I 13 problemi più comuni relativi alla consegna delle e-mail e come risolverli

La deliverability delle email può determinare il successo o il fallimento delle tue campagne email. Quindi, se i tuoi messaggi non arrivano nella posta in arrivo, non importa quanto siano validi i tuoi contenuti: nessuno li vedrà! 

Per aiutarti ad affrontare questo problema comune, parleremo dei 13 problemi più frequenti relativi alla deliverability delle email che le aziende devono affrontare e, soprattutto, di come risolverli. Problemi di autenticazione, scarsa reputazione del mittente, contenuti spam, blacklist (come la Sorbs DUHL Blacklist o la Suomispam Reputation Blacklist): ecco cosa devi sapere per assicurarti che le tue email raggiungano il tuo pubblico proprio dove serve.

Cosa sono i problemi di consegna delle e-mail?

I problemi di deliverability delle email sono semplici: le tue email finiscono nella cartella dello spam invece che nella posta in arrivo. Tutto qui. Non importa quanto sia interessante il tuo messaggio: se rimane bloccato nella cartella dello spam, non sta svolgendo la sua funzione. 

Ci sono molte ragioni per cui ciò accade, come una scarsa reputazione del mittente, record di autenticazione configurati in modo errato (come SPF o DKIM), l'uso di contenuti spam o persino l'invio di troppe e-mail in un lasso di tempo troppo breve. Ma alla fine, tutti questi fattori portano allo stesso risultato: le tue e-mail non vengono visualizzate. 

Per qualsiasi azienda che si affidi alla posta elettronica per la comunicazione o le vendite, questo rappresenta un problema enorme. Significa opportunità perse, tempo sprecato e minore efficacia. L'obiettivo è: 

1. Comprendere questi aspetti,
2. Risolvi subito questi problemi, così le tue e-mail arriveranno dove devono: direttamente nella casella di posta del destinatario.

Cause comuni dei problemi di consegna delle e-mail

Se le tue e-mail finiscono nella cartella dello spam, di solito ci sono alcuni fattori chiave da considerare. Ma prima di tutto devi capire quali sono queste cause più comuni per poter risolvere il problema in modo adeguato e far sì che i tuoi messaggi arrivino nella posta in arrivo. 

Ecco i motivi principali per cui le tue e-mail potrebbero finire nella cartella dello spam, in base alla nostra esperienza in MailReach:

• Scarsa reputazione del mittente: se il tuo indirizzo e-mail o il tuo dominio presentano un basso livello di interazione o un numero elevato di segnalazioni di spam, la reputazione del mittente ne risente e le tue e-mail rischiano maggiormente di finire nella cartella dello spam.
• Record di autenticazione errati o mancanti (SPF, DKIM, DMARC): i provider di posta elettronica non possono verificare la legittimità delle tue e-mail senza un'autenticazione adeguata, il che aumenta il rischio che i tuoi messaggi vengano contrassegnati come spam.
• Contenuti che potrebbero essere considerati spam: tieni presente che ci sono alcune "parole spam" da evitare nelle tue e-mail, come "acquista ora" o "gratis", un uso eccessivo della punteggiatura o troppi link. Anche l'uso del maiuscolo o di troppe immagini può compromettere la consegna dei tuoi messaggi.
• Alti tassi di rimbalzo: l'invio di e-mail a indirizzi obsoleti o non validi comporta alti tassi di rimbalzo, il che indica ai provider di posta elettronica che la tua lista non è gestita correttamente. E sì, questo può far sì che le tue e-mail vengano rapidamente contrassegnate come spam.
• Inviare troppe e-mail in un lasso di tempo troppo breve: un improvviso aumento del volume di invio è un ENORME campanello d'allarme, poiché può sembrare che tu stia inviando spam, soprattutto se ti rivolgi a una lista di contatti non noti.
• Mancanza di un link chiaro per annullare l'iscrizione: se i destinatari non riescono a disiscriversi facilmente, saranno più propensi a contrassegnare le tue e-mail come spam. Il risultato: la tua reputazione di mittente ne risente e sarà più difficile che le tue future e-mail arrivino nella posta in arrivo. Un effetto negativo.
• Utilizzo di un indirizzo IP condiviso: se utilizzi un provider di servizi di posta elettronica con un indirizzo IP condiviso, la tua capacità di consegna può essere influenzata in modo significativo dalle azioni degli altri utenti che utilizzano lo stesso IP. Basta un solo utente malintenzionato per compromettere la reputazione di tutti.
• Mancanza di coinvolgimento: non dimenticare che tassi di apertura bassi, poche risposte e pochi o nessun clic indicano ai provider di posta elettronica che i tuoi messaggi non sono rilevanti.

Come risolvere i problemi di consegna delle e-mail

Passaggio 1 - Esegui un test antispam gratuito utilizzando lo Spam Test di MailReach

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Per risolvere i tuoi problemi di consegna delle e-mail, il primo passo è capire esattamente cosa non funziona. È proprio per questo che abbiamo creato il MailReach Free Spam Test, un potente strumento progettato per valutare dove finiscono le tue email e individuare eventuali problemi che ne compromettono l’arrivo nella casella di posta. Come? Abbiamo analizzato decine di migliaia di email e identificato i problemi più comuni, quindi sappiamo cosa cercare.

Questo test è completamente gratuito, può essere utilizzato fino a tre volte al giorno e non richiede la creazione di un account. Basta copiare un breve frammento di codice nella propria e-mail e inviarlo a uno degli indirizzi di prova forniti. 

Buono a sapersi: devi ricreare esattamente le condizioni in cui le tue e-mail sono finite nella cartella dello spam, altrimenti i risultati non saranno precisi! Lo strumento MailReach analizzerà quindi la tua e-mail, fornendoti un punteggio di spam completo e informazioni dettagliate sulle sue prestazioni presso i principali provider di posta elettronica.

Riceverai un rapporto dettagliato che valuta la tua email su una scala da 1 a 10, insieme a consigli specifici per migliorare la tua deliverability. Ciò include controlli su problemi comuni come la mancanza di record di autenticazione o la presenza di contenuti sospetti. L'obiettivo è semplice: fornirti una chiara comprensione di dove le tue email stanno fallendo e come risolvere tali problemi.

Ricorda: non si può risolvere ciò che non si misura. Eseguire questo test è quindi il modo più rapido e semplice per valutare la deliverability delle tue e-mail e iniziare ad apportare miglioramenti concreti. Tutto qui.

Passaggio 2 - Segui i consigli contenuti nel rapporto dello Spam Test ed esegui un nuovo test

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Hai eseguito il tuo primo test antispam e ora conosci il tuo punteggio. Ottimo. Sai esattamente dove finiscono le tue e-mail e quali sono gli ostacoli che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi. Ora è il momento di agire. 

Controlla le schede "Contenuto" e "Configurazione" nel rapporto per individuare eventuali problemi specifici, che si tratti di un record SPF mancante, di frasi sospette nella tua email o di link non funzionanti. E risolvi subito questi problemi.

Una volta apportate le modifiche, esegui un altro test per verificare se il tuo punteggio è migliorato, perché non si tratta di un processo che si esaurisce in un unico tentativo. Continua a testare e a perfezionare il tuo lavoro finché non raggiungi il punteggio massimo di 10/10. Io

Se hai risolto tutti i problemi ma non riesci ancora a ottenere un punteggio perfetto, il problema potrebbe essere la tua reputazione come mittente. È un chiaro segnale che devi concentrarti sul ricostruire la fiducia con i provider di posta elettronica. Per ora, però, segui i consigli del rapporto, esegui un nuovo test e fai in modo che le tue e-mail escano dalla cartella dello spam per arrivare nella posta in arrivo, dove devono stare.

Passaggio 3 - Se dopo aver apportato le modifiche continui a finire nella cartella dello spam, il "warm-up" delle e-mail è la soluzione migliore 

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Se hai seguito tutti i consigli forniti dallo Spam Test di MailReach e le tue e-mail continuano a finire nella cartella dello spam, è un chiaro segnale che la tua reputazione come mittente è a rischio. Nessuna modifica ai contenuti o alle impostazioni potrà risolvere il problema da sola. La tua attività di invio e-mail deve dimostrare ai provider che sei un mittente affidabile, ed è qui che entra in gioco il "warm-up" delle e-mail.

Hai due modi per creare il coinvolgimento necessario a ricostruire la tua reputazione. Il metodo manuale consiste nell'inviare e-mail solo ai tuoi contatti più attivi, redigendo messaggi che invoglino a aprirli e a rispondere, e ricostruendo gradualmente la fiducia nel tempo. Funziona, ma richiede molto tempo e non garantisce risultati rapidi.

Ma l'approccio più intelligente e automatizzato consiste nell'utilizzare un servizio di "warm-up" delle e-mail come MailReach. 

È progettato per fare il lavoro più pesante al posto tuo, generando un coinvolgimento autentico da caselle di posta reali. Una volta collegato il tuo account e-mail, MailReach inizia a interagire con altre caselle di posta, inviando e-mail che vengono aperte, alle quali si risponde e che vengono persino recuperate dalla cartella dello spam. Il risultato: crea un flusso costante di segnali positivi verso i provider di posta elettronica, fondamentale per dimostrare che i tuoi messaggi sono di valore e meritano di arrivare nella casella di posta in arrivo. E in nessun altro posto. 

Scopri il miglior email warmup per una deliverability perfetta

Se la tua reputazione è compromessa, non c'è modo più veloce per ricostruirla. Puoi anche consultare la nostra guida dedicata: “Come ripristinare una reputazione del mittente compromessa e la deliverability utilizzando MailReach”!

Passaggio 4 - Leggi le nostre guide sulla deliverability (senza fronzoli) per migliorare il posizionamento dei tuoi messaggi nella posta in arrivo

Abbiamo dedicato anni all'analisi dei dati sulla deliverability delle e-mail e al perfezionamento delle strategie per aiutare aziende come la tua a far arrivare le loro e-mail dove devono arrivare: nella casella di posta in arrivo. Grazie a questa profonda esperienza, abbiamo creato guide concrete che vanno dritte al punto e ti offrono consigli pratici che non troverai altrove. Non si tratta di consigli generici che puoi trovare con una rapida ricerca su Google: sono strategie concrete che hanno dimostrato di funzionare.

Inizia con la nostra guida definitiva e senza fronzoli sulla deliverability delle email per capire esattamente come evitare che le email finiscano nella cartella dello spam, che copre tutti gli aspetti dell'autenticazione delle email, dell'ottimizzazione dei contenuti e della gestione della reputazione del mittente.

Se stai inviando email a freddo, la nostra Guida alle migliori strategie per l'invio di email a freddo è una lettura imperdibile. È ricca di tattiche specifiche pensate appositamente per le email a freddo, per aiutarti a coinvolgere nuovi contatti senza far scattare i filtri antispam.

Buono a sapersi: queste guide si basano su dati reali e metodi collaudati che hanno aiutato innumerevoli aziende a migliorare i risultati delle loro campagne email. Leggile, metti in pratica ciò che impari e noterai una differenza evidente nel posizionamento dei tuoi messaggi nella casella di posta!

Perché continuo a ricevere e-mail di errore nella consegna della posta?

Se continui a ricevere e-mail di errore nella consegna della posta, significa semplicemente che i tuoi messaggi vengono respinti, e questo è un problema. Questi respingimenti possono essere suddivisi in due tipologie principali: respingimenti temporanei (soft bounce) e respingimenti permanenti (hard bounce). 

• I soft bounce sono problemi temporanei, come una casella di posta piena o un server non funzionante. Spesso si risolvono da soli. 
• I "hard bounce", invece, indicano problemi permanenti, come un indirizzo e-mail inesistente o un blocco da parte del server del destinatario. Ignorarli può quindi compromettere seriamente la tua reputazione di mittente e influire sulla tua capacità di consegna.

I motivi per cui le e-mail vengono respinte sono innumerevoli, ed elencarli tutti qui sarebbe impossibile. Tuttavia, tra i motivi più comuni figurano gli errori di digitazione negli indirizzi e-mail, gli elenchi di contatti non aggiornati e il blocco da parte dei filtri antispam.

Se riscontri errori di bounce-back specifici come 550 Alta probabilità di spam da Gmail, oppure 550 Errore permanente, non sei il solo. La nostra guida dettagliata è a tua disposizione per aiutarti a risolvere questi problemi!