Maîtriser les formules de conclusion dans les e-mails : les meilleures façons de terminer vos e-mails de manière professionnelle

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La conclusion de votre e-mail est bien plus qu'une simple phrase de fin, car elle laisse une dernière impression. Cela signifie qu'une conclusion faible, générique ou trop informelle peut vous rendre très vite oubliable (ou pire, peu professionnel). À l'inverse, une conclusion stratégique et bien rédigée renforcera la confiance de vos destinataires et stimulera leur engagement, tout en améliorant vos taux de réponse.

Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur les formules de conclusion dans les e-mails, leur importance, les erreurs les plus courantes à éviter à tout prix, ainsi que la manière de choisir la meilleure formule de conclusion pour chaque situation. Prêt à passer au niveau supérieur dans vos e-mails ? Plus de détails à venir !

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Que sont les signatures électroniques ?

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Les formules de conclusion d'un e-mail sont les derniers mots qui précèdent votre nom,la phrase finale qui clôt votre message. Elles donnent le ton de votre e-mail, renforcent votre professionnalisme et ont également un impact sur la façon dont le destinataire vous perçoit (même si vous ne vous en rendez pas compte !).

C'est pourquoi une formule de conclusion bien rédigée laisse une dernière impression positive et peut même inciter à passer à l'action. Mais utiliser une formule de conclusion inappropriée, ou n'en utiliser aucune, peut donner à votre e-mail un caractère brusque, impersonnel ou peu professionnel. La clé ? Il suffit de choisir la formule de conclusion adaptée au contexte.

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Qu'y a-t-il de mal à terminer un e-mail par « Best » ?

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« Best » est l'une des formules de conclusion les plus utilisées et les moins inspirées qui soient dans les e-mails. Bien qu'elle soit neutre et sans risque, elle manque de chaleur, d'engagement et de personnalité.

Voici pourquoi « Best » n'est pas à la hauteur :

• C'est trop vague – Que signifie « meilleur » ? Meilleur en quoi ?
• C'est impersonnel – Cela n'exprime ni enthousiasme, ni gratitude, ni une prochaine étape claire.
• Cela semble paresseux – Comme c'est très courant, cela peut donner l'impression d'être une réflexion après coup plutôt qu'une conclusion délibérée.

Notre conseil : au lieu d'utiliser par défaut « Cordialement », vous pouvez facilement choisir une formule de conclusion qui reflète vraiment l'intention de votre message et correspond aux attentes de votre destinataire.

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Quelle est la valeur ajoutée d'une signature bien rédigée ?

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Votre signature électronique est comme une poignée de main à la fin d'une conversation : elle peut laisser une forte impression ou vous rendre oubliable.

• Cela rend votre e-mail plus mémorable: une conclusion personnelle et engageante vous permet de ne pas être un e-mail parmi tant d'autres dans une boîte de réception encombrée.
• Il donne le ton pour les communications futures: si vous souhaitez donner une impression formelle, amicale ou même persuasive, c'est à vous de choisir ! Votre signature électronique ne fera que renforcer le message de votre e-mail, c'est tout. 
• Il augmente les taux de réponse – Une conclusion bien choisie peut inciter le destinataire à agir, à répondre ou à s'engager davantage.

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Comment signer un e-mail ?

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La formule de conclusion de votre e-mail ne sert pas seulement à prendre congé : c'est votre dernière chance de laisser une forte impression, de donner le ton et même d'encourager une réponse. Si vous choisissez la mauvaise formule, vous risquez de paraître robotique, désengagé, voire peu professionnel.

Alors, comment choisir la meilleure conclusion ? Suivez ces trois règles essentielles et tout ira bien :

1. Votre relation avec le destinataire

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Le degré de familiarité que vous avez avec votre destinataire détermine le degré de formalité ou de décontraction que vous devez adopter dans votre formule de conclusion.

• Contact à froid ou contexte professionnel → Utilisez des formules de conclusion sûres et professionnelles telles que « Cordialement » ou « Bien à vous ». Vous ne connaissez pas encore votre interlocuteur, alors ne soyez pas trop familier.
• Clients ou collègues existants → Vous pouvez être un peu plus chaleureux avec « Merci encore » ou « Au plaisir de vous rappeler ».
• Équipe interne ou contacts amicaux → Restez léger avec « À bientôt » ou « On se parle bientôt ».

En cas de doute, optez toujours pour un ton légèrement plus formel. Pourquoi ? Parce que vous pourrez toujours adapter votre ton une fois que la conversation sera plus familière, et cela semblera beaucoup plus naturel. De rien. 

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2. Le ton de votre courriel

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Votre signature doit correspondre à l'intention de votre e-mail. C'est tout. Une incohérence peut rendre votre message confus ou difficile à comprendre.

Voici comment aligner votre conclusion sur l'objectif de votre e-mail :

• Si vous concluez une affaire ou formulez une demande importante → Renforcez votre action en ajoutant « Dans l'attente de votre réponse » ou « Impatient de connaître votre avis ».
• Si vous envoyez une mise à jour informative ou neutre → Utilisez « Cordialement » ou « Bien à vous » pour rester professionnel.
• Si votre e-mail est amical ou basé sur une relation → Optez pour « Merci pour votre temps ! » ou « J'espère vous revoir bientôt ».

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3. L'action que vous souhaitez que le destinataire entreprenne

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La dernière chose que vous écrivez doit guider le destinataire vers la prochaine étape. C'est pourquoi l'objectif principal de votre conclusion est de l'inciter subtilement à répondre ou à agir.

• Si vous souhaitez obtenir une réponse → Terminez par « Faites-moi part de vos réflexions ! » ou « Dans l'attente de votre réponse ».
• Si vous confirmez un rendez-vous → Essayez « À bientôt le [date] ! » ou « Au plaisir de vous parler au téléphone ! ».
• Si vous terminez un projet → Utilisez « Merci pour votre aide ! » ou « J'apprécie votre temps et vos efforts ! ».

Ici, gardez à l'esprit qu'une bonne formule de conclusion dans un e-mail s'apparente à un appel à l'action en douceur : elle indique clairement la suite des événements tout en restant polie et naturelle. Rien de plus. 

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Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Toutes les formules de conclusion d'e-mail n'ont pas le même objectif. Certaines préservent le professionnalisme, d'autres ajoutent une touche chaleureuse, tandis que d'autres encore incitent à l'action. Comme vous pouvez le comprendre, choisir la mauvaise formule peut donner à votre e-mail un ton froid, trop agressif, voire déplacé. C'est pourquoi il est utile de connaître les principaux types de formules de conclusion afin d'adapter votre conclusion à la situation et de laisser une bonne impression.

Signatures officielles et professionnelles

Ce sont les choix incontournables pour la communication professionnelle, en particulier dans le cadre d'une prise de contact à froid, d'interactions avec des clients ou d'e-mails adressés à des cadres supérieurs. Ils traduisent le respect et le professionnalisme sans être trop amicaux. Pensez à « Best regards », « Sincerely » ou « Respectfully ». Ils sont particulièrement adaptés lorsque vous n'êtes pas sûr du ton préféré du destinataire ou que vous devez conserver une image soignée.

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Formules de politesse amicales et chaleureuses

Lorsque vous avez déjà établi une relation, une conclusion plus personnelle ajoute de la chaleur et renforce le rapport. Il peut s'agir de « Merci », « Au plaisir de discuter avec vous » ou « Merci pour votre temps ». Ces formules rendent les e-mails moins formels et plus engageants, vous aidant ainsi à maintenir des relations positives avec vos clients, collègues ou partenaires commerciaux.

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Signatures motivées par l'action

Si votre objectif est d'encourager une réponse ou de susciter une action, votre conclusion doit subtilement y inciter. Dans ce cas, des expressions telles que « Faites-moi part de vos réflexions », « J'ai hâte de connaître votre avis » ou « J'attends votre réponse avec impatience » vous permettront de maintenir la conversation ouverte et d'orienter votre destinataire vers la prochaine étape sans être trop insistant.

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Signatures informelles et décontractées

Pour les e-mails internes ou les conversations informelles, vous pouvez vraiment laisser tomber les formules de politesse. Des formules de conclusion telles que « Cheers », « Take care » ou « Catch you later » suffiront, car elles ajouteront une touche de personnalité intéressante et rendront les interactions beaucoup plus naturelles. Mais restez prudent et utilisez-les avec parcimonie dans un contexte professionnel, car en abuser pourrait vous faire passer pour quelqu'un de trop décontracté ou peu professionnel. 

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Meilleures pratiques en matière de signatures électroniques

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Voici quelques bonnes pratiques pour optimiser vos signatures électroniques et atteindre réellement vos objectifs : 

• Soyez concis et pertinent – Votre conclusion doit compléter votre message, sans le dominer.
• Adaptez le ton de votre e-mail: les messages formels nécessitent des formules de politesse professionnelles, tandis que les e-mails amicaux peuvent être plus décontractés.
• Évitez les formules de conclusion désuètes ou robotiques – « Cordialement » ou « Bien à vous » peuvent sembler désuètes ou rigides dans les e-mails professionnels modernes.
• Assurez-vous que cela correspond à votre public: un PDG pourrait ne pas apprécier un « Cheers », tandis qu'un professionnel créatif pourrait l'apprécier.
• N'oubliez pas votre signature – Terminez toujours votre message par votre nom complet et vos coordonnées professionnelles.

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Nos meilleures formules de conclusion pour les e-mails

Besoin d'inspiration ? Voici quelques formules de conclusion très efficaces pour différents scénarios :

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E-mails professionnels formels

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• Cordialement
• Cordialement
• Cordialement
• Respectueusement

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Courriels de réseautage

• J'espère rester en contact
• Merci encore
• À bientôt
• Au plaisir de vous rencontrer

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Prospection et vente à froid

• Dans l'attente de votre réponse
• Nous attendons vos commentaires avec impatience.
• Restez en contact
• Merci pour votre temps !

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Suivis

• Je prends juste des nouvelles, dites-moi ce que vous en pensez !
• Y a-t-il du nouveau à ce sujet ?
• Merci pour votre temps et vos commentaires !

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Conclusion : votre signature peut faire ou défaire votre e-mail

La signature d'un e-mail n'est pas seulement une formalité, c'est un outil stratégique. Que vous souhaitiez renforcer l'engagement, paraître plus professionnel ou inciter à l'action, votre formule de conclusion joue un rôle dans la perception du destinataire.

Évitez simplement les formules de conclusion génériques telles que « Cordialement » et choisissez-en une qui corresponde au ton, au public et à l'objectif de votre e-mail. Avec la bonne approche, vos e-mails laisseront une impression durable et vous obtiendrez les réponses dont vous avez besoin.

Et n'oubliez pas que même la meilleure signature d'e-mail ne servira à rien si vos e-mails atterrissent dans les spams. Vous voulez vous assurer que vos e-mails arrivent toujours dans la boîte de réception ? Les outils de préchauffage et de test anti-spam de MailReach peuvent vous aider à optimiser votre délivrabilité et à stimuler l'engagement.

FAQ

Quelle est la meilleure formule de conclusion pour les e-mails professionnels ?

Pour les e-mails professionnels formels, les formules de conclusion telles que « Cordialement », « Bien à vous » ou « Respectueusement » sont les plus appropriées. Elles traduisent le professionnalisme et le respect, ce qui les rend idéales pour la communication d'entreprise, les interactions avec les clients et les e-mails de prospection.

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Dois-je toujours inclure une formule de politesse dans mes e-mails ?

Oui ! Une formule de politesse permet de conclure un e-mail de manière courtoise et structurée. Si vous l'omettez, votre message peut paraître abrupt ou peu professionnel, en particulier dans un contexte professionnel.

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Quelle est la meilleure formule de conclusion pour les e-mails spontanés ?

Pour une prise de contact à froid, une formule de conclusion amicale mais professionnelle telle que « Au plaisir de vous rencontrer » ou « Au plaisir de discuter plus en détail » fonctionne bien. Elle donne le ton juste sans être trop formelle ni trop insistante.

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Pourquoi les gens utilisent-ils le mot « Best » dans leurs e-mails ?

« Best » est souvent utilisé comme une formule de conclusion rapide et neutre qui permet de rester professionnel tout en étant concis et précis. Cependant, cette formule peut parfois donner une impression de paresse ou d'impersonnalité, c'est pourquoi beaucoup optent pour des alternatives telles que « Best regards » (Cordialement) ou « Thanks »(Merci).

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Est-il acceptable d'utiliser des formules de politesse informelles dans les e-mails professionnels ?

Oui et non. Cela dépend vraiment du contexte et de votre relation avec le destinataire. Pour les e-mails internes ou les conversations avec des collègues, des formules de conclusion informelles telles que « Cheers » (Salut) ou « Take care » (À bientôt) peuvent être appropriées. Cependant, dans le cadre d'une communication externe, une formule de conclusion plus professionnelle est généralement un choix plus sûr.

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Quelles formules de conclusion dois-je éviter dans mes e-mails ?

Évitez les formules de conclusion trop familières, dépassées ou robotiques telles que « Cordialement », « Bien à vous » ou « Fidèlement ». Évitez également les formules agressives telles que « Dans l'attente de votre réponse » ou « Veuillez répondre dès que possible », qui peuvent sembler exigeantes.

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Comment personnaliser davantage ma signature ?

La personnalisation peut être aussi simple que d'ajouter le nom du destinataire (Au plaisir de connaître votre avis, John) ou de l'adapter au contexte (Au plaisir de travailler ensemble !). Une touche personnelle rend les e-mails plus attrayants et moins génériques.

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Dois-je adapter ma formule de conclusion au ton de mon e-mail ?

Oui, absolument ! Si votre e-mail est très formel, utilisez une formule de conclusion formelle. S'il est plus conversationnel, une formule de conclusion plus détendue conviendra mieux. Adapter votre ton garantit la cohérence et rend votre message plus naturel.

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