Comment archiver des emails dans Outlook

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Archiver des emails dans Outlook, c'est le moyen le plus rapide de garder ta boîte de réception propre sans supprimer des conversations importantes. Contrairement à la suppression (qui efface l'email) ou au déplacement (qui peut perturber les filtres), l'archivage stocke tes emails loin des yeux, mais pas hors de portée.

Voici comment faire ça correctement — sur chaque version d'Outlook — pour que tu puisses désencombrer ta journée sans perdre de données.

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Comment archiver des emails dans Outlook – Plateforme par plateforme

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Appareils différents = méthodes différentes. C'est aussi simple que ça. Outlook ne le rend pas toujours évident, mais tu peux archiver des emails de n'importe où : depuis ton ordinateur, le web ou ton mobile. L'astuce ? Savoir où se trouve ce fichu bouton.

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Outlook Bureau (Windows & Mac)

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Sur ordinateur, l'archivage est rapide et intégré si tu utilises un compte Microsoft 365, Exchange ou IMAP.

Voici comment faire :

1. Sélectionne le ou les emails que tu veux archiver,
2. Clique sur le bouton Archiver dans la barre d'outils supérieure (ou utilise le raccourci : Retour arrière),
3. Et voilà. Outlook déplace les emails vers le dossier Archive (même compte).
   
   

Si tu utilises des fichiers POP ou PST locaux, tu devras peut-être créer manuellement un dossier Archive ou utiliser l'AutoArchive pour les messages plus anciens.

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Outlook Web (Outlook.com / Office365)

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Outlook Web rend ça encore plus simple et rapide.

Voici les quelques étapes à suivre :

1. Ouvre Outlook dans ton navigateur,
2. Passe la souris sur l'email ou sélectionne plusieurs,
3. Clique sur l'icône Archiver (ça ressemble à une boîte avec une flèche vers le bas),
4. Et hop ! Archivé instantanément.
   
   

Tous les messages archivés vont dans le dossier « Archive » du menu de gauche. Et ce qui est bien, c'est que tu peux toujours les rechercher et y accéder, ils ne sont juste plus dans ta boîte de réception principale.

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Application Mobile Outlook (iOS & Android)

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Sur mobile, l'archivage est encore plus rapide, mais seulement si tu as configuré les actions de balayage. Tu ne sais pas comment faire ? Voici quelques astuces : 

1. Ouvre l'application Outlook,
2. Fais glisser l'email vers la gauche ou la droite (selon tes réglages),
3. Si l'archivage est attribué à ce balayage, c'est instantané,
4. Sinon, va dans les Réglages > Options de balayage et attribue l'option Archiver à l'un des côtés.
   
   

Et si tu veux archiver en masse, il suffit d'appuyer longuement pour sélectionner plusieurs emails, puis d'appuyer sur Archiver dans la barre de menu. Et c'est tout. 

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Quand devrais-tu archiver plutôt que supprimer ou déplacer ?

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Archiver est une alternative plus intelligente que de supprimer ou de glisser sans fin des emails dans des dossiers.

Si tu hésites encore, voici quand tu devrais archiver :

• Tu veux vider ta boîte de réception sans perdre l'email pour toujours,
• Tu pourrais avoir besoin de l'info plus tard (par exemple, des factures, des conversations, des références),
• Tu n'as pas le temps de trier mais tu veux le garder accessible,
• Tu gères des réponses de cold outreach que tu veux garder mais ne pas traiter maintenant.
  
  

Quand supprimer :

• Du spam évident ou du contenu non pertinent,
• Tu es 100% sûr que tu n'en auras plus jamais besoin.
  
  

Et surtout quand déplacer :

• Tu as un système de dossiers détaillé et tu veux rester hyper-organisé(e),
• Tu utilises des filtres ou des règles qui dépendent de l'emplacement des dossiers.

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Une boîte de réception organisée, c'est bien, mais garde en tête qu'une boîte de réception warmed-up, c'est bien mieux. Pourquoi ? Tout simplement parce que même sans aucun désordre, tes emails n'arriveront pas si ton domaine n'est pas de confiance. 

Notre solution ? Profite de l'Email Warmup de Mailreach pour booster ta délivrabilité, construire la réputation de ton domaine et garder tes emails hors du spam, tout-en-un. 

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Où vont les emails archivés dans Outlook ?

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Tu as cliqué sur « Archiver »… et maintenant ? Où va cet email, concrètement ?

Outlook a un dossier Archive dédié, séparé de ta boîte de réception, des éléments supprimés ou des dossiers personnalisés. Tu le trouveras dans le panneau de gauche d'Outlook (version bureau, web ou mobile), généralement sous la structure de ta boîte de réception.

Voici quelques faits clés :

• Les emails archivés sont toujours consultables
• Ils ne sont ni supprimés ni cachés
• Ils n'affectent pas ton quota de boîte de réception (dans la plupart des cas)
• Ils n'apparaîtront pas dans votre boîte de réception à moins que vous ne les remettiez manuellement
  
  

Et non, archivé ne veut pas dire archivé pour toujours. Ça signifie simplement que vous pouvez les remettre, y répondre ou les ré-étiqueter n'importe quand.

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Astuces de pro pour organiser votre boîte de réception Outlook

Archiver, ça aide, c'est sûr, mais si votre boîte de réception ressemble toujours à un chaos numérique, il vous faut un système. Les utilisateurs les plus malins ne se contentent pas d'archiver les emails, ils préfèrent automatiser, prioriser et faire le ménage régulièrement. Bonne nouvelle, voici quelques astuces de pro qui vous aideront à construire une boîte de réception qui tourne comme une machine, pour que vous passiez moins de temps à cliquer et plus de temps à conclure. 

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Mettez en place des règles pour archiver automatiquement les newsletters ou les vieilles conversations

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Si vous archivez manuellement les mêmes types d'emails chaque semaine, arrêtez. Le système de règles d'Outlook peut faire ce travail pour vous, automatiquement. Définissez des règles pour identifier les newsletters, les emails transactionnels ou toute conversation de plus de X jours, et déplacez-les instantanément vers votre Archive ou un dossier personnalisé. Ça désencombre votre boîte de réception en temps réel, sans que vous ayez à lever le petit doigt. Astuce de pro : associez les règles d'auto-archivage à des filtres par mots-clés pour garder les messages de faible priorité hors de votre vue, sans rien supprimer d'important.

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Utilisez les catégories et les drapeaux pour trier ce qui nécessite un suivi

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Si vous pensez qu'atteindre l'inbox zero, c'est juste faire le ménage, vous vous trompez complètement. Il s'agit plutôt de savoir ce qui nécessite vraiment une action. 

Les catégories et les drapeaux vous permettent de transformer votre boîte de réception en un gestionnaire de tâches simple et codé par couleurs. C'est pourquoi vous devez attribuer des catégories comme « Client », « Urgent » ou « À revoir », et utiliser des drapeaux pour marquer les emails qui nécessitent un suivi cette semaine. 

L'idée, c'est de rester cohérent, car ça vous permettra de filtrer votre boîte de réception par type d'action, et pas seulement par expéditeur ou sujet. C'est un moyen rapide de voir ce qui est urgent, ce qui est en attente et ce que vous pouvez ignorer en toute sécurité.

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Activez la boîte de réception Prioritaire pour séparer le signal du bruit

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La boîte de réception Prioritaire d'Outlook est votre filtre de signal intégré. Ça signifie qu'elle divise automatiquement votre boîte de réception en deux onglets en fonction de votre comportement. 

En pratique, les emails importants restent en première ligne, les distractions sont mises de côté. Ce n'est pas parfait dès le départ, mais plus vous l'utilisez, plus ça devient intelligent. Vous pouvez même l'entraîner en déplaçant des emails entre les onglets, et ça commencera à prioriser ce qui compte. 

Si vous êtes noyé sous les mises à jour, les alertes et les CC, ce réglage peut réduire votre charge mentale de moitié.

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Planifiez une session hebdomadaire Inbox Zero — vider, archiver, nettoyer

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N'attendez pas que le chaos de votre boîte de réception se règle tout seul, car la meilleure solution reste de bloquer du temps chaque semaine pour faire le point. Une session hebdomadaire « Inbox Zero » vous permet d'archiver ce qui est fait, de supprimer ce qui est inutile et de redéfinir les priorités de ce qui compte. 

Et oui, ça ne prend que 15 à 20 minutes, mais ça vous fait gagner des heures de changement de contexte et de suivis manqués plus tard. En bonus, vous pouvez aussi utiliser ce temps pour vider votre dossier Éléments envoyés et nettoyer vos Brouillons. Pensez-y comme à une maintenance pour votre cerveau. Vous n'avez pas besoin de répondre à tout, mais vous devez juste le voir.

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Combinez avec des outils comme Mailreach pour surveiller la délivrabilité pendant que vous restez organisé

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Même une boîte de réception parfaitement organisée ne servira à rien si vos emails ne sont pas délivrés. C'est là que Mailreach intervient. Alors qu'Outlook vous aide à gérer les réponses et le désordre, Mailreach travaille en arrière-plan pour maintenir la bonne santé de votre réputation d'expéditeur. 

Il surveille la délivrabilité, chauffe votre domaine (warmup), et aide à empêcher vos emails froids d'atterrir dans les spams. Combinez ça avec une boîte de réception propre, et vous serez inarrêtable, organisé, réactif, et toujours prêt pour l'inbox quand ça compte.

Une boîte de réception en désordre, c'est pas top, mais un email bloqué, c'est vraiment pire. Pour éviter ça, le mieux est de faire passer votre email ou votre newsletter par le Spam Test de Mailreach, avant même de l'envoyer.

On vous montrera exactement où il atterrit, et surtout comment le corriger rapidement s'il n'arrive pas en boîte de réception. De rien ! 

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