Guía práctica para mejorar la capacidad de entrega del correo electrónico en Outlook

Con más de 400 millones de usuarios activos, Outlook se mantiene firme como la segunda plataforma de correo electrónico más grande después de Gmail. Desde la perspectiva del usuario, Gmail suele llamar la atención por su filtrado de spam basado en inteligencia artificial y su fiabilidad en la entrega. 

Sin embargo, millones de personas siguen prefiriendo Outlook por su completo ecosistema de correo electrónico, con filtrado inteligente, integraciones fluidas y una interfaz intuitiva.

Pero hay una trampa: Outlook también aplica algunos de los estándares de autenticación y filtrado más estrictos del sector. A diferencia de Gmail, Microsoft evalúa la coherencia de la identidad de forma mucho más agresiva.

La alineación DKIM d=, la alineación Return-Path y la coherencia general del dominio tienen un peso significativo en la lógica de filtrado de Outlook. El comportamiento a nivel de inquilino en los entornos de Microsoft 365 también influye en la confianza, por lo que incluso pequeños problemas de alineación pueden provocar la supresión.

Ahí es donde la mayoría de los remitentes tienen dificultades.

Lograr que los correos electrónicos se entreguen correctamente en Outlook puede resultar muy complicado, ya que incluso las más mínimas deficiencias en el cumplimiento de las normas pueden provocar restricciones, filtros o bloqueos directos. Este blog presenta un marco estructurado y paso a paso diseñado para mejorar la entrega de correos electrónicos en Outlook.

7 pasos para mejorar la capacidad de entrega del correo electrónico de Outlook 

Outlook no te avisa gradualmente antes de filtrar. Primero suprime y luego explica, por lo que las soluciones de entregabilidad deben ser estructurales. A continuación te explicamos cómo empezar:

1. Autentique su dominio con SPF, DKIM y DMARC.

Al igual que Gmail, Outlook evalúa primero al remitente en la capa de identidad antes de evaluar su reputación, compromiso o contenido del correo electrónico. Microsoft aplica controles de identidad más estrictos, especialmente en lo que respecta a la alineación DKIM d= y la coherencia de la ruta de retorno.

La verificación de la autenticidad del correo electrónico depende de tres mecanismos esenciales:

• SPF (Sender Policy Framework): especifica qué servidores de correo tienen permiso para enviar correos electrónicos en nombre de su dominio.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): firma criptográficamente cada mensaje para que Outlook pueda verificar si el correo electrónico se ha alterado durante el tránsito y si pertenece a un dominio específico.
• DMARC (Autenticación, informe y conformidad de mensajes basados en dominio): garantiza que el dominio de la dirección del remitente coincida con el dominio que ha superado SPF o DKIM.

Gmail puede tolerar pequeñas discrepancias en los dominios DKIM. Outlook no.

Una firma DKIM que se aprueba pero utiliza un dominio d= diferente (por ejemplo, el dominio de su ESP en lugar del suyo propio) se trata como una identidad ambigua, lo que puede dar lugar a una supresión silenciosa a nivel de inquilino, incluso cuando SPF, DKIM y DMARC muestran «aprobado».

Si su plataforma de divulgación firma DKIM utilizando su propio dominio (por ejemplo, d=sendgrid.net o d=mailgun.org), Outlook suele reducir el nivel de confianza. Por lo tanto, configure siempre DKIM para que firme con su dominio principal o con un subdominio propio que usted controle.

Este paso se centra en una pregunta:

«¿Outlook autentica completamente tu mensaje al recibirlo?»

Si SPF, DKIM o DMARC fallan en los encabezados de los mensajes, todas las correcciones de entregabilidad posteriores se vuelven inestables. Por lo tanto, para verificar esto en la práctica:

• Publica registros SPF, DKIM y DMARC válidos para el dominio exacto utilizado en tu dirección de remitente.
• Enviar un mensaje de prueba a una bandeja de entrada de Outlook o Microsoft 365
• Abre los encabezados completos del mensaje y confirma:
  
  • SPF = aprobado
  • DKIM = aprobado
  • DMARC = aprobado

Además, recuerde que superar los protocolos SPF, DKIM y DMARC es el requisito mínimo. Outlook exige una capa adicional: la alineación de identidades.

Incluso cuando se superan las tres comprobaciones de autenticación, Outlook puede seguir reduciendo la confianza si los dominios de la identidad del remitente no coinciden. Aquí es donde Microsoft evalúa la coherencia del dominio utilizando la dirección del remitente, el dominio DKIM d= y la ruta de retorno.

Para obtener más información, lea nuestra guía sobre la mejor estrategia para la entrega de correos electrónicos en frío.

2. Analizar la reputación de Outlook con SNDS y JMRP.

Tras la autenticación y la alineación de dominios, las comprobaciones de reputación ayudan a confirmar si Outlook confía en la identidad del remitente. Los servicios de datos de red inteligente (SNDS) y el programa de notificación de correo no deseado (JMRP) pueden proporcionar una visibilidad limitada.

Pero solo se aplican a Outlook.com/Hotmail y no reflejan cómo los inquilinos empresariales de Microsoft 365 evalúan su dominio.

Por lo tanto, si envía un volumen significativo a direcciones Outlook de consumidores, puede añadir sus IP a SNDS e inscribirlas en JMRP para recibir datos sobre reclamaciones.

Para la mayoría de los remitentes B2B, estas herramientas son opcionales porque no ofrecen información sobre la ubicación de los mensajes en la bandeja de entrada de Microsoft 365. Ahí es donde una plataforma de entregabilidad se vuelve esencial.

La herramienta de calentamiento de correo electrónico de MailReach proporciona información sobre la reputación por buzón, lo que es más profundo que las métricas tradicionales a nivel de campaña.

A cada bandeja de entrada conectada se le asigna una puntuación de reputación en tiempo real que se puede revisar a nivel de buzón, dominio y proveedor, incluida la segmentación para Outlook y Google Workspace. Esto mantiene el análisis de reputación separado de las métricas de interacción (por ejemplo, aperturas y respuestas).

La plataforma también proporciona notificaciones en tiempo real a través de Slack y webhooks. Estas alertas se activan cuando se producen caídas o recuperaciones en la puntuación de reputación, lo que permite a los equipos responder antes de que sistemas más lentos, como SNDS, apliquen medidas coercitivas.

3. Solucione los problemas de rebotes y quejas antes de aumentar el volumen.

En entornos Outlook, el daño a la reputación se debe principalmente a rebotes duros, denuncias de spam y falta de interacción. El volumen solo cobra relevancia una vez resueltos estos problemas. Hasta que no se corrijan estas señales, cualquier aumento en el volumen de envíos amplificará los indicadores de reputación negativos.

a. Comience por solucionar los rebotes duros.

Suprimir permanentemente cualquier dirección de correo electrónico que devuelva un mensaje de rebote duro, como por ejemplo:

• «Usuario desconocido»
• «No existe tal destinatario»
• «Buzón no disponible»

No vuelvas a intentar enviar correos a estas direcciones ni intentes enviarlos de nuevo utilizando un dominio diferente. Como regla general: mantén tu tasa de rebote total por debajo del 3 %.

Outlook suele relegar a los remitentes a la pestaña «Otros» antes de moverlos a la carpeta de correo no deseado. Si tu tasa de apertura para los destinatarios de Outlook cae por debajo del 2 %, esto indica un deterioro temprano de la confianza a nivel de inquilino.

b. Minimizar la exposición a las quejas.

Elimine de su lista de correo a los suscriptores inactivos desde hace tiempo. Se trata de destinatarios que:

• Nunca respondas a ninguna de las campañas.
• Nunca abras ningún mensaje de secuencias de seguimiento completas.
• Reaparecer después de volver a ser puesto en cola desde listas heredadas.

En los inquilinos de Outlook empresarial, incluso un pequeño número de quejas tiene un peso desproporcionado. Una vez que un inquilino vincula la identidad del remitente a las quejas, los envíos posteriores se enfrentarán a una confianza reducida.

Para evitarlo, realice las siguientes comprobaciones antes de que cualquier dirección entre en las campañas salientes impulsadas por Outlook.

• Validar la sintaxis del correo electrónico (formato y dominio correctos)
• Confirmar la existencia del buzón (mediante prueba SMTP o API de verificación)
• Comprueba el comportamiento de MX (asegúrate de que los registros MX se resuelven y aceptan correo).

c. Reconstruya su lista de correo electrónico con destinatarios nominativos y alineados con sus funciones.

Seleccione solo un responsable de la toma de decisiones verificado por cada función (con una dirección de correo electrónico corporativa) y adapte el mensaje a las responsabilidades de dicha función.

Prueba cada nueva fuente de datos con un micro lote (menos de 50 contactos) y solo amplía las fuentes que generen respuestas genuinas y mantengan índices mínimos de quejas.

Para obtener más información, lee nuestra guía sobre cómo evitar que los correos electrónicos vayan a parar a la carpeta de spam.

4. Calentar los patrones de envío de Outlook y gestionar el volumen

Hasta ahora, nos hemos centrado en la validación y la limpieza. Pero este paso inicia la ejecución, introduciendo gradualmente volúmenes controlados para demostrar a Outlook que tus patrones de envío son fiables y seguros.

El calentamiento no consiste en inflar las aperturas o enviar volúmenes bajos arbitrarios, sino en generar un compromiso real desde las bandejas de entrada en las que Outlook ya confía, especialmente Microsoft 365 y Google Workspace.

a. Define tu ruta de calentamiento.

Basa la ruta de calentamiento en tu reputación actual. Por ejemplo:

• Un nuevo dominio o una nueva identidad de envío suelen requerir un periodo mínimo de 14 días de aumento controlado.
• Un dominio con supresión previa de Outlook suele requerir entre tres y cuatro semanas de comportamiento constante antes de que la confianza comience a normalizarse.
• Los dominios que hayan sufrido daños graves pueden requerir una recuperación más larga, dependiendo de la actividad previa de reclamaciones.

Una vez que comienza el calentamiento, debe continuar indefinidamente. La reputación de Outlook se deteriora durante los períodos de inactividad, por lo que detener el calentamiento puede ralentizar la recuperación o activar nuevos patrones de filtrado.

Acelerar cualquiera de los dos aumenta el riesgo de limitación temprana, colocación en la pestaña «Otros» y filtrado a nivel de inquilino.

Antes de escalar, establezca límites diarios estrictos de volumen que se apliquen a todos los sistemas de envío (herramientas de ventas, plataformas de marketing, sistemas de soporte y SMTP transaccional).

b. Distribuir los envíos de manera uniforme a lo largo del tiempo.

Outlook aplica límites de frecuencia que son muy sensibles al envío de mensajes con alta frecuencia.

Esto es lo que puedes hacer:

Evitar

• Lanzamiento de campañas al comienzo de cada hora
• Envío simultáneo a múltiples plataformas
• Lanzamiento de grandes lotes en plazos de tiempo reducidos.

En cambio

• Distribución uniforme durante el horario comercial.
• Mantén una cadencia diaria constante.
• Mantener el volumen por hora estable.

Esto reduce los 421 aplazamientos, las listas grises y los retrasos en la entrega a nivel de inquilino.

Después de introducir el volumen, Outlook aplica pruebas de comportamiento para evaluar sus umbrales de envío.

Detenga inmediatamente cualquier expansión adicional si observa alguno de los siguientes síntomas:

• Nuevos eventos de limitación
• Retrasos repetidos en las entregas
• Caídas repentinas en las métricas de interacción de Outlook (aperturas, clics o respuestas)
• Colocación coherente en «Otros» en múltiples inquilinos.

El comportamiento se considera estable solo después de cumplir con todos los siguientes requisitos:

• Al menos 7 días consecutivos sin limitación de velocidad.
• Plazos de entrega uniformes para todos los tipos de inquilinos
• No hay nuevas quejas por parte de los usuarios de Outlook.

Solo después de que se mantenga esta línea de base, se debe ampliar aún más el volumen diario.

5. Optimizar el contenido del correo electrónico para los filtros de spam de Outlook 

Una vez establecido el tráfico, concéntrese en controlar cuatro riesgos de la capa de contenido que pueden activar el filtrado de Outlook, incluso si la identidad del remitente y el comportamiento de envío cumplen totalmente con las normas.

a. Simplificar los enlaces y el seguimiento.

Los enlaces son una de las principales causas del filtrado de spam relacionado con el contenido en Outlook, especialmente cuando hay redireccionamientos o parámetros de seguimiento involucrados.

De hecho, los inquilinos de Corporate Outlook inspeccionan agresivamente los enlaces a través de la Protección Avanzada contra Amenazas (ATP). Las cadenas UTM largas, los redireccionamientos múltiples o el texto de los enlaces que no coinciden pueden activar el escaneo de seguridad y reducir la colocación en la bandeja de entrada.

El seguimiento aumenta la probabilidad de filtrado porque se asemeja a las campañas automatizadas. Muchos remitentes de comunicaciones B2B en frío eliminan por completo el seguimiento de enlaces y se basan en la tasa de respuesta como su principal métrica de rendimiento.

Evita las cadenas de redireccionamiento de alto riesgo como: trk.yourtool.com → bit.ly → yoursite.com

Prefiero:

• URL de destino directo: https://yourcompany.com/demo
• Parámetros internos cortos: /demo o ?ref=outreach
• Como máximo una redirección, nunca redirecciones encadenadas.

Una estructura de enlaces limpia reduce la probabilidad de filtrado, advertencias ATP o supresión parcial.

b. Eliminar los parámetros UTM innecesarios de los enlaces de divulgación.

Los parámetros UTM de tipo masivo hacen que los correos electrónicos parezcan campañas automatizadas en lugar de comunicaciones personalizadas.

Por ejemplo, un enlace de alto riesgo tiene el siguiente aspecto: 

?utm_source=outreach&utm_medium=seq3&utm_campaign=q3_pipeline&utm_content=linkA. 

Por otro lado, las alternativas más seguras son del tipo «/demo o ?ref=outreach».Mantén los enlaces mínimos y con un aspecto humano. Evita cualquier cosa que se parezca a la automatización del marketing.

c. Evita los archivos adjuntos en los primeros correos electrónicos fríos.

Los archivos adjuntos en los primeros contactos B2B en frío son muy arriesgados. Hacerlo puede activar la detección de amenazas y el análisis de malware de Outlook. Comparte archivos solo después de que el destinatario haya interactuado y se haya establecido la confianza en el hilo.

d. Eliminar frases relacionadas con comportamientos de spam.

Aunque Outlook no utiliza las tradicionales «listas de palabras clave de spam», ciertas categorías de expresiones siguen aumentando el riesgo de filtrado porque se correlacionan con patrones históricos de spam.

Las categorías de alto riesgo incluyen términos financieros, afirmaciones relacionadas con la salud, promesas de crecimiento agresivo y cualquier cosa que se parezca al lenguaje promocional o de marketing dirigido al consumidor.

6. Comprueba tu capacidad de entrega con Outlook

Después de completar los pasos anteriores, realice una prueba de spam para confirmar la ubicación de su bandeja de entrada de Outlook. Puede utilizar la prueba de spam gratuita de MailReach para comprobar la autenticación, la exposición a listas negras, la seguridad de los enlaces, la estructura HTML y los riesgos relacionados con el contenido.

La prueba evalúa la autenticación SPF, DKIM y DMARC, la exposición a listas negras, la estructura HTML, la seguridad de los enlaces y los indicadores de riesgo del contenido. Esto se lleva a cabo antes de cualquier escalada o solicitud de eliminación de la lista.

La herramienta también puede realizar pruebas automáticas periódicas de spam. Las alertas de Slack y webhook notifican a los equipos cualquier cambio en la ubicación, lo que les permite supervisar los comportamientos de filtrado en varios inquilinos de Microsoft 365.

Cómo MailReach ayuda a controlar la entrega de Outlook

La colocación en la bandeja de entrada de Outlook no falla de forma repentina. Por lo general, se limita, se degrada y se suprime por etapas en diferentes inquilinos de Microsoft 365 antes de que se produzca el bloqueo total. Cuando la mayoría de los equipos reaccionan, Microsoft ya ha clasificado al remitente y ajustado la reputación del dominio.

Aunque debes aplicar diligentemente los siete pasos descritos en este blog, estos esfuerzos se vuelven mucho más fiables con una verificación continua.

Una plataforma dedicada a la entregabilidad como MailReach realiza un calentamiento en bandejas de entrada reales de Microsoft 365 y Google Workspace. Realiza un seguimiento de la reputación del remitente a nivel de proveedor por buzón y valida la ubicación directamente dentro de Outlook en las carpetas Bandeja de entrada, Otros y Spam.

Esto permite medir el comportamiento de Outlook durante la configuración, la recuperación y el escalado, no solo después de que surjan los problemas.

Realice una prueba gratuita de spam en MailReach para verificar la ubicación de su bandeja de entrada de Outlook.