Perché le tue e-mail di Google Workspace finiscono nella cartella dello spam + soluzioni per il 2026

È uno dei problemi più fastidiosi che le aziende devono affrontare con la posta elettronica: invii un messaggio ben scritto e professionale… e finisce nella cartella dello spam del destinatario.

È proprio quello che è successo a Maria, utente di lunga data di Gmail e Google Workspace. Nonostante avesse contrassegnato le sue e-mail come sicure, i suoi messaggi continuavano a finire nella cartella dello spam, con la conseguenza che non riusciva a rispondere ai clienti e perdeva opportunità. 

E non è l'unica. Innumerevoli aziende si sono trovate ad affrontare lo stesso problema, chiedendosi perché le loro e-mail, perfettamente legittime, continuino a essere segnalate.

La verità è che i filtri di Google sono diventati più rigorosi e, senza una configurazione adeguata, anche le comunicazioni aziendali legittime possono finire nella cartella dello spam. La buona notizia, però, è che esistono soluzioni collaudate e pronte per il 2026. Scopriamo insieme perché le tue e-mail di Google Workspace finiscono nello spam e quali sono i passaggi esatti da seguire per assicurarti che arrivino nella posta in arrivo, dove dovrebbero.

Perché Google Workspace contrassegna le tue e-mail 

Nel mondo degli affari, piccole disattenzioni possono causare grossi problemi. Ad esempio, se in un rapporto è mancata una cifra o è stata saltata una fase di conformità, ciò può comportare ritardi costosi. Allo stesso modo, per quanto riguarda la recapitabilità delle e-mail, semplici errori possono far sì che le tue e-mail di Google Workspace finiscano nelle cartelle dello spam invece che nella posta in arrivo. Ad esempio:

• Autenticazione mancante o errata: l'assenza di una corretta configurazione di SPF, DKIM o DMARC riduce il livello di affidabilità attribuito da Google
• Contenuti sospetti: parole tipiche dello spam (maggiori dettagli di seguito), link fuorvianti o abbreviati, allegati e immagini di grandi dimensioni destano sospetti
• Mancanza di un link per annullare l'iscrizione: nascondere o omettere opzioni semplici per annullare l'iscrizione crea frustrazione negli utenti e aumenta le segnalazioni di spam
• Reputazione compromessa: bassi tassi di coinvolgimento, elevato numero di segnalazioni di spam e frequenti cancellazioni danneggiano la tua reputazione
• Elevato volume di e-mail: l'invio di troppe e-mail in un lasso di tempo troppo breve può essere interpretato come spam
• Troppi solleciti: un numero eccessivo di solleciti infastidisce le persone e fa aumentare i reclami
• Piattaforma del mittente non attendibile: i provider di posta elettronica sconosciuti o poco affidabili riducono la credibilità delle tue e-mail
• Domini di tracciamento condivisi: l'utilizzo di link di tracciamento condivisi con una reputazione scadente può compromettere la deliverability

Come evitare che le tue e-mail di Google Workspace finiscano nella cartella dello spam

Per assicurarti che le tue e-mail arrivino nella posta in arrivo dei destinatari e non finiscano nella cartella dello spam, basta seguire questi importanti passaggi.

1. Configurare SPF, DKIM e DMARC per Google Workspace

Assicurati che le tue e-mail arrivino nella posta in arrivo configurando i record SPF, DKIM e DMARC nel DNS del tuo dominio. Queste misure di autenticazione dimostrano che le tue e-mail sono legittime e impediscono ai filtri antispam di bloccarle.

• L'SPF definisce quali server sono autorizzati a inviare e-mail per conto del tuo dominio
• DKIM aggiunge una firma crittografica alle tue e-mail, a conferma che non sono state modificate
• DMARC consente di monitorare e applicare le politiche relative alla gestione dei messaggi non autenticati da parte dei destinatari delle e-mail

Problemi comuni

• Manca un record SPF oppure sono presenti più record TXT SPF in conflitto nel DNS
• Il registro SPF esclude importanti servizi di invio oltre a Google Workspace, come le piattaforme di marketing
• DKIM non è abilitato oppure i record DNS DKIM non sono stati pubblicati o non sono configurati correttamente
• La firma DKIM non è attivata nella Console di amministrazione di Google Workspace
• DMARC è assente o configurato in modo errato, con conseguente assenza di segnalazioni o di applicazione delle misure
• Disallineamento tra i domini SPF/DKIM e l'indirizzo del mittente richiesto dal protocollo DMARC
• I ritardi nella propagazione del DNS dopo l'aggiunta o l'aggiornamento dei record causano un temporaneo fallimento dell'autenticazione

Come risolvere il problema

Configurazione dell'SPF

• Accedi alla console di gestione del provider DNS del tuo dominio.

• Verifica se esiste un record TXT SPF (v=spf1). Se non ce n'è uno, creane uno.

• Per Google Workspace, utilizza questo record SPF: v=spf1 include:_spf.google.com ~all. Ciò autorizza i server di posta di Google a inviare messaggi per conto del tuo dominio.

• Se invii e-mail da altre piattaforme (CRM, servizi di marketing), aggiungile utilizzando la sintassi "include" o "ip4", raggruppandole in un unico record SPF. Ad esempio: v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.marketingservice.com ip4:192.0.2.0 ~all.

• Evita di inserire più record SPF; raggruppa tutti i mittenti autorizzati in un unico record.

• Salva le modifiche, verifica l'impostazione utilizzando uno strumento di verifica SPF e attendi la propagazione del DNS (fino a 48 ore).

Abilita DKIM

• Nella Console di amministrazione di Google Workspace, vai su App > Google Workspace > Gmail > Autenticazione e-mail.

• Genera una nuova chiave DKIM con una lunghezza di 2048 bit per garantire una maggiore sicurezza.

• Aggiungi il record TXT o CNAME visualizzato da Google Workspace ai tuoi record DNS nel selettore specificato (il valore predefinito è google._domainkey).

• Una volta completata la propagazione del DNS (fino a 48 ore), torna alla Console di amministrazione e fai clic su "Avvia autenticazione" per abilitare la firma DKIM.

• Invia un'e-mail di prova e verifica che l'intestazione dell'e-mail riporti "DKIM: PASS", oppure controlla utilizzando strumenti di verifica DKIM.

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Pubblica un record DMARC

• Crea un record TXT su _dmarc.tuodominio.com.

• Inizia con una politica di monitoraggio per raccogliere i rapporti senza bloccare le e-mail legittime: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:reports@yourdomain.com; ruf=mailto:reports@yourdomain.com; fo=1

• Utilizza i report per individuare eventuali problemi di allineamento SPF o DKIM e risolverli.

• Applicare gradualmente criteri più rigorosi, passando da p=none a p=quarantine (contrassegnando i messaggi non validi come spam) e poi a p=reject per bloccare la posta non autorizzata.

• Utilizza gli strumenti di analisi dei report aggregati DMARC per semplificare la diagnosi e garantire il corretto funzionamento del tuo sistema di posta elettronica.

2. Risolvere i problemi relativi ai contenuti e al comportamento di invio

Il contenuto delle tue e-mail e le tue abitudini di invio determinano se i tuoi messaggi finiscono nella posta in arrivo o nella cartella dello spam. 

Per migliorare la deliverability, assicurati che i tuoi contenuti siano chiari e privi di spam, invia le e-mail con regolarità senza picchi improvvisi, "riscalda" i nuovi indirizzi prima di lanciare campagne su larga scala, personalizza le tue e-mail e monitora il livello di coinvolgimento per apportare miglioramenti. 

Problemi comuni

• Essere troppo insistenti e usare parole chiave che sembrano spam, come «gratis», «urgente», o un linguaggio eccessivamente promozionale. Ad esempio, l'immagine riportata contiene esempi di elementi che possono essere considerati spam.

• Inclusi i link non funzionanti o sospetti che minano la fiducia
• Le immagini di grandi dimensioni o le firme e-mail troppo pesanti rallentano il caricamento o attivano i filtri
• Volumi di invio irregolari e improvvise campagne massicce (cold outreach) danneggiano la reputazione del mittente
• Invio da nuovi account e-mail senza il processo graduale email warmup

Come risolvere il problema

• Utilizza un linguaggio naturale e professionale ed evita il più possibile espressioni che potrebbero suscitare sospetti, come «OFFERTA A TEMPO LIMITATO», «100% GRATIS», ecc. Controlla ogni campagna per individuare eventuali termini a rischio
• Assicurati che gli URL siano validi, protetti da HTTPS e corrispondano al testo visualizzato. Evita i servizi di accorciamento degli URL come TinyURL
• Assicurati che le firme siano pulite e con immagini di piccole dimensioni per evitare problemi di filtraggio e caricamento
• Invia le e-mail a cadenza regolare. Evita di inviare improvvisamente grandi volumi di messaggi da qualsiasi account o dominio
• Aumenta gradualmente il volume giornaliero di invii nel corso delle settimane per migliorare la reputazione del mittente. Se possibile, utilizza strumenti automatizzati email warmup

3. Mantenere una solida reputazione del mittente

La reputazione del mittente è un punteggio che i provider di posta elettronica utilizzano per decidere se le tue e-mail debbano finire nella posta in arrivo o nella cartella dello spam. Una reputazione solida garantisce che le tue e-mail siano considerate affidabili e vengano recapitate in modo sicuro. Una reputazione scadente può invece causare il blocco dei tuoi messaggi prima ancora che i destinatari li vedano.

Problemi comuni

• L'invio di e-mail con un basso livello di coinvolgimento, caratterizzato da bassi tassi di apertura e pochi clic
• Frequenti segnalazioni di spam da parte degli utenti
• Impennate improvvise nel volume delle e-mail inviate o modelli di invio irregolari
• Mancanza di un'adeguata autenticazione delle e-mail (SPF, DKIM, DMARC)

Come risolvere il problema

• Concentrati sull'invio di contenuti pertinenti e personalizzati che le persone abbiano voglia di aprire e con cui interagire
• Monitora gli indicatori di coinvolgimento (aperture, clic, risposte) e adatta le tue campagne di conseguenza
• Evita di acquistare liste di indirizzi e-mail o di inviare messaggi a persone che non hanno dato il proprio consenso
• Invia le e-mail con regolarità ed evita picchi di volume elevati
• Autentica correttamente le tue e-mail con SPF, DKIM e DMARC
• Utilizza il punteggio di reputazione del mittente di MailReach per monitorare la tua reputazione e risolvere tempestivamente eventuali problemi. Per mantenere una reputazione del mittente solida e una deliverability costante, puoi anche eseguire regolarmente operazioni di "warm-up" delle email, migliorare la tua posizione presso i provider di posta elettronica ed evitare che le tue email finiscano nella cartella dello spam. 

4. Limita il volume delle tue e-mail

L'invio di troppe e-mail in un breve lasso di tempo può far scattare i filtri antispam. I provider di posta elettronica preferiscono un modello di invio naturale, simile a quello umano, che crei fiducia nel tempo.

Problemi comuni

• L'invio di grandi quantità di email in una sola volta, soprattutto da account di posta elettronica B2B nuovi o inattivi
• Superamento dei limiti giornalieri consigliati per le email di sensibilizzazione a freddo
• Frequenza di invio irregolare che sembra sospetta
• Invio di troppe e-mail da più account dello stesso dominio senza un adeguato periodo di rodaggio

Come risolvere il problema

• Per le campagne di cold outreach B2B, il volume dipende dalla configurazione utilizzata. I domini nuovi dovrebbero partire da 20-30 email al giorno; le caselle di posta mature di Google Workspace o Office 365 possono inviare tranquillamente fino a 100 email al giorno, mentre gli account SMTP personalizzati dovrebbero limitarsi a un numero inferiore (20-50 al giorno), poiché Gmail e Outlook non tengono conto delle interazioni da essi generate. 
• Aumenta gradualmente il volume nel tempo, man mano che la tua reputazione come mittente migliora. Mantieni una frequenza di invio regolare e costante.
• Utilizza email warmup per costruirti una reputazione positiva prima di aumentare il volume

5. Rendere semplice la cancellazione dall'iscrizione

Offrire agli utenti un modo chiaro e semplice per annullare l'iscrizione riduce la probabilità che contrassegnino le tue e-mail come spam. Rendere semplice la procedura di annullamento dell'iscrizione dimostra rispetto per il tuo pubblico e tutela la tua reputazione come mittente.

Problemi comuni

• Link per annullare l'iscrizione mancanti o nascosti che infastidiscono gli utenti
• Ricorrere a procedure di cancellazione complesse, come chiedere agli utenti di rispondere a un'e-mail
• Ignorare le richieste di cancellazione o impiegare troppo tempo per evaderle
• Il timore che l'inserimento di un link per annullare l'iscrizione aumenti il numero di cancellazioni e riduca le liste

Come risolvere il problema

• Inserisci sempre un link ben visibile per annullare l'iscrizione in ogni e-mail, preferibilmente nel piè di pagina
• Fai in modo che la procedura di cancellazione richieda al massimo uno o due clic
• Accogliete immediatamente le richieste di cancellazione dall'iscrizione per ottemperare alle normative di legge, come la legge CAN-SPAM

6. Evita di inviare troppi messaggi di sollecito

I solleciti possono aumentare il tasso di risposta, ma se utilizzati in modo eccessivo possono danneggiare la tua reputazione come mittente. Gmail e Outlook tengono traccia delle aperture, delle risposte e dei reclami relativi alle tue e-mail. Un numero eccessivo di solleciti senza risposta denota disinteresse e aumenta il rischio di segnalazioni come spam.

Problemi comuni

• Invio illimitato di solleciti multipli a chi non risponde
• Contattare troppo spesso senza lasciare abbastanza tempo tra un contatto e l'altro
• Ignorare i segnali che indicano che le persone non sono interessate 
• Aumento dei reclami per spam a causa di un comportamento di follow-up troppo insistente

Come risolvere il problema

• Limitatevi a 2-3 solleciti cortesi in una stessa sequenza
• Distribuisci le dosi a intervalli di 3–7 giorni per ottenere un andamento naturale
• Assicurati che i messaggi di follow-up siano brevi, chiari e incentrati sul valore; evita di insistere in modo aggressivo

7. Non allegare file alle e-mail di massa

Gli allegati nelle e-mail di massa rappresentano un importante campanello d'allarme per i filtri antispam. Sono spesso associati a tentativi di phishing e malware, il che induce i filtri a bloccare le tue e-mail con maggiore frequenza.

Problemi comuni

• L'invio di e-mail di massa con allegati attiva i filtri antispam
• Gli allegati aumentano il rischio che le tue e-mail vengano contrassegnate come dannose
• L'uso di allegati al posto dei link può rendere le e-mail più pesanti e più lente da caricare

Come risolvere il problema

• Evita di allegare file in massa o di inviare e-mail a freddo
• Condividi invece i documenti tramite link sicuri (Google Drive, Dropbox, DocSend)
• Riserva gli allegati esclusivamente alle conversazioni private tra due persone di fiducia
• Cerca di mantenere le e-mail di promozione concise, per garantire una consegna più rapida e una migliore visualizzazione nella posta in arrivo

8. Utilizza un provider di servizi di posta elettronica affidabile

Il provider di servizi di posta elettronica (ESP) da cui invii i messaggi può influire notevolmente sul fatto che questi arrivino nella posta in arrivo o vengano contrassegnati come spam. Gmail (Google Workspace) e Microsoft 365 (Outlook/Exchange) godono della migliore reputazione presso i gestori di caselle di posta, il che li rende la scelta migliore per le campagne di cold outreach B2B.

Problemi comuni

• L'utilizzo di server SMTP non certificati o personalizzati privi di reputazione di invio
• Invio da provider poco affidabili o destinati al grande pubblico (Yahoo, account Gmail gratuiti, ecc.)
• Cambiare spesso fornitore, causando irregolarità nelle modalità di invio
• Scegliere provider di servizi e-mail (ESP) che non supportano pienamente l'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC)

Come risolvere il problema

• Per il cold outreach, affidati a Google Workspace o Microsoft 365: sono le soluzioni che consentono di instaurare un rapporto di fiducia più rapidamente
• Se invii e-mail di marketing o transazionali con consenso esplicito, utilizza provider di servizi di posta elettronica (ESP) affidabili come Mailchimp, Brevo (Sendinblue) o MailerLite (non adatti per attività di outreach a freddo)
• Evita i server SMTP personalizzati o non gestiti, che non dispongono dei segnali necessari affinché Gmail/Outlook possano considerarti affidabile
• Assicurati che l'invio avvenga in modo coerente e autentica correttamente il tuo dominio (SPF, DKIM, DMARC)

9. Monitorare e garantire un'ottima deliverability delle e-mail

Garantire la consegna delle e-mail è un impegno costante. Monitorare gli indicatori chiave e seguire le migliori pratiche assicura che i tuoi messaggi continuino ad arrivare nella posta in arrivo nel tempo.

Problemi comuni

• Alti tassi di rimbalzo da indirizzi non convalidati (se superiori al 3–5% danneggiano la reputazione)
• Tassi di reclamo superiori allo 0,1% compromettono l'affidabilità del tuo dominio presso Google e Outlook
• Il calo delle visualizzazioni e delle risposte denota un scarso coinvolgimento
• Ignorare i segnali di deliverability significa aver già perso la possibilità di arrivare nella posta in arrivo

Come risolvere il problema

• Controlla regolarmente la posizione delle tue email con l'Inbox Placement Test di MailReach (che mostra dove finiscono le tue email su Gmail, Outlook, ecc.)
• Verifica i contatti con strumenti come Zerobounce o NeverBounce prima dell'invio, per mantenere i tassi di rimbalzo al di sotto del 3–5%
• Mantieni una frequenza di invio costante e in linea con il livello di coinvolgimento: evita picchi improvvisi
• Verificare nuovamente la configurazione di SPF, DKIM e DMARC dopo eventuali modifiche alla piattaforma o al DNS

Panoramica sulle soluzioni antispam di Google Workspace

Questa tabella riassume i problemi più comuni, le loro cause e le soluzioni per migliorare il posizionamento nella posta in arrivo.

In che modo MailReach può essere d'aiuto?

MailReach ti aiuta a evitare che le tue e-mail di Google Workspace finiscano nella cartella dello spam grazie a: 

• Effettuare regolarmente email warmup instaurare un rapporto di fiducia con i gestori di caselle di posta elettronica come Google e Microsoft
• Invio di email di prova a caselle di posta reali
• Verifica dell'autenticazione SPF, DKIM e DMARC
• Individuazione di parole chiave che attivano i filtri antispam, link non funzionanti e formattazione rischiosa
• Verifica della qualità dell'HTML e del rapporto immagini/testo, e 
• Fornire un punteggio chiaro sul posizionamento nella posta in arrivo con soluzioni dettagliate

Esegui un test antispam con MailReach per verificare accuratamente lo stato delle tue campagne prima della loro pubblicazione. Clicca qui.

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