Como arquivar emails no Outlook

Arquivar emails no Outlook é a forma mais rápida de manteres a caixa de entrada limpa sem dar cabo de conversas importantes. Ao contrário de apagar (que elimina o email) ou mover (que pode baralhar os filtros), o arquivo guarda os teus emails longe da vista, mas à mão.

Vê como fazer isto direitinho — em todas as versões do Outlook — para organizares o teu dia sem perder dados.

Como Arquivar Emails no Outlook – Dispositivo a Dispositivo

Dispositivos diferentes = métodos diferentes. É tão simples quanto isso. O Outlook nem sempre torna tudo óbvio, mas podes arquivar emails a partir de qualquer lado, seja no computador, na web ou no telemóvel. O truque? Saber onde fica o raio do botão.

Outlook Desktop (Windows e Mac)

No computador, o arquivo é rápido e já vem integrado se estiveres a usar uma conta Microsoft 365, Exchange ou IMAP.

Eis como o fazer:

1. Seleciona o(s) email(s) que queres arquivar,
2. Clica no botão Arquivar na barra de ferramentas superior (ou usa o atalho: Backspace),
3. Pronto. O Outlook move os emails para a pasta Arquivo (na mesma conta).
   

Se estiveres a usar POP ou ficheiros PST locais, poderás ter de criar manualmente uma pasta Arquivo ou usar o Arquivo Automático para mensagens mais antigas.

Outlook Web (Outlook.com / Office365)

O Outlook Web torna tudo ainda mais fácil e rápido.

Aqui tens os passos a seguir:

1. Abre o Outlook no teu browser,
2. Passa com o cursor por cima do email ou seleciona vários,
3. Clica no ícone de Arquivar (parece-se com uma caixa com uma seta para baixo),
4. Puf. Arquivado num instante.
   

Todas as mensagens arquivadas vão para a pasta “Arquivo” no menu à esquerda. O melhor de tudo é que continuam a poder ser pesquisadas e estão sempre acessíveis, só já não estão na tua caixa de entrada principal.

Aplicação Móvel do Outlook (iOS e Android)

No telemóvel, arquivar é ainda mais rápido, mas só se tiveres configurado as ações de deslizar. Não sabes como se faz? Aqui tens algumas dicas: 

1. Abre a app do Outlook,
2. Desliza o email para a esquerda ou para a direita (dependendo das tuas definições),
3. Se a opção Arquivar estiver associada a esse gesto, é imediato,
4. Caso contrário, vai a Definições > Opções de deslizar e atribui Arquivar a um dos lados.
   

E se quiseres arquivar em massa, basta manteres premido para selecionar vários emails e, depois, toca em Arquivar na barra de menus. É mesmo só isto. 

Quando deves Arquivar em vez de Apagar ou Mover?

Arquivar é uma alternativa mais inteligente do que apagar ou andar sempre a arrastar emails para pastas.

Se ainda tens dúvidas, eis quando deves arquivar:

• Queres limpar a tua caixa de entrada sem perder o email para sempre,
• Podes vir a precisar da informação mais tarde (por exemplo, faturas, conversas, referências),
• Não tens tempo para organizar, mas queres manter tudo acessível,
• Estás a gerir respostas de cold outreach que queres guardar, mas com as quais não queres lidar neste momento.
  

Quando deves apagar ou simplesmente bloquear emails no Outlook:

• Spam óbvio ou conteúdo irrelevante,
• Tens 100% de certeza de que nunca mais vais precisar dele.
  

E especialmente quando deves mover:

• Tens um sistema detalhado de pastas e queres manter tudo super organizado,
• Utilizas filtros ou regras que dependem da localização da pasta.

Uma caixa de entrada organizada é fixe, mas lembra-te de que uma caixa com email warmup feito é muito melhor. Porquê? Simplesmente porque, mesmo sem nenhuma confusão, os teus emails não vão chegar ao destino se o teu domínio não for de confiança. 

A nossa solução? Aproveita o email warmup da Mailreach para aumentar a entregabilidade, construir a reputação do domínio e manter os teus emails fora do spam, tudo num só sítio. 

Começa a fazer o email warmup hoje!

Para onde vão os emails arquivados no Outlook?

Carregas em "Arquivar"... e agora? Para onde é que vai esse email?

O Outlook tem uma pasta Arquivar dedicada, separada da tua Caixa de Entrada, Itens Eliminados ou pastas personalizadas. Vais encontrá-la no painel esquerdo do Outlook para Desktop, Web ou Telemóvel, normalmente na estrutura da tua caixa de entrada.

Aqui tens alguns factos importantes:

• Os emails arquivados continuam a ser pesquisáveis
• Não são eliminados nem escondidos
• Não afetam a cota da tua caixa de entrada (na maioria dos casos)
• Não vão aparecer na tua caixa de entrada, a menos que os voltes a mover manualmente
  

E não, arquivado não significa arquivado para sempre. Significa apenas que os podes voltar a mover, responder-lhes ou alterar a etiqueta a qualquer momento.

Dicas de profissional para organizar a tua caixa de entrada do Outlook

Arquivar ajuda, claro, mas se a tua caixa de entrada continua a parecer um caos digital, precisas de um sistema. Os utilizadores mais inteligentes não se limitam a arquivar emails; preferem automatizar, priorizar e fazer uma limpeza regularmente. Boas notícias: aqui tens algumas dicas de profissional que te vão ajudar a criar uma caixa de entrada que funciona como um relógio, para passares menos tempo a clicar e mais tempo a fechar negócios. 

Configura regras para arquivar automaticamente newsletters ou conversas antigas

Se estás a arquivar manualmente os mesmos tipos de emails todas as semanas, para. O sistema de regras do Outlook pode tratar desse trabalho por ti — automaticamente. Define regras para identificar newsletters, emails transacionais ou qualquer conversa com mais de X dias, e move-os instantaneamente para o Arquivo ou para uma pasta personalizada. Limpa a tua caixa de entrada em tempo real, sem mexeres um dedo. Dica de profissional: junta regras de arquivamento automático com filtros de palavras-chave para manter as mensagens de baixa prioridade fora do teu caminho — sem eliminar nada de importante.

Usa categorias e sinalizadores para gerir o que precisa de seguimento

Se achas que ter a caixa de entrada a zeros se resume a limpar, estás totalmente enganado. Trata-se mais de saber o que precisa mesmo de ação. 

As categorias e os sinalizadores permitem-te transformar a tua caixa de entrada num gestor de tarefas simples e codificado por cores. É por isso que deves atribuir categorias como "Cliente", "Urgente" ou "A Revisar", e usar sinalizadores para marcar os emails que precisam de atenção esta semana. 

A ideia principal aqui é manter a consistência, pois isto vai permitir-te filtrar a tua caixa de entrada por tipo de ação, e não apenas pelo remetente ou assunto. É uma forma rápida de ver o que está a dar cartas, o que está em espera e o que podes ignorar sem medos.

Ativa a Caixa de Entrada Prioritária para separar o essencial do ruído

A Caixa de Entrada Prioritária do Outlook é o teu filtro integrado. Significa que divide automaticamente a tua caixa de entrada em dois separadores com base no teu comportamento. 

Na prática, os emails importantes ficam logo à vista e as distrações vão para segundo plano. Não é perfeito logo de início, mas quanto mais o usas, mais inteligente se torna. Até podes treiná-lo ao mover emails entre os separadores, e ele começa a dar prioridade ao que realmente importa. 

Se estás a afogar-te em atualizações, alertas e CCs, esta única definição pode reduzir a tua carga mental para metade.

Agenda uma sessão semanal de Caixa de Entrada Zero — limpa, arquiva, organiza

Não esperes que o caos na caixa de entrada se resolva sozinho, pois a melhor solução continua a ser reservar tempo todas as semanas para fazer uma limpeza. Uma sessão semanal de "Caixa de Entrada Zero" permite-te arquivar o que já está feito, apagar o que não serve para nada e repriorizar o que importa. 

E sim, só demora 15 a 20 minutos, mas poupa horas de mudança constante de contexto e de follow-ups esquecidos mais tarde. Como bónus, também podes usar este tempo para limpar a pasta Enviados e organizar os Rascunhos. Pensa nisto como uma manutenção para o teu cérebro. Não precisas de responder a tudo, mas tens mesmo de ver.

Combina com ferramentas como o Mailreach para monitorizar a deliverability enquanto te manténs organizado

Mesmo uma caixa de entrada perfeitamente organizada não vale de nada se os teus emails não forem entregues. É aí que entra o Mailreach. Enquanto o Outlook te ajuda a estar a par das respostas e da confusão, o Mailreach trabalha nos bastidores para manter a tua reputação de remetente saudável. 

Monitoriza a deliverability, faz o warmup do teu domínio e ajuda a evitar que os teus cold emails vão parar ao spam. Junta a isso uma caixa de entrada limpa e ficas imparável, organizado, pronto a responder e sempre preparado para a ação quando for preciso.

Uma caixa de entrada desorganizada é chato, mas um email bloqueado é bem pior. Para evitar isso, o melhor a fazer é testar o teu email ou newsletter com o Spam Test do Mailreach, antes sequer de o enviar.

Mostramos-te exatamente onde vai parar e, sobretudo, como resolver o problema rapidamente se não chegar à caixa de entrada principal. De nada! 

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