Como arquivar e-mails no Outlook

Arquivar e-mails no Outlook é a forma mais rápida de manter a sua caixa de entrada organizada sem eliminar conversas importantes. Ao contrário da eliminação (que remove o e-mail) ou da deslocação (que pode interferir com os filtros), o arquivo guarda os seus e-mails fora da vista, mas não fora do seu alcance.

Eis como fazê-lo corretamente — em todas as versões do Outlook — para que possa organizar o seu dia sem perder dados.

Como arquivar e-mails no Outlook – Por plataforma

Dispositivos diferentes = métodos diferentes. É tão simples quanto isso. O Outlook nem sempre o deixa claro, mas é possível arquivar e-mails a partir de qualquer lugar: no computador, na Web ou no telemóvel. O segredo? Saber onde raio está o botão.

Outlook Desktop (Windows e Mac)

No computador, o arquivamento é rápido e está integrado, caso utilize uma conta do Microsoft 365, do Exchange ou IMAP.

Eis como se faz:

1. Selecione o(s) e-mail(s) que pretende arquivar,
2. Clique no botão «Arquivo» na barra de ferramentas superior (ou utilize o atalho: tecla «Backspace»),
3. Feito. O Outlook transfere os e-mails para a pasta «Arquivo» (na mesma conta).
   

Se estiver a utilizar o POP ou ficheiros PST locais, poderá ser necessário criar manualmente uma pasta de arquivo ou utilizar a função de arquivo automático para as mensagens mais antigas.

Outlook Web (Outlook.com / Office 365)

O Outlook Web torna tudo ainda mais fácil e rápido.

Eis os passos a seguir:

1. Abra o Outlook no seu navegador,
2. Passe o cursor sobre o e-mail ou selecione vários,
3. Clique no ícone «Arquivo» (parece uma caixa com uma seta para baixo),
4. Puf. Arquivado num instante.
   

Todas as mensagens arquivadas vão para a pasta «Arquivo» no menu à esquerda. E o que é bom nisto é que continuam a poder ser pesquisadas e estão sempre acessíveis, só que não na tua caixa de entrada principal.

Aplicação móvel do Outlook (iOS e Android)

No telemóvel, o arquivamento é ainda mais rápido, mas só se tiveres configurado as ações de deslizar. Não sabes como fazê-lo? Aqui ficam algumas dicas: 

1. Abra a aplicação Outlook,
2. Deslize o e-mail para a esquerda ou para a direita (dependendo das suas definições),
3. Se a opção «Arquivo» estiver associada a esse deslize, o processo é imediato,
4. Caso contrário, aceda a «Definições» > «Opções de deslizar» e atribua a função «Arquivar» a um dos lados.
   

E se quiseres arquivar em massa, basta manter premido para selecionar vários e-mails e, em seguida, tocar em «Arquivar» na barra de menus. E já está. 

Quando se deve arquivar, em vez de eliminar ou mover?

O arquivamento é uma alternativa mais inteligente do que apagar ou ficar sempre a arrastar e-mails para pastas.

Se ainda estiveres indeciso, eis quando deves arquivar:

• Queres esvaziar a tua caixa de entrada sem perderes o e-mail para sempre,
• Podes vir a precisar dessas informações mais tarde (por exemplo, faturas, tópicos, referências),
• Não tens tempo para organizar, mas queres mantê-lo acessível,
• Estás a gerir respostas a contactos não solicitados que queres guardar, mas com as quais não queres lidar neste momento.
  

Quando eliminar ou simplesmente bloquear e-mails no Outlook:

• Spam evidente ou conteúdo irrelevante,
• Tens 100% de certeza de que nunca mais vais precisar disso.
  

E, sobretudo, quando se deve mudar:

• Tens um sistema de pastas bem detalhado e queres manter-te superorganizado,
• Utiliza filtros ou regras que dependem da localização da pasta.

Uma caixa de entrada organizada é boa, mas tenha em conta que uma caixa de entrada «aquecida» é muito melhor. Porquê ? Simplesmente porque, mesmo sem qualquer desordem, os seus e-mails não serão entregues se o seu domínio não for considerado de confiança. 

A nossa solução? Aproveite o serviço « Email Warmup » da Mailreach para melhorar a capacidade de entrega, reforçar a reputação do domínio e evitar que os seus e-mails sejam classificados como spam, tudo numa única solução. 

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Para onde vão os e-mails arquivados no Outlook?

Clicaste em «Arquivar»… e agora? Para onde é que esse e-mail vai, afinal?

O Outlook dispõe de uma pasta de arquivo específica, separada da Caixa de Entrada, dos Itens Eliminados ou das pastas personalizadas. Encontrá-la-á no painel do lado esquerdo do Outlook para computador, na Web ou no telemóvel, normalmente abaixo da estrutura da sua caixa de entrada.

Eis alguns factos importantes:

• Os e-mails arquivados continuam a poder ser pesquisados
• Não são eliminados nem ocultados
• Não afetam a quota da sua caixa de entrada (na maioria dos casos)
• Não aparecerão na tua caixa de entrada, a menos que sejam movidos manualmente de volta
  

E não, «arquivado» não significa «arquivado para sempre». Significa simplesmente que podes recuperá-las, responder-lhes ou reclassificá-las a qualquer momento.

Dicas profissionais para organizar a sua caixa de entrada do Outlook

Arquivar ajuda, sem dúvida, mas se a tua caixa de entrada ainda parece um caos digital, precisas de um sistema. Os utilizadores mais experientes não se limitam a arquivar e-mails; em vez disso, automatizam, estabelecem prioridades e organizam tudo regularmente. Boas notícias: aqui estão algumas dicas profissionais que te ajudarão a criar uma caixa de entrada que funciona como uma máquina, para que possas dedicar menos tempo a clicar e mais tempo a resolver as tarefas. 

Configure regras para arquivar automaticamente newsletters ou tópicos antigos

Se estás a arquivar manualmente os mesmos tipos de e-mails todas as semanas, pára com isso. O sistema de regras do Outlook pode tratar desse trabalho por si — automaticamente. Defina regras para identificar newsletters, e-mails transacionais ou qualquer conversa com mais de X dias e mova-os instantaneamente para o seu Arquivo ou para uma pasta personalizada. Isto organiza a sua caixa de entrada em tempo real, sem que tenha de fazer nada. Dica profissional: combine regras de arquivamento automático com filtros de palavras-chave para manter as mensagens de baixa prioridade fora do seu caminho — sem apagar nada de importante.

Utilize categorias e marcadores para classificar o que necessita de acompanhamento

Se achas que o «Inbox Zero» se resume apenas a arrumar a caixa de entrada, estás completamente enganado. Trata-se, antes de mais, de saber o que realmente requer uma ação. 

As categorias e os marcadores permitem-lhe transformar a sua caixa de entrada num gestor de tarefas simples e codificado por cores. É por isso que deve atribuir categorias como «Cliente», «Urgente» ou «A rever» e utilizar marcadores para assinalar os e-mails que necessitam de acompanhamento esta semana. 

O essencial aqui é manter a coerência, pois isso permitir-lhe-á filtrar a sua caixa de entrada por tipo de ação, e não apenas pelo remetente ou pelo assunto. É uma forma rápida de ver o que é urgente, o que está em espera e o que pode ignorar sem problemas.

Ative a Caixa de Entrada Focada para separar o que é relevante do que é irrelevante

A «Caixa de entrada focada» do Outlook é o seu filtro de notificações integrado. Isto significa que divide automaticamente a sua caixa de entrada em dois separadores, com base no seu comportamento. 

Assim, na prática, os e-mails importantes ficam em destaque e as distrações são colocadas de lado. Não é perfeito logo à partida, mas quanto mais o utilizar, mais inteligente se torna. Pode até treiná-lo movendo e-mails entre separadores, e ele começará a dar prioridade ao que é importante. 

Se estás a afogar-te em atualizações, alertas e cópias, esta única configuração pode reduzir a tua carga mental para metade.

Marque uma sessão semanal de «Inbox Zero» — limpar, arquivar, organizar

Não espere que a confusão na caixa de entrada se resolva por si só, pois a melhor solução continua a ser reservar algum tempo todas as semanas para reorganizar tudo. Uma sessão semanal de «Inbox Zero» permite-lhe arquivar o que já está resolvido, eliminar o que é desnecessário e redefinir as prioridades do que é importante. 

E sim, demora apenas 15 a 20 minutos, mas poupa horas de alternância entre tarefas e evita que se perca o acompanhamento mais tarde. Como bónus, também podes aproveitar este tempo para esvaziar a pasta «Enviados» e organizar os «Rascunhos». Encarem isto como uma manutenção para o vosso cérebro. Não é preciso responder a tudo, mas é preciso dar uma vista de olhos.

Combine com ferramentas como o Mailreach para monitorizar a capacidade de entrega, mantendo-se organizado

Mesmo uma caixa de entrada perfeitamente organizada não servirá de nada se os seus e-mails não forem entregues. É aí que o Mailreach entra em ação. Enquanto o Outlook o ajuda a manter-se a par das respostas e a organizar a desorganização, o Mailreach funciona em segundo plano para manter a sua reputação de remetente em bom estado. 

Monitoriza a capacidade de entrega, prepara o seu domínio e ajuda a evitar que os seus e-mails não solicitados acabem na pasta de spam. Junte isso a uma caixa de entrada organizada e ficará imparável, organizado, atencioso e sempre pronto a responder quando for preciso.

Uma caixa de entrada desorganizada é mau, mas um e-mail bloqueado é ainda pior. Para evitar isso, o melhor a fazer é submeter o seu e-mail ou a sua newsletter ao Teste de Spam do Mailreach, antes mesmo de o enviar.

Vamos mostrar-lhe exatamente onde o e-mail vai parar e, sobretudo, como resolver rapidamente o problema caso não chegue à caixa de entrada. De nada! 

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