So zeigst du geplante E-Mails in Outlook an

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Du hast eine E-Mail in Outlook geplant, kannst sie aber nicht finden? Damit bist du nicht allein. Egal, ob du Outlook auf dem Desktop oder im Web verwendest, es ist super wichtig zu wissen, wo du geplante E-Mails findest, um deinen Workflow zu managen und Last-Minute-Fehler zu vermeiden. 

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Gute Nachrichten: In diesem Artikel zeigen wir dir genau, wo du deine geplanten E-Mails findest, wie du ihren Status überprüfst und was du tun kannst, wenn etwas schiefgeht. Hier ist alles, was du zu diesem Thema wissen musst! 

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Wo finde ich geplante E-Mails in Outlook?

Geplante E-Mails in Outlook werden nicht im normalen Posteingang oder in den Entwürfen gespeichert. Stattdessen befinden sie sich an einem bestimmten Ort, je nachdem, welche Plattform du verwendest:

• Outlook Desktop (Windows & Mac) – Geplante E-Mails werden im Ordner Postausgang gespeichert, bis sie zum geplanten Zeitpunkt gesendet werden.
• Outlook Web (Outlook.com) – Deine geplanten E-Mails befinden sich im Ordner Entwürfe, wo du sie bei Bedarf bearbeiten oder stornieren kannst.
• Outlook Mobile (iOS & Android) – Derzeit unterstützt die mobile Outlook-App keine geplanten E-Mails, d. h. du wirst sie dort nicht finden.

Also ganz einfach: Wenn du eine E-Mail geplant hast und sie nicht finden kannst, überprüfe zuerst diese Ordner. Wenn die E-Mail nicht da ist, erklären wir die häufigsten Probleme später in diesem Artikel.

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Wie man geplante E-Mails in Outlook überprüft

Das Finden von geplanten E-Mails in Outlook hängt wirklich davon ab, ob du die Desktop-App oder die Webversion verwendest. Bitte folge einfach den Schritten unten, basierend auf deiner Plattform:

Für Outlook Desktop (Windows & Mac)

1. Öffne Outlook und navigiere zu deinem Postfach.
2. Klicke im Menü auf der linken Seite auf den Ordner “Postausgang”.
3. Suche die geplante E-Mail—sie sollte dort aufgelistet sein und darauf warten, gesendet zu werden.
4. Um Änderungen vorzunehmen, doppelklicke auf die E-Mail, um sie zu bearbeiten, oder klicke mit der rechten Maustaste und wähle Löschen, um sie zu stornieren.

Für Outlook Web

1. Gehe zu Outlook.com und melde dich bei deinem Konto an.
2. Klicke im Navigationsbereich auf der linken Seite auf den Ordner “Entwürfe”.
3. Suche nach der geplanten E-Mail—sie sollte dort aufgelistet sein, bis sie gesendet wird.
4. Öffne die E-Mail, um sie vor dem geplanten Zeitpunkt zu überprüfen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Denk auch daran: Wenn du deine geplante E-Mail an diesen Orten nicht findest, stimmt möglicherweise etwas nicht. 

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Häufige Probleme

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Leider verhalten sich geplante E-Mails in Outlook nicht immer wie erwartet, selbst wenn du die richtigen Schritte befolgst. Manchmal verschwinden sie, werden nicht gesendet oder bleiben im Nirvana hängen. Aber keine Panik, Kumpel, hier erfährst du, wie du die häufigsten Probleme beheben und sicherstellen kannst, dass deine E-Mails genau wie geplant rausgehen.

Geplante E-Mail fehlt im Postausgang oder in Entwürfen

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Du hast eine E-Mail geplant, aber jetzt ist sie nirgends zu finden? Keine Panik – das passiert öfter, als du denkst:

• Überprüfe deine Gesendeten Objekte – Die E-Mail wurde möglicherweise bereits gesendet. Wenn der geplante Zeitpunkt bereits verstrichen ist, befindet sie sich wahrscheinlich in deinem Ordner "Gesendet".
• Verifiziere dein Konto – Wenn du mehrere E-Mail-Konten in Outlook verwaltest, stelle sicher, dass du das richtige überprüfst. Manchmal wird eine E-Mail unter einem Konto geplant, aber du suchst in einem anderen.
• Nutze die Suchleiste – Die Suchfunktion von Outlook kann dir helfen, fehlende E-Mails zu finden. Versuche, nach dem Namen des Empfängers oder der Betreffzeile zu suchen, um zu sehen, ob sie auftaucht.

Wenn die E-Mail immer noch verschwunden ist, ist es an der Zeit, deine Einstellungen sofort zu überprüfen.

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Geplante E-Mail wurde nicht zum richtigen Zeitpunkt gesendet

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Deine E-Mail sollte rausgehen, aber sie sitzt immer noch da. Hier ist der Grund, warum das passieren könnte.

• Outlook war nicht geöffnet – Auf Outlook Desktop werden E-Mails nur gesendet, wenn die App geöffnet ist. Wenn du eine E-Mail planst und Outlook schließt, wird sie erst gesendet, wenn du das Programm wieder öffnest.
• Schlechte Internetverbindung – Wenn deine Internetverbindung zum Zeitpunkt des Sendens abbricht, wird die E-Mail erst gesendet, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Überprüfe deine Verbindung und versuche es erneut.
• Verzögerte Sendeeinstellungen sind nicht korrekt konfiguriert – Wenn deine Outlook-Einstellungen oder -Regeln mit dem geplanten Senden in Konflikt stehen, wird die E-Mail möglicherweise nicht wie erwartet ausgelöst. Überprüfe deine Konfiguration unter Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
• Unternehmensbeschränkungen – Wenn du eine geschäftliche E-Mail verwendest, blockieren IT-Richtlinien möglicherweise das geplante Senden. Bitte erkundige dich bei deinem Administrator, wenn die Planung nicht wie erwartet funktioniert.

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Geplante E-Mail kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden

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Musst du in letzter Minute Änderungen vornehmen oder eine E-Mail stoppen, bevor sie gesendet wird? Du solltest in der Lage sein, geplante E-Mails zu bearbeiten oder zu löschen, aber manchmal macht Outlook die Dinge kompliziert. Hier ist, was du tun kannst:

• Noch im Postausgang oder in Entwürfen? – Wenn sich die E-Mail noch im Ordner "Postausgang" (Desktop) oder "Entwürfe" (Web) befindet, kannst du sie frei bearbeiten oder löschen. Wenn sie bereits woanders hin verschoben wurde, ist es möglicherweise zu spät.
• Verbindung zum Internet trennen – Wenn du verhindern musst, dass eine E-Mail gesendet wird, gehe schnell offline, bevor der geplante Zeitpunkt erreicht ist. Auf Outlook Desktop kannst du auf Datei > Offline arbeiten klicken, um zu verhindern, dass die E-Mail verarbeitet wird.
• Outlook neu starten – Manchmal bleiben geplante E-Mails aufgrund einer kleinen Störung hängen. Das Schließen und erneute Öffnen von Outlook behebt dieses Problem oft.
• Statt Löschen neu planen – Wenn du die E-Mail nicht löschen kannst, versuche stattdessen, sie neu zu planen. Öffne die E-Mail aus dem Postausgang, passe die Sendezeit in den Einstellungen für die verzögerte Zustellung an und speichere deine Änderungen.

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Geplante E-Mail wurde sofort statt verzögert gesendet

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Eine E-Mail für später geplant, aber sie wurde sofort gesendet? Das sollte eigentlich nicht passieren. Hier ist der Grund, warum das passiert sein könnte.

• Regelkonflikte – Wenn du mehrere Outlook-Regeln eingerichtet hast, überschreiben einige Einstellungen möglicherweise die geplante Sendezeit. Überprüfe deine Regeln unter Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
• Option "Sofort Senden" aktiviert – Wenn in Outlook Desktop die Einstellung "Sofort senden, sobald eine Verbindung besteht" aktiviert ist, wird die Verzögerung möglicherweise ignoriert. Du kannst dies unter Datei > Optionen > Erweitert deaktivieren.
• Add-ons von Drittanbietern – Einige Outlook Add-Ins können den Versand geplanter E-Mails behindern. Versuche, Add-ons vorübergehend zu deaktivieren, um zu sehen, ob sie das Problem verursachen.

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E-Mail hängt im Postausgang fest

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Deine E-Mail wurde nicht gesendet, ist aber auch nicht verschwunden – sie hängt einfach im Postausgang fest und rührt sich nicht:

• Online gehen – Wenn Outlook im Offline-Modus ist, werden geplante E-Mails nicht gesendet. Stelle die Verbindung wieder her, indem du auf Datei > Offline arbeiten klickst, um wieder online zu gehen.
• Manuelles Senden erzwingen – Manchmal braucht Outlook einen kleinen Schubs. Klicke auf Senden/Empfangen > Alle senden, um deine E-Mails manuell durchzuschicken.
• Anhänge überprüfen – Wenn deine E-Mail große Anhänge enthält, hat Outlook möglicherweise Schwierigkeiten, sie zu senden. Versuche, Dateien zu komprimieren oder einen Cloud-Sharing-Dienst wie OneDrive oder Google Drive zu verwenden.
• E-Mail neu erstellen – Wenn alles andere fehlschlägt, kopiere den Inhalt, lösche die festsitzende E-Mail und erstelle eine neue mit den gleichen Planungseinstellungen.

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Also, unterm Strich: Wenn deine E-Mails nicht dort ankommen, wo sie sollen, ist das nicht nur ein Outlook-Problem, sondern ein Problem der Zustellbarkeit (Deliverability). Eine schlechte Platzierung im Posteingang bedeutet verpasste Gelegenheiten, Umsatzeinbußen und einen beschädigten Absenderruf. Überlasse es nicht dem Zufall und warte nicht länger, um deine E-Mail-Performance zu optimieren.

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