Barracuda Blacklisting: Definition und wie man sich selbst daraus entfernt?

1. Barracuda Blacklisting verstehen

Barracuda Blacklisting ist ein Sicherheitsdienst von Barracuda Central, der darauf abzielt, Kunden vor Spam-Nachrichten zu schützen, indem er IP-Adressen von Servern blockiert, die Spam-E-Mails versenden. Dieser Dienst stellt sicher, dass ihre Kunden keinen Spam erhalten und einen sauberen Posteingang haben.

Wenn deine IP oder Domain auf der Barracuda Blacklist steht, bedeutet das, dass dein Server als Spammer oder in Verbindung mit verdächtigen Aktivitäten gekennzeichnet wurde. Dies kann deine E-Mail-Zustellbarkeit beeinträchtigen oder auch nicht, je nachdem, welche Art von Postfächern du mit deinen E-Mails ansprichst.

Wie die Barracuda Blacklist funktioniert

Die Barracuda Blacklist ist ein automatisiertes System, das IP-Adressen erkennt, die Spam-E-Mails versenden, und sie zu ihrer Sperrliste hinzufügt.

Es basiert auf dem Barracuda Reputation System, das Honeypots, Spam-Fallen und Captive Spyware Protocol Analysis verwendet, um IP-Adressen zu katalogisieren, die Spam versenden.

BRBL, kurz für Barracuda Reputation Block List, spielt eine wichtige Rolle im Barracuda Blacklist-System. Es handelt sich um eine Echtzeit-Datenbank von IP-Adressen mit schlechter Reputation. Diese Liste wird in Spam-Erkennungs- und Netzwerksicherheitssystemen verwendet, um E-Mails oder Traffic von verdächtigen Quellen zu blockieren.

Barracuda erstellt und pflegt Spam-Fallen - eine Reihe von E-Mail-Adressen, die speziell dafür entwickelt wurden, Spammer zu fangen, die versuchen, E-Mail-Adressen per Web-Scraping zu extrahieren. Sobald eine E-Mail an eine Spam-Falle gesendet wird, wird der Absender umgehend auf die Blacklist gesetzt.

Was sind die Listing-Kriterien für Barracuda?

Obwohl Barracuda nicht alle Kriterien für die Aufnahme in die Liste öffentlich bekannt gibt, gibt es einige bekannte Gründe, die dazu führen können, dass eine IP auf der BRBL gelistet wird:

1. Spam-Aktivität: Wenn die IP-Adresse am Versenden von Spam oder schädlichen E-Mails beteiligt ist, kann sie gelistet werden. Dies ist wahrscheinlich der häufigste Grund für eine Listung. Die Spam-Aktivität kann durch Barracudas eigenes Netzwerk von Spam-Fallen oder durch Berichte von Nutzern oder anderen Netzwerken erkannt werden.
2. Open Proxy: Wenn die IP-Adresse einen offenen Proxy hostet, der von Spammern zum Versenden von Spam oder für andere böswillige Aktivitäten verwendet werden kann, kann sie aufgeführt werden. Offene Proxys werden oft von Cyberkriminellen ausgenutzt, um ihre tatsächlichen IP-Adressen zu verbergen.
3. Open Relays: Open SMTP Relays sind Server, die so konfiguriert sind, dass sie E-Mails im Namen jedes Benutzers versenden, ohne dass eine Authentifizierung erforderlich ist. Sie werden oft von Spammern verwendet, und Barracuda listet IPs auf, die sie hosten.
4. Botnet-Aktivität: Wenn die IP-Adresse Teil eines Botnetzes ist (ein Netzwerk von Computern, die mit bösartiger Software infiziert und ohne Wissen des Besitzers gesteuert werden), kann sie auf einer Liste stehen.
5. Andere böswillige Aktivitäten: Dies kann Aktivitäten wie das Hosten von Malware, die Teilnahme an DDoS-Angriffen oder andere Verhaltensweisen umfassen, die mit böswilliger Absicht in Verbindung stehen.

2. So überprüfst du, ob du auf der Barracuda Blacklist stehst

Wenn du vermutest, dass deine IP oder Domain auf der Barracuda Blacklist steht, ist es wichtig, dies zu überprüfen, bevor du fortfährst. Es gibt verschiedene Methoden, um zu überprüfen, ob du auf der Blacklist stehst, z. B. das Untersuchen von Fehlermeldungen in Bounce-E-Mails oder die Verwendung von Tools wie der Barracuda-Lookup-Seite, MXToolbox oder MailReach.

Fehlermeldungen und Bounce-E-Mails

Fehlermeldungen sind Benachrichtigungen, dass ein Problem beim Senden oder Empfangen einer E-Mail aufgetreten ist, während Bounce-E-Mails generiert werden, wenn die E-Mail-Nachricht nicht erfolgreich an den Empfänger zugestellt wird. Bounce-Codes in diesen E-Mails geben an, ob der Fehler ein “Soft Bounce” (vorübergehend) oder ein “Hard Bounce” (dauerhaft) war.

Wenn du Fehlermeldungen in Bounce-E-Mails bemerkst, die erwähnen, dass deine IP auf der Barracuda Blacklist steht, ist das ein klares Zeichen, dass du handeln musst.

Barracuda's Lookup Tool oder MXToolbox verwenden

Barracuda's Lookup Tool ist eine Echtzeit-Datenbank von IP-Adressen mit einer "schlechten" Reputation für das Versenden gültiger E-Mails, die von Barracuda Central gepflegt wird. Indem du deine IP-Adresse oder Domain in das Lookup Tool eingibst, kannst du überprüfen, ob sie auf der Barracuda Blacklist steht. Alternativ kannst du Tools von Drittanbietern wie MXToolbox verwenden, um den Status deiner IP zu überprüfen.

Sobald du den Blacklist-Status deiner IP bestätigt hast, ist es wichtig, sofort Maßnahmen zu ergreifen, um die Probleme zu beheben, die zur Blacklist geführt haben, und die Entfernung zu beantragen, um sicherzustellen, dass deine E-Mail-Zustellbarkeit nicht weiterhin beeinträchtigt wird.

3. Welchen Einfluss hat die Barracuda Blacklist auf deine E-Mail-Zustellbarkeit?

Wenn du hauptsächlich E-Mails an Microsoft- oder Gmail-Posteingänge sendest, gibt es keine direkten Auswirkungen.

Die wichtigsten Posteingangsanbieter sind Google (Gmail und Google Workspace) und Microsoft (Outlook / Exchange / Office 365). Diese beiden haben den größten Marktanteil.

Beide verwenden ihre eigenen proprietären Algorithmen, um zu entscheiden, ob deine E-Mails im Posteingang oder im Spam landen.

Blacklists wie Barracuda sind Dienste, die außerhalb von Google und Microsoft liegen. In 99 % der Fälle kümmern sich Google und Microsoft nicht darum. Sie berücksichtigen sie nicht.  

Warum? Weil Google und Microsoft einen viel besseren und zuverlässigeren Weg haben, um zu erkennen, ob du ein Spammer bist oder nicht. 

Sie analysieren lieber, wie ihre Nutzer auf deine E-Mails reagieren. Mit anderen Worten, sie prüfen deine Engagement Rate. Mehr Infos dazu weiter unten.

Wenn du E-Mails an Posteingänge bei kleineren ISPs oder privaten Mailservern sendest, kann dies deine Zustellbarkeit beeinträchtigen:

Ein Eintrag auf der Barracuda-Blacklist könnte sich potenziell auf die Zustellbarkeit an E-Mail-Server oder -Dienste auswirken, die das Reputationssystem von Barracuda zur Filterung von Spam verwenden. Dazu gehören kleinere ISPs, E-Mail-Systeme für Unternehmen, private E-Mail-Server und einige Webhosting-Unternehmen. Barracuda wird auch von einigen Unternehmen verwendet, um ihre internen E-Mail-Systeme vor Spam und bösartigen E-Mails zu schützen.

4. Deine Priorität ist es, deine Deliverability so schnell wie möglich zu testen. Es ist kostenlos und dauert 1 Minute.

Egal, ob du auf Barracuda gelistet bist oder nicht, deine oberste Priorität ist es, deine Zustellbarkeit zu überprüfen (wo deine E-Mails landen) und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen. ‍

Um deinen Deliverability-Score zu erhalten und herauszufinden, wo deine E-Mails bei den großen Anbietern landen, kannst du den kostenlosen Email Spam Test von MailReach nutzen.

Im Grunde musst du nur eine E-Mail (unter realen Versandbedingungen) an eine Liste von 31 von MailReach bereitgestellten Postfächern senden, und du erhältst einen detaillierten Bericht über deine Zustellbarkeit, einschließlich aller Dinge, die du verbessern kannst, um häufiger im Posteingang zu landen. 

Du erhältst einen Score von 10 und eine Liste von Checks (Inhalt, Spam-Wörter, Links, Tracking, Blacklists und vieles mehr)

4. Behebe die Probleme, die zur Blacklisting geführt haben

A. Ursache identifizieren

Finde zunächst heraus, warum du auf der Blacklist gelandet bist. Lag es an einer hohen Spam-Beschwerderate, einem E-Mail-basierten Angriff oder einer schlechten IP-Reputation? Diese Informationen findest du in deinen E-Mail-Server-Protokollen und allen Bounce-Back-Nachrichten, die du erhalten hast.

B. Scanne deine Systeme

Führe einen vollständigen Systemscan auf Malware und Viren durch. Infizierte Rechner könnten ohne dein Wissen Spam oder bösartige Inhalte versenden, was zu einer schlechten IP-Reputation führt.

C. Schütze deinen E-Mail-Server

Stelle sicher, dass dein E-Mail-Server sicher ist und nicht als offenes Relay konfiguriert ist. Ein offenes Relay ermöglicht es jedem im Internet, E-Mails über deinen Server zu versenden, was ihn zu einem attraktiven Ziel für Spammer macht.

D. Minimiere das Risiko, E-Mails an Spam-Traps zu senden

• Kaufe keine Listen: Diese können Spam Traps, Leute mit hohen Beschwerderaten usw. enthalten. Keine gute Idee.
• Sammle keine E-Mail-Adressen wahllos im Internet:
• Für Marketing- / Newsletter- / Transaktions-E-Mails sollten deine Kontakte nur von Personen stammen, die sich angemeldet haben (Opt-in).
• Für Cold-Email-Aktivitäten: Besorge dir deine E-Mail-Liste von LinkedIn mit einem Scraping Tool wie Evaboot.

E. Minimiere das Risiko von Spam-Beschwerden

• Hole die ausdrückliche Zustimmung der Empfänger ein, bevor du ihnen E-Mails sendest, und respektiere Opt-out-Anfragen umgehend (für Marketing- / Newsletter- / Transaktions-E-Mails).
• Stelle in allen E-Mails einen klaren und einfach zu bedienenden Abmeldelink zur Verfügung.

F. Richte eine ordnungsgemäße Authentifizierung und Sicherung ein

• Richte die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge ein, um zu zeigen, dass du ein legitimer Absender bist.
• Für diejenigen, die ihre eigenen Mailserver haben: Schütze deine Server, um sie vor Malware oder Bots zu schützen, die gefälschte E-Mails versenden, die deine IP-Adresse kapern und leicht zu einer Blacklisting führen können.

5. Antrag auf Entfernung von der Barracuda Blacklist

Sobald du die Probleme behoben hast, die dazu geführt haben, dass deine IP auf die Blacklist gesetzt wurde, ist es an der Zeit, die Entfernung von der Barracuda Blacklist zu beantragen. Der Prozess umfasst das Ausfüllen des Entfernungsformulars und das Warten auf die Bestätigung von Barracuda, bevor du den Status deiner IP überprüfst.

Fülle das Entfernungsformular aus

Um die Entfernung von der Barracuda Blacklist zu beantragen, musst du das Formular "Barracuda Central Reputation System - Removal Request" mit gültigen Informationen und einer stichhaltigen Erklärung ausfüllen. Die Angabe korrekter Informationen und die Vorlage einer schlüssigen Argumentation sind entscheidend, da Anfragen mit ungenauen Informationen vom automatisierten System möglicherweise nicht berücksichtigt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass das Einreichen mehrerer Entfernungsanträge bei Barracuda den Prozess nicht beschleunigt.

Gib die IP-Adresse deines E-Mail-Servers, deine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer an, um das Entfernungsformular einzureichen. Bitte stelle sicher, dass alle von dir angegebenen Daten korrekt sind. Sobald du das Formular ausgefüllt hast, klicke auf die Schaltfläche "Senden", um deine Anfrage zur Entfernung zu senden.

Warte auf die Bestätigung

Nach dem Absenden der Entfernungsanfrage ist es wichtig, auf eine E-Mail-Bestätigung von intent@barracuda.com zu warten. Normalerweise beträgt die Bearbeitungszeit für Barracuda Delisting-Anfragen etwa 12 Stunden, vorausgesetzt, es wurde eine stichhaltige Erklärung abgegeben.

Wenn du innerhalb des erwarteten Zeitrahmens keine Bestätigung erhältst, ist es ratsam, dich an den Barracuda-Support zu wenden, um Hilfe zu erhalten.

6. Baue eine gute Sender Reputation auf und pflege sie. Das ist entscheidend, um im Posteingang zu landen.

A. Nutze Email Warmup, um die besten Ergebnisse zu erzielen

Um eine großartige Deliverability zu haben und alle deine E-Mails im Posteingang deiner Empfänger zuzustellen, benötigst du eine positive Absenderreputation. Deine Absenderreputation wird hauptsächlich davon beeinflusst, wie deine Empfänger auf deine E-Mails reagieren. 

Mit anderen Worten: Je mehr positives Engagement du für deine E-Mails erhältst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du den Posteingang erreichst. 

Indem du positive Interaktionen für deine E-Mails erhältst (Öffnungen, positive Antworten, Sterne, Entfernen deiner E-Mails aus dem Spam), bringst du den großen Mailbox-Anbietern Google und Microsoft bei, deine E-Mails in den Posteingang ihrer Nutzer zu legen. 

Das ist die Aufgabe des E-Mail Warm-up Service von MailReach: eine perfekte E-Mail-Aktivität für deinen Posteingang zu generieren, indem Konversationen mit einem Netzwerk von Tausenden von Posteingängen gestartet werden. Jede deiner Warming-up E-Mails wird geöffnet, positiv beantwortet, als wichtig markiert und aus dem Spam entfernt. Das erhöht deine Sender Reputation und damit deine Deliverability. 

B. Befolge die Best Practices

Speziell für eine Cold-Emailing-Aktivität:

• Wenn du Cold Emails versendest, sollten 150 Cold Emails/Tag dein Maximum sein.
• Wenn du Cold Emails versendest, habe immer einen Abmeldelink.
• Stell sicher, dass deine Liste zielgerichtet, sauber und aktuell ist und keine Fehler enthält.
• Personalisiere deine E-Mails.
• Sende nicht zu viele Follow-ups und verteile sie (Cold Emailing Use Case): Wir empfehlen mindestens 3 Tage zwischen den E-Mails, maximal 3 Follow-ups, um deine Reputation zu schützen. Wir versenden bei MailReach nur 2 Follow-ups.
• Sei nicht zu aufdringlich.

Lies alle Best Practices in unserem ultimativen Deliverability Guide: So verhinderst du, dass E-Mails im Spam landen

Abschließende Worte

Zusammenfassend solltest du bedenken, dass eine Listung in der Barracuda Blacklist deine Fähigkeit beeinträchtigen kann, deine Empfänger zu erreichen, wenn du kleine ISPs / Mailserver anvisierst. Wenn deine Empfänger jedoch hauptsächlich Gmail-, Google Workspace-, Outlook- oder Office365-Posteingänge verwenden, sollte dies keine direkten Auswirkungen haben.

Prüfe in jedem Fall, ob deine IP oder Domain gelistet ist, teste deine Zustellbarkeit und behebe die Probleme, die zur Blacklisting geführt haben. Indem du den Delisting-Prozess befolgst und eine gute E-Mail-Reputation aufrechterhältst, kannst du sicherstellen, dass deine E-Mails ihre beabsichtigten Empfänger erreichen, die Reputation deines Unternehmens schützen und die Kundenzufriedenheit fördern.