten Inhalten oder veralteten Mailinglisten. 

Glücklicherweise lassen sich die meisten Zustellbarkeitsprobleme auf eine Handvoll wiederkehrender Probleme zurückführen, und die Lösungen sind einfach, wenn man weiß, worauf man sich konzentrieren muss.

7 Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails und ihre Behebung

E-Mail-Zustellbarkeitsfehler bei der Kaltakquise rühren von einer kleinen Anzahl wiederkehrender Probleme her, die Gmail und Outlook konsequent verfolgen. 

Wenn Sie Outreach-E-Mails an Google Workspace- oder Office 365-Postfächer senden, erfahren Sie hier, was typischerweise schiefgeht und wie Sie es beheben können, bevor Ihre Domains verbrannt werden.

Schlechter Ruf des Absenders (und wie man ihn wiederherstellt)

Ihr Absenderruf ist wie eine Kreditwürdigkeit für Ihre Domain. Und bei der Kaltakquise hängt sie ganz vom Engagement ab. Für Google Mail und Outlook ist es nicht wichtig, ob sich die Interessenten angemeldet haben, sondern wie sie reagieren. Eine Spam-Beschwerde wiegt mehr als zehn geöffnete E-Mails. Ignorierte E-Mails, hohe Bounce-Raten oder niedrige Antwortquoten senden negative Signale, die Ihren Ruf beeinträchtigen. 

Wenn das passiert, kann Sie auch ein guter Text nicht mehr retten. Plötzlich sinken die Öffnungsraten, Antworten bleiben aus und Ihre Sequenzen landen im Müll.

Wie man das beheben kann:

Verlangsamen Sie und bauen Sie neues Vertrauen auf. Verringern Sie das tägliche Volumen, konzentrieren Sie sich auf Ihre engagiertesten Kontakte, und lassen Sie positives Engagement entstehen. 

Führen Sie die MailReach E-Mail-Aufwärmphase durch. Es simuliert authentische Interaktionen zwischen Gmail und Outlook, die diese Wiederherstellung beschleunigen. 

Überprüfen Sie auch die Kurve der Domain-Reputation von Google Postmaster. Wenn sie von "niedrig" auf "mittel" oder höher ansteigt, wissen Sie, dass Sie auf dem Weg der Besserung sind.

Authentifizierungsfehler (und wie sie zu validieren sind)

Im Jahr 2025 ist eine fehlende oder fehlerhafte Authentifizierung einer der schnellsten Wege, um in Spam zu landen. Die Regeln für Massenversender von Google Mail und Yahoo erfordern SPF, DKIM und DMARC, damit sie akzeptiert werden. Fehlen sie oder sind sie nicht richtig zugeordnet, sehen Ihre E-Mails gefälscht aus und werden blockiert. Ein SPF-Fail oder DKIM-Fail in den Bounce-Protokollen ist der Beweis dafür.

Einige Teams versuchen, dieses Problem mit benutzerdefinierten SMTP-Servern zu lösen, aber das funktioniert nicht. Die Zustellbarkeit wird auf Domänenebene beurteilt, nicht in der Sendeleitung. Wenn DMARC nicht übereinstimmt, wird Gmail Sie immer noch in Spam abladen, egal welches SMTP Sie verwenden.

Wie man das beheben kann:

Stellen Sie sicher, dass SPF, DKIM und DMARC korrekt veröffentlicht und mit der sichtbaren Von-Domäne abgeglichen sind. Starten Sie DMARC im Überwachungsmodus (p=none), damit Sie sehen können, woher die Fehler kommen, und gehen Sie dann zu einer strengeren Durchsetzung über, sobald alles abgestimmt ist. 

Verwenden Sie auch die SPF- und DKIM-Checker von MailReach, um zu überprüfen, ob Sie diese Einträge korrekt eingerichtet haben. 

Fehler bei der Einrichtung von Reverse DNS und IP (und was man dagegen tun kann)

Reverse DNS (PTR) ist wie eine Anrufer-ID für Ihren sendenden Server. 

Wenn Google Mail eine Verbindung von Ihrer IP-Adresse sieht, prüft es, ob diese IP-Adresse korrekt der Domäne zugeordnet ist, die behauptet, die E-Mail zu senden. Stimmt die Zuordnung nicht überein, behandelt Google Mail die Sendung als verdächtig, wie einen Telefonanruf, der angibt, von Ihrer Bank zu stammen, sich aber als unbekannte Nummer herausstellt. Selbst wenn SPF und DKIM in Ordnung sind, kann eine fehlerhafte oder fehlende Rückwärts-DNS dazu führen, dass Ihre Reichweite in Spam landet.

Für die Outreach-Teams führt eine falsch ausgerichtete Infrastruktur zu einer Diskrepanz zwischen dem, was Ihre E-Mail zu sein vorgibt, und dem, was die Serveraufzeichnungen beweisen. Google Mail und Outlook nutzen diese Diskrepanzen als Grund, um E-Mails an Spam zu senden. Das Risiko steigt, wenn Sie neue Posteingänge oder Domänen ohne ordnungsgemäße Einrichtung hinzufügen. Ihre E-Mails sehen dann ungeprüft aus, selbst wenn Ihr Text und Ihre Zielgruppenansprache solide sind.

Wie man das beheben kann:

Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse des Absenders einen PTR-Eintrag hat, der zu Ihrer Domäne zurückführt, und dass SPF, DKIM und DMARC auf dieselbe Domänenidentität ausgerichtet sind. 

Bleiben Sie bei der Google/Microsoft-eigenen Infrastruktur oder einem zuverlässigen gemeinsam genutzten Pool. Überstürzen Sie nichts mit dedizierten IPs, es sei denn, Sie versenden täglich mehr als 100.000 E-Mails, was im B2B-Bereich höchst unwahrscheinlich ist. 

Spammige Inhalte (und wie man sie bereinigt)

Selbst bei perfekter Authentifizierung kann der Inhalt die Zustellbarkeit beeinträchtigen. Google Mail ist sehr gut darin geworden, E-Mails zu erkennen, die wie Spam aussehen: Betreffzeilen in GANZ GROSSSCHRIFT, gefälschte Antwort-Threads und übertriebene Behauptungen. Auch Formatierungsfehler, wie das Versenden eines großen Bildes oder das Überspringen eines klaren Abmeldepfads, lösen Filter aus.

Die Lösung ist einfach, aber streng: Schreiben Sie wie ein echter Mensch. Halten Sie die Betreffzeilen kurz und ehrlich, vermeiden Sie manipulative Tricks und verwenden Sie eine saubere Formatierung im Klartext. Bevor Sie eine Sequenz laden, testen Sie sie.

Fehlerhafte Interessentendaten (und wie man sie bereinigt)

Gefälschte E-Mail-Kennungen sind ein weiterer versteckter Killer, der Sie stark beeinträchtigt, da Sie viele potenzielle Kunden ansprechen werden, die noch nie mit Ihnen in Kontakt waren. Hohe Bounce-Raten, Spam-Fallen oder das Versenden von E-Mails an Kontakte, die nicht reagieren, zeigen Gmail und Outlook, dass Sie Listen abgegrast haben und dass Sie wahrscheinlich E-Mails an Personen senden, die nicht von Ihnen hören wollen. Das schadet Ihrem Ruf, selbst wenn Ihre Texte und Einstellungen einwandfrei sind.

Wie man das beheben kann:

Setzen Sie auf rücksichtslose Listenhygiene. Überprüfen Sie E-Mails vor dem Versand, unterdrücken Sie Bounces sofort und streichen Sie Interessenten, die sich nie melden. Der Kauf von gescrapten Daten ist der schnellste Weg, Domains zu verbrennen; sie enthalten fast immer Fallen, die Ihre Zustellbarkeit zerstören werden. Kleinere, engagierte Listen senden bessere Signale und halten Ihre Domains am Leben.

Plötzliche Sendungsspitzen (und wie man skaliert, ohne zu verbrennen)

Mailbox-Anbieter hassen Überraschungen. Wenn Sie bisher 200 E-Mails pro Tag verschickt haben und plötzlich auf 2.000 ansteigen, geht Gmail davon aus, dass es sich um einen Spammer handelt, selbst wenn die Liste sauber ist, was zu Drosselung, Verzögerungen oder massenhafter Spam-Platzierung führt.

Wie man das beheben kann:

Skalieren Sie langsam, um dieses Problem zu beheben. Lassen Sie neue Domains warmlaufen, bevor Sie sie für Live-Kampagnen verwenden, und erhöhen Sie die täglichen Obergrenzen in kleinen Schritten. 

Verwenden Sie die Aufwärmfunktion von MailReach, um sicheren, realistischen Datenverkehr im Hintergrund zu senden, damit Gmail sieht, wie sich der Verlauf entwickelt, bevor Sie skalieren. 

Überwachung und Feedback-Schleifen (und wie man die Nase vorn behält)

Auch nach der Behebung von Problemen ändern sich die Filter täglich. Deshalb ist die Überwachung so wichtig. Mit den Google Postmaster Tools erfahren Sie, wie es um den Ruf Ihrer Domain bestellt ist und wie hoch die Beschwerdequote ist. Microsoft SNDS zeigt, wie Outlook Ihren IP-Verkehr sieht. Wenn einer der beiden Werte sinkt, ist dies ein Signal, das Tempo zu drosseln und die Aufwärmphase zu erhöhen, bis sich der Ruf der Domäne erholt hat.

Alles unter einen Hut bringen: Ihr Weg zum Posteingang

Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails können schnell eskalieren. Mit einem strukturierten Ansatz können Sie die meisten Probleme proaktiv verhindern und Probleme effizient angehen, wenn sie auftreten.

Die folgende Reihenfolge sollten Sie sich merken:

1. Sorgen Sie für die technischen Grundlagen wie Authentifizierung, Abgleich und konsistentes Senden.
2. Bauen Sie Ihren Ruf als Absender auf und schützen Sie ihn, indem Sie Domains aufwärmen, Spam-Meldungen vermeiden und sich auf das Engagement konzentrieren.
3. Schreiben Sie saubere, relevante E-Mails und senden Sie sie an eine gesunde, aktive Liste.
4. Überwachen Sie kontinuierlich, damit Sie Probleme frühzeitig erkennen und nicht auf schwarzen Listen landen.

Wenn Ihre Domäne authentifiziert ist, Ihr Inhalt klar ist und Ihre Empfänger sich engagieren, belohnen die Mailbox-Anbieter Sie mit einer hohen Zustellbarkeit. Und genau dann können Ihre E-Mails das tun, was sie sollen: Menschen erreichen, Aktionen auslösen und Ergebnisse erzielen.

Testen Sie jetzt MailReach, um Ihre E-Mails aufzuwärmen und Ihre Kunden zu erreichen.