Email warmup : servizi interni vs. servizi di terze parti

Un email warmup è essenziale per garantire che le tue email arrivino nella posta in arrivo anziché nella cartella dello spam. Hai due opzioni principali per email warmup: farlo da solo (internamente) o utilizzare un servizio di terze parti.

Il warmup interno implica che si gestisca il processo autonomamente, il che può risultare conveniente dal punto di vista economico ma richiede molto tempo, risorse e competenze. D'altra parte, i servizi di terze parti offrono un approccio più "hands-off", spesso con strumenti automatizzati che semplificano il processo e possono risultare più facili da gestire.

➡️ Come funziona email warmup ?

➡️ Quali sono le differenze tra i servizi interni e quelli di terze parti?

➡️ Come fare la scelta giusta?

Ecco cosa devi sapere!

Che cos'è email warmup

Email warmup è un processo fondamentale per chiunque desideri migliorare i propri tassi di consegna delle email. Consiste nell'aumentare gradualmente il volume delle email inviate e nel generare un elevato livello di coinvolgimento sulle tue attività di email marketing, al fine di stabilire una reputazione positiva del mittente presso i principali provider di caselle di posta e Internet Service Provider (ISP). Ecco una spiegazione dettagliata, chiara e diretta di cosa sia il email warmup e perché è importante.

I provider di caselle di posta come Google e Microsoft controllano il livello di coinvolgimento che ottieni con le tue email per capire se sei un mittente affidabile che merita di arrivare nella posta in arrivo

Se invii email ma ricevi pochissime interazioni positive, come aperture, risposte, email contrassegnate come importanti o rimosse dallo spam, la tua reputazione di mittente diminuirà. Al contrario, se quando invii email ottieni un alto tasso di coinvolgimento (in altre parole, hai molte interazioni positive), la tua reputazione di mittente aumenterà.

Email warmup preparare una nuova casella di posta o un nuovo dominio all'invio di campagne, inviando inizialmente un numero ridotto di email e aumentando poi gradualmente il volume nel tempo. Infatti, questo aumento graduale permette agli ISP / ai provider di caselle di posta di vedere che sei un mittente legittimo, non uno spammer, e aiuta a costruire la tua reputazione di mittente.

Uno dei principali vantaggi dell'email warming è il miglioramento della deliverability. Costruendo una buona reputazione presso i provider di posta elettronica e i filtri antispam, le tue email avranno maggiori possibilità di arrivare nella casella di posta in arrivo, anziché essere bloccate o contrassegnate come spam. Ciò è particolarmente importante per le aziende che fanno affidamento sull'invio di email a freddo, poiché tassi di deliverability più elevati si traducono in un aumento dei ricavi e della crescita.

Per quanto riguarda le modalità di esecuzione email warmup, hai due opzioni: manualmente o tramite strumenti automatizzati. Il warm-up manuale richiede un'attenta pianificazione e un monitoraggio costante per garantire un aumento graduale del volume di invio e ottenere un coinvolgimento da parte dei destinatari; tuttavia, questo metodo può richiedere molto tempo, anche se ti offre il pieno controllo sul processo. In alternativa, gli strumenti automatizzati possono semplificare il processo di warm-up e massimizzarne l'efficienza, gestendo l'aumento graduale e generando automaticamente un coinvolgimento sufficiente a costruire e mantenere la tua reputazione di mittente nel tempo.

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Interno email warmup

I vantaggi del riscaldamento in sede

Ecco i principali vantaggi del riscaldamento in sede: 

✅ Pieno controllo sul processo: gestire email warmup il email warmup ti garantisce una supervisione e un controllo completi su ogni fase. Puoi monitorare da vicino i progressi, apportare modifiche in tempo reale e reagire prontamente a eventuali problemi, assicurandoti così che il processo di warm-up sia in linea con la tua strategia di email marketing e con i tuoi obiettivi aziendali;

✅ Costi iniziali inferiori (ma non ancora realmente convenienti): gestire email warmup può risultare inizialmente più conveniente rispetto all'utilizzo di servizi di terze parti. Sfruttando le risorse esistenti ed evitando costi esterni, è possibile risparmiare nel breve termine, un vantaggio in termini di convenienza che risulta estremamente vantaggioso per le startup o le piccole imprese con budget limitati. 

Le sfide del riscaldamento in sede

Sebbene email warmup gestito internamente email warmup diversi vantaggi, presenta anche notevoli difficoltà, quali:  

❌ Per ottenere risultati efficaci è necessaria una notevole competenza: ecco perché è fondamentale comprendere le sfumature della deliverability delle e-mail, il comportamento dei provider di caselle di posta elettronica e le metriche di coinvolgimento, al fine di evitare errori che potrebbero danneggiare la reputazione del mittente;

❌ La configurazione e la gestione continua del processo di riscaldamento richiedono molto tempo e personale addetto alla manutenzione: pianificare con cura il programma di riscaldamento, monitorare i risultati e apportare le modifiche necessarie comportano un notevole investimento di tempo, che potrebbe mettere a dura prova le risorse, soprattutto per i team di piccole dimensioni; 

❌ Esiste il rischio di un'attuazione inefficace: tieni presente che, senza le giuste conoscenze e la dovuta attenzione, è facile commettere errori che potrebbero comportare scarsi tassi di consegna o addirittura far sì che le tue e-mail vengano contrassegnate come spam.

Migliori pratiche per il riscaldamento in sede

Per garantire il successo di email warmup interno, è importante seguire le migliori pratiche che migliorano la deliverability e, al contempo, contribuiscono a costruire una solida reputazione del mittente. Ecco alcuni dei nostri consigli:

➡️ Aumenta gradualmente il volume delle tue inviate: inizia inviando un numero limitato di e-mail e aumenta gradualmente il volume nel tempo, con l'obiettivo di instaurare un rapporto di fiducia con gli ISP ed evitare di far scattare i filtri antispam, mantenendo al contempo un buon punteggio antispam;

➡️ Generare un coinvolgimento significativo da altre caselle di posta: per costruirti una reputazione positiva come mittente, devi garantire interazioni positive con le tue e-mail. Ciò significa che devi gestire migliaia di caselle di posta e farle interagire con le e-mail di un determinato indirizzo che desideri "riscaldare". 

➡️ Controlla regolarmente le tue metriche e apporta le modifiche necessarie: monitora costantemente le metriche relative alle tue e-mail, come i tassi di apertura, i tassi di rimbalzo e i reclami per spam, e utilizza poi questi dati per apportare le giuste modifiche alla tua strategia di warm-up;

➡️ Assicurati di avere una rete equilibrata: devi "riscaldare" l'indirizzo e-mail con una distribuzione equilibrata dei provider. Oggi la maggior parte delle caselle di posta professionali utilizza Google Workspace, Office 365 e Zoho. Devi ottenere interazioni positive dalle caselle di posta di Google Workspace, Office 365 e Zoho e tenere conto delle quote di mercato di questi provider per ottenere una reputazione positiva come mittente con tutti loro. 

email warmup di terze parti

Vantaggi dei servizi di terze parti

L'utilizzo email warmup di terze parti offre diversi vantaggi:

✅ Automazione ed efficienza: i servizi di terze parti offrono solitamente strumenti automatizzati che gestiscono l'intero processo di warmup, dall'aumento graduale del volume delle e-mail alla generazione del giusto livello di coinvolgimento, fino al monitoraggio della reputazione e della deliverability. Grazie a questa automazione, il processo di warmup risulta semplificato e privo di errori, risultando quindi molto più efficiente rispetto alla gestione manuale;

✅ Competenza specialistica e assistenza: questi fornitori mettono a disposizione conoscenze approfondite ed esperienza nel campo della deliverability delle e-mail, aiutandoti a evitare gli errori più comuni e ad adottare le migliori pratiche. Ciò significa che la loro guida esperta e il loro supporto sono estremamente preziosi, soprattutto se non disponi di competenze interne in materia di e-mail marketing e strategie di deliverability;

✅ Riduzione dei rischi e risparmio di tempo: l'ultimo vantaggio è la possibilità di esternalizzare il processo di warmup. Ciò significa che potrai mitigare i rischi legati a un'implementazione inefficace, che potrebbe danneggiare la tua reputazione come mittente, e persino risparmiare il tempo che altrimenti dedicheresti alla pianificazione, all'esecuzione e alla messa a punto del processo di warmup. 

Possibili svantaggi dei servizi di terze parti

Sebbene email warmup di terze parti offrano notevoli vantaggi, presentano anche alcuni potenziali svantaggi, quali: 

❌ Costi ricorrenti più elevati: molti di questi servizi prevedono canoni di abbonamento o tariffe basate sull'utilizzo, che nel tempo possono incidere notevolmente sul budget e potrebbero non essere alla portata di tutte le tasche; 

❌ Minore controllo sul processo di warm-up: ovviamente, affidarsi a fornitori esterni comporta una minore influenza diretta sulle modalità di esecuzione della propria strategia di warm-up e potrebbe richiedere di adeguarsi alle loro procedure e tempistiche standard; tuttavia, garantire la deliverability non è di vostra competenza e richiede conoscenze, competenze ed esperienza approfondite. 

❌ La dipendenza da fornitori esterni per gli aspetti principali della deliverability delle tue e-mail: questa dipendenza può rivelarsi rischiosa se il servizio dovesse presentare dei problemi o se il loro approccio non fosse perfettamente in linea con le tue esigenze aziendali. 

Valutazione dei servizi di terze parti

Per valutare correttamente email warmup offerti da terze parti, è necessario sapere come individuare quello più adatto alle proprie esigenze. Ecco i criteri più importanti per scegliere lo email warmup più adatto:

Simulare attività di outreach a freddo significative: lo strumento dovrebbe generare interazioni che riproducano scambi di e-mail reali e significativi, come richieste di incontri e risposte positive, che segnalino ai provider di posta elettronica che sei un mittente legittimo.

Rete di caselle di posta con elevata reputazione: lo strumento dovrebbe disporre di una rete di caselle di posta con un'elevata reputazione del mittente. Interagire con caselle di posta a bassa reputazione potrebbe danneggiare la reputazione del mittente.

Aggiornamenti e miglioramenti costanti: lo strumento dovrebbe essere aggiornato regolarmente per stare al passo con le ultime modifiche apportate ai filtri antispam e alle regole di invio, che evolvono nel tempo.

Adattabilità basata sulla reputazione del mittente: lo strumento dovrebbe essere sufficientemente intelligente da rilevare quando la reputazione del mittente sta peggiorando e regolare il volume di messaggi di preallarme per aiutare a ripristinare e mantenere tale reputazione.

Inclusione di una funzione di verifica antispam: sebbene non faccia parte del email warmup , un buon strumento dovrebbe offrire anche una funzione affidabile di verifica antispam per garantire che le tue email non contengano elementi che potrebbero attivare i filtri antispam, nonostante tu abbia una buona reputazione come mittente.

Scegliere la email warmup più adatta alle tue esigenze

Fattori da tenere in considerazione

Per scegliere la email warmup più adatta, è opportuno basare la propria decisione su alcuni fattori chiave:

✅ Risorse e competenze disponibili: valuta se disponi delle risorse e delle competenze interne necessarie per gestire efficacemente il processo di avvio in modo autonomo o se hai bisogno di un supporto esterno;

✅ Limiti di budget: non dimenticare di valutare i costi associati ai servizi di terze parti rispetto ai potenziali risparmi derivanti da un approccio interno, e scegli con attenzione in base a ciò che meglio si adatta alla tua situazione finanziaria;

✅ Le tue esigenze e i tuoi obiettivi specifici: valuta anche in che misura ciascuna soluzione sia in linea con i requisiti e gli obiettivi specifici della tua campagna e-mail, per assicurarti che soddisfi le tue esigenze specifiche.

Prendere una decisione

Per scegliere tra email warmup gestito internamente email warmup i servizi di terze parti, è necessario valutare i pro e i contro di ciascuna opzione, in modo che la scelta sia in linea con la propria strategia aziendale. 

Per quanto riguarda il warmup interno, i principali vantaggi comprendono il pieno controllo sul processo, che consente di adottare strategie e adeguamenti su misura, nonché costi iniziali inferiori, il che può risultare più conveniente dal punto di vista economico. Tuttavia, gli svantaggi includono la necessità di competenze specialistiche significative, tempi di configurazione e gestione piuttosto lunghi e il rischio di un'implementazione inefficace se non gestita correttamente.

D'altra parte, i servizi di terze parti offrono automazione ed efficienza, avvalendosi di competenze specialistiche per gestire il processo di avvio con minori rischi e un notevole risparmio di tempo. Tuttavia, è bene tenere presente che questi servizi comportano costi ricorrenti più elevati, un minore controllo diretto sul processo e una dipendenza da fornitori esterni, il che potrebbe causare complicazioni in caso di problemi.

Per prendere la decisione migliore, allinea la tua scelta alla strategia aziendale tenendo conto di fattori quali le risorse disponibili, i vincoli di budget e le esigenze specifiche: 

➡️ Se disponete delle competenze e del tempo necessari per gestire il warmup internamente e il costo rappresenta una preoccupazione importante, la gestione interna potrebbe essere la soluzione più adatta;

➡️ Se cerchi efficienza e assistenza qualificata e sei disposto a sostenere i relativi costi, un servizio di terze parti potrebbe essere la soluzione più adatta alle tue esigenze. 

Ecco una tabella che riassume i pro e i contro del email warmup in-house email warmup ai servizi di terze parti:

email warmup interna

Pro

• Pieno controllo sul processo
• Personalizzazione in base alle esigenze specifiche
• Costi iniziali inferiori

Contro

• Richiede una notevole competenza
• Configurazione e gestione che richiedono molto tempo
• Rischio di un'attuazione inefficace

Servizi di terze parti

Pro

• Automazione ed efficienza
• Competenza specialistica e assistenza
• Riduzione dei rischi e risparmio di tempo

Contro

• Costi di gestione più elevati
• Meno controllo sul processo
• Dipendenza da fornitori esterni

Domande frequenti

email warmup funzionano?

Sì, email warmup sono estremamente efficaci per migliorare la deliverability delle tue email! In che modo? Ti aiutano semplicemente a costruire una reputazione positiva come mittente aumentando gradualmente il volume delle email inviate, generando un elevato livello di coinvolgimento nelle tue attività di email marketing, monitorando la deliverability e, di fatto, assicurando che le tue email arrivino nella posta in arrivo anziché nella cartella dello spam. 

Molte aziende hanno riscontrato che, nel tempo, l'utilizzo di questi servizi porta a un miglioramento dei tassi di consegna e di coinvolgimento!

Google ha vietato email warmup

No, Google non ha vietato email warmup! In realtà, ha semplicemente chiesto alle app sottoposte a revisione ufficiale (come Gmass) che utilizzano l'API di Google per eseguire il "warmup" delle email di smettere di farlo. 

In cosa consiste la procedura di warmup per le e-mail?

email warmup consiste nell'aumentare gradualmente il volume delle email inviate da un account di posta elettronica nuovo o inattivo, al fine di costruirsi una reputazione positiva presso i fornitori di servizi Internet (ISP) ed evitare di essere contrassegnati come spam. 

Email warmup nell'avviare conversazioni via email con altre caselle di posta su diversi provider di servizi di posta elettronica (G Suite, Office 365, Zoho ecc.) e ottenere da loro interazioni positive (engagement).

La maggior parte di queste e-mail di benvenuto viene aperta, cliccata, contrassegnata come importante, riceve una risposta e, se necessario, viene rimossa dalla cartella dello spam. Questo invia a Google, Microsoft e ai filtri antispam il segnale che la tua casella di posta o il tuo dominio non inviano spam e sono affidabili ⇒ la tua reputazione come mittente migliora.

È molto utile riscaldare l'account e bilanciare costantemente l'attività durante l'invio delle campagne. È consigliabile preparare l'account prima di inviare qualsiasi email E, durante le campagne, compensare i reclami per spam che riceverai (tutti ricevono regolarmente reclami per spam e la cosa è molto fastidiosa).

Qual è la piattaforma migliore per inviare email a freddo?

La piattaforma migliore per l'invio di email a freddo dipende dalle tue esigenze e dai tuoi obiettivi specifici. Tra le opzioni più diffuse figurano strumenti come Emelia, Mailshake, Reply.io e Outreach, che offrono funzionalità per la gestione delle campagne di email a freddo, il monitoraggio delle risposte e l'automazione dei follow-up. 

Il nostro consiglio: cerca una piattaforma che si adatti al tuo budget, si integri con il tuo CRM e offra strumenti di analisi affidabili per ottimizzare la tua strategia di comunicazione via e-mail, il tutto in un unico strumento!

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