Deliverability delle Email HubSpot: Perché le Tue Email Finiscono nello Spam (E la Soluzione a Due Vie che la Maggior Parte delle Guide Non Considera)

Secondo gli Email Report Deliverability Benchmark Reports, Marketing Hub di HubSpot ha registrato una media del 77,7% di posizionamento nella casella di posta, classificandosi 12° su 16 piattaforme testate. Significa che circa un'email su quattro potrebbe non raggiungere la casella di posta.

Per i team B2B che usano HubSpot, questo numero corrisponde a come si presentano i sintomi nella realtà. I tassi di apertura calano. Le risposte si bloccano. Le Sequence che prima arrivavano iniziano a finire nello spam, specialmente su Outlook. I controlli di autenticazione passano, il contenuto sembra pulito e il posizionamento continua a diminuire.

Il motivo per cui la maggior parte dei team rimane bloccata è più semplice di quanto sembri. HubSpot viene trattato come un'unica piattaforma, ma invia email attraverso due sistemi completamente diversi, ognuno con la propria infrastruttura, segnali di reputazione e punti di fallimento. Marketing Hub usa l'SMTP condiviso di HubSpot. Le Sequence di Sales Hub vengono inviate tramite la tua casella di posta Gmail o Microsoft 365 collegata. 

In questo blog, analizziamo entrambi i percorsi, mostriamo come identificare quale sta causando il problema e illustriamo le soluzioni specifiche per ciascuno.

Percorsi di Invio HubSpot

I due diversi percorsi di invio di HubSpot influenzano come i tuoi messaggi vengono elaborati, autenticati e, in definitiva, posizionati nella casella di posta. Comprendere questi percorsi è fondamentale per diagnosticare le incongruenze e capire perché le prestazioni possono variare, anche quando tutto sembra configurato correttamente in superficie.

Percorso 1: Email di Marketing Hub (incluse email di workflow ed email transazionali):

Marketing Hub invia tramite l'infrastruttura SMTP di HubSpot, su IP condivisi per impostazione predefinita. L'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC) è configurata rispetto al dominio di invio di HubSpot, quindi la deliverability si basa su due livelli:

1. La reputazione IP di HubSpot 
2. La configurazione del tuo dominio

Percorso 2: Email delle Sequence di Sales Hub (incluse email uno-a-uno dai record dei contatti e dalla casella di posta Conversazioni):

Sales Hub invia tramite la tua casella di posta Gmail, Microsoft 365 o IMAP collegata, con HubSpot che agisce come livello di automazione piuttosto che come mittente. Tuttavia, autenticazione, reputazione IP e limiti di invio provengono tutti da Google o Microsoft, non dall'infrastruttura di HubSpot.

Ecco una differenza tra il percorso di Marketing Hub e quello di Sales Hub 

Capire quale percorso stai seguendo è il primo passo. Tutto il resto viene di conseguenza.

Perché le email di Marketing Hub finiscono nello spam (e cosa le risolve davvero)

Quando le email di Marketing Hub finiscono nello spam, il problema è quasi sempre una delle seguenti tre cose: 

1. Autenticazione non funzionante
2. Qualità della lista scadente, oppure 
3. Contenuti che attivano i filtri antispam. 

Questi si collegano direttamente ai tre pilastri della deliverability delle email di HubSpot:

1. Reputazione del mittente (basata sull'engagement)
2. Contenuto dell'email, e 
3. Configurazione dell'invio.

Correggi l'autenticazione: 

Il problema di spam più comune e risolvibile di Marketing Hub è l'autenticazione incompleta del dominio. Se i destinatari vedono le tue email arrivare da "[il tuo nome] via hubspotemail.net" invece che dal tuo dominio reale, significa che i tuoi record SPF o DKIM mancano o sono configurati male. 

Questo è uno dei motivi principali per cui le email di Marketing Hub finiscono nello spam, e i provider di posta sono diventati decisamente meno indulgenti riguardo alle lacune di autenticazione negli ultimi anni.

Per evitare questo problema, devono essere attivi e allineati tre protocolli:

•  SPF (Sender Policy Framework) confirms which servers are allowed to send for your domain. Maintain a single SPF record that includes HubSpot (include:<portal-id>.spf01.hubspotemail.net). Multiple SPF records break validation.     
•  DKIM (DomainKeys Identified Mail) aggiunge una firma crittografica in modo che i provider possano verificare che l'email non sia stata alterata durante il transito. HubSpot fornisce due record CNAME (hs1, hs2), entrambi devono essere risolti correttamente.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) collega SPF e DKIM e indica ai provider cosa fare quando l'autenticazione fallisce. Inizia con p=none per monitorare, poi passa a quarantena e rifiuto una volta che il traffico si stabilizza.

Secondo il report sulla deliverability B2B 2025 di The Digital Bloom, solo il 18,2% dei primi 10 milioni di domini ha record DMARC validi, e i mittenti completamente autenticati hanno 2,7 volte più probabilità di raggiungere la casella di posta. 

Per una configurazione passo-passo, consulta la guida di MailReach su come implementare SPF, DKIM e DMARC. Puoi anche verificare la tua configurazione attuale con il controllo SPF gratuito e il controllo DKIM gratuito di MailReach.

Pulisci le tue liste prima di dare la colpa a HubSpot

La reputazione del mittente è influenzata dai segnali di engagement, come aperture, risposte e bassi tassi di reclami spam. Quando invii email a liste CRM obsolete piene di contatti non coinvolti, indirizzi rimbalzati o email generiche come contact@company.com, i provider di posta vedono un basso engagement e segnalano il tuo dominio come rischioso.

HubSpot ha una funzione di soppressione del graymail integrata che esclude automaticamente i contatti non coinvolti dagli invii di marketing. Molti utenti non la conoscono o la disabilitano perché riduce il loro volume di invio apparente. Inviare a 10.000 contatti che ti ignorano danneggia la reputazione più che inviare a 2.000 che interagiscono.

I requisiti per i mittenti di massa di Google (in vigore da febbraio 2024) impongono di mantenere i tassi di reclami spam al di sotto dello 0,1%, con lo 0,3% che attiva il filtraggio o il rifiuto totale. Ogni contatto non coinvolto nella tua lista è un potenziale reclamo in attesa di verificarsi.

Verifica dove finiscono davvero le tue email

Le analisi email di HubSpot mostrano se un'email è stata "consegnata", ma "consegnata" in HubSpot significa che il server del destinatario l'ha accettata. Non verifica se l'email ha raggiunto la casella di posta o meno. La tua email potrebbe trovarsi nella cartella spam o nella scheda promozioni, e la dashboard di HubSpot non te lo dirà.

Secondo un report di Sinch Mailgun del 2025, solo il 13% dei team di outreach testa effettivamente il posizionamento nella casella di posta. L'altro 87% sta solo tirando a indovinare e inviando senza testare il posizionamento nella casella di posta.

Il test antispam di MailReach funziona in modo diverso dai controllori di punteggio spam superficiali. Invii la tua email in condizioni di invio reali a una lista di oltre 30 caselle di posta reali tra Gmail, Outlook, Yahoo e altri provider. Il test mostra esattamente dove è finita la tua email: nella casella di posta, nelle promozioni o nello spam, suddiviso per provider. 

Perché le email delle sequenze di Sales Hub finiscono nello spam (e come l'Email Warmup risolve il problema)

Le email delle Sequence di Sales Hub non vengono inviate tramite Hubspot, ma attraverso la tua casella di posta Gmail o Microsoft 365 collegata, utilizzando l'infrastruttura di Google o Microsoft.

Per il cold outreach B2B, questa è la configurazione più pulita. Stai inviando da una casella di posta aziendale legittima su un provider affidabile, non da un pool di IP condivisi di un ESP di terze parti. Funziona solo se la casella di posta collegata ha già una reputazione di mittente, cosa che la maggior parte dei team di vendita HubSpot non ha costruito prima di iniziare a iscrivere i contatti.

Limiti di invio delle Sequence di HubSpot per piano

HubSpot impone limiti di invio giornalieri sulle caselle di posta collegate per prevenire abusi:

Questi limiti esistono perché Google e Microsoft rallenteranno o bloccheranno gli account che inviano troppe email automatizzate troppo velocemente, il che ci porta al prossimo problema.

Perché Microsoft blocca le Sequence di HubSpot (e come evitarlo)

Se le tue Sequence di HubSpot non stanno performando bene con le caselle di posta Microsoft, ricorda che Outlook e altre caselle di posta Microsoft applicano una logica di filtraggio più severa, spesso meno trasparente, che può segnalare anche un outreach ben configurato. 

Infatti, molti utenti Hubspot si lamentano ripetutamente di come Microsoft avverta frequentemente di comportamenti anomali nella casella di posta e poi, poco dopo, blocchi la casella di posta, lasciando le email rimanenti delle sequence non inviate.

Per capire cosa sta succedendo e come anticiparlo, devi comprendere i fattori scatenanti sottostanti che influenzano il modo in cui queste sequence vengono valutate. 

Succede perché gli algoritmi di Microsoft rilevano improvvisi cambiamenti nei pattern. Ad esempio, una casella di posta che normalmente invia 5-10 email personali al giorno, improvvisamente ne invia 50 preimpostate in rapida successione. Senza una cronologia di invio precedente e segnali di engagement, Microsoft lo considera potenziale spam o compromissione.

Tuttavia, la soluzione non è ridurre a zero il volume delle Sequence, ma costruire la reputazione del mittente sulla casella di posta collegata prima di lanciare le campagne.

Come fare il warmup della tua casella di posta collegata per le Sequence di HubSpot

HubSpot non ha uno strumento di email warmup integrato, quindi se stai usando le Sequences tramite una casella di posta Gmail o Microsoft 365 nuova o poco usata, hai bisogno di una soluzione di warmup esterna.

L'email warmup di MailReach si connette direttamente alla tua casella di posta Gmail o Microsoft 365, la stessa casella da cui invii le tue Sequences. Genera interazioni positive (aperture, risposte, preferiti, rimozione dalla cartella spam) da un network di oltre 30.000+ caselle di posta aziendali reali di Google Workspace e Microsoft 365. Questo crea fiducia con gli stessi provider che decidono dove finiscono le email delle tue Sequences.

Ecco come funziona il processo di warmup:

• Settimana 1–2: MailReach aumenta gradualmente il volume di invio sulla casella di posta connessa. Le email di warmup ricevono un coinvolgimento autentico da caselle di posta aziendali reali. Nessuna campagna di massa viene inviata durante questa fase.
• Settimana 3+: Una volta che la reputazione del mittente si stabilizza (visibile tramite il punteggio di reputazione di MailReach), inizia le Sequences a basso volume e aumentale gradualmente.
• Continuo: Continua l'email warmup insieme alle campagne per mantenere la reputazione del mittente. Interrompere l'email warmup mentre si inviano attivamente cold outreach spesso causa un calo della reputazione.

Per un approfondimento sui meccanismi, leggi come funziona l'email warmup.

Il punto cieco dell'Email Health di cui HubSpot non ti parla

La dashboard Email Health di HubSpot è uno strumento di monitoraggio utile, ma solo per le email di Marketing Hub. Se stai facendo cold outreach tramite le Sequences, HubSpot non ti dà alcuna visibilità sulla reputazione del mittente della tua casella di posta connessa. Non sai se le tue email finiscono nello spam finché un potenziale cliente non te lo dice, o peggio, finché la tua pipeline non si esaurisce.

Il punteggio di reputazione di MailReach colma questa lacuna misurando come Google e Microsoft percepiscono la tua casella di posta connessa in base ai segnali di engagement, ai modelli di bounce e ai reclami per spam. Puoi monitorarlo per dominio, per casella di posta e per provider.

Perché un IP dedicato è sbagliato per la maggior parte degli account HubSpot

L'istinto di "ottenere un IP dedicato per risolvere lo spam" è uno degli errori più costosi che gli utenti di HubSpot Marketing Hub commettono. Se il problema è legato al comportamento delle email (frequenza, rilevanza, scarsa gestione dell'opt-in, liste acquistate), un IP dedicato non migliorerà nulla, ma probabilmente peggiorerà le cose perché non potrai più beneficiare della reputazione positiva di altri mittenti sul pool condiviso.

HubSpot raccomanda IP dedicati solo per gli account che inviano oltre 100.000 email al mese, e l'email warmup automatizzato richiede 40 giorni. Per la stragrande maggioranza dei team B2B che usano Marketing Hub, l'IP condiviso va bene perché molto spesso i veri problemi sono l'autenticazione, la qualità delle liste e la reputazione del mittente sulle caselle di posta connesse.

Gli IP dedicati sono legati all'infrastruttura email di Marketing Hub, non alle Sales Hub Sequences inviate tramite caselle di posta Microsoft 365 o Google Workspace connesse. Con Sales Hub, la deliverability dipende principalmente dalla reputazione e dalla configurazione della casella di posta connessa stessa.

Se si elimina la colpa della piattaforma, le vere cause dei problemi di deliverability delle email di HubSpot sono quasi sempre lato utente:

• Configurazione SPF/DKIM/DMARC rotta o incompleta
• Liste di contatti acquistate o estratte con alti tassi di bounce
• Invio a contatti non coinvolti senza soppressione del graymail
• Fare cold outreach tramite Marketing Hub (un ESP opt-in) invece che tramite le Sequences (casella di posta connessa)
• Non fare l'email warmup delle caselle di posta connesse prima di lanciare le Sequences
• Nessun test di posizionamento in inbox, affidandosi a "consegnato" come proxy per "in inbox"

Risolvi la Deliverability delle Email di HubSpot: Piano d'Azione Passo-Passo

Indipendentemente dal percorso di invio che stai seguendo, inizia con questi passaggi e ramifica in base al tuo caso d'uso.

Passaggio 1: Identifica il tuo percorso di invio:

Stai inviando tramite Marketing Hub (newsletter, workflow, email transazionali) o tramite Sales Hub Sequences (cold outreach, follow-up via casella di posta connessa)? Molti team usano entrambi, in tal caso, segui entrambi i percorsi.

Passo 2: Autentica il tuo dominio:

Questo vale per entrambi i percorsi. Configura SPF, DKIM e DMARC. Verifica il branding dei link, così quelli tracciati useranno il tuo dominio e non quello predefinito di HubSpot.

Passo 3 (Marketing Hub): Pulisci le liste e testa il posizionamento:

Abilita la soppressione della graymail. Rimuovi i hard bounce e i contatti non coinvolti. Esegui un test di posizionamento nella casella di posta prima di ogni campagna per vedere dove finiscono effettivamente le email tra i vari provider.

Passo 4 (Sales Hub Sequences): Fai l'email warmup delle caselle di posta connesse:

Prima di lanciare qualsiasi Sequence, fai l'email warmup della tua casella Gmail o Microsoft 365 per almeno 14 giorni usando MailReach. Inizia le Sequence con un volume basso e scala gradualmente. Continua l'email warmup insieme alle campagne per mantenere la deliverability.

Passo 5: Testa prima di ogni campagna o sequence:

Rendi il test di posizionamento nella casella di posta un passaggio standard prima dell'invio, non un audit una tantum. I filtri di Gmail e Outlook si aggiornano regolarmente, quindi ciò che ha funzionato il mese scorso potrebbe non funzionare oggi.

Passo 6: Monitora costantemente:

Per Marketing Hub, usa la dashboard Email Health di HubSpot. Per le Sequence, usa il reputation score di MailReach. È l'unico modo per tracciare la reputazione del mittente sulle caselle di posta connesse, dato che HubSpot non la fornisce.

Come MailReach Colma le Lacune Lasciate Aperte da HubSpot

HubSpot è una potente piattaforma CRM e di marketing, ma non è stata creata come strumento di deliverability, e lascia tre lacune specifiche:

Lacuna 1: Nessun email warmup:

HubSpot non ha una funzione nativa per fare l'email warmup delle caselle di posta connesse prima di eseguire le Sequence. La rete di email warmup di MailReach, composta da oltre 30.000 caselle di posta reali di Google Workspace e Microsoft 365, costruisce la reputazione del mittente attraverso un coinvolgimento autentico, inclusi aperture, risposte, stelline e rimozione dallo spam. 

Lacuna 2: Nessun test di posizionamento nella casella di posta:

HubSpot mostra "consegnato" ma non dove finiscono effettivamente le email. Il test anti-spam di MailReach invia a oltre 30 caselle di posta reali in condizioni reali e mostra il posizionamento tra casella di posta, spam e promozioni, suddiviso per provider. Test gratuiti disponibili ogni giorno.

Lacuna 3: Nessuna visibilità sulla reputazione del mittente per le Sequence:

L'Email Health di HubSpot copre solo Marketing Hub. Il reputation score di MailReach traccia la salute della tua casella di posta connessa per dominio e per provider, con avvisi Slack quando i punteggi diminuiscono.

Le agenzie che gestiscono più account HubSpot dei clienti possono usare il tracciamento della reputazione per dominio di MailReach, l'organizzazione basata su tag e l'API per scalare. Consulta la pagina agenzie di MailReach per i dettagli.

La Vera Domanda Non È "La Deliverability delle Email di HubSpot È Scarsa?"

La vera domanda dovrebbe essere: quale prodotto email di HubSpot stai usando e la tua configurazione è adatta? Se stai inviando email di marketing tramite Marketing Hub, la tua soluzione è l'autenticazione, l'igiene delle liste e il test di posizionamento nella casella di posta per vedere dove finiscono effettivamente le email. L'infrastruttura IP condivisa di HubSpot gestisce il resto.

Se stai facendo outreach tramite Sales Hub Sequences, la tua soluzione è fare l'email warmup della tua casella di posta connessa in modo che Google e Microsoft si fidino del tuo dominio prima di iniziare a inviare campagne. HubSpot non ti dà alcuna visibilità su questo, ma MailReach sì.

La maggior parte dei problemi di deliverability non sono problemi di piattaforma. Sono problemi di configurazione e reputazione. Diagnostica onestamente, risolvi ciò che è effettivamente rotto e testa prima di inviare.

Non sei sicuro che le tue email di HubSpot stiano raggiungendo la casella di posta? Esegui un test anti-spam gratuito, nessuna registrazione richiesta.