Hard bounce vs. soft bounce: O que todo profissional de marketing por e-mail precisa de saber em 2025

Se leva a sério a entregabilidade dos e-mails, precisa de saber a diferença entre rejeições definitivas e rejeições temporárias. Uma rejeição definitiva? É um beco sem saída, como um endereço de e-mail inválido, que já não existe. Uma rejeição temporária? É um bloqueio temporário, como uma caixa de entrada cheia. 

Ambas as situações podem prejudicar a sua reputação como remetente e comprometer a entrega das suas mensagens na caixa de entrada ao longo do tempo. Neste artigo, iremos abordar as causas destas rejeições, a importância que têm e como lidar com elas em 2025.

O que são e-mails devolvidos e por que razão são importantes em 2025? 

Ocorre um «bounce» de e-mail quando o seu e-mail não consegue chegar ao destinatário pretendido e é devolvido. Estes «bounces» podem ser de dois tipos: «soft bounce » e «hard bounce». 

Um «soft bounce» é temporário; pode ser que a caixa de entrada do destinatário esteja cheia ou que o servidor dele esteja em baixo. Um «hard bounce», por outro lado, é um bloqueio permanente, muitas vezes devido a um endereço de e-mail inválido ou a um domínio inexistente.

Por que é que isto é importante em 2025? É simples: os e-mails devolvidos afetam a sua reputação de remetente e, por sua vez, a capacidade de entrega dos seus e-mails. Isto significa que taxas elevadas de devolução indicam aos provedores de e-mail que a sua lista pode estar desatualizada ou mal gerida, o que pode fazer com que mais e-mails sejam encaminhados para a pasta de spam, mesmo no caso de destinatários que realmente querem receber as suas mensagens. É por isso que precisa de monitorizar e gerir estes rejeitos para manter os seus e-mails visíveis e eficazes, sendo os rejeitos um dos problemas mais comuns de entregabilidade de e-mail com que se pode deparar. E com que se irá deparar

De acordo com os dados da Mailchimp, as taxas médias de rejeição suave variam entre 0,34 % e 2,82 %, enquanto as de rejeição definitiva se situam entre 0,33 % e 2,62 %.

A nossa sugestão: pode utilizar ferramentas como o Email Warm-Up da Mailreach e Spam Test para construir uma reputação de remetente sólida, reduzir as rejeições e aumentar as hipóteses de chegar à caixa de entrada. 

O que é um «hard bounce» e o que é um «soft bounce»?

Um «hard bounce» significa uma falha permanente na entrega: o seu e-mail não pode ser entregue porque o endereço é inválido, não existe ou está bloqueado. Quando ocorre um «hard bounce», não é possível tentar novamente, e esse endereço de e-mail deve ser removido da sua lista imediatamente. 

É bom saber: os «hard bounces» persistentes prejudicam a sua reputação como remetente, pois indicam aos fornecedores de e-mail que a sua lista pode estar desatualizada ou ser de baixa qualidade; por isso, tenha cuidado!

Por outro lado, um «soft bounce» é um problema temporário. Significa que o seu e-mail chega ao servidor do destinatário, mas não pode ser entregue, muitas vezes porque a caixa de entrada está cheia, o servidor está em baixo ou a mensagem é demasiado grande. 

Na prática, os «soft bounces» podem resolver-se por si próprios, uma vez que os provedores de e-mail costumam tentar novamente a entrega algumas vezes antes de a marcarem como falhada. Mas isso não significa que não seja necessário tratar deles. Porquê? Simplesmente porque um número excessivo de «soft bounces» ao longo do tempo pode levar a problemas de entregabilidade.

Eis uma comparação rápida para esclarecer:

Como deve compreender: embora algumas causas de rejeição sejam simples, outras indicam problemas mais graves. Por exemplo, se vir um erro «550 Falha Permanente», isso pode significar que o endereço de e-mail não existe. 

Saiba mais sobre isto aqui: Como resolver o erro 550 (Falha permanente) 

Ou, se encontrar a mensagem «550 Alta probabilidade de spam», isso indica um problema de reputação, sugerindo que poderá ser necessário melhorar a reputação do remetente. 

Saiba também mais: 550 Alta probabilidade de spam - Gmail

Motivos comuns para rejeições definitivas e temporárias

Motivos comuns para um «hard bounce»

Um «hard bounce» ocorre quando um e-mail não pode ser entregue devido a um problema permanente. Normalmente, isto significa que não vale a pena voltar a tentar e que o endereço de e-mail deve ser removido da sua lista para evitar prejudicar ainda mais a sua reputação como remetente. 

Eis as causas mais comuns de rejeições definitivas:

• Endereço de e-mail inválido: O endereço de e-mail pode conter erros ortográficos ou de formatação que impossibilitem a entrega da mensagem.
• Domínio inexistente: O nome de domínio no endereço de e-mail não existe ou está escrito incorretamente, o que torna impossível o seu acesso por qualquer servidor de e-mail.
• Endereço ou domínio bloqueado: Por vezes, um endereço de e-mail ou domínio bloqueia as mensagens provenientes do seu IP ou domínio, impedindo totalmente a entrega.

É claro que continuar a enviar mensagens para endereços onde não é possível entregar só irá aumentar a sua taxa de rejeição, indicando aos fornecedores de e-mail que a sua lista pode estar desatualizada ou mal gerida. Por isso, se estiver a encontrar erros como «550 Falha Permanente» ou «550 Elevada Probabilidade de Spam», estes são sinais de alerta graves que indicam potenciais problemas de qualidade da lista ou de reputação.

Motivos comuns para um «soft bounce»

Os «soft bounces» devem-se, normalmente, a problemas temporários que podem resolver-se por si próprios. Os fornecedores de e-mail chegam mesmo, muitas vezes, a tentar reenviar a mensagem algumas vezes antes de a marcarem como falhada. 

Sabendo isto, vamos concentrar-nos nas razões mais comuns para os «soft bounces»:

• A caixa de entrada do destinatário está cheia: se a caixa de correio estiver cheia, o servidor rejeitará temporariamente as mensagens recebidas. Isto é extremamente comum quando os destinatários não verificam nem limpam regularmente a sua caixa de entrada.
• Problemas temporários no servidor: Se o servidor do destinatário estiver em baixo ou a apresentar problemas, o e-mail será devolvido temporariamente até que o servidor volte a estar online.
• A mensagem é demasiado grande: se o seu e-mail incluir anexos pesados ou imagens de grande dimensão, poderá exceder os limites de tamanho do servidor do destinatário e ser rejeitado.

Embora as rejeições suaves possam resolver-se por si mesmas, é importante estar atento a rejeições suaves repetidas provenientes dos mesmos endereços. Se o problema persistir, isso pode indicar que o endereço está inativo ou que o servidor apresenta problemas contínuos. E isto pode ser extremamente frustrante e prejudicial para a sua reputação como remetente. 

A nossa solução: utilize ferramentas como o «Email Warm-Up» e o «Spam Test» da Mailreach para reforçar facilmente a sua reputação de remetente e aumentar as suas hipóteses de chegar sempre à caixa de entrada!

Como lidar com os «hard bounces» e os «soft bounces»?

A primeira coisa a saber é que cada tipo de rejeição requer uma abordagem diferente para manter as suas campanhas no bom caminho e garantir que os seus e-mails cheguem às caixas de entrada certas.

Por exemplo, no caso dos «hard bounces», a melhor abordagem é simples: remova esses endereços da sua lista. Um «hard bounce» indica um problema permanente, como um endereço de e-mail inválido ou um domínio inexistente; por isso, continuar a enviar e-mails para esses endereços só irá aumentar a sua taxa de rejeição e prejudicar a sua reputação de remetente. Assim, para minimizar o risco de «hard bounces» desde o início, pode começar por utilizar um verificador de e-mail fiável, como o Verifalia ou o Zerobounce, para limpar a sua lista.

Outra dica prática é controlar a percentagem de endereços de e-mail do tipo «catch-all» na sua lista. Os domínios «catch-all» aceitam todos os e-mails, independentemente de o endereço ser válido ou não, o que pode levar a elevadas taxas de rejeição se muitos desses endereços se revelarem inativos ou falsos. Recomendamos que acompanhe também a proporção de endereços de e-mail do tipo «catch-all» na sua lista e que os verifique regularmente, de forma a evitar surpresas.

No que diz respeito aos «soft bounces»: deve removê-los da sua lista? Não imediatamente. Os «soft bounces» podem resolver-se por si próprios e, em muitos casos, o e-mail será entregue após uma nova tentativa. No entanto, se notar «soft bounces» repetidos provenientes do mesmo endereço ao longo de várias campanhas, é altura de considerar a sua remoção, uma vez que isso indica um problema persistente. 

Impacto das devoluções na reputação do remetente e na capacidade de entrega

Os e-mails devolvidos têm um impacto direto na sua reputação de remetente, que é a base da capacidade de entrega de e-mails. Na verdade, cada e-mail devolvido envia um sinal aos fornecedores de e-mail sobre a qualidade da sua lista e a fiabilidade das suas práticas de envio de e-mails. 

Os «hard bounces» são especialmente prejudiciais, uma vez que indicam um problema permanente, como um endereço inválido. Um número excessivo de «hard bounces» indica aos fornecedores de e-mail que a sua lista não está bem gerida, o que pode prejudicar rapidamente a sua reputação como remetente. Com o tempo, isto faz com que mais e-mails seus acabem nas pastas de spam ou sejam completamente bloqueados.

Os «soft bounces», embora menos graves, também podem acumular-se se não forem geridos, especialmente se forem repetidos.

É precisamente por isso que uma boa reputação do remetente continua a ser essencial para o sucesso de qualquer campanha de e-mail. Sem ela, mesmo os e-mails mais bem elaborados e com conteúdos valiosos não chegarão ao seu público. 

Tenha em conta que a gestão das mensagens devolvidas e a manutenção de uma boa reputação do remetente são condições imprescindíveis para um marketing por e-mail eficaz!

Melhores práticas para reduzir as mensagens de e-mail devolvidas

Eis um guia prático para reduzir tanto os «hard bounces» como os «soft bounces» nas suas campanhas este ano:

• 1 - Utilize um verificador de e-mail. Submeta a sua lista a um verificador de e-mail de confiança, como o Verifalia ou o Zerobounce, no máximo de três em três meses. Estas ferramentas permitem identificar facilmente endereços inválidos ou inativos, mantendo a sua lista atualizada e ajudando-o a evitar respostas de falha desnecessárias.
• 2 - Controlar a percentagem de e-mails «catch-all». Os endereços «catch-all» aceitam e-mails destinados a qualquer utilizador de um domínio, o que parece ótimo até se verificar que muitos são devolvidos. No entanto, deve estar atento à percentagem de e-mails «catch-all» na sua lista, pois um número excessivo pode prejudicar a capacidade de entrega. Tente manter um máximo de 20%. Evite enviar campanhas apenas para e-mails «catch-all», pois isso fará disparar a sua taxa de devolução. 
• 3 - Utilize o «double opt-in» para confirmar endereços válidos (para envio de e-mails não B2B). O «double opt-in» exige que os utilizadores confirmem o seu endereço de e-mail clicando numa ligação, o que reduz o risco de endereços falsos ou digitados incorretamente. Mesmo sendo um passo simples, ficará surpreendido com a eficácia com que garante que a sua lista esteja repleta de contactos válidos e empenhados, reduzindo os «hard bounces» desde o início.
• 4 - Melhore a reputação do seu remetente para campanhas de abordagem não solicitada no setor B2B. Se estiver a realizar campanhas de abordagem não solicitada no setor B2B, utilize um serviço de preparação de e-mail como o Mailreach para aumentar significativamente as hipóteses de gerar uma resposta positiva aos seus e-mails, tornando mais provável que os provedores de e-mail entreguem as suas mensagens na caixa de entrada (sabendo sempre a diferença entre a preparação automatizada e a manual).
• 5 - Teste a capacidade de entrega antes de enviar campanhas. Conselho final : faça um teste de spam! Sempre! Graças a este teste, poderá ver onde os seus e-mails estão a chegar antes de lançar a sua campanha. Isto ajuda-o a identificar quaisquer problemas que possam levar a rejeições, dando-lhe a oportunidade de fazer ajustes antes do envio.

Eis, então, alguns pontos-chave: minimizar as devoluções tem tudo a ver com a qualidade da lista e com testes proativos. Comece com uma lista limpa, confirme os endereços através do «double opt-in» e utilize a verificação de e-mail para manter a precisão da sua base de dados. Se estiver a fazer contacto a frio, melhore a sua reputação de remetente e verifique a sua capacidade de entrega antes de enviar. Para quem leva a sério a redução das devoluções e o aumento da capacidade de entrega, os serviços «Email Warm-Up» e «Spam Test» da Mailreach são as ferramentas de que precisa para maximizar o sucesso. Experimente-os hoje mesmo para garantir que os seus e-mails seguem o caminho certo e chegam onde devem: à caixa de entrada!