Guia de entregabilidade de e-mail da Apollo: Preparação e resolução de problemas

O Apollo é uma ferramenta de sequenciamento, não um sistema de envio.

Envia e-mails, mas não controla onde esses e-mails vão parar; isso é da responsabilidade do Gmail e do Outlook. A maioria dos utilizadores do Apollo parte do princípio de que a plataforma influencia a localização na caixa de entrada, mas são os fornecedores de serviços de e-mail que tomam essa decisão com base na reputação do remetente, no conteúdo do e-mail e na configuração de envio.

Como o Apollo não monitoriza nenhum desses sinais, as equipas começam frequentemente a enviar mensagens antes de o domínio estar preparado, autenticado ou considerado de confiança. Quando isso acontece, o desempenho das campanhas de divulgação torna-se inconsistente, mesmo quando a mensagem é forte.

Este guia centra-se na parte que o Apollo não consegue controlar: criar um ambiente de envio em que os fornecedores de caixas de correio confiem. Irá aprender a autenticar o seu domínio corretamente, a preparar as caixas de entrada da forma adequada e a monitorizar os sinais que determinam efetivamente a colocação na caixa de entrada.

Compreender por que razão os e-mails da Apollo vão parar à pasta de spam

Antes de nos debruçarmos sobre as causas, é importante compreender uma coisa: a Apollo não tem qualquer visibilidade sobre a forma como o Gmail e o Outlook avaliam o seu domínio. A plataforma mostra as aberturas, as respostas e o desempenho da sequência, mas as decisões relativas à capacidade de entrega são tomadas inteiramente pelos fornecedores de caixas de correio.

Isso significa que falhas na autenticação, quedas na reputação, limitação de tráfego e alterações na posição podem estar a ocorrer nos bastidores, enquanto o Apollo continua a indicar que os «e-mails foram enviados».

Eis os verdadeiros motivos pelos quais os e-mails do Apollo vão parar à pasta de spam — problemas que o Apollo não consegue detetar nem impedir:

1. Autenticação fraca ou inexistente

A maioria dos fornecedores de e-mail verifica cada mensagem utilizando três normas de autenticação de e-mail:

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Autenticação, Relatórios e Conformidade de Mensagens com Base no Domínio)

Quando estes registos estão em falta ou mal configurados, o Apollo continuará a «enviar», mas os fornecedores de e-mail poderão encaminhar os seus e-mails diretamente para a pasta de spam. O Apollo não monitoriza a conformidade nem os erros de DNS; o MailReach é que o faz.

2. Má reputação do remetente

Os fornecedores de serviços de e-mail avaliam a forma como os destinatários interagem com os seus e-mails. Baixas taxas de abertura, poucas respostas, eliminações rápidas e a ausência de interação positiva acabam por prejudicar a sua reputação ao longo do tempo.

Essa reputação é um dos principais indicadores que o Gmail e o Outlook utilizam para decidir se a sua próxima mensagem vai para a caixa de entrada ou para a pasta de spam.

O Apollo apresenta dados sobre o envolvimento no âmbito da sua sequência, mas os fornecedores de serviços de e-mail mantêm os seus próprios registos de envolvimento. São esses dados que determinam a colocação na caixa de entrada. Quando esses dados revelam uma interação fraca ou em declínio, a sua reputação diminui e a visibilidade reduz-se.

3. Conteúdo do e-mail

Os filtros avaliam toda a composição de um e-mail. Analisam a estrutura HTML, a proporção entre texto e código, o comportamento dos links, os elementos incorporados, os padrões de rastreamento e as anomalias de formatação. Uma mensagem pode ser sinalizada mesmo que contenha apenas um único link para um site legítimo.

4. Aumento repentino da atividade de envio

Se um novo domínio passar de 0 para 200 mensagens enviadas da noite para o dia, o Gmail e o Outlook consideram-no suspeito. O Apollo permite-lhe agendar o envio; os fornecedores de serviços de e-mail irão limitá-lo ou filtrá-lo. O MailReach identifica este padrão atempadamente, para que possa tomar medidas antes que a reputação seja afetada.

Para saber mais, leia o nosso guia sobre como evitar que os e-mails vão parar à pasta de spam.

Guia passo a passo para a configuração do Apollo, com vista a melhorar a capacidade de entrega

Uma boa capacidade de entrega começa antes de clicar em «Enviar». Os passos abaixo garantem que a sua configuração técnica está correta desde o primeiro dia:

1. Configure o seu domínio para autenticação

Por predefinição, os fornecedores de serviços de e-mail não confiam nos envios do Apollo. Confiam na autenticação do seu domínio. Certifique-se de que estes três registos estão corretamente adicionados e configurados antes de enviar qualquer coisa.

1. SPF: Permite que o Gmail/Outlook confirme se o seu servidor de envio está autorizado.
   Mantenha um único registo SPF, respeite os limites de consultas e utilize o qualificador correto (~all ou -all).
2. DKIM: Assina os seus e-mails para que os fornecedores possam verificar se não foram alterados.
   Utilize um seletor único para o Apollo, a fim de evitar a substituição do DKIM de outras ferramentas.
3. DMARC: Indica aos fornecedores o que fazer quando o SPF ou o DKIM falham.
   Comece com p=none para monitorizar o alinhamento e, depois, torne a configuração mais restritiva assim que tudo estiver a passar de forma consistente.

Verificar o alinhamento e a propagação do DNS para o Apollo

O Apollo não gere as definições de DNS nem de reputação. Estas são controladas pelo seu fornecedor de alojamento de domínios, pelo que os registos de autenticação que comprovam a credibilidade do seu domínio têm de ser configurados junto do seu fornecedor de DNS. Para tal:

• Inicie sessão no seu painel de controlo de DNS
• Adicione os registos SPF, DKIM e DMARC gerados pelo Apollo ou pelo seu fornecedor de e-mail
• Após atualizar o DNS, verifique se cada registo é resolvido corretamente

Utilize o Verificador de SPF do MailReach para confirmar se o registo SPF está publicado, formatado corretamente e se autoriza os servidores de envio designados. Este ferramenta também assinala problemas relacionados com o limite de consultas ou registos duplicados que podem comprometer a validação do SPF quando as suas campanhas do Apollo forem lançadas.

Em seguida, utilize o Verificador DKIM do MailReach para confirmar se o seu seletor está visível, se o registo DKIM está acessível ao público e se a chave está configurada com um comprimento adequado. Esta ferramenta também o alertará para nomes de seletores problemáticos ou comprimentos de chave que possam causar falhas na entrega.

2. Adicione um domínio de rastreamento personalizado e verifique a configuração

Quando vários remetentes partilham o mesmo domínio de rastreio ou o mesmo caminho SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), as suas reputações ficam interligadas. Se os links de um utilizador forem denunciados ou bloqueados, todo o conjunto herda parte dessa reputação negativa.

Isso significa que os seus e-mails podem ser encaminhados para a pasta de spam, mesmo que as suas campanhas sigam as melhores práticas. Por exemplo, se o domínio de rastreamento partilhado da Apollo for «apollo-track.com», os seus links podem aparecer como «https://apollo-track.com/c/abc123»

Os filtros da caixa de correio consideram isto como infraestrutura de envio em massa utilizada por remetentes não relacionados.

Por isso, para proteger a sua reputação, faça o seguinte:

• Crie um subdomínio de rastreamento personalizado, como link.seudominio.com ou track.seudominio.com
• Direcione o registo CNAME deste subdomínio de rastreamento para o ponto final de rastreamento do Apollo

Teste a nova configuração utilizando o verificador de spam de e-mail do MailReach. O teste envia o seu e-mail para mais de 30 caixas de entrada reais e mostra exatamente onde este é colocado (Caixa de Entrada, Promoções ou Spam) nos principais fornecedores de e-mail.

A ferramenta também apresenta o conteúdo completo da mensagem e os URLs dos links, permitindo-lhe verificar se os seus URLs de rastreamento utilizam agora o seu subdomínio personalizado, em vez do rastreador partilhado da Apollo.

Como preparar as vossas caixas de correio Apollo da forma correta

O Apollo ajuda-o a enviar e-mails, mas não faz o «aquecimento» das caixas de entrada. O «aquecimento» das caixas de entrada é da sua responsabilidade. Veja aqui como o fazer de forma eficaz:

1. Comece com um aumento gradual e controlado

Os novos domínios precisam de tempo para ganhar confiança. Os fornecedores de serviços de e-mail monitorizam o seu comportamento inicial. Comece aos poucos, enviando cerca de 3 a 5 e-mails por dia durante a primeira semana.

Mantenha um período de implementação gradual de 3 a 4 semanas, para que os filtros tenham tempo de aprender com os padrões de interação e para que o volume se estabilize. Pode utilizar o calendário de implementação gradual abaixo como referência.

Se as taxas de abertura ou de resposta diminuírem, suspenda quaisquer aumentos e mantenha o volume diário estável até que o envolvimento recupere.

Após concluir o seu primeiro mês de aquecimento gradual, adicionar mais semanas não irá melhorar significativamente a capacidade de entrega de e-mails do Apollo. Nessa altura, a maioria dos fornecedores já terá estabelecido um perfil de confiança para o seu domínio.

O limite máximo seguro para as caixas de entrada do Google Workspace e do Office 365 é de aproximadamente 100 e-mails por dia por caixa de correio. Assim que o seu padrão de aquecimento manual se estabilizar, alargue o processo através da automatização.

A MailReach realiza o seu processo de aquecimento através de uma rede de mais de 30 000 caixas de correio verificadas do Google Workspace e do Office 365, onde cada abertura, resposta e marcação de e-mails como importantes são ações que ocorrem em ambientes reais de utilizadores.

2. Concentrar-se no envolvimento

O «aquecimento» do e-mail só funciona quando as suas mensagens parecem ter sido escritas por uma pessoa. Os filtros detetam rapidamente modelos idênticos, frases padronizadas e intervalos de tempo mecânicos.

Utilize uma ferramenta deemail warmup que tenha um impacto direto nos sinais que o Gmail e o Outlook registam.

Os «Warmers» criados a partir de caixas de entrada reais do Workspace e do Office 365 geram interações mais seguras e credíveis do que as ferramentas que recorrem a contas de baixa qualidade ou artificiais.

Um aquecedor de alta qualidade irá:

• Varie o tom, a estrutura e o comprimento das mensagens
• Gerar mensagens iniciais, respostas e interações positivas realistas
• Remover automaticamente as mensagens de spam
• Distribua o aquecimento por várias caixas de entrada de confiança

Estas ações reforçam a sua credibilidade inicial e estabilizam a sua posição antes de começar a enviar sequências Apollo.

Além disso, mantenha os seus modelos iniciais curtos e simples enquanto está a ganhar tração. Limite os links, as imagens e a formatação. Isto reduz a probabilidade de filtragem ao nível do conteúdo enquanto a sua reputação se vai fortalecendo.

Resolução de problemas relacionados com a entrega de e-mails no Apollo

Os filtros da caixa de correio adaptam-se a quaisquer alterações no nível de interação e podem desencadear novos padrões de comportamento de spam. Quando isso acontecer, eis o que deve fazer para reajustar a sua estratégia de forma metódica:

1. Suspender temporariamente o envio de e-mails

Suspende temporariamente o envio do Apollo durante 48 a 72 horas. O envio durante um período de declínio aumenta os sinais negativos de reputação em que os fornecedores de caixas de correio se baseiam para autenticar e filtrar mensagens. Pausar a tua campanha dá-te tempo para identificar o problema e resolvê-lo.

2. Identificar a causa principal

Determine a razão pela qual o desempenho diminuiu antes de tomar medidas corretivas. Procure indicadores precoces, tais como:

• Taxas de abertura a descerem para valores inferiores a cerca de 15%
• Taxas de resposta a descer para valores inferiores a ~2%
• Um aumento dos «soft bounces» ou dos adiamentos
• Colocação recorrente nas pastas «Promoções» ou «Spam»

Utilize ferramentas de diagnóstico fora do Apollo para identificar a avaria:

• Ferramentas do Google para administradores de sites, para verificar se há quedas acentuadas na reputação do domínio
• Relatórios DMARC para verificar se existem problemas de incompatibilidade com o SPF ou o DKIM
• Listas de bloqueio públicas para verificar se existem alertas relativos a domínios ou endereços IP

3. Corrigir o problema subjacente

Assim que a causa estiver esclarecida, aplique a correção adequada. A tabela abaixo relaciona cenários comuns com soluções específicas. O segredo é tornar a recuperação uma ação intencional, em vez de reativa:

4. Restabelecer a reputação do remetente

Depois de resolver o problema, retome o envio de e-mails com um aumento gradual da frequência, em vez de voltar imediatamente à capacidade total. Um período de recuperação de 7 a 14 dias é habitual para problemas menores. No caso de danos mais graves à reputação (por exemplo, inclusão em listas de bloqueio ou baixo envolvimento repetido), a recuperação pode demorar entre 28 e 35 dias.

Melhores práticas de entregabilidade de e-mail da Apollo para otimização a longo prazo

Depois de o seu domínio e as suas caixas de correio terem sido devidamente preparadas, a prioridade passa a ser manter os sinais de confiança que construiu.

1. Manter a integridade da lista de forma regular

A qualidade da lista influencia diretamente a sua reputação de remetente. Mesmo os domínios autenticados e com boa reputação podem ver a sua reputação deteriorar-se se continuarem a enviar mensagens para endereços inativos ou inválidos. 

Por isso, utilize um verificador de e-mail para eliminar contactos inválidos ou de risco antes de os adicionar ao Apollo. Isto reduz as mensagens devolvidas e estabiliza a sua reputação no Gmail e no Outlook.

Uma lista mais pequena e de alta qualidade apresenta sempre um melhor desempenho e protege a capacidade de entrega a longo prazo.

2. Acompanhar continuamente as métricas de entregabilidade

Os dados de interação revelam apenas uma parte da realidade. Para manter a capacidade de entrega dos e-mails do Apollo, monitorize regularmente a colocação na caixa de entrada e o estado do domínio. Aqui está uma tabela de referência que pode incluir no seu painel de controlo:

Quando alguma destas métricas apresentar um desvio durante mais de 7 a 10 dias, faça uma pausa e analise a situação antes de prosseguir com a melhoria da capacidade de entrega de e-mails.

Como a MailReach, uma plataforma dedicada à capacidade de entrega, ajuda a manter a colocação na caixa de entrada ao longo do tempo

Assim que a configuração do Apollo, o aquecimento e a cadência de envio estiverem definidos, o verdadeiro desafio consiste em manter uma capacidade de entrega consistente.

A reputação muda gradualmente, por vezes ao longo de dias, outras vezes ao longo de campanhas, e essas alterações nem sempre são visíveis a partir do Apollo.

É aí que o MailReach garante a continuidade, colmatando lacunas que o Apollo, por si só, não consegue detetar. Executa processos automatizados de «aquecimento» de e-mailem segundo plano, monitoriza a colocação na caixa de entrada em todos os fornecedores e alerta-o quando a autenticação, o envolvimento ou a reputação começam a deteriorar-se.

Em vez de esperar que se verifique uma queda nos resultados da sua campanha, pode agir com base em indicadores precoces e corrigir os problemas antes que a taxa de entrega na caixa de entrada diminua.

Dá aos teus e-mails um bilhete de primeira classe para a caixa de entrada com a ferramenta « email warmup » do MailReach. Melhora a capacidade de entrega dos teus e-mails do Apollo.