Os e-mails da HubSpot estão a ir para a pasta de spam? Causas e soluções: passo a passo

Introdução

A maioria dos utilizadores queixa-se de que a taxa de entrega costuma diminuir após a mudança para a HubSpot.

As taxas de abertura diminuem, as respostas demoram mais a chegar e os e-mails que antes chegavam à caixa de entrada começam a ir parar à pasta de spam, especialmente no Outlook. Em muitos casos, o mesmo e-mail enviado diretamente do Gmail ou do Outlook chega à caixa de entrada, mas, quando enviado através do HubSpot, isso não acontece.

Isto não é apenas um problema da HubSpot. Todo o ecossistema do e-mail tornou-se mais restritivo entre 2024 e 2026.

A Google e a Yahoo introduziram requisitos mais rigorosos para remetentes em massa, SPF, DKIM, DMARC, cancelamento de subscrição com um clique e limites mais restritivos para reclamações de spam. A Microsoft seguiu o exemplo com regras semelhantes e foi um passo além, rejeitando diretamente os e-mails não conformes, em vez de os enviar discretamente para a pasta de spam. 

O spam continua a ser considerado como «entregue». A rejeição significa que o seu e-mail nunca chega à caixa de entrada. 

O impacto já é visível, uma vez que a taxa de chegada à caixa de entrada diminuiu em todos os fornecedores, tendo o Outlook registado algumas das quedas mais acentuadas. Ao mesmo tempo, a maioria das equipas continua a basear-se nas taxas de entrega em vez da taxa de chegada à caixa de entrada, o que oculta o verdadeiro problema.

Assim, quando os e-mails começam a ter um desempenho abaixo do esperado no HubSpot, as soluções habituais — SPF, DKIM, limpeza de listas e reescrita do texto — têm um alcance limitado. Abordam partes do problema, mas não a estrutura subjacente.

A HubSpot não envia todos os e-mails da mesma forma.

Os e-mails de marketing (campanhas, newsletters, fluxos de trabalho) passam pela infraestrutura própria da HubSpot. Os e-mails de vendas (sequências, mensagens individuais) passam pela sua caixa de entrada do Google Workspace ou do Microsoft 365 ligada à plataforma.

Uma infraestrutura diferente implica sistemas de reputação diferentes, critérios de detecção de spam diferentes e soluções diferentes. Se não separar as duas coisas, acaba por resolver o problema errado e os e-mails continuam a ir para a pasta de spam.

Este guia analisa ambas as possibilidades, mostra como identificar qual delas está a causar o problema e explica passo a passo as soluções exatas para cada uma.

Por que é que os e-mails da HubSpot vão parar à pasta de spam?

Os fornecedores de caixas de entrada não se importam que utilize o HubSpot. O Google, a Microsoft e o Yahoo avaliam todos os e-mails da mesma forma antes de decidirem onde devem ser colocados: na caixa de entrada, na pasta de promoções ou na pasta de spam.

Eles têm em conta três aspetos:

1. Reputação do remetente

A reputação do remetente baseia-se na forma como os destinatários interagem com os seus e-mails ao longo do tempo.

• Sinais positivos: respostas, aberturas, remoção de e-mails da pasta de spam
• Sinais negativos: reclamações de spam, mensagens apagadas sem serem lidas, mensagens devolvidas

A reputação está ligada ao seu domínio de envio e ao endereço IP. Se algum deles tiver um histórico negativo, os seus e-mails serão filtrados, independentemente do conteúdo.

2. Configuração da autenticação

Os fornecedores de serviços de e-mail verificam se o seu e-mail está devidamente verificado através dos protocolos SPF, DKIM e DMARC.

• Se estiverem corretamente configurados e alinhados, os seus e-mails inspirarão mais confiança
• Se estiverem em falta ou danificados, os teus e-mails parecem suspeitos

A autenticação não garante que o e-mail chegue à caixa de entrada, mas, sem ela, é muito provável que o e-mail vá parar à pasta de spam.

3. Conteúdo e estrutura do e-mail

Isto diz respeito ao conteúdo do e-mail.

• Um número excessivo de links, código HTML pesado ou elementos de rastreamento podem levantar suspeitas
• Uma proporção inadequada entre texto e imagens ou uma formatação que pareça «spam» pode prejudicar a posição nos resultados de pesquisa

Os problemas relacionados com o conteúdo afetam normalmente e-mails específicos, e não a sua reputação global, mas continuam a influenciar o destino de cada mensagem.

No HubSpot, existem dois sistemas de envio diferentes, e cada um tem a sua própria reputação, os seus próprios riscos e a sua própria solução. Se não identificar qual deles está a utilizar, acaba por resolver o problema errado e nada melhora.

Em que caminho de envio da HubSpot estão os teus e-mails?

O HubSpot parece ser uma única plataforma, mas envia e-mails através de dois sistemas completamente diferentes. Se não souber qual deles está a utilizar, acabará por resolver o problema errado.

Percurso 1: Marketing Hub (rede da HubSpot)

Isto inclui boletins informativos, campanhas, fluxos de trabalho e e-mails transacionais.

• Os e-mails são enviados a partir do conjunto de IPs partilhados da HubSpot (ou de um IP dedicado, caso tenha um)
• A sua capacidade de entrega depende, em parte, de outros utilizadores da HubSpot partilharem esse IP
• Não controla diretamente a infraestrutura de envio

Percurso 2: Sales Hub (a sua caixa de entrada)

Isto inclui e-mails individuais, sequências e conversas na caixa de entrada associadas.

• Os e-mails são enviados a partir da sua caixa de correio do Google Workspace ou do Microsoft 365
• A HubSpot é apenas a interface de envio, não o remetente
• O Gmail e o Outlook tratam estes e-mails como se tivessem sido enviados manualmente

Se estiver a utilizar o Marketing Hub, os seus e-mails são avaliados com base em:

• Reputação de IP da HubSpot
• A autenticação do seu domínio
• A qualidade da sua lista

Se estiver a utilizar o Sales Hub, os seus e-mails são avaliados com base em:

• A reputação da sua caixa de correio
• O nível de atividade da tua caixa de entrada
• Como os destinatários interagem com os seus e-mails

É por isso que o mesmo e-mail pode acabar por chegar a:

• Caixa de entrada quando enviado manualmente a partir do Gmail
• Spam quando enviado através de uma sequência do HubSpot

Como se determina qual é o caminho que está a causar spam?

Antes de alterar os registos DNS, o conteúdo ou o volume de envio, é necessário identificar qual o sistema de envio que está efetivamente a causar o problema.

É aqui que a maioria das equipas parte do princípio de que todos os e-mails da HubSpot funcionam da mesma forma, aplica soluções genéricas e não vê qualquer melhoria. Na realidade, o Marketing Hub e o Sales Hub são avaliados por sistemas completamente diferentes. Se não isolar a origem do problema, acabará por tentar resolver o problema na camada errada.

Há dois aspetos fundamentais a ter em conta durante o diagnóstico:

• Entrega ≠ colocação na caixa de entrada: a HubSpot pode indicar que os e-mails foram «entregues», mas estes podem ainda assim acabar na pasta de spam ou de promoções
• Cada canal tem a sua própria reputação: a reputação do IP da HubSpot para e-mails de marketing versus a reputação da sua caixa de correio para e-mails de vendas

Assim que compreender isso, identifique qual o percurso que os seus e-mails estão a seguir e verifique onde é que eles realmente chegam.

Lista de verificação para diagnóstico rápido

Utilize isto para identificar o problema em poucos minutos:

1. Que tipo de e-mails está a enviar?

• Boletins informativos, campanhas, fluxos de trabalho → Percurso no Marketing Hub
• Sequências, e-mails individuais, envios do CRM → Percurso no Sales Hub

2. Que sistema é que está, na verdade, a enviar o e-mail?

• Enviado através da infraestrutura da HubSpot → Marketing Hub
• Enviado através da sua caixa de entrada do Gmail ou do Outlook associada → Sales Hub

3. Realizar um teste simples e controlado

Pegue no mesmo e-mail e envie-o de duas formas:

• Diretamente da sua caixa de entrada do Gmail ou do Outlook
• Através do HubSpot (sequência ou campanha)

O que isto significa:

• Caixa de entrada quando enviado manualmente, spam através do HubSpot → problema de infraestrutura
  
  • Sales Hub: reputação da caixa de correio ou rastreio
  • Marketing Hub: reputação de IP partilhada
• Spam em ambos os casos → reputação do domínio ou problema de conteúdo

4. Verifique se a mensagem foi efetivamente colocada na caixa de entrada (e não apenas se foi «entregue»)

Um e-mail marcado como «entregue» no HubSpot pode, mesmo assim, acabar na pasta de spam.

Para verificar a localização, envie o seu e-mail para uma lista de destinatários no Gmail, Outlook e Yahoo e verifique onde é entregue. 

5. Verificar a reputação do domínio e o estado na lista negra

Se o seu domínio ou IP de envio for sinalizado, a taxa de entrega na caixa de entrada diminuirá, independentemente das correções que efetuar noutros aspetos. Isto é especialmente relevante para os utilizadores do Marketing Hub que utilizam IPs partilhados e para os utilizadores do Sales Hub com domínios novos ou inativos.

Uma das maiores fontes de confusão é a ferramenta «Email Health» da HubSpot.

Aplica-se apenas aos e-mails do Marketing Hub e requer um volume mínimo de envios para apresentar dados significativos. Não monitoriza:

• Sequências do Sales Hub
• E-mails individuais
• Qualquer e-mail enviado através de uma caixa de entrada ligada

Isto já foi esclarecido várias vezes nas discussões da Comunidade da HubSpot, mas continua a confundir as pessoas.

Se as suas sequências estão a acabar na pasta de spam e está a basear-se no Email Health, está a consultar o painel de controlo errado.

Depois de identificar o caminho:

• Problema no Marketing Hub → foco na autenticação, na qualidade da lista e na reputação do IP partilhado
• Problema no Sales Hub → concentrar-se na reputação da caixa de correio, no período de aquecimento, no comportamento de envio e no acompanhamento

Como resolver o problema dos e-mails do Marketing Hub que vão parar na pasta de spam?

Os e-mails de marketing enviados através do HubSpot não funcionam da mesma forma que os e-mails enviados a partir da sua caixa de entrada pessoal. São enviados através da infraestrutura de envio partilhada do HubSpot, o que significa que os fornecedores de serviços de e-mail os avaliam com base numa combinação de:

• A reputação do seu domínio (a forma como o seu público interage)
• Reputação do IP da HubSpot (partilhada com outros remetentes)
• A sua configuração técnica (autenticação e conformidade)

Não controla a camada IP, mas controla tudo o resto. O objetivo é criar sinais de confiança no domínio que sejam suficientemente fortes para compensar qualquer risco associado ao IP partilhado.

1. Corrigir a autenticação (SPF, DKIM, DMARC)

Se a autenticação não estiver definida ou estiver mal configurada, os fornecedores de caixas de entrada podem filtrar os seus e-mails ou rejeitá-los por completo.

É necessário que os três protocolos estejam a funcionar e estejam sincronizados:

• SPF (Sender Policy Framework): Indica aos fornecedores de caixas de entrada quais os servidores autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio.
  
  • Add: include:<portal-id>.spf01.hubspotemail.net
  • Certifique-se de que tem apenas um registo SPF (a existência de vários registos impede a validação)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Adiciona uma assinatura criptográfica a cada e-mail para que os prestadores de serviços possam verificar se este não foi alterado.
  
  • A HubSpot fornece-lhe dois registos CNAME (hs1, hs2)
  • Ambos têm de ser resolvidos corretamente para que o DKIM seja aprovado de forma consistente
• DMARC (Autenticação, Relatórios e Conformidade de Mensagens com Base no Domínio): Associa o SPF ao DKIM e indica aos fornecedores de caixas de entrada o que fazer caso a autenticação falhe.
  
  • Comece com p=none (modo de monitorização)
  • Transferir para quarentena e, assim que estiver estável, rejeitar

A autenticação não garante que o e-mail chegue à caixa de entrada, mas sem ela nem sequer se qualifica. A Google e a Microsoft aplicam agora estas verificações de forma rigorosa.

Pontos de falha comuns:

• SPF que excede os limites de pesquisa ou registos duplicados
• O DKIM fica inoperacional devido a erros de configuração do DNS (especialmente com o proxy/flattening do Cloudflare)
• O DMARC não está alinhado com o seu domínio «De»

2. Compreender e contornar o risco associado ao IP partilhado

Por predefinição, o Marketing Hub utiliza um conjunto de IPs partilhado. Isso significa que os seus e-mails são enviados a partir dos mesmos endereços IP que os de outros clientes da HubSpot.

Implicações:

• A sua capacidade de entrega é parcialmente afetada pelo comportamento de outros remetentes
• Um aumento repentino de reclamações por spam provenientes de outra conta pode afetá-lo
• Poderá observar um posicionamento inconsistente, especialmente no Outlook

Não podes controlar com quem partilhas o endereço IP, mas podes proteger os teus próprios indicadores de reputação:

• Manter as taxas de reclamações extremamente baixas
• Evite enviar mensagens a utilizadores inativos
• Manter padrões de interação consistentes

3. Melhorar a qualidade da lista (é aqui que a maioria dos problemas começa)

Se os seus e-mails estão a ir para a pasta de spam, a qualidade da lista é, muitas vezes, a causa principal. Os fornecedores de serviços de e-mail acompanham a forma como os destinatários interagem com os seus e-mails ao longo do tempo:

• Eles abrem e clicam?
• Eles ignoram ou apagam?
• Marcam-te como spam?

Um baixo nível de interação transmite um sinal claro de que este remetente não é bem-vindo.

O que fazer:

• Enviar principalmente aos contactos que interagiram nos últimos 30 a 90 dias
• Remova ou oculte regularmente os utilizadores inativos
• Nunca carregue listas compradas ou obtidas por meio de scraping
• Verifique os endereços de e-mail antes de importar (para reduzir o número de mensagens devolvidas)

Se mudou de outro ESP (como o Mailchimp), a sua reputação anterior não é transferida. Está, na prática, a começar do zero nos IPs da HubSpot, razão pela qual as taxas de abertura costumam baixar drasticamente após a migração.

A solução consiste em restabelecer o envolvimento de forma gradual, começando pelos utilizadores mais ativos.

4. Controlar o volume e os padrões de envio

Os fornecedores de serviços de e-mail não se limitam a analisar o que envias, mas também a forma como o envias.

Padrões de risco:

• Picos repentinos no volume
• Grandes campanhas dirigidas a listas de contactos não conhecidos ou de qualidade variável
• Longos intervalos seguidos de envios intensos

Estas práticas podem parecer comportamentos de spam, mesmo que o seu conteúdo seja legítimo. Aqui ficam algumas boas práticas:

• Comece por segmentos mais pequenos e com elevado nível de envolvimento
• Aumente o volume gradualmente ao longo do tempo
• Manter uma cadência de envio consistente

Isto ajuda a estabilizar a sua reputação na infraestrutura da HubSpot.

5. Teste a colocação na caixa de entrada antes de cada campanha

O HubSpot indica se um e-mail foi entregue, mas não onde foi recebido, uma vez que um e-mail pode estar:

• Entregue → mas na pasta de spam
• Entregue → mas em promoções
• Entregue → mas nunca visto

Para melhorar a capacidade de entrega, é necessário avaliar a colocação na caixa de entrada, e não apenas a taxa de entrega.

Uma forma fiável de o fazer é enviar o seu e-mail para uma lista de teste no Gmail, Outlook e Yahoo e verificar o posicionamento antes de lançar a sua campanha propriamente dita.

É aqui que o teste de spam de e-mail da MailReach acrescenta uma camada de proteção que a HubSpot não oferece.

Em vez de realizar testes numa única caixa de entrada ou basear-se em resultados reencaminhados, o MailReach permite-lhe enviar o seu e-mail diretamente para uma rede distribuída de caixas de entrada nos principais fornecedores de serviços de e-mail. Isto proporciona-lhe uma visão mais precisa e imparcial da entrega em ambientes reais.

• Visibilidade da localização na caixa de entrada em mais de 30 caixas de correio: veja exatamente onde o seu e-mail é colocado (caixa de entrada, spam, promoções) em diferentes fornecedores
• Pontuação de spam imparcial: baseada na colocação real na caixa de entrada, e não em testes simulados ou reencaminhados
• Verificações técnicas completas numa única execução: SPF, DKIM, validação DMARC, estado na lista negra, links, estrutura HTML e fatores que desencadeiam o spam
• Feedback prático relacionado com o seu e-mail específico: não se trata de conselhos genéricos, mas sim de questões específicas relacionadas com o seu conteúdo e configuração

Em vez de enviar e cruzar os dedos, deve testar em condições reais, corrigir o que for sinalizado e só depois enviar em grande escala, porque, uma vez lançada a campanha, já não é possível retirá-la.

6. Decida se (e quando) faz sentido ter um IP dedicado

A HubSpot oferece IPs dedicados para remetentes de grande volume (normalmente mais de 100 mil e-mails por mês), juntamente com um período de aquecimento automático, mas isso não constitui um atalho para uma melhor capacidade de entrega.

• Num IP partilhado, a sua reputação é combinada com a de outros utilizadores
• Num IP dedicado, a sua reputação é inteiramente sua

Se o seu nível de interação for elevado e a sua lista estiver limpa, um IP dedicado dá-lhe controlo.

Caso contrário, concentra todos os sinais negativos — aberturas baixas, reclamações, rejeições — num único endereço IP, o que pode prejudicá-lo mais rapidamente e de forma mais agressiva.

Na maioria dos casos, é melhor começar por melhorar o envolvimento e a qualidade da lista e só depois considerar a utilização de um IP dedicado.

Como resolver o problema das sequências do Sales Hub e dos e-mails individuais que vão parar à pasta de spam?

Os e-mails de vendas enviados através do HubSpot funcionam de forma muito diferente dos e-mails do Marketing Hub, uma vez que não são enviados a partir dos servidores do HubSpot. Em vez disso, são enviados a partir da sua caixa de entrada do Gmail ou do Outlook associada. O HubSpot limita-se a gerir a automatização, como a programação, o acompanhamento e a sequência de envios.

Para os fornecedores de serviços de correio eletrónico, estes e-mails parecem-se exatamente com mensagens enviadas manualmente a partir da sua caixa de correio.

É por isso que este problema costuma ser confuso:

• O mesmo e-mail chega à caixa de entrada quando é enviado manualmente
• O mesmo e-mail vai parar à pasta de spam quando é enviado através de uma sequência

O conteúdo não sofreu qualquer alteração. O que mudou foi a forma como o e-mail foi enviado e a forma como a sua caixa de correio está a ser avaliada em grande escala.

Para resolver este problema, é necessário concentrar-se nos sinais de confiança ao nível da caixa de correio, e não em soluções ao nível do ESP.

1. Compreender o que os fornecedores de caixas de entrada estão a avaliar

No caso dos e-mails do Sales Hub, não existe uma infraestrutura partilhada em que se possa apoiar. Tudo depende da sua caixa de correio.

Os fornecedores de serviços de caixa de entrada avaliam:

• Reputação da caixa de correio: como o seu domínio e a sua caixa de entrada se têm comportado ao longo do tempo
• Sinais de interação: respostas, visualizações, reclamações de spam, eliminações
• Comportamento de envio: volume, frequência e consistência

Ao contrário do Marketing Hub, aqui não há margem de manobra. Se os teus sinais forem fracos, os teus e-mails vão parar à pasta de spam, por melhor que pareça a tua configuração.

2. Criar uma relação de confiança com Email Warmup

Se a sua caixa de correio for nova, estiver inativa ou começar subitamente a enviar mensagens em grande escala, não será considerada fiável.

Os fornecedores de serviços de e-mail, como a Google e a Microsoft, esperam um padrão de envio gradual e semelhante ao de um utilizador humano. Quando detetam um pico repentino de e-mails enviados sem histórico, sinalizam essa situação. O Email warmup resolve este problema ao criar esse histórico antes de expandir a sua atividade.

Funciona através da criação de interações reais e positivas com outras caixas de entrada:

• Os e-mails são abertos
• Resposta a
• Marcado como importante
• Retirados das pastas de spam

Estes sinais indicam aos fornecedores de caixas de entrada que os seus e-mails são bem-vindos. Com o tempo, isto:

• Reforça a reputação do remetente
• Reduz a inserção de spam
• Permite-lhe aumentar com segurança o volume de envios

Nem todas as ferramentas de aquecimento funcionam da mesma forma. O que importa é quem interage com os seus e-mails e quão realistas são essas interações.

O MailReach foi concebido para gerar os sinais exatos que a Google e a Microsoft utilizam para avaliar a confiança.

• Os seus e-mails são enviados automaticamente para uma rede de mais de 30 000 caixas de entrada reais do Google Workspace e do Microsoft 365, uma vez que estes são os mesmos fornecedores que filtram os seus e-mails enviados; por isso, o envolvimento tem um peso real
• Essas caixas de entrada geram interação genuína, aberturas, respostas, marcação de e-mails como importantes e a remoção de mensagens da pasta de spam. Estas são precisamente as ações positivas que os fornecedores de caixas de entrada procuram ao avaliar a reputação do remetente.
• O volume de envios é aumentado gradualmente ao longo do tempo, para que a sua caixa de correio acumule um histórico de forma natural. Isto evita os picos repentinos que normalmente ativam os filtros de spam em contas novas ou inativas.

Ao mesmo tempo, o MailReach oferece-lhe uma visão da sua reputação ao nível do fornecedor, para que possa ver como o Gmail e o Outlook tratam a sua caixa de correio separadamente e detetar problemas antes que estes afetem as suas campanhas.

Em vez de se limitar a simular atividade, esta abordagem centra-se em criar uma relação de confiança mensurável com os mesmos sistemas que determinam se os seus e-mails vão parar à caixa de entrada ou à pasta de spam.

3. Resolver o problema do pixel de rastreamento

A HubSpot adiciona um pixel de rastreamento invisível aos e-mails de vendas para medir as aberturas e os cliques.

Em muitos ambientes empresariais, especialmente em configurações mais restritas do Microsoft Outlook, isto é sinalizado como suspeito.

Isto cria um padrão muito específico:

• E-mail sem rastreamento = chega à caixa de entrada
• O mesmo e-mail com número de rastreio = vai parar à pasta de spam

Portanto:

• Desative o acompanhamento de aberturas e cliques para sequências confidenciais
• Utilize e-mails em texto simples para comunicações de grande importância
• Teste ambas as versões para confirmar se o rastreio é o fator desencadeante

O acompanhamento é útil para fins analíticos, mas não vale a pena sacrificar a capacidade de entrega.

4. Controlar o volume e o ritmo de envio

A HubSpot estabelece limites (500 por dia para o plano Professional, 1 000 por dia para o plano Enterprise), mas trata-se de limites técnicos, não de limites de segurança.

Os fornecedores de serviços de e-mail dão mais importância à forma como envias as mensagens do que à quantidade que envias.

Os padrões de risco incluem:

• Envio de centenas de e-mails a partir de uma caixa de entrada nova ou inativa
• Picos repentinos no volume diário
• Inscrição em massa de listas extensas em sequências

Abordagem mais segura:

• Comece aos poucos (20–50 e-mails por dia)
• Aumentar gradualmente à medida que a reputação melhora
• Envio de mensagens ao longo do dia
• Mantenha o volume diário constante

5. Escrever e-mails que gerem respostas

No Sales Hub, as respostas são mais importantes do que as aberturas.

Os fornecedores de serviços de correio eletrónico verificam se os destinatários:

• Responda aos seus e-mails
• Continuar as conversas
• Ignorar ou apagar as tuas mensagens

Uma elevada taxa de resposta é um dos sinais positivos mais fortes que pode transmitir. Aqui ficam algumas boas práticas para gerar taxas de resposta elevadas: 

• E-mails curtos, em texto simples
• Tom natural e coloquial
• Um pedido claro e simples (sem várias chamadas à ação)
• Personalização que vai além dos marcadores de lugar

Os modelos que parecem ter sido criados automaticamente tendem a ser ignorados. Os e-mails ignorados prejudicam a sua reputação ao longo do tempo.

6. Teste os seus e-mails antes de expandir a escala

Um dos maiores erros é inscrever contactos em sequências sem verificar onde os e-mails chegam realmente.

O HubSpot irá indicar «entregue», mas isso não indica se o e-mail chegou à caixa de entrada.

Para verificar a entrega, envie o seu e-mail para caixas de entrada de teste no Gmail, Outlook e Yahoo e verifique:

• Caixa de entrada vs. pasta de spam
• Diferenças entre prestadores
• Impacto das ligações, da formatação ou do rastreio

Por que é que o pixel de rastreamento da HubSpot aciona os filtros de spam?

Quando envia e-mails através do HubSpot Sales Hub, o rastreio está ativado por predefinição. Funciona através da inserção de uma imagem invisível de 1×1 (pixel de rastreio) e da reescrita dos seus links, para que os cliques possam ser medidos.

À primeira vista, trata-se de um comportamento normal no marketing por e-mail. O problema reside na forma como os filtros de spam modernos o interpretam, especialmente em ambientes B2B.

O que o pixel de rastreamento faz, na verdade

Quando o seu e-mail é aberto, o cliente de e-mail do destinatário carrega uma imagem minúscula e invisível alojada nos servidores da HubSpot. Essa solicitação:

• Confirma que o e-mail foi aberto
• Regista o dispositivo, a hora e, por vezes, a localização
• Liga o evento aberto ao teu feed de atividades da HubSpot

No que diz respeito ao acompanhamento de cliques, a HubSpot também:

• Reescreve os teus links para que passem pelo seu domínio de rastreamento
• Redireciona o utilizador para o destino final após registar o clique

Estes mecanismos não são, por si só, «maus», mas alteram a pegada técnica do seu e-mail e é isso que os filtros de spam avaliam.

Por que é que os filtros de spam o assinalam?

Os filtros modernos utilizados pela Microsoft (Outlook/Exchange), pelo Google (Gmail) e pelos gateways de segurança empresariais analisam sinais comportamentais e estruturais dos seus e-mails. Os pixels de rastreio e as ligações reescritas podem ativar alertas por várias razões:

1. Incompatibilidade entre o remetente e o domínio de rastreio

O seu e-mail pode ser enviado a partir do seu domínio (por exemplo, yourcompany.com), mas o pixel de rastreamento e as ligações remetem frequentemente para um domínio diferente, controlado pela HubSpot.

Para um filtro de spam, isto parece:

• Remetente: yourcompany.com
• Atividade de rastreamento: hubspotemail.net (ou semelhante)

Essa discrepância pode assemelhar-se a padrões de phishing ou spoofing, especialmente em ambientes empresariais mais rigorosos.

2. Elementos ocultos no interior do e-mail

O pixel de rastreamento é intencionalmente invisível. Trata-se de uma imagem de 1×1 sem conteúdo visível.

Os filtros de spam tratam os elementos ocultos com cautela porque:

• São frequentemente utilizados em sistemas de localização e vigilância
• Historicamente, têm sido utilizados em e-mails maliciosos ou enganosos

Um único pixel nem sempre faz com que o e-mail seja considerado spam, mas, quando combinado com outros sinais (baixa reputação, remetente novo, volume elevado), pode fazer com que o e-mail ultrapasse o limiar.

3. Reescrita de links e cadeias de redirecionamento

A HubSpot reescreve os links para efeitos de monitorização de cliques. Em vez de criar um link direto para o destino, o e-mail passa primeiro por um URL de monitorização.

Isto apresenta:

• Cadeias de redirecionamento
• Domínios não correspondentes
• Pedidos HTTP adicionais antes de chegar à página final

Os filtros de spam costumam atribuir uma pontuação negativa aos e-mails quando:

• Os links não correspondem ao domínio visível
• O comportamento do redirecionamento parece suspeito
• Existem vários parâmetros de acompanhamento

4. Os filtros de segurança das empresas são mais rigorosos

Este problema ocorre com maior frequência junto de destinatários que utilizam sistemas de correio eletrónico empresariais, especialmente o Microsoft Outlook em ambientes empresariais.

Estes sistemas estão configurados para:

• Bloquear imagens externas por predefinição
• Analisar os píxeis de rastreio como potenciais fugas de dados
• Assinalar como «de risco» os e-mails com rastreamento e baixo nível de interação

É por isso que se vê frequentemente:

• Gmail → caixa de entrada
• Outlook (empresarial) → spam

O mesmo e-mail, regras de filtragem diferentes.

Se suspeitar que o rastreio está a afetar a sua capacidade de entrega, faça testes e ajuste:

• Desativar o rastreio de aberturas e cliques para sequências sensíveis
• Envie e-mails importantes em texto simples (sem HTML, sem rastreamento)
• Teste o mesmo e-mail com e sem rastreamento, utilizando uma lista de teste
• Evite utilizar muitos links nos primeiros e-mails de contacto

No caso de ações de divulgação de grande importância, especialmente junto de potenciais clientes empresariais, a capacidade de entrega é mais importante do que a visibilidade do acompanhamento.

O acompanhamento continua a ser útil quando:

• Estás a enviar e-mails a contactos interessados ou com quem já estabeleceste uma relação
• Precisa de dados de desempenho das campanhas
• A capacidade de entrega já está estável

No entanto, no caso de abordagens a clientes pouco ou moderadamente interessados, especialmente nas sequências do Sales Hub, o acompanhamento pode tornar-se um obstáculo.

Dê vida à sua caixa de correio conectada com o MailReach

Os e-mails do Sales Hub são avaliados exclusivamente com base na reputação da sua caixa de entrada associada. Se essa caixa de entrada for nova, inativa ou começar subitamente a enviar e-mails em grande escala, os fornecedores de serviços de e-mail não confiam nela e os seus e-mails são filtrados antes mesmo de o conteúdo ser tido em conta.

O MailReach foi concebido especificamente para este caso de utilização. A sua rede de aquecimento é composta por caixas de entrada reais do Google Workspace e do Microsoft 365, ou seja, exatamente os mesmos fornecedores que processam e avaliam os seus e-mails do Sales Hub. 

Eis como o aquecimento funciona, na prática:

• A sua caixa de correio começa a enviar volumes controlados de e-mails para a rede da MailReach, composta por mais de 30 mil caixas de correio empresariais reais
• Esses e-mails recebem sinais positivos de interação, como aberturas, respostas, marcação como «importante» e retirada das pastas de spam
• Estas interações ocorrem sob a forma de conversas naturais, o que torna os sinais credíveis para o Gmail e o Outlook
• O volume aumenta gradualmente ao longo do tempo, evitando os picos repentinos que normalmente ativam os filtros de spam

Estes são os sinais exatos que os provedores de caixas de entrada utilizam para avaliar a qualidade do remetente. À medida que se acumulam, a reputação da sua caixa de correio reforça-se, tornando mais seguro executar sequências sem que estas sejam filtradas.

No entanto, o aquecimento por si só não é suficiente se os seus modelos ativarem filtros.

Antes de adicionar contactos a uma sequência, submeta os seus e-mails ao teste de spam do MailReach. Este teste mostra como a sua mensagem é apresentada no Gmail, no Outlook e noutros fornecedores de e-mail, e assinala problemas no seu conteúdo, nas ligações ou na autenticação que possam prejudicar a sua exibição. 

Por fim, acompanhe o seu progresso de forma contínua. O MailReach fornece uma pontuação de reputação por fornecedor, para que possa ver como o Gmail e o Outlook, especificamente, avaliam a sua caixa de correio. Essa visibilidade ajuda-o a ajustar o volume de envios, a suspender sequências quando necessário e a evitar quedas na reputação antes que estas se transformem em problemas de entregabilidade.

Que erros de conteúdo provocam spam em ambos os canais?

Mesmo com uma autenticação robusta e uma boa reputação do remetente, um único e-mail pode acabar na pasta de spam devido à forma como está redigido ou estruturado. Isto acontece porque os fornecedores de caixas de entrada avaliam cada mensagem individualmente, e não apenas o remetente por trás dela.

Existem duas camadas distintas em jogo:

• Reputação do remetente → construída ao longo do tempo (histórico do domínio/IP)
• Avaliação do conteúdo → avaliada por e-mail

É preciso que ambos estejam em ordem. Uma boa reputação não compensa totalmente um conteúdo de má qualidade — e um conteúdo de má qualidade pode, discretamente, arruinar campanhas que, de outra forma, seriam bem-sucedidas.

Estes são os padrões que levam sistematicamente os e-mails para a pasta de spam no Google (Gmail), na Microsoft (Outlook) e no Yahoo:

1. Linguagem e formatação ao estilo do spam

Existem certos padrões que estão fortemente associados a e-mails promocionais ou de baixa qualidade:

• Assuntos de e-mail excessivamente agressivos («Aja já», «Por tempo limitado», «Última oportunidade»)
• Uso excessivo de maiúsculas ou de sinais de pontuação («GRÁTIS!!!», «URGENTE!!!»)
• Utilização excessiva de argumentos relacionados com vendas ou dinheiro
• Assuntos longos e confusos que tentam abranger demasiado

Por si só, estes fatores nem sempre activam o filtro de spam, mas, quando combinados, aumentam significativamente o risco.

2. HTML e design excessivamente complexos

Os e-mails com um design muito elaborado apresentam, muitas vezes, mais riscos do que os mais simples.

Problemas comuns:

• Excesso de tabelas aninhadas ou layouts complexos
• Estilo inline ou scripts em excesso
• Má visualização em diferentes dispositivos

Os filtros de spam dão preferência a código HTML simples e leve. Os e-mails com um design excessivamente elaborado parecem mais campanhas de marketing em massa do que comunicação pessoal.

3. Desequilíbrio entre texto e imagem

Os e-mails que dependem em grande medida de imagens, especialmente aqueles com muito pouco texto, são mais difíceis de avaliar e mais fáceis de serem sinalizados.

Exemplos:

• Banners com imagens e texto de apoio reduzido
• E-mails completos criados como uma única imagem
• Imagens danificadas ou bloqueadas (algo comum nas caixas de entrada empresariais)

Os fornecedores de caixas de entrada baseiam-se no texto para compreender a intenção. Se não houver texto suficiente, torna-se mais difícil confiar no e-mail.

4. Links suspeitos ou que não funcionam

Os links são uma das partes mais analisadas de um e-mail.

Os fatores de risco incluem:

• Discrepância entre o texto apresentado e o URL real
• Cadeias de redirecionamento (especialmente com rastreamento)
• Links para domínios com baixa reputação ou sinalizados
• URLs encurtadas ou links com demasiados parâmetros

Basta um único link problemático para que um e-mail, que de outra forma estaria isento de problemas, seja enviado para a pasta de spam.

5. Opções de cancelamento de subscrição em falta ou ocultas

No caso dos e-mails em massa (especialmente no Marketing Hub), isto é fundamental.

• Ausência de um link para cancelar a subscrição → problema imediato de confiança
• Opção de cancelamento de subscrição difícil de encontrar ou mal visível → sinal negativo
• Desinscrição não funcional → risco de reclamação

Os fornecedores de serviços de correio eletrónico esperam que exista uma forma clara de os utilizadores se desinscreverem. Esconder essa opção aumenta o número de reclamações por spam.

Em ambos os percursos da HubSpot, o conteúdo tem melhor desempenho quando:

• Simples e de fácil leitura
• Simples em termos de formatação e design
• Clareza na intenção e na relevância para o público-alvo
• Sem links desnecessários nem elementos de rastreamento que sobrecarreguem a página

Os fornecedores de caixas de entrada estão otimizados para dar prioridade aos e-mails que se parecem e se comportam como uma comunicação humana real.

Quanto mais o teu e-mail se aproximar disso, mais consistentemente chegará à caixa de entrada.

Resolva o problema no HubSpot certo e resolva o problema do spam

Os problemas de entregabilidade costumam acumular-se gradualmente, devido a pequenas falhas na configuração, interação inconsistente e alterações nas regras dos fornecedores, e só se tornam evidentes quando o desempenho diminui.

O que distingue as equipas que se recuperam rapidamente das que ficam estagnadas não é o acesso a melhores ferramentas, mas sim a forma como abordam a capacidade de entrega. As equipas que conseguem chegar consistentemente à caixa de entrada tratam-na como um sistema contínuo que monitorizam, testam e ajustam.

Isso significa que: 

1. Verificar onde os e-mails chegam efetivamente, e não apenas se foram entregues. 
2. Validar as alterações antes de as enviar em grande escala. 
3. Saber distinguir quando uma queda se deve a um problema de conteúdo, a um problema de reputação ou a uma limitação ao nível da plataforma, e agir de acordo com a causa correta.

Começa por verificar onde é que os teus e-mails da HubSpot vão parar. Experimenta o teste de spam de e-mail da MailReach.