12 consigli infallibili per evitare i filtri antispam delle e-mail

Se le tue e-mail finiscono nei filtri antispam, stai perdendo tempo e opportunità di business. Ma per amministratori delegati e imprenditori, far arrivare il proprio messaggio alle persone giuste è fondamentale. 

In questo articolo ti forniremo 12 consigli infallibili per aggirare i filtri antispam delle e-mail e assicurarti che le tue campagne arrivino nella posta in arrivo, anziché nella cartella dello spam. Andremo dritti al sodo, spiegandoti cosa funziona davvero e come strumenti come Mailreach possano aiutarti a costruire una solida reputazione come mittente e a migliorare la tua deliverability. Niente chiacchiere, solo risultati.

Perché le e-mail finiscono nei filtri antispam?

Se le tue e-mail finiscono nei filtri antispam, non è un caso. È perché qualcosa nella tua configurazione o nei tuoi contenuti sta facendo scattare dei segnali di allarme. Capire perché succede è fondamentale se vuoi che i tuoi messaggi arrivino nella posta in arrivo e non nella cartella dello spam. 

Ci sono 3 fattori principali che determinano se le tue e-mail vengono recapitate o bloccate: il contenuto delle e-mail, la reputazione del mittente e la configurazione del sistema di invio.

1. La qualità dei contenuti delle tue e-mail: i filtri antispam analizzano davvero ogni elemento della tua e-mail, dall'oggetto al testo del corpo del messaggio, passando per link, immagini e allegati. Devi sapere che l'uso di parole come "gratis", una punteggiatura eccessiva o anche troppi punti esclamativi può attivare i filtri (e li attiverà). Sovraccaricare le tue email con link, specialmente URL abbreviati, o aggiungere allegati pesanti sono errori comuni. Anche la tua firma email è importante, perché troppi link o frasi promozionali possono essere un campanello d'allarme. Quindi mantieni i tuoi contenuti puliti, pertinenti e professionali per ridurre al minimo i rischi!
2. La tua reputazione come mittente: la tua reputazione come mittente è come il tuo punteggio di affidabilità creditizia per le e-mail. Si basa sul modo in cui i destinatari interagiscono con i tuoi messaggi. Se le persone aprono, leggono e rispondono alle tue e-mail, la tua reputazione ne beneficia. Al contrario, alti tassi di rimbalzo, frequenti cancellazioni dall'iscrizione o segnalazioni come spam la comprometteranno rapidamente.
3. Configurazione di invio e provider di posta elettronica: ricorda che la piattaforma che utilizzi per inviare le tue e-mail può letteralmente determinare il successo o il fallimento della tua deliverability. Ad esempio, affidarsi a un provider di servizi di posta elettronica (ESP) affidabile come Office 365 può aumentare notevolmente le tue possibilità di arrivare nelle caselle di posta in arrivo. Ciò significa che una configurazione personalizzata può offrire un maggiore controllo, ma comporta anche un rischio maggiore se non viene configurata e monitorata correttamente. Questo è tutto

12 strategie collaudate per evitare che le e-mail finiscano nei filtri antispam

1 - Configura correttamente i record SPF e DKIM

Non avere i record SPF e DKIM configurati correttamente è come inviare e-mail senza un documento d'identità. I provider di posta elettronica devono sapere chi sei e se i tuoi messaggi sono affidabili. Senza questi record, i filtri antispam si insospettiscono e le tue e-mail finiscono nella cartella dello spam, senza alcuna esitazione. Non si tratta solo di un dettaglio insignificante, no: è un requisito fondamentale che troppe aziende trascurano, e noi di MailReach ne vediamo le conseguenze ogni giorno!

Sì, è una questione tecnica e non è certo l'aspetto più entusiasmante della gestione della posta elettronica, ma è imprescindibile se vuoi che i tuoi messaggi arrivino nelle caselle di posta. SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail) sono essenzialmente la prova di identità della tua email. Aiutano a verificare che il server che invia la tua email sia autorizzato a farlo per conto del tuo dominio. Se questi record mancano o sono configurati in modo errato, stai invitando i filtri antispam a bloccarti.

Pensala in questo modo: lasceresti entrare qualcuno nel tuo ufficio senza un documento d'identità? No. Lo stesso vale per le e-mail. Per essere accettato, devi dimostrare di essere in regola. Ci vogliono solo pochi minuti per configurarlo, ma è fondamentale per evitare problemi di autenticazione che potrebbero far finire le tue e-mail direttamente nella cartella dello spam. E anche se il DMARC non è ancora obbligatorio, configurarlo aggiunge un ulteriore livello di protezione.

Se non sei sicuro che i tuoi parametri SPF e DKIM siano configurati correttamente, prova il test di deliverability gratuito di MailReach. Ti dirà se è tutto a posto o se devi apportare delle modifiche. Fidati, ne vale la pena: bastano cinque minuti. Se salti questo passaggio, dovrai lottare contro i filtri antispam per sempre.

2 - Presta attenzione alla tua reputazione come mittente e ai tuoi tassi di coinvolgimento

La reputazione del mittente è come il punteggio di affidabilità del tuo dominio di posta elettronica. Se è compromessa, le tue e-mail finiranno nella cartella dello spam, e questo può essere fatale per la tua attività. Nel 2024, la tua reputazione continuerà a dipendere in larga misura dal modo in cui gli utenti interagiscono con le tue e-mail (aperture, clic, risposte e, ovviamente, segnalazioni di spam). Basso livello di coinvolgimento? Elevato numero di segnalazioni di spam? Sei nei guai.

Se hai inviato campagne che nessuno apre o con cui nessuno interagisce, è probabile che la tua reputazione come mittente ne stia già risentendo. Ciò significa che un numero sempre maggiore delle tue future e-mail finirà nella cartella dello spam, indipendentemente dalla qualità dei tuoi contenuti. Perché? Perché i provider di posta elettronica come Google e Microsoft utilizzano il livello di interazione come parametro fondamentale per valutare se sei un mittente affidabile. È il loro modo di filtrare le e-mail indesiderate e mantenere pulite le caselle di posta dei propri utenti.

La soluzione è semplice: aumenta il tuo coinvolgimento. Concentrati sull'invio a destinatari attivi che potrebbero aprire, cliccare o rispondere. Questa interazione positiva segnala ai provider di posta elettronica che vale la pena consegnare le tue email nella casella di posta in arrivo. Al contrario, l'invio di email di massa a liste di destinatari poco coinvolti comprometterà rapidamente la tua reputazione. Un basso tasso di coinvolgimento equivale a una scarsa reputazione del mittente, e ciò influisce direttamente sulla tua deliverability.

I principali provider di servizi di posta elettronica come Gmail e Outlook sono chiari al riguardo: utilizzano il livello di coinvolgimento come filtro principale. Se le tue e-mail non generano un numero sufficiente di interazioni positive, finirai più spesso nella cartella dello spam. Questo vale sia che tu invii e-mail di marketing, messaggi transazionali o comunicazioni di contatto a freddo.

Quindi, se i tuoi tassi di apertura stanno crollando o i reclami sono in aumento, agisci. Ripulisci la tua mailing list, coinvolgi nuovamente il tuo pubblico, utilizza i migliori strumenti per la deliverability delle email e concentrati sull'offrire valore in ogni messaggio. Ne va della tua reputazione e della tua capacità di raggiungere il pubblico. Non sottovalutare la questione, perché è in gioco la deliverability delle tue email e, in ultima analisi, la tua attività .

3 - Curate la qualità dei contenuti delle vostre e-mail ed evitate le parole tipiche dello spam

Se vuoi evitare che le tue e-mail finiscano nella cartella dello spam, non puoi fare a meno di curare la qualità dei contenuti. I filtri antispam sono più sofisticati che mai e non si limitano a individuare i segnali di allarme più evidenti: analizzano ogni singolo aspetto del tuo messaggio. 

Innanzitutto, i link che inserisci sono importanti. Se inserisci un link a un sito web che sembra poco affidabile, anche se è del tutto legittimo ma assomiglia a un dominio spam, la tua email è a rischio. Un URL non funzionante, un sito senza protezione SSL o un link a un sito segnalato per la presenza di malware faranno sì che anche la tua email venga segnalata. È come essere giudicati per associazione. Assicurati che i tuoi link siano sicuri e rimandino a siti affidabili.

C'è poi il problema degli URL non corrispondenti. Se l'URL visualizzato non corrisponde alla destinazione effettiva, sembra che tu stia cercando di ingannare il destinatario, cosa che gli spammer fanno continuamente. Ad esempio, se il tuo link riporta "xyz.com" ma in realtà reindirizza l'utente a "anotherwebsite.com", i filtri antispam se ne accorgeranno e ti penalizzeranno. Lo stesso vale per l'uso di accorciatori di URL come Bitly. Questi possono essere comodi, ma sono un enorme campanello d'allarme per i filtri antispam perché gli spammer li usano spesso per nascondere link dannosi.

I contenuti rappresentano un altro campo minato. L'uso di determinati argomenti o parole può destare immediatamente sospetti. Qualsiasi riferimento al denaro (sconti, stipendio, risparmi) o ad argomenti delicati come la salute, la perdita di peso o i contenuti per adulti costituisce un terreno rischioso. I filtri antispam sono programmati per individuare questi elementi, poiché sono molto frequenti nelle e-mail di spam. 

Ma non sono solo le parole più ovvie a destare preoccupazione. Con gli attuali algoritmi di apprendimento automatico, anche parole innocue possono diventare fattori scatenanti dello spam se vengono utilizzate ripetutamente nel contesto sbagliato. Immaginate se gli spammer iniziassero a inondare le caselle di posta con la parola «Yoga». Se un numero sufficiente di persone segnalasse quelle e-mail come spam, «Yoga» potrebbe finire improvvisamente nella lista nera. 

E non dimenticare la punteggiatura. Semplicemente evitala. Un uso eccessivo di punti esclamativi, MAIUSCOLO o qualsiasi cosa che possa sembrare aggressiva può far finire la tua email direttamente nella cartella dello spam. La chiave è mantenere i tuoi contenuti professionali, pertinenti e chiari. Evita le parole alla moda e attieniti a messaggi chiari e sinceri. Il tuo obiettivo è creare fiducia, non far scattare allarmi.

4 - Invia e-mail solo tramite un provider di servizi di posta elettronica affidabile (e solo quello!)

Se vuoi davvero che le tue e-mail arrivino nella posta in arrivo e non nella cartella dello spam, DEVI assolutamente affidarti a un provider di servizi di posta elettronica (ESP) affidabile. È proprio così semplice. Google e Microsoft dominano il mercato della posta elettronica e sono estremamente selettivi riguardo a chi può raggiungere i loro utenti. 

Analizzano il tuo provider di posta elettronica prima ancora che il tuo messaggio raggiunga la casella di posta del destinatario. Se rilevano che stai utilizzando un server SMTP personalizzato o un provider meno conosciuto, è più probabile che contrassegnino la tua email come spam. Perché? Perché i loro dati dimostrano che questi provider sono più spesso associati a comportamenti di tipo spam.

Pensaci: se utilizzi un server di posta personalizzato che non ha ancora acquisito una solida reputazione, parti già in svantaggio. Le tue e-mail saranno viste con sospetto e molto probabilmente finiranno nella cartella della posta indesiderata. 

D'altra parte, inviare messaggi da un provider affidabile come Office 365, Google Workspace o Zoho Mail aumenta notevolmente le probabilità che le tue e-mail arrivino nella posta in arrivo. Queste piattaforme sono riconosciute e considerate affidabili dai principali provider di servizi Internet, quindi è più probabile che le tue e-mail vengano considerate legittime.

In base alla nostra esperienza in MailReach, questi tre provider garantiscono costantemente i migliori risultati in termini di consegna nella posta in arrivo. Se inviate email di contatto a freddo o comunicazioni aziendali regolari, vi consigliamo di affidarvi a loro. Non conta solo il contenuto che inviate, ma anche come e da dove lo inviate. 

Non mettere a rischio la consegna delle tue e-mail: scegli un provider di servizi di posta elettronica (ESP) affidabile e assicurati che le tue e-mail arrivino dove devono arrivare, ovvero ai tuoi destinatari.

5 - Lascia perdere gli allegati: sono un vero ostacolo alla consegna

Gli allegati nelle e-mail sono sempre un argomento delicato. Perché? Semplicemente perché vengono percepiti come un campanello d'allarme dai filtri antispam. Suscitano immediatamente sospetti perché vengono spesso utilizzati nei tentativi di phishing e hacking. Quindi, se la tua e-mail contiene uno o più allegati, aumenti notevolmente le probabilità di finire nella cartella dello spam. È proprio così semplice.

L'invio di allegati è assolutamente da evitare nelle email di massa, soprattutto quando ci si rivolge a nuovi contatti. Tieni presente che i filtri antispam sono programmati per essere particolarmente cauti, poiché gli allegati possono contenere file dannosi, e vengono quindi sottoposti a un controllo più rigoroso. Anche se le tue intenzioni sono buone, è molto probabile che la tua email venga segnalata come non sicura e finisca nella cartella dello spam.

Se hai davvero bisogno di condividere un documento, usa piuttosto un link. Strumenti come DocSend ti consentono di inserire un link sicuro al tuo file, il che non solo garantisce la consegna del documento, ma ti permette anche di monitorare chi lo sta visualizzando.

6 - NON inviare più di 100 email a freddo al giorno per ogni indirizzo di invio E dominio

Uno dei modi più rapidi per compromettere la deliverability delle tue email è inviare troppe email a freddo in un solo giorno. A MailReach lo vediamo continuamente: le aziende pensano di poter inviare centinaia di email al giorno e poi si chiedono perché finiscano nella cartella dello spam. 

La verità è che i provider di posta elettronica sono intelligenti. Cercano comportamenti naturali, simili a quelli umani. Se invii email di massa come un robot, verrai trattato come tale e segnalato come spam.

La regola d'oro per il cold outreach è semplice: non superare le 100 e-mail al giorno per ogni indirizzo di invio E per ogni dominio. 

Perché questo limite? Perché i provider di posta elettronica monitorano sia i singoli indirizzi e-mail che il dominio nel suo complesso. Se un indirizzo viene segnalato come spam, la reputazione dell'intero dominio può risentirne. Quindi, se hai più indirizzi sotto lo stesso dominio e uno di essi finisce nei guai, è solo questione di tempo prima che gli altri seguano lo stesso destino.

Pertanto, rispettando il limite di 100 e-mail, riduci il rischio di far scattare i filtri antispam e mantieni un ritmo di invio più simile a quello di un essere umano. Non si tratta solo di andare sul sicuro, ma anche di massimizzare i tuoi tassi di coinvolgimento e proteggere la tua reputazione come mittente. Ricorda: meno è meglio!

7 - Non esagerare con i solleciti

Un altro consiglio: non esagerare con i solleciti! 

Sì, i follow-up sono una strategia comune nelle campagne di email a freddo e possono rivelarsi efficaci per incrementare le vendite, ma esagerare con essi è un modo sicuro per compromettere la propria reputazione email. Quindi, anche se un follow-up inviato al momento giusto può catturare l'attenzione di chi non ha notato la prima email, un numero eccessivo di follow-up inviati a persone non interessate può rapidamente ritorcersi contro.

Devi sapere che ogni messaggio di sollecito che invii a chi non ha risposto all'e-mail iniziale è un azzardo, e la verità è che la maggior parte delle persone non ha risposto semplicemente perché non è interessata.

Bombardarli con messaggi di sollecito non li farà cambiare idea. Anzi, rischia piuttosto di infastidirli, spingendoli a compiere azioni negative come contrassegnare la tua email come spam o cancellarsi dalla mailing list. Questo danneggia la tua reputazione come mittente e, alla fine, ti farà finire nelle cartelle dello spam, vanificando ogni possibilità di raggiungere il tuo pubblico. 

Invece di sommergere le persone con una valanga di messaggi di follow-up, punta sulla qualità piuttosto che sulla quantità. Fai in modo che i tuoi follow-up siano ben distanziati nel tempo e pertinenti, e sappi quando è il momento di smettere. Se qualcuno non ha risposto dopo un paio di e-mail, è ora di voltare pagina.

8 - Inserisci sempre un link per annullare l'iscrizione che sia facile da individuare

Non includere un link chiaro per annullare l'iscrizione nelle tue e-mail significa andare incontro a problemi. È semplice: l'assenza di un link per annullare l'iscrizione comporta destinatari frustrati che non riescono a cancellarsi facilmente, il che porta a un aumento dei reclami per spam. E ogni reclamo per spam danneggia la tua reputazione come mittente, riducendo le tue possibilità di arrivare nella posta in arrivo e, in ultima analisi, costandoti opportunità di business.

Alcuni pensano di cavarsela semplicemente scrivendo: «Rispondi con “unsubscribe” per essere cancellato». È solo un pio desiderio. La maggior parte delle persone non si prenderà la briga di rispondere alla tua e-mail: si limiterà a cliccare sul pulsante “spam” e passerà oltre. Il risultato? Una reputazione compromessa e un numero minore di e-mail che raggiungono il pubblico giusto. Non vale la pena correre questo rischio.

Ecco perché avere un link di cancellazione chiaro e facile da trovare non è solo un requisito legale in molti paesi, ma è soprattutto una questione di rispetto fondamentale nei confronti dei tuoi destinatari. Dimostra che sei un professionista che tiene in grande considerazione il loro tempo e le loro scelte. E no, non rende la tua email meno personale. Puoi comunque inviare email personalizzate e includere un link per annullare l'iscrizione. Si tratta di dare il controllo ai destinatari, il che migliora la loro esperienza e riduce i reclami per spam.

L'abbiamo verificato noi stessi: le campagne che includono un link visibile per annullare l'iscrizione ottengono gli stessi risultati in termini di generazione di lead rispetto a quelle che ne sono sprovviste. L'unica differenza? Meno segnalazioni di spam e una reputazione del mittente più solida. Prego!

9 - Utilizza un dominio di tracciamento personalizzato

L'utilizzo di un dominio di tracciamento personalizzato rappresenta una svolta decisiva per la deliverability delle tue e-mail. Quando invii campagne tramite un provider di servizi di posta elettronica, a ogni messaggio viene automaticamente aggiunto un pixel di tracciamento. Questo pixel, collegato a un dominio specifico, monitora metriche fondamentali come i tassi di apertura e i tassi di clic. 

Il problema? Di default, condividi lo stesso dominio di tracciamento con tutti gli altri utenti di quel provider. Ciò significa che le tue e-mail vengono associate a centinaia, forse migliaia, di altri mittenti, alcuni dei quali potrebbero essere spammer.

Ai filtri antispam questo non piace. Se anche solo una piccola parte di quegli utenti si rende responsabile di pratiche sospette, il dominio di tracciamento condiviso viene segnalato e, improvvisamente, le tue e-mail perfettamente legittime vengono considerate colpevoli per associazione. Ecco perché è fondamentale configurare un dominio di tracciamento personalizzato: ti permette di distinguere le tue e-mail dalla massa e di costruire una reputazione per il tuo dominio, non per quello di qualcun altro.

Buono a sapersi: se il tuo provider di posta elettronica non offre la possibilità di configurare un dominio di tracciamento personalizzato, è un campanello d'allarme per la deliverability! In pratica stai mettendo la reputazione del tuo mittente nelle mani di altri utenti che potrebbero non essere attenti quanto te. Quindi fai un favore a te stesso: dedica quei pochi minuti necessari per configurare il tuo dominio di tracciamento. 

10 - Esegui un test antispam gratuito utilizzando lo Spam Test di MailReach (1 minuto)

Se le tue e-mail finiscono nella cartella dello spam, tirare a indovinare non ti porterà da nessuna parte. Devi capire esattamente cosa sta andando storto, e in fretta. Ecco perché abbiamo sviluppato il MailReach Spam Test, uno strumento semplice e concreto che ti dice esattamente come stanno andando le tue email. Non serve registrarsi, non ci sono vincoli. In un solo minuto, puoi ottenere un rapporto dettagliato su dove finiscono le tue email nei principali provider di posta e cosa ti sta frenando.

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Ecco come funziona: copia un semplice codice nella tua email e inviala a una lista di indirizzi di prova, rispettando le stesse condizioni delle tue campagne reali. In questo modo avrai la certezza di ottenere risultati accurati. In pochi secondi, MailReach analizza la tua email, ne verifica il punteggio antispam e ti indica se finirà nella posta in arrivo, nella scheda "Promozioni" o nella cartella dello spam. Riceverai un punteggio chiaro su una scala da 1 a 10, insieme a consigli pratici per risolvere eventuali problemi.

Perché è importante? Perché non si può risolvere ciò che non si misura. Conoscere lo stato della propria deliverability è il primo passo per migliorarla. Non perdere tempo a inviare email nel vuoto: esegui il test, verifica la tua situazione e elimina le congetture dalla tua strategia di email marketing. Ci vuole solo un minuto ed è completamente gratuito per un massimo di 3 test al giorno!

11 - Scegli il "warm-up" delle e-mail per migliorare la tua reputazione come mittente

Se hai provato ogni trucco possibile e immaginabile e le tue e-mail continuano a finire nella cartella dello spam, è probabile che la tua reputazione come mittente abbia bisogno di un intervento serio. Non importa quanto siano ben scritte le tue e-mail: se i provider di posta elettronica non si fidano di te, i tuoi messaggi continueranno a essere contrassegnati come spam. È qui che il "warm-up" delle e-mail gioca un ruolo fondamentale, ricostruendo la tua reputazione partendo da zero.

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Un servizio di "warm-up" delle email come MailReach funziona generando un coinvolgimento reale con il tuo account di posta elettronica. È come un programma di allenamento per la tua casella di posta, che dimostra ai provider di posta elettronica che vale la pena consegnare le tue email. MailReach collega la tua casella di posta a una rete di utenti reali che apriranno, risponderanno e interagiranno con le tue email. Queste azioni positive segnalano a provider come Google e Microsoft che sei un mittente affidabile e, nel tempo, ciò rafforza la tua reputazione e migliora la tua deliverability.

Il procedimento è semplice: basta collegare la propria casella di posta e MailReach si occupa del resto. Automatizza il processo di interazione, generando aperture, risposte e persino rimuovendo le tue e-mail dalla cartella dello spam, qualora finissero lì. 

12 - Leggi le nostre guide (senza fronzoli) sulla deliverability per migliorare il posizionamento dei tuoi messaggi nella posta in arrivo

Grazie alla nostra pluriennale esperienza e a una vasta raccolta di dati sulla deliverability delle e-mail, abbiamo redatto delle guide pratiche che ti forniscono consigli concreti per massimizzare il successo delle tue campagne e-mail.

Le nostre guide sulla deliverability trattano tutto ciò che devi sapere per evitare che le tue e-mail finiscano nella cartella dello spam. Approfondiamo gli aspetti fondamentali che spesso vengono trascurati, ma che possono determinare il successo o il fallimento delle tue campagne e-mail. Che tu debba gestire complesse impostazioni DNS o sia semplicemente alla ricerca della migliore strategia per le e-mail a freddo, abbiamo ciò che fa per te.

Dai un'occhiata alla nostra guida definitiva e senza fronzoli sulla deliverability delle email per scoprire come evitare che le tue email vengano contrassegnate come spam. 

Per chi si dedica al cold outreach, la nostra Guida alle migliori strategie di invio di email a freddo fornisce tattiche dettagliate per migliorare la deliverability e i risultati.

Buono a sapersi: queste guide si basano su dati reali e strategie collaudate, non su supposizioni. Leggetele, mettete in pratica i nostri consigli e vedrete che la vostra deliverability migliorerà notevolmente!