Deliverability de emails na HubSpot: porque é que os teus emails vão parar ao spam (e a solução de duas vias que a maioria dos guias ignora)

De acordo com os Email Report Deliverability Benchmark Reports, o Marketing Hub do HubSpot obteve uma média de 77,7% de colocação na caixa de entrada, ficando em 12.º lugar entre as 16 plataformas testadas. Isto significa que aproximadamente um em cada quatro emails pode não chegar à caixa de entrada.

Para equipas de B2B que usam o HubSpot, este número bate certo com os sintomas reais. As taxas de abertura descem. As respostas estagnam. As sequências que costumavam resultar começam a ir parar ao spam, especialmente no Outlook. As verificações de autenticação passam, o conteúdo parece limpo e a colocação continua a cair.

A razão pela qual a maioria das equipas fica estagnada é mais simples do que parece. O HubSpot é tratado como uma única plataforma, mas envia emails através de dois sistemas completamente diferentes, cada um com a sua própria infraestrutura, sinais de reputação e pontos de falha. O Marketing Hub utiliza o SMTP partilhado do HubSpot. As sequências do Sales Hub são enviadas através da tua caixa de entrada ligada do Gmail ou do Microsoft 365. 

Neste artigo, explicamos ambos os caminhos, mostramos como identificar qual deles está a causar o problema e percorremos as soluções específicas para cada um.

Caminhos de envio do Hubspot

Os dois caminhos de envio diferentes do Hubspot influenciam a forma como as tuas mensagens são processadas, autenticadas e, em última análise, colocadas na caixa de entrada. Compreender estes caminhos é fundamental para diagnosticar inconsistências e perceber porque é que o desempenho pode variar, mesmo quando tudo parece configurado corretamente à superfície.

Caminho 1: Emails do Marketing Hub (incluindo emails de workflows e emails transacionais):

O Marketing Hub envia através da própria infraestrutura SMTP do HubSpot, predefinida em IPs partilhados. A autenticação (SPF, DKIM, DMARC) é configurada face ao domínio de envio do HubSpot, pelo que a deliverability assenta em duas camadas:

1. A reputação de IP do HubSpot 
2. A configuração do teu próprio domínio

Caminho 2: Emails de sequências do Sales Hub (incluindo emails individuais de registos de contactos e da caixa de entrada de Conversas):

O Sales Hub envia através da tua caixa de entrada ligada do Gmail, Microsoft 365 ou IMAP, atuando o HubSpot como a camada de automação em vez do remetente. No entanto, a autenticação, a reputação de IP e os limites de envio vêm todos da Google ou da Microsoft, e não da infraestrutura do HubSpot

Aqui tens uma diferença entre o caminho do Marketing Hub e o caminho do Sales Hub 

Perceber em que caminho estás é o primeiro passo. Tudo o resto vem a seguir.

Porque é que os emails do Marketing Hub vão para spam (E o que resolve isto realmente)

Quando os emails do Marketing Hub vão parar ao spam, o problema deve-se quase sempre a uma destas três coisas: 

1. Autenticação com falhas
2. Fraca qualidade das listas, ou 
3. Conteúdo que ativa os filtros de spam. 

Estes correspondem diretamente aos três pilares da deliverability de email da HubSpot:

1. Reputação do remetente (com base no engagement)
2. Conteúdo do email, e 
3. Configuração de envio.

Corrigir a autenticação: 

O problema de spam mais comum e fácil de resolver no Marketing Hub é a autenticação de domínio incompleta. Se os destinatários vêm os teus emails a chegar de "[o teu nome] via hubspotemail.net" em vez do teu domínio real, os teus registos SPF ou DKIM estão em falta ou mal configurados. 

Esta é uma das principais razões pelas quais os emails do Marketing Hub vão parar ao spam, e os fornecedores de caixa de entrada têm-se tornado bem mais rigorosos com as falhas de autenticação nos últimos anos.

É preciso configurar e alinhar três protocolos para evitar este problema:

•  SPF (Sender Policy Framework) confirms which servers are allowed to send for your domain. Maintain a single SPF record that includes HubSpot (include:<portal-id>.spf01.hubspotemail.net). Multiple SPF records break validation.     
•  O DKIM (DomainKeys Identified Mail) adiciona uma assinatura criptográfica para que os fornecedores possam confirmar que o email não foi alterado durante o envio. A HubSpot fornece dois registos CNAME (hs1, hs2), e ambos têm de funcionar corretamente.
• O DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) junta o SPF e o DKIM e diz aos fornecedores o que devem fazer quando a autenticação falha. Começa com p=none para monitorizar, e depois passa para quarantine e reject assim que o tráfego estabilizar.

Segundo o relatório de deliverability B2B de 2025 da The Digital Bloom, apenas 18,2% dos 10 milhões principais domínios têm registos DMARC válidos, e os remetentes totalmente autenticados têm 2,7 vezes mais probabilidades de chegar à caixa de entrada. 

Para uma configuração passo a passo, consulta o guia da MailReach sobre como implementar SPF, DKIM e DMARC. Podes também verificar a tua configuração atual com o verificador de SPF gratuito e o verificador de DKIM gratuito da MailReach.

Limpa as tuas listas antes de culpares a HubSpot

A reputação do remetente é impulsionada por sinais de engagement, como aberturas, respostas e baixas taxas de queixas de spam. Quando envias emails em massa para listas de CRM desatualizadas, cheias de contactos inativos, endereços que deram erro (bounces) ou emails genéricos como contact@company.com, os fornecedores de caixa de entrada detetam um baixo engagement e marcam o teu domínio como arriscado.

O HubSpot tem uma funcionalidade integrada para suprimir graymail que exclui automaticamente os contactos sem interação dos envios de marketing. Muitos utilizadores desconhecem-na ou desativam-na porque reduz o volume de envio aparente. Enviar para 10.000 contactos que te ignoram prejudica a reputação muito mais do que enviar para 2.000 que interagem.

Os requisitos do Google para remetentes em massa (em vigor desde fevereiro de 2024) exigem que a taxa de queixas de spam se mantenha abaixo de 0,1%, sendo que 0,3% resulta em filtragem ou rejeição total. Cada contacto sem interação na tua lista é uma potencial queixa à espera de acontecer.

Testa onde é que os teus emails vão realmente parar

As análises de email do HubSpot mostram se um email foi "entregue", mas "entregue" no HubSpot significa apenas que o servidor do destinatário o aceitou. Não verifica se o email chegou efetivamente à caixa de entrada ou não. O teu email pode estar na pasta de spam ou no separador de promoções, e o painel do HubSpot não te vai avisar.

Segundo um relatório da Sinch Mailgun de 2025, apenas 13% das equipas de outreach testam verdadeiramente a colocação na caixa de entrada. Os restantes 87% limitam-se a adivinhar e a enviar sem testar.

O teste de spam de email da MailReach funciona de forma diferente dos verificadores de pontuação de spam superficiais. Envias o teu email em condições reais de envio para uma lista de mais de 30 caixas de entrada reais no Gmail, Outlook, Yahoo e outros fornecedores. O teste mostra exatamente onde o teu email aterrou (caixa de entrada, promoções ou spam), detalhado por fornecedor. 

Porque é que os emails de Sequências do Sales Hub vão parar ao spam (e como o warmup resolve isso)

Os emails das Sequências do Sales Hub não são enviados através do HubSpot, mas sim através da tua caixa de entrada ligada do Gmail ou Microsoft 365, utilizando a infraestrutura do Google ou da Microsoft.

Para o cold outreach em B2B, esta é a configuração mais limpa. Estás a enviar a partir de uma caixa de entrada empresarial legítima num fornecedor de confiança, e não através da pool de IPs partilhados de um ESP de terceiros. No entanto, isto só funciona se a caixa de entrada ligada já tiver reputação de remetente, algo que a maioria das equipas de vendas do HubSpot não constrói antes de começar a adicionar contactos.

Limites de envio das Sequências do HubSpot por plano

O HubSpot aplica limites de envio diários nas caixas de entrada ligadas para evitar abusos:

Estes limites existem porque a Google e a Microsoft limitam ou bloqueiam contas que enviam demasiados emails automatizados demasiado depressa, o que nos leva ao próximo problema.

Porque é que a Microsoft bloqueia as HubSpot Sequences (e como evitá-lo)

Se as tuas sequences do HubSpot estão a ter fracos resultados com as caixas de correio da Microsoft, lembra-te de que o Outlook e outros serviços da Microsoft aplicam uma lógica de filtragem mais estrita e, muitas vezes, menos transparente, capaz de sinalizar até o outreach mais bem configurado. 

Aliás, muitos utilizadores do HubSpot queixam-se constantemente de que a Microsoft avisa com frequência sobre comportamento anómalo na caixa de correio e, pouco depois, bloqueia-a, deixando o resto dos emails da sequência por enviar

Para perceberes o que se está a passar e como podes antecipar-te, tens de entender os fatores principais que influenciam a avaliação destas sequences. 

Isto acontece porque os algoritmos da Microsoft detetam mudanças repentinas nos padrões. Por exemplo, uma caixa de correio que normalmente envia 5 a 10 emails pessoais por dia começa de repente a disparar 50 mensagens em formato template numa fração de segundos. Sem um histórico de envios prévio e sinais de interação, a Microsoft trata isto como potencial spam ou compromisso.

No entanto, a solução não passa por reduzir o volume das sequences para zero, mas sim por construir a reputação de remetente na caixa de correio ligada antes de lançares campanhas.

Como fazer o email warmup da tua caixa de correio ligada para as HubSpot Sequences

O HubSpot não tem nenhuma ferramenta de email warmup integrada, por isso, se estás a enviar Sequences através de uma caixa de correio do Gmail ou Microsoft 365 nova ou pouco utilizada, precisas de uma solução de warmup externa.

O email warmup do MailReach liga-se diretamente à tua caixa de correio do Gmail ou Microsoft 365, exatamente aquela de onde envias as tuas Sequences. Gera interações positivas (aberturas, respostas, marcações com estrela, remoção da pasta de spam) a partir de uma rede com mais de 30.000 caixas de correio empresariais reais do Google Workspace e Microsoft 365. Isto cria confiança junto dos mesmos fornecedores que decidem onde os emails das tuas sequences vão parar.

Eis o aspeto do processo de email warmup:

• Semana 1–2: O MailReach aumenta gradualmente o volume de envio na caixa de correio ligada. Os emails de warmup recebem interações autênticas de caixas de correio empresariais reais. Não são enviadas campanhas em massa durante esta fase.
• Semana 3+: Assim que a reputação de remetente estabilizar (visível através da pontuação de reputação do MailReach), começa as Sequences com um volume baixo e aumenta gradualmente.
• Contínuo: Continua o email warmup em paralelo com as campanhas para manter a reputação de remetente. Parar o email warmup enquanto envias cold outreach causa frequentemente uma queda na reputação.

Para saberes mais sobre o funcionamento, lê como funciona o email warmup.

O ponto cego do Email Health que a HubSpot não te conta

O painel Email Health da HubSpot é uma ferramenta de monitorização útil, mas apenas para os emails do Marketing Hub. Se fazes cold outreach através de Sequences, a HubSpot não te dá qualquer visibilidade sobre a reputação de remetente da tua caixa de entrada ligada. Não sabes se os teus emails vão parar ao spam até que um potencial cliente te diga ou, pior ainda, até que o teu pipeline seque.

A pontuação de reputação da MailReach preenche esta lacuna, medindo como a Google e a Microsoft perspetivam a tua caixa de entrada ligada com base em sinais de envolvimento, padrões de bounce e reclamações de spam. Podes acompanhá-la por domínio, por caixa de entrada e por fornecedor.

Porque é que um IP dedicado é a escolha errada para a maioria das contas da HubSpot

O instinto de "arranjar um IP dedicado para resolver o spam" é um dos erros mais caros que os utilizadores do HubSpot Marketing Hub cometem. Se o problema estiver ligado ao comportamento de email (frequência, relevância, fraca gestão de opt-in, listas compradas), um IP dedicado não vai melhorar nada e provavelmente só vai piorar as coisas, porque deixas de poder beneficiar da reputação positiva de outros remetentes no pool partilhado.

A HubSpot recomenda IPs dedicados apenas para contas que enviam mais de 100.000 emails por mês, e o warmup automático demora 40 dias. Para a grande maioria das equipas B2B que usam o Marketing Hub, o IP partilhado é perfeitamente adequado, porque na maioria das vezes os verdadeiros problemas são a autenticação, a qualidade da lista e a reputação de remetente nas caixas de entrada ligadas.

Os IPs dedicados estão ligados à infraestrutura de email do Marketing Hub, e não às Sequences do Sales Hub enviadas através de caixas de correio do Microsoft 365 ou Google Workspace ligadas. Com o Sales Hub, a deliverability depende principalmente da reputação e da configuração da própria caixa de correio ligada.

Quando pões de parte a culpa da plataforma, as causas reais dos problemas de deliverability de email na HubSpot são quase sempre do lado do utilizador:

• Configuração SPF/DKIM/DMARC incorreta ou incompleta
• Listas de contactos compradas ou recolhidas com taxas de bounce elevadas
• Envio para contactos sem envolvimento, sem supressão de graymail
• Fazer cold outreach através do Marketing Hub (um ESP de opt-in) em vez de usar as Sequences (caixa de entrada ligada)
• Não fazer o warmup das caixas de entrada ligadas antes de lançar Sequences
• Sem testes de inbox placement, a fiar-se em "entregue" como substituto de "na caixa de entrada"

Como resolver os problemas de email deliverability no HubSpot: Plano de ação passo a passo

Independentemente do caminho de envio que estás a usar, começa por estes passos e depois diverge conforme o teu caso de uso.

Passo 1: Identifica o teu caminho de envio:

Estás a enviar através do Marketing Hub (newsletters, workflows, emails transacionais) ou através das Sales Hub Sequences (cold outreach, follow-ups através de uma caixa de entrada ligada)? Muitas equipas usam ambos; nesse caso, executa as duas vias.

Passo 2: Autentica o teu domínio:

Isto aplica-se a ambos os caminhos. Configura o SPF, DKIM e DMARC. Verifica o link branding para que os links monitorizados usem o teu domínio e não o predefinido do HubSpot.

Passo 3 (Marketing Hub): Limpa listas e testa o placement:

Ativa a supressão de graymail. Remove hard bounces e contactos sem interação. Faz um teste de inbox placement antes de cada campanha para veres onde os emails vão parar nos diferentes fornecedores.

Passo 4 (Sales Hub Sequences): Faz o warmup das caixas de entrada ligadas:

Antes de lançares qualquer Sequence, faz o warmup da tua caixa de entrada do Gmail ou Microsoft 365 durante pelo menos 14 dias com o MailReach. Começa as Sequences com volume baixo e aumenta gradualmente. Continua o warmup em paralelo com as campanhas para manter a deliverability.

Passo 5: Testa antes de cada campanha ou sequence:

Faz dos testes de inbox placement um passo padrão antes do envio, e não apenas uma auditoria única. Os filtros do Gmail e do Outlook atualizam-se regularmente; o que funcionou no mês passado pode não funcionar hoje.

Passo 6: Monitorizar continuamente:

Para o Marketing Hub, use o painel de Email Health do HubSpot. Para as Sequences, use a pontuação de reputação do MailReach. É a única forma de acompanhar a reputação do remetente nas caixas de entrada ligadas, uma vez que o HubSpot não disponibiliza esta opção.

Como o MailReach preenche as lacunas que o HubSpot deixa por preencher

O HubSpot é um CRM e uma plataforma de marketing excelente, mas não foi concebido como uma ferramenta de entregabilidade, deixando três lacunas específicas:

Lacuna 1: Sem email warmup:

O HubSpot não tem nenhuma funcionalidade nativa para fazer o email warmup de caixas de entrada ligadas antes de executar Sequences. A rede de email warmup do MailReach com mais de 30.000 caixas de entrada reais do Google Workspace e da Microsoft 365 constrói a reputação do remetente através de interações autênticas, incluindo aberturas, respostas, marcações com estrela e remoção de spam. 

Lacuna 2: Sem testes de posicionamento na caixa de entrada:

O HubSpot mostra o estado "entregue", mas não onde os emails vão parar a bem dizer. O teste de spam do MailReach envia para mais de 30 caixas de entrada reais sob condições reais e mostra se vai para a caixa de entrada, spam ou promoções, detalhado por fornecedor. Testes gratuitos disponíveis diariamente.

Lacuna 3: Sem visibilidade da reputação do remetente para as Sequences:

O Email Health do HubSpot abrange apenas o Marketing Hub. A pontuação de reputação do MailReach monitoriza a saúde da sua caixa de entrada ligada por domínio e por fornecedor, com alertas no Slack quando as pontuações descem.

As agências que gerem várias contas de clientes no HubSpot podem utilizar a monitorização de reputação por domínio do MailReach, a organização baseada em etiquetas e a API para escalar. Consulte a página de agências do MailReach para obter mais detalhes.

A verdadeira questão não é "A entregabilidade de emails do HubSpot é fraca?"

A verdadeira questão deve ser: que produto de email do HubSpot está a usar e a sua configuração é a adequada para o mesmo? Se envia emails de marketing através do Marketing Hub, a solução passa pela autenticação, higiene da lista e testes de posicionamento na caixa de entrada para ver onde os emails vão parar. A infraestrutura de IP partilhado do HubSpot encarrega-se do resto.

Se faz prospeção através das Sales Hub Sequences, a solução passa por fazer o email warmup da sua caixa de entrada ligada para que o Google e a Microsoft confiem no seu domínio antes de começar a enviar campanhas. O HubSpot dá-lhe visibilidade zero sobre isto, mas o MailReach fá-lo.

A maioria dos problemas de deliverability não são problemas da plataforma. São problemas de configuração e de reputação. Faz um diagnóstico honesto, arruma o que está estragado e testa antes de enviar.

Não tens a certeza se os teus emails do HubSpot estão a chegar à inbox? Faz um teste de spam gratuito, sem necessidade de registo.