Wie viele Follow-up-E-Mails sind zu viele? Ein Leitfaden, um das richtige Maß zu finden

Wie viele Follow-ups solltest du wirklich senden? Das perfekte Gleichgewicht zu finden ist absolut entscheidend. Zu wenige, und du riskierst, Conversions zu verpassen. Zu viele, und du wirst deine Interessenten direkt irritieren und sowohl deiner Marke als auch deiner Deliverability schaden. 

Wusstest du, dass 80 % der Leads mindestens fünf Touchpoints benötigen, um zu konvertieren? Aber Vorsicht: Exzessive Follow-ups können zu Spam-Beschwerden führen. Die schlechte Seite: Deine Absender-Reputation wird stark beschädigt, und deine zukünftigen Outreach-Bemühungen werden zunichte gemacht. Einfach so. 

Warum Follow-up-E-Mails im B2B-Outreach wichtig sind

Ja, Follow-up-E-Mails sind die stillen Helden der B2B-Kontaktaufnahme. Das bedeutet: Während deine erste E-Mail die Bühne bereitet, sind es oft die Follow-ups, die den Deal abschließen. Warum? Weil deine potenziellen Kunden in einer Welt überfüllter Posteingänge und voller Terminkalender möglicherweise mehrere Erinnerungen benötigen, bevor sie Maßnahmen ergreifen.

Der Clou: 60 % der B2B-Interessenten sagen viermal Nein, bevor sie Ja sagen, aber die meisten Verkäufer geben nach nur einem Versuch auf. Das ist eine verpasste Gelegenheit.

Hier sind die Hauptgründe für Follow-ups: 

• Bleib auf dem Schirm: Deine Interessenten jonglieren mit Prioritäten, und deine erste E-Mail könnte einfach untergehen. Der springende Punkt eines gut getimten Follow-ups ist genau, dass du sichtbar und relevant bleibst, ohne aufdringlich zu sein.
• Baue im Laufe der Zeit eine starke Glaubwürdigkeit auf: Beharrlichkeit zeigt Professionalität. Wenn es richtig gemacht wird, zeigen Follow-ups dein Engagement für die Lösung der Probleme deines potenziellen Kunden, was Vertrauen aufbaut und deine Chancen auf Engagement erhöht.
• Gehe auf Einwände und Bedenken ein: Deine Follow-up-E-Mail ist deine Chance, auf alle unausgesprochenen Einwände einzugehen, dein Angebot zu verdeutlichen und zusätzlichen Kontext zu liefern, der deinen Interessenten einer Entscheidung näherbringt. Vergiss das also nicht. 
• Entscheidungszeitpunkt nutzen: Das Timing ist alles. Deine potenziellen Kunden sind vielleicht noch nicht bereit, auf deine erste E-Mail zu antworten, aber ein Follow-up im richtigen Moment könnte perfekt zu ihren sich entwickelnden Prioritäten oder Bedürfnissen passen.

Datengesteuerter Erfolg: Untersuchungen deuten darauf hin, dass die Mehrheit der B2B-Konversionen nach mindestens 3 bis 5 Follow-ups stattfindet. Das Auslassen von Follow-ups könnte bedeuten, Geld liegen zu lassen, also vermeide es nicht.

Wie viele Follow-up-E-Mails sind angemessen?

Wenn es um Follow-up-E-Mails geht, ist Ausgewogenheit alles. Zu wenige, und du riskierst, vergessen zu werden. Zu viele, und du könntest deine potenziellen Kunden verärgern und deine E-Mail-Zustellbarkeit beeinträchtigen. Was ist also die magische Zahl? Drei E-Mails insgesamt: eine erste E-Mail und zwei Follow-ups.

Dieser Sweet Spot maximiert deine Chancen auf Engagement und minimiert gleichzeitig das Risiko von Spam-Beschwerden, die deinen Ruf als Absender ernsthaft schädigen können. 

Die optimale Anzahl an Follow-ups kann von Faktoren wie deiner Branche, dem Entscheidungsprozess deines potenziellen Kunden und deinen Kampagnenzielen abhängen. Zum Beispiel:

• Lead Nurturing: Eine langsamere Frequenz mit mehr Touchpoints im Laufe der Zeit kann am besten funktionieren.
• Cold Outreach: Kürzere Sequenzen sind entscheidend, um potenzielle Leads nicht zu verprellen.
• Enterprise Sales: Längere Zyklen können zusätzliche Touchpoints rechtfertigen, aber Cross-Channel-Methoden sind unerlässlich.

Warum bei zwei Follow-ups bleiben?

Warum also bei zwei Follow-ups bleiben? Ganz einfach: 

• Deliverability ist nicht verhandelbar: Auch 2025 ist die Email Deliverability ein ENORM wichtiger Faktor für den Kampagnenerfolg. Ja, das Versenden von übermäßigen Follow-ups erhöht die Wahrscheinlichkeit von Spam-Beschwerden, was deine Sender Reputation ruinieren kann. Aber sobald das passiert, riskieren deine zukünftigen E-Mails, in Spam-Ordnern anstatt in Posteingängen zu landen, egal wie gut deine Nachricht ist.
• Du musst die Zeit deiner Interessenten respektieren: Die heutigen Posteingänge sind mit Nachrichten überflutet, was bedeutet, dass du deine Interessenten umso mehr verärgerst, je mehr Follow-ups du versendest. Oder schlimmer noch, sie markieren deine E-Mail als Spam. Der Schlüssel hier: Zwei Follow-ups schaffen ein respektvolles Gleichgewicht zwischen Beharrlichkeit und Geduld.
• Die Daten belegen es: Untersuchungen zeigen, dass die meisten Conversions nach dem ersten oder zweiten Follow-up stattfinden. Zusätzliche Versuche können deine Antwortrate zwar leicht erhöhen, aber der sinkende Ertrag ist das Risiko für deine Zustellbarkeit oft nicht wert.

Gehe über E-Mails hinaus mit Cross-Channel-Outreach

Wenn dein potenzieller Kunde nach drei E-Mails immer noch nicht geantwortet hat, ist es Zeit für eine Änderung. Cross-Channel-Strategien, wie LinkedIn-Nachrichten oder Kontaktanfragen, können deine Reichweite erhöhen, ohne deine E-Mail-Performance zu gefährden.

• E-Mail 1: Erste Cold Outreach.
• Follow-up 1: Ein Anstoß 3-4 Tage später.
• Follow-up 2: Eine letzte Erinnerung 5-7 Tage nach der zweiten E-Mail.
• Nächste Schritte: Wechsle zu LinkedIn für eine persönliche Nachricht oder Einladung.

Fazit

Bleib bei insgesamt drei E-Mails, mit nur einer ersten Nachricht und zwei Follow-ups. Und nichts weiter. 

Warum? Weil dies deine Prospects wirklich engagiert hält, ohne deine Deliverability zu gefährden. Wenn du danach in Erinnerung bleiben musst, wechsle zu LinkedIn oder anderen Kanälen.

Nur durch das Finden der richtigen Balance kannst du die Antworten maximieren und deine Kampagnen langfristig erfolgreich machen. Anders geht es nicht. 

Was ist das richtige Intervall für Follow-up-E-Mails?

Das Timing ist bei Follow-up-E-Mails absolut entscheidend. Wenn du sie zu früh versendest, kann das deinen potenziellen Kunden überfordern, während du bei zu langem Warten riskierst, seine Aufmerksamkeit zu verlieren. Was ist also das richtige Gleichgewicht? Eine durchdachte Frequenz, die die Zeit deines potenziellen Kunden respektiert und deine Kontaktaufnahme relevant hält.

Die ideale Kadenz: Lass sie atmen!

Hier sind ein paar Tipps: 

• Erstes Follow-up: Sende es drei Tage nach deiner ersten E-Mail. Dies gibt deinem potenziellen Kunden genügend Zeit, deine Nachricht zu bemerken, ohne sich gedrängt zu fühlen.
• Zweites Follow-up: Platziere es mindestens sechs Tage nach dem ersten Follow-up. Vermeide ein Sieben-Tage-Intervall, um sicherzustellen, dass deine E-Mail nicht immer am gleichen Wochentag landet—verschiedene Tage können zu unterschiedlichen Engagement-Ergebnissen führen.
• Langfristige Follow-ups: Für diejenigen, die nicht auf deine anfängliche Sequenz antworten, folge alle drei Monate nach. Interessenten, die heute nicht interessiert sind, könnten in Zukunft bereit sein, sich zu engagieren. Vergiss also nicht, dass Konsistenz der Schlüssel ist, um präsent zu bleiben, ohne aufdringlich zu sein.

Einige Faktoren, die das richtige Intervall beeinflussen

Denk daran, dass der optimale Abstand von mehreren Faktoren abhängen kann:

• Der Entscheidungszyklus deiner Interessenten: Wenn du Enterprise-Kunden mit längeren Verkaufszyklen ansprichst, reicht ein etwas längeres Intervall aus. Für kleinere Unternehmen oder transaktionale Geschäfte können kürzere Intervalle viel effektiver sein.
• Interaktion mit Interessenten: Nutze immer Daten, um dein Timing zu bestimmen. Wenn ein Interessent deine E-Mail öffnet oder auf einen Link klickt, solltest du zeitnah nachfassen, solange das Interesse noch frisch ist. Und gib Interessenten, die sich noch nicht gemeldet haben, einfach etwas mehr Zeit bis zur nächsten E-Mail.
• Deine bisherige Kommunikationshistorie: Als letzten Tipp solltest du auch die Interaktion deines potenziellen Kunden mit früheren Kampagnen überprüfen. Warum? Weil ein hohes Engagement schnellere Follow-ups rechtfertigen kann, während ein geringes Engagement einen geduldigeren Ansatz erfordert. So einfach ist das. 

Praktische Tipps für die Staffelung deiner E-Mails

Du brauchst ein paar Tipps, wie du deine E-Mails effektiv verteilen kannst? Hier sind sie: 

• Alles dreht sich um progressive Abstände: Du musst den Abstand zwischen den E-Mails schrittweise vergrößern, wenn du deinen Empfänger nicht überfordern willst. Zum Beispiel: Tag 1 (erste E-Mail) → Tag 4 (erstes Follow-up) → Tag 10 (zweites Follow-up).
• Denke über die Personalisierung hinaus, die über die Grundlagen hinausgeht: Ja, du MUSST moderne Tools nutzen, um dein Timing basierend auf dem Verhalten des Empfängers anzupassen. Folge beispielsweise schneller mit Interessenten nach, die geöffnet oder geklickt haben, und verzögere E-Mails für diejenigen, die dies nicht getan haben.
• Scheue dich nicht, KI zur Feinabstimmung der Intervalle zu verwenden: Natürlich sind KI-Tools nach wie vor wertvoll, um das Engagement der Empfänger zu analysieren und optimale Sendezeiten vorzuschlagen. Das Ziel hierbei: Sicherzustellen, dass du deine potenziellen Kunden erreichst, wenn sie am wahrscheinlichsten antworten.

Denk an langfristige Möglichkeiten.

Nicht alle Interessenten sind sofort bereit, sich zu engagieren, und das ist okay. Die erneute Kontaktaufnahme mit nicht reagierenden Kontakten alle drei Monate hält deine Pipeline warm und gibt dir die Möglichkeit, Kapital daraus zu schlagen, wenn sich ihre Bedürfnisse ändern. Diese regelmäßige Nachverfolgung stellt sicher, dass deine Marke relevant bleibt, ohne die Grenze zur Belästigung zu überschreiten.

Häufige Fehler, die du bei Follow-up-E-Mails vermeiden solltest

Follow-up-E-Mails sind ein mächtiges Werkzeug, aber nur, wenn sie richtig eingesetzt werden. Fehler in deiner Follow-up-Strategie können mehr schaden als nutzen, von der Irritation potenzieller Kunden bis hin zur Schädigung deiner Absenderreputation. Hier sind die häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest: 

• Fehler Nr. 1: Viel zu viele Follow-ups senden
• Fehler Nr. 2: Zu früh mit dem Follow-up dran sein
• Fehler Nr. 3: Die Bedeutung der Personalisierung ignorieren
• Fehler Nr. 4: Zu viel verkaufen oder Spam-Sprache verwenden
• Fehler Nr. 5: Deine Absender-Reputation vernachlässigen
• Fehler Nr. 6: Deine Follow-up-Strategie nicht testen

Fehler Nr. 1: Viel zu viele Follow-ups senden

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Deine potenziellen Kunden mit Follow-ups zu überhäufen, mag wie Beharrlichkeit erscheinen, geht aber oft nach hinten los.

❌ Warum das ein Problem ist: Jede weitere E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit von Spam-Beschwerden, was deiner Absender-Reputation und E-Mail-Zustellbarkeit schadet.

✅ So behebst du das: Beschränke dich auf maximal zwei Follow-ups pro E-Mail-Sequenz. Darüber hinaus solltest du auf andere Kanäle wie LinkedIn umsteigen, um ein gutes Engagement aufrechtzuerhalten, ohne Spam zu riskieren.

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Fehler Nr. 2: Zu früh mit dem Follow-up dran sein

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Niemand mag es, sich unter Druck gesetzt zu fühlen. Niemand. Schicke also einfach nicht zu schnell Follow-ups, um deine potenziellen Kunden nicht zu irritieren, und alles wird gut. 

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❌ Warum das ein Problem ist: Es lässt dich aufdringlich wirken und kann zu geringerem Engagement oder sogar Abmeldungen führen.

✅ So behebst du das: Lass mindestens drei Tage zwischen den E-Mails vergehen und verlängere das Intervall mit jedem Follow-up schrittweise. Eine strukturierte, respektvolle Frequenz zeigt Professionalität.

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Fehler Nr. 3: Die Bedeutung der Personalisierung ignorieren

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Generische E-Mails wirken kalt und unpersönlich, besonders in einer Welt, in der Interessenten maßgeschneiderte Kommunikation erwarten.

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❌ Warum das ein Problem ist: Deine E-Mail läuft Gefahr, ignoriert zu werden, wenn sie sich wie ein Massenversand anfühlt.

✅ So behebst du das: Verwende Personalisierung, die über den Namen des Empfängers hinausgeht. Du kannst dich zum Beispiel auf das Unternehmen, die Branche oder sogar eine bestimmte Herausforderung beziehen, vor der sie stehen, als zusätzlichen Aufwand.

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Fehler Nr. 4: Zu viel verkaufen oder Spam-Sprache verwenden

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Formulierungen wie "Jetzt handeln!" oder "Exklusives Angebot!" können in bestimmten B2C-Kontexten funktionieren, aber auch schnell deine Glaubwürdigkeit im B2B-Outreach ruinieren.

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❌ Warum das ein Problem ist: Spam-verdächtige Sprache erhöht das Risiko, dass deine E-Mails als Spam markiert oder ganz ignoriert werden. Das ist nie gut. 

✅ So behebst du das: Konzentriere dich einfach darauf, Mehrwert zu bieten, anstatt auf Dringlichkeit zu drängen, und nimm dir dann die Zeit, einen bestimmten Vorteil oder eine Lösung hervorzuheben, die auf die Schwachstellen deines potenziellen Kunden abgestimmt ist. Und schon ist die Sache erledigt. 

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Fehler Nr. 5: Deine Absender-Reputation vernachlässigen

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Deine Sender Reputation ist deine goldene Eintrittskarte zum Posteingang. Sie zu vernachlässigen, kann all deine Bemühungen zunichte machen.

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❌ Warum das ein Problem ist: Schlechte Zustellbarkeit bedeutet, dass deine E-Mails deine potenziellen Kunden möglicherweise nie erreichen, egal wie gut dein Inhalt ist.

✅ So behebst du das: Ganz einfach: Du musst nur regelmäßig deine E-Mail-Health-Metriken überwachen. Tools wie Mailreach sind in diesem Fall Gold wert, besonders um deine E-Mail-Adresse aufzuwärmen (Email Warmup), Vertrauen bei E-Mail-Providern aufzubauen und langfristig eine hohe Zustellbarkeit zu gewährleisten.

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Fehler Nr. 6: Deine Follow-up-Strategie nicht testen

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Letzter Fehler: Blindes Fliegen ohne Tests ist ein sicheres Rezept für Misserfolg. Immer. 

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❌ Warum das ein Problem ist: Du verpasst wertvolle Einblicke, die deine Ergebnisse verbessern könnten.

✅ So behebst du das: A/B-Teste deine Betreffzeilen, das Timing deiner E-Mails und den Inhalt, um herauszufinden, was bei deiner Zielgruppe am besten ankommt. Datengesteuerte Anpassungen sorgen dafür, dass deine Follow-ups ins Schwarze treffen.

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Ja, das Vermeiden dieser häufigen Fehler kann dein Follow-up-Spiel deutlich verbessern, aber denk daran: Follow-ups sollten strategisch, respektvoll und immer auf Zustellbarkeit optimiert sein. Und nichts weniger. 

Brauchst du Hilfe, um deine E-Mails in die Posteingänge zu bekommen? Nutze das Email Warmup Tool von Mailreach, um deine Sender Reputation zu schützen und deinen E-Mail-Erfolg zu maximieren!

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Beispiele für effektive Follow-up-E-Mails

Das Value-First Follow-up - Quelle: lemlist

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Betreff: Kurze Idee, um bei [spezifischem Problem] zu helfen

Body:
Hallo [Vorname],

Ich hoffe, es geht dir gut. Ich habe über [spezifische Herausforderung, vor der sie stehen, z. B. “Erhöhung deiner ausgehenden Antwortraten”] nachgedacht und ich denke, [deine Lösung] könnte einen messbaren Einfluss haben.

Zum Beispiel haben wir kürzlich [ähnlichem Unternehmen] geholfen, [spezifisches Ergebnis, z. B. "25 % höhere Antwortraten"] zu erzielen, indem [kurze Erläuterung deiner Lösung].

Wäre es sinnvoll, kurz zu telefonieren, um zu besprechen, wie wir das auch für dich erreichen können?

Ich freue mich auf deine Gedanken!

Beste,
[Dein Name]

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Der höfliche Anstoß - Quelle: Instantly

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Betreff: Nur mal kurz nachgefragt

Body:
Hallo [Vorname],

Ich wollte mich noch einmal wegen meiner letzten E-Mail über [spezielles Thema, z. B. “Optimierung des Workflows deines Teams”] melden.

Wenn es gerade keine Priorität hat, kein Problem—ich verstehe das vollkommen. Lass mich wissen, wann ein besserer Zeitpunkt für eine Kontaktaufnahme wäre oder ob ich mich lieber in ein paar Wochen wieder melden soll.

Danke für deine Zeit!

Beste Grüße,
[Dein Name]

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Die Social-Proof-E-Mail - Quelle: Hunter.io

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Betreff: [Vorname], andere in [ihrer Branche] machen das auch

Body:
Hallo [Vorname],

Ich habe festgestellt, dass Unternehmen wie [Name ähnlicher Unternehmen] [deine Lösung] nutzen, um [spezifischer Vorteil, z. B. “Churn um 15 % zu reduzieren”].

Angesichts deiner Rolle bei [Name des Unternehmens] dachte ich, dieser Ansatz könnte für dich relevant sein. Hier ist eine kurze Fallstudie, die zeigt, wie es funktioniert: [Link zur Fallstudie].

Lass mich wissen, ob das mit dem übereinstimmt, worauf du dich konzentrierst – ich stehe jederzeit für ein Gespräch zur Verfügung.

Beste,
[Dein Name]

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Das neugiergesteuerte Follow-up - Quelle: lemlist

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Betreff: Geben wir das hier auf?

Body:
Hallo [Vorname],

Ich habe nichts mehr von dir gehört und frage mich, ob das bedeutet, dass du kein Interesse an [spezifischer Vorteil, z. B. “Reduzierung deines manuellen Arbeitsaufwands um 50 % ”] hast.

Wenn das der Fall ist, kein Problem – ich wollte nur sichergehen, dass ich nichts übersehe. Lass mich wissen, wenn es einen besseren Zeitpunkt für ein Gespräch gibt oder wenn ich mich erstmal zurückziehen soll.

Ich wünsche dir alles Gute,
[Dein Name]

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Das hyper-personalisierte Follow-up - Quelle: Outreach.io

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Betreff: Kurze Notiz zu [spezifischem unternehmensbezogenem Ereignis oder Nachricht]

Body:
Hallo [Vorname],

Ich habe gesehen, dass [ihr Unternehmen] kürzlich [spezifisches Ereignis oder Leistung, z. B. “ein neues Produkt auf den Markt gebracht hat”]. Herzlichen Glückwunsch!

Das passt so gut zu [deiner Lösung] – wir haben Unternehmen in ähnlichen Situationen geholfen, wie [spezifischer Kunde], um [spezifisches Ergebnis] zu erzielen.

Wärst du offen für einen 15-minütigen Chat nächste Woche, um zu besprechen, wie wir dir helfen könnten, [ähnliches Ergebnis] zu erzielen?

Beste Grüße,
[Dein Name]

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Fazit

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Follow-up-E-Mails sind die Säule einer erfolgreichen B2B-Kontaktaufnahme. Sie sind nicht nur eine zweite Chance, um in Kontakt zu treten, sondern ein wirklich mächtiges Werkzeug, um Vertrauen aufzubauen, dein Wertversprechen zu untermauern und letztendlich Leads in Kunden zu verwandeln. Die wichtigste Erkenntnis? Halte die Balance zwischen Beharrlichkeit und Professionalität.

Darum musst du dich auf die richtige Frequenz (nicht mehr als zwei Follow-ups) und auf gut getimte Intervalle konzentrieren. Denk auch daran, dass eine hyperpersonalisierte und wertorientierte Kommunikation immer besser abschneidet als generische E-Mails von der Stange. Scheue dich also nicht, den nötigen Aufwand zu betreiben. 

Und vergiss nicht: Zustellbarkeit ist alles. Damit meinen wir, dass selbst das beste Follow-up nicht erfolgreich sein wird, wenn es im Spam-Ordner landet. Der ganze Vorteil von Mailreach besteht darin, dass wir dir nicht nur eine wirklich effektive Email Warmup-Lösung bieten, sondern dir auch helfen, deine Postfachplatzierung zu verbessern, deine Absenderreputation zu schützen und gleichzeitig mehr Antworten von deinen Kampagnen zu erhalten. Gern geschehen!

Mach noch heute den ersten Schritt zu besseren Ergebnissen – probiere Mailreach jetzt aus!