Wie man ein E-Mail-Warmup-Tool für B2B auswählt

Bei der Wahl eines E-Mail-Warm-up-Tools geht es nicht um auffällige Dashboards oder "KI-Zustellbarkeitsbewertungen". Es geht darum, Google und Microsoft zu vermitteln, dass sie Ihrer Domain vertrauen. Die meisten Tools machen das falsch.

Wir haben gesehen, wie Hunderte von B2B-Teams ihren Ruf als Absender ruiniert haben, weil sie sich auf gefälschte SMTP-Netzwerke oder vorgefertigte Aufwärm-E-Mails verlassen haben, die Spam-Filter sofort erkennen. Wenn eine Domain für diese Muster gekennzeichnet wird, sinken die Zustellbarkeitsraten drastisch, und die Kampagnen erreichen die vorgesehenen Posteingänge nicht.

Das richtige Warmup-Tool stärkt Ihre Absenderreputation, passt zu Ihren B2B-Versandeinstellungen und gibt Ihnen einen Überblick darüber, wo Ihre E-Mails tatsächlich landen: im Posteingang oder im Spam.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Warm-up-Tools bewerten, die roten Fahnen erkennen und das Tool auswählen, das die Zustellbarkeit wirklich verbessert.

Wesentliche Kriterien für die Auswahl des richtigen E-Mail-Warmup-Tools 

Im Folgenden wird erläutert, worauf Sie achten sollten, warum die einzelnen Faktoren wichtig sind, welche Risiken die Nichtbeachtung dieser Faktoren birgt und wie Sie die Angaben des Anbieters überprüfen können.

Wählen Sie vertrauenswürdige Aufwärmenetzwerke

Der wichtigste Faktor bei der Auswahl eines B2B-Warmup-Tools ist sein Netzwerk - mit wem Sie während des Warmups tatsächlich "sprechen".

Wenn das Netzwerk nicht aus echten Unternehmenspostfächern besteht (Google Workspace und Microsoft 365), ist es nutzlos. Der Algorithmus von Google Mail kennt den Unterschied zwischen einem menschlichen Posteingang und einem gemieteten SMTP-Pool.

Das Warmup-Netzwerk von MailReach besteht in erster Linie aus Google Workspace- und Office 365-Postfächern, was zum Aufbau einer authentischen Absenderreputation beiträgt.

Im Gegensatz dazu verwenden einige Tools SMTP-Pools oder private Server, die "Engagement"-Zahlen erzeugen, ohne den Ruf des Absenders zu verbessern. Diese Signale erreichen niemals echte Posteingangsalgorithmen. Bevor Sie sich für ein Warmup-Tool entscheiden, sollten Sie von den Anbietern einen Nachweis über die Zusammensetzung ihres Netzwerks verlangen und keine Screenshots.

Wie die Diskussionen in der Gemeinschaft zeigen (z.B., Reddit 2024), fragen B2B-Versender zunehmend nach reinen Workspace- und Office 365-Netzwerken, weil sich die Zustellbarkeit dort tatsächlich bewegt.

Aufwärmvolumen gleichmäßig skalieren

Das Aufwärmen von E-Mails erfordert eine allmähliche Steigerung des E-Mail-Volumens, um Vertrauen bei den Postfachanbietern aufzubauen. Die meisten Tools steigern das Volumen allmählich, indem sie mit einem niedrigen Volumen beginnen und Aufwärm-E-Mails an echte Nutzer weltweit senden. Bei einigen Tools liegt die Obergrenze während der Aufwärmphase bei etwa 40 E-Mails pro Tag.

MailReach hingegen ermöglicht den Versand von bis zu 100 Aufwärm-E-Mails pro Tag, die in der Regel nach 3 bis 4 Wochen konsistenten Engagements erreicht werden.

Warmy bietet eine automatisierte Aufwärmphase mit anpassbaren Zeitplänen und behauptet, schnelle Volumensteigerungen durch KI-Anleitung zu unterstützen. GMass bietet ab Anfang 2023 kein Aufwärm-Tool mehr an, wobei die frühere Grenze angeblich bei 200-500 E-Mails pro Tag lag, bevor der Dienst abgeschaltet wurde.

Zu schnelles Springen ist der schnellste Weg, um markiert zu werden - wir haben das schon hunderte Male gesehen.  

Aus diesem Grund sollten Sie die Volumenlimits und Ramp-up-Richtlinien überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen an die Wiederherstellung und Skalierung der Domäne entsprechen, da die B2B-Kontaktaufnahme oft höhere Volumina erfordert, um mehrere Kontakte effektiv anzusprechen.

Überprüfen der E-Mail-Authentifizierung vor dem Aufwärmen

Eine ordnungsgemäße Authentifizierung ist im B2B-Bereich, wo die E-Mail-Systeme der Unternehmen strenge Sicherheitsprüfungen durchführen, von entscheidender Bedeutung. Domänen sollten SPF-, DKIM-, DMARC- und MX-Einträge vollständig konfiguriert haben, bevor der Aufwärmprozess beginnt. Diese Authentifizierungsprotokolle bestätigen, dass E-Mails rechtmäßig von Ihrer Domäne gesendet werden, und schützen Ihren Absenderruf.

Ein Aufwärmversuch ohne diese Einrichtung vergeudet Zeit, da Mailbox-Anbieter (Google Mail und Outlook) authentifizierten Absendern Priorität einräumen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich mit Ihrem IT-Team oder Hosting-Anbieter abstimmen, um zu bestätigen, dass diese DNS-Einträge mit Standardtools korrekt sind, bevor Sie die Aufwärmphase aktivieren.

Achten Sie auf eindeutige Inbox-Einstufungstests

Warmup baut die Reputation auf, garantiert aber nicht die Zustellung im Posteingang. Selbst bei einer perfekten Domain-Reputation können Spam-Filter Ihre E-Mails in den Junk-Bereich verschieben, wenn Ihr Inhalt oder Ihre Einrichtung rote Fahnen auslöst. Aus diesem Grund sind Tests zur Platzierung im Posteingang so wichtig. So lässt sich feststellen, wo Ihre Nachrichten wirklich landen: im Posteingang, bei den Werbeaktionen oder im Spam.

Führende Tools wie MailReach und Warmy bieten transparente Reporting-Dashboards, die die Platzierungsraten im Posteingang, die Verfolgung von Spam-Beschwerden und die Reputationswerte von Absendern im Zeitverlauf anzeigen. MailReach bietet diese Einblicke sogar zusammen mit einem API-Zugang zur Integration in interne Überwachungssysteme. Vermeiden Sie Tools, die nur allgemeine Zustellungsergebnisse oder Volumenstatistiken ohne tatsächliche Daten zur Posteingangsplatzierung liefern.

Testen Sie den E-Mail-Spam-Test von MailReach, um direkte Einblicke zu erhalten.

Vermeiden Sie kosmetische Merkmale, die die Zustellbarkeit nicht verbessern

Funktionen wie "branchenbezogene Vorlagen" oder "lokalisierte Aufwärmnachrichten" klingen zwar beeindruckend, verbessern aber nicht die Platzierung im Posteingang und können Spam-Filter verwirren. Beispielsweise wiederholen Vorlagen oder branchenbezogene Aufwärmnachrichten dieselben Betreffs und Textzeilen in Tausenden von Posteingängen. Die Filter von Google Mail erkennen solche Muster leicht und kennzeichnen sie als künstliches Engagement und nicht als echte Unterhaltungen.

Die Wahrheit ist, dass diese kosmetischen Funktionen die Nadel nicht bewegen. Vielmehr können sie die Vertrauenssignale verringern.

Lemwarms "smart cluster" und ähnliche KI-Vorlagenfunktionen sehen in Demos gut aus, verbessern aber nur selten die tatsächliche Zustellbarkeit. In ähnlicher Weise wirbt Warmy mit einigen Vorlagenanpassungen und KI-Verbesserungen, die sorgfältig gegen die nachgewiesenen Vorteile bei der Zustellbarkeit abgewogen werden müssen. Konzentrieren Sie sich auf greifbare Faktoren wie Netzwerkqualität und Reputationsmetriken und nicht auf kosmetische Zusätze.

Wie Sie B2B-E-Mail-Warmup-Anbieter schnell vergleichen können

Die von uns behandelten Schlüsselfaktoren - Netzwerkqualität, Skalierbarkeit des Volumens und transparente Berichterstattung - sind auch der schnellste Weg, um Anbieter zu vergleichen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie sie bei der Auswahl von Tools nebeneinander bewerten können:

Schritt 1: Validierung des Aufwärmnetzes

Erkundigen Sie sich bei den einzelnen Anbietern genau , welche Posteingänge ihr Aufwärmenetzwerk bilden. Die besten Tools stützen sich auf echte, bezahlte Google Workspace- und Microsoft 365-Postfächer, da diese Umgebungen die Engagement-Signale erzeugen, denen Google Mail und Outlook tatsächlich vertrauen.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:
- Handelt es sich bei diesen Posteingängen um echte Geschäftskonten oder um synthetische SMTP-Postfächer?
- Können Sie einen Nachweis oder eine Dokumentation der Netzwerkzusammensetzung vorlegen?
- Welcher Anteil Ihres Netzwerks ist Workspace / 365 im Vergleich zu Verbraucherdomänen?

Vermeiden Sie Anbieter, die keine klaren Antworten geben können oder sich auf SMTP-Pools oder kostenlose Verbraucherdomänen (Yahoo, Zoho, ProtonMail) verlassen. Diese Signale werden von den großen Mailbox-Anbietern ignoriert und führen zu irreführenden "Zustellbarkeitswerten".

Das Peer-to-Peer-Netzwerk von MailReach ist völlig transparent: Jede Warmup-Interaktion stammt aus verifizierten Google Workspace- und Microsoft 365-Postfächern, die von echten Geschäftsabsendern genutzt werden.

Schritt 2: Beurteilung von Volumengrenzen und Skalierbarkeit

Wählen Sie E-Mail-Warm-up-Tools, die mit einem geringen täglichen Volumen beginnen und schrittweise auf der Grundlage des Engagements und nicht der Geschwindigkeit skalieren. Eine gesunde Aufwärmphase beginnt in der Regel mit ein paar E-Mails pro Tag und steigert sich über mehrere Wochen auf etwa 100 E-Mails pro Tag, sobald die Domain stabil ist.

Fragen, die Sie den Verkäufern stellen sollten:

- Wie hoch ist das maximale Aufwärmvolumen?

- Ist der Hochlauf automatisiert?

- Kann ich das Startvolumen und die Steigerung pro Tag anpassen?

Hüten Sie sich vor Tools, die eine "unbegrenzte" Aufwärmphase versprechen. Plötzliche Volumenspitzen können Spam-Filter auslösen und mehr Schaden als Nutzen anrichten. Gute Aufwärm-Tools passen das Volumen automatisch an das Engagement des Empfängers an, um ein gleichmäßiges Sendemuster aufrechtzuerhalten, was die großen Posteingangsanbieter bevorzugen.

Schritt 3: Prüfung von Transparenz und Berichterstattung

Bewerten Sie die von den Anbietern bereitgestellten Daten. Die besten Warmup-Tools bieten detaillierte Berichte über die Platzierung im Posteingang, die über einfache "Gesundheits-" oder "Reputations"-Bewertungen hinausgehen. Achten Sie auf Dashboards mit detaillierten Angaben zur Platzierung im Posteingang im Vergleich zu Spam, wo die Warmup-E-Mails landen usw.

Prüfen Sie, ob der Anbieter unabhängige Spam- oder Posteingangstests durchführt. Solche Tests zeigen, wo Ihre E-Mails unter verschiedenen Bedingungen landen. MailReach bietet zum Beispiel einen klaren Überblick über die Platzierung in Google Mail, Outlook und anderen Programmen, sodass Sie Probleme proaktiv erkennen und beheben können.

Anbieter, die keine Tests zur Platzierung von Spam oder Posteingängen durchführen oder nur vage oder allgemeine Metriken liefern, die keinen wirklichen Einblick bieten, sollten vermieden werden. 

Testen Sie immer vor einer vollständigen Migration. Eine mangelhafte Aufwärmlogik kann Monate in Anspruch nehmen und wertvolle Zeit kosten.

Was ist bei der Auswahl eines E-Mail-Warmup-Tools zu vermeiden?

Nicht jede Funktion, die als "intelligentes Aufwärmen" bezeichnet wird, unterstützt eine echte Zustellbarkeit. Viele Add-ons klingen hilfreich, liefern aber keinen messbaren Wert. Vermeiden Sie Tools oder Praktiken, die eines der folgenden Muster aufweisen.

• Aggressives Hochfahren des Volumens
  Tools, die innerhalb der ersten Woche mehr als 100 E-Mails pro Tag versenden, erzeugen unnatürliche Aktivitätsmuster.
  
  
• Oberflächliche Aufwärmfunktionen
  Optionen wie "Template Warmup" oder "Industry-based Warmup" haben keine technischen Auswirkungen auf die Reputation des Absenders.
  
  
• Eitle Leistungskennzahlen
  Hüten Sie sich vor Dashboards, die vage Werte wie "Inbox Health 95%" anzeigen. Diese korrelieren nicht mit der tatsächlichen Platzierung im Posteingang.
  
  
• Nicht repräsentative Aufwärmenetzwerke
  Anbieter, die sich auf Verbraucher- oder benutzerdefinierte SMTP-Posteingänge (Yahoo, Zoho, ProtonMail) stützen, liefern ungenaue Signaldaten.
  
  
• Unregelmäßige Aktivitätsmuster
  Wenn die Aufwärmphase unterbrochen oder angehalten wird, wird der Ruf des Senders häufig zurückgesetzt.
  
  
• Fehlende Authentifizierungsbereitschaft
  Die Initiierung einer Aufwärmphase vor der Überprüfung von SPF, DKIM und DMARC kann alle Bemühungen zunichte machen. 

Beispiel für einen 14-tägigen E-Mail-Warm-up-Zeitplan

Nachfolgend finden Sie einen bewährten 14-tägigen Aufwärmkalender für eine neue B2B Strategie für kalte E-Mails. 

MailReach automatisiert diesen gesamten Prozess. Es simuliert echte Posteingangsinteraktionen (Öffnungen, Antworten, Spam-Wiederherstellung und mehr) mithilfe eines überprüften Netzwerks von Google Workspace und Outlook-Posteingängen. Jede Interaktion ist randomisiert und für den Aufbau von Vertrauen optimiert.

‍Pro-Tipp: Vermeiden Sie bei B2B-Kaltakquise-E-Mails mehr als 100 E-Mails/Tag pro Posteingang, insbesondere in den ersten 30 Tagen. ISP-Filter sind aggressiv, und der Ruf der Domäne lässt sich nur schwer wiederherstellen, wenn er einmal beschädigt ist.

Wie man den Erfolg bei der Verwendung eines Warmup-Tools misst

Ein erfolgreiches Warmup konzentriert sich auf die tatsächliche Platzierung im Posteingang und die echte Beteiligung der Empfänger und nicht auf oberflächliche Gesundheitswerte. Um den Erfolg genau zu messen, sollten Sie sich auf Schlüsselkennzahlen konzentrieren, die die tatsächliche Platzierung im Posteingang und das Engagement der Empfänger zeigen.

• Platzierungsrate im Posteingang: Der Prozentsatz der Warmup-E-Mails, die im primären Posteingang und nicht im Spam- oder Werbeordner ankommen. Sie spiegelt direkt die Zustellbarkeit wider und kann mit dem Spam-Test von MailReach gemessen werden.
• Antwortraten: Antworten deuten auf echtes Engagement des Empfängers hin und beeinflussen die Reputation des Absenders positiv
• Öffnungsraten: Die Öffnungsraten werden zwar von den Betreffzeilen und dem Inhalt beeinflusst, liefern aber in Verbindung mit den Platzierungsdaten nützliche Signale. Allerdings sind sie im Laufe der Zeit aufgrund von Änderungen beim E-Mail-Datenschutz-Tracking und beim Nutzerverhalten weniger zuverlässig geworden.

Bei neuen Postfächern müssen Sie mit einer Aufwärmphase von etwa 2 Wochen rechnen, bevor sie für den Versand von Kampagnen bereit sind. Die Reparatur beschädigter Domains dauert in der Regel 4 bis 8 Wochen oder länger, und die Wiederherstellung funktioniert in etwa 90 % der Fälle mit MailReach. Wenn Ihre Metriken über einen längeren Zeitraum stabil bleiben, gilt Ihr Absenderruf als gesund.

Für ein bewährtes Reputations-Scoring-System und tiefere Einblicke besuchen Sie MailReach's detaillierte Ressource unter MailReach Reputation Score.

Die besten B2B-E-Mail-Warmup-Tools im Vergleich

Für eine detaillierte Aufschlüsselung dieser Tools und um die beste Lösung für Ihre B2B-E-Mail-Warm-up-Anforderungen zu finden, lesen Sie unseren vollständigen Blog: Die besten E-Mail-Warm-up-Tools für die Kaltakquise im Jahr 2025

Treffen Sie die richtige Wahl des Warmup-Tools, um Ihre B2B-E-Mail-Reichweite zu steigern

Im Jahr 2025 erreichen etwa 17 % der B2B-Kaltakquise-E-Mails den Posteingang aufgrund einer schlechten Domain-Reputation oder technischen Einrichtung überhaupt nicht, was deutlich macht, wie wichtig eine effektive Aufwärmphase für den Erfolg ist.

Um die Zustellbarkeit zu maximieren und den Erfolg von B2B-Kampagnen zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Best Practices beachten:

• Wählen Sie Aufwärm-Tools, die echte Google Workspace- und Microsoft 365-Posteingangsnetzwerke nutzen, um eine echte Absenderreputation aufzubauen.
• Bevorzugen Sie Anbieter, die skalierbare Volumenkontrollen anbieten, die ein schrittweises Hochfahren und eine schnellere Wiederherstellung beschädigter Domains ermöglichen.
• Verlangen Sie transparente und umsetzbare Berichte, die sich auf die tatsächliche Platzierung im Posteingang konzentrieren und nicht nur auf eitle Metriken.
• Vermeiden Sie Tools, die sich auf kosmetische Spielereien oder oberflächliche Funktionen stützen, da sie selten die tatsächliche Zustellbarkeit verbessern und Ihrem Ruf schaden können. 

MailReach ist ein vertrauenswürdiges Beispiel und bietet ein starkes Netzwerk, flexible Skalierung und klare Erkenntnisse über die Platzierung im Posteingang, um den Erfolg des Warm-ups zu beschleunigen. Buchen Sie noch heute eine Demo mit MailReach , um zu sehen, wie die Plattform Ihnen helfen kann, eine bessere Posteingangsplatzierung und ein besseres Engagement zu erreichen.