Consegna delle e-mail vs. posizionamento nella posta in arrivo: una guida completa

Non si può migliorare ciò che non si misura. Troppo spesso, le campagne e-mail non raggiungono i risultati sperati non per mancanza di impegno, ma perché l'ottimizzazione si concentra sugli aspetti sbagliati, mentre i veri problemi rimangono irrisolti. 

Due fattori fondamentali che determinano il successo delle campagne di outbound sono 

• Consegna delle e-mail 
• Posizionamento nella posta in arrivo

Comprendere la differenza tra questi due concetti, sapere come misurarli con precisione e individuare i fattori chiave che li influenzano sono i primi passi fondamentali per il successo della vostra campagna outbound. 

Affrontando le questioni giuste al momento giusto, è possibile migliorare la visibilità, il coinvolgimento e l'efficacia complessiva della campagna, assicurandosi che ogni intervento di ottimizzazione produca risultati significativi.

In questo blog parleremo delle differenze tra la deliverability delle e-mail e il posizionamento nella posta in arrivo, di come misurarle e delle strategie chiave per ottimizzarle entrambe. 

Che cos'è la deliverability delle e-mail?

La deliverability delle e-mail indica se i provider di caselle di posta elettronica accettano le tue e-mail a livello di server di destinazione. In parole povere, risponde a una domanda:

L'e-mail è stata accettata, oppure è stata rifiutata o bloccata?

La recapitabilità non determina la posizione in cui l'e-mail appare nella casella di posta. Determina solo se il messaggio supera i controlli di filtraggio iniziali e se gli viene consentito l'accesso al sistema di posta del destinatario.

La deliverability è importante perché eventuali problemi in questa fase impediscono alle e-mail di arrivare a destinazione. Quando la deliverability è scarsa, i messaggi vengono respinti, respinti con messaggio di errore o bloccati del tutto, ben prima che il loro inserimento nella posta in arrivo diventi rilevante.

Tra i fattori chiave che influenzano la deliverability delle e-mail figurano:

• Configurazione dell'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC)
• Identità del mittente e cronologia del dominio
• Pulizia delle liste e percentuali di rimbalzo
• Invio di dati relativi alla regolarità e ai volumi
• Tassi di segnalazioni di spam

Quando questi fattori non sono allineati, i provider di caselle di posta potrebbero rifiutare del tutto la consegna, causando hard bounce o blocchi silenziosi. In questa fase, nessuna ottimizzazione dei contenuti o strategia di coinvolgimento può compensare i problemi di deliverability.

Un'elevata deliverability garantisce che le e-mail vengano accettate in modo affidabile e costante, gettando le basi necessarie affinché le e-mail arrivino nella posta in arrivo e si generi coinvolgimento nelle fasi successive del ciclo di vita dell'e-mail.

Se i problemi di consegna persistono nonostante l'adozione delle migliori pratiche, questa guida di MailReach su come risolvere i problemi di consegna delle e-mail illustra le cause più comuni e fornisce indicazioni pratiche per individuarle e risolverle prima che compromettano le prestazioni della posta in arrivo.

Che cos'è il posizionamento nella Posta in arrivo? 

Il posizionamento nella posta in arrivo è il processo attraverso il quale un provider di posta elettronica decide dove archiviare un'e-mail accettata all'interno della casella di posta del destinatario, solitamente nella posta in arrivo visibile o nella cartella della posta indesiderata. Questo avviene dopo i controlli di recapitabilità e riflette il modo in cui il provider classifica il messaggio in base alla reputazione del mittente, alla cronologia di interazione e alle abitudini di invio. 

Il posizionamento dipende dal modo in cui i destinatari interagiscono con te nel corso del tempo. I gestori di caselle di posta elettronica tengono conto di segnali quali:

• se le persone aprono o rispondono
  
• se le e-mail sono contrassegnate come importanti o recuperate dalla cartella della posta indesiderata
  
• se i destinatari ignorano o cancellano ripetutamente i messaggi

Questi segnali comportamentali indicano ai gestori di caselle di posta elettronica se le e-mail sono gradite. Quando il coinvolgimento diminuisce o i modelli diventano ripetitivi, il posizionamento nella posta in arrivo peggiora gradualmente, anche se la deliverability rimane tecnicamente "sana".

I provider valutano anche le modalità di invio delle e-mail e il loro aspetto. I messaggi inviati tramite piattaforme di newsletter di grandi dimensioni e ad alto volume rischiano maggiormente di essere classificati come traffico di massa o promozionale, anziché come comunicazione individuale. 

Anche i contenuti hanno la loro importanza. Le e-mail che contengono molte immagini, numerosi link o un linguaggio troppo commerciale rischiano maggiormente di finire nella cartella della posta indesiderata. Gli oggetti che assomigliano a notifiche di sistema o relative agli ordini vengono spesso considerati come traffico automatico piuttosto che come corrispondenza personale.

Perché è difficile individuare le cause del mancato recapito nella posta in arrivo

I risultati relativi al posizionamento nella posta in arrivo non sono visibili nelle dashboard dei provider di servizi di posta elettronica. La maggior parte degli strumenti di posta elettronica segnala i messaggi come "consegnati" una volta che sono stati accettati dal server, anche se tali messaggi vengono di fatto reindirizzati alle cartelle dello spam o della posta indesiderata.

Questo crea un punto cieco comune: le e-mail sembrano avere successo sulla carta, mentre i tassi di risposta e l'attività nella pipeline sono in calo.

Lo strumento di verifica del posizionamento nella posta in arrivo di MailReach contribuisce a colmare questa lacuna mostrando i risultati relativi alla posta in arrivo e allo spam in contesti reali di caselle di posta, consentendo ai team di individuare tempestivamente eventuali problemi di posizionamento, prima che questi incidano sul coinvolgimento degli utenti o sui ricavi.

Consegna delle e-mail vs. posizionamento nella posta in arrivo: un rapido confronto

La deliverability e il posizionamento nella posta in arrivo sono concetti strettamente correlati, ma rappresentano aspetti distinti delle prestazioni delle e-mail e non dovrebbero essere utilizzati in modo intercambiabile

Per "consegna delle e-mail" si intende la capacità delle tue e-mail di essere accettate dai server di posta del destinatario. Questo concetto si basa su indicatori di affidabilità quali l'autenticazione, la reputazione del mittente, la qualità della lista di indirizzi e il comportamento di invio. Se la consegna non va a buon fine, le e-mail vengono bloccate o respinte e non raggiungono mai la casella di posta del destinatario.

L'assegnazione alla posta in arrivo avviene solo dopo che un'e-mail è stata recapitata con successo. Essa determina dove il messaggio verrà archiviato, ovvero nella posta in arrivo principale o nella cartella dello spam. Questa decisione dipende dai segnali di coinvolgimento, dalla pertinenza dei contenuti e dai modelli di interazione del destinatario.

• È la deliverability a determinare l'accettazione, non la visibilità. Essa misura se i provider di caselle di posta elettronica consentono alle tue e-mail di superare i loro filtri iniziali.
• La destinazione della casella di posta in arrivo determina la posizione. Una volta accettato, il messaggio viene classificato e indirizzato alla casella di posta in arrivo principale o alla cartella dello spam.
• Un'e-mail recapitata può comunque non essere stata letta. È possibile che i messaggi vengano tecnicamente recapitati, ma finiscano nella cartella della posta indesiderata.
• Ogni fase è determinata da fattori diversi. La deliverability dipende dall'autenticazione, dalla reputazione del mittente e dal comportamento di invio, mentre l'arrivo nella posta in arrivo è influenzato dal coinvolgimento, dalla qualità dei contenuti e dalle interazioni degli utenti.
• Il successo richiede entrambe le cose. Una buona deliverability garantisce che le e-mail vengano ricevute, mentre un buon posizionamento nella posta in arrivo assicura che vengano effettivamente visualizzate e lette.

In breve, mentre la deliverability determina se la tua email viene effettivamente ricevuta, il posizionamento nella posta in arrivo determina se viene effettivamente visualizzata dal destinatario.

Come misurare la deliverability e il posizionamento nella posta in arrivo

Per valutare l'efficacia delle tue campagne e-mail è necessario misurare sia la deliverability che il posizionamento nella posta in arrivo, poiché questi indicatori riflettono diverse fasi del percorso dell'e-mail. Il monitoraggio di questi parametri aiuta a individuare potenziali problemi, a migliorare il coinvolgimento e a preservare la reputazione del mittente.

1. Misurazione della deliverability delle e-mail

La deliverability delle e-mail indica se le tue e-mail raggiungono con successo il server di posta del destinatario. Tra gli indicatori chiave da monitorare figurano:

• Tasso di rimbalzo: la percentuale di e-mail respinte dai server dei destinatari. Un tasso di rimbalzo elevato indica spesso problemi legati alla gestione della lista, alla reputazione del dominio o all'autenticazione.
• Segnalazioni di spam: monitoraggio del numero di destinatari che contrassegnano le tue e-mail come spam. Segnalazioni frequenti possono influire negativamente sulla tua reputazione come mittente e sulla deliverability.
• Risultati dell'autenticazione: verifica della corretta configurazione dei record SPF, DKIM e DMARC. Una configurazione errata dell'autenticazione può causare il blocco o il filtraggio delle e-mail.
• Rapporti di consegna: molti provider di servizi di posta elettronica offrono rapporti che indicano il numero di messaggi accettati rispetto a quelli respinti. Questi rapporti forniscono una misura diretta delle prestazioni in termini di deliverability.
  

Il monitoraggio regolare di questi indicatori aiuta a individuare tempestivamente eventuali problemi, consentendo di adottare misure correttive prima che eventuali difficoltà di consegna compromettano il rendimento complessivo della campagna.

2. Misurazione del posizionamento nella posta in arrivo

Il posizionamento nella posta in arrivo determina dove finiscono effettivamente le e-mail inviate: nella posta in arrivo principale o nella cartella dello spam/posta indesiderata. Anche con un'elevata deliverability, un posizionamento nella posta in arrivo inadeguato può ridurre la visibilità e il coinvolgimento. Tra i metodi e le metriche chiave per misurare il posizionamento nella posta in arrivo figurano:

• Strumenti di monitoraggio della posta in arrivo: piattaforme come MailReach forniscono report dettagliati sul posizionamento nella posta in arrivo e su eventuali problemi di filtraggio.
  
• Elenchi di indirizzi di prova: invio di e-mail a una serie di indirizzi di prova presso diversi provider di posta elettronica (come Gmail e Outlook) per verificare manualmente se i messaggi vengono visualizzati nella posta in arrivo o nella cartella dello spam. Questo approccio funziona in teoria, ma nella pratica viene raramente applicato; per questo motivo, la maggior parte dei team ricorre invece a test automatizzati di destinazione.
  
• Metriche di coinvolgimento: le risposte rappresentano l'indicatore più affidabile del posizionamento nella posta in arrivo. Un coinvolgimento costantemente basso può indicare una minore visibilità nella posta in arrivo o l'applicazione di filtri. I tassi di apertura e di clic possono fornire indicazioni di massima, ma sono sempre meno affidabili a causa delle misure di protezione della privacy e non dovrebbero essere utilizzati come indicatori primari.

Combinando le metriche di deliverability con i risultati relativi al posizionamento nella posta in arrivo, i team possono stabilire se i problemi derivino da errori di accettazione o da una perdita di visibilità e adottare misure correttive prima che le prestazioni subiscano un calo.

Guida pratica per migliorare la deliverability e il posizionamento nella posta in arrivo

Per migliorare le tue campagne e-mail, devi innanzitutto comprendere che la deliverability e il posizionamento nella posta in arrivo sono due aspetti distinti ma ugualmente importanti. La deliverability garantisce che le tue e-mail raggiungano i server dei destinatari, mentre il posizionamento nella posta in arrivo determina se queste finiscono effettivamente nella casella di posta principale. L'ottimizzazione di entrambi questi aspetti richiede un approccio strutturato.

Segui questa guida pratica:

• Esegui regolarmente dei test antispam. Un test antispam mostra in un unico passaggio sia il livello di pressione sulla deliverability sia il posizionamento nella posta in arrivo, rendendolo il modo più rapido per individuare eventuali problemi.
  
• Utilizza il punteggio antispam come punto di riferimento. Il punteggio del test antispam riflette il modo in cui i provider di caselle di posta valutano attualmente la tua reputazione come mittente e il rischio di filtraggio.
  
• Imposta dei test automatici contro lo spam. I test continui consentono di individuare tempestivamente eventuali cambiamenti nella reputazione o nei filtri, prima che questi influenzino le risposte.
  
• Utilizza il warm-up delle e-mail per migliorare la reputazione del mittente. Per i team B2B, strumenti di warm-up come MailReach aiutano a mantenere modelli di interazione costanti e naturali, che i provider di caselle di posta utilizzano per valutare la reputazione del mittente.
  

Seguendo questa guida, creerai un circolo virtuoso che garantisce che ogni email non solo venga recapitata, ma anche letta e generi interazione. Questo approccio strutturato contribuisce a massimizzare la visibilità, aumentare il coinvolgimento e migliorare il ROI complessivo delle tue campagne email.

Esegui un test antispam gratuito con MailReach per verificare esattamente dove vengono recapitate le tue e-mail su Gmail e Outlook, individuare eventuali problemi di posizionamento nascosti e risolverli prima che incidano sulle risposte, sulle riunioni e sui ricavi.