7 praktische Schritte zum Festlegen von MX-Einträgen für Office 365

Alle Mailbox-Anbieter haben ihre eigenen technischen Anforderungen für die Domain-Einrichtung und die Konfiguration von MX-Einträgen. Diese Details spielen eine entscheidende Rolle für die Weiterleitung und Zustellung von E-Mails. Microsoft 365 bildet hier keine Ausnahme und erfordert die genaue Konfiguration bestimmter MX-Einträge, damit E-Mails wie vorgesehen funktionieren. 

Da MX-Einträge bestimmen, wohin eingehende E-Mails zugestellt werden, können selbst geringfügige Fehlkonfigurationen zu zurückgewiesenen Nachrichten, verzögerter Zustellung oder Dienstunterbrechungen führen. Aus diesem Grund gehen wir in diesem Blogbeitrag sieben praktische Schritte durch, die Ihnen helfen, MX-Einträge für Microsoft 365 korrekt zu konfigurieren, um einen stabilen E-Mail-Fluss und einen reibungslosen Übergang während der Einrichtung oder Migration zu gewährleisten.

MX-Einträge für Office 365 verstehen

Jeder Mailbox-Anbieter hat eine einzigartige MX-Eintragskonfiguration, und Office 365 erfordert spezifische Konfigurationen. Ein klares Verständnis dieser Grundlagen hilft, Fehlkonfigurationen zu vermeiden und gewährleistet vom ersten Tag an eine zuverlässige E-Mail-Weiterleitung.

Anforderungen an MX-Einträge für Microsoft 365

Microsoft 365 erfordert einen bestimmten MX-Eintrag, der E-Mails über die E-Mail-Schutzinfrastruktur von Microsoft weiterleitet. Das Format sieht in der Regel wie folgt aus:

Ihre-Domain.Mail.Protection.Outlook.com

Dieser Wert ist für jeden Mandanten einzigartig. Die Wiederverwendung eines MX-Eintrags aus einer anderen Domäne oder Umgebung ist eine häufige Ursache für Probleme bei der E-Mail-Zustellung.

Jeder MX-Eintrag enthält auch einen Prioritätswert. Microsoft empfiehlt häufig die Priorität 0, aber viele DNS-Anbieter verwenden standardmäßig 10 oder niedrigere Zahlen. Das wichtigste Prinzip, das Sie beachten sollten, ist, dass die niedrigste Zahl immer die höchste Priorität hat. Probleme treten häufig auf, wenn der MX-Eintrag eines älteren Anbieters eine niedrigere Prioritätszahl als Microsoft hat oder wenn mehrere MX-Einträge mit derselben Priorität konfiguriert sind.

Eine genaue Weiterleitung ist die Grundvoraussetzung für eine zuverlässige E-Mail-Zustellung. Die Platzierung im Posteingang hängt davon ab, was nach der Weiterleitung geschieht, einschließlich Authentifizierungs- und Reputationssignalen. Aus diesem Grund überprüfen Teams während eines Zustellbarkeitstests häufig den E-Mail-Fluss zusammen mit dem Verhalten bei der Platzierung im Posteingang.

Da Routing-Probleme häufig zusammen mit der Platzierung im Posteingang und dem Authentifizierungsverhalten diagnostiziert werden, überprüfen Teams den E-Mail-Fluss in der Regel im Rahmen einer umfassenderen Zustellbarkeitsprüfung. 

Wenn Sie verstehen möchten, wie diese Signale in der Praxis bewertet werden, finden Sie in diesem Leitfaden zum Testen der E-Mail-Zustellbarkeit und deren korrekter Durchführung eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit deren Hilfe Sie feststellen können, wo die Zustellung über die MX-Konfiguration hinaus fehlschlägt.

Wo finden Sie Ihre MX-Einträge für Office 365?

Der korrekte MX-Eintrag für Ihre Domain ist im Microsoft 365 Admin Center verfügbar. Melden Sie sich an, gehen Sie zu „Einstellungen“, dann zu „Domains“, wählen Sie Ihre Domain aus und öffnen Sie den Abschnitt „DNS-Einträge“. Microsoft zeigt den genauen MX-Wert an, der Ihrem Mandanten zugewiesen ist, zusammen mit einer empfohlenen Priorität.

In komplexeren oder hybriden Umgebungen verwalten Administratoren die E-Mail-Weiterleitung häufig über die Exchange-Verwaltungstools von Microsoft. Diese Tools zeigen denselben MX-Eintrag an wie das Microsoft 365 Admin Center, da Microsoft einen einzigen mandantenspezifischen Endpunkt für eingehende E-Mails zuweist.

Checkliste für die Vorkonfiguration

Vor der Aktualisierung der MX-Einträge müssen einige wichtige Voraussetzungen überprüft werden. Diese Überprüfungen tragen dazu bei, Unsicherheiten während der Änderung zu minimieren und eine schnellere Wiederherstellung zu ermöglichen, falls der E-Mail-Fluss nicht wie erwartet funktioniert.

Wichtige Überlegungen vor DNS-Aktualisierungen

• Überprüfen Sie die Domain-Inhaberschaft in Microsoft 365
  Stellen Sie sicher, dass die Domain im Admin-Center vollständig überprüft wurde, da Microsoft keine E-Mails für nicht überprüfte Domains akzeptiert.
  
• Dokumentieren Sie vorhandene MX-Einträge
  Erstellen Sie Screenshots oder exportieren Sie die aktuellen DNS-Einstellungen, einschließlich Prioritäts- und TTL-Werten. Dies bietet eine klare Referenz für die Rückabwicklung.
  
• Identifizieren Sie alle E-Mail-abhängigen Dienste
  Listen Sie Systeme/Tools auf, die E-Mails für die Domain senden oder empfangen, z. B. CRM-Plattformen, Helpdesk-Tools und Rechnungsbenachrichtigungen. Diese sind häufig auf bestimmte Routing- oder Authentifizierungsdatensätze angewiesen.
  
• Planen Sie die Änderungen während Zeiten mit geringem Datenverkehr
  Führen Sie Aktualisierungen durch, wenn weniger Nachrichten übertragen werden. Dadurch werden die Auswirkungen von Übertragungsverzögerungen reduziert.
  
• Entscheiden Sie sich für einen Rollback-Plan
  Behalten Sie den vorherigen MX-Eintrag vorübergehend mit einer niedrigeren Priorität bei, damit E-Mails bei Bedarf weitergeleitet werden können.
  
• Sichern Sie bei Bedarf wichtige E-Mails. Änderungen am MX-Eintrag v
  löschen keine vorhandenen E-Mails. Backups sind zwar nicht zwingend erforderlich, bieten jedoch eine zusätzliche Risikominderung bei komplexen oder folgenschweren Migrationen.

7 Schritte zum Konfigurieren von MX-Einträgen für Office 365

Die Konfiguration von MX-Einträgen für Office 365 erfordert Präzision und die richtige Abfolge von Schritten. Die folgenden Schritte beschreiben einen klaren, praktischen Ansatz, um eine korrekte Einrichtung und einen unterbrechungsfreien E-Mail-Fluss sicherzustellen.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Domain in Microsoft 365

Bevor Sie MX-Einträge für Office 365 konfigurieren, muss Microsoft bestätigen, dass Sie die Domain kontrollieren. Dieser Überprüfungsschritt ist erforderlich, bevor Routingänderungen wirksam werden. Er hat keine Auswirkungen auf den E-Mail-Fluss oder vorhandene Nachrichten.

Die Überprüfung erfolgt im Microsoft 365 Admin Center. Melden Sie sich an, öffnen Sie die Domänenverwaltung und fügen Sie die Domäne hinzu, die Sie für E-Mails verwenden möchten. Microsoft führt Sie durch einen kurzen Überprüfungsprozess, der mit Ihrem DNS verknüpft ist.

Die gängigste Methode verwendet einen TXT-Eintrag. Microsoft generiert einen eindeutigen Wert, den Sie bei Ihrem DNS-Anbieter veröffentlichen. Sobald dieser Eintrag sichtbar ist, überprüft Microsoft ihn, um die Eigentumsrechte zu bestätigen. Diese Überprüfung erfolgt passiv. E-Mails werden nicht umgeleitet und die Zustellung wird nicht unterbrochen.

Die meisten Verifizierungsfehler sind auf einfache Probleme zurückzuführen:

• Der TXT-Eintrag wird unter dem falschen Hostnamen hinzugefügt.
  
• Der Wert wird falsch kopiert oder abgeschnitten.
  
• Ein älterer Verifizierungsdatensatz ist noch vorhanden.

In den meisten Fällen reicht es aus, die Daten zu korrigieren und etwas Zeit für die DNS-Propagierung zu warten. Die Überprüfung ist oft innerhalb von 15 Minuten abgeschlossen, bei einigen DNS-Anbietern kann es jedoch bis zu 72 Stunden dauern. 

Schritt 2: Suchen Sie Ihre aktuellen MX-Einträge

Bevor Sie Microsoft 365 in Ihr DNS einführen, benötigen Sie einen klaren Überblick darüber, wie E-Mails derzeit weitergeleitet werden. Bei diesem Schritt geht es um Transparenz, nicht um Veränderungen.

Beginnen Sie bei dem DNS-Anbieter, der Ihre Domain verwaltet. In der Regel handelt es sich dabei um den Registrar, bei dem die Domain gekauft wurde, oder um einen DNS-Dienst, auf den die Domain später verweisen wurde, wie beispielsweise GoDaddy, Namecheap oder Cloudflare. Die Benutzeroberfläche unterscheidet sich, aber das Ziel ist immer, auf die Zonendatei zuzugreifen, in der sich die E-Mail-Einträge befinden.

Sobald Sie sich in der DNS-Verwaltung befinden, schauen Sie sich nur die MX-Einträge an. Nehmen Sie noch keine Änderungen vor.

Aktuelle Konfiguration erfassen:

• Mailserver-Ziel
  
• Prioritätswert
  
• TTL-Einstellung
  

Eine schnelle Möglichkeit, dies zu strukturieren, besteht darin, das, was Sie sehen, in einer einfachen Tabelle zu dokumentieren.

Dieser Moment ist wichtiger, als die meisten Teams erwarten. Konflikte während der Migration zu Office 365 entstehen in der Regel durch alte MX-Einträge, die nie entfernt wurden, oder durch Prioritätswerte, die noch immer einen früheren Anbieter bevorzugen.

Schritt 3: Fügen Sie den Microsoft 365 MX-Eintrag hinzu

Melden Sie sich bei dem DNS-Anbieter an, der Ihre Domain verwaltet, und öffnen Sie den Bereich, in dem MX-Einträge bearbeitet werden. Die meisten Anbieter bezeichnen diesen Bereich als DNS-Verwaltung, Zoneneinstellungen oder E-Mail-Einträge. Die Bezeichnungen unterscheiden sich, aber das Ziel ist dasselbe.

Fügen Sie einen neuen MX-Eintrag mit den von Microsoft 365 bereitgestellten Werten hinzu.

Microsoft empfiehlt in der Regel Priorität 0, aber viele DNS-Anbieter verwenden standardmäßig 10 oder andere Nummerierungskonventionen. Wichtig ist die Reihenfolge. Der MX-Eintrag für Microsoft 365 muss die niedrigste Nummer haben, damit er zuerst versucht wird.

TTL-Einstellungen werden oft missverstanden. Niedrigere Werte wie 300 oder 600 Sekunden sind während des Testens in Ordnung, aber TTL steuert nicht die globale Ausbreitungsgeschwindigkeit. Es beeinflusst nur, wie lange Resolver den Datensatz zwischenspeichern. Die Standardeinstellung des Anbieters zu belassen, ist in der Regel ausreichend.

Einige DNS-Plattformen weisen Eigenheiten auf, die zu subtilen Fehlern führen können:

• Bestimmte Anbieter verlangen einen Punkt am Ende des MX-Werts.
  
• Andere fügen automatisch Ihren Domainnamen hinzu.
  
• Priorität kann stattdessen als Präferenz bezeichnet werden.
  

Überprüfen Sie nach dem Speichern des Datensatzes den Wert noch einmal auf Tippfehler und Formatierungsprobleme. Schon ein einziges fehlendes Zeichen kann die Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Schritt 4: Den richtigen Prioritätswert festlegen

MX-Einträge werden anhand ihrer Priorität ausgewertet. Die Regel ist einfach: Einträge mit niedrigeren Zahlen werden zuerst versucht. Wenn mehrere MX-Einträge vorhanden sind, erhält der Eintrag mit dem niedrigsten Wert E-Mails vor den anderen.

Microsoft empfiehlt häufig die Verwendung der Priorität 0 für seinen MX-Eintrag, dies ist jedoch keine zwingende Voraussetzung. Einige Registrare verwenden standardmäßig die Priorität 5 oder 10, andere lassen die Priorität 0 überhaupt nicht zu. Entscheidend ist nicht die Zahl selbst, sondern dass der MX-Eintrag von Microsoft unter allen aktiven MX-Einträgen für die Domain den niedrigsten Prioritätswert hat.

Wenn die Priorität nicht richtig eingestellt ist, werden eingehende E-Mails möglicherweise weiterhin an den vorherigen Anbieter weitergeleitet, obwohl der Microsoft 365-Eintrag vorhanden ist. Aus diesem Grund sehen Migrationen manchmal oberflächlich betrachtet erfolgreich aus, während Nachrichten weiterhin im alten System ankommen.

Es ist normal, mehr als einen MX-Eintrag zu haben. Höhere Prioritätswerte werden in der Regel für das Fallback-Routing verwendet, und in einigen Umgebungen teilen sich mehrere MX-Einträge absichtlich dieselbe Priorität, um die Last zu verteilen. Probleme treten nur auf, wenn gleiche Prioritäten unbeabsichtigt hinzugefügt werden, ohne dass ein klarer Routing-Plan vorliegt.

Bei schrittweisen Migrationen oder hybriden Konfigurationen ist es oft sicherer, den alten MX-Eintrag vorübergehend beizubehalten. Weisen Sie ihm in diesem Fall eine höhere Prioritätsnummer zu, damit er nur dann E-Mails empfängt, wenn die Server von Microsoft nicht verfügbar sind.

Schritt 5: Entfernen Sie alte MX-Einträge

Sobald Microsoft 365 E-Mails erfolgreich empfängt, muss als Nächstes überlegt werden, wie der MX-Eintrag des bisherigen Anbieters verwaltet werden soll. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie sicher Sie sich hinsichtlich des aktuellen E-Mail-Flusses sind und ob es sich um eine einfache oder eine hybride Umgebung handelt.

Wenn mehrere SPF-Einträge vorhanden sind, müssen diese zu einem einzigen Eintrag zusammengefasst werden. Wenn mehr als ein SPF-Eintrag vorhanden ist, schlägt die Authentifizierung fehl. Nach der Aktualisierung des Eintrags empfiehlt es sich, das Endergebnis mit einem SPF-Checker zu überprüfen, um sicherzustellen, dass der Eintrag korrekt aufgelöst wird und alle erforderlichen Absender enthält.

DKIM-Einträge

DKIM überprüft, ob der Inhalt der E-Mail während der Zustellung nicht verändert wurde. Microsoft 365 verwendet DKIM über CNAME-Einträge, nicht über TXT-Einträge.

Die Selektorwerte werden von Microsoft generiert und sind für jeden Mandanten einzigartig. Beide CNAME-Einträge müssen hinzugefügt werden, bevor DKIM erfolgreich aktiviert werden kann. Nach der Veröffentlichung kann ein DKIM-Checker helfen, zu bestätigen, dass die Selektoren korrekt aufgelöst werden und für empfangende Mailserver sichtbar sind.

DMARC-Einträge

DMARC verbindet SPF und DKIM miteinander und teilt den empfangenden Servern mit, wie sie mit Authentifizierungsfehlern umgehen sollen.

Während der Migration wird eine grundlegende Überwachungsrichtlinie empfohlen. Diese bietet Einblick in die Authentifizierungsergebnisse, ohne die Zustellung zu beeinträchtigen, während sich der E-Mail-Fluss stabilisiert.

Schritt 7: Validieren und Bestätigen der Weitergabe

Nach der Aktualisierung der MX-Einträge besteht der letzte Schritt darin, zu überprüfen, ob die Änderung übernommen wurde und E-Mails wie erwartet in Microsoft 365 eingehen. Die DNS-Übernahme erfolgt nicht sofort. Je nach DNS-Anbieter und vorherigen TTL-Werten können Aktualisierungen zwischen wenigen Minuten und 72 Stunden nach der Änderung sichtbar werden.

Die Verbreitung erfolgt ebenfalls nicht einheitlich. Verschiedene DNS-Resolver können während der Umstellung unterschiedliche Ergebnisse liefern, weshalb die Validierung sowohl DNS-Lookups als auch Tests des tatsächlichen E-Mail-Flusses umfassen sollte.

Um den Ausbreitungsstatus zu überprüfen, verwenden Sie eine Kombination aus folgenden Tools:

Eine erfolgreiche DNS-Prüfung zeigt den Microsoft 365 MX-Eintrag mit dem korrekten Wert „mail.protection.outlook.com” und der erwarteten Priorität an. Wenn ältere MX-Einträge weiterhin angezeigt werden, ist die Übertragung noch nicht abgeschlossen oder die Aktualisierung wurde nicht korrekt angewendet.

Eine DNS-Bestätigung allein reicht nicht aus. Überprüfen Sie immer den tatsächlichen E-Mail-Fluss.

Sobald Test-E-Mails konsistent ankommen und die Kopfzeilen bestätigen, dass Microsoft die Zustellung abgewickelt hat, ist die Verbreitung für den realen Versand effektiv abgeschlossen.

Nachkonfiguration: Sicherstellung der Zustellbarkeit

MX-Einträge steuern das Routing. Die Zustellbarkeit bestimmt, ob die E-Mail nach ihrem Eintreffen akzeptiert und korrekt platziert wird. Nach der Konfiguration sollte der Fokus auf die Validierung und Überwachung verlagert werden.

E-Mail-Zustellbarkeit bestätigen

Senden Sie Test-E-Mails von Ihrer Domain an verschiedene E-Mail-Anbieter:

• Gmail
  
• Outlook.com
  
• Yahoo
  
• Mindestens eine Unternehmensdomain
  

Überprüfen Sie den Posteingang und den Spam-Ordner und sehen Sie sich dann die Kopfzeilen der Nachrichten an, um sicherzustellen , dass SPF, DKIM und DMARC erfolgreich sind. Fehler in dieser Phase deuten in der Regel eher auf Probleme mit der Authentifizierung oder dem DNS hin als auf Probleme mit dem Inhalt.

Zustellbarkeitsprüfungen durchführen

Verwenden Sie den Message Header Analyzer von Microsoft, um zu überprüfen, wie Nachrichten verarbeitet wurden. Überprüfen Sie den Blacklist-Status, um vererbte oder historische Reputationsprobleme auszuschließen.

Inbox-Platzierungstests sorgen für mehr Transparenz. Ein Inbox-Platzierungstest zeigt, wo Nachrichten bei verschiedenen Anbietern landen, und deckt Authentifizierungs- oder Reputationsprobleme frühzeitig auf. Das Spam-Test-Tool von MailReach hilft dabei, Platzierungssignale an einem Ort zu validieren, anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen.

Die ersten 48 Stunden überwachen

Überwachen Sie die Zustellbarkeit nach der Änderung genau:

• Office 365-Nachrichtenverfolgung überprüfen
  
• Überwachen Sie zurückgewiesene oder zurückgestellte Nachrichten
  
• Überprüfen Sie die E-Mail-Warteschlangen im Exchange-Verwaltungscenter.

Viele Probleme treten schnell auf, auch wenn sie sich von selbst lösen. Das Dokumentieren von Anomalien hilft dabei, Muster zu erkennen.

Die Rolle des E-Mail-Warm-ups

Ein Warm-up der E-Mails ist nicht erforderlich, nur weil sich die MX-Einträge geändert haben. In Szenarien, in denen sich die Versandmuster ändern, z. B. bei der Einrichtung neuer Postfächer oder einer Erhöhung des Volumens, hilft ein strukturierter Warm-up-Prozess dabei, konsistente Reputationssignale wiederherzustellen.

MailReach Email Warmup wurde speziell für diese Phase entwickelt und automatisiert die schrittweise Steigerung des Volumens, während es gleichzeitig echte Interaktionssignale generiert, nach denen E-Mail-Anbieter suchen. Auf diese Weise können Teams die Platzierung im Posteingang stabilisieren, bevor sie zum vollständigen Versand zurückkehren, ohne die Warm-up-Aktivitäten manuell verwalten zu müssen oder plötzliche Reputationsverluste zu riskieren.

E-Mail-Anbieter bewerten die Reputation anhand von Konsistenz, Volumen und Interaktion. Wenn sich diese Signale zurücksetzen oder erheblich ändern, hilft eine kontrollierte Steigerung dabei, die Platzierung zu stabilisieren, bevor der vollständige Versand wieder aufgenommen wird.

Schützen Sie die Zustellbarkeit nach Ihrer Office 365-Migration

Das Einrichten von MX-Einträgen für Office 365 ist eine Präzisionsaufgabe. Die sieben Schritte in dieser Anleitung sollen Ihnen dabei helfen, E-Mails korrekt weiterzuleiten, DNS-Konflikte zu vermeiden und die Zustellung zu überprüfen, bevor die Migration als abgeschlossen betrachtet werden kann.

Allerdings ist die MX-Konfiguration nur der Ausgangspunkt. E-Mail-Anbieter bewerten die Reputation des Absenders auch nach der Änderung weiterhin anhand der Authentifizierung, der Konsistenz und der Entwicklung der Versandmuster. Hier treten bei vielen Migrationen unbemerkt Probleme mit der Zustellbarkeit auf, selbst wenn die technische Einrichtung korrekt erscheint.

Wenn eine Office 365-Migration mit neuen Domänen, neuen Postfächern oder Änderungen im Versandvolumen zusammenfällt, braucht die Absenderreputation oft Zeit, um sich zu stabilisieren. Ein kontrolliertes Warm-up in Kombination mit echter Transparenz hinsichtlich der Platzierung im Posteingang verringert das Risiko plötzlicher Filterung oder Engagement-Einbußen.

MailReach hilft Teams dabei, die Zustellbarkeit nach der Migration zu schützen, indem es das Vertrauen der Absender schrittweise wiederherstellt, die Platzierung im Posteingang in Echtzeit überwacht und bei Wiederaufnahme des Versands sicher skaliert. Um die Zustellbarkeit über den ersten Tag hinaus zu gewährleisten, können Sie die tatsächliche Zustellung mit einem Posteingangsplatzierungstest überprüfen oder die Reputation mit einem strukturierten email warmup stabilisieren, email warmup Ihr Microsoft 365-Versand hochgefahren wird.