E-Mail-Grußformeln meistern: Die besten Möglichkeiten, deine E-Mails professionell zu beenden

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Deine E-Mail-Signatur ist viel mehr als nur eine abschließende Phrase, da sie deinen letzten Eindruck hinterlässt. Das bedeutet, dass eine schwache, generische oder allzu lockere Signatur dich schnell vergessen lässt (oder schlimmer noch, unprofessionell wirken kann). Auf der anderen Seite wird ein strategischer und gut formulierter E-Mail-Abschluss das Vertrauen deiner Empfänger stärken und das Engagement fördern, während er deine Antwortraten verbessert.

In diesem Artikel erklären wir dir alles, was du über E-Mail-Sign-offs wissen musst, warum sie wichtig sind, die häufigsten Fehler, die du um jeden Preis vermeiden solltest, und auch, wie du die beste Schlusszeile für jede Situation auswählst. Bereit, dein E-Mail-Game auf das nächste Level zu heben? Weitere Details folgen!

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Was sind E-Mail-Grußformeln?

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E-Mail-Grußformeln sind die letzten Worte vor deinem Namen – die abschließende Phrase, die deine Nachricht abrundet. Sie signalisieren den Ton deiner E-Mail, verstärken deine Professionalität und beeinflussen auch, wie der Empfänger dich wahrnimmt (auch wenn du es nicht bemerkst!).

Deshalb hinterlässt eine gut formulierte Abmeldung einen positiven letzten Eindruck und kann sogar zu einer Handlung anregen. Aber die Verwendung der falschen Abmeldung – oder gar keiner – kann deine E-Mail abrupt, unpersönlich oder unprofessionell wirken lassen. Der Schlüssel? Wähle einfach die richtige Abmeldung für den richtigen Kontext.

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Was ist falsch daran, sich in einer E-Mail mit „Best“ zu verabschieden?

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"Besten" ist einer der überstrapaziertesten, uninspiriertesten E-Mail-Schlüsse überhaupt. Es ist zwar sicher und neutral, aber es mangelt ihm an Wärme, Engagement und Persönlichkeit.

Darum greift „Best“ zu kurz:

• Es ist zu vage – Was bedeutet überhaupt "Best"? Best in was?
• Es ist unpersönlich – Es drückt keine Begeisterung, Dankbarkeit oder einen klaren nächsten Schritt aus.
• Es wirkt einfallslos – Weil es so üblich ist, kann es sich eher wie ein nachträglicher Gedanke anfühlen als ein bewusstes Ende.

Unser Tipp: Anstatt standardmäßig „Beste Grüße“ zu verwenden, kannst du ganz einfach eine Verabschiedung wählen, die die Absicht deiner Nachricht wirklich widerspiegelt und mit den Erwartungen deines Empfängers übereinstimmt.

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Was ist der Mehrwert einer gut formulierten Signatur?

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Dein E-Mail-Abschiedsgruß ist wie der Händedruck am Ende eines Gesprächs – er kann entweder einen starken Eindruck hinterlassen oder dich vergessen lassen:

• Es macht deine E-Mail einprägsamer – Ein persönlicher, ansprechender Abschluss stellt sicher, dass du nicht nur eine weitere E-Mail in einem überfüllten Posteingang bist.
• Es setzt den Ton für die zukünftige Kommunikation – Wenn du einen formellen, freundlichen oder sogar überzeugenden Eindruck hinterlassen möchtest, liegt es an dir! Dein E-Mail-Sign-off wird deine E-Mail-Nachricht nur noch verstärken, das ist alles. 
• Es erhöht die Antwortraten – Ein gut gewähltes Ende kann den Empfänger dazu bringen, aktiv zu werden, zu antworten oder sich weiter zu engagieren.

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Wie melde ich mich von einer E-Mail ab?

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Bei deinem E-Mail-Abschiedsgruß geht es nicht nur darum, sich zu verabschieden – es ist deine letzte Chance, einen starken Eindruck zu hinterlassen, den richtigen Ton anzugeben und sogar eine Antwort zu fördern. Die falsche Wahl kann dazu führen, dass du wie ein Roboter, unengagiert oder sogar unprofessionell wirkst.

Wie wählst du also den besten Schlusssatz aus? Befolge diese drei wesentlichen Regeln und alles wird gut:

1. Deine Beziehung zum Empfänger

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Der Grad der Vertrautheit, den du mit deinem Empfänger hast, bestimmt, wie formell oder locker deine Grußformel sein sollte.

• Cold Outreach oder professionelle Umgebung – Halte dich an sichere, professionelle Grüße wie Mit freundlichen Grüßen oder Hochachtungsvoll. Du kennst sie noch nicht, also sei nicht zu zwanglos.
• Bestehende Kunden oder Kollegen → Hier kannst du ruhig etwas herzlicher sein mit Nochmal vielen Dank oder Ich freue mich auf unser nächstes Gespräch.
• Internes Team oder freundliche Kontakte → Halte es locker mit Cheers oder Bis bald.

Wenn du dir unsicher bist, sei lieber etwas förmlicher. Warum? Weil du deinen Ton immer noch anpassen kannst, sobald das Gespräch vertrauter wird, und es auf diese Weise viel natürlicher wirkt. Gern geschehen. 

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2. Der Ton deiner E-Mail

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Deine Signatur sollte der Absicht deiner E-Mail entsprechen. Das ist es. Eine Diskrepanz kann deine Nachricht inkonsistent oder verwirrend wirken lassen.

So passt du deinen Abschluss an das Ziel deiner E-Mail an:

• Wenn du einen Deal abschließt oder eine starke Bitte äußerst → Verstärke die Handlung mit Ich freue mich auf deine Antwort oder Ich bin gespannt auf deine Gedanken.
• Wenn du ein informatives oder neutrales Update sendest → Verwende Mit freundlichen Grüßen oder Hochachtungsvoll, um es professionell zu halten.
• Wenn deine E-Mail freundlich oder beziehungsorientiert ist → Wähle Ich schätze deine Zeit! oder Ich hoffe, wir holen das bald nach.

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3. Die Aktion, die der Empfänger ausführen soll

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Das Letzte, was du schreibst, sollte den Empfänger zum nächsten Schritt führen. Deshalb ist das Hauptziel deiner Grußformel, ihn subtil dazu zu bewegen, zu antworten oder aktiv zu werden.

• Wenn du eine Antwort möchtest → Schließe mit Lass mich deine Gedanken wissen! oder Ich freue mich auf deine Antwort. ab.
• Wenn du ein Meeting bestätigst → Versuch es mit Wir sehen uns am [Datum]! oder Ich freue mich auf unser Gespräch!.
• Wenn du ein Projekt abschließt → Verwende Danke für deine Hilfe dabei! oder Ich schätze deine Zeit und Mühe!.

Denk daran, dass eine gute E-Mail-Signatur wie ein sanfter Call-to-Action ist – sie macht klar, was als Nächstes passieren soll, während sie die Dinge höflich und natürlich hält. Nichts weiter. 

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Welche verschiedenen Arten von E-Mail-Grußformeln gibt es?

Nicht alle E-Mail-Abschiedsformeln dienen dem gleichen Zweck. Einige wahren die Professionalität, andere verleihen Wärme und wieder andere drängen zum Handeln. Wie du vielleicht verstehst, kann die Wahl der falschen Formel dazu führen, dass sich deine E-Mail kalt, zu aggressiv oder sogar fehl am Platz anfühlt. Deshalb hilft dir das Verständnis der wichtigsten Arten von Abschiedsformeln, deinen Abschluss an die Situation anzupassen und den richtigen Eindruck zu hinterlassen.

Formelle und professionelle Abmeldungen

Dies sind die erste Wahl für die Geschäftskommunikation, insbesondere bei Cold Outreach, Kundeninteraktionen oder E-Mails an Führungskräfte. Sie signalisieren Respekt und Professionalität, ohne übermäßig freundlich zu sein. Denk an Mit freundlichen Grüßen, Hochachtungsvoll oder Respektvoll. Sie funktionieren gut, wenn du dir über die Tonvorliebe des Empfängers unsicher bist oder ein gepflegtes Image wahren musst.

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Freundliche und herzliche Abmeldungen

Wenn du bereits eine etablierte Beziehung hast, sorgt ein persönlicherer Abschluss für Wärme und baut eine Beziehung auf. Dazu gehören Danke, Ich freue mich auf unser Gespräch oder Ich schätze deine Zeit!. Sie sorgen dafür, dass sich E-Mails weniger transaktional und ansprechender anfühlen, und helfen dir, positive Beziehungen zu Kunden, Kollegen oder Geschäftspartnern aufrechtzuerhalten.

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Aktionsorientierte Abmeldungen

Wenn es dein Ziel ist, eine Antwort zu fördern oder eine Aktion auszulösen, sollte dein Sign-off dies subtil unterstützen. Hier ermöglichen dir Formulierungen wie Lass mich deine Gedanken wissen, Ich bin gespannt auf dein Feedback oder Ich freue mich auf deine Antwort, das Gespräch offen zu halten und deinen Empfänger ohne zu viel Druck zum nächsten Schritt zu führen.

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Lockere und informelle Grußformeln

Für interne E-Mails oder lockere Gespräche kannst du die Förmlichkeit wirklich weglassen. Abmeldungen wie Cheers, Mach's gut oder Bis später reichen aus, da sie auf interessante Weise Persönlichkeit verleihen und die Interaktionen sogar viel natürlicher wirken lassen. Sei aber vorsichtig und verwende sie mit Bedacht in professionellen Umgebungen, da es dich zu locker oder unprofessionell wirken lassen kann, wenn du es übertreibst. 

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Best Practices für Email-Grußformeln

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Hier sind einige Best Practices, um deine E-Mail-Signaturen zu optimieren und deine Ziele wirklich zu erreichen: 

• Halte es kurz und relevant – Dein Sign-off sollte deine Nachricht ergänzen, nicht überlagern.
• Pass den Ton deiner E-Mail an – Formelle Nachrichten brauchen professionelle Schlussformeln, während freundliche E-Mails entspannter sein können.
• Vermeide veraltete oder roboterhafte Schlussformeln – "Mit freundlichen Grüßen" oder "Hochachtungsvoll" können in modernen Geschäfts-E-Mails veraltet oder steif klingen.
• Stell sicher, dass es zu deiner Zielgruppe passt – Ein CEO reagiert möglicherweise nicht gut auf "Cheers", während ein Kreativer es vielleicht schätzt.
• Vergiss deine Signatur nicht – Füge deiner Abmeldung immer deinen vollständigen Namen und deine beruflichen Daten hinzu.

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Unsere besten E-Mail-Grußformeln

Brauchst du etwas Inspiration? Hier sind Top-Sign-offs für verschiedene Szenarien:

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Formelle geschäftliche E-Mails

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• Beste Grüße
• Mit freundlichen Grüßen
• Freundliche Grüsse
• Respektvoll

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Networking-E-Mails

• Hoffen wir, in Kontakt zu bleiben
• Nochmal danke!
• Bis bald
• Ich freue mich darauf, dich kennenzulernen

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Cold Outreach & Sales

• Ich freue mich auf deine Antwort
• Ich freue mich auf deine Gedanken
• Lass uns bald in Kontakt treten
• Vielen Dank für Ihre Zeit!

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Follow-ups

• Nur mal kurz nachgefragt – lass mich wissen, was du denkst!
• Gibt es hierzu Neuigkeiten?
• Vielen Dank für Ihre Zeit und Einsichten!

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Fazit: Deine Signatur kann über Erfolg oder Misserfolg deiner E-Mail entscheiden

Eine E-Mail-Signatur ist nicht nur eine Formalität, sondern ein strategisches Werkzeug. Egal, ob du das Engagement erhöhen, professioneller wirken oder eine Aktion auslösen möchtest, deine abschließende Zeile spielt eine Rolle bei der Gestaltung der Wahrnehmung des Empfängers.

Bitte vermeide einfach generische Abmeldungen wie "Best" und wähle eine, die zum Ton, zur Zielgruppe und zum Zweck deiner E-Mail passt. Mit dem richtigen Ansatz hinterlassen deine E-Mails einen bleibenden Eindruck—und du erhältst die Antworten, die du brauchst.

Und denk daran, selbst die beste E-Mail-Signatur spielt keine Rolle, wenn deine E-Mails im Spam landen. Möchtest du sicherstellen, dass deine E-Mails jedes Mal im Posteingang landen? Die Email Warmup und Spam-Test-Tools von MailReach können dir helfen, deine Zustellbarkeit zu optimieren und das Engagement zu steigern.

FAQ

Was ist die beste E-Mail-Signatur für professionelle E-Mails?

Für formelle geschäftliche E-Mails eignen sich Abmeldungen wie Mit freundlichen Grüßen, Hochachtungsvoll oder Respektvoll am besten. Sie vermitteln Professionalität und Respekt und sind somit ideal für die Unternehmenskommunikation, Kundeninteraktionen und Outreach-E-Mails.

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Sollte ich in meinen E-Mails immer eine Grussformel verwenden?

Ja! Eine Schlussformel dient als höfliche und strukturierte Art, eine E-Mail zu beenden. Sie wegzulassen, kann deine Nachricht abrupt oder unprofessionell wirken lassen, besonders im geschäftlichen Umfeld.

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Was ist die beste Verabschiedung für Cold Emails?

Für Cold Outreach funktioniert ein freundlicher, aber professioneller Abschied wie Ich freue mich auf die Kontaktaufnahme oder Ich freue mich auf ein weiteres Gespräch gut. Es setzt den richtigen Ton, ohne zu formell oder zu aufdringlich zu sein.

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Warum sagen Leute in E-Mails „Best“?

Best wird oft als schneller, neutraler Abschiedsgruß verwendet, der die Professionalität wahrt und die Dinge kurz und bündig hält. Es kann jedoch manchmal als faul oder unpersönlich erscheinen, weshalb viele sich für Alternativen wie Best regards oder Thanks entscheiden.

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Ist es in Ordnung, in geschäftlichen E-Mails lockere Grußformeln zu verwenden?

Ja und nein. Es hängt wirklich vom Kontext und deiner Beziehung zum Empfänger ab. Für interne E-Mails oder Gespräche mit Kollegen können lockere Verabschiedungen wie Cheers oder Take care angemessen sein. In der externen Kommunikation ist eine professionellere Schlussformel jedoch in der Regel die sicherere Wahl.

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Welche E-Mail-Grußformeln sollte ich vermeiden?

Bitte vermeide übermäßig vertraute, veraltete oder roboterhafte Schlussformeln wie Mit freundlichen Grüßen, Herzliche Grüße oder Hochachtungsvoll. Vermeide auch aggressive Abmeldungen wie Ich erwarte Ihre Antwort oder Bitte antworten Sie so schnell wie möglich, die fordernd wirken können.

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Wie gestalte ich meine Signatur persönlicher?

Personalisierung kann so einfach sein wie das Hinzufügen des Namens des Empfängers (Ich freue mich auf deine Gedanken, John) oder die Anpassung an den Kontext (Ich freue mich auf die Zusammenarbeit!). Eine persönliche Note sorgt dafür, dass sich E-Mails ansprechender und weniger generisch anfühlen.

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Sollte meine Grußformel zum Ton meiner E-Mail passen?

Ja, absolut! Wenn deine E-Mail sehr formell ist, verwende eine formelle Schlussformel. Wenn sie eher gesprächig ist, ist eine lockere Verabschiedung besser geeignet. Die Anpassung deines Tons sorgt für Konsistenz und lässt deine Nachricht natürlich wirken.

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