Os 13 problemas mais comuns relacionados com a entrega de e-mails e como resolvê-los

‍A capacidade de entrega de e-mails pode ser determinante para o sucesso ou o fracasso das suas campanhas por e-mail. Por isso, se as suas mensagens não estiverem a chegar à caixa de entrada, não importa o quão excelente seja o seu conteúdo: não está a ser visto! 

Para o ajudar com este problema comum, vamos abordar os 13 problemas mais comuns de entregabilidade de e-mail que as empresas enfrentam e, mais importante ainda, como resolvê-los. Problemas de autenticação, baixa reputação do remetente, conteúdo suspeito de spam, listas negras (como a Lista Negra DUHL da Sorbs ou a Lista Negra de Reputação da Suomispam): eis o que precisa de saber para garantir que os seus e-mails chegam ao seu público onde é importante.

O que são problemas de entrega de e-mail?

Os problemas de entrega de e-mails são simples: os seus e-mails estão a ir parar à pasta de spam em vez de à caixa de entrada. É isso mesmo. Por mais convincente que seja a sua mensagem, se ficar presa na pasta de spam, não está a cumprir o seu objetivo. 

Existem muitas razões pelas quais isto acontece, tais como uma má reputação do remetente, registos de autenticação mal configurados, como o SPF ou o DKIM, a utilização de conteúdo suspeito de spam ou até mesmo o envio de demasiados e-mails num curto espaço de tempo. Mas, no fim de contas, todos estes fatores conduzem ao mesmo resultado: os seus e-mails não estão a ser vistos. 

Por isso, para qualquer empresa que dependa do e-mail para comunicação ou vendas, isto constitui um enorme problema. Significa oportunidades perdidas, tempo desperdiçado e impacto reduzido. O objetivo é: 

1. Compreenda estas questões,
2. Corrija-os rapidamente para que os seus e-mails cheguem onde devem: diretamente à caixa de entrada do destinatário.

Causas comuns de problemas de entrega de e-mails

Se os teus e-mails estão a ir parar à pasta de spam, normalmente há alguns fatores principais responsáveis por isso. Mas, antes de mais, tens de compreender estas causas comuns para conseguires resolver o problema de forma adequada e fazer com que as tuas mensagens cheguem à caixa de entrada. 

Eis as principais razões pelas quais os seus e-mails podem estar a ir parar à pasta de spam, com base na nossa experiência na MailReach:

• Má reputação do remetente: se o seu endereço de e-mail ou domínio tiver um historial de baixo envolvimento ou de um elevado número de reclamações de spam, a sua reputação como remetente fica prejudicada e é mais provável que os seus e-mails acabem na pasta de spam.
• Registos de autenticação incorretos ou em falta (SPF, DKIM, DMARC): Os provedores de e-mail não conseguem verificar se os seus e-mails são legítimos sem a autenticação adequada, o que facilita que as suas mensagens sejam marcadas como spam.
• Conteúdo com características de spam: Tenha em atenção que existem algumas «palavras de spam» que deve evitar nos seus e-mails, como «compre agora» ou «grátis», pontuação excessiva ou demasiados links. Até mesmo o uso de letras maiúsculas ou de demasiadas imagens pode prejudicar a sua capacidade de entrega.
• Altas taxas de rejeição: o envio de e-mails para endereços desatualizados ou inválidos resulta em altas taxas de rejeição, o que indica aos fornecedores de e-mail que a sua lista não está bem mantida. E sim, isto pode fazer com que os seus e-mails sejam rapidamente marcados como spam.
• Enviar demasiados e-mails, demasiado depressa: um aumento repentino no volume de envios é um ENORME sinal de alerta, pois dá a impressão de que estás a enviar spam, especialmente se estiveres a enviar para uma lista de contactos desconhecidos.
• Ausência de um link claro para cancelar a subscrição: se os destinatários não conseguirem cancelar a subscrição com facilidade, é mais provável que marquem os seus e-mails como spam. O resultado: isso prejudica a sua reputação como remetente e torna mais difícil que os e-mails futuros cheguem à caixa de entrada. Impacto negativo.
• Utilização de um endereço IP partilhado: Se estiver a utilizar um fornecedor de serviços de e-mail com um IP partilhado, a sua capacidade de entrega pode ser significativamente afetada pelas ações de outros utilizadores que partilham o mesmo IP. Basta um utilizador mal-intencionado para prejudicar todos os demais.
• Falta de envolvimento: Não se esqueça de que taxas de abertura baixas, poucas respostas e poucos ou nenhuns cliques também indicam aos fornecedores de e-mail que as suas mensagens não têm valor.

Como resolver os seus problemas de entrega de e-mails

Passo 1 - Faça um teste de spam gratuito utilizando o Teste de Spam do MailReach

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Para resolver os seus problemas de entrega de e-mail, o primeiro passo é perceber exatamente o que está a correr mal. É precisamente por isso que criámos o Teste de Spam Gratuito do MailReach, uma ferramenta poderosa concebida para avaliar onde os seus e-mails estão a chegar e identificar quaisquer problemas que afetem a sua colocação na caixa de entrada. Como? Analisámos dezenas de milhares de e-mails e identificámos os problemas mais comuns, por isso sabemos o que procurar.

Este teste é totalmente gratuito, podendo ser utilizado até três vezes por dia, e não é necessário criar uma conta. Basta copiar um pequeno fragmento de código para o seu e-mail e enviá-lo para uma lista de endereços de teste fornecidos. 

É bom saber: É necessário reproduzir exatamente as condições em que os seus e-mails foram classificados como spam, caso contrário, os resultados não serão precisos! A ferramenta MailReach irá então analisar o seu e-mail, fornecendo uma pontuação de spam abrangente, juntamente com informações sobre o seu desempenho nos principais fornecedores de e-mail.

Receberá um relatório detalhado, com uma classificação do seu e-mail numa escala de 1 a 10, juntamente com recomendações específicas para melhorar a sua capacidade de entrega. Isto inclui verificações de problemas comuns, como a falta de registos de autenticação ou conteúdo suspeito de spam. O objetivo é simples: proporcionar-lhe uma compreensão clara do que está a correr mal nos seus e-mails e como corrigir esses problemas.

Lembre-se: não é possível corrigir o que não se mede. Por isso, realizar este teste é a forma mais rápida e fácil de avaliar a capacidade de entrega dos seus e-mails e começar a introduzir melhorias significativas. É isso mesmo.

Passo 2 - Siga as recomendações do relatório do Teste de Spam e execute um novo teste

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Já realizaste o teu primeiro teste de spam e agora já tens a tua pontuação. Ótimo. Sabes exatamente onde os teus e-mails estão a parar e o que te está a impedir de avançar. Agora, está na hora de agir. 

Verifique os separadores «Conteúdo» e «Configuração» no relatório para identificar problemas específicos, quer se trate de um registo SPF em falta, de frases que possam ser consideradas spam no seu e-mail ou de links que não funcionam. E resolva esses problemas imediatamente.

Depois de fazer as alterações, faz outro teste para ver se a tua pontuação melhora, porque este não é um processo que se faz de uma só vez. Continua a testar e a aperfeiçoar até atingires a pontuação de 10/10. Eu

Se já corrigiu tudo e continua sem conseguir uma pontuação perfeita, o problema pode residir na sua reputação de remetente. É um sinal claro de que precisa de se concentrar em restabelecer a confiança junto dos fornecedores de e-mail. Mas, por agora, siga os conselhos do relatório, faça novos testes e consiga que os seus e-mails saiam da pasta de spam e cheguem à caixa de entrada, onde devem estar.

Passo 3 – Se, após efetuar as alterações, continuar a receber mensagens na pasta de spam, o «warm-up» de e-mail é a sua melhor opção 

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Se seguiu todas as recomendações do Teste de Spam do MailReach e os seus e-mails continuam a ir parar à pasta de spam, isso é um sinal claro de que a sua reputação de remetente está em risco. Por mais que altere o conteúdo ou ajuste as definições, isso, por si só, não resolverá o problema. A sua atividade de e-mail tem de demonstrar aos provedores que é um remetente de confiança, e é aí que entra o «aquecimento» de e-mail.

Tem duas formas de gerar o envolvimento necessário para reconstruir a sua reputação. A forma manual consiste em enviar e-mails apenas aos seus contactos mais ativos, redigir mensagens que levem à abertura e a respostas e, aos poucos, reconstruir a confiança ao longo do tempo. Funciona, mas é demorado e não garante resultados rápidos.

Mas a abordagem mais inteligente e automatizada consiste em utilizar um serviço de aquecimento de e-mail como o MailReach. 

Foi concebido para fazer o trabalho pesado por si, gerando interação genuína a partir de caixas de entrada reais. Assim que ligar a sua conta de e-mail, o MailReach começa a interagir com outras caixas de entrada, enviando e-mails que são abertos, respondidos e até retirados da pasta de spam. O resultado: cria um fluxo constante de sinais positivos para os fornecedores de e-mail, o que é fundamental para demonstrar que as suas mensagens são valiosas e merecem chegar à caixa de entrada. E a nenhum outro sítio. 

Descubra a melhor ferramenta de « email warmup » para uma capacidade de entrega perfeita

Se a sua reputação estiver prejudicada, não há forma mais rápida de a recuperar. Pode também consultar o nosso guia específico: «Como recuperar uma má reputação de remetente e a capacidade de entrega com o MailReach”!

Passo 4 - Leia os nossos guias de entregabilidade (sem tretas) para melhorar a colocação dos seus e-mails na caixa de entrada

Passámos anos a analisar dados sobre a capacidade de entrega de e-mails e a aperfeiçoar estratégias para ajudar empresas como a sua a fazer com que os seus e-mails cheguem onde devem chegar: à caixa de entrada. Com base nesta vasta experiência, elaborámos guias práticos que vão direto ao essencial e lhe oferecem conselhos úteis que não encontrará em mais lado nenhum. Não se trata de dicas genéricas que pode obter com uma pesquisa rápida no Google: são estratégias reais cuja eficácia está comprovada.

Comece por consultar o nosso Guia Definitivo e Sem rodeios sobre a Entregabilidade de E-mails para compreender exatamente como evitar que os e-mails vão parar à pasta de spam, que aborda todos os pormenores da autenticação de e-mail, otimização de conteúdo e gestão da reputação do remetente.

Se estiveres a fazer contacto não solicitado, a nossa Guia de Estratégias para o Envio de E-mails de Aproximação Iniciada é de leitura obrigatória. Está repleto de táticas específicas adaptadas ao envio de e-mails frios, para o ajudar a interagir com novos contactos sem ativar os filtros de spam.

É bom saber: estes guias baseiam-se em dados reais e em métodos comprovados que têm ajudado inúmeras empresas a melhorar o sucesso das suas campanhas de e-mail. Leia-os, ponha em prática o que aprender e irá notar uma diferença significativa na colocação das suas mensagens na caixa de entrada!

Por que é que continuo a receber e-mails a informar que a entrega de e-mails falhou?

Se continuar a receber e-mails a indicar falhas na entrega de correio, isso significa simplesmente que as suas mensagens estão a ser devolvidas, o que constitui um problema. Estas devoluções podem ser divididas em dois tipos principais: devoluções temporárias e devoluções definitivas. 

• Os «soft bounces» são problemas temporários, como a caixa de entrada do destinatário estar cheia ou o servidor estar em baixo. Muitas vezes, resolvem-se por si próprios. 
• No entanto, as rejeições definitivas indicam problemas permanentes, tais como um endereço de e-mail inexistente ou um bloqueio por parte do servidor do destinatário. Por isso, ignorar estas rejeições pode prejudicar gravemente a sua reputação como remetente e afetar a sua capacidade de entrega.

Existem inúmeras razões pelas quais os e-mails são devolvidos, e seria impossível enumerá-las todas aqui. No entanto, as razões mais comuns incluem erros ortográficos nos endereços de e-mail, listas de contactos desatualizadas e o bloqueio por filtros de spam.

Se estiver a lidar com erros de devolução específicos, como 550 Alta Probabilidade de Spam do Gmail, ou 550 Falha Permanente, não está sozinho. O nosso guia detalhado está à sua disposição para o ajudar a lidar com estes problemas!