Blacklist da Barracuda: Definição e Como Ser Removido?

1. Compreender a Blacklist da Barracuda

A Blacklist da Barracuda é um serviço de segurança da Barracuda Central que visa proteger os clientes contra mensagens de spam, bloqueando os endereços IP de servidores que enviam emails de spam. Este serviço garante que os seus clientes não recebem spam e mantêm uma caixa de entrada limpa.

Quando o teu IP ou domínio está listado na Barracuda Blacklist, significa que o teu servidor foi sinalizado por enviar spam ou por estar associado a atividades suspeitas. Isto pode afetar ou não a tua deliverability de email, dependendo do tipo de caixas de entrada para as quais envias os teus emails.

Como Funciona a Blacklist da Barracuda

A Blacklist da Barracuda é um sistema automatizado que deteta endereços IP que enviam emails de spam e os adiciona à sua lista de bloqueio.

Baseia-se no Barracuda Reputation System, que utiliza honeypots, spam traps e análise de protocolos de spyware para catalogar os endereços IP que enviam spam.

O BRBL, abreviatura de Barracuda Reputation Block List, desempenha um papel fundamental no sistema da Blacklist da Barracuda. É uma base de dados em tempo real de endereços IP com uma reputação fraca. Esta lista é utilizada na deteção de spam e em sistemas de segurança de rede para bloquear emails ou tráfego de fontes suspeitas.

A Barracuda cria e mantém spam traps — um conjunto de endereços de email concebidos especificamente para apanhar 'spammers' que tentam extrair endereços de email da web. Assim que um email é enviado para uma spam trap, o remetente é imediatamente adicionado à blacklist.

Quais são os critérios de inclusão na Barracuda

Embora a Barracuda não detalhe publicamente todos os seus critérios de inclusão, existem alguns motivos conhecidos que podem fazer com que um IP seja adicionado ao BRBL:

1. Atividade de Spam: Se o endereço IP estiver envolvido no envio de spam ou de emails maliciosos, pode ser adicionado à lista. Este é provavelmente o motivo mais comum. A atividade de spam pode ser detetada pela própria rede de spam traps da Barracuda ou através de denúncias de utilizadores ou de outras redes.
2. Proxy Aberto: Se o endereço IP alojar um proxy aberto, que possa ser utilizado por 'spammers' para enviar spam ou realizar outras atividades maliciosas, pode ser adicionado à lista. Os proxies abertos são frequentemente explorados por cibercriminosos para ocultar os seus endereços IP reais.
3. Open Relays: Os relays SMTP abertos são servidores configurados para enviar emails em nome de qualquer utilizador, sem exigir autenticação. São frequentemente utilizados por 'spammers', e a Barracuda coloca na blacklist os IPs que os alojam.
4. Atividade de Botnet: Se o endereço IP fizer parte de uma botnet (uma rede de computadores infetados com software malicioso e controlados sem o conhecimento do proprietário), pode ser adicionado à lista.
5. Outra Atividade Maliciosa: Isto pode incluir atividades como alojamento de malware, participação em ataques DDoS ou outro comportamento associado a intenções maliciosas.

2. Como verificar se está na Blacklist da Barracuda

Se suspeita que o seu IP ou domínio está na Blacklist da Barracuda, é importante verificar isto antes de avançar. Existem vários métodos para verificar se está na blacklist, tais como examinar mensagens de erro em emails devolvidos, ou utilizar ferramentas como a página de pesquisa da Barracuda, o MXToolbox ou o MailReach.

Mensagens de Erro e Emails Devolvidos (Bounces)

As mensagens de erro são notificações de que ocorreu um problema ao enviar ou receber um email, enquanto os emails devolvidos são gerados quando a mensagem não é entregue com sucesso ao destinatário. Os códigos de erro nestes emails indicam se a falha foi um "soft bounce" (temporário) ou um "hard bounce" (permanente).

Se notar mensagens de erro em emails devolvidos que mencionam que o seu IP está na Blacklist da Barracuda, é um claro sinal de que precisa de agir.

Utilizar a Ferramenta de Pesquisa da Barracuda ou o MXToolbox

A Ferramenta de Pesquisa da Barracuda é uma base de dados em tempo real de endereços IP com uma reputação "fraca" no envio de emails válidos, mantida pela Barracuda Central. Ao introduzir o seu endereço IP ou domínio na ferramenta de pesquisa, pode verificar se consta na Blacklist da Barracuda. Em alternativa, pode utilizar ferramentas de terceiros como o MXToolbox para verificar o estado do seu IP.

Assim que confirmar o estado de inclusão do seu IP na blacklist, é essencial agir de imediato para resolver os problemas que levaram a essa situação e solicitar a remoção, para garantir que a entregabilidade dos seus emails não continua a ser afetada.

3. Qual é o impacto da blacklist da Barracuda na entregabilidade dos seus emails?

Se envia a maior parte dos seus emails para caixas de entrada da Microsoft ou do Gmail, não há um impacto direto.

Os principais fornecedores de caixas de entrada são o Google (Gmail e Google Workspace) e a Microsoft (Outlook / Exchange / Office 365). Estes dois detêm a maior parte da quota de mercado.

Ambos utilizam os seus próprios algoritmos proprietários para decidir se os seus emails vão parar à caixa de entrada ou ao spam.

As listas de bloqueio como a Barracuda são serviços externos ao Google e à Microsoft. Em 99% dos casos, o Google e a Microsoft ignoram-nas por completo. Não as têm em consideração.  

Porquê? Porque o Google e a Microsoft têm uma forma muito melhor e mais fiável de saber se és um spammer ou não. 

Eles preferem analisar como os utilizadores reagem aos teus emails. Por outras palavras, verificam a tua taxa de engagement. Podes ver mais informações abaixo.

Se enviares emails para inboxes de ISPs mais pequenos ou servidores de mail privados, isso pode afetar a tua deliverability:

Estar numa blacklist da Barracuda pode afetar a deliverability para servidores ou serviços de email que usam o sistema de reputação da Barracuda para filtrar spam. Isto pode incluir ISPs mais pequenos, sistemas de email empresariais, servidores de email privados e algumas empresas de alojamento web. A Barracuda também é usada por algumas empresas para proteger os seus sistemas de email internos contra spam e emails maliciosos.

4. A tua prioridade é testar a tua deliverability o mais rápido possível. É grátis e demora 1 minuto.

Estejas ou não na lista da Barracuda, a tua principal prioridade é verificar a tua deliverability (para onde vão os teus emails) e agir se for necessário. ‍

Para saberes a tua pontuação de deliverability e descobrires onde os teus emails vão parar nos principais fornecedores, podes usar o Email Spam Test gratuito da MailReach.

Basicamente, só tens de enviar um email (em condições reais de envio) para uma lista de 31 inboxes fornecidas pela MailReach e vais receber um relatório detalhado sobre a tua deliverability, incluindo tudo o que podes melhorar para ias parar à caixa de entrada. 

Recebes uma pontuação de 0 a 10 e uma lista de verificações (conteúdo, spam words, links, tracking, blacklists e muito mais)

4. Resolver os problemas que levaram à inclusão na blacklist

A. Identificar a causa

Começa por perceber porque foste colocado na blacklist. Foi devido a uma taxa elevada de denúncias de spam, a um ataque baseado em email ou a uma fraca reputação de IP? Podes encontrar esta informação ao consultar os registos do teu servidor de email e quaisquer mensagens de erro (bounce-backs) que tenhas recebido.

B. Analisar os teus sistemas

Executa uma verificação completa do sistema à procura de malware e vírus. As máquinas infetadas podem enviar spam ou conteúdos maliciosos sem o teu conhecimento, o que prejudica a reputação do teu IP.

C. Proteger o teu servidor de email

Certifica-te de que o teu servidor de email está seguro e não está configurado como um open relay. Um open relay permite que qualquer pessoa na internet envie emails através do teu servidor, tornando-o num alvo atraente para os spammers.

D. Minimizar o risco de enviar emails para spam traps

• Não compres listas: podem conter spam traps, pessoas com taxas de reclamação elevadas, etc. Má ideia.
• Não recolhas endereços de email por toda a internet:
• No caso de marketing / newsletters / emails transacionais, os teus contactos devem vir apenas de pessoas que deram consentimento (opt-in).
• Para campanhas de cold email: obtém a tua lista de emails do LinkedIn com uma ferramenta de scraping como o Evaboot.

E. Minimizar o risco de receber denúncias de spam

• Obter o consentimento explícito dos destinatários antes de lhes enviar emails e cumprir prontamente os pedidos de cancelamento de subscrição (Para marketing / newsletters / emails transacionais)
• Disponibilizar um link de descsubscrição claro e fácil de usar em todos os emails.

F. Obter autenticação e segurança adequadas

• Configura os registos SPF, DKIM e DMARC para provares que és um remetente legítimo.
• Se tens os teus próprios servidores de correio, protege-os contra malware ou bots que enviam emails falsos, os quais podem comprometer o teu IP e levar facilmente a um bloqueio.

5. Pedir a remoção da blacklist da Barracuda

Assim que tiveres resolvido os problemas que levaram o teu IP a ser colocado na blacklist, está na hora de pedir a remoção da blacklist da Barracuda. O processo consiste em preencher o formulário de remoção e esperar pela confirmação da Barracuda antes de verificares o estado do teu IP.

Preencher o formulário de remoção

Para pedir a remoção da blacklist da Barracuda, vais precisar de preencher o formulário do Barracuda Central Reputation System - Removal Request com informações válidas e uma explicação coerente. Fornecer informações precisas e apresentar um argumento lógico é fundamental, uma vez que os pedidos com informações incorretas podem ser ignorados pelo sistema automatizado. É importante notar que enviar vários pedidos de remoção para a Barracuda não vai acelerar o processo.

Indica o endereço IP do teu servidor de email, o teu endereço de email e um número de telefone para submeter o formulário de remoção. Certifica-te de que todos os dados que forneces estão corretos. Assim que preencheres o formulário, clica no botão "Submit" para enviar o teu pedido de remoção.

Aguarda pela confirmação

Depois de submeter o pedido de remoção, é essencial aguardar por um email de confirmação de intent@barracuda.com. Normalmente, o tempo de processamento para pedidos de deslistagem da Barracuda ronda as 12 horas, desde que tenhas fornecido uma explicação válida.

Se não receberes uma confirmação dentro do prazo esperado, é aconselhable contactares o suporte da Barracuda para obteres ajuda.

6. Constrói e mantém uma excelente reputação de envio. Isso é fundamental para chegares à inbox.

A. Usa o email warmup para obteres os melhores resultados

Para teres uma excelente deliverability e entregares todos os teus emails na inbox dos teus destinatários, precisas de uma reputação de envio positiva. A tua reputação de envio é influenciada sobretudo pela forma como os destinatários reagem aos teus emails. 

Por outras palavras, quanto mais interação positiva obtiveres nos teus emails, maior será a probabilidade de chegares à caixa de entrada. 

Ao obter interações positivas nos teus emails (aberturas, respostas positivas, estrelas, remoção dos teus emails do spam), isso ensina os principais fornecedores de caixas de correio, o Google e a Microsoft, a colocar os teus emails na caixa de entrada dos respetivos utilizadores. 

Esse é o trabalho do serviço de email warm up da MailReach: gerar uma atividade de email perfeita para a tua caixa de entrada, iniciando conversas com uma rede de milhares de caixas de correio. Cada um dos teus emails de aquecimento é aberto, recebe uma resposta positiva, é marcado como importante e removido do spam. Isto eleva a tua reputação de remetente e, por sua vez, a tua entregabilidade. 

B. Segue as melhores práticas

Específico para uma atividade de cold emailing:

• Se envias cold emails, 150 cold emails por dia deve ser o teu limite máximo.
• Se envias cold emails, inclui sempre um link de cancelamento de subscrição
• Certifica-te de que a tua lista é segmentada, limpa, atualizada e sem erros.
• Personaliza os teus emails.
• Não exageres nos follow-ups e espaça-os (caso de uso de cold emailing): recomendamos um mínimo de 3 dias entre emails e, no máximo, 3 follow-ups para protegeres a tua reputação. Na MailReach, enviamos apenas 2 follow-ups.
• Não forces demasiado.

Lê todas as melhores práticas no nosso Guia Definitivo de Deliverability: Como Evitar que os Emails Vão para Spam

Nota final

Em suma, tem em conta que estares na Blacklist da Barracuda pode afetar a tua capacidade de chegar aos destinatários se o teu alvo forem pequenos ISPs ou servidores de mail, mas se os teus destinatários utilizarem maioritariamente inboxes do Gmail, Google Workspace, Outlook ou Office365, não devera haver qualquer impacto direto.

Em qualquer dos casos, verifica se o teu IP ou domínio está listado, testa a tua deliverability e resolve os problemas que levaram à inclusão na blacklist. Ao seguires o processo de deslistagem e ao manteres uma boa reputação de email, vais conseguir garantir que os teus emails chegam aos destinatários pretendidos, salvaguardando a reputação do teu negócio e promovendo a satisfação dos clientes.