E-mails do Office 365 vão parar na pasta de spam: causas, soluções e prevenção

O Office 365 submete cada e-mail a várias verificações de spam e de segurança durante a entrega. Quando uma mensagem legítima não chega à caixa de entrada, a resolução eficaz do problema começa por identificar onde a mensagem foi bloqueada, pois isso determina o que correu mal.

No Microsoft 365, um e-mail filtrado pode ser encaminhado para a pasta «Lixo», colocado em «Quarentena» ou bloqueado. Estes resultados representam diferentes fases do processo de filtragem, não variações do mesmo problema.

Cada fase é desencadeada por sinais diferentes, o que significa que a solução depende do local onde ocorreu a filtragem. Começar pelo local errado conduz frequentemente a alterações ineficazes. Tratar um problema de lixo eletrónico como uma falha de autenticação ou uma mensagem bloqueada como um problema de conteúdo irá fazer-lhe perder tempo sem melhorar a capacidade de entrega e pode agravar a situação.

Este guia explica-lhe como funciona a filtragem de spam do Office 365, como identificar onde e por que razão a sua mensagem foi filtrada e o que deve alterar para que os seus e-mails cheguem sempre à caixa de entrada.   

Como funciona a filtragem de spam do Office 365

Para resolver eficazmente o problema do spam, é necessário, em primeiro lugar, compreender bem como funciona o processo de filtragem do Office 365. Vamos ver como uma combinação de sistemas, modelos de pontuação e ações de política desempenha um papel específico na classificação dos e-mails.

Sistemas centrais

A filtragem de spam do Office 365 é gerida principalmente pelo Exchange Online Protection (EOP), com sinais e medidas adicionais provenientes do Microsoft Defender para Office 365. Todas as mensagens recebidas e enviadas são avaliadas por estes sistemas antes da entrega e, em alguns casos, após a entrega.

O EOP centra-se na deteção básica de spam. Avalia a reputação do remetente, os resultados da autenticação, o conteúdo da mensagem e o comportamento histórico. O Microsoft Defender acrescenta indicadores mais avançados, incluindo a deteção de phishing, a análise de malware e o reconhecimento de padrões com base em informações globais sobre ameaças. Em conjunto, estes sistemas determinam se uma mensagem é segura, suspeita ou claramente maliciosa.

Para efeitos de resolução de problemas, é essencial compreender que o EOP é, quase sempre, o sistema que toma a decisão inicial sobre o spam, enquanto o Defender influencia o grau de rigor com que essa decisão é aplicada.

Pontuação e classificação

Para determinar como uma mensagem deve ser tratada, o Office 365 atribui pontuações internas, nomeadamente o Nível de Confiança de Spam e o Nível de Reclamação por Envio em Massa. 

Nível de confiança de spam

O primeiro é o Nível de Confiança de Spam (SCL). Trata-se de uma pontuação numérica que representa a avaliação da Microsoft quanto à probabilidade de a mensagem ser spam. 

• Os valores mais baixos indicam correio legítimo, enquanto os valores mais elevados indicam spam
• As mensagens com valores moderados são normalmente encaminhadas para a pasta «Lixo eletrónico»
• As mensagens com valores muito elevados são consideradas spam de elevada confiança e podem ser colocadas em quarentena ou bloqueadas, consoante a política em vigor

Por exemplo, uma mensagem que passe na autenticação, mas que utilize linguagem promocional agressiva e contenha vários links, pode receber um valor SCL médio e acabar na pasta de Lixo Eletrónico. Uma mensagem que não passe na autenticação ou que corresponda a padrões de spam conhecidos pode receber um valor SCL muito mais elevado e nunca chegar à caixa de entrada.

Nível de reclamações em massa

O segundo sinal de classificação é o Nível de Reclamação em Massa (BCL). Esta pontuação é utilizada para identificar correio em massa ou «graymail», como boletins informativos ou campanhas que os destinatários frequentemente ignoram ou marcam como indesejadas. O correio em massa não é necessariamente malicioso, mas é tratado de forma diferente da correspondência individual.

Uma distinção fundamental é que o correio em massa pode ser autenticado e estar tecnicamente correto, mas mesmo assim ser filtrado com base no comportamento do destinatário. 

Por exemplo, um e-mail de marketing enviado para uma lista extensa com baixo nível de interação pode ser classificado como e-mail em massa e encaminhado para a pasta de lixo eletrónico, mesmo que cumpra as normas SPF, DKIM e DMARC.

• Sender Policy Framework (SPF): Verifica se o servidor remetente está autorizado a enviar e-mails a partir de um domínio
• DomainKeys Identified Mail (DKIM): Utiliza assinaturas criptográficas para confirmar que a mensagem não foi alterada durante o trânsito
• Autenticação, Notificação e Conformidade de Mensagens com Base no Domínio (DMARC): Verifica se o domínio do remetente e os resultados da autenticação correspondem e define como as falhas devem ser tratadas

Ações orientadas por políticas

Assim que uma mensagem é classificada, o Office 365 aplica medidas com base nas políticas antispam.

O spam normal é normalmente encaminhado para a pasta «Lixo», onde o utilizador ainda o pode ver. 

O spam com elevado nível de confiança é frequentemente enviado para a Quarentena, onde tem de ser analisado ou libertado. O comportamento exato depende da forma como as políticas antispam da organização estão configuradas.

É importante compreender que definir uma política para «enviar para a caixa de entrada» não significa que a mensagem contorne a filtragem. A mensagem continua a ser avaliada, pontuada e registada. A ação apenas controla o destino da mensagem após a filtragem.

Em contrapartida, a verdadeira contornagem da filtragem de spam ocorre normalmente através de regras de transporte ou listas de IPs autorizados. Estas contornam grande parte do processo de avaliação da Microsoft e devem ser utilizadas com cautela, uma vez que também contornam verificações de segurança importantes.

Medidas a tomar após a entrega

A filtragem de spam no Office 365 nem sempre termina assim que uma mensagem é entregue.

A Microsoft utiliza o Zero-Hour Auto Purge (ZAP) para reavaliar as mensagens após a entrega. Se novos dados indicarem que uma mensagem entregue anteriormente é spam ou maliciosa, o Office 365 pode movê-la automaticamente da caixa de entrada para a pasta «Lixo» ou «Quarentena».

É por isso que, por vezes, os utilizadores relatam que um e-mail «desapareceu» da caixa de entrada algumas horas depois. A mensagem passou nas verificações iniciais, mas não foi aprovada numa reavaliação posterior. Do ponto de vista da resolução de problemas, isto indica normalmente sinais de reputação ou de ameaça em evolução, em vez de um problema pontual relacionado com o conteúdo.

Compreender estas etapas — a avaliação inicial, a atribuição de pontuação, a aplicação das políticas e a reclassificação pós-entrega — torna muito mais fácil diagnosticar por que razão um e-mail do Office 365 foi filtrado e que parte do sistema precisa de ser ajustada.

Motivos comuns pelos quais os e-mails do Office 365 vão parar na pasta de spam

Agora que já sabemos como funciona a filtragem, vamos analisar algumas razões comuns pelas quais um e-mail do Office 365 vai parar à pasta de spam. Isto dar-lhe-á uma boa ideia do que deve evitar no seu fluxo de trabalho de envio (embora vamos aprofundar o diagnóstico e a resolução destas questões em secções posteriores).

Problemas de autenticação

A autenticação é uma das primeiras verificações em que o Office 365 se baseia para determinar se um e-mail é fiável. Quando estes sinais faltam ou estão desalinhados, é muito mais provável que as mensagens legítimas sejam filtradas.

• Um problema comum é a ausência do SPF, uma configuração demasiado restritiva ou uma configuração incorreta. Por exemplo, se o registo não incluir todos os serviços que enviam e-mail em seu nome, as mensagens enviadas através desses serviços podem não passar na verificação, mesmo que sejam legítimas.
  
• O DKIM é outro ponto de falha frequente. Se não estiver ativado para o domínio ou se as mensagens não estiverem a ser devidamente assinadas, o Office 365 não consegue verificar se o conteúdo da mensagem não foi alterado durante a transmissão. Mesmo quando o SPF é aprovado, uma falha neste ponto pode ainda assim prejudicar a capacidade de entrega.
  
• Os problemas com o DMARC são, muitas vezes, menos evidentes, mas têm um impacto igualmente significativo. Pode estar totalmente ausente ou, mesmo estando presente, falhar porque o domínio do remetente utilizado durante a autenticação não corresponde ao endereço indicado no campo «De». Isto pode acontecer, por exemplo, quando os e-mails passam na verificação SPF, mas o domínio de envio não corresponde ao endereço «De», o que faz com que esta verificação falhe na mesma.

Reputação e comportamento de envio

Mesmo com uma autenticação correta, o Office 365 avalia minuciosamente a reputação e o comportamento do remetente ao longo do tempo.

• Os novos domínios e as novas caixas de correio são casos problemáticos comuns. Um domínio ou uma caixa de correio sem histórico de envio não tem uma relação de confiança estabelecida, pelo que o Office 365 trata-os com cautela. É por isso que os e-mails provenientes de inquilinos recém-criados ou de domínios recém-adicionados acabam frequentemente na pasta de spam no início.
  
• Picos repentinos no volume de envio constituem outro sinal de alerta. Por exemplo, uma caixa de correio que normalmente envia alguns e-mails por dia, mas que, de repente, envia centenas numa hora, pode acionar a filtragem de spam, mesmo que o conteúdo em si pareça adequado. O nosso artigo sobre quantos e-mails pode enviar antes de ser considerado spam é uma leitura útil.
  
• Os incidentes de spam anteriores também podem ter um impacto duradouro. Uma caixa de correio comprometida que tenha enviado spam no passado, ou uma má gestão das listas que tenha resultado em elevadas taxas de reclamação, pode prejudicar a reputação e fazer com que os e-mails futuros sejam filtrados muito tempo depois de o problema original ter sido resolvido.

Desencadeadores de conteúdo e estrutura

O conteúdo e a formatação das mensagens continuam a desempenhar um papel significativo nas decisões relativas ao spam no Office 365.

• Os e-mails com linhas de assunto excessivamente promocionais, uso excessivo de maiúsculas ou pontuação exagerada têm mais probabilidades de serem sinalizados. Por exemplo, linhas de assunto repletas de linguagem que transmita urgência ou de caráter comercial podem aumentar os índices de confiança de spam.
  
• Os problemas relacionados com links também são comuns. As mensagens com um elevado número de links, links que remetem para domínios que não correspondem ao domínio do remetente ou a utilização de encurtadores de URL assemelham-se frequentemente a e-mails em massa ou de phishing. Mesmo os e-mails legítimos podem ser filtrados quando estes padrões surgem.
  
• A estrutura também é importante. E-mails que contêm apenas imagens, mensagens com muito pouco texto ou código HTML mal estruturado podem parecer suspeitos aos filtros. Os anexos, especialmente os de tipos de ficheiros pouco comuns ou executáveis, podem aumentar ainda mais o risco e fazer com que as mensagens sejam encaminhadas para a pasta de Lixo ou para a Quarentena.

Questões relacionadas com o público e a qualidade das listas

O Office 365 não avalia os e-mails isoladamente. O comportamento do destinatário ao longo do tempo influencia as decisões de filtragem.

• Um baixo nível de interação é um forte sinal negativo. Os e-mails que são constantemente ignorados, apagados sem serem abertos ou aos quais nunca se responde sugerem que os destinatários não consideram as mensagens úteis.
  
• As elevadas taxas de reclamação são ainda mais prejudiciais. Quando os destinatários clicam em «Reportar como lixo eletrónico», o Office 365 leva esse feedback a sério e ajusta a filtragem em conformidade.
  
• As listas antigas ou mal mantidas também contribuem para os problemas de spam. Taxas de rejeição elevadas ou o envio de e-mails para endereços inativos podem prejudicar rapidamente a reputação do remetente, mesmo que o conteúdo e a autenticação estejam corretos.

Saiba mais sobre como manter a qualidade das listas em 2026. 

Problemas de infraestrutura e de encaminhamento

Nem todos os problemas relacionados com spam têm origem diretamente no Microsoft 365.

• Os ambientes com IP partilhado podem dar origem a problemas relacionados com «vizinhos indesejáveis». Especialmente quando o e-mail é encaminhado através de uma infraestrutura que não é totalmente gerida pela Microsoft. Se outro remetente no mesmo IP tiver uma reputação fraca, os seus e-mails também podem ser afetados.
  
• Relés, conectores ou serviços de envio de terceiros mal configurados são outra causa comum. Por exemplo, uma ferramenta de CRM ou de marketing pode enviar e-mails utilizando o seu domínio, mas sem a devida configuração de autenticação, o que leva o Office 365 a sinalizar essas mensagens.

Causas do lado do destinatário

Em alguns casos, a configuração do remetente está correta e o problema reside inteiramente do lado do destinatário.

• Os utilizadores podem ter adicionado acidentalmente um remetente à lista de «Remetentes Bloqueados» ou não terem adicionado um remetente de confiança à lista de «Remetentes Seguros». As definições rigorosas de correio indesejado, tais como configurações que apenas confiam em remetentes seguros, também podem impedir a entrega normal.
  
• As políticas a nível da organização podem ter um efeito semelhante. A equipa de TI de um destinatário pode ter políticas rigorosas contra o spam ou regras de transporte que redirecionam ou bloqueiam mensagens, independentemente da configuração do remetente.

É fundamental compreender qual destas categorias se aplica. As próximas secções deste guia explicam como diagnosticar exatamente onde ocorre a filtragem e como resolver o problema com base na causa específica.

Como diagnosticar corretamente os problemas de spam no Office 365

Depois de compreender como o Office 365 filtra e classifica os e-mails, o próximo passo é o diagnóstico. 

A resolução eficaz de problemas começa com um único exemplo concreto, para que se possa acompanhar exatamente a forma como o sistema tratou essa mensagem.

Comece com um exemplo concreto

Comece sempre por uma mensagem única e específica. 

• Escolha um e-mail que devia ter sido entregue, mas que foi enviado para a pasta de Lixo, para a Quarentena ou que nunca chegou
• Registe os dados básicos antes de mais nada: o endereço do remetente, o endereço do destinatário, a data e a hora de envio, o assunto e o ID da mensagem, se disponível

Tentar diagnosticar problemas de entrega de forma abstrata leva, normalmente, a suposições. Uma mensagem real proporciona-lhe algo mensurável para analisar.

Verifique os cabeçalhos da mensagem

Em seguida, verifique todos os cabeçalhos da mensagem do e-mail afetado. Os cabeçalhos mostram como o Office 365 avaliou a mensagem e por que razão esta foi filtrada.

Concentre-se em alguns sinais-chave. 

• Verifique o «Nível de Confiança de Spam» e o «Nível de Reclamações em Massa» para compreender como a mensagem foi classificada
• Analise os resultados da autenticação para confirmar se o SPF, o DKIM e o DMARC foram aprovados ou reprovados
• Preste atenção aos campos de veredicto do filtro que indicam se a mensagem foi considerada spam, correio em massa, phishing ou se foi bloqueada por uma política

Para facilitar este processo, cole os cabeçalhos no analisador de cabeçalhos de mensagens da Microsoft e analise o resultado da análise. Isto ajuda a identificar falhas ou sinais de aviso que são fáceis de ignorar quando se lêem os cabeçalhos em formato bruto.

Executar um rastreio de mensagens como administrador

Se tiver acesso de administrador, execute um «Rastreio de Mensagens» para esse e-mail. Isto permite confirmar exatamente o que aconteceu durante a entrega.

• Utilize o registo para verificar onde a mensagem foi enviada
• Confirme se a mensagem foi entregue na caixa de entrada, encaminhada para a pasta de lixo eletrónico, colocada em quarentena ou bloqueada antes da entrega

O registo também indicará qual a política ou regra que foi aplicada à mensagem, o que é fundamental quando existem várias políticas de spam ou de fluxo de correio.

Se o registo indicar que a mensagem foi filtrada por uma política anti-spam específica ou por uma regra de transporte, já sabe onde deve concentrar a sua correção.

Verificar diretamente a quarentena

Se a mensagem tiver sido colocada em quarentena, pesquise na Quarentena por destinatário e período. Analise o motivo da classificação e a política que foi aplicada.

Se o e-mail for claramente legítimo, marque-o como um falso positivo. Isto não só permite que a mensagem seja entregue, como também fornece feedback que pode ajudar a reduzir erros de classificação semelhantes no futuro. 

A colocação repetida em quarentena de mensagens semelhantes indica, normalmente, um problema subjacente de configuração ou de reputação que ainda precisa de ser resolvido.

Comparar a entrega em diferentes caixas de entrada

Para determinar se o problema está do lado do remetente ou se é específico do destinatário, envie a mesma mensagem para várias caixas de entrada de teste.

• Envie-o para outra caixa de correio do Microsoft 365, para um endereço pessoal do Outlook.com e para uma conta do Gmail, a título de comparação
• Compare onde a mensagem é entregue em cada caixa de entrada

Se o e-mail for filtrado em todos os locais, o problema reside, quase certamente, no remetente. Se for filtrado apenas dentro de uma organização, a causa provável reside nas políticas desse inquilino. Se aparecer apenas na pasta de spam de um utilizador, a causa reside frequentemente nas definições do cliente Outlook ou nas regras ao nível do utilizador.

Excluir incidentes que afetem toda a plataforma

Se a classificação de mensagens como spam aumentar subitamente em muitas mensagens ou destinatários, verifique o estado do serviço do Microsoft 365 e as mensagens de aviso. Alterações na plataforma ou atualizações dos filtros podem aumentar temporariamente o número de falsos positivos.

A exclusão de incidentes de serviço evita alterações desnecessárias na configuração quando o problema é externo e temporário.

O diagnóstico de problemas de spam no Office 365 resulta melhor quando se segue esta sequência: identificar uma única mensagem, confirmar onde foi filtrada, analisar os cabeçalhos e as políticas envolvidas e, por fim, comparar os resultados entre os diferentes ambientes. 

Embora seja possível fazer isto manualmente, é um processo lento e é fácil cometer os mesmos erros repetidamente. Pode realizar um teste de spam de e-mail para agilizar este processo.

Lista de verificação para a resolução de problemas relacionados com spam no e-mail do Office 365

Esta lista de verificação funciona melhor quando utilizada de cima para baixo. As questões relacionadas com a autenticação e a reputação devem ser sempre excluídas em primeiro lugar, seguidas das verificações de conteúdo e de políticas. As definições do lado do destinatário devem ser analisadas em último lugar, depois de eliminadas as causas do lado do remetente.

Como resolver o problema dos e-mails do Office 365 que vão parar na pasta de spam

Uma vez identificada a causa, as correções devem ser aplicadas numa ordem bem definida. A autenticação e os sinais de confiança constituem a base, uma vez que influenciam todas as outras decisões de filtragem no Office 365.

Passo 1: Estabelecer os princípios básicos de confiança através da autenticação

Comece pela autenticação, porque nada mais importa se o Office 365 não conseguir verificar quem é que o utilizador é. 

Confirme se o seu registo SPF existe, se está correto e se inclui todos os serviços que enviam e-mails em seu nome. Tenha em atenção os limites de consulta, uma vez que um registo SPF que, tecnicamente, exista, mas que exceda esses limites, pode ainda assim falhar.

Ative a assinatura DKIM para o seu domínio. O DKIM comprova que o conteúdo da mensagem não foi alterado durante o trânsito e constitui um forte sinal de confiança para a Microsoft. Se o DKIM estiver desativado ou se a assinatura falhar, é muito mais provável que as mensagens sejam filtradas, mesmo que o SPF seja aprovado.

Saiba mais sobre como configurar o DKIM para o Office 365. 

Publique um registo DMARC e confirme se o alinhamento está a funcionar. Comece no modo de monitorização para poder identificar o que está a falhar sem afetar a entrega e, em seguida, torne a política mais rigorosa assim que todos os remetentes legítimos estiverem alinhados. As falhas no DMARC são uma razão comum para os e-mails serem colocados em quarentena ou bloqueados, mesmo quando o SPF e o DKIM parecem estar corretos à primeira vista.

Aqui está um guia rápido para resolver problemas mais complexos relacionados com o DMARC. 

Passo 2: Limpar o próprio e-mail

Assim que a autenticação estiver garantida, reveja o conteúdo e a estrutura do e-mail. Reescreva os assuntos e o corpo do texto para eliminar padrões linguísticos semelhantes aos do spam. Uma urgência excessiva, frases promocionais ou formatação agressiva podem fazer com que as mensagens sejam encaminhadas para a pasta de Lixo, mesmo que as verificações técnicas sejam bem-sucedidas.

Reduza a densidade de links e certifique-se de que os domínios dos links correspondem ao domínio do remetente, sempre que possível. As mensagens com muitos links, domínios que não correspondem ou URLs encurtadas assemelham-se frequentemente a e-mails em massa ou de phishing.

Certifique-se de que a mensagem inclui uma versão adequada em texto simples e que o código HTML está limpo e bem estruturado. Código HTML incorreto, e-mails compostos apenas por imagens ou com muito pouco conteúdo de texto podem aumentar os índices de spam. O objetivo é fazer com que o e-mail pareça algo que uma pessoa real enviaria, com uma identidade clara do remetente, cabeçalhos consistentes e uma estrutura legível.

Passo 3: Definir os padrões de envio

O comportamento de envio influencia significativamente a reputação ao longo do tempo. Se estiver a utilizar um novo domínio ou caixa de correio, recorra a uma ferramenta de «aquecimento» de e-mail para aumentar o volume gradualmente, em vez de enviar imediatamente a capacidade máxima. Comece com volumes baixos e aumente de forma constante, para que o Office 365 possa estabelecer um histórico de envio positivo.

Evite envios em grande volume e repentinos. Um grande envio repentino de uma conta de e-mail que normalmente envia muito pouco é um fator comum que desencadeia a filtragem de spam. Em vez disso, distribua os envios ao longo do tempo para manter o volume consistente.

O MailReach pode ajudar-te nisso. Embora possas personalizar a fase de arranque, o seu modo de piloto automático garante que envias as mensagens a um ritmo moderado, sem que os provedores te marquem como spam. 

Sempre que possível, segmente os seus destinatários e envie primeiro para os seus contactos mais ativos. Uma interação precoce ajuda a criar confiança e reduz a probabilidade de as mensagens serem classificadas como mensagens em massa ou indesejadas.

Passo 4: Obter feedback e corrigir a classificação

O feedback dos destinatários pode influenciar diretamente as decisões de filtragem. Quando for adequado, peça aos destinatários que marquem o seu e-mail como «Não é lixo eletrónico» e que o adicionem à sua lista de remetentes seguros. Isto ajuda a corrigir classificações erradas e a aperfeiçoar os sistemas de filtragem ao longo do tempo.

No que diz respeito a questões entre empresas, poderá ser necessário envolver a equipa de TI do destinatário. Nesses casos, peça-lhes que incluam o seu domínio na lista de permissões de forma segura, mantendo, no entanto, as verificações de autenticação. Do lado do administrador, evite regras de exceção genéricas que ignorem completamente a filtragem, uma vez que estas podem criar riscos de segurança.

Passo 5: Verifique se não está bloqueado

Se os e-mails não chegarem sistematicamente ao Outlook.com ou às caixas de correio alojadas pela Microsoft, verifique se o seu IP ou domínio de envio não está bloqueado. A Microsoft disponibiliza opções de remoção da lista de bloqueios e de monitorização para o Outlook.com que podem ajudar a identificar e resolver bloqueios baseados na reputação.

Se as mensagens estiverem a ser colocadas em quarentena por outra organização do Microsoft 365, verifique como essas mensagens são classificadas e se estão a ser libertadas como falsos positivos. A colocação repetida em quarentena indica, normalmente, um problema de confiança ou de política que precisa de ser resolvido, em vez de um erro pontual.

A resolução de problemas de spam no Office 365 funciona melhor quando estes passos são seguidos pela ordem indicada. A autenticação estabelece confiança, o conteúdo e a estrutura reduzem o risco de pontuação, os padrões de envio criam reputação e o feedback, juntamente com a verificação, confirmam que as decisões de filtragem estão a ser corrigidas.

Como evitar que os e-mails do Office 365 sejam encaminhados para a pasta de spam a longo prazo

Pela nossa experiência, os problemas de spam raramente se resumem a uma única configuração. As pessoas corrigem o SPF ou ajustam uma política e esperam que a entrega na caixa de entrada se recupere imediatamente. Na realidade, as falhas de entrega resultam quase sempre de uma combinação de falhas de autenticação, comportamento de envio e baixo envolvimento.

É por isso que a prevenção a longo prazo depende da visibilidade. A utilização de um verificador de spam de e-mail fiável antes de iniciar as ações de divulgação B2B dá-lhe um sinal claro quando algo está a ir na direção errada. Em vez de tentar adivinhar qual a alteração que causou o problema, pode identificá-la logo à partida e corrigi-la antes que os filtros do Office 365 o façam por si.

Implemente medidas de segurança operacionais. Proteja todas as caixas de correio com Autenticação Multifator (MFA) e monitorize atividades de envio invulgares. Uma única conta comprometida pode prejudicar a reputação do seu domínio em poucas horas e causar problemas de spam cuja recuperação pode demorar semanas.

Prepare as vossas caixas de entrada de e-mail durante, pelo menos, duas semanas antes de começarem a enviar e-mails. 

Perguntas frequentes 

Por que é que os meus e-mails do Office 365 vão parar à pasta de spam, mesmo com o SPF?

O SPF, por si só, não é suficiente. O Office 365 avalia em conjunto vários sinais de confiança, incluindo DKIM, alinhamento com o DMARC, reputação do remetente, padrões de envio, estrutura do conteúdo e comportamento do destinatário, para filtrar os e-mails. 

Por exemplo, um e-mail pode passar na verificação SPF, mas mesmo assim falhar na verificação DMARC se o alinhamento estiver incorreto, ou ser encaminhado para a pasta de spam devido a um baixo nível de interação ou a queixas de spam. O SPF confirma a origem do e-mail, não se os destinatários o querem receber.

Como posso verificar os valores de SCL e BCL nos cabeçalhos das mensagens do Outlook?

Abra o e-mail em questão, visualize os cabeçalhos completos da mensagem e procure campos como SCL (Nível de Confiança de Spam) e BCL (Nível de Reclamação em Massa). Estes valores indicam como o Office 365 classificou a mensagem. Pode colar os cabeçalhos no analisador de cabeçalhos de mensagens da Microsoft para facilitar a sua leitura e interpretação.

Qual é a diferença entre «Lixo» e «Quarentena» no Microsoft 365?

Os e-mails enviados para a pasta «Lixo» são entregues na caixa de correio e ficam visíveis para o utilizador. Os e-mails enviados para a «Quarentena» são interceptados antes de chegarem à caixa de entrada e têm de ser analisados ou libertados pelo utilizador ou por um administrador, dependendo da política. A pasta «Lixo» reflete normalmente decisões baseadas em pontuação, enquanto a «Quarentena» indica, em geral, uma aplicação mais rigorosa da política ou uma classificação de spam de elevada confiança.

Como posso adicionar um domínio à lista de permissões no Microsoft 365 de forma segura, sem contornar as medidas de segurança?

A abordagem mais segura consiste em utilizar a Lista de Autorizações/Bloqueios do Utilizador no Microsoft 365, mantendo ao mesmo tempo as verificações de autenticação. Evite regras de transporte genéricas ou listas de autorização de IP que contornem totalmente a filtragem, uma vez que estas também ignoram proteções de segurança importantes. Qualquer lista de autorização deve ser limitada, revista regularmente e aplicada apenas a remetentes fiáveis e autenticados.

Quanto tempo demora o período de adaptação de um domínio no Outlook ou no Microsoft 365?

No caso de um novo domínio ou caixa de correio, o período de adaptação demora normalmente cerca de 2 semanas até que seja seguro iniciar as campanhas de divulgação com um volume reduzido. Se estiver a tentar reparar uma reputação prejudicada (incidentes de spam, elevado número de reclamações ou colocação constante na pasta de Lixo Eletrónico/Quarentena), a recuperação demora normalmente entre 4 e 8 semanas ou mais, dependendo da gravidade dos danos e da regularidade dos seus envios e do envolvimento dos destinatários.

Por que é que os e-mails vão parar à pasta de spam para um destinatário, mas não para outro?

A filtragem do Office 365 é influenciada por fatores específicos de cada destinatário. Um utilizador pode ter definições rigorosas de correio indesejado, regras personalizadas do Outlook ou o remetente incluído na lista de bloqueados. As políticas a nível da organização também podem variar entre inquilinos. É por isso que o mesmo e-mail pode chegar à caixa de entrada de um destinatário e acabar na pasta de spam ou em quarentena para outro.

Marcar um e-mail como «Não é lixo eletrónico» contribui realmente para melhorar a capacidade de entrega a longo prazo?

Sim, pode ajudar, especialmente quando feito de forma consistente por vários destinatários. Marcar as mensagens como «Não é lixo eletrónico» corrige a classificação errada para essa caixa de correio e fornece feedback que a Microsoft utiliza para aperfeiçoar as decisões de filtragem. Embora não seja uma solução imediata, sinais positivos repetidos podem melhorar a colocação futura na caixa de entrada.

Que definições do Outlook costumam fazer com que e-mails legítimos sejam encaminhados para a pasta «Lixo»?

Entre as causas mais comuns contam-se níveis elevados de filtragem de lixo eletrónico, a ativação de configurações que apenas confiam em e-mails de Remetentes Seguros, a adição acidental de um remetente ou domínio à lista de Remetentes Bloqueados ou regras do lado do cliente que movem as mensagens automaticamente. Os complementos do Outlook ou ferramentas de filtragem de terceiros também podem interferir com a entrega normal.