Cómo mejorar la colocación en la bandeja de entrada para la divulgación B2B

La mayoría de los equipos asumen que si un correo electrónico se «entrega», está cumpliendo su función. Pero la entrega solo significa que un servidor ha aceptado tu mensaje, no que alguien lo haya visto realmente. En la prospección en frío B2B, esa brecha es donde la mayoría de los canales de venta se rompen silenciosamente.

Los correos electrónicos fríos se someten a un escrutinio más riguroso porque los destinatarios no te conocen, y la mayoría de los proveedores de correo electrónico y filtros de spam evalúan cada correo electrónico en función de tres aspectos: la reputación del remitente, la configuración del envío y el contenido del correo electrónico. Las normas de Gmail para 2024 y las comprobaciones de reputación de Microsoft 365 lo hacen aún más estricto, y ahora cualquier pequeño desliz hace que los mensajes se envíen a la carpeta de spam o «Otros» sin previo aviso.

Por eso, aunque tengas una tasa de entrega del 99 %, puedes perder entre un 20 % y un 30 % de los mensajes que llegan a carpetas ocultas, lo que genera una pérdida invisible que tu equipo sigue intentando recuperar.

Esta guía muestra cómo medir correctamente la colocación en la bandeja de entrada y recuperar la confianza con un plan disciplinado de 30/60/90 días.

Cómo medir la ubicación en la bandeja de entrada 

La ubicación en la bandeja de entrada te indica dónde acaba realmente tu correo electrónico, ya sea en la bandeja de entrada, en la de spam o en la de promociones, y no solo si se ha entregado. Para la captación de clientes B2B, es la métrica de éxito más importante que probablemente no estés siguiendo.

Analicémoslo:

• Entrega = el mensaje fue aceptado por el servidor de correo del destinatario (no fue devuelto).
  
  
• Colocación en la bandeja de entrada (capacidad de entrega) = el mensaje ha llegado a una carpeta visible. Por ejemplo, la bandeja de entrada principal en lugar de la carpeta de spam, correo no deseado o la pestaña Promociones.

Estos dos términos suelen confundirse, pero no son lo mismo. Puedes tener una tasa de entrega del 99 % y seguir siendo prácticamente invisible si una gran parte de los mensajes van a parar a la carpeta de spam o a la pestaña Promociones.

Por qué no se puede confiar en las tasas de apertura y clics

Los correos electrónicos abiertos y los clics solían ser indicadores fiables de la ubicación, pero ya no lo son. Hoy en día, están muy distorsionados por:

• Protección de la privacidad de Apple Mail (MPP)
• VPN y servidores proxy
• Escáneres de seguridad y precarga de enlaces

Este efecto es especialmente común en el ámbito B2B, donde los cortafuegos corporativos y los sistemas antispam suelen abrir o filtrar los mensajes antes de que lleguen al usuario final. Estas aperturas falsas crean una sensación engañosa de compromiso, por lo que es esencial realizar pruebas de colocación en la bandeja de entrada.

Utiliza herramientas de prueba de bandeja de entrada para medir la ubicación real en la bandeja de entrada.

Herramientas como la prueba de spam de Mailreach te ayudan a medir la verdadera ubicación en la bandeja de entrada, ya que te permiten enviar correos electrónicos a una red de buzones de correo reales en Google Workspace, Gmail, Office 365, Outlook y más. Esto te brinda una visibilidad que los ESP no pueden ofrecer y te ayuda a validar tu configuración técnica, contenido y comportamiento de envío antes de lanzar una campaña en vivo. Revelan tu verdadero estado de ubicación en la bandeja de entrada, mostrando si tu mensaje fue:

• Entregado en la bandeja de entrada principal
• Filtrado a Promociones (Gmail)
• Enviado a las carpetas de spam/correo no deseado

Estas pruebas proporcionan información útil que muchos paneles de control de ESP y CRM no ofrecen.

Ver tendencias de la tasa de apertura por dominio

Aunque las tasas de apertura no son 100 % precisas, las caídas repentinas por parte de los proveedores (por ejemplo, Gmail o Outlook) siguen siendo una señal de alerta. Si observa lo siguiente:

• Tarifas de entrega normales comunicadas
• Las tasas de apertura de Gmail caen drásticamente
• Disminución de la tasa de respuesta (para la captación en frío)

Eso indica que tu correo electrónico podría no llegar a la bandeja de entrada de Gmail, sino que probablemente se esté enviando a la carpeta de spam o a la pestaña de promociones.

Pruebas de capas con Gmail Postmaster y Microsoft SNDS

Para profundizar más, combina tus pruebas con herramientas gratuitas de reputación del remitente:

• Herramientas para administradores de Gmail: realiza un seguimiento de la reputación del dominio, las denuncias de spam y los resultados de autenticación. Esto resulta muy útil para remitentes con un gran volumen de envíos y casos de uso B2C. Si su volumen de envíos es demasiado bajo, los datos no serán visibles. 
• Microsoft SNDS: Proporciona información sobre la reputación IP para los destinatarios de Outlook.com y Microsoft 365. Es especialmente útil para la divulgación B2B.

Aunque estas herramientas no muestran directamente la ubicación en la bandeja de entrada, ayudan a identificar los problemas que causan fallos en la ubicación, como altas tasas de denuncias de spam o falta de autenticación.

Factores técnicos clave que afectan a la colocación en la bandeja de entrada

Si tus correos electrónicos no solicitados terminan en la carpeta de spam, a menudo se debe a que los proveedores de correo electrónico no confían en tu configuración de envío, la reputación del remitente o el contenido. Gmail, Outlook y los filtros corporativos evalúan la infraestructura subyacente. Esto es lo que tu equipo de ingeniería o ESP debe auditar y corregir para mejorar la entrega en la bandeja de entrada.

SPF, DKIM y DMARC

Empieza por comprobar la autenticación. SPF, DKIM y DMARC son las señales fundamentales que indican a los ISP que eres un remitente legítimo. Para la divulgación B2B, especialmente en dominios fríos, tus registros deben estar limpios y alineados.

• SPF debe autorizar todas las herramientas o plataformas que envían correos electrónicos en su nombre. 
• La firma DKIM debe estar habilitada y utilizar selectores coherentes en todos los dominios de envío. 
• Inicie DMARC en modo de supervisión (p=none) y vaya endureciendo gradualmente la política hasta p=quarantine o p=reject a medida que confirme la alineación y las bajas tasas de fallo. 
• Si su campaña de captación en frío utiliza un subdominio como hola.suempresa.com, necesitará sus propios registros DNS correctamente configurados.

No hagas conjeturas, haz pruebas. Envía un correo electrónico a tu propia dirección y comprueba los encabezados (SPF=aprobado, DKIM=aprobado, DMARC=aprobado), o utiliza la herramienta de prueba de spam de MailReach para confirmar la autenticación en todos los proveedores.

Gestión de la reputación de dominios e IP

Gmail evalúa la reputación del remitente a nivel de dominio, mientras que Microsoft 365 sopesa conjuntamente la reputación de la IP y del dominio. Microsoft SNDS puede ayudar a diagnosticar problemas de IP.

Siempre que sea posible, utilice un subdominio específico para la captación en frío, a fin de evitar contaminar la reputación de su dominio principal.

Las direcciones IP dedicadas solo son beneficiosas si tus prácticas de envío son excepcionales; de lo contrario, las direcciones IP compartidas proporcionan más estabilidad porque equilibran la reputación.

Volumen, cadencia y consistencia

Los picos repentinos de volumen son una de las formas más rápidas de dañar su posicionamiento. Los proveedores de buzones de correo esperan patrones naturales y consistentes. Eso significa que no deben producirse aumentos repentinos en un solo día ni pausas largas seguidas de grandes envíos.

Calienta nuevos dominios y bandejas de entrada gradualmente utilizando una herramienta de calentamiento automatizada. 

• Nuevo calentamiento de la bandeja de entrada: ~2 semanas
  
  
• Reparación de dominios dañados: 4-8+ semanas
  
  
• Límites de envío: 50-80 correos electrónicos fríos al día para las bandejas de entrada de Google Workspace y Microsoft 365 (menos para los remitentes SMTP personalizados).

Una vez que esté en marcha, mantenga un calendario diario predecible de envíos con volúmenes constantes.

Higiene técnica e integridad del contenido

La configuración de tu infraestructura debe parecer limpia y coherente desde el exterior. El rDNS debe resolver tu dirección IP de envío a tu dominio. Tu dominio Return-Path debe coincidir con el dominio de envío (o estar autorizado mediante la alineación SPF/DKIM). Si utilizas el seguimiento de enlaces, configura un dominio de seguimiento personalizado con tu marca en lugar de utilizar el predeterminado del ESP.

Audita todos los enlaces de tus plantillas. Elimina cualquier URL rota, cadena de redireccionamiento y nombres de visualización que no coincidan en el campo «De:» (el nombre visible del remitente). Los filtros de spam suelen marcar estas pequeñas inconsistencias como factores de riesgo, incluso cuando tu contenido es legítimo.

Cuando tu infraestructura está bien configurada, tu volumen de envíos es constante y la reputación de tu dominio es buena, los proveedores de buzones de correo son más propensos a colocar los mensajes en la bandeja de entrada. Sin esa base, incluso el correo electrónico frío mejor redactado puede no llegar a la bandeja de entrada.

Estrategias de contenido para la entregabilidad de correos electrónicos fríos

Una vez que tu DNS y la configuración de envío estén bloqueados, tu contenido se convierte en el siguiente filtro de entregabilidad. 

Incluso una configuración técnica sólida puede fallar si el texto de tu correo electrónico activa las reglas de filtrado. Esto es especialmente cierto en el caso de los contactos en frío, en los que no hay un historial previo de interacción que suavice el impacto.

Factores que influyen en la calidad del contenido y que deben evitarse en la divulgación B2B

Incluso las comunicaciones legítimas pueden activar los filtros de spam si su contenido despierta sospechas. Aunque los filtros de spam han evolucionado más allá de las listas básicas de «palabras spam», siguen penalizando las frases arriesgadas (como «Actúe ahora» o «Tasa de apertura garantizada»), el formato descuidado y las señales estructurales que se asemejan al marketing masivo.

Nombres y direcciones de remitente que no coinciden (como «John de Acme» noreply@xyz.com) son señales de alerta. Utilice un formato limpio y fiable, un nombre personal con un dominio que coincida.

Además, evita los acortadores de enlaces (como bit.ly), que los spammers suelen utilizar de forma abusiva, y ten cuidado con los enlaces en general, ya que incluso un pequeño número puede activar el filtrado en los sistemas corporativos. Evita copiar y pegar los pies de página predeterminados de los ESP. Un pie de página legal extenso al final de un correo electrónico no solicitado suele provocar que se coloque en la pestaña Promociones o en la carpeta Spam.

Ten cuidado con los archivos adjuntos, las imágenes excesivas, el texto en rojo, la puntuación agresiva y los signos de exclamación. Todos ellos son desencadenantes habituales del spam.

Lista de verificación para corregir el texto de un correo electrónico frío

Mantén un formato sencillo y humano. Los mensajes de texto sin formato o con un formato sencillo suelen funcionar mejor que los diseños HTML complejos. Adapta el asunto y la frase inicial para que parezcan intencionados y relevantes para el destinatario.

Incluye una llamada a la acción clara y sin complicaciones, idealmente pidiendo una respuesta. Las respuestas son la señal positiva más fuerte para la colocación en la bandeja de entrada, mucho más significativa que las aperturas o los clics.

Maximizar la participación positiva

El compromiso impulsa la colocación. Pide una respuesta, no un clic. Si un destinatario mueve tu mensaje de Spam a la bandeja de entrada o hace clic en «No es basura», esa acción es una señal positiva muy poderosa. Añadir al remitente a los contactos, responder, reenviar o marcar como importante también son señales fuertes que Gmail y Outlook premian.

Deja de enviar correos electrónicos a destinatarios que no están interesados después de varios intentos (normalmente entre tres y cinco mensajes). Seguir enviando correos a personas que no responden reduce la reputación de tu dominio. Elimina las direcciones inactivas de forma proactiva. Las tasas de rebote bajas (por debajo del 3-5 %) son aceptables, pero las denuncias por spam se penalizan severamente, incluso unas pocas pueden dañar la posición. 

Si tu mensaje se lee como una conversación genuina y personalizada, y los destinatarios interactúan con él, superarás constantemente a los competidores que dependen de la automatización y el volumen. La colocación en la bandeja de entrada recompensa en última instancia la autenticidad, la intención y la relevancia por encima de las plantillas y los atajos, ya que los filtros detectan la automatización repetitiva mucho antes que los mensajes humanos y reflexivos.

También es fundamental mantener una interacción constante mediante el calentamiento del correo electrónico. Herramientas como Mailreach simulan respuestas y acciones en la bandeja de entrada para mejorar automáticamente tu reputación como remitente. Esto resulta especialmente útil al crear nuevas bandejas de entrada o al recuperarse de problemas de colocación.

Plan de mejora de la colocación en la bandeja de entrada en 30/60/90 días

Este manual de 90 días te ayudará a estabilizar tu reputación como remitente, recuperar la confianza de los proveedores de buzones de correo y ampliar el envío de correos electrónicos en frío sin caer en las trampas de spam.

Días 1-30: Diagnosticar y estabilizar

Tu prioridad es identificar los problemas del buzón de entrada y resolver los riesgos técnicos antes de aumentar el volumen de envíos.

• Realiza una prueba de spam con la herramienta de MailReach para ver dónde llegan tus correos electrónicos en Gmail, Outlook y los filtros corporativos.
• Corrija SPF, DKIM y DMARC; verifique la alineación; asegúrese de que DKIM pase incluso si los selectores difieren.
• Confirmar la higiene del DNS (Return-Path, rDNS, CNAMEs, dominio de seguimiento personalizado).
• Comience el calentamiento y manténgalo en funcionamiento todos los días.
• Elimine los contactos de alto riesgo y obsoletos; mantenga las tasas de rebote por debajo del 3-5 % y evite cualquier queja.
• Utilice Gmail Postmaster y SNDS para obtener señales direccionales (es posible que Postmaster no muestre todos los datos de los remitentes con poco volumen).
• Observe los patrones específicos de cada proveedor; considere las caídas en las tasas de apertura solo como advertencias leves.
  

Días 31-60: Reconstruir la reputación

• Continúa con el calentamiento junto con la divulgación (los dominios dañados suelen necesitar entre 4 y 8 semanas o más para recuperarse).
• Envía correos electrónicos solo a clientes potenciales verificados y relevantes.
• Utilice correos electrónicos de baja o ruptura para minimizar el riesgo de quejas.
• Prueba diferentes líneas de asunto y variaciones del texto para ver cuáles llegan mejor a la bandeja de entrada, y dale prioridad a los que generan más respuestas.
• Mantén un volumen constante; evita clonar plantillas idénticas en las bandejas de entrada para impedir la detección de patrones.

Días 61-90: Escalar de forma inteligente y sostenible

• Añade una segunda bandeja de entrada o subdominio para distribuir el volumen y reducir el riesgo.
• Utilice una lista de verificación de control de calidad SDR: revisión de contenido, auditoría de enlaces, comprobación de encabezados y comprobación de huellas de automatización.
• Envío de 30 a 50 correos electrónicos fríos al día por bandeja de entrada de GWS/O365; utilice límites más bajos para las bandejas de entrada SMTP personalizadas.
• Realiza pruebas mensuales de la bandeja de entrada de MailReach y supervisa las principales listas negras (Spamhaus, Barracuda).
• Mantenga el calentamiento del correo electrónico en segundo plano para mantener una interacción positiva constante a medida que aumenta el volumen.
• Realiza un seguimiento semanal de las respuestas y las tasas de quejas, ya que los pequeños cambios repercuten rápidamente en la ubicación.

En un plazo de 90 días, su dominio debería mostrar una reputación más sólida, una mayor colocación en la bandeja de entrada y un rendimiento más predecible en la captación de clientes potenciales.

Qué esperar cuando se prioriza la tasa de entrega en la bandeja de entrada

El contacto en frío B2B exige precisión. Incluso pequeños errores, como saltarse el calentamiento adecuado o configurar incorrectamente los protocolos de autenticación, pueden desviar silenciosamente tus correos electrónicos a la carpeta de spam. Una vez que eso ocurre, las respuestas desaparecen, el progreso del proceso se ralentiza y las métricas de rendimiento ya no reflejan la realidad.  

La ubicación en la bandeja de entrada es el indicador de rendimiento real que le proporciona información útil sobre el rendimiento del correo electrónico.

Utilice esta guía como referencia:

• Configura tu SPF, DKIM y DMARC.
• Calienta cada bandeja de entrada gradualmente.
• Realiza pruebas de posicionamiento en la bandeja de entrada antes de cada campaña importante.
• Supervise la reputación y el compromiso del remitente entre los distintos proveedores.

Utiliza la herramienta de colocación en bandeja de entrada de MailReach para ver dónde llegan tus correos electrónicos y por qué.

Empieza a utilizar MailReach.