Por qué debes incluir un enlace para darse de baja en tus correos electrónicos no solicitados

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¿Es realmente necesario que las empresas incluyan un enlace para darse de baja en sus correos electrónicos no solicitados? La respuesta no solo tiene que ver con el cumplimiento legal, sino también con la capacidad de entrega. La ausencia de un enlace para darse de baja puede dañar su reputación como remitente, lo que provocará una menor colocación en la bandeja de entrada y un rendimiento reducido de la campaña. 

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Por lo tanto, no importa si su público objetivo se encuentra en EE. UU., la UE o cualquier otro lugar. La regla de oro es seguir las normas oficiales, como CAN-SPAM o el RGPD, para poder confiar en su reputación como remitente y protegerla, sin sorpresas desagradables. Próximamente ofreceremos más detalles.

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Por qué los enlaces para darse de baja son importantes en el marketing por correo electrónico

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Un enlace para darse de baja es una muestra de respeto hacia tus destinatarios, ya que les permite darse de baja fácilmente y mantener una relación positiva con ellos. Por lo tanto, el primer error es pensar que solo se trata de una casilla legal. He aquí por qué es importante:

• Debe preservar su reputación como remitente: cuando los destinatarios no pueden darse de baja fácilmente de sus correos electrónicos, existe el riesgo de que marquen su correo electrónico como spam, lo que puede dañar gravemente su reputación como remitente y perjudicar la capacidad de entrega de sus correos electrónicos.
• El cumplimiento de la normativa sigue siendo innegociable: el RGPD en Europa o la ley CAN-SPAM en Estados Unidos tienen un punto en común, ya que exigen a las empresas que faciliten a los destinatarios la posibilidad de darse de baja para no recibir más correos electrónicos. Así que, ya sea mediante un enlace en el que se puede hacer clic o una instrucción clara para responder con «stop», la clave es que el proceso sea realmente visible y sencillo.
• La forma más fácil es generar confianza: precisamente al ofrecer una forma sencilla de darse de baja, podrás demostrar transparencia y respeto, lo que aumentará la confianza y mejorará el compromiso general. Es así de sencillo.

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¿Las empresas están obligadas a incluir un enlace para darse de baja?

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Sí y no. Muchas empresas se preguntan si incluir un enlace para darse de baja es una obligación legal, y es una pregunta legítima. Pero en la práctica, la respuesta depende realmente del lugar en el que se opere. Aunque leyes como CAN-SPAM y el RGPD instan a facilitar la baja, los detalles pueden variar. 

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Las normas en los Estados Unidos

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En Estados Unidos, la Ley CAN-SPAM establece directrices claras para los correos electrónicos comerciales, subrayando, por ejemplo, que:

• La opción de cancelar la suscripción es obligatoria: todos los correos electrónicos comerciales deben proporcionar a los destinatarios una forma clara y accesible de darse de baja para no recibir más correos electrónicos en el futuro.
• Asegúrate de que los mecanismos de exclusión voluntaria sean fáciles de usar: el objetivo es facilitar a tus destinatarios la baja del servicio. Eso es todo. Esto significa que el proceso debe ser sencillo y accesible durante al menos 30 días después del envío del mensaje.
• Utilice información precisa en el encabezado: todos los elementos del encabezado y la línea de asunto de su correo electrónico, incluidos «De», «Para», «Responder a» y la información de enrutamiento, deben representar con precisión a su empresa. La información engañosa o falsa constituye una infracción directa de la Ley.
• Procese las solicitudes de exclusión voluntaria sin demora: debe atender las solicitudes de cancelación de suscripción en un plazo de 10 días hábiles.
• Debes evitar las prácticas engañosas a toda costa: ocultar o difuminar el enlace para darse de baja infringe la ley CAN-SPAM, incluso si existe un enlace. Por lo tanto, sí, la transparencia es innegociable.
• Identifique claramente su correo electrónico como publicidad: aunque la ley permite cierta flexibilidad en cuanto a la forma de hacerlo, debe ser claro y visible. La sutileza no le librará del escrutinio.
• Si no respeta las normas, puede enfrentarse a sanciones: el incumplimiento puede acarrear multas de hasta 53 088 dólares por correo electrónico. La Comisión Federal de Comercio (FTC) se encarga de hacer cumplir estas normas, sin dejar margen para el error.

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Las normas de la UE y el cumplimiento del RGPD

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En la UE, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) adopta una postura más estricta en materia de protección de datos personales y privacidad. 

Lo primero que hay que saber es que el RGPD se aplica a usted aunque no se encuentre en la UE. Esto significa que el RGPD se aplica tan pronto como procese los datos personales de ciudadanos o residentes de la UE, o bien ofrezca bienes o servicios a dichas personas.

Por lo tanto, si maneja datos personales, debe cumplir los siete principios fundamentales de protección y responsabilidad definidos en el artículo 5.1-2 del RGPD. Esto es lo que significan en la práctica:

• Legalidad, equidad y transparencia: el tratamiento de datos debe ser legal, ético y totalmente transparente para la persona cuyos datos se están tratando.
• Limitación de la finalidad: Solo se pueden utilizar los datos para los fines específicos y legítimos que se hayan comunicado claramente al interesado en el momento de la recogida.
• Minimización de datos: recopilar y tratar solo los datos que sean absolutamente necesarios para la finalidad prevista, nada más.
• Exactitud: Los datos personales deben mantenerse exactos, actualizados y libres de errores.
• Limitación del almacenamiento: conservar los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir su finalidad original. Transcurrido ese tiempo, deben eliminarse de forma segura.
• Integridad y confidencialidad: Proteja los datos mediante la implementación de medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, para garantizar su confidencialidad y protección frente al acceso no autorizado.
• Responsabilidad: Como responsable del tratamiento de datos, usted es responsable de demostrar el cumplimiento de todos estos principios y de mantener la documentación adecuada que lo acredite.

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¿Qué significa realmente para ti? Que debes: 

• Implementar mecanismos sencillos para darse de baja: el RGPD exige que las empresas faciliten a los destinatarios la posibilidad de darse de baja de los correos electrónicos. Aunque no se exige explícitamente un enlace para darse de baja en el que se pueda hacer clic, cualquier proceso para darse de baja debe ser claro y sencillo.
• Respetar estrictamente las obligaciones en materia de protección de datos: Las empresas deben garantizar que las solicitudes de baja se tramiten de forma segura, respetando los derechos del destinatario en materia de datos personales.
• Y, por supuesto, haga todo lo posible para evitar sanciones severas: sí, el incumplimiento del RGPD puede costarle mucho, ya que las multas pueden ascender a 20 millones de euros o al 4 % de la facturación anual global.

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¿Qué ocurre si un correo electrónico no tiene un enlace para darse de baja?

Si no incluyes un enlace para darse de baja en tus correos electrónicos, es arriesgado y tiene el efecto de una bomba de relojería para tus campañas de correo electrónico. Sin una forma clara de darse de baja, los destinatarios pueden tomar cartas en el asunto, lo que puede acarrear consecuencias realmente perjudiciales y graves para tu marca. Esto es lo que está en juego:

• Diferentes tipos de consecuencias legales: en EE. UU., infringir la ley CAN-SPAM puede acarrear multas de hasta 53 088 dólares por correo electrónico, mientras que las infracciones del RGPD en la UE conllevan multas de hasta 20 millones de euros. Así que sí, estas sanciones están diseñadas específicamente para disuadir del incumplimiento y proteger los derechos de los consumidores.
• Las denuncias por spam se disparan: cuando los destinatarios no pueden darse de baja fácilmente de tus correos electrónicos, es muy probable que simplemente pulsen «Marcar como spam». Pero entonces, estas denuncias por spam dañarán gravemente tu reputación como remitente e incluso reducirán la probabilidad de que tus futuros correos electrónicos lleguen a las bandejas de entrada. Eso es realmente una muy mala noticia.
• Reputación del remitente dañada: las altas tasas de denuncias de spam indican a los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) que usted es un remitente de riesgo. Esto se traduce en una menor colocación en la bandeja de entrada y mayores posibilidades de que los correos electrónicos sean marcados como spam.
• Pérdida de confianza por parte de los destinatarios: Ten en cuenta que la ausencia de una opción para darse de baja frustrará automáticamente a los destinatarios y hará que tu marca parezca poco profesional.

Nuestro consejo profesional: ¡ No dude en utilizar herramientas como la prueba de spam de correo electrónico de Mailreach para supervisar fácilmente su reputación como remitente e incluso identificar rápidamente los problemas antes de que se salgan de control!

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Errores comunes que cometen las empresas con los enlaces para darse de baja

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Estos son los errores más comunes que debes evitar en relación con tus enlaces para cancelar la suscripción:

• Ocultar el enlace para darse de baja: dificultar la localización de la opción para darse de baja frustra a los destinatarios, aumenta las quejas por spam y daña tu reputación como remitente. Por lo tanto, colócalo claramente en la parte inferior del correo electrónico con un lenguaje sencillo, como «Darse de baja».
• Usar un enlace roto o inactivo: un enlace para darse de baja que no funciona socava directamente la confianza y viola normativas como CAN-SPAM y el RGPD. Una solución sencilla es comprobar siempre que tus enlaces funcionan correctamente, así de fácil. 
• Retrasar las solicitudes de exclusión voluntaria: ignorar o no procesar las solicitudes de cancelación de suscripción dentro del plazo establecido (10 días según la ley CAN-SPAM) expone a su empresa a sanciones legales. Automatice este proceso para evitar retrasos.
• Complicar demasiado el proceso: si se requieren varios pasos o información adicional para darse de baja, lo único que se conseguirá es frustrar al destinatario. El proceso debe ser sencillo y, a ser posible, con una solución de un solo clic.
• No incluir ninguna opción para darse de baja: algunas empresas siguen sin incluir ningún mecanismo de exclusión voluntaria, pero no sigas su ejemplo si no quieres pagar multas legales extremadamente elevadas y sufrir daños irreparables en tu reputación como remitente.

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Conclusión

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Incluir un enlace para darse de baja en tus correos electrónicos no solicitados no es solo una cuestión de cumplimiento normativo, sino también de generar confianza, proteger tu reputación como remitente y maximizar la capacidad de entrega de tus correos electrónicos al mismo tiempo. Sí, todo eso.

Solo tienes que incluir en tus correos electrónicos una opción de exclusión voluntaria visible y accesible que demuestre respeto hacia tus destinatarios, y el trabajo estará hecho. 

Recuerde que las consecuencias de ignorar las mejores prácticas para darse de baja son graves: denuncias por spam, multas legales e incluso daños a la reputación. Por lo tanto, con solo dar prioridad a prácticas de correo electrónico limpias y conformes con la normativa, podrá sentar las bases para el éxito a largo plazo.

El objetivo principal de Mailreach: optimizar tu email warmup y mejorar tu reputación como remitente, ¡para que tus campañas de correo electrónico den siempre en el blanco! Así que, si la capacidad de entrega es importante para tu negocio (y debería serlo), Mailreach es tu mejor aliado para crear mejores campañas de correo electrónico.

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