Come scrivere una chiusura efficace nelle e-mail: i modi migliori per concludere le tue e-mail in modo professionale

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La chiusura delle tue e-mail è molto più di una semplice frase di commiato, poiché è ciò che lascia l'ultima impressione. Ciò significa che una chiusura debole, generica o eccessivamente informale può farti passare in secondo piano in un batter d'occhio (o, peggio ancora, farti apparire poco professionale). Al contrario, una chiusura strategica e ben studiata contribuirà a instaurare un rapporto di fiducia con i tuoi destinatari e a rafforzare il loro coinvolgimento, migliorando al contempo i tuoi tassi di risposta.

In questo articolo ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere sulle chiusure delle e-mail: perché sono importanti, quali sono gli errori più comuni da evitare a tutti i costi e come scegliere la frase di chiusura più adatta a ogni situazione. Sei pronto a migliorare le tue e-mail? A breve ulteriori dettagli!

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Cosa sono le formule di chiusura delle e-mail?

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Le formule di chiusura delle e-mail sono le ultime parole che precedono il tuo nome:la frase conclusiva che chiude il tuo messaggio. Esse definiscono il tono della tua e-mail, rafforzano la tua professionalità e influenzano anche il modo in cui il destinatario ti percepisce (anche se non te ne rendi conto!).

Ecco perché una formula di chiusura ben studiata lascia un'ultima impressione positiva e può persino spingere all'azione. Al contrario, usare una formula di chiusura inadeguata — o non usarla affatto — può far sembrare la tua e-mail brusca, impersonale o poco professionale. Il segreto? Basta scegliere la formula di chiusura giusta per il contesto giusto.

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Che c'è di male nel concludere un'e-mail con un "Cordiali saluti"?

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"Cordiali saluti" è una delle formule di chiusura più abusate e banali che si possano trovare nelle e-mail. Pur essendo una formula sicura e neutra, manca di calore, coinvolgimento e personalità.

Ecco perché il termine «migliore» non rende l'idea:

• È troppo vago – Ma cosa significa "il migliore"? Il migliore in cosa?
• È impersonale: non trasmette entusiasmo, gratitudine né indica chiaramente quale sia il passo successivo.
• Sembra un po' approssimativo – Essendo una pratica così diffusa, può dare l'impressione di essere un ripensamento piuttosto che una conclusione voluta.

Il nostro consiglio: invece di optare automaticamente per "Cordiali saluti", puoi scegliere facilmente una formula di chiusura che rispecchi davvero lo spirito del tuo messaggio e sia in linea con le aspettative del destinatario.

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Qual è il valore aggiunto di una firma ben redatta?

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La formula di chiusura delle tue e-mail è come la stretta di mano alla fine di una conversazione: può lasciare un'impressione indelebile oppure farti passare inosservato:

• Rende la tua email più memorabile: una chiusura personale e coinvolgente fa sì che la tua email non sia solo l'ennesima tra le tante in una casella di posta affollata.
• Dà il tono alla comunicazione futura: che tu voglia dare un'impressione formale, amichevole o persino persuasiva, la scelta spetta a te! La tua firma non farà altro che rafforzare ulteriormente il messaggio della tua e-mail, tutto qui. 
• Aumenta i tassi di risposta: una chiusura ben scelta può spingere il destinatario ad agire, a rispondere o a interagire ulteriormente.

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Come concludere un'e-mail?

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La formula di chiusura delle tue e-mail non serve solo a salutare: è la tua ultima occasione per lasciare un'impressione positiva, impostare il tono giusto e persino incoraggiare una risposta. Scegliere quella sbagliata può farti sembrare freddo, distaccato o addirittura poco professionale.

Allora, come si fa a scegliere la conclusione migliore? Segui queste tre regole fondamentali e andrà tutto bene:

1. Il tuo rapporto con il destinatario

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Il grado di familiarità che hai con il destinatario determina quanto formale o informale debba essere la tua chiusura.

• Contatti a freddo o contesti professionali → Utilizza formule di chiusura formali e professionali, come «Cordiali saluti » o «Distinti saluti». Non li conosci ancora, quindi evita di usare un tono troppo informale.
• Clienti o colleghi già conosciuti → Puoi usare un tono un po’ più cordiale, ad esempio con «Grazie ancora » o «Non vedo l’ora di risentirci».
• Colleghi interni o conoscenti → Mantieni un tono informale con un "Ciao" o "A presto".

In caso di dubbio, è meglio optare per un tono leggermente più formale. Perché? Perché potrai sempre adattare il tuo tono una volta che la conversazione avrà preso una piega più informale, e in questo modo risulterà molto più naturale. Prego. 

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2. Il tono della tua e-mail

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La tua chiusura dovrebbe rispecchiare lo scopo della tua e-mail. Tutto qui. Se non c'è coerenza, il tuo messaggio potrebbe risultare incoerente o confuso.

Ecco come adattare la tua chiusura all'obiettivo della tua email:

• Se stai concludendo un affare o stai avanzando una richiesta importante → Sottolinea l'importanza dell'azione con frasi come «Attendo con interesse la tua risposta » o «Non vedo l'ora di conoscere la tua opinione».
• Se invii un aggiornamento informativo o neutro → Usa "Cordiali saluti " o "Distinti saluti " per mantenere un tono professionale.
• Se la tua e-mail ha un tono amichevole o informale → Scegli " Grazie per il tempo che mi hai dedicato!" oppure "Spero di risentirti presto".

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3. L'azione che desideri che il destinatario compia

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L'ultima frase che scrivi dovrebbe indirizzare il destinatario verso il passo successivo. Ecco perché l'obiettivo principale della tua chiusura è quello di spingerlo con delicatezza a rispondere o ad agire.

• Se desideri ricevere una risposta → Concludi con «Fammi sapere cosa ne pensi!» oppure «Attendo con interesse la tua risposta».
• Se stai confermando un incontro → Prova con «Ci vediamo il [data]!» oppure «Non vedo l'ora di sentirti!»
• Se stai portando a termine un progetto → Usa frasi come "Grazie per l'aiuto!" o " Apprezzo il tempo e l'impegno che ci hai dedicato!".

Ricorda che una buona chiusura di un'e-mail è come una delicata esortazione all'azione: indica chiaramente quale dovrebbe essere il passo successivo, mantenendo un tono cortese e naturale. Niente di più. 

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Quali sono i diversi tipi di formule di chiusura delle e-mail?

Non tutte le formule di chiusura delle e-mail hanno lo stesso scopo. Alcune mantengono un tono professionale, altre aggiungono un tocco di cordialità, altre ancora spingono all'azione. Come potrai immaginare, scegliere quella sbagliata può far sembrare la tua e-mail fredda, troppo aggressiva o addirittura fuori luogo. Ecco perché conoscere i principali tipi di formule di chiusura ti aiuta ad adattare la tua conclusione alla situazione e a lasciare la giusta impressione.

Formule di chiusura formali e professionali

Queste sono le formule più indicate per la comunicazione aziendale, in particolare nei contatti iniziali, nelle interazioni con i clienti o nelle e-mail rivolte ai dirigenti. Trasmettono rispetto e professionalità senza risultare eccessivamente informali. Si pensi a «Cordiali saluti», «Distinti saluti» o «Con rispetto». Sono particolarmente adatte quando non si conosce il tono preferito dal destinatario o quando è necessario mantenere un'immagine professionale.

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Saluti cordiali e calorosi

Quando si ha già instaurato un rapporto consolidato, una chiusura più personale aggiunge un tocco di cordialità e rafforza l'intesa. Tra queste ci sono frasi come «Grazie», «Non vedo l'ora di parlare con te» o «Grazie per il tempo che mi hai dedicato!». Rendono le e-mail meno formali e più coinvolgenti, aiutandoti a mantenere rapporti positivi con clienti, colleghi o partner commerciali.

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Approvazioni basate sulle azioni

Se il tuo obiettivo è quello di incoraggiare una risposta o stimolare un'azione, la tua chiusura dovrebbe spingere delicatamente in quella direzione. In questo caso, frasi come «Fammi sapere cosa ne pensi», « Non vedo l'ora di ricevere il tuo feedback» o «Attendo con interesse la tua risposta» ti permetteranno di mantenere viva la conversazione e di guidare il destinatario verso il passo successivo senza risultare troppo insistente.

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Formule di chiusura informali e disinvolte

Nelle e-mail interne o nelle conversazioni informali, puoi tranquillamente abbandonare le formalità. Saluti come "A presto ", "Ci vediamo " o "Ci sentiamo" saranno più che sufficienti, poiché aggiungono un tocco di personalità e rendono le interazioni molto più naturali. Tuttavia, mantieni una certa cautela e usali con moderazione in contesti professionali, poiché un uso eccessivo potrebbe farti sembrare troppo disinvolto o poco professionale. 

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Migliori pratiche per le firme nelle e-mail

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Ecco alcune buone pratiche per ottimizzare le tue chiusure nelle e-mail e raggiungere davvero i tuoi obiettivi: 

• Sii conciso e vai dritto al punto: la tua firma dovrebbe completare il messaggio, non sovrastarlo.
• Adatta lo stile della tua e-mail: i messaggi formali richiedono formule di chiusura professionali, mentre le e-mail informali possono essere più disinvolte.
• Evita le formule di chiusura antiquate o troppo formali: espressioni come "Cordiali saluti" o "Distinti saluti" possono risultare antiquate o troppo rigide nelle e-mail di lavoro moderne.
• Assicurati che sia adatto al tuo pubblico: un amministratore delegato potrebbe non gradire un "Salute!", mentre un creativo potrebbe apprezzarlo.
• Non dimenticare di firmare: concludi sempre la tua corrispondenza indicando il tuo nome completo e i tuoi dati professionali.

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Le nostre migliori formule di chiusura per le e-mail

Hai bisogno di un po' di ispirazione? Ecco alcune formule di chiusura di grande effetto per diverse situazioni:

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E-mail formali di lavoro

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• Cordiali saluti
• Cordiali saluti
• Cordiali saluti
• Con tutto il rispetto

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E-mail di networking

• Spero di rimanere in contatto
• Grazie ancora
• Ci sentiamo presto
• Non vedo l'ora di conoscerti

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Contatti a freddo e vendite

• Attendo con interesse una tua risposta
• Attendo con interesse le vostre opinioni
• Sentiamoci presto
• Grazie per il tempo che mi hai dedicato!

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Aggiornamenti

• Volevo solo farmi sentire: fammi sapere cosa ne pensi!
• Ci sono novità al riguardo?
• Grazie per il tempo che ci hai dedicato e per i tuoi spunti!

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Conclusione: il tuo saluto finale può determinare il successo o il fallimento della tua e-mail

La formula di chiusura di un'e-mail non è solo una formalità, ma uno strumento strategico. Che tu voglia aumentare il coinvolgimento, apparire più professionale o stimolare all'azione, la tua frase di chiusura contribuisce a plasmare la percezione del destinatario.

Ti preghiamo di evitare formule di chiusura generiche come "Cordiali saluti" e di sceglierne una che si adatti al tono, al destinatario e allo scopo della tua e-mail. Con l'approccio giusto, le tue e-mail lasceranno un'impressione duratura e otterranno le risposte che cerchi.

E ricorda: anche la migliore firma di chiusura non servirà a nulla se le tue e-mail finiscono nella cartella dello spam. Vuoi assicurarti che le tue e-mail arrivino sempre nella posta in arrivo? Gli strumenti di "warm-up" e di verifica dello spam di MailReach possono aiutarti a ottimizzare la deliverability e a incrementare il coinvolgimento.

Domande frequenti

Qual è la migliore formula di chiusura per le e-mail professionali?

Nelle e-mail di lavoro formali, le formule di chiusura come «Cordiali saluti», «Distinti saluti» o «Con rispetto» sono le più indicate. Trasmettono professionalità e rispetto, rendendole ideali per la comunicazione aziendale, i rapporti con i clienti e le e-mail di contatto.

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Devo sempre concludere le mie e-mail con un saluto?

Sì! Una formula di chiusura è un modo cortese e formale per concludere un'e-mail. Tralasciarla può far sembrare il tuo messaggio brusco o poco professionale, soprattutto in ambito lavorativo.

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Qual è la migliore formula di chiusura per le email a freddo?

Quando si tratta di contattare potenziali clienti a freddo, una formula di chiusura cordiale ma professionale, come «Non vedo l'ora di entrare in contatto con te» o «Non vedo l'ora di approfondire l'argomento», funziona bene. Crea il tono giusto senza risultare troppo formale o invadente.

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Perché nelle e-mail si usa la parola «migliore»?

"Best" viene spesso utilizzato come formula di chiusura rapida e neutra, che mantiene un tono professionale pur rimanendo concisa ed essenziale. Tuttavia, a volte può sembrare un po' frettoloso o impersonale, motivo per cui molti preferiscono alternative come "Cordiali saluti" o "Grazie".

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È opportuno usare formule di chiusura informali nelle e-mail di lavoro?

Sì e no. Dipende molto dal contesto e dal rapporto che hai con il destinatario. Nelle e-mail interne o nelle conversazioni con i colleghi, chiusure informali come "Saluti" o "A presto" possono andare bene. Tuttavia, nelle comunicazioni esterne, una chiusura più professionale è solitamente una scelta più sicura.

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Quali formule di chiusura dovrei evitare nelle e-mail?

Si prega di evitare formule di chiusura troppo informali, obsolete o troppo formali, come «Cordiali saluti», «Con i migliori auguri» o «Cordialmente». Inoltre, si dovrebbero evitare formule aggressive come «In attesa di una vostra risposta» o «Vi prego di rispondere al più presto», che possono risultare invadenti.

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Come posso rendere la mia firma più personale?

La personalizzazione può essere semplice come aggiungere il nome del destinatario (Non vedo l'ora di conoscere la tua opinione, John) o adattare il messaggio al contesto (Non vedo l'ora di lavorare insieme!). Un tocco personale rende le e-mail più coinvolgenti e meno generiche.

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Devo adattare la mia firma al tono dell'e-mail?

Sì, assolutamente! Se la tua e-mail è molto formale, usa una formula di chiusura formale. Se invece ha uno stile più colloquiale, è meglio optare per una formula di chiusura più informale. Adattare il tono garantisce coerenza e rende il tuo messaggio più naturale.

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