Um guia prático para melhorar a capacidade de entrega de e-mails no Outlook

Com mais de 400 milhões de utilizadores ativos, o Outlook mantém-se como a segunda maior plataforma de e-mail, a seguir ao Gmail. Do ponto de vista do utilizador, o Gmail costuma destacar-se pela sua filtragem de spam baseada em IA e pela fiabilidade na entrega das mensagens. 

No entanto, milhões de pessoas continuam a preferir o Outlook devido ao seu ecossistema de e-mail abrangente, que inclui filtragem inteligente, integrações perfeitas e uma interface intuitiva.

Mas há um senão: o Outlook também aplica algumas das normas de autenticação e filtragem mais rigorosas do setor. Ao contrário do Gmail, a Microsoft avalia a consistência da identidade de forma muito mais rigorosa.

O alinhamento DKIM d=, o alinhamento do Return-Path e a coerência geral do domínio têm um peso significativo na lógica de filtragem do Outlook. O comportamento ao nível do inquilino nos ambientes do Microsoft 365 também influencia a confiança, razão pela qual mesmo pequenos problemas de alinhamento podem desencadear a supressão.

É aí que a maioria dos remetentes tem dificuldades.

Garantir a entrega de e-mails no Outlook pode ser notoriamente complicado, pois mesmo pequenas falhas de conformidade podem provocar a limitação do fluxo, a filtragem ou o bloqueio total. Este blogue apresenta um quadro estruturado e passo a passo, concebido para melhorar a entrega dos seus e-mails no Outlook.

7 passos para melhorar a capacidade de entrega de e-mails no Outlook 

O Outlook não avisa gradualmente antes de filtrar. Primeiro bloqueia e só depois explica, razão pela qual as correções relacionadas com a capacidade de entrega têm de ser estruturais. Eis como começar:

1. Autentique o seu domínio com SPF, DKIM e DMARC

À semelhança do Gmail, o Outlook avalia primeiro o remetente ao nível da identidade, antes de analisar a reputação, o envolvimento ou o conteúdo do e-mail. A Microsoft aplica verificações de identidade de forma mais rigorosa, especialmente no que diz respeito ao alinhamento do parâmetro «d=» do DKIM e à coerência do campo «Return-Path».

A verificação da autenticidade dos e-mails depende de três mecanismos essenciais:

• SPF (Sender Policy Framework): Especifica quais os servidores de correio eletrónico autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Assina criptograficamente cada mensagem para que o Outlook possa verificar se o e-mail foi alterado durante o trânsito e se pertence a um domínio específico
• DMARC (Autenticação, Relatórios e Conformidade de Mensagens com Base no Domínio): Garante que o domínio indicado no endereço «De» corresponde ao domínio que passou na verificação SPF ou DKIM

O Gmail pode tolerar pequenas discrepâncias no domínio DKIM. O Outlook não.

Uma assinatura DKIM que seja aprovada, mas que utilize um domínio «d=» diferente (por exemplo, o domínio do seu ESP em vez do seu próprio), é tratada como uma identidade ambígua, o que pode resultar na supressão silenciosa ao nível do inquilino, mesmo quando o SPF, o DKIM e o DMARC apresentam todos a indicação «aprovado».

Se a sua plataforma de envio de e-mails assinar DKIM utilizando o seu próprio domínio (por exemplo, d=sendgrid.net ou d=mailgun.org), o Outlook costuma reduzir o nível de confiança. Por isso, configure sempre o DKIM para assinar com o seu domínio principal ou com um subdomínio próprio que controle.

Esta etapa centra-se numa questão:

«O Outlook autentica totalmente a sua mensagem no momento da receção?»

Se o SPF, o DKIM ou o DMARC falharem nos cabeçalhos das mensagens, todas as correções de entregabilidade a jusante tornam-se instáveis. Por isso, para verificar isto na prática:

• Publique registos SPF, DKIM e DMARC válidos para o domínio exato utilizado no seu endereço de remetente
• Enviar uma mensagem de teste para uma caixa de entrada do Outlook ou do Microsoft 365
• Abra os cabeçalhos completos da mensagem e confirme:
  
  • SPF = aprovado
  • DKIM = aprovado
  • DMARC = aprovado

Além disso, lembre-se de que a conformidade com as normas SPF, DKIM e DMARC constitui o requisito mínimo. O Outlook exige uma camada adicional: o alinhamento de identidade.

Mesmo que todas as três verificações de autenticação sejam bem-sucedidas, o Outlook pode ainda assim reduzir o nível de confiança se os domínios na identidade do remetente não corresponderem. É aqui que a Microsoft avalia a coerência dos domínios utilizando o endereço «De», o domínio «d=» do DKIM e o «Return-Path».

Para saber mais, leia o nosso guia sobre a melhor estratégia de entregabilidade de e-mails não solicitados.

2. Analisar a reputação do Outlook com o SNDS e o JMRP

Após a autenticação e o alinhamento de domínios, as verificações de reputação ajudam a confirmar se o Outlook confia na identidade do remetente. Os Serviços Inteligentes de Dados de Rede (SNDS) e o Programa de Notificação de Correio Indesejado (JMRP) podem proporcionar uma visibilidade limitada.

No entanto, aplicam-se apenas ao Outlook.com/Hotmail e não refletem a forma como os inquilinos empresariais do Microsoft 365 avaliam o seu domínio.

Por conseguinte, se enviar um volume significativo de mensagens para endereços Outlook de consumidores, pode adicionar os seus IPs ao SNDS e inscrevê-los no JMRP para receber dados relativos a reclamações.

Para a maioria dos remetentes B2B, estas ferramentas são opcionais, uma vez que não fornecem informações sobre a colocação das mensagens na caixa de entrada do Microsoft 365. É aí que uma plataforma de entregabilidade se torna essencial.

A ferramenta de aquecimento de e-mail da MailReach fornece informações sobre a reputação por caixa de correio, o que constitui uma análise mais aprofundada do que as métricas tradicionais ao nível da campanha.

A cada caixa de entrada ligada é atribuída uma pontuação de reputação em tempo real, que pode ser consultada ao nível da caixa de correio, do domínio e do fornecedor, incluindo a segmentação para o Outlook e o Google Workspace. Isto mantém a análise de reputação separada das métricas de interação (por exemplo, aberturas e respostas).

A plataforma também fornece notificações em tempo real através do Slack e de webhooks. Estes alertas são acionados por quedas ou recuperações na pontuação de reputação, permitindo que as equipas respondam antes que sistemas mais lentos, como o SNDS, revelem medidas coercivas.

3. Resolver os problemas de rejeição e reclamações antes de aumentar o volume

Em ambientes do Outlook, os danos à reputação são causados principalmente por rejeições definitivas, queixas de spam e falta de interação. O volume só se torna relevante depois de estas questões serem resolvidas. Enquanto estes sinais não forem corrigidos, qualquer aumento no volume de envio irá amplificar os indicadores negativos de reputação.

a. Comece por corrigir os «hard bounces»

Suprimir definitivamente qualquer endereço de e-mail que devolva uma mensagem de rejeição definitiva, como, por exemplo:

• «Utilizador desconhecido»
• «Não existe tal destinatário»
• «Caixa de correio indisponível»

Não volte a tentar enviar para estes endereços nem tente enviar para eles novamente utilizando um domínio diferente. Como regra geral: mantenha a sua taxa de rejeição total consistentemente abaixo dos 3%.

O Outlook costuma transferir os remetentes para o separador «Outros» antes de os mover para a pasta de spam. Se a sua taxa de abertura para os destinatários do Outlook descer abaixo de ~2 %, isso indica uma deterioração precoce da confiança ao nível do inquilino.

b. Minimizar a exposição a reclamações

Elimine da sua lista de correio os subscritores inativos há muito tempo. Trata-se de destinatários que:

• Nunca responda a nenhuma dessas campanhas
• Nunca abra nenhuma mensagem ao longo de sequências completas de acompanhamento
• Reaparecer após ter sido colocado novamente na fila a partir de listas antigas

Nos inquilinos do Outlook empresarial, mesmo um número reduzido de reclamações tem um peso desproporcional. Assim que um inquilino associar a identidade do remetente a reclamações, os envios subsequentes enfrentarão uma redução na confiança.

Para evitar isso, efetue as seguintes verificações antes de qualquer endereço ser incluído em campanhas de envio geradas pelo Outlook

• Validar a sintaxe do endereço de e-mail (formato e domínio corretos)
• Confirmar a existência da caixa de correio (através de um teste SMTP ou da API de verificação)
• Verificar o funcionamento dos registos MX (certificar-se de que os registos MX são resolvidos e aceitam correio)

c. Reconstrua a sua lista de e-mails com destinatários identificados pelo nome e cujas funções correspondam aos destinatários

Selecione apenas um decisor confirmado por função (com um endereço de e-mail com domínio corporativo) e adapte a mensagem às responsabilidades dessa função.

Teste cada nova fonte de dados com um micro-lote (menos de 50 contactos) e amplie apenas as fontes que gerem respostas genuínas e mantenham taxas mínimas de reclamações.

Para saber mais, leia o nosso guia sobre como evitar que os e-mails vão parar à pasta de spam.

4. Preparar os padrões de envio do Outlook e gerir o volume

Até agora, o foco tem sido a validação e a limpeza. Mas esta etapa dá início à execução, introduzindo gradualmente volumes controlados para demonstrar ao Outlook que os seus padrões de envio são fiáveis e seguros.

O «aquecimento» não consiste em inflar as taxas de abertura nem em enviar volumes baixos de forma arbitrária; trata-se de gerar um envolvimento real a partir de caixas de entrada em que o Outlook já confia, especialmente no Microsoft 365 e no Google Workspace.

a. Defina o seu percurso de aquecimento

Baseie o percurso de aquecimento na sua reputação atual. Por exemplo:

• Um novo domínio ou uma nova identidade de remetente requer, normalmente, um período de implementação gradual controlada com uma duração mínima de 14 dias.
• Um domínio que tenha sido anteriormente bloqueado pelo Outlook requer, normalmente, um período de 3 a 4 semanas de comportamento consistente antes de a confiança começar a normalizar-se.
• Os domínios que tenham sofrido danos graves podem necessitar de um período de recuperação mais longo, dependendo da atividade de reclamações anterior.

Assim que o aquecimento começar, deve continuar indefinidamente. A reputação do Outlook deteriora-se durante os períodos de inatividade, pelo que interromper o aquecimento pode atrasar a recuperação ou desencadear novos padrões de filtragem.

Acelerar qualquer uma delas aumenta o risco de limitação precoce, de colocação no separador «Outros» e de filtragem ao nível do inquilino.

Antes de aumentar a escala, defina limites diários rigorosos de volume que se apliquem a todos os sistemas de envio (ferramentas de vendas, plataformas de marketing, sistemas de apoio ao cliente e SMTP transacional).

b. Distribuir os envios de forma uniforme ao longo do tempo

O Outlook aplica limites de frequência que são altamente sensíveis a comportamentos de envio de alta frequência.

Eis o que pode fazer:

Evitar

• Lançamento de campanhas no início de cada hora
• Várias plataformas a enviar simultaneamente
• Lançamento de grandes lotes em intervalos de tempo curtos

Em vez disso

• A distribuição é efetuada de forma uniforme ao longo do horário de funcionamento
• Manter um ritmo diário constante
• Manter o volume por hora estável

Isto reduz 421 adiamentos, a inclusão na lista cinzenta e os atrasos na entrega ao nível do inquilino.

Após a introdução do volume, o Outlook aplica testes comportamentais para avaliar os seus limites de envio.

Suspenda imediatamente a expansão se observar alguma das seguintes situações:

• Novos eventos de limitação de débito
• Atrasos repetidos nas entregas
• Quedas repentinas nas métricas de interação do Outlook (aberturas, cliques ou respostas)
• Classificação consistente na categoria «Outros» em vários inquilinos

Um comportamento só é considerado estável após serem cumpridos todos os seguintes requisitos:

• Pelo menos 7 dias consecutivos sem limitação de velocidade
• Prazos de entrega consistentes para todos os tipos de inquilinos
• Não se registaram novas reclamações por parte dos utilizadores do Outlook

Só depois de esta base se ter consolidado é que deve aumentar ainda mais o volume diário.

5. Otimizar o conteúdo dos e-mails para os filtros de spam do Outlook 

Assim que o tráfego estiver estabelecido, concentre-se no controlo de quatro riscos ao nível do conteúdo que podem desencadear a filtragem do Outlook, mesmo que a identidade do remetente e o comportamento de envio estejam em total conformidade.

a. Simplificar as ligações e o acompanhamento

As ligações são uma das principais causas da filtragem de spam relacionada com o conteúdo no Outlook, especialmente quando envolvem redirecionamentos ou parâmetros de rastreamento.

Na verdade, os utilizadores do Corporate Outlook verificam minuciosamente os links através da Proteção Avançada contra Ameaças (ATP). Sequências UTM longas, redirecionamentos múltiplos ou texto do link que não corresponde ao destino podem desencadear uma verificação de segurança e reduzir a taxa de entrega na caixa de entrada.

O rastreio aumenta a probabilidade de filtragem, uma vez que se assemelha a campanhas automatizadas. Muitos remetentes de contactos não solicitados no setor B2B eliminam totalmente o rastreio de links e baseiam-se na taxa de resposta como principal indicador de desempenho.

Evite cadeias de redirecionamento de alto risco, como: trk.yourtool.com → bit.ly → yoursite.com

Preferir:

• URLs diretas para o destino: https://yourcompany.com/demo
• Parâmetros internos curtos: /demo ou ?ref=outreach
• No máximo um redirecionamento; nunca se devem encadear redirecionamentos

Uma estrutura de links organizada reduz a probabilidade de filtragem, avisos do ATP ou supressão parcial.

b. Remover parâmetros UTM desnecessários dos links de divulgação

Os parâmetros UTM em massa fazem com que os e-mails pareçam campanhas automatizadas, em vez de comunicações personalizadas.

Por exemplo, um link de alto risco tem o seguinte aspeto: 

?utm_source=outreach&utm_medium=seq3&utm_campaign=q3_pipeline&utm_content=linkA. 

Por outro lado, alternativas mais seguras são do tipo «/demo» ou «?ref=outreach».Mantenha os links simples e com um tom natural. Evite tudo o que se assemelhe a automação de marketing.

c. Evite anexos nos primeiros e-mails de contacto não solicitado

O envio de anexos numa abordagem inicial não solicitada (cold outreach) no contexto B2B envolve um risco elevado. Tal prática pode ativar a deteção de ameaças e a verificação de malware do Outlook. Partilhe ficheiros apenas depois de o destinatário ter respondido e de se ter estabelecido uma relação de confiança na conversa.

d. Eliminar expressões associadas a comportamentos de spam

Embora o Outlook não utilize as tradicionais «listas de palavras-chave de spam», certas categorias de expressões continuam a aumentar o risco de filtragem, uma vez que estão associadas a padrões históricos de spam.

As categorias de alto risco incluem termos financeiros, alegações relacionadas com a saúde, promessas de crescimento agressivo e qualquer coisa que se assemelhe a linguagem promocional ou de marketing direcionada ao consumidor.

6. Teste a sua capacidade de entrega com o Outlook

Depois de concluir os passos anteriores, execute um teste de spam para confirmar a entrega na caixa de entrada do Outlook. Pode utilizar o MailReach Spam Test, que é gratuito, para verificar a autenticação, a exposição a listas negras, a segurança dos links, a estrutura HTML e os riscos relacionados com o conteúdo.

O teste avalia a autenticação SPF, DKIM e DMARC, a exposição a listas negras, a estrutura HTML, a segurança dos links e os indicadores de risco do conteúdo. Isto ocorre antes de qualquer pedido de escalamento ou de remoção da lista.

A ferramenta também pode realizar testes automatizados e recorrentes de spam. Os alertas do Slack e dos webhooks notificam as equipas sobre quaisquer alterações na classificação, permitindo-lhes monitorizar os comportamentos de filtragem em vários inquilinos do Microsoft 365.

Como o MailReach apoia o controlo de entrega do Outlook

A colocação na caixa de entrada do Outlook não falha de forma abrupta. Normalmente, é limitada, rebaixada e suprimida por fases em diferentes inquilinos do Microsoft 365 antes de ocorrer o bloqueio total. Quando a maioria das equipas reage, a Microsoft já classificou o remetente e ajustou a reputação do domínio.

Embora deva aplicar com rigor os sete passos descritos neste blogue, esses esforços tornam-se muito mais eficazes com uma verificação contínua.

Uma plataforma dedicada à entregabilidade, como o MailReach, realiza o processo de aquecimento em caixas de entrada reais do Microsoft 365 e do Google Workspace. A plataforma monitoriza a reputação do remetente ao nível do fornecedor por cada caixa de correio e valida a colocação diretamente no Outlook, nas pastas «Caixa de entrada», «Outros» e «Spam».

Isto permite avaliar o comportamento do Outlook durante a configuração, a recuperação e o dimensionamento, e não apenas depois de surgirem problemas

‍Faça um teste de spam gratuito no MailReach para verificar se os seus e-mails chegam à caixa de entrada do Outlook.