Come archiviare le e-mail in Outlook

Archiviare le e-mail in Outlook è il modo più veloce per mantenere pulita la posta in arrivo senza cancellare conversazioni importanti. A differenza dell'eliminazione (che rimuove l'e-mail) o dello spostamento (che può interferire con i filtri), l'archiviazione nasconde le e-mail alla vista, ma non le rende inaccessibili.

Ecco come procedere correttamente — su tutte le versioni di Outlook — per sbrigare le faccende quotidiane senza perdere dati.

Come archiviare le e-mail in Outlook – Per piattaforma

Dispositivi diversi = metodi diversi. È proprio così semplice. Outlook non sempre lo rende evidente, ma puoi archiviare le e-mail da qualsiasi dispositivo: desktop, web o mobile. Il trucco? Sapere dove si trova quel maledetto pulsante.

Outlook Desktop (Windows e Mac)

Su computer, l'archiviazione è veloce e integrata se si utilizza un account Microsoft 365, Exchange o IMAP.

Ecco come fare:

1. Seleziona le e-mail che desideri archiviare,
2. Clicca sul pulsante "Archivio" nella barra degli strumenti in alto (oppure usa il tasto di scelta rapida: Backspace),
3. Fatto. Outlook sposta le e-mail nella cartella "Archivio" (stesso account).
   

Se utilizzi il protocollo POP o file PST locali, potrebbe essere necessario creare manualmente una cartella "Archivio" oppure utilizzare la funzione di archiviazione automatica per i messaggi più vecchi.

Outlook Web (Outlook.com / Office 365)

Outlook Web rende tutto ancora più facile e veloce.

Ecco i pochi passaggi da seguire:

1. Apri Outlook nel tuo browser,
2. Passa il mouse sull'e-mail o seleziona più e-mail,
3. Clicca sull'icona "Archivio" (ha l'aspetto di una casella con una freccia rivolta verso il basso),
4. Puff. Archiviato all'istante.
   

Tutti i messaggi archiviati vengono spostati nella cartella "Archivio" nel menu a sinistra. Il vantaggio è che rimangono comunque ricercabili e sempre accessibili, anche se non si trovano più nella posta in arrivo principale.

App Outlook Mobile (iOS e Android)

Sui dispositivi mobili, l'archiviazione è ancora più veloce, ma solo se hai impostato le azioni di scorrimento. Non sai come fare? Ecco alcuni consigli: 

1. Apri l'app Outlook,
2. Scorri l'e-mail verso sinistra o verso destra (a seconda delle impostazioni),
3. Se a quel passaggio viene assegnata l'opzione "Archivia", l'operazione è immediata,
4. In caso contrario, vai su Impostazioni > Opzioni di scorrimento e assegna la funzione "Archivia" a uno dei lati.
   

E se vuoi archiviare più messaggi contemporaneamente, basta tenere premuto per selezionare più email, quindi toccare "Archivia" nella barra dei menu. Tutto qui. 

Quando è meglio archiviare, eliminare o spostare?

L'archiviazione è un'alternativa più intelligente rispetto alla cancellazione o al continuo spostamento delle e-mail nelle cartelle.

Se hai ancora dei dubbi, ecco quando dovresti archiviare:

• Vuoi svuotare la tua casella di posta senza perdere definitivamente l'e-mail,
• Potresti aver bisogno di queste informazioni in seguito (ad esempio fatture, discussioni, riferimenti),
• Non hai tempo per mettere in ordine, ma vuoi che rimanga tutto a portata di mano,
• Stai gestendo le risposte ricevute tramite contatto a freddo che desideri conservare ma di cui non vuoi occuparti in questo momento.
  

Quando eliminare o semplicemente bloccare le e-mail in Outlook:

• spam evidente o contenuti irrilevanti,
• Sei sicuro al 100% che non ne avrai mai più bisogno.
  

E soprattutto quando muoversi:

• Hai un sistema di cartelle ben strutturato e vuoi mantenere tutto perfettamente in ordine,
• Si utilizzano filtri o regole che dipendono dalla posizione della cartella.

Avere una casella di posta ben organizzata è utile, ma tieni presente che una casella di posta "riscaldata" è decisamente meglio. Perché ? Semplicemente perché, anche se la tua casella è perfettamente in ordine, le tue e-mail non arriveranno a destinazione se il tuo dominio non è considerato affidabile. 

La nostra soluzione? Sfrutta la funzione " Email Warmup " di Mailreach Email Warmup migliorare la deliverability, rafforzare la reputazione del dominio ed evitare che le tue email finiscano nella cartella dello spam: tutto in un unico strumento. 

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Dove finiscono le e-mail archiviate in Outlook?

Hai cliccato su "Archivia"... e adesso? Dove finisce effettivamente quell'e-mail?

Outlook dispone di una cartella "Archivio" dedicata, separata dalla Posta in arrivo, dagli Elementi eliminati e dalle cartelle personalizzate. La troverai nel pannello di sinistra di Outlook Desktop, Web o Mobile, solitamente sotto la struttura della Posta in arrivo.

Ecco alcuni dati salienti:

• Le e-mail archiviate sono ancora consultabili
• Non vengono eliminati né nascosti
• Non incidono sulla quota della tua casella di posta (nella maggior parte dei casi)
• Non compariranno nella tua casella di posta in arrivo a meno che non vengano spostati manualmente
  

E no, "archiviato" non significa "archiviato per sempre". Significa semplicemente che puoi ripristinarli, rispondere o riassegnare loro un'etichetta in qualsiasi momento.

Consigli da esperti per organizzare la posta in arrivo di Outlook

L'archiviazione aiuta, certo, ma se la tua casella di posta ti sembra ancora un caos digitale, hai bisogno di un sistema. Gli utenti più esperti non si limitano ad archiviare le e-mail, ma automatizzano i processi, stabiliscono le priorità e fanno pulizia regolarmente. Buone notizie: ecco alcuni consigli da esperti che ti aiuteranno a creare una casella di posta che funzioni come un orologio, così potrai dedicare meno tempo a cliccare e più tempo a chiudere le cose. 

Imposta delle regole per l'archiviazione automatica delle newsletter o delle vecchie discussioni

Se ogni settimana archivi manualmente lo stesso tipo di e-mail, smettila. Il sistema di regole di Outlook può occuparsene al posto tuo, in modo automatico. Imposta delle regole per identificare newsletter, email transazionali o qualsiasi thread più vecchio di X giorni e spostali immediatamente nell’Archivio o in una cartella personalizzata. In questo modo, la tua casella di posta si sgombera in tempo reale, senza che tu debba muovere un dito. Consiglio da esperto: abbina le regole di archiviazione automatica ai filtri per parole chiave per tenere lontani i messaggi a bassa priorità, senza cancellare nulla di importante.

Utilizza le categorie e i contrassegni per classificare le questioni che richiedono un follow-up

Se pensi che l’Inbox Zero sia solo una questione di pulizia, ti sbagli di grosso. Si tratta piuttosto di capire quali sono le cose che richiedono davvero un intervento. 

Le categorie e i segnalini ti consentono di trasformare la tua casella di posta in un semplice gestore delle attività basato su un codice cromatico. Ecco perché è importante assegnare categorie come "Cliente", "Urgente" o "Da esaminare" e utilizzare i segnalini per contrassegnare le e-mail che richiedono un seguito questa settimana. 

Il punto fondamentale è mantenere una certa coerenza, poiché ciò ti consentirà di filtrare la tua casella di posta in base al tipo di azione, non solo al mittente o all'oggetto. È un modo veloce per capire cosa è urgente, cosa è in sospeso e cosa puoi tranquillamente ignorare.

Attiva la Posta in arrivo prioritaria per distinguere le informazioni rilevanti da quelle irrilevanti

La Posta in arrivo prioritaria di Outlook è il filtro integrato. Ciò significa che suddivide automaticamente la tua casella di posta in due schede in base al tuo comportamento. 

In pratica, le e-mail importanti rimangono in primo piano, mentre le distrazioni vengono messe da parte. All'inizio non è perfetto, ma più lo usi, più diventa intelligente. Puoi persino addestrarlo spostando le e-mail da una scheda all'altra, e inizierà a dare la priorità a ciò che conta. 

Se sei sommerso da aggiornamenti, notifiche e messaggi in CC, questa semplice impostazione può dimezzare il tuo carico mentale.

Organizza una sessione settimanale di "Inbox Zero": svuota, archivia, riordina

Non aspettare che il caos nella posta in arrivo si risolva da solo: la soluzione migliore rimane quella di dedicare un po' di tempo ogni settimana a rimettere ordine. Una sessione settimanale di "Inbox Zero" ti permette di archiviare ciò che è stato completato, eliminare ciò che è inutile e ridefinire le priorità di ciò che conta davvero. 

E sì, ci vogliono solo 15–20 minuti, ma ti risparmia ore di distrazioni e di follow-up tralasciati in seguito. Inoltre, puoi approfittare di questo tempo per svuotare la cartella "Messaggi inviati" e fare ordine anche tra le bozze. Consideralo come una sorta di manutenzione per la tua mente. Non devi rispondere a tutto, ma devi almeno dargli un'occhiata.

Abbinalo a strumenti come Mailreach per monitorare la deliverability e mantenere tutto in ordine

Anche una casella di posta perfettamente organizzata non serve a nulla se le tue e-mail non vengono recapitate. È qui che entra in gioco Mailreach. Mentre Outlook ti aiuta a tenere sotto controllo le risposte e a evitare l'accumulo di messaggi, Mailreach opera in background per mantenere intatta la tua reputazione di mittente. 

Monitora la deliverability, ottimizza il tuo dominio e ti aiuta a evitare che le tue email non richieste finiscano nella cartella dello spam. Se a questo aggiungi una casella di posta pulita, sarai inarrestabile, organizzato, reattivo e sempre pronto a rispondere quando conta davvero.

Una casella di posta disordinata è fastidiosa, ma un'e-mail bloccata è davvero peggio. Per evitare che ciò accada, la cosa migliore da fare è sottoporre la tua e-mail o la tua newsletter allo Spam Test di Mailreach, prima ancora di inviarla.

Ti mostreremo esattamente dove finisce e, soprattutto, come risolvere rapidamente il problema se non arriva nella posta in arrivo. Prego! 

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