HubSpot E-Mail-Zustellbarkeit: Warum deine E-Mails im Spam landen (und die Zwei-Wege-Lösung, die die meisten Anleitungen übersehen)

Laut Email Report Deliverability Benchmark Reports erreichte der Marketing Hub von HubSpot durchschnittlich 77,7 % Inbox Placement und belegte damit den 12. Platz von 16 getesteten Plattformen. Das bedeutet, dass etwa jede vierte E-Mail möglicherweise nicht im Posteingang ankommt.

Für B2B-Teams, die HubSpot nutzen, entspricht diese Zahl den tatsächlichen Symptomen. Öffnungsraten sinken. Antworten bleiben aus. Sequences, die früher ankamen, landen jetzt im Spam, besonders in Outlook. Authentifizierungsprüfungen sind erfolgreich, der Inhalt sieht sauber aus und die Platzierung nimmt trotzdem weiter ab.

Der Grund, warum die meisten Teams feststecken, ist einfacher, als es aussieht. HubSpot wird als eine Plattform behandelt, sendet E-Mails aber über zwei komplett unterschiedliche Systeme, jedes mit eigener Infrastruktur, Reputationssignalen und Fehlerquellen. Marketing Hub nutzt HubSpots geteiltes SMTP. Sales Hub Sequences werden über dein verbundenes Gmail- oder Microsoft 365-Postfach versendet. 

In diesem Blog erklären wir beide Wege, zeigen, wie du erkennst, welcher das Problem verursacht, und gehen die spezifischen Lösungen für jeden durch.

HubSpot Versandwege

Die zwei verschiedenen HubSpot Versandwege beeinflussen, wie deine Nachrichten verarbeitet, authentifiziert und letztendlich im Posteingang platziert werden. Diese Wege zu verstehen, ist entscheidend, um Unstimmigkeiten zu diagnostizieren und zu verstehen, warum die Performance variieren kann, selbst wenn oberflächlich alles korrekt eingerichtet aussieht.

Weg 1: Marketing Hub E-Mails (inklusive Workflow-E-Mails und Transaktions-E-Mails):

Marketing Hub versendet über HubSpots eigene SMTP-Infrastruktur, standardmäßig auf geteilten IPs. Die Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) wird gegen HubSpots Sendedomain konfiguriert, sodass die Zustellbarkeit auf zwei Ebenen beruht:

1. HubSpots IP-Reputation 
2. Dein eigenes Domain-Setup

Weg 2: Sales Hub Sequence E-Mails (inklusive Eins-zu-Eins-E-Mails aus Kontaktdatensätzen und dem Conversations-Postfach):

Sales Hub versendet über dein verbundenes Gmail-, Microsoft 365- oder IMAP-Postfach, wobei HubSpot als Automatisierungsebene und nicht als Absender fungiert. Authentifizierung, IP-Reputation und Sendelimits stammen jedoch alle von Google oder Microsoft, nicht von HubSpots Infrastruktur.

Hier ist ein Unterschied zwischen dem Marketing Hub-Weg und dem Sales Hub-Weg. 

Zu verstehen, auf welchem Pfad du bist, ist der erste Schritt. Alles andere ergibt sich dann.

Warum Marketing Hub E-Mails im Spam landen (und was wirklich hilft)

Wenn Marketing Hub E-Mails im Spam landen, liegt das Problem fast immer an einem der folgenden drei Dinge: 

1. Fehlerhafte Authentifizierung
2. Schlechte Listenqualität, oder 
3. Inhalte, die Spamfilter auslösen. 

Diese entsprechen direkt den drei Säulen der HubSpot E-Mail-Zustellbarkeit:

1. Absender-Reputation (basiert auf Engagement)
2. E-Mail-Inhalt, und 
3. Versand-Setup.

Authentifizierung beheben: 

Das häufigste und am einfachsten zu behebende Spam-Problem im Marketing Hub ist eine unvollständige Domain-Authentifizierung. Wenn Empfänger deine E-Mails von „[dein Name] via hubspotemail.net“ statt von deiner eigentlichen Domain erhalten, fehlen deine SPF- oder DKIM-Einträge entweder oder sind falsch konfiguriert. 

Das ist einer der Hauptgründe, warum Marketing Hub E-Mails im Spam landen, und E-Mail-Anbieter sind in den letzten Jahren merklich weniger nachsichtig geworden, was Authentifizierungslücken angeht.

Drei Protokolle müssen eingerichtet und aufeinander abgestimmt sein, um dieses Problem zu vermeiden:

•  SPF (Sender Policy Framework) confirms which servers are allowed to send for your domain. Maintain a single SPF record that includes HubSpot (include:<portal-id>.spf01.hubspotemail.net). Multiple SPF records break validation.     
•  DKIM (DomainKeys Identified Mail) fügt eine kryptografische Signatur hinzu, damit Anbieter überprüfen können, dass die E-Mail während der Übertragung nicht verändert wurde. HubSpot stellt zwei CNAME-Einträge (hs1, hs2) bereit, die beide korrekt aufgelöst werden müssen.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) verbindet SPF und DKIM und teilt Anbietern mit, was zu tun ist, wenn die Authentifizierung fehlschlägt. Beginne mit p=none zum Überwachen und wechsle dann zu Quarantäne und Ablehnung, sobald der Traffic stabil ist.

Laut The Digital Bloom's 2025 B2B Deliverability Report haben nur 18,2 % der Top 10 Millionen Domains gültige DMARC-Einträge, und vollständig authentifizierte Absender erreichen den Posteingang 2,7-mal häufiger. 

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung schau dir den MailReach-Leitfaden zur Implementierung von SPF, DKIM und DMARC an. Du kannst dein aktuelles Setup auch mit dem kostenlosen SPF Checker und dem kostenlosen DKIM Checker von MailReach überprüfen.

Bereinige deine Listen, bevor du HubSpot die Schuld gibst

Die Absender-Reputation wird durch Engagement-Signale wie Öffnungen, Antworten und niedrige Spam-Beschwerderaten bestimmt. Wenn du E-Mails an veraltete CRM-Listen voller inaktiver Kontakte, unzustellbarer Adressen oder generischer E-Mails wie contact@company.com sendest, sehen E-Mail-Anbieter ein geringes Engagement und markieren deine Domain als riskant.

HubSpot hat eine integrierte Graymail-Unterdrückungsfunktion, die inaktive Kontakte automatisch von Marketing-Mails ausschließt. Viele Nutzer wissen entweder nichts davon oder deaktivieren sie, weil sie ihr scheinbares Versandvolumen reduziert. Das Senden an 10.000 Kontakte, die dich ignorieren, schadet der Reputation mehr als das Senden an 2.000, die interagieren.

Googles Anforderungen für Massenversender (seit Februar 2024 in Kraft) schreiben vor, die Spam-Beschwerderaten unter 0,1 % zu halten, wobei 0,3 % ein Filtern oder eine vollständige Ablehnung auslösen. Jeder inaktive Kontakt auf deiner Liste ist eine potenzielle Beschwerde, die nur darauf wartet, zu passieren.

Teste, wo deine E-Mails tatsächlich landen

Die E-Mail-Analysen von HubSpot zeigen, ob eine E-Mail „zugestellt“ wurde, aber „zugestellt“ bedeutet bei HubSpot, dass der Server des Empfängers sie akzeptiert hat. Es wird nicht überprüft, ob die E-Mail den Posteingang erreicht hat. Deine E-Mail könnte im Spam-Ordner oder im Promotions-Tab landen, und das HubSpot-Dashboard wird es dir nicht verraten.

Laut einem 2025 Sinch Mailgun Report testen nur 13 % der Outreach-Teams die Posteingangs-Platzierung. Die anderen 87 % raten einfach und versenden ohne Inbox Placement Testing.

Der E-Mail-Spam-Test von MailReach funktioniert anders als oberflächliche Spam-Score-Checker. Du sendest deine E-Mail unter realen Versandbedingungen an eine Liste von über 30 echten Posteingängen bei Gmail, Outlook, Yahoo und anderen Anbietern. Der Test zeigt genau, wo deine E-Mail gelandet ist – im Posteingang, in den Promotions oder im Spam, aufgeschlüsselt nach Anbieter. 

Warum Sales Hub Sequence E-Mails im Spam landen (und wie Warmup das behebt)

E-Mails aus Sales Hub Sequences werden nicht direkt über HubSpot verschickt, sondern über deinen verbundenen Gmail- oder Microsoft 365-Posteingang, der die Infrastruktur von Google oder Microsoft nutzt.

Für B2B-Cold Outreach ist das die sauberere Lösung. Du versendest von einem legitimen Geschäfts-Posteingang bei einem vertrauenswürdigen Anbieter, nicht aus einem geteilten IP-Pool eines Drittanbieter-ESPs. Das funktioniert aber nur, wenn der verbundene Posteingang bereits eine Sender Reputation hat, die die meisten HubSpot-Vertriebsteams noch nicht aufgebaut haben, bevor sie Kontakte hinzufügen.

HubSpot Sequences: Versandlimits nach Plan

HubSpot setzt tägliche Versandlimits für verbundene Posteingänge durch, um Missbrauch zu verhindern:

Diese Limits gibt es, weil Google und Microsoft Konten drosseln oder blockieren, die zu schnell zu viele automatisierte E-Mails versenden. Das bringt uns zum nächsten Problem.

Warum Microsoft HubSpot Sequences blockiert (und wie du es verhindern kannst)

Wenn deine HubSpot Sequences bei Microsoft-Posteingängen nicht gut funktionieren, denk daran, dass Outlook und andere Microsoft-Postfächer eine strengere, oft weniger transparente Filterlogik anwenden, die selbst gut konfigurierte Outreach-Kampagnen als problematisch einstufen kann. 

Tatsächlich beschweren sich viele HubSpot-Nutzer immer wieder darüber, dass Microsoft häufig vor anomalem Verhalten im Postfach warnt und dann kurz darauf das Postfach blockiert, wodurch die restlichen Sequence-E-Mails nicht versendet werden.

Um zu verstehen, was da passiert und wie du dem vorbeugen kannst, musst du die zugrunde liegenden Auslöser verstehen, die beeinflussen, wie diese Sequences bewertet werden. 

Das passiert, weil Microsofts Algorithmen plötzliche Musteränderungen erkennen. Zum Beispiel, wenn ein Postfach, das normalerweise 5–10 persönliche E-Mails pro Tag versendet, plötzlich 50 Vorlagen-Nachrichten in schneller Abfolge verschickt. Ohne vorherige Versandhistorie und Engagement-Signale behandelt Microsoft dies als potenziellen Spam oder Kompromittierung.

Die Lösung ist jedoch nicht, das Sequence-Volumen auf null zu reduzieren, sondern eine Sender Reputation für den verbundenen Posteingang aufzubauen, bevor Kampagnen gestartet werden.

Wie du deinen verbundenen Posteingang für HubSpot Sequences aufwärmst

HubSpot hat kein integriertes email warmup Tool, daher brauchst du eine externe warmup Lösung, wenn du Sequences über einen neuen oder wenig genutzten Gmail- oder Microsoft 365-Posteingang laufen lässt.

MailReach's email warmup verbindet sich direkt mit deinem Gmail- oder Microsoft 365-Posteingang, also genau dem Posteingang, von dem deine Sequences gesendet werden. Es erzeugt positive Interaktionen (Öffnungen, Antworten, Markierungen, Entfernung aus dem Spam-Ordner) aus einem Netzwerk von über 30.000+ echten Google Workspace- und Microsoft 365-Business-Posteingängen. Das schafft Vertrauen bei genau den Anbietern, die entscheiden, wo deine Sequence-E-Mails landen.

So sieht der warmup-Prozess aus:

• Woche 1–2: MailReach erhöht schrittweise das Sendevolumen im verbundenen Posteingang. warmup-E-Mails erhalten authentisches Engagement von echten Business-Posteingängen. In dieser Phase werden keine Massenkampagnen versendet.
• Woche 3+: Sobald die Absenderreputation stabil ist (sichtbar über den Reputation Score von MailReach), starte Sequences mit geringem Volumen und erhöhe es schrittweise.
• Laufend: Setze den warmup parallel zu deinen Kampagnen fort, um die Absenderreputation zu erhalten. Wenn du den warmup stoppst, während du aktiv Cold Outreach betreibst, führt das oft zu einem Rückgang der Reputation.

Für einen tieferen Einblick in die Funktionsweise, lies wie email warmup funktioniert.

Der Email Health Blind Spot, von dem HubSpot dir nichts erzählt

Das Email Health Dashboard von HubSpot ist ein nützliches Überwachungstool, aber nur für Marketing Hub-E-Mails. Wenn du Cold Outreach über Sequences betreibst, gibt dir HubSpot keinerlei Einblick in die Absenderreputation deines verbundenen Posteingangs. Du weißt nicht, ob deine E-Mails im Spam landen, bis ein Interessent es dir sagt, oder schlimmer noch, bis deine Pipeline versiegt.

Der Reputation Score von MailReach füllt diese Lücke, indem er misst, wie Google und Microsoft deinen verbundenen Posteingang basierend auf Engagement-Signalen, Bounce-Mustern und Spam-Beschwerden wahrnehmen. Du kannst ihn pro Domain, pro Posteingang und pro Anbieter verfolgen.

Warum eine dedizierte IP für die meisten HubSpot-Konten falsch ist

Der Instinkt „eine dedizierte IP zur Spam-Behebung bekommen“ ist einer der teuersten Fehler, die HubSpot Marketing Hub-Nutzer machen. Wenn das Problem mit dem E-Mail-Verhalten zusammenhängt (Häufigkeit, Relevanz, schlechtes Opt-in-Management, gekaufte Listen), wird eine dedizierte IP nichts verbessern, sondern die Dinge wahrscheinlich verschlimmern, da du nicht mehr von der positiven Reputation anderer Absender im gemeinsamen Pool profitieren kannst.

HubSpot empfiehlt dedizierte IPs nur für Konten, die über 100.000 E-Mails pro Monat versenden, und der automatisierte warmup dauert 40 Tage. Für die überwiegende Mehrheit der B2B-Teams, die Marketing Hub nutzen, ist die geteilte IP tatsächlich in Ordnung, da die eigentlichen Probleme meist Authentifizierung, Listenqualität und Absenderreputation bei verbundenen Posteingängen sind.

Dedizierte IPs sind an die E-Mail-Infrastruktur von Marketing Hub gebunden, nicht an Sales Hub Sequences, die über verbundene Microsoft 365- oder Google Workspace-Postfächer gesendet werden. Bei Sales Hub hängt die Zustellbarkeit hauptsächlich von der Reputation und Konfiguration des verbundenen Postfachs selbst ab.

Wenn du die Schuld der Plattform wegnimmst, liegen die eigentlichen Ursachen für HubSpot-E-Mail-Zustellbarkeitsprobleme fast immer auf der Nutzerseite:

• Fehlerhaftes oder unvollständiges SPF/DKIM/DMARC-Setup
• Gekaufte oder gescrapte Kontaktlisten mit hohen Bounce Rates
• Versand an unengagierte Kontakte ohne Graymail-Unterdrückung
• Cold Outreach über Marketing Hub (ein Opt-in ESP) statt über Sequences (verbundener Posteingang) betreiben
• Verbundene Posteingänge nicht vor dem Start von Sequences aufwärmen
• Kein Inbox Placement Testing, sich auf „zugestellt“ als Ersatz für „im Posteingang“ verlassen

HubSpot E-Mail-Zustellbarkeit beheben: Schritt-für-Schritt-Aktionsplan

Egal welchen Versandweg du nutzt, beginne mit diesen Schritten und verzweige dich dann je nach Anwendungsfall.

Schritt 1: Identifiziere deinen Versandweg:

Sendest du über Marketing Hub (Newsletter, Workflows, Transaktions-E-Mails) oder über Sales Hub Sequences (Cold Outreach, Follow-ups über verbundenen Posteingang)? Viele Teams nutzen beides, in diesem Fall solltest du beide Wege verfolgen.

Schritt 2: Deine Domain authentifizieren:

Das gilt für beide Wege. Richte SPF, DKIM und DMARC ein. Überprüfe das Link-Branding, damit getrackte Links deine Domain nutzen und nicht die Standard-Domain von HubSpot.

Schritt 3 (Marketing Hub): Listen bereinigen und Platzierung testen:

Aktiviere die Graymail-Unterdrückung. Entferne Hard Bounces und inaktive Kontakte. Führe vor jeder Kampagne einen Inbox-Placement-Test durch, um zu sehen, wo E-Mails bei den verschiedenen Anbietern tatsächlich landen.

Schritt 4 (Sales Hub Sequences): Verbundene Postfächer warm up:

Bevor du eine Sequence startest, wärme dein Gmail- oder Microsoft 365-Postfach mindestens 14 Tage lang mit MailReach auf. Starte Sequences mit geringem Volumen und skaliere schrittweise. Setze den email warmup parallel zu den Kampagnen fort, um die Zustellbarkeit zu erhalten.

Schritt 5: Vor jeder Kampagne oder Sequence testen:

Mache den Inbox-Placement-Test zu einem Standard-Schritt vor dem Versand, nicht zu einer einmaligen Überprüfung. Die Filter von Gmail und Outlook werden regelmäßig aktualisiert – was letzten Monat funktioniert hat, funktioniert heute vielleicht nicht mehr.

Schritt 6: Laufend überwachen:

Für den Marketing Hub nutze das Email Health Dashboard von HubSpot. Für Sequences verwende den Reputation Score von MailReach. Das ist die einzige Möglichkeit, die Sender-Reputation bei verbundenen Postfächern zu verfolgen, da HubSpot diese nicht anbietet.

Wie MailReach die Lücken schließt, die HubSpot offen lässt

HubSpot ist eine starke CRM- und Marketing-Plattform, wurde aber nicht als Zustellbarkeits-Tool entwickelt und lässt drei spezifische Lücken offen:

Lücke 1: Kein email warmup:

HubSpot hat keine native Funktion, um verbundene Postfächer vor dem Start von Sequences warm up zu machen. Das email warmup-Netzwerk von MailReach mit über 30.000 echten Google Workspace- und Microsoft 365-Postfächern baut die Sender-Reputation durch authentisches Engagement auf, einschließlich Öffnungen, Antworten, Markierungen und Spam-Entfernung. 

Lücke 2: Kein Inbox-Placement-Testing:

HubSpot zeigt „zugestellt“ an, aber nicht, wo E-Mails tatsächlich landen. Der Spam-Test von MailReach sendet an über 30 echte Postfächer unter realen Bedingungen und zeigt die Platzierung im Posteingang, Spam-Ordner oder in den Promotions, aufgeschlüsselt nach Anbieter. Kostenlose Tests sind täglich verfügbar.

Lücke 3: Keine Sichtbarkeit der Sender-Reputation für Sequences:

HubSpots Email Health deckt nur den Marketing Hub ab. Der Reputation Score von MailReach verfolgt den Zustand deines verbundenen Postfachs pro Domain und pro Anbieter, mit Slack-Benachrichtigungen, wenn die Scores sinken.

Agenturen, die mehrere HubSpot-Konten von Kunden verwalten, können MailReachs domainbasierte Reputation-Verfolgung, tag-basierte Organisation und API für die Skalierung nutzen. Details findest du auf der MailReach Agenturseite.

Die eigentliche Frage ist nicht: „Ist die E-Mail-Zustellbarkeit von HubSpot schlecht?“

Die eigentliche Frage sollte sein, welches HubSpot E-Mail-Produkt du verwendest und ob dein Setup dafür richtig ist. Wenn du Marketing-E-Mails über den Marketing Hub versendest, ist die Lösung Authentifizierung, Listenhygiene und Inbox-Placement-Testing, um zu sehen, wo E-Mails tatsächlich landen. Die geteilte IP-Infrastruktur von HubSpot erledigt den Rest.

Wenn du Outreach über Sales Hub Sequences betreibst, ist die Lösung, dein verbundenes Postfach warm up zu machen, damit Google und Microsoft deiner Domain vertrauen, bevor du Kampagnen startest. HubSpot bietet dir hierfür keinerlei Transparenz, MailReach aber schon.

Die meisten Zustellbarkeitsprobleme sind keine Plattformprobleme. Es sind Setup- und Reputationsprobleme. Diagnostiziere ehrlich, behebe, was wirklich kaputt ist, und teste, bevor du versendest.

Du bist dir nicht sicher, ob deine HubSpot-E-Mails im Posteingang ankommen? Führe einen kostenlosen Spam-Test durch, keine Anmeldung erforderlich.