Capacidade de entrega de e-mails da HubSpot: Por que é que os seus e-mails vão parar à pasta de spam (e a solução em duas etapas que a maioria dos guias não menciona)

De acordo com os relatórios de referência sobre a capacidade de entrega de e-mails, o Marketing Hub da HubSpot registou uma taxa média de entrega na caixa de entrada de 77,7%, ocupando o 12.º lugar entre as 16 plataformas testadas. Isto significa que, aproximadamente, um em cada quatro e-mails pode não chegar à caixa de entrada.

Para as equipas B2B que utilizam o HubSpot, este número reflete a realidade dos sintomas observados. As taxas de abertura descem. As respostas demoram a chegar. As sequências que antes chegavam ao destinatário passam a ir parar à pasta de spam, especialmente no Outlook. As verificações de autenticação são bem-sucedidas, o conteúdo parece estar em ordem, mas a taxa de entrega continua a diminuir.

A razão pela qual a maioria das equipas fica estagnada é mais simples do que parece. A HubSpot é vista como uma única plataforma, mas envia e-mails através de dois sistemas completamente diferentes, cada um com a sua própria infraestrutura, indicadores de reputação e pontos de falha. O Marketing Hub utiliza o SMTP partilhado da HubSpot. As sequências do Sales Hub são enviadas através da sua caixa de entrada do Gmail ou do Microsoft 365 associada. 

Neste blogue, analisamos ambas as possibilidades, mostramos como identificar qual delas está a causar o problema e explicamos as soluções específicas para cada uma.

Caminhos de envio do HubSpot

Os dois percursos de envio diferentes da HubSpot influenciam a forma como as suas mensagens são processadas, autenticadas e, por fim, colocadas na caixa de entrada. Compreender estes percursos é fundamental para diagnosticar inconsistências e perceber por que razão o desempenho pode variar, mesmo quando, à primeira vista, tudo parece estar configurado corretamente.

Percurso 1: E-mails do Marketing Hub (incluindo e-mails de fluxo de trabalho e e-mails transacionais):

O Marketing Hub envia as mensagens através da infraestrutura SMTP própria da HubSpot, utilizando IPs partilhados por predefinição. A autenticação (SPF, DKIM, DMARC) é configurada em relação ao domínio de envio da HubSpot, pelo que a capacidade de entrega assenta em duas camadas:

1. Reputação de IP da HubSpot 
2. Configuração do seu próprio domínio

Percurso 2: E-mails da sequência do Sales Hub (incluindo e-mails individuais a partir dos registos de contactos e da caixa de entrada do Conversations):

O Sales Hub envia as mensagens através da sua caixa de entrada ligada do Gmail, do Microsoft 365 ou do IMAP, sendo que a HubSpot atua como camada de automatização e não como remetente. No entanto, a autenticação, a reputação do IP e os limites de envio são todos determinados pela Google ou pela Microsoft, e não pela infraestrutura da HubSpot

Eis uma diferença entre o percurso do Marketing Hub e o percurso do Sales Hub 

Perceber em que caminho te encontras é o primeiro passo. Tudo o resto decorre daí.

Por que é que os e-mails do Marketing Hub vão parar à pasta de spam (e o que realmente resolve o problema)

Quando os e-mails do Marketing Hub vão parar à pasta de spam, o problema deve-se quase sempre a uma das três seguintes razões: 

1. Autenticação falhada
2. Baixa qualidade da lista, ou 
3. Conteúdo que ativa os filtros de spam. 

Estes correspondem diretamente aos três pilares da capacidade de entrega de e-mails da HubSpot:

1. Reputação do remetente (baseada no envolvimento)
2. Conteúdo do e-mail e 
3. A configurar o envio.

Corrigir a autenticação: 

O problema de spam mais comum e que pode ser resolvido no Marketing Hub é a autenticação de domínio incompleta. Se os destinatários virem os seus e-mails a chegar de «[o seu nome] via hubspotemail.net» em vez do seu domínio real, isso significa que os seus registos SPF ou DKIM estão em falta ou mal configurados. 

Esta é uma das principais razões pelas quais os e-mails do Marketing Hub acabam na pasta de spam, e os fornecedores de serviços de e-mail têm-se mostrado visivelmente menos tolerantes em relação a falhas de autenticação nos últimos anos.

É necessário que existam três protocolos em vigor e que estejam coordenados para evitar este problema:

•  SPF (Sender Policy Framework) confirms which servers are allowed to send for your domain. Maintain a single SPF record that includes HubSpot (include:<portal-id>.spf01.hubspotemail.net). Multiple SPF records break validation.     
•  O DKIM (DomainKeys Identified Mail) adiciona uma assinatura criptográfica para que os fornecedores possam verificar se o e-mail não foi alterado durante o trânsito. A HubSpot fornece dois registos CNAME (hs1, hs2), os quais têm de ser resolvidos corretamente.
• O DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) integra o SPF e o DKIM e indica aos fornecedores o que fazer quando a autenticação falha. Comece com p=none para monitorizar e, depois, passe para a quarentena e a rejeição assim que o tráfego se estabilizar.

De acordo com o relatório de 2025 da The Digital Bloom sobre a capacidade de entrega de e-mails B2B, apenas 18,2% dos 10 milhões de domínios mais importantes possuem registos DMARC válidos, e os remetentes totalmente autenticados têm 2,7 vezes mais probabilidades de chegar à caixa de entrada. 

Para uma configuração passo a passo, consulte o guia da MailReach sobre a implementação de SPF, DKIM e DMARC. Também pode verificar a sua configuração atual com o verificador SPF gratuito e o verificador DKIM gratuito da MailReach.

Limpa as tuas listas antes de culpares a HubSpot

A reputação do remetente é determinada por sinais de interação, como aberturas, respostas e baixas taxas de reclamações de spam. Quando se enviam e-mails em massa para listas de CRM desatualizadas, repletas de contactos inativos, endereços com erros de entrega ou endereços genéricos como contact@company.com, os fornecedores de caixas de entrada detetam um baixo nível de interação e assinalam o seu domínio como de risco.

A HubSpot dispõe de uma funcionalidade integrada de supressão de «graymail» que exclui automaticamente os contactos inativos dos envios de marketing. Muitos utilizadores ou não têm conhecimento desta funcionalidade ou desativam-na, uma vez que reduz o seu volume aparente de envios. Enviar mensagens a 10 000 contactos que o ignoram prejudica mais a reputação do que enviar a 2 000 que interagem.

Os requisitos do Google para remetentes em massa (em vigor desde fevereiro de 2024) exigem que as taxas de reclamações por spam se mantenham abaixo de 0,1%, sendo que 0,3% desencadeia a filtragem ou a rejeição imediata. Cada contacto inativo na sua lista é uma potencial reclamação à espera de acontecer.

Verifique onde é que os seus e-mails chegam realmente

As análises de e-mail da HubSpot mostram se um e-mail foi «entregue», mas «entregue» na HubSpot significa que o servidor do destinatário o aceitou. Não verifica se o e-mail chegou à caixa de entrada ou não. O seu e-mail pode estar na pasta de spam ou no separador «Promoções», e o painel de controlo da HubSpot não lhe dirá isso.

De acordo com um relatório da Sinch Mailgun de 2025, apenas 13 % das equipas de comunicação testam efetivamente a colocação na caixa de entrada. Os restantes 87 % limitam-se a adivinhar e a enviar mensagens sem testar a colocação na caixa de entrada.

O teste de spam de e-mail da MailReach funciona de forma diferente dos verificadores de pontuação de spam superficiais. Envia o seu e-mail em condições reais de envio para uma lista de mais de 30 caixas de entrada reais no Gmail, Outlook, Yahoo e outros fornecedores. O teste mostra exatamente onde o seu e-mail foi colocado — na caixa de entrada, na pasta de promoções ou na pasta de spam —, com uma discriminação por fornecedor. 

Por que é que os e-mails das sequências do Sales Hub vão parar à pasta de spam (e como o Warmup resolve isso)

Os e-mails da Sequência do Sales Hub não são enviados através da HubSpot, mas sim através da sua caixa de entrada do Gmail ou do Microsoft 365 associada, utilizando a infraestrutura da Google ou da Microsoft.

No que diz respeito à abordagem a frio no B2B, esta é a configuração mais segura. O envio é feito a partir de uma caixa de entrada empresarial legítima num fornecedor de confiança, e não a partir de um conjunto de IPs partilhados de um ESP de terceiros. Só funciona se a caixa de entrada associada já tiver reputação de remetente, algo que a maioria das equipas de vendas da HubSpot ainda não construiu antes de começarem a registar contactos

Limites de envio das sequências do HubSpot por plano

A HubSpot impõe limites diários de envio às caixas de entrada ligadas, para evitar abusos:

Estes limites existem porque a Google e a Microsoft limitam ou bloqueiam as contas que enviam demasiados e-mails automáticos a um ritmo demasiado rápido, o que nos leva ao próximo problema.

Por que é que a Microsoft bloqueia as sequências do HubSpot (e como evitar isso)

Se as suas sequências do HubSpot não estiverem a ter o desempenho esperado nas caixas de entrada da Microsoft, lembre-se de que o Outlook e outras caixas de correio da Microsoft aplicam uma lógica de filtragem mais rigorosa e, muitas vezes, menos transparente, que pode marcar como indesejável até mesmo as comunicações bem configuradas. 

Na verdade, muitos utilizadores do HubSpot queixam-se repetidamente de que a Microsoft avisa frequentemente sobre a deteção de comportamentos anómalos na caixa de correio e, pouco tempo depois, bloqueia a caixa de correio, deixando o resto da sequência de e-mails por enviar

Para compreender o que está a acontecer e saber como se antecipar a isso, é necessário compreender os fatores subjacentes que influenciam a forma como estas sequências são avaliadas. 

Isto acontece porque os algoritmos da Microsoft detetam alterações repentinas nos padrões de comportamento. Por exemplo, uma caixa de correio que normalmente envia 5 a 10 e-mails pessoais por dia passa subitamente a enviar 50 mensagens baseadas em modelos em rápida sucessão. Sem um histórico de envios anterior nem sinais de interação, a Microsoft considera isso como potencial spam ou uma possível invasão.

No entanto, a solução não consiste em reduzir o volume do Sequences para zero, mas sim em construir a reputação do remetente na caixa de entrada associada antes de lançar as campanhas.

Como preparar a sua caixa de entrada ligada para as sequências do HubSpot

O HubSpot não dispõe de uma ferramenta integrada de « email warmup », pelo que, se estiver a executar sequências através de uma caixa de entrada do Gmail ou do Microsoft 365 nova ou pouco utilizada, precisará de uma solução externa de «warmup».

O serviço « email warmup » da MailReach liga-se diretamente à sua caixa de entrada do Gmail ou do Microsoft 365, a mesma caixa de entrada a partir da qual as suas «Sequences» são enviadas. Gera interações positivas (aberturas, respostas, marcações com estrela, remoção da pasta de spam) a partir de uma rede de mais de 30 000 caixas de entrada empresariais reais do Google Workspace e do Microsoft 365. Isto cria confiança junto dos prestadores de serviços que decidem exatamente onde os e-mails das suas «Sequences» vão parar.

Eis como se desenrola o processo de aquecimento:

• Semanas 1–2: O MailReach aumenta gradualmente o volume de envios na caixa de entrada ligada. Os e-mails de aquecimento recebem interações genuínas de caixas de entrada empresariais reais. Não são enviadas campanhas em massa durante esta fase.
• Semana 3+: Assim que a reputação do remetente se estabilizar (o que pode ser verificado através da pontuação de reputação do MailReach), comece as sequências com um volume baixo e aumente-o gradualmente.
• Em curso: Continuar o processo de aquecimento em paralelo com as campanhas, para manter a reputação do remetente. Interromper o processo de aquecimento enquanto se enviam ativamente mensagens de contacto não solicitado costuma provocar uma diminuição da reputação.

Para uma análise mais aprofundada dos mecanismos, leia como funciona o « email warmup ».

O ponto cego da saúde do e-mail que a HubSpot não lhe revela

O painel «Email Health» da HubSpot é uma ferramenta de monitorização útil, mas apenas para e-mails do Marketing Hub. Se estiver a realizar campanhas de abordagem a clientes potenciais não conhecidos através das Sequências, a HubSpot não lhe oferece qualquer visibilidade sobre a reputação do remetente na sua caixa de entrada ligada. Não saberá se os seus e-mails estão a ir parar à pasta de spam até que um cliente potencial lho diga ou, pior ainda, até que o seu pipeline se esgote.

A pontuação de reputação do MailReach colmata esta lacuna, avaliando a forma como o Google e a Microsoft percebem a sua caixa de entrada conectada com base em sinais de interação, padrões de rejeição e reclamações de spam. Pode acompanhá-la por domínio, por caixa de entrada e por fornecedor.

Por que razão um IP dedicado não é a melhor opção para a maioria das contas da HubSpot

O instinto de «adquirir um IP dedicado para resolver o problema do spam» é um dos erros mais dispendiosos que os utilizadores do HubSpot Marketing Hub cometem. Se o problema estiver relacionado com o comportamento do e-mail (frequência, relevância, má gestão das autorizações de subscrição, listas adquiridas), um IP dedicado não irá melhorar nada, mas provavelmente irá piorar a situação, uma vez que já não poderá beneficiar da reputação positiva de outros remetentes no conjunto partilhado.

A HubSpot recomenda IPs dedicados apenas para contas que enviam mais de 100 000 e-mails por mês, e o processo automatizado de aquecimento demora 40 dias. Para a grande maioria das equipas B2B que utilizam o Marketing Hub, o IP partilhado é, na verdade, suficiente, uma vez que, na maioria das vezes, os verdadeiros problemas prendem-se com a autenticação, a qualidade das listas e a reputação do remetente nas caixas de entrada ligadas.

Os IPs dedicados estão associados à infraestrutura de e-mail do Marketing Hub, e não às sequências do Sales Hub enviadas através de caixas de correio ligadas ao Microsoft 365 ou ao Google Workspace. Com o Sales Hub, a capacidade de entrega depende principalmente da reputação e da configuração da própria caixa de correio ligada.

Quando se exclui a responsabilidade da plataforma, as causas reais dos problemas de entregabilidade de e-mails da HubSpot residem quase sempre no lado do utilizador:

• Configuração incorreta ou incompleta de SPF/DKIM/DMARC
• Listas de contactos adquiridas ou recolhidas com elevadas taxas de rejeição
• Envio para contactos inativos sem supressão de «graymail»
• Realizar campanhas de abordagem a clientes potenciais não contactados através do Marketing Hub (um ESP com subscrição voluntária) em vez de através das Sequências (caixa de entrada ligada)
• Não preparar as caixas de entrada associadas antes de iniciar as sequências
• Não são realizados testes de colocação na caixa de entrada, baseando-se no indicador «entregue» como indicador da «colocação na caixa de entrada»

Resolver o problema da capacidade de entrega de e-mails da HubSpot: plano de ação passo a passo

Independentemente do caminho de envio que estiver a seguir, comece por estes passos e adapte-os de acordo com o seu caso de utilização.

Passo 1: Identifique o seu percurso de envio:

Está a enviar através do Marketing Hub (newsletters, fluxos de trabalho, e-mails transacionais) ou através das sequências do Sales Hub (abordagem a clientes potenciais, acompanhamentos através da caixa de entrada conectada)? Muitas equipas utilizam ambas as opções; nesse caso, execute ambas as vias.

Passo 2: Autenticar o seu domínio:

Isto aplica-se a ambos os percursos. Configure o SPF, o DKIM e o DMARC. Verifique a personalização das ligações, para que as ligações rastreadas utilizem o seu domínio e não o domínio predefinido da HubSpot.

Passo 3 (Marketing Hub) Limpar listas e testar a colocação:

Ative a supressão de «graymail». Elimine as respostas de rejeição definitiva e os contactos inativos. Realize um teste de entrega na caixa de entrada antes de cada campanha para verificar onde os e-mails são efetivamente entregues nos diferentes fornecedores de e-mail.

Passo 4 (Sequências do Sales Hub): Preparar as caixas de entrada ligadas:

Antes de lançar qualquer sequência, prepare a sua caixa de entrada do Gmail ou do Microsoft 365 durante, pelo menos, 14 dias utilizando o MailReach. Comece as sequências com um volume reduzido e aumente gradualmente. Continue a preparação em paralelo com as campanhas para manter a capacidade de entrega.

Passo 5: Faça um teste antes de cada campanha ou sequência:

Faça dos testes de entrega na caixa de entrada uma etapa padrão antes do envio, e não uma auditoria pontual. Os filtros do Gmail e do Outlook são atualizados regularmente; o que funcionou no mês passado pode não funcionar hoje.

Passo 6: Monitorização contínua:

No caso do Marketing Hub, utilize o painel «Email Health» da HubSpot. No caso das sequências, utilize a pontuação de reputação da MailReach. É a única forma de acompanhar a reputação do remetente nas caixas de entrada ligadas, uma vez que a HubSpot não fornece essa informação.

Como o MailReach preenche as lacunas que o HubSpot deixa em aberto

O HubSpot é uma plataforma robusta de CRM e marketing, mas não foi concebido como uma ferramenta de entregabilidade, pelo que apresenta três lacunas específicas:

Lacuna 1: Sem « email warmup »:

A HubSpot não dispõe de nenhuma funcionalidade nativa para preparar as caixas de correio ligadas antes de executar sequências. A rede de preparação da MailReach, composta por mais de 30 000 caixas de correio reais do Google Workspace e do Microsoft 365, reforça a reputação do remetente através de interações autênticas, incluindo aberturas, respostas, marcações com estrela e remoção de spam. 

Lacuna 2: Ausência de testes de colocação na caixa de entrada:

O HubSpot indica «entregue», mas não revela onde os e-mails vão parar realmente. O teste de spam do MailReach envia e-mails para mais de 30 caixas de entrada reais, em condições reais, e mostra a distribuição entre a caixa de entrada, a pasta de spam e a pasta de promoções, discriminada por fornecedor. Estão disponíveis testes gratuitos diariamente.

Lacuna 3: Falta de visibilidade da reputação do remetente para as sequências:

A funcionalidade «Email Health» da HubSpot abrange apenas o Marketing Hub. A pontuação de reputação da MailReach monitoriza o estado da sua caixa de entrada ligada, por domínio e por fornecedor, com alertas no Slack sempre que as pontuações baixam.

As agências que gerem várias contas HubSpot de clientes podem utilizar o acompanhamento da reputação por domínio, a organização baseada em etiquetas e a API do MailReach para escalar as suas operações. Consulte a página do MailReach dedicada às agências para obter mais detalhes.

A verdadeira questão não é: «A capacidade de entrega de e-mails da HubSpot é má?»

A verdadeira questão deveria ser: que produto de e-mail da HubSpot está a utilizar e se a sua configuração está adequada para esse produto? Se estiver a enviar e-mails de marketing através do Marketing Hub, a solução passa pela autenticação, pela limpeza da lista de destinatários e por testes de entrega na caixa de entrada para verificar onde os e-mails chegam efetivamente. A infraestrutura de IP partilhado da HubSpot trata do resto.

Se estiver a realizar ações de outreach através das Sequências do Sales Hub, a solução consiste em «aquecer» a sua caixa de entrada conectada, para que o Google e a Microsoft confiem no seu domínio antes de começar a enviar campanhas. A HubSpot não oferece qualquer visibilidade sobre isto, mas o MailReach oferece.

A maioria dos problemas de entrega não se deve à plataforma. Trata-se de problemas de configuração e de reputação. Faça um diagnóstico honesto, resolva o que está realmente a falhar e teste antes de enviar.

Não tem a certeza se os seus e-mails do HubSpot estão a chegar à caixa de entrada? Faça um teste de spam gratuito, sem necessidade de registo.