Wie man E-Mails in Outlook archiviert

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Die Archivierung von E-Mails in Outlook ist der schnellste Weg, Ihren Posteingang sauber zu halten, ohne wichtige Konversationen zu löschen. Im Gegensatz zum Löschen (bei dem die E-Mail entfernt wird) oder Verschieben (was die Filter beeinträchtigen kann) werden Ihre E-Mails bei der Archivierung außer Sichtweite, aber nicht außer Reichweite gespeichert.

Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen - und zwar in jeder Outlook-Version -, damit Sie Ihren Tag entrümpeln können, ohne Daten zu verlieren.

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So archivieren Sie E-Mails in Outlook - Plattform für Plattform

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Verschiedene Geräte = verschiedene Methoden. So einfach ist das. Outlook macht es nicht immer deutlich, aber Sie können E-Mails von überall aus archivieren, ob auf dem Desktop, im Web oder auf dem Handy. Der Trick dabei? Man muss wissen, wo die verdammte Schaltfläche ist.

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Outlook Desktop (Windows und Mac)

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Auf dem Desktop ist die Archivierung schnell und integriert, wenn Sie ein Microsoft 365-, Exchange- oder IMAP-Konto verwenden.

Und so geht's:

1. Wählen Sie die E-Mail(s) aus, die Sie archivieren möchten,
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Archiv in der oberen Symbolleiste (oder verwenden Sie die Tastenkombination: Backspace),
3. Erledigt. Outlook verschiebt die E-Mails in den Archivordner (gleiches Konto).
   
   

Wenn Sie POP oder lokale PST-Dateien verwenden, müssen Sie möglicherweise manuell einen Archivordner erstellen oder AutoArchive für ältere Nachrichten verwenden.

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Outlook Web (Outlook.com / Office365)

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Outlook Web macht es noch einfacher und schneller.

Hier sind einige Schritte zu beachten:

1. Öffnen Sie Outlook in Ihrem Browser,
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail oder wählen Sie mehrere aus,
3. Klicken Sie auf das Archivsymbol (es sieht aus wie ein Kasten mit einem Pfeil nach unten),
4. Puff. Sofort archiviert.
   
   

Alle archivierten Nachrichten werden im Ordner "Archiv" im linken Menü abgelegt. Das Gute daran ist, dass sie immer noch durchsuchbar und jederzeit zugänglich sind, nur eben nicht in Ihrem Posteingang.

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Mobile Outlook-Anwendung (iOS & Android)

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Auf dem Handy geht die Archivierung sogar noch schneller, aber nur, wenn Sie Wischaktionen eingerichtet haben. Sie wissen nicht, wie man das macht? Hier sind einige Tipps: 

1. Öffnen Sie die Outlook-Anwendung,
2. Wischen Sie die E-Mail nach links oder rechts (je nach Ihren Einstellungen),
3. Wenn diesem Durchzug ein Archiv zugewiesen wird, ist er sofort verfügbar,
4. Wenn nicht, gehen Sie zu Einstellungen > Durchstreichoptionen und weisen Sie das Archiv einer Seite zu.
   
   

Und wenn Sie in großen Mengen archivieren möchten, drücken Sie einfach lange, um mehrere E-Mails auszuwählen, und tippen Sie dann in der Menüleiste auf Archivieren. Das war's. 

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Wann sollten Sie archivieren, löschen oder verschieben?

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Die Archivierung ist eine clevere Alternative zum Löschen oder endlosen Verschieben von E-Mails in Ordner.

Wenn Sie noch zögern, sollten Sie jetzt archivieren:

• Sie möchten Ihren Posteingang leeren, ohne die E-Mail für immer zu verlieren,
• Möglicherweise benötigen Sie die Informationen später (z. B. Rechnungen, Themen, Referenzen),
• Sie haben keine Zeit zum Sortieren, möchten aber trotzdem Zugriff darauf haben,
• Sie verwalten Antworten auf kalte Anfragen, die Sie behalten, aber nicht bearbeiten wollen.
  
  

Wann zu löschen:

• Offensichtlicher Spam oder irrelevanter Inhalt,
• Sie sind sich zu 100 % sicher, dass Sie es nie wieder brauchen werden.
  
  

Und vor allem, wann man umziehen sollte:

• Sie haben ein detailliertes Ordnersystem und wollen übersichtlich bleiben,
• Sie verwenden Filter oder Regeln, die vom Speicherort des Ordners abhängen.

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Ein geordneter Posteingang ist gut, aber ein aufgewärmter Posteingang ist viel besser. Warum? Ganz einfach, weil Ihre E-Mails auch ohne Unordnung nicht ankommen, wenn Ihre Domain nicht vertrauenswürdig ist. 

Unsere Lösung? Nutzen Sie das E-Mail-Warmup von Mailreach, um die Zustellbarkeit zu erhöhen, die Domain-Reputation aufzubauen und Ihre E-Mails vor Spam zu schützen - alles in einem. 

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Wo werden archivierte E-Mails in Outlook gespeichert?

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Sie haben auf "Archiv" geklickt... und was nun? Wohin geht diese E-Mail eigentlich?

Outlook verfügt über einen speziellen Archivordner, der von Ihrem Posteingang, den gelöschten Objekten und den benutzerdefinierten Ordnern getrennt ist. Sie finden ihn im linken Bereich von Outlook Desktop, Web oder Mobile, in der Regel unter Ihrer Posteingangsstruktur.

Hier sind einige wichtige Fakten:

• Archivierte E-Mails sind weiterhin durchsuchbar
• Sie werden nicht gelöscht oder versteckt.
• Sie haben keinen Einfluss auf Ihre Posteingangsquote (in den meisten Fällen)
• Sie werden nur dann in Ihrem Posteingang angezeigt, wenn sie manuell zurückgestellt werden.
  
  

Und nein, archiviert heißt nicht für immer archiviert. Es bedeutet lediglich, dass Sie sie jederzeit zurückstellen, beantworten oder neu beschriften können.

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Profi-Tipps zum Organisieren Ihres Outlook-Posteingangs

Die Archivierung ist sicher hilfreich, aber wenn Ihr Posteingang immer noch einem digitalen Chaos gleicht, brauchen Sie ein System. Die klügsten Nutzer archivieren E-Mails nicht einfach nur, sondern automatisieren sie, setzen Prioritäten und räumen regelmäßig auf. Gute Nachrichten: Hier sind einige Profi-Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, einen Posteingang zu schaffen, der wie eine Maschine läuft, damit Sie weniger Zeit mit Klicken und mehr Zeit mit dem Schließen verbringen können. 

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Regeln für die automatische Archivierung von Newslettern oder alten Themen einrichten

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Wenn Sie jede Woche die gleichen Arten von E-Mails manuell archivieren, sollten Sie damit aufhören. Das Regelsystem von Outlook kann diese Arbeit für Sie erledigen - automatisch. Legen Sie Regeln fest, um Newsletter, Transaktions-E-Mails oder Themen, die älter als X Tage sind, zu identifizieren, und verschieben Sie sie sofort in Ihr Archiv oder einen benutzerdefinierten Ordner. So wird Ihr Posteingang in Echtzeit entrümpelt, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen. Profi-Tipp: Kombinieren Sie die Regeln für die automatische Archivierung mit Schlüsselwortfiltern, um Nachrichten mit niedriger Priorität aus dem Weg zu räumen - ohne dass wichtige Nachrichten gelöscht werden.

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Verwenden Sie Kategorien und Flaggen, um zu sortieren, was weiterverfolgt werden muss.

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Wenn Sie glauben, dass es bei Inbox Zero nur ums Aufräumen geht, liegen Sie völlig falsch. Es geht vielmehr darum zu wissen, was wirklich erledigt werden muss. 

Mit Kategorien und Flaggen können Sie Ihren Posteingang in einen einfachen, farblich gekennzeichneten Aufgabenmanager verwandeln. Weisen Sie deshalb Kategorien wie "Kunde", "Dringend" oder "Zu überprüfen" zu und markieren Sie E-Mails, die in dieser Woche weiterverfolgt werden müssen, mit Flaggen. 

Das Wichtigste dabei ist, dass Sie konsequent bleiben, denn so können Sie Ihren Posteingang nach Aktionsart filtern, nicht nur nach Absender oder Betreff. So können Sie schnell erkennen, was aktuell ist, was auf Sie wartet und was Sie getrost ignorieren können.

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Aktivieren Sie den fokussierten Posteingang, um das Signal vom Rauschen zu trennen.

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Der fokussierte Posteingang von Outlook ist Ihr eingebauter Signalfilter. Das bedeutet, dass Ihr Posteingang automatisch auf der Grundlage Ihres Verhaltens in zwei Registerkarten aufgeteilt wird. 

In der Praxis bedeutet das, dass wichtige E-Mails im Vordergrund bleiben und Ablenkungen beiseite geschoben werden. Das System ist nicht perfekt, aber je mehr man es benutzt, desto intelligenter wird es. Sie können es sogar trainieren, indem Sie E-Mails zwischen den Registerkarten verschieben, und es wird anfangen, die wichtigen Dinge zu priorisieren. 

Wenn Sie in Aktualisierungen, Benachrichtigungen und CCs ertrinken, kann diese eine Einstellung Ihre mentale Belastung um die Hälfte reduzieren.

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Planen Sie eine wöchentliche Inbox Zero-Sitzung - löschen, archivieren, bereinigen

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Warten Sie nicht darauf, dass sich das Chaos im Posteingang von selbst regelt, denn die beste Lösung ist es, sich jede Woche Zeit für einen Neustart zu nehmen. In einer wöchentlichen "Inbox Zero"-Sitzung können Sie archivieren, was erledigt ist, löschen, was nutzlos ist, und den wichtigen Dingen neue Prioritäten geben. 

Und ja, es dauert nur 15-20 Minuten, aber es erspart Ihnen später stundenlanges Kontextwechseln und verpasste Wiedervorlagen. Außerdem können Sie diese Zeit nutzen, um Ihren Ordner "Gesendet" zu leeren und Ihre Entwürfe aufzuräumen. Betrachten Sie dies als eine Art Wartung für Ihr Gehirn. Sie müssen nicht auf alles antworten, aber Sie müssen es einfach sehen.

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Kombinieren Sie mit Tools wie Mailreach, um die Zustellbarkeit zu überwachen, während Sie organisiert bleiben

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Selbst ein perfekt organisierter Posteingang nützt nichts, wenn Ihre E-Mails nicht zugestellt werden. Genau hier kommt Mailreach ins Spiel. Während Outlook Ihnen hilft, den Überblick über Antworten und Unordnung zu behalten, arbeitet Mailreach im Hintergrund, um Ihren Absenderruf aufrechtzuerhalten. 

Es überwacht die Zustellbarkeit, wärmt Ihre Domain auf und verhindert, dass Ihre kalten E-Mails im Spam landen. Kombinieren Sie das mit einem sauberen Posteingang, und Sie sind unaufhaltsam, organisiert, reaktionsschnell und immer bereit, wenn es darauf ankommt.

Ein unordentlicher Posteingang ist schlimm, aber eine blockierte E-Mail ist noch viel schlimmer. Um das zu vermeiden, lassen Sie Ihre E-Mail oder Ihren Newsletter am besten durch den Spam-Test von Mailreach laufen, bevor Sie sie überhaupt versenden.

Wir zeigen Ihnen genau, wo er landet, und vor allem, wie Sie ihn schnell beheben können, wenn er nicht im Posteingang landet. Gern geschehen! 

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